Highlights de la versión 10 de la PBX innovaphone

Transcripción

1 Highlights de la versión 10 de la PBX Español

2 2 Los highlights de la V10 de un vistazo La versión 10 (V10) trae consigo nuevas funcionalidades de Comunicaciones Unificadas para la PBX. El moderno cliente de Comunicaciones Unificadas mypbx reaparece con una estética totalmente renovada y juega un papel muy protagonista. mypbx unifica varios canales de comunicación en una sola interfaz: puede utilizarse para gestionar las distintas funcionalidades telefónicas de la PBX, chatear, enviar correos electrónicos, videoconferencia o herramientas de colaboración. Gracias a la integración con Microsoft Office la V10 integra una solución de presencia y una solución fax que permite el envío de faxes desde Outlook. Además, los mensajes del menú del buzón de voz han sido actualizados y grabados por un profesional y se ha modificado el modelo de licencias. Por último, aunque no por ello menos importante, os ofrecemos un adelanto de la nueva interfaz de usuario de los teléfonos IP222 e IP232. La V10 incluye... :: Comunicaciones Unificadas... Cómo? Y para qué? :: mypbx, cliente de UC :: Funcionalidad presencia e integración con Microsoft Office :: Solución de videotelefonía :: Solución fax :: Buzón de voz, ahora con nuevos mensajes de voz :: Licencia UC :: Nueva interfaz de usuario en los teléfonos IP Comunicaciones Unificadas Qué significa? Para qué sirve? El mundo entero habla de Comunicaciones Unificadas, en inglés, Unified Communication (UC) Pero qué son exactamente y cuáles son los beneficios y ventajas que nos aportan? La definición más simple para Comunicaciones Unificadas es la siguiente: comunicaciones todo en uno. Las empresas recurren cada vez más a las soluciones de Comunicaciones Unificadas cuando las estructuras comunicativas y disponibilidad son precarias lo cual se traduce en una pérdida de tiempo y dinero. Cada vez es más común el trabajo en equipo o en grupos de proyecto por lo que se hace imprescindible el intercambio continuo e inmediato de información. En el caso de las grandes empresas se añade el problema de la distancia, ya que la mayoría de las veces los empleados trabajan desde sedes ubicadas en diferentes partes del mundo. Además, la proliferación de medios comunicativos y dispositivos no implica necesariamente la mejora de la disponibilidad. Las Comunicaciones Unificadas ponen de manifiesto estos problemas. A través de varios componentes UC se crea una infraestructura integral de comunicación que mejora la disponibilidad de los empleados, acelera la velocidad de los procesos y aumenta con ello el nivel de eficiencia. Funcionalidades como: presencia, chat, herramientas de colaboración, videotelefonía y videoconferencia, buzón de voz y servidor de fax, son algunos de los componentes que conforman dicha estructura. Presencia: Cuántas veces has llamado a un compañero de trabajo y te has encontrado con que su línea estaba ocupada o no podía contestar por encontrarse de viaje o reunido? Cuántas veces has enviado un correo importante y no has recibido respuesta? La funcionalidad de presencia persigue el objetivo de descubrir primero cuál es el estado de disponibilidad del compañero que queremos contactar para poder así seleccionar el medio comunicativo más adecuado evitándonos perder tiempo y paciencia. Los iconos de presencia y estados simbolizan y proporcionan toda la información acerca de la disponibilidad de un usuario. En función de la información que nos proporciona el estado, se sabe que si un compañero está reunido, no tiene sentido llamarlo. Si alguien ha cambiado su estado a Por favor, no molestar no es una buena idea intentar llamarlo o iniciar un chat, por lo que ya sabemos que debemos buscar un interlocutor alternativo. Si el usuario que pretendemos contactar está en su escritorio pero hablando por teléfono, quizás la mejor opción es iniciar un chat para pedirle que nos contacte apenas le sea posible. En definitiva: consulta primero el estado de presencia y establece la comunicación en función de dicha información.

