Guía de Normas y Procedimientos de Dotación de Recursos Humanos. Manual de Gestión del Empleo del Organismo Ejecutivo

Transcripción

1 Guía de Normas y Procedimientos de Dotación de Recursos Humanos Manual de Gestión del Empleo del Organismo Ejecutivo Guatemala, Noviembre de 2015 ONSEC-GE-Guía05 Guía de Normas y Procedimientos de Dotación de RRHH, Manual de Gestión del Empleo Acuerdo D ,

2 CONTENIDO Presentación 1 1. Objetivo 2 2. Ámbito de Aplicación 2 3. Procedimientos del Proceso de Dotación de Recursos Humanos Convocatoria Interna Convocatoria Externa Selección de Personal para Ascenso Temporal Selección de Personal para Nombramiento Provisional y de Emergencia Selección de Directores y Subdirectores Técnicos Calificación de Elegibilidad de Candidatos Adjudicación de Puestos Adjudicación de Puestos del Servicio Exento Revisión de Resultados Administración de Ficha del Empleado 80 Guía de Normas y Procedimientos de Dotación de RRHH, Manual de Gestión del Empleo Acuerdo D ,

3 Presentación La Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- pone a disposición de las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil la Segunda Edición de la Guía de Procedimientos del Proceso de Dotación de Recursos Humanos, instrumento técnico que conforma el Manual de Gestión del Empleo de las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil, autorizado mediante Acuerdo D El documento busca orientar al personal de recursos humanos de las instituciones, en cuanto a los procedimientos de convocatoria interna, convocatoria externa, calificación de elegibilidad adjudicación de puestos, atención de solicitudes de revisión de resultados y otros que conforman el proceso de Dotación de Recursos Humanos para ocupar puestos vacantes, el cual es administrado con la aplicación denominada Gestión de la Selección y esta interconectado con las aplicaciones de GuateEmpleo, todas del Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH- También contiene el detalle de las normas y procedimientos relacionados con la administración de la ficha del empleado que está asociado a la funcionalidad de la aplicación para tal fin, contenida en el Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-. Tales normas y procedimientos fueron sometidos a un proceso de revisión y mejora a la luz de la funcionalidad del sistema, con el fin de que respondan de mejor manera a las necesidades de la gestión. Estas orientaciones de ninguna manera son limitativas, los profesionales de la selección pueden adaptarlos a la naturaleza de las instituciones, según sus disposiciones internas derivadas de Leyes Profesionales para obtener los mejores resultados en la adecuada selección de candidatos. Con estas acciones se da continuidad al programa de modernización de la gestión de recursos humanos que la ONSEC impulsa, con el fin de desconcentrar los procesos de gestión, transfiriendo poder de decisión a las instituciones, en la medida que la Ley lo permite y con ello atender, en forma inmediata y eficiente, la demanda de recursos humanos para ocupar vacantes y así ofrecer un servicio oportuno y de calidad al usuario, promoviendo la transparencia en la gestión del empleo público. Guía de Normas y Procedimientos de Dotación de RRHH, Manual de Gestión del Empleo Acuerdo D ,

4 1. Objetivo Brindar a los responsables de recursos humanos de las instituciones del Organismo Ejecutivo, un instrumento técnico para ser utilizado como medio de consulta para el desarrollo de los procedimientos contenidos en el proceso de dotación de recursos humanos. 2. Ámbito de Aplicación La presente guía es de aplicación en las áreas de recursos humanos de las instituciones del Organismo Ejecutivo y demás instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil que requieren ocupar puestos vacantes del Plan de Clasificación de Puestos, con cargo a los diferentes renglones. 3. Procedimientos que Conforman el Proceso de Dotación de Recursos Humanos A continuación se describen los procedimientos que forman parte del proceso de dotación de recursos humanos para las instituciones del Organismo Ejecutivo, cada uno contiene, historial de documento, propósito, alcance, usuarios y/o clientes, actores, sistemas que interactúan, otros procedimientos que interactúan, normas específicas y la descripción narrativa del procedimiento. Guía de Normas y Procedimientos de Dotación de RRHH, Manual de Gestión del Empleo Acuerdo D , Página 2 de 132

5 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA 3.1 Procedimiento de Convocatoria Interna HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Aprobado Licda. Consuelo Mairén Licda. Patricia García Futch Coordinadora de Carrera Administrativa Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de convocatoria interna para precalificación de candidatos, para ocupar vacantes en el Organismo Ejecutivo. II. Alcance Puestos bajo los renglones 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Inicia:Puesto vacante Finaliza:Envío del expediente para aprobación de la Oficina Nacional de Servicio Civil III. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y 2. Servidores Públicos en relación de dependencia. IV. Actores 3. Jefe de unidad administrativa donde se localiza la vacante; 4. Máxima autoridad de recursos humanos de la ; 5. Jefe de analistas de recursos humanos de la ; 6. Analista de recursos humanos de la ; 7. Candidato; y, Página 3 de 98

6 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA 8. Instancia de calificación en la (creada por Pacto Colectivo, si corresponde). V.Sistemas que Interactúan 1. Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-; 2. Sistema de evaluación psicométrica web; y, 3. Sistema de Nómina y Registro de Personal. VI. Otros Procedimientos que Interactúan 1. Procedimiento de calificación de candidatos; 2. Procedimiento de revisión de resultados; y, 3. Procedimiento de adjudicación de puestos. VII. Normas Específicas 1. Las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil deben realizar procesos de convocatoria interna para el desarrollo de carrera del personal, de acuerdo con las disposiciones vigentes. 2. Los empleados públicos que desean postularse a un cargo deben participar en el proceso de oposición para ascenso, reunir los requisitos del puesto y sustentar las evaluaciones correspondientes. 3. Para que el servidor público pueda optar a una convocatoria deben transcurrir dos años desde su último ascenso, de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 13 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, salvo que exista Ley Profesional que indique un período menor. 4. Las instituciones deben recibir toda solicitud de participación en convocatoria interna que presenten los servidores públicos, siempre que la misma sea entregada en el lugar, tiempo y forma establecidos. 5. El Área de Recursos Humanos debe evaluar únicamente a los candidatos que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria publicada. Página 4 de 98

7 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA 6. Los candidatos deben presentar a recursos humanos de la a la que apliquen, toda la documentación requerida, en el formato establecido. 7. Los documentos a presentar son los siguientes: a. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea; b. Título(s) o Certificado(s), según formación académica requerida puede ser: - Diploma de Educación Primaria; - Título de Nivel Diversificado; - Diploma o constancia de Formación Técnica; - Certificación de Cursos Universitarios Aprobados; - Título de Técnico Universitario; - Título de Profesional Universitario o - Título de Postgrado Universitario. c. Constancia de colegiado activo; d. Constancias laborales de los tres últimos puestos desempeñados (firmadas y selladas por la entidad que las extiende); e. Diplomas de capacitación recibida (temas afines al puesto); f. Licencias o permisos especiales, según requerimientos del puesto, pueden ser: - Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M); - Licencia de Portación de Armas; - Tarjeta de Salud; - Tarjeta de Pulmones; y, - Permiso para Preparar o Manipular Alimentos g. Otros documentos, según corresponda 8. La calificación de los candidatos se realizará aplicando los factores y ponderaciones definidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil. Las instituciones que cuenten con criterios de calificación derivados de Leyes Profesionales, deberán efectuar las conversiones necesarias. 9. Los factores a evaluar en convocatoria interna y su respectiva ponderación, son los siguientes: Página 5 de 98

8 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Factores de Evaluación para Convocatoria Interna Factor Sub Factor Técnica sugerida Punteo Mínimo Máximo Formación Académica Formación académica requerida por el puesto Análisis Curricular (títulos, diplomas y constancias de estudios) Subtotal Factor Experiencia Análisis Curricular (constancias de puestos Experiencia mínima requerida por el puesto desempeñados Subtotal Factor Competencias Laborales Evaluaciones técnicas, simulaciones, ejercicios, Conocimientos evaluaciones psicométricas, evaluación en entrevista, assesment center Habilidades-Destrezas Actitudes Evaluaciones psicométricas, investigación de referencias laborales, entrevistas Entrevista estructurada, entrevista profunda, récord laboral y análisis curricular Subtotal Factor Factores Específicos Evaluación de Desempeño Análsis de resultados de evaluación del desempeño Récord Laboral Análisis de récord en expediente laboral Ubicación Organizacional Análisis del expediente laboral Capacitación específica Analisis de constancias de capacitación 3 4 Tiempo de servicio Análisis del expediente laboral Subtotal Factor Total Si la cuenta con Ley Profesional que defina factores específicos de evaluación, adicionales a los contemplados por la ONSEC, deberá realizar las conversiones necesarias. 11. Los candidatos que se encuentren en la misma unidad administrativa donde se localiza la vacante, tendrán prioridad sobre el resto de candidatos. 12. Las instituciones deben recibir y resolver toda solicitud de revisión de resultados de convocatoria interna, en el plazo establecido por la Ley de Servicio Civil o la Ley Profesional correspondiente. Página 6 de 98

9 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de precalificación de candidatos por convocatoria interna. Institución / Unidad No Descripción de la acción Instrumento / Herramienta Administrativa Autoridad 1 Identifica necesidad de ocupar Formato de Nominadora de vacante y hace requerimiento a Requisición de la / Máxima Autoridad de RRHH Personal Jefe de Unidad Administrativa donde se localiza la Vacante Máxima 2 Recibe requisición de personal e Formato de Autoridad de instruye al Jefe de Analistas de Requisición de RRHH de la Recursos Humanos realización Personal Institución del proceso de selección. Jefe de 3 Verifica estatus del puesto a. Formato de analistas de según criterios establecidos y Requisición de Recursos determina si está disponible Personal Humanos de la b. Sistema de nómina Institución Está disponible el puesto? c. Registros internos Jefe de 3.1 NO está disponible el puesto: analistas de Recursos Humanos de la Informa a la Máxima Autoridad de RRHH para la gestión que corresponda. de la a. Formato de Requisición de Personal b. Documento interno de la Jefe de 3.2 SI está disponible el puesto: analistas de Recursos Instruye al Analista de Recursos Formato de Página 7 de 98