3 V10 Funcionalidades 3 AG Böblinger Straße Sindelfingen Tel Fax info@.com Chat: Como ya se ha mencionado anteriormente, el Chat es el canal comunicativo ideal si lo que se busca es un breve intercambio Unificadas simplifican y agilizan los procesos comunicativos a la Gracias a los módulos individuales de UC las Comunicaciones de información, eso sí, una vez que se ha comprobado el estado vez que ahorran costes. La versión 10 de la PBX trae de presencia activo del interlocutor. Además, el Chat ofrece consigo estos módulos UC. A continuación encontraréis información más detallada acerca de los mismos: muchas ventajas cuando se quiere comunicar de forma sencilla con varias personas a la vez: por ejemplo, para quedar directamente en el aeropuerto antes de un viaje de trabajo o para decidir entre todos dónde ir a comer en la pausa del mediodía. Es tan El cliente UC de : mypbx V10 sencillo como iniciar un Chat, añadir a todos los interesados y ponerse de acuerdo con ellos acerca de los detalles. Justo en El cliente de UC mypbx existe ya desde la versión 9 (V9) de la casos como estos, las llamadas de teléfono supondrían tener que PBX. Se trata de una herramienta flexible que invertir más tiempo y la comunicación vía correo tiene la desventaja de que el enorme flujo de respuestas individuales retrasa en telefónicas- de la manera más fácil posible. La versión 10 trae gestiona las comunicaciones -especialmente las llamadas gran medida la decisión. consigo la aplicación de mypbx con un interfaz casi irreconocible ya que se presenta totalmente renovado y con un aspecto totalmente nuevo. El color blanco y turquesa de la V9, hasta Videotelefonía / conferencia: Los trabajadores o compañeros que trabajan en sedes diferentes tienen que asumir importantes ahora dominante, deja paso a un diseño más moderno en gastos de viaje para poder trabajar cara a cara. Para estos casos, negro, gris y naranja que seguro conquistará a cualquier usuario. También la usabilidad ha sufrido cambios y se ha simplifi- es mucho más efectivo realizar una videollamada para resolver un asunto determinado o una videoconferencia si son varios los participantes ahorrando así costes de desplazamiento y de tiempo. ble e intuitiva. Además, mypbx cuenta ya con una solución de cado el uso, obteniendo ahora una interfaz mucho más amiga- videotelefonía. Con funcionalidades complementarias como el Fax: Escribir una carta puede resultar incómodo. Todavía más Chat o herramientas de colaboración para compartir archivos, incómodo es tener que imprimirla para enviarla vía fax analógico. mypbx despunta como un imprescindible todo-en-uno en Mucho más fácil es poder enviarla directamente desde Outlook: es términos de comunicaciones. suficiente abrir un nuevo correo, adjuntar los documentos y enviarlo cómodamente desde el ordenador al número de fax deseado. Tradicional y óptimo Funciones de telefonía: A través del cliente mypbx, el usuario tiene a su disposición todas las funciones de la telefonía tradicional: marcación, iniciar o finalizar llamada, aparcar llamada, llamada en espera, conferencia a tres, gestión de llamadas activas, transferencia de llamada, desvíos de llamadas. Se puede decidir de forma individual qué dispositivo se quiere manejar a través del cliente mypbx, ya que todos los dispositivos que estén registrados en la PBX pueden ser administrados a través de mypbx (por ejemplo, teléfonos de sobremesa, terminales para tele-trabajo, teléfonos inalámbricos, etc.). Lista de favoritos mypbx: clara y estructurada Pantallazo del cliente UC mypbx de Gama completa de funcionalidades de telefonía Flexibilidad en la gestión de la presencia

4 4 V10 Funcionalidades Todo bajo control en un vistazo Lista de favoritos: Los contactos que se utilizan más a menudo pueden ordenarse en diferentes listas de favoritos (por ejemplo: lista de favoritos del departamento marketing o comercial). A través de una cómoda búsqueda via LDAP pueden añadirse nuevos contactos a los favoritos. La lista de favoritos se visualiza junto a la información sobre el estado de presencia, por lo que siempre se puede saber si alguien está o no disponible. Pasando el ratón sobre un contacto se puede, con un solo clic, iniciar un chat, efectuar una llamada, enviar un correo electrónico o modificar la lista de preferidos para editar o