10 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Humanos de la Humanos que inicie el proceso Requisición de de selección Personal Analista de 4 Recopila información para a. Manual de RRHH de la preparar la convocatoria, según Especificaciones criterios definidos. de Puestos b. Manual de Ocupaciones c. Manual de Organización de la d. Descriptor del Puesto e. Requisición de personal Analista de 5 Confirma datos de la plaza Aplicación Gestión de RRHH de la vacante en la convocatoria y la Selección agrega la información en el sistema.(diseño de la convocatoria). Analista de 6 Publica Convocatoria y registra Aplicación Gestión de RRHH de la estado de la convocatoria en el la Selección sistema: Convocatoria Interna Publicada Analista de 7 Publica comunicados internos a. Modelo de RRHH de la para informar sobre el proceso convocatoria de Convocatoria Interna a b. Carteleras c. Intranet oposición, según los d. Correo interno mecanismos establecidos en la e. Circulares y. Candidato 8 Ingresa al sistema y se postula a plaza vacante de su interés. memos Página 8 de 98

11 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Candidato 9 Presenta Solicitud de Formato de Solicitud participación en la convocatoria de participación en interna en formato impreso al convocatoria interna Analista de RRHH, en el lugar, tiempo y forma establecida en la convocatoria publicada. Analista de 10 Verifica si candidato(s) se a. Aplicación Gestión RRHH de la postuló en el sistema de la Selección Candidato(s) se postuló en el b. Formato de sistema? Solicitud de participación en convocatoria interna Analista de 10.1 NO, candidato(s) no se postuló a. Aplicación Gestión RRHH de la en el sistema: de la Selección Orienta a candidato(s) para su b. Formato Solicitud postulación en el sistema y toma de participación nota en registro respectivo. en convocatoria interna c. Registro de control interno de Analista de 10.2 SI, el candidato se postuló en el a. Aplicación Gestión RRHH de la sistema: de la Selección Revisa y confronta solicitud de b. Formato Solicitud participación y determina si la de participación misma está correcta en convocatoria Está correcta la solicitud de interna participación del candidato? c. Convocatoria interna publicada Analista de NO está correcta la solicitud de a. Aplicación Gestión RRHH de la participación del candidato: de la Selección Registra en el sistema b. Formato Solicitud Página 9 de 98

12 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA postulante(s) que no entregó de participación (aron) solicitud de en convocatoria participación. interna Devuelve solicitud de c. Convocatoria participación al candidato y le interna publicada brinda la orientación necesaria, para que complete la información requerida en el plazo establecido en la convocatoria. Analista de SI está correcta la solicitud de a. Aplicación Gestión RRHH de la participación del candidato: de la Selección Registra en el sistema b. Formato Solicitud postulante(s) que de participación entregó(aron) solicitud de en convocatoria participación. interna Sistema registra y notifica c. Convocatoria estado: Solicitud de interna publicada Participación Recibida Analista de 11 Verifica si existen candidatos a. Aplicación Gestión RRHH de la que se hayan postulado y hayan de la Selección entregado Solicitud de b. Formato Solicitud participación en convocatoria de participación interna, al concluir el plazo en convocatoria establecido interna Existen candidatos? Analista de 11.1 No existen candidatos: a. Aplicación Gestión RRHH de la de la Selección Registra en el sistema que no b. Convocatoria existen candidatos, informa a Interna publicada Jefe de Analistas y le traslada c. Documentos de expediente, continúa en paso control interno de 18. la Analista de 11.2 Si existen candidatos: a. Convocatoria RRHH de la Analiza Solicitudes de publicada Página 10 de 98

13 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Participación recibidas, b. Formato Solicitud recibe documentos (copia de participación DPI, Constancia de estudios en convocatoria y Constancia Laboral) y interna entrega constancia de recepción de documentos al candidato. Determina si candidato(s) cumple(n) los requisitos Candidato(s) cumple(n) requisitos establecidos? Analista de NO, ningún candidato cumple a. Aplicación Gestión RRHH de la requisitos establecidos: de la Selección Descarta candidatos en el b. Convocatoria sistema indicando que no Interna publicada cumplen requisitos c. Documentos de establecidos. control interno de Informa a Jefe de Analistas la que ningún candidato cumple requisitos establecidos y traslada expediente; continúa en paso 18. Analista de SI, Algún(os) candidato a. Aplicación Gestión RRHH de la cumple(n) requisitos: de la Selección Programa evaluaciones de b. Programación de candidato(s) y les informa Evaluaciones fechas de las mismas y c. Notificación de asigna estado: Evaluación asignación de en Proceso fechas de Registra inicio de evaluación a evaluaciones en el sistema. candidatos por el sistema. Analista de 12 Coordina evaluación(es) de a. Guía de Página 11 de 98

14 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA RRHH / Jefe candidato(s) con Jefe de la evaluación técnica de Unidad unidad administrativa donde se b. Guía de Administrativa localiza la vacante. evaluación donde se psicométrica localiza la c. Instrumentos de vacante evaluación establecidos Candidato 13 Asiste a evaluaciones en fechas Instrumentos de asignadas. evaluación establecidos Analista de 14 Practica evaluaciones según a. Guía de RRHH / Jefe criterios establecidos; califica e evaluación técnica de Unidad interpreta resultados. b. Guía de Administrativa evaluación de la psicométrica c. Instrumentos de evaluación establecidos Analista de 15 Realiza entrevista(s) en fechas Guía de entrevista RRHH /Jefe programadas, según de Unidad procedimiento establecido. Administrativa donde se localiza la vacante / Instancia que corresponda Analista de 16 Recopila información sobre otros a. Expediente laboral RRHH de la factores de evaluación de candidato(s) establecidos, integra resultados b. Registros de y registra en el sistema. RRHH c. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 17 Traslada expediente a Jefe de Documentos de RRHH de la Analistas para su verificación. control interno de la Página 12 de 98

15 2da. Edición aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Jefe de 18 Recibe expediente de a. Aplicación Analistas de convocatoria y verifica que el Gestión de la Recursos proceso haya cumplido con lo Selección b. Expediente de Humanos de la establecido. convocatoria El proceso de convocatoria interna cumplió con lo establecido? c. Procedimiento de Reclutamiento y Selección de RRHH Jefe de 18.1 NO, el proceso de convocatoria a. Aplicación Analistas de no cumplió con lo establecido: Gestión de la Recursos Instruye al Analista de RRHH Selección Humanos de la completar o corregir lo que Expediente de corresponda. convocatoria interna b. Procedimiento de convocatoria interna c. Normativa interna de la d. Documentos de control interno Jefe de 18.2 SI, el proceso de convocatoria a. Aplicación Gestión Analistas de cumplió con lo establecido: de la Selección Recursos Verifica si en la existe b. Expediente de Humanos de la Instancia de Calificación de convocatoria Candidatos distinta al área de interna RRHH. Jefe de 19 Existe Instancia de Calificación a. Procedimiento de Analistas de de Candidatos en la? Reclutamiento y Recursos Selección de Humanos de la RRHH b. Normativa interna Página 13 de 98

16 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA de la Jefe de 19.1 NO existe Instancia de a. Procedimiento de Analistas de Calificación de Candidatos en la convocatoria Recursos : interna Humanos de la Revisa estado del expediente de b. Normativa interna Convocatoria Interna y estado de la de candidato(s) en el sistema. Instruye al Analista de RRHH continuar con el proceso; continúa en paso 23. Jefe de 19.2 SI existe instancia de calificación a. Procedimiento de Analistas de de candidatos: convocatoria Recursos Traslada expediente de interna Humanos de la Convocatoria Interna y b. Normativa interna documentación de candidato(s) de la a la Instancia de Calificación c. Documentos de informando lo que corresponde. control interno de la Instancia de 20 Conoce expediente: a. Guía de Calificación evaluación técnica correspondient De existir candidatos, los y psicométrica e en la califica, según criterios b. Procedimiento de definidos por la ONSEC y convocatoria por la normativa interna interna de la, si c. Normativa interna corresponde. De no existir de la candidatos d. Normativa Interna continúa con el proceso en el paso 21. de la Institución Instancia de 21 Suscribe el acta respectiva y Formato Modelo de Calificación traslada expediente de Acta del proceso de correspondient Convocatoria Interna al Analista selección en e en la de RRHH. convocatoria interna Página 14 de 98

17 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Analista de 22 Recibe expediente, verifica a. Expediente de Recursos observaciones de la Instancia convocatoria Humanos de la Calificadora, registra las mismas interna. b. El sistema notifica en el sistema. automáticamente Si no existen candidatos: cambia el resultado a los estado en el sistema a candidatos. Convocatoria Interna Desierta c. Aplicación Gestión continúa en paso 27. de la Selección Analista de 23 Notifica resultados del proceso. a. Aplicación Gestión Recursos de la Selección Humanos de la Analista de 24 Verifica si existe(n) solicitud(es) b. Formato Solicitud Recursos de revisión de resultados. de revisión de Humanos de la resultados Se recibieron solicitudes de c. Documentos de revisión de resultados de la registro y control convocatoria interna? interno de la Analista de 24.1 NO se recibieron solicitudes de a. Procedimiento de Recursos revisión de resultados: solicitud de Humanos de la revisión de Traslada expediente a Jefe de resultados Analista para validación, b. Documentos de continúa en paso 28. control interno de la Analista de 24.2 SI, se recibieron solicitudes de a. Procedimiento de Recursos revisión de resultados: solicitud de Humanos de la revisión de Registra en el sistema resultados candidato(s) que solicita(n) b. Formato Solicitud revisión de resultados, adjunta la de revisión de Página 15 de 98

18 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA solicitud al archivo. resultados (Sistema actualiza estado: c. Aplicación Gestión Convocatoria con Solicitud(es) de la Selección. de Revisión de Resultados y d. Control interno de notifica automáticamente a todos la los participantes en la convocatoria interna). Analista de 25 Gestiona atención de las a. Procedimiento de Recursos solicitudes de revisión de solicitud de Humanos de la resultados, según el revisión de procedimiento establecido. resultados b. Formato Solicitud de revisión de resultados c. Normativa Interna de la Institución Analista de 26 Recibe expediente de revisión Aplicación Gestión Recursos de resultados, actualiza en el de la Selección Humanos de la sistema: Resultado Satisfactorio o Resultado Insatisfactorio, según corresponda, de acuerdo con la revisión realizada, e informa a Jefe de Analistas de RRHH para validación. Jefe de Analista 27 Verifica que las solicitudes de a. Procedimiento de de Recursos revisión de resultados se solicitud de Humanos de la atendieron según el revisión de procedimiento establecido resultados b. Formato Solicitud Las solicitudes de revisión de de revisión de resultados de convocatoria resultados interna fueron atendidas según lo c. Normativa Interna establecido? de la Institución Jefe de 27.1 NO, las solicitudes de revisión de a. Procedimiento de Analistas de resultados de convocatoria solicitud de Página 16 de 98

19 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Recursos interna no fueron atendidas revisión de Humanos de la según lo establecido: resultados Instruye al Analista completar o b. Formato Solicitud corregir lo que corresponda de revisión de resultados c. Normativa Interna de la Institución Jefe de 27.2 SI, las solicitudes de revisión de a. Procedimiento de Analistas de resultados de convocatoria solicitud de Recursos interna fueron atendidas según revisión de Humanos de la lo establecido: resultados Valida resultado de candidato(s) b. Normativa Interna en el sistema y traslada a de la Institución Analista para notificar en el c. Cédula de sistema y elaborar el acta Notificación de correspondiente revisión de resultados d. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 28 Notifica resultados en el sistema Modelo de Acta del RRHH de la Elabora acta proceso de selección correspondiente: en convocatoria a. Convocatoria interna y convocatoria Interna Desierta interna desierta b. Convocatoria Interna y gestiona firmas. Solicita a candidatos la entrega de la documentación que falta para completar el expediente, entrega al candidato constancia de recepción de documentos. Página 17 de 98

20 aprobación 2015 PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA Analista de 29 Genera informe individual de a. Formato Informe RRHH de la evaluación de candidato(s) en el individual de sistema, prepara expediente evaluación del digital con los documentos candidato establecidos para remitir a la b. Procedimiento de ONSEC y traslada expediente a convocatoria Jefe de Analistas. interna (Notificación al candidato (s) con c. Aplicación Gestión resultado satisfactorio de que su de la Selección proceso se encuentra en evaluación en ONSEC). Jefe de 30 Traslada expediente del proceso a. Expediente de Analistas de con la documentación de convocatoria RRHH de la candidatos a la ONSEC por el interna sistema para calificación de b. Aplicación Gestión elegibilidad. de la Selección Pasa a procedimiento de calificación de elegibilidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 18 de 98

21 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA 3.2 Procedimiento de Convocatoria Externa HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Aprobado Licda. Consuelo Mairén Licda. Patricia García Futch Coordinadora de Carrera Administrativa Directora V01 I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de convocatoria externa para precalificación de candidatos para ocupar vacantes en el Organismo Ejecutivo. II. Alcance Puestos bajo los renglones 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Inicia:Puesto vacante una vez concluida la convocatoria interna (si aplica). Finaliza:Envío del expediente para calificación de elegibilidad por parte de la Oficina Nacional de Servicio Civil. III. IV. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y 2. Ciudadanos guatemaltecos que cumplan con los requerimientos solicitados. Actores 1. Jefe de unidad administrativa donde se localiza la vacante; 2. Máxima autoridad de recursos humanos de la ; 3. Jefe de analistas de recursos humanos de la ; Página 19 de 98

22 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA 4. Analista de recursos humanos de la ; 5. Candidato; y, 6. Instancia de calificación en la (creada por Pacto Colectivo, si corresponde). V01 V.Sistemas que Interactúan 1. Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-; 2. Sistema de Nómina y Registro de Personal; y, 3. Sistema de evaluación psicométrica web. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan 1. Procedimiento de calificación de candidatos; 2. Procedimiento de revisión de resultados; y, 3. Procedimiento de adjudicación de puestos. Normas Específicas 1. Previo a realizar el procedimiento de convocatoria externa, se deberá contar con el acta que documente que la convocatoria interna fue declarada desierta. 2. Los ciudadanos guatemaltecos que deseen postularse a un cargo, deben participar en el proceso de selección, reunir los requisitos del puesto, presentar la documentación requerida y sustentar las evaluaciones correspondientes. 3. Previo a la publicación de la convocatoria externa, el área de recursos humanos deberá verificar la inexistencia de candidatos en el banco de elegibles, de contar con candidatos elegibles de una convocatoria anterior se podrán considerar, siempre que se trate de un puesto con las mimas características. 4. Las instituciones deberán utilizar medios de reclutamiento externo tales como avisos en instituciones educativas, colegios profesionales, radio, Página 20 de 98

23 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA prensa, etc., de acuerdo con sus normas internas y recursos disponibles. V01 5. Las instituciones deben recibir toda solicitud de participación en convocatoria externa que presenten los ciudadanos guatemaltecos, siempre que la misma sea entregada en el lugar, tiempo y forma establecidos. 6. El área de recursos humanos debe evaluar únicamente a los candidatos que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria publicada. 7. Los candidatos deben presentar a recursos humanos la documentación siguiente: a. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea; b. Documento Personal de Identificación -DPI- (anverso y reverso); c. Título(s) o Certificado(s), según formación académica requerida puede ser: - Diploma de Educación Primaria; - Título de Nivel Diversificado; - Diploma o constancia de Formación Técnica; - Certificación de Cursos Universitarios Aprobados; - Título de Técnico Universitario; - Título de Profesional Universitario; y, - Título de Postgrado Universitario. d. Constancia de colegiado activo; e. Constancias laborales de los tres últimos puestos desempeñados (firmadas y selladas por la entidad que las extiende); f. Diplomas de capacitación recibida (temas afines al puesto); g. Carné de Afiliación al IGSS; h. Registro Tributario Unificado -RTU- con NIT (actualizado); i. Boleto de ornato del año en curso; j. Constancia de Temporal de Inexistencia de Reclamaciones de la Contraloría General de Cuentas -Finiquito- (para puestos a que aplica); Página 21 de 98

24 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA k. Constancia original de carencia de antecedentes policíacos; l. Constancia original de carencia de antecedentes penales; y, m. Licencias o permisos especiales, según requerimientos del puesto, pueden ser: - Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M); - Licencia de Portación de Armas; - Tarjeta de Salud; - Tarjeta de Pulmones; y, - Permiso para Preparar o Manipular Alimentos n. Otros, según corresponda. V01 8. La calificación de los candidatos se realizará aplicando los factores y ponderaciones definidas por la Oficina Nacional de Servicio Civil. 9. Los factores y ponderaciones a evaluar en la convocatoria externa son los siguientes: Factores de Evaluación para Convocatoria Externa Factor Sub Factor Técnica sugerida Punteo Mínimo Máximo Formación Académica Formación académica requerida por el puesto Análisis Curricular (títulos, diplomas y constancias de estudios) Subtotal Factor Experiencia Experiencia mínima requerida por el puesto Análisis Curricular (constancias de puestos desempeñados Subtotal Factor Evaluaciones técnicas, simulaciones, ejercicios, Conocimientos evaluaciones psicométricas, evaluación en entrevista, assesment center Competencias Laborales Habilidades-Destrezas Evaluaciones psicométricas, investigación de referencias laborales, entrevistas Entrevista estructurada, entrevista profunda e Actitudes investigación de referencias laborales Subtotal Factor Referencias Laborales Investigación de referencias laborales Factores Específicos Análisis de constancias de capacitación; Diplomados, Capacitación específica Seminarios, Talleres, Cursos y otros Subtotal Factor Total Página 22 de 98

25 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA 10. Las instituciones deben recibir y resolver toda solicitud de revisión de resultados de evaluación que les presenten los candidatos, en el plazo establecido. V01 VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de precalificación de candidatos de convocatoria externa. Institución / Instrumento / Unidad No Descripción de la acción Herramienta Administrativa Analista de 1 Verifica existencia de vacante por Acta de convocatoria RRHH de la convocatoria interna desierta. interna desierta Jefe de Analista 2 Verifica estatus del puesto según a. Formato de de Recursos criterios establecidos para ocupar Requisición de Humanos de la la plaza vacante. Personal Está disponible el puesto? b. Sistema de Nómina y Registro de Personal c. Registros internos de la Jefe de Analista 2.1 NO está disponible el puesto: Documento de control de Recursos interno de la Humanos de la Informa a la Máxima Autoridad de RRHH para la gestión que corresponda. Jefe de Analista 2.2 SI está disponible el puesto: Formato de de Recursos Traslada expediente al Analista Requisición de Humanos de la de Selección de RRHH. Personal Analista de 3 Registra vacante en el sistema y a. Sistema de RRHH de la le asigna estado: Convocatoria Nómina y Registro Externa en Preparación. de Personal Página 23 de 98