eliminar la información de un contacto, por ejemplo. Nunca más ocupado Presencia con la integración de Microsoft Office: a través de un menú desplegable puede seleccionarse en mypbx el estado de presencia (activo, ausente, ocupado, comida, reunión, vacaciones) pudiendo añadirse además una nota o mensaje corto. Si se cambia el estado de presencia en el dispositivo final, el estado se actualiza también en mypbx automáticamente. Además, a través de la integración con Microsoft Office (a partir de la versión 10), las entradas del calendario se integrarán también en mypbx. Del mismo modo, la información sobre el estado de presencia establecida en mypbx o en el dispositivo final se incluye en todas las aplicaciones office: por ejemplo, las burbujas que indican la disponibilidad en Outlook (verde = disponible, amarillo = ausente, rojo = ocupado, etc). Si hace clic sobre la burbuja podrá ver también la nota acerca del estado de presencia (véase más adelante el tema de la funcionalidad Presencia en relación con la integración Microsoft Office de ). Directo a la meta Búsqueda LDAP: A través del campo de búsqueda se puede buscar toda la información de contacto en la base de datos via LDAP sin tener que seguir una estructura determinada. Se puede buscar a través del nombre, nombre de la empresa o número de teléfono. Desplaza el ratón sobre un campo de búsqueda y haz clic sobre el icono de información para obtener más detalles sobre el contacto (dirección, correo, posición, etc). Además, tienes la posibilidad de enviar esta información de contacto por correo, llamar directamente a la persona o añadirla a la lista de favoritos. No te pierdas nada Historial: El reporting permite incluir todas las llamadas recibidas y realizadas en el histo rial de llamadas de mypbx. También es posible usar esos contactos para hacer una llamada, iniciar un Chat o añadirlos a la lista de favoritos. Si no has podido responder una llamada, esta aparece señalizada en el icono de la lista de llamadas del historial. Información más detallada te permite saber qué ha sucedido con la llamada: La llamada ha sido transferida a la centralita? Ha intentado la centralita volver a pasar la llamada? Si no se responde una llamada grupal y uno de los participantes devuelve la llamada a quién la había realizado, esto aparece señalado en el historial y puede ser visto por todos. Así, todos los componentes del grupo saben que no es necesario hacer nada más. Si respondes la llamada de un compañero que no se encuentra en su mesa en ese momento, sólo necesitas un clic Intercambio rápido de información a para comunicarle que devuelva la través del Chat y application sharing llamada en cuanto le sea posible. Este clic abre un correo en el que ya aparece toda la información recogida en el asunto (nombre, empresa y número de teléfono). Intercambio flexible de información Chat y herramientas de colaboración: Si quieres iniciar un Chat, sólo tienes que buscar el contacto, bien a través de la lista de favoritos, o bien a través de la búsqueda LDAP, haciendo clic en el botón de Chat. Al principio, puedes introducir el tema de la conversación. mypbx te mantendrá informado cada vez que alguno de los componentes entre o abandone el Chat. Además, no hay un número limitado de miembros que pueden unirse al Chat, con mypbx apenas hay limitaciones en este sentido. Si se desea comentar algún documento, compartir algún archivo o similar, es posible hacerlo a través de la opción de Application Sharing con un sólo clic directamente desde mypbx con cualquier software apropiado a tal efecto, (como GoMeetNow, WebEx, etc.). Telefonía face-to-face Vídeo: Con la V10 y gracias a mypbx la videotelefonía ya no es un problema. Si el interlocutor cuenta con el equipo necesario y ha activado la función videotelefonía, la conexión vídeo se conectará automáticamente. Incluso las conferencias a 3 son posibles sin necesidad de un MCU (Multiple Control Unit) (Véase también el tema: solución de videotelefonía ). Licencias: Una licencia mypbx por cada usuario mypbx. El número de licencias mypbx no tiene que ser igual al número de Port-Lic! mypbx forma parte también de la nueva V10 UC-Lic. Esta licencia incluye casi todos los componentes de UC y tiene un precio muy interesante. Encontrarás más información al respecto en el tema UC-Lic.