26 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA b. Registros internos de la c. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 4 Consulta banco de elegibles para Registros internos de RRHH de la identificar posibles candidatos. la Existe candidatos elegibles? Analista de 5 SI existen candidatos elegibles en Expediente de RRHH de la el banco: convocatoria externa Selecciona terna de candidatos y traslada expedientes a Jefe de Unidad Administrativa donde se ubica la vacante para su consideración. Jefe de Unidad 6 Recibe expedientes, analiza y a. Requisición de Administrativa determina si existen candidatos Personal de la plaza que cumplan con el perfil b. Descriptor del vacante requerido. Puesto Existen candidatos? V01 Jefe de Unidad 6.1 NO existen candidatos: Documento de control Administrativa Indica a Analista de RRHH que no interno de la de la plaza existen candidatos que cumplan Institución vacante con el perfil requerido. Continúa paso 9. Jefe de Unidad 6.2 SI existen candidatos: Expediente de Administrativa Indica a Analista de RRHH quien convocatoria externa de la plaza es el candidato idóneo. vacante Analista de 7 Contacta a candidato Expediente de RRHH de la seleccionado para confirmar convocatoria externa disponibilidad e interés. Candidato está disponible e interesado? Página 24 de 98

27 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA Analista de 7.1 NO, el candidato no está Documento de control RRHH de la disponible ni interesado: interno de la Continuaen Paso 9 Institución Analista de 7.2 SI, el candidato está disponible e Expediente de RRHH de la interesado: convocatoria Asocia puesto vacante a candidato en el sistema. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 8 Traslada expediente a Jefe de Documento de control RRHH de la Analistas para validación interno de la Continúa en paso 21. Institución Analista de 9 NO existen candidatos elegibles a. Requisición de RRHH de la en el banco: Personal Publica convocatoria externa. b. Modelo de convocatoria. c. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 10 Publica convocatoria externa y a. Modelo de RRHH de la asigna estado: convocatoria Convocatoria Externa externa b. Publicaciones en Publicada colegios Simultáneamente publica a profesionales través de comunicados en medios c. Anuncios de radio, externos para informar sobre la prensa, etc. Convocatoria, según mecanismos d. Aplicación Gestión y procedimientos establecidos en de la Selección la. Candidato 11 Ingresa al portal de Guatempleo y Ingresa a se postula a plaza vacante de su Guatempleo interés. Candidato 12 Presenta Solicitud de Formato Solicitud de participación en la convocatoria participación en convocatoria externa Página 25 de 98 V01

28 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA externa en formato impreso al Analista de RRHH, en el lugar, tiempo y forma establecida en la convocatoria publicada; y documentos requeridos (copia DPI, Constancia de estudios y Constancia Laboral) Analista de 13 Verifica si candidato(s) se postuló a. Aplicación de RRHH de la en el sistema Gestión de la Candidato(s) se postuló en el Selección b. Formato de sistema? Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 13.1 NO, candidato(s) no se postuló a. Aplicación de RRHH de la en el sistema: Gestión de la Orienta a candidato(s) para su Selección b. Formato Solicitud postulación en el sistema y toma de participación nota en registro respectivo. en convocatoria externa c. Registro de control interno de la Analista de 13.2 SI, el candidato se postuló en el a. Aplicación de RRHH de la sistema: Gestión de la Revisa y confronta solicitud de Selección b. Formato Solicitud participación y documentos de participación entregados para determinar si en convocatoria está correcto, externa Está correcta la solicitud de c. Convocatoria participación del candidato? Externa publicada Analista de NO está correcta la solicitud de a. Aplicación de RRHH de la participación del candidato: Gestión de la Selección V01 Página 26 de 98

29 V01 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA Registra en el sistema b. Formato Solicitud postulante(s) que no entregó de participación (aron) solicitud de en convocatoria externa participación. c. Convocatoria Devuelve solicitud de Externa publicada participación y documentos requeridos al candidato y le brinda la orientación necesaria, para que complete la información requerida en el plazo establecido en la convocatoria. Analista de SI está correcta la solicitud de a. Aplicación de RRHH de la participación del candidato: Gestión de la Registra en el sistema postulante(s) que entregó (aron) solicitud de participación. Sistema registra Solicitud de Participación Recibida. Selección b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa c. Convocatoria Externa publicada Analista de 14 Verifica si existen candidatos que a. Aplicación de RRHH de la se hayan postulado y hayan Gestión de la entregado Solicitud de Selección b. Formato Solicitud participación en convocatoria de participación externa, al concluir el plazo en convocatoria establecido externa Existen candidatos? Analista de 14.1 NO existen candidatos: a. Aplicación de RRHH de la Registra en el sistema que no existen Gestión de la candidatos; Estado Convocatoria Selección Concluida con Plaza Vacante. Convocatoria Traslada expediente a Jefe de Externa publicada Analistas e informa que la b. Documentos de Página 27 de 98

30 V01 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA Convocatoria Externa ha concluido control interno de sin candidatos. la Analista de 14.2 SI existen candidatos: a. Aplicación de RRHH de la Analiza Solicitudes de Convocatoria Participación recibidas externa Solicita la documentación b. Formato de requerida (copia DPI, Solicitud de Constancia de estudios y participación en Constancia Laboral) convocatoria externa y Candidato(s) cumple(n) c. Constancia de requisitos establecidos? recepción de documentos. Analista de NO, ningún candidato cumple Aplicación de Gestión RRHH de la requisitos establecidos: de la Selección Registra en el sistema que candidato(s) no cumplen requisitos establecidos Traslada expediente a Jefe de Analistas para validación. Convocatoria Concluida con Plaza Vacante. Analista de SI, Algún(os) candidato(s) a. Aplicación de RRHH de la cumple(n) requisitos: Gestión de la Programa evaluaciones de Selección candidato(s) y registra inicio de evaluaciones en el sistema Registra estado: Evaluación en Proceso. Programación de Evaluaciones b. Formato Asignación de fechas de evaluación a candidatos por correo electrónico Analista de 15 Coordina evaluación(es) de a. Guía de RRHH / Jefe candidato(s) con Jefe de la unidad Evaluación de Unidad administrativa donde se localiza la Técnica Administrativa vacante y cita al candidato para b. Guía de donde se las evaluaciones. Evaluación localiza la vacante Psicométrica c. Instrumentos de Página 28 de 98

31 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA evaluación establecidos Candidato 16 Asiste a evaluaciones en fechas Instrumentos de asignadas evaluación establecidos Analista de 17 Practica evaluaciones según a. Guía de RRHH / Jefe criterios establecidos; califica e Evaluación de Unidad interpreta resultados. Técnica Administrativa b. Instrumentos de de la evaluación establecidos Analista de 18 Realiza entrevista(s) en fechas Formato Guía para RRHH /Jefe programadas, según Entrevista. de Unidad procedimiento establecido. Administrativa donde se localiza la vacante / Instancia que corresponda Analista de 19 Recopila información sobre otros a. Guía de RRHH de la factores de evaluación Evaluación establecidos (copia DPI, Técnica b. Expediente de Constancia de estudios y convocatoria Constancia Laboral), integra externa resultados e ingresa en el sistema c. Registros internos las notas obtenidas por el de RRHH candidato. d. Aplicación de Gestión de la Selección Analista de 20 Traslada expediente a Jefe de Documentos de RRHH de la Analistas para su verificación. control interno de la Jefe de 21 Recibe expediente de convocatoria a. Aplicación Gestión Analistas de y verifica que el proceso haya de la Selección Recursos cumplido con lo establecido. b. Expediente de Humanos de la convocatoria El proceso de convocatoria V01 Página 29 de 98

32 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA cumplió con lo establecido? externa c. Procedimiento de convocatoria externa Jefe de 21.1 NO, el proceso de convocatoria no a. Aplicación Gestión Analistas de cumplió con lo establecido: de la Selección Recursos Instruye al Analista de RRHH b. Expediente de Humanos de la completar o corregir lo que convocatoria corresponda. externa c. Procedimiento de convocatoria externa d. Normativa interna de la e. Documentos de control interno de la Jefe de 21.2 SI, el proceso de convocatoria a. Aplicación Gestión Analistas de cumplió con lo establecido: de la Selección Recursos Valido estado del expediente de b. Expediente de Humanos de la Convocatoria Externa y estados convocatoria de candidato (s) en el sistema. externa. Jefe de 22 Verifica si en la existe a. Procedimiento de Analistas de Instancia de Calificación de convocatoria Recursos Candidatos distinta al área de externa Humanos de la RRHH. b. Normativa interna de la Existe Instancia de Calificación de Candidatos en la? Jefe de 22.1 NO existe Instancia de a. Procedimiento de Analistas de Calificación de Candidatos en la convocatoria Recursos. externa Humanos de la Instruye al Analista de RRHH b. Normativa interna continuar con el proceso; continúa de la en paso 26. Jefe de 22.2 SI existe instancia de calificación a. Procedimiento de Analistas de de candidatos. Reclutamiento y Recursos Traslada expediente de Selección de V01 Página 30 de 98

33 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA Humanos de la Convocatoria Externa y RRHH documentación de candidato(s) a b. Normativa externa la Instancia de Calificación de la c. Documentos de informando lo que corresponde. control interno de la Instancia de Califica candidato(s), según a. Guía de Calificación criterios definidos por la ONSEC y Evaluación correspondient 23 por la normativa externa de la Técnica e en la, si corresponde. b. Procedimiento de Institución convocatoria externa c. Normativa interna de la d. Normativa Externa de la Institución Instancia de 24 Suscribe el acta respectiva y Formato Modelo de Calificación traslada expediente de Acta del proceso de correspondient Convocatoria Externa al Jefe de selección en e en la Analistas de RRHH. convocatoria externa Institución Jefe de 25 Analiza expediente y traslada a Expediente de Analistas de Analista de RRHH, instruyendo lo convocatoria externa Recursos que corresponda. Humanos de la Analista de 26 Determina si hay candidatos con a. Expediente de RRHH de la resultados satisfactorios. convocatoria Hay candidatos con resultados externa satisfactorios? V01 b. Expedientes de candidato(s) Analista de 26.1 NO hay candidatos con resultados a. Expediente de RRHH de la satisfactorios. convocatoria Registra resultados de calificación externa de candidato(s) en el sistema El sistema asigna estado al expediente: Convocatoria b. Expedientes de candidato(s) c. Aplicación de Página 31 de 98

34 V01 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA Externa Desierta, y traslada a Gestión de la Jefe de Analistas de RRHH para Selección validación. Analista de 26.2 SI hay candidatos con resultados a. Expediente de RRHH de la satisfactorios. convocatoria Registra resultados de calificación externa de candidato(s) en el sistema y b. Expedientes de traslada a Jefe de Analistas de RRHH para validación. candidato(s) c. Aplicación de Gestión de la Selección Jefe de 27 Valida estado(s) de candidato(s) a. Aplicación Gestión Analistas de enelsistemaytraslada de la Selección Recursos expediente al Analista de RRHH b. Expediente de Humanos de la para verificar si existe(n) convocatoria solicitud(es) de revisión de externa resultados o elaboración de acta c. Procedimiento de del proceso, según corresponda. convocatoria externa d. Formato Cédula de Notificación de Resultados de Convocatoria Externa Analista de 28 Verifica si se recibieron solicitudes a. Formato Solicitud Recursos de revisión de resultados de la de revisión de Humanos de la convocatoria externa, dentro del resultados plazo establecido. b. Documentos de registro y control Se recibieron solicitudes de interno de la revisión de resultados de la convocatoria Externa? Analista de 28.1 NO se recibieron solicitudes de a. Procedimiento de Recursos revisión de resultados. solicitud de Humanos de la revisión de Elabora acta del proceso, resultados gestiona firmas e informa a Jefe b. Formato Solicitud de Analistas, continúa en paso 32. de revisión de Página 32 de 98

35 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA resultados c. Documentos de registro y control interno de la Analista de 28.2 SI se recibieron solicitudes de Recursos Humanos de la revisión de resultados: Registra en el sistema a. Procedimiento de candidato(s) que solicita(n) solicitud de revisión de resultados y adjunta la revisión de solicitud al archivo electrónico del resultados sistema. b. Formato Solicitud Estado Convocatoria con de revisión de Solicitud(es) de Revisión de resultados Resultados. c. Aplicación de Notifica a los participantes Gestión de la que existe una solicitud de Selección revisión de resultados. V01 Analista de 29 Gestiona la atención de las a. Procedimiento de Recursos solicitudesde revisión de solicitud de Humanos de la resultados, según el revisión de procedimiento establecido. resultados b. Formato Solicitud de revisión de resultados c. Normativa interna de la Institución Analista de 30 Actualiza datos de las Aplicación de Gestión Recursos evaluaciones de acuerdo con la de la Selección Humanos de la revisión de resultados, según corresponda, de acuerdo con la revisión realizada, e informa a Jefe de Analistas de RRHH para validación. Las modificaciones de los resultados se registran en el Página 33 de 98

36 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA sistema. Jefe de Analista 31 Verifica que las solicitudes de a. Procedimiento de de Recursos revisión de resultados se atención de Humanos de la atendieron según el procedimiento solicitud de establecido. revisión de resultados Las solicitudes de revisión de b. Formato Solicitud resultados de convocatoria externa de revisión de fueron atendidas según lo establecido? V01 resultados c. Normativa interna de la Institución Jefe de 31.1 NO, las solicitudes de revisión de a. Procedimiento de Analistas de resultados de convocatoria externa solicitud de Recursos no fueron atendidas según lo revisión de Humanos de la establecido: resultados Instruye al Analista completar o b. Formato Solicitud corregir lo que corresponda. de revisión de resultados Normativa Externa de la Institución Jefe de 31.2 SI, las solicitudes de revisión de a. Procedimiento de Analistas de resultados de convocatoria externa solicitud de Recursos fueron atendidas según lo revisión de Humanos de la establecido. resultados Valida estado de candidato b. Normativa interna (s) en el sistema. de la Institución Traslada a Analista para c. Resultado de elaboración del acta calificación de correspondiente. ONSEC: Elegible o No Elegible (CANDIDATO) d. Aplicación de Gestión de la Selección Analista de 32 Notifica los resultados de las a. Formato Modelo RRHH de la evaluaciones a los participantes. de Acta del proceso de Solicita a los candidatos los selección en documentos requeridos que faltan convocatoria Página 34 de 98

37 V01 PROCESO: DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha de Julio 2015 aprobación PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA EXTERNA para completar el expediente. externa. b. Constancia de Elabora acta de Convocatoria recepción de Externa y gestiona firmas. documentos. Analista de 33 Genera informe individual de a. Formato Informe RRHH de la evaluación de candidato(s) en el Individual de sistema, prepara expediente Evaluación de candidato digital con los documentos b. Procedimiento de establecidos para remitir a la convocatoria ONSEC y traslada expediente a externa Jefe de Analistas. Aplicación de (Notificación al candidato (s) con Gestión de la resultado satisfactorio de que su Selección proceso se encuentra en evaluación en ONSEC). Jefe de 34 Verifica expediente de Aplicación de Analistas de Convocatoria Externa y lo traslada Gestión de la Recursos por el sistema a la ONSEC. Selección Humanos de la Expediente de Convocatoria Estado Expediente Remitido a la Externa ONSEC. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 35 de 98

38 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL 3.3 Procedimiento de Selección de Personal para Ascenso Temporal HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Licda. Consuelo Mairén Coordinadora de Carrera Administrativa Aprobado Licda. Patricia García Futch Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de selección de personal para ascenso temporal. II. Alcance Puestos comprendidos dentro del servicio por oposición del Plan de Clasificación de Puestos, con cargo al reglón presupuestario 011 y 022. Inicia:Inicia con la requisición de personal para ocupar la vacante. Finaliza:Finaliza con la adjudicación del puesto. III. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y, 2. Empleados públicos y/o candidatos a ocupar puestos del bajo el reglón presupuestario 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. IV. Actores 1. Autoridad nominadora de la Institución; 2. Jefe de unidad administradora donde se localiza la vacante; 3. Máxima autoridad de recursos humanos de la Institución; Página 36 de 98

39 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL 4. Jefe de analistas de recursos humanos de la Institución; 5. Analista de selección de recursos humanos de la Institución; 6. Candidato; 7. Empleados Públicos; y, 8. Jefe de unidad administrativa de la Institución. V.Sistemas que Interactúan 1. Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH- 2. Sistema de Nómina y Registro de Personal. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan Procedimiento de adjudicación de puestos. Normas Específicas: 1. La autoridad nominadora podrá emitir ascensos temporales únicamente cuando la continuidad en la prestación de los servicios así lo requiera. 2. Los ascensos temporales se emitirán por un período menor de tres meses calendario, a partir de la fecha de toma de posesión. 3. Los ascensos temporales pueden adjudicarse únicamente a candidatos que reúnan los requisitos establecidos para su efectivo desempeño y sean declarados elegibles. 4. Los candidatos deben presentar a recursos humanos la documentación siguiente: a. Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea; b. Título(s) o Certificado(s), según formación académica requerida puede ser: - Diploma de Educación Primaria; - Título de Nivel Diversificado; - Diploma o constancia de Formación Técnica; - Certificación de Cursos Universitarios Aprobados; Página 37 de 98

40 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL - Título de Técnico Universitario; - Título de Profesional Universitario; y, - Título de Postgrado Universitario. c. Constancia de colegiado activo; d. Constancias laborales de los tres últimos puestos desempeñados (firmadas y selladas por la entidad que las extiende); e. Diplomas de capacitación recibida (temas afines al puesto); f. Licencias o permisos especiales, según requerimientos del puesto, pueden ser: - Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M); - Licencia de Portación de Armas; - Tarjeta de Salud; - Tarjeta de Pulmones; y, - Permiso para Preparar o Manipular Alimentos. 5. Los factores a evaluar en convocatoria interna y su respectiva ponderación, son los siguientes: Página 38 de 98

41 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL Factores de Evaluación para Ascenso Temporal Factor Sub Factor Técnica sugerida Formación Académica Formación académica requerida por el puesto Análisis Curricular (títulos, diplomas y constancias de estudios) Punteo Mínimo Máximo Subtotal Factor Experiencia Experiencia mínima requerida por el puesto Análisis Curricular (constancias de puestos desempeñados Subtotal Factor Competencias Laborales Evaluaciones técnicas, simulaciones, Conocimientos ejercicios, evaluaciones psicométricas, evaluación en entrevista, assesment center Habilidades-Destrezas Actitudes Evaluaciones psicométricas, investigación de referencias laborales, entrevistas Entrevista estructurada, entrevista profunda, récord laboral y análisis curricular Subtotal Factor Factores Específicos Evaluación de Desempeño Análsis de resultados de evaluación del desempeño Récord Laboral Análisis de récord en expediente laboral Ubicación Organizacional Análisis del expediente laboral Capacitación específica Analisis de constancias de capacitación 3 4 Tiempo de servicio Análisis del expediente laboral Subtotal Factor Total VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de Ascensos Temporales: Página 39 de 98

42 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL Institución / Unidad No Descripción de la acción Instrumento / Herramienta Administrativa Autoridad 1 Identifica necesidad de ocupar Formato de Nominadora de la puesto y hace requerimiento a Requisición de / Jefe de Unidad Administrativa Máxima Autoridad de RRHH. Personal Máxima Autoridad 2 Recibe requisición de personal e Formato de de RRHH de la instruye al Jefe de Analistas de Requisición de Recursos Humanos la realización Personal del proceso de selección de personal para ascenso temporal. Jefe de analista 3 Verifica estatus del puesto según a. Formato de de Recursos criterios establecidos y determina Requisición de Humanos de la si procede el ascenso temporal. Personal. b. Sistema de Procede el ascenso temporal? Nómina y Registro de Personal c. Registros internos de la Jefe de analista 3.1 NO procede: a. Formato de de Recursos Requisición de Humanos de la Informa a la Máxima Autoridad de Personal RRHH para la gestión que b. Documento de corresponda. control interno de la Institución Jefe de analista 3.2 SI procede: Formato de de Recursos Requisición de Humanos de la Instruye al Analista de Recursos Personal Humanos que inicie el proceso de selección de candidato, para ascenso temporal. Página 40 de 98