5 V10 Funcionalidades 5 AG Böblinger Straße Sindelfingen Tel Fax info@.com Funcionalidad Presencia con la integración Microsoft Office de Mantente siempre informado del estado de presencia gracias a la nueva integración Microsoft Office de. Ofrece una panorámica sobre la presencia: qué interlocutor está ocupado, ausente o disponible en cada momento ya que recoge la información de las diferentes fuentes y la integra en el cliente de Comunicaciones Unificadas de, mypbx, y en todas las aplicaciones de Microsoft Office. En este caso es relevante comprobar el estado de presencia integrado en la PBX configurado directamente a través mypbx o del teléfono y las entradas agendadas en el calendario de Outlook. Llamada, correo o chat? Gracias a la función Presencia de, es muy fácil elegir el medio de comunicación más adecuado a cada ocasión para obtener rápidamente la información que se necesita. La integración Microsoft Office 2010 funciona en dos direcciones: por una parte los elementos personales son procesados por el Exchange Calendar Connector para la información sobre el estado de presencia del mypbx y aparecen representados por un icono. Por lo tanto, si alguien se encuentra reunido, aparece el icono ocupado. El elemento actual del calendario se muestra como nota de presencia. Si un contacto del mypbx esta activo pero tiene una reunión en las próximas 36 horas, esto también se indica a través de una nota (ej. libre hasta las 17:30, teleconferencia XY). El estado ocupado o ausente funciona del mismo modo. La nota de presencia indica cuando la persona volverá a estar disponible (ej. Ocupado/ausente - libre a las 14:00). Este periodo puede ser configurado en función de las preferencias personales. En segundo lugar, toda la información sobre el estado de presencia en la oficina confluye en las aplicaciones Office: ya sea la información del calendario de Outlook, la presencia fijada en mypbx o la del teléfono. Por ejemplo, al escribir un correo desde Outlook e insertar la dirección del destinatario, aparece una burbuja de color que nos indica su estado de presencia (verde = disponible, amarillo = ausente, rojo = ocupado, etc). Si se hace clic sobre ellas, aparece una nota sobre el estado. Por tanto, se puede iniciar un Chat mypbx desde Outlook o llamar directamente a la persona de contacto. Integración Microsoft Office en Outlook y en la lista de favoritos de mypbx Para la integración con Microsoft Office es necesario, además de la ver sión 10, el cliente de UC mypbx para cada usuario que quiera beneficiarse de esta funcionalidad de presencia extendida. Además, se necesita el Microsoft Exchange Server 2010 y la plataforma de aplicaciones Linux. Licencias: se necesita una licencia mypbx por cada usuario del mismo. La función Presencia en sí, no está sujeta a licencia. Sin embargo, para una funcionalidad completa sí es necesario el cliente de UC mypbx, por lo que es necesario adquirir el número correspondiente de licencias mypbx. mypbx forma parte también de la nueva licencia V10 UC-Lic. Esta incluye todos los elementos de Comunicaciones Unificadas de y tiene un precio global muy interesante. Para más información al respecto véase el tema: UC-Lic. Solución de videotelefonía Es frecuente que las empresas cuenten con varias filiales en ciudades e incluso países diferentes. Algunas decisiones exijen que los trabajadores de estas filiales se comuniquen cara a cara, lo cual representa una inversión de tiempo y dinero. La videocomunicación es una solución más rápida y económica para estar en contacto con colegas y socios comerciales en todo el mundo. Con ello, se evitan las reuniones in situ y se ahorran costes de desplazamiento. Videotelefonía de sobremesa La telefonía de sobremesa resulta con la versión 10 de la PBX más fácil que nunca. Además de la PBX se necesita el cliente de UC mypbx (V10) y un teléfono IP. Añade una webcam estándar y un PC con versión Windows 7 o superior y podrás empezar a hacer llamadas de teléfono con imágenes en movimiento. Al responder la llamada se despliega automáticamente una ventana de video que muestra a nuestro interlocutor. El tamaño de la ventana puede ajustarse al tamaño que se desee. Existe también una ventana para visualizar y comprobar tu imagen (ej., estás mirando directamente a la cámara?). Esta ventana adicional puede colocarse en la esquina inferior de la ventana de vídeo, o allí dónde se prefiera. Además, las videoconferencias a tres pueden hacerse fácilmente sin necesidad de un MCU (Multipoint Control Unit) adicional. Como siempre, puede integrarse sin problema una tercera persona a una llamada en curso: cuando esta haya respondido la llamada se añadirá al tercer interlocutor a la ventana de vídeo del escritorio. La calidad de la conferencia a tres depende de la capacidad del hardware del que se dispone (tarjeta gráfica).