43 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL Analista de 4 Verifica la disponibilidad de Banco de datos selección RRHH candidato en banco de candidatos elegibles. de la internos elegibles Existen candidatos internos Controles internos. elegibles en el banco de datos? Analista de 4.1 NO existen candidatos elegibles a. Requisición de selección RRHH en la base de datos interna: Personal de la Continúa en paso 6 b. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 4.2 SI, existe candidato elegible en el Banco de datos selección RRHH banco de datos interno: de la Contacta a candidato elegible. Analista de 5 Verifica disponibilidad e interés Documentos de selección RRHH del candidato control interno de la de la Candidato está disponible e. interesado? Analista de 5.1 NO, el candidato no está Documento de selección RRHH disponible ni interesado: control interno de la de la Continua en Paso 6 Institución Analista de 5.2 SI, el candidato está disponible e Aplicación Gestión de selección RRHH interesado: la Selección de la Asocia puesto a candidato en el sistema, traslada expediente a Jefe de Analistas para su verificación, continúa en paso 19 Analista de 6 Verifica si existen candidatos Registros internos de selección RRHH potenciales dentro de la la de la dependencia Existen candidatos potenciales? Página 41 de 98

44 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL Analista de 6.1 NO existe candidato potencial Documento de control selección RRHH dentro de la dependencia interno de la de la (Informa a la Máxima Autoridad Institución de RRHH para la gestión que corresponda) Analista de 6.2 SI existe candidato potencial a. Manual de selección RRHH dentro de la dependencia: Especificaciones de la de Puestos Recopila información para b. Manual de realizar proceso de evaluación Organización de la Contacta a candidato potencial Institución c. Descriptor del Puesto d. Requisición de Personal Analista de 7 Verifica interés del candidato Documento de control selección RRHH interno de la de la Candidato está interesado? Institución Analista de 7.1 NO, candidato no está interesado: Documento de control selección RRHH interno de la de la (Informa a la Máxima Autoridad Institución de RRHH para la gestión que corresponda) Analista de 7.2 SI, candidato está interesado: Aplicación Gestión selección RRHH de la Selección Le informa el procedimiento a de la seguir Candidato 8 Ingresa sus datos a Guatempleo Aplicación CV en línea de Guatempleo Candidato 9 Presenta solicitud de participación a. Formato Listado de documentación Página 42 de 98

45 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL con documentación requerida. que el candidato debe presentar b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 10 Revisa solicitud y documentación a. Formato Listado de selección RRHH para verificar que esté correcta documentación de la Institución que el candidato Solicitud correcta? debe presentar b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 10.1 NO está correcta la solicitud: a. Formato Listado de selección RRHH documentación de la Institución Devuelve solicitud y que el candidato documentación al candidato y le debe presentar brinda la orientación necesaria. b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 10.2 SI está correcta la solicitud: a. Listado de selección RRHH documentación de la Institución Recibe solicitud con que el candidato documentación y entrega debe presentar constancia de recepción. b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 11 Analiza Solicitud y documentación a. Formato Solicitud selección RRHH recibida, determina si candidato de participación en de la cumple requisitos. convocatoria Página 43 de 98

46 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL Candidato cumple requisitos establecidos? Analista de 11.1 NO, Candidato no cumple requisito selección RRHH (Informa a la Máxima Autoridad de la de RRHH para la gestión que corresponda) externa b. Manual de Especificaciones de Puestos c. Descriptor del Puesto d. Requisición de Personal Analista de 11.2 SI, Candidato cumple requisitos: a. Aplicación selección RRHH Gestión de la de la Registra programación de Selección evaluaciones en el sistema, b. Programación de asigna estado evaluación en Evaluaciones proceso Analista de 12 Coordina evaluación de a. Guía de selección RRHH/ candidato con Jefe de la unidad Evaluación Jefe de Unidad administrativa donde se localiza la Técnica Administrativa de plaza y notifica a candidato. b. Instrumentos de la evaluación establecidos Candidato 13 Asiste a evaluaciones en fechas Instrumentos de asignadas. evaluación establecidos Analista de 14 Practica evaluaciones según a. Guía de selección RRHH criterios establecidos; califica e Evaluación de la interpreta resultados. Técnica b. Instrumentos de Página 44 de 98

47 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL evaluación establecidos Analista de 15 Realiza entrevista en fechas Guía para Entrevista selección RRHH programadas, según de la procedimiento establecido. Analista de 16 Recopila información sobre otros a. Guía de selección RRHH factores de evaluación Evaluación de la establecidos e integra resultados. Técnica b. Expediente de candidato(s) Analista de 17 Registra resultados de evaluación a. Instrumentos de selección RRHH en el sistema, elabora informe evaluación de la individual de evaluación de establecidos candidato y prepara expediente b. Aplicación Gestión digital con los documentos de la Selección establecidos para remitir a la ONSEC. Analista de 18 Traslada expediente a Jefe de a. Aplicación selección RRHH Analistas para su verificación. Gestión de la de la Selección b. Documentos de control interno de la Jefe de Analistas 19 Recibe expediente y verifica que el a. Requisición de de Recursos proceso de selección haya Personal Humanos de la cumplido con lo establecido. b. Descriptor del Puesto El proceso cumplió con lo c. Expediente de establecido?: candidatos(s) Jefe de Analistas 19.1 NO, el proceso de selección no a. Expediente de de Recursos cumplió con lo establecido: candidatos(s) Humanos de la b. Documentos de Instruye al Analista de RRHH Página 45 de 98

48 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA ASCENSO TEMPORAL completar o corregir lo que control interno de corresponda. la Institución Jefe de Analistas 19.2 SI, el proceso de selección a. Expediente de de Recursos cumplió con lo establecido: candidatos(s) Humanos de la b. Aplicación de Institución Valida estado de candidato(s) en Gestión de la el sistema y registra estado, Selección proceso concluido con plaza adjudicada. Jefe de Analistas 20 Traslada expediente a la ONSEC Documentos de de Recursos por el sistema para calificación de control interno de la Humanos de la elegibilidad Pasa a procedimiento Institución de calificación de elegibilidad Institución FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 46 de 98

49 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA 3.4 Procedimiento de Selección de Personal para Nombramiento Provisional y de Emergencia HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Aprobado Licda. Consuelo Mairén Licda. Patricia García Futch Coordinadora de Carrera Administrativa Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de selección de candidatos externos para ocupar puestos vacantes con nombramientos provisionales y de emergencia. II. Alcance Puestos comprendidos dentro del servicio por oposición del Plan de Clasificación de Puestos, con cargo al reglón presupuestario 011 y 022. Inicia: Finaliza: Inicia con la requisición de personal para ocupar la vacante. Finaliza con la adjudicación del puesto. III. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y, 2. Candidatos a ocupar puestos bajo el reglón presupuestario 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos para el Organismo ejecutivo. Página 47 de 98

50 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA IV. Actores 1. Autoridad nominadora de la Institución; 2. Jefe de unidad administradora donde se localiza la vacante; 3. Máxima autoridad de recursos humanos de la Institución; 4. Jefe de analistas de recursos humanos de la Institución; 5. Analista de selección de recursos humanos de la Institución; y, 6. Candidato. V.Sistemas que Interactúan 1. Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-; 2. Sistema de Nómina y Registro de Personal. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan Procedimiento de adjudicación de puestos. Normas Específicas 1. La selección de candidatos para nombramientos provisionales y emergentes, debe realizarse en cumplimiento a las normas establecidas, bajo la responsabilidad de la máxima autoridad de Recursos Humanos y la Autoridad Nominadora de la. 2. Los nombramientos provisionales y de emergencia solo podrán emitirse en puestos del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social atendiendo a que su naturaleza exige la continuidad en los servicios, o bien, en casos de puestos ubicados en servicios esenciales, siempre que se declare estado de emergencia nacional. 3. Los nombramientos provisionales tendrán una duración menor a seis meses calendario, a partir de la fecha de toma de posesión, sin que puedan prorrogarse. 4. Los candidatos deben presentar a recursos humanos la documentación siguiente: Página 48 de 98

51 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA a) Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea; b) Documento Personal de Identificación -DPI- (anverso y reverso); c) Título(s) o Certificado(s), según formación académica requerida puede ser: - Diploma de Educación Primaria; - Título de Nivel Diversificado; - Diploma o constancia de Formación Técnica; - Certificación de Cursos Universitarios Aprobados; - Título de Técnico Universitario; - Título de Profesional Universitario; o, - Título de Postgrado Universitario. d) Constancia de colegiado activo; e) Constancias laborales de los tres últimos puestos desempeñados (firmadas y selladas por la entidad que las extiende); f) Diplomas de capacitación recibida (temas afines al puesto); g) Carné de Afiliación al IGSS; h) Registro Tributario Unificado -RTU- con NIT (actualizado); i) Boleto de ornato del año en curso; j) Constancia de Temporal de Inexistencia de Reclamaciones de la Contraloría General de Cuentas -Finiquito- (para puestos a que aplica); k) Constancia original de carencia de antecedentes policíacos; l) Constancia original de carencia de antecedentes penales; y, m) Licencias o permisos especiales, según requerimientos del puesto, pueden ser: - Licencia de Conducir (Tipo A, B, C, M); - Licencia de Portación de Armas; - Tarjeta de Salud; - Tarjeta de Pulmones; y, - Permiso para Preparar o Manipular Alimentos n) Otros, según corresponda. Página 49 de 98

52 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA 5. Durante el período de vigencia del nombramiento provisional o de emergencia, la deberá realizar el procedimiento de convocatoria para ocupar el puesto en forma definitiva. 6. Los candidatos serán evaluados de acuerdo con los factores y ponderaciones descritas a continuación: Factores de Evaluación para Nombramiento Provisional o de Emergencia Factor Sub Factor Técnica sugerida Punteo Mínimo Máximo Formación Académica Formación académica requerida por el Análisis Curricular (títulos, diplomas y constancias puesto de estudios) Subtotal Factor Experiencia Experiencia mínima requerida por el puesto Análisis Curricular (constancias de puestos desempeñados Subtotal Factor Evaluaciones técnicas, simulaciones, ejercicios, Conocimientos evaluaciones psicométricas, evaluación en entrevista, assesment center Competencias Laborales Habilidades-Destrezas Evaluaciones psicométricas, investigación de referencias laborales, entrevistas Entrevista estructurada, entrevista profunda e Actitudes investigación de referencias laborales Subtotal Factor Referencias Laborales Investigación de referencias laborales Factores Específicos Análisis de constancias de capacitación; Capacitación específica Diplomados, Seminarios, Talleres, Cursos y otros Subtotal Factor Total VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de Nombramientos provisional y de emergencia. Página 50 de 98

53 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA Institución / Instrumento / Unidad No Descripción de la acción Herramienta Administrativa Autoridad 1 Identifica necesidad de ocupar Formato de Nominadora de la vacante y hace requerimiento a Requisición de Institución / Jefe Máxima Autoridad de RRHH Personal de Unidad Administrativa donde se localiza la Vacante Máxima Autoridad 2 Recibe requisición de personal e Formato de de RRHH de la instruye al Jefe de Analistas de Requisición de Institución Recursos Humanos realización del Personal proceso de selección para nombramiento provisional y de emergencia. Jefe de analista 3 Verifica estatus del puesto según a. Formato de de Recursos criterios establecidos y determina Requisición de Humanos de la si está disponible. Personal Institución. b. Sistema de Está disponible el puesto? Nómina y Registro de Personal c. Registros internos de la Jefe de analista 3.1 NO está disponible el puesto: a. Formato de de Recursos Requisición de Humanos de la Informa a la Máxima Autoridad de Personal Institución RRHH para la gestión que b. Documento de corresponda control interno de la Institución Página 51 de 98

54 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA Jefe de analista 3.2 SI está disponible el puesto: Formato de de Recursos Requisición de Humanos de la Instruye al Analista de Recursos Personal Institución Humanos que inicie el proceso de selección Analista de 4 Recopila información para a. Manual de selección RRHH realizar proceso de selección Especificaciones de la de Puestos b. Manual de Organización de la Institución c. Descriptor del Puesto d. Requisición de Personal Analista de 5 Registra puesto en el Sistema. Aplicación de selección RRHH Gestión de la de la Selección Analista de 6 Verifica si existe candidato Banco de candidatos selección RRHH externo elegible que esté externos elegibles de la interesado en el puesto Existe candidato externo interesado en el puesto? Analista de 6.1 NO existe candidato externo Banco de candidatos Selección RRHH elegible interesado CV en línea de la Institución Identifica candidatos potenciales en el banco de candidatos CV en línea. Continúa en paso 7 Analista de 6.2 Selección RRHH SI existe candidato externo Aplicación Gestión de la Selección Página 52 de 98

55 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA de la Institución elegible interesado Asocia el puesto al candidato elegible en el sistema y traslada expediente a jefe de analistas Continúa en paso 18. Analista de 7 Existen candidatos potenciales Banco de candidatos Selección RRHH interesados? de CV en línea de la Institución Analista de 7.1 NO existen candidatos Banco de candidatos Selección RRHH potenciales interesados en el de CV en línea de la Institución puesto: Informa a la máxima autoridad de RRHH para que decida lo procedente. Analista de 7.2 SI existe candidatos potenciales Selección RRHH interesados en el puesto: de la Institución Contacta a candidato(s) para indicarles que presenten documentación requerida (Copia de DPI, Constancia de estudios realizados y Constancias laborales) y solicitud de participación Candidato 8 Presenta(n) solicitud de participación. a. Formato Listado de documentación que el candidato debe presentar. b. Constancia de recepción de documentos. a. Formato Solicitud de Página 53 de 98

56 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA participación para Nombramiento Provisional y de Emergencia Analista de 9 Revisa solicitud y documentos a. Formato Solicitud selección RRHH entregados, verifica que esté de participación de la Institución correcta en Nombramiento Provisional y de Solicitud y documentos Emergencia correctos? Analista de 9.1 NO está correcta la solicitud: a. Formato Solicitud selección RRHH de participación de la Institución Devuelve solicitud al candidato(s) en Nombramiento y le brinda la orientación Provisional y de necesaria. Emergencia Analista de 9.2 SI está correcta la solicitud: a. Formato Solicitud selección RRHH de participación de la Institución Recibe y entrega constancia de en Nombramiento recepción. Provisional y de Emergencia Analista de 10 Asocia puesto a candidato(s) a. Expediente de selección RRHH potencial(es) en el sistema. candidato de la Institución b. Aplicación de Portal de Vacantes de Guatempleo Analista de 11 Analiza Solicitud y determina si a. Formato Solicitud selección RRHH candidato(s) cumple(n) requisitos. de participación de la Institución en convocatoria Candidato(s) cumple(n) externa requisitos establecidos? b. Manual de Página 54 de 98

57 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA Especificaciones de Puestos c. Descriptor del Puesto d. Requisición de Personal Analista de 11.1 NO, Candidato(s) no cumple(n) Procedimiento de selección RRHH requisito(s) convocatoria externa de la Institución Informa a máxima autoridad de recursos humanos para que decida lo procedente. Analista de 11.2 SI, Candidato(s) cumple(n) a. Aplicación selección RRHH requisitos: Gestión de la de la Institución Registra programación de Selección evaluaciones en el sistema, y b. Programación de asigna estado evaluación en Evaluaciones proceso Analista de 12 Coordina evaluación(es) de a. Guía de selección RRHH/ candidato(s) con Jefe de la unidad Evaluación Jefe de Unidad administrativa donde se localiza la Técnica Administrativa de vacante y contacta candidato para b. Instrumentos de la Institución evaluaciones. evaluación establecidos Candidato 13 Asiste a evaluaciones en fechas Instrumentos de asignadas. evaluación establecidos Analista de 14 Practica evaluaciones según a. Guía de selección RRHH criterios establecidos; califica e Evaluación de la Institución interpreta resultados. Técnica b. Instrumentos de evaluación establecidos Página 55 de 98

58 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA Analista de 15 Realiza entrevista(s) en fechas Guía para Entrevista selección RRHH programadas, según de la Institución procedimiento establecido. Analista de 16 Recopila información sobre otros a. Guía de selección RRHH factores de evaluación Evaluación de la Institución establecidos e integra resultados. Técnica b. Expediente de candidato(s) Analista de 17 Registra resultados de evaluación a. Instrumentos de selección RRHH en el sistema, elabora informe evaluación de la Institución individual de evaluación de establecidos candidato(s). a. Aplicación Gestión de la Selección Analista de 18 Registra candidato seleccionado y b. Aplicación selección RRHH traslada expediente a Jefe de Gestión de la de la Institución Analistas para su validación. Selección c. Documentos de Solicita documentación control interno de requerida para completar el la expediente al candidato. Jefe de Analistas 19 Recibe expediente y verifica que el a. Requisición de de Recursos proceso de selección haya Personal Humanos de la cumplido con lo establecido. b. Descriptor del Institución Puesto El proceso cumplió con lo c. Expediente de establecido? candidatos(s) Jefe de Analistas 19.1 NO, el proceso de selección no a. Expediente de de Recursos cumplió con lo establecido: candidatos(s) Humanos de la Instruye al Analista de RRHH b. Documentos de Página 56 de 98

59 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA NOMBRAMIENTO PROVISIONAL Y DE EMERGENCIA Institución completar o corregir lo que control interno de corresponda. la Institución Jefe de Analistas 19.2 SI, el proceso de selección a. Expediente de de Recursos cumplió con lo establecido: candidatos(s) Humanos de la b. Aplicación de Institución Valida candidato seleccionado y Gestión de la registra estado Proceso Selección. concluido con plaza adjudicada. Jefe de Analistas 21 Traslada expediente a Analista Documentos de de Recursos para procedimiento de control interno de la Humanos de la adjudicación del puesto para Institución. Institución nombramiento provisional y de emergencia. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 57 de 98

60 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS 3.5 Procedimiento de Selección de Directores y Subdirectores Técnicos HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Licda. Consuelo Mairén Coordinadora de Carrera Administrativa Aprobado Licda. Patricia García Futch Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de selección de recursos humanos para puestos de Directores y Subdirectores Técnicos para ocupar vacantes en el Organismo Ejecutivo. II. Alcance Puestos comprendidos dentro del servicio sin oposición, Nivel Ejecutivo del Plan de Clasificación de Puestos, con cargo al reglón presupuestario 011 y 022. Inicia:Inicia con la requisición de personal para ocupar la vacante. Finaliza:Finaliza con la adjudicación del puesto. III. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y, 2. Candidatos a ocupar puestos del Nivel Ejecutivo bajo el reglón presupuestario 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Página 58 de 98

61 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS IV. Actores 1. Autoridad nominadora de la Institución; 2. Jefe de unidad administradora donde se localiza la vacante; 3. Máxima autoridad de recursos humanos de la Institución; 4. Jefe de analistas de recursos humanos de la Institución; 5. Analista de selección de recursos humanos de la Institución; 6. Candidato; 7. Jefe de unidad administrativa de la Institución; y, 8. Analista de recursos humanos de la Institución. V.Sistemas que Interactúan 1. Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-; 2. Sistema de Nómina y Registro de Personal. VI. Otros Procedimientos que Interactúan Procedimiento de adjudicación de puestos. VII. Normas Específicas 1. La selección de candidatos para adjudicación de puestos de Director y Subdirector Técnico debe realizarse de acuerdo con las normas establecidas, bajo la responsabilidad de la máxima autoridad de Recursos Humanos y la Autoridad Nominadora de la Institución. 2. Los puestos de Director y Subdirector Técnico son de libre nombramiento y remoción, pueden adjudicarse únicamente a candidatos que reúnan los requisitos establecidos para su efectivo desempeño y hayan sustentado satisfactoriamente el proceso de selección. 3. Las evaluaciones que se practiquen deben corresponder a los requerimientos del puesto, de acuerdo con su clase, función y naturaleza. Página 59 de 98