6 6 V10 Funcionalidades Para la solución de videotelefonía, no es necesario llevar a cabo ninguna configuración adicional del cliente de UC mypbx. Nombre de usuario, contraseña y teléfono utilizado son registrados automáticamente por mypbx. El usuario solamente tiene que activar el vídeo, si así lo desea, ya que el usuario puede decidir en todo momento si activar o no esta función. Para ello, basta hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el icono mypbx de la barra de tareas (con forma del pez naranja característico de ) y seleccionar la configuración deseada. Si el usuario cambia la configuración para una llamada concreta, una vez finalizada, se vuelve automáticamente a la configuración inicial. Mientras la llamada se encuentra aparcada, se puede cambiar la configuración y elegir si continuar con o sin imagen. La solución de videotelefonía es compatible con H.264 y necesita un ancho de banda de entre 200 y 300 kbit/s en función de la cámara web, la imagen (en movimiento o estática) y el codificador. Por supuesto, la calidad del vídeo depende de la banda ancha y de la resolución de la cámara. Licencias: Una licencia mypbx + una licencia Vídeo por cada usuario. mypbx y la función Vídeo forman parte de la nueva V10-UC Lic. Esta licencia incluye todos los componentes de UC y tiene un precio muy interesante. Encontrarás más información al respecto en el tema UC-Lic. (IP6010, IP3010, IP0010 o IP810) o una máquina virtual (IPVA+VMware) y una plataforma de aplicaciones Linux. Al igual que el Reporting, la solución fax de funciona como una aplicación más a través de Linux. Una vez que se ha instalado la aplicación y se ha configurado a través de la interfaz web, ya puedes empezar a enviar faxes desde Outlook. Puede enviarse por correo cualquier documento compatible con LibreOffice a la solución de fax para que este sea enviado al destinatario deseado. Si se desea, puede incluirse una portada de la empresa o filial. El destinatario de un fax, recibe un correo con un pdf adjunto. A continuación, se recibirá un correo informando si el fax ha sido enviado o no con éxito. Éste mensaje o notificación de error puede ser editado e incluso traducido a través de la interfaz web de. Además, pueden configurarse de forma distinta en los escenarios masterslave. Por ejemplo, el texto en alemán para la PBX master ubicada en Berlín y en francés para la PBX slave ubicada en Paris. Licencias: una licencia fax por cada usuario del fax. La solución fax de forma parte de la nueva V10 UC-License. Incluye todos los componentes de UC y tiene un precio global muy atractivo. Para más información véase UC-Lic. Voic con un menú recién renovado Solución de fax El envío de un fax es una actividad laboriosa: se necesita haber impreso los documentos, desplazarse hasta el fax (que normalmente no se encuentra directamente en la mesa de trabajo) y por último cruzar los dedos y confiar en que el fax se haya enviado correctamente. El envío de fax desde el ordenador a través del Outlook resulta mucho más cómodo. Con la versión 10 de mypbx ya es posible, y todo ello sin necesidad de servidor de fax, software o interfaces adicionales. La PBX se convierte en un servidor de fax. Lo único que se necesita es un gateway de la serie 10 El buzón de voz ya se ha convertido hace tiempo en una funcionalidad muy popular de la PBX, Se trata de una solución de buzón de voz profesional integrada en la PBX y disponible a través de la red para todos los usuarios registrados en la misma. Si el interlocutor no se encuentra disponible pueden grabarse mensajes de voz, se avisa al usuario de la presencia de mensajes a través de un indicador de mensajes en espera (luz, texto o icono en la pantalla del teléfono) o vía correo electrónico. Gracias a las teclas de función y al indicador de mensajes en espera, el manejo del buzón de voz es muy sencillo y práctico. Los anuncios y mensajes entrantes pueden registrarse en la tarjeta de memoria integrada en el gateway. De este modo, el buzón de voz es independiente de los servidores externos. Fax desde Outlook con la solución fax de El menú del buzón de voz está disponible desde caulquier teléfono con marcación DTMF y traducido a diferentes idiomas. Guía al usuario a través de los diferentes puntos del menú: devolver la llamada, escuchar mensaje, guardar, borrar o escuchar de nuevo; pasar al mensaje siguiente/anterior, grabar mensaje personalizado, (por ejemplo un saludo específico), cambiar el PIN, etc.

7 V10 Funcionalidades 7 AG Böblinger Straße Sindelfingen Tel Fax info@.com Novedades: los textos del menú han sido grabados por profesionales. La mayoría de los mensajes ya no se generan de forma electrónica, sino que han sido grabados por hablantes nativos y pronto estarán disponibles los idiomas siguientes: checo, danés, holandés, inglés (UK), francés, alemán, italiano, noruego, polaco, portugués (PT), español (ES) y sueco. El buzón de voz en finlandés continua disponible en formato electrónico. Cambios de la V10 respecto al sistema de licencias: hasta ahora el número de licencias voic tenía que ser equivalente al número de licencias Port-Lic de la PBX, con independencia de cuantas licencias voic se necesitasen de forma efectiva. Con la versión 10, la decisión estará en tus manos. Podrás elegir entre el modelo de licencia voic actual: nº de licencias voic = nº de licencias Port-Lic o el modelo de la V10: 1 licencia Voic por cada usuario. Atención! Los diferentes modelos de licencias no pueden combinarse entre sí, ni es posible usar el Software Service Agreement (SSA) para migrar al nuevo modelo de licencias. Si ya estás usando las licencias voic V9, automáticamente continuarás utilizando el sistema antiguo. En algunos casos puede resultar beneficioso el cambio hacia el nuevo sistema. Aún así, se tienen que adquirir licencias voic de la V10 para todos los usuarios. La solución voic de forma parte también de la nueva V10 UC License. Incluye todos los componentes de UC y tiene un precio global muy atractivo. Esto implica que al comprar las licencias UC ya se cuenta con el número de licencias V10 Voic necesarias para el número de usuarios. Para más información véase UC-Lic. UC-Lic La UC-Lic es especialmente conveniente si se quiere utilizar todo el paquete de Comunicaciones Unificadas. Incluye los siguientes productos : mypbx, video, voic , mobility y fax y tiene un interesante precio todo incluido. Con esta licencia, el precio de los módulos individuales es un 47% más barato que la compra individual de las licencias. Atención: la UC License es una licencia íntegra, no es posible distribuir las partes individuales a través de instalaciones diferentes. Es decir: una UC License por usuario. Novedad: nueva interfaz de usuario en los teléfonos IP El cliente de UC mypbx ha sido completamente renovado con la V10. Sin embargo, mypbx no ha sido el único producto que ha sido objeto de un cambio de look integral. Esta vista preliminar os ofrece una pequeña muestra de cómo será la interfaz de usuario futura de los teléfonos IP222 e IP232 de, ya que su diseño y operabilidad también está siendo renovados. Los teléfonos de diseño estrenarán sus nuevas interfaces en un Release posterior. Las nuevas interfaces de usuario de los teléfonos estarán en sintonía con el moderno diseño de mypbx: los elementos de configuración de usuarios son los mismos, por lo que mypbx y los teléfonos IP podrán ser utilizados de forma intuitiva. Las aplicaciones más importantes como la lista de favoritos, el historial o los contactos podrán visualizarse con sus respectivos iconos en la pantalla del teléfono. Puede configurarse tantas teclas de función como sean necesarias. Además, podrás ver en todo momento la información sobre tu estado ya que el icono está siempre bien visible y puede cambiarse fácilmente desde la pantalla. La pantalla del teléfono IP es el punto de partida para la navegación. En el futuro, el cursor de navegación cuatridireccional va a ser cada vez más prescindible, aunque siga estando disponible. No se trata de un mero lavado de cara, los cambios también tienen un efecto positivo sobre la operabilidad y usabilidad de los teléfonos IP222 e IP232. Pantalla y teclas de función del teléfono IP IP232 Pantalla y lista de favoritos del teléfono P222 Nuevo look y mucho más. La versión renovada de la interfaz de usuario de los teléfonos IP232 e IP222.

8 AG Böblinger Str Sindelfingen T F info@.com 09/13 Copyright 2013 AG. Declina toda responsabilidad resultante de errores, plazo de entrega y eventuales modificaciones técnicas. Foto Fotolia: Lars Christensen (pag. 1), carlosseller (pag. 1 y 8), MAK (pag. 1 y 8), Franz Pfluegl (pag. 1 y 8). All rights reserved.