62 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS 4. La evaluación psicométrica puede practicarse únicamente con las pruebas autorizadas por la Oficina Nacional de Servicio Civil en el catálogo respectivo. 5. Los candidatos deben presentar a recursos humanos la documentación siguiente: a) Oferta de Servicios generada a partir del CV en línea; b) Título(s) o Certificado(s), según formación académica requerida puede ser: - Diploma de Educación Primaria; - Título de Nivel Diversificado; - Diploma o constancia de Formación Técnica; - Certificación de Cursos Universitarios Aprobados; - Título de Técnico Universitario; - Título de Profesional Universitario; y, - Título de Postgrado Universitario. c) Constancia de colegiado activo; d) Constancias laborales de los tres últimos puestos desempeñados (firmadas y selladas por la entidad que las extiende); e) Diplomas de capacitación recibida (temas afines al puesto); f) Licencias o permisos especiales, según requerimientos del puesto; y, g) Otros, según corresponda. 6. La calificación de los candidatos se realizará aplicando los factores y ponderaciones definidas por la Oficina Nacional de Servicio Civil. 7. Los candidatos serán evaluados de acuerdo con los factores y ponderaciones descritas a continuación: Página 60 de 98

63 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS Factores de Evaluación de Directores y Subdirectores Técnicos Factor Sub Factor Técnica sugerida Punteo Mínimo Máximo Formación Académica Formación académica requerida por el Análisis Curricular (títulos, diplomas y constancias puesto de estudios) Subtotal Factor Experiencia Experiencia mínima requerida por el Análisis Curricular (constancias de puestos puesto desempeñados Subtotal Factor Evaluaciones técnicas, simulaciones, ejercicios, Conocimientos evaluaciones psicométricas, evaluación en entrevista, assesment center Competencias Laborales Habilidades-Destrezas Evaluaciones psicométricas, investigación de referencias laborales, entrevistas Entrevista estructurada, entrevista profunda e Actitudes investigación de referencias laborales Subtotal Factor Referencias Laborales Investigación de referencias laborales Factores Específicos Análisis de constancias de capacitación; Capacitación específica Diplomados, Seminarios, Talleres, Cursos y otros Subtotal Factor Total Las instituciones que cuenten con criterios de calificación derivados de Leyes Profesionales, deberán efectuar las conversiones necesarias. 9. El procedimiento de Selección de Director y Subdirector Técnico no requiere la constancia de elegibilidad que brinda ONSEC. VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de evaluación Directores y Subdirectores Técnicos. Página 61 de 98

64 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS Institución / Unidad No Descripción de la acción Instrumento / Herramienta Administrativa Autoridad 1 Identifica necesidad de ocupar Formato de Nominadora de vacante y hace requerimiento a Requisición de la / Máxima Autoridad de RRHH Personal Jefe de Unidad Administrativa donde se localiza la vacante Máxima 2 Autoridad de RRHH de la Recibe requisición de personal e instruye al Jefe de Analistas de Recursos Humanos realización del proceso de selección. Formato de Requisición de Personal Jefe de analista 3 Verifica estatus del puesto según a. Formato de de Recursos criterios establecidos y determina Requisición de Humanos de la si está disponible. Personal b. Sistema de. Está disponible el puesto? Nómina y Registro de Personal Registros internos de la Jefe de analista 3.1 NO está disponible el puesto: a. Formato de de Recursos Requisición de Humanos de la Informa a la Máxima Autoridad de Personal RRHH para la gestión que b. Documento de corresponda. control interno de la Jefe de analista 3.2 Formato de SI está disponible el puesto: de Recursos Requisición de Humanos de la Instruye al Analista de Recursos Personal Humanos que inicie el proceso de Página 62 de 98

65 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS selección. Analista de 4 Recopila información para a. Manual de selección RRHH realizar proceso de selección: Especificaciones de la de Puestos Puesto funcional / Ocupación, b. Manual de ubicación funcional, competencias Organización de la requeridas (conocimientos, Institución c. Descriptor del habilidades- destrezas y Puesto actitudes), horario, temario de d. Requisición de evaluación, fecha y hora de Personal presentar solicitud, documentos a presentar, fecha, etc. Analista de 5 Aplicación de Gestión selección RRHH Registra información del puesto de la Selección. de la vacante en el sistema y verifica si existen candidatos potenciales internos o externos Existen candidatos potenciales? Analista de 5.1 NO existe candidato externo Banco de candidatos Selección RRHH elegible interesado elegibles. de la Institución Busca candidatos en el banco de CV en línea u otras fuentes de información. Continúa paso 6 Analista de 5.2 SI existe candidato externo Aplicación Gestión Selección RRHH elegible interesado de la Selección de la Institución Traslada expediente a jefe de analistas para determinar si el candidato cumple con los requisitos de la Autoridad Máxima Página 63 de 98

66 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS Continúa en paso 18. Analista de 6 Contacta a candidato(s) para Listado de Selección RRHH informarles sobre el proceso y a documentación de la los interesados solicitar la documentación requerida. Candidato 7 Presenta(n) solicitud de a. Formato Listado participación con documentación de documentación requerida. que el candidato debe presentar b. Formato Solicitud de participación Analista de 8 Revisa solicitud y documentación a. Formato Listado de selección RRHH para verificar que esté correcta documentación de la que el candidato Solicitud correcta? debe presentar b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 8.1 NO está correcta la solicitud: a. Formato Listado de selección RRHH documentación de la Devuelve solicitud y que el candidato documentación al candidato(s) y debe presentar le brinda la orientación necesaria. b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 8.2 SI está correcta la solicitud: a. Listado de selección RRHH documentación de la Recibe documentos y entrega que el candidato constancia de recepción. debe presentar b. Formato Solicitud de participación en convocatoria externa Analista de 9 Asocia puesto vacante a a. Expediente de Página 64 de 98

67 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS selección RRHH candidato(s) potencial(es) en el candidato de la sistema. b. Aplicación de Portal de Vacantes de Guatempleo. Analista de 10 Analiza solicitud y documentación a. Formato Solicitud selección RRHH recibida determina si candidato(s) de participación en de la cumple(n) requisitos. convocatoria externa Candidato(s) cumple(n) requisitos establecidos? b. Manual de Especificaciones de Puestos c. Descriptor del Puesto d. Requisición de Personal Analista de 10.1 NO, Candidato(s) no cumple(n) Procedimiento de selección RRHH requisito(s) convocatoria externa de la Rechaza e informa al candidato Analista de 10.2 SI, Candidato(s) cumple(n) a. Aplicación selección requisitos: Gestión de la RRHH de la Selección b. Programación de Evaluaciones Registra programación de evaluaciones en el sistema, y asigna estado evaluación en proceso. Analista de 11 Coordina evaluación(es) de a. Guía de selección candidato(s) con Jefe de la unidad Evaluación RRHH/ Jefe de administrativa donde se localiza la Técnica Unidad Administrativa de la vacante. b. Instrumentos de evaluación establecidos Candidato 12 Asiste a evaluaciones en fechas Instrumentos de asignadas. evaluación establecidos Página 65 de 98

68 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS Analista de 13 Practica evaluaciones según a. Guía de selección RRHH criterios establecidos; califica e Evaluación de la interpreta resultados. Técnica b. Instrumentos de evaluación establecidos Analista de 14 Realiza entrevista(s) en fechas Guía para Entrevista selección RRHH programadas, según de la procedimiento establecido. Analista de 15 Recopila información sobre otros a. Guía de selección RRHH factores de evaluación Evaluación de la establecidos e integra resultados. Técnica b. Expediente de candidato(s) Analista de 16 Registra resultados de evaluación a. Instrumentos de selección RRHH en el sistema y elabora informe evaluación de la individual de evaluación de establecidos b. Herramienta de candidato(s) Selección de RRHH Analista de 17 Traslada expediente a Jefe de a. Aplicación selección RRHH Analistas para su verificación. Gestión de la de la Selección b. Documentos de control interno de la Jefe de 18 Recibe expediente y verifica que el a. Requisición de Analistas de proceso de selección haya Personal Recursos cumplido con lo establecido. b. Descriptor del Puesto Humanos de la El proceso cumplió con lo c. Expediente de establecido?: candidatos(s) Jefe de 18.1 NO, el proceso de selección no a. Expediente de Analistas de candidatos(s) Página 66 de 98

69 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES TÉCNICOS Recursos cumplió con lo establecido: b. Documentos de Humanos de la control interno de Instruye al Analista de RRHH la Institución completar o corregir lo que corresponda. Jefe de 18.2 SI, el proceso de selección a. Expediente de Analistas de cumplió con lo establecido: candidatos(s) Recursos b. Aplicación de Humanos de la Valida estado de candidato(s) en Gestión de la el sistema y asigna estado Selección Proceso concluido con plaza adjudicada. Jefe de 19 Traslada expediente para Documentos de Analistas de procedimiento de nombramiento o control interno de la Recursos contratación. Institución Humanos de la Analista de 20 Gestiona nombramiento o Expediente de RRHH de la contratación, según procedimiento candidatos(s) establecido. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 67 de 98

70 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS 3.6 Procedimiento de Calificación deelegibilidad de Candidatos HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Licda. Consuelo Mairén Coordinadora de Carrera Administrativa Aprobado Licda. Patricia García Futch Directora I. Propósito del Procedimiento Definir los pasos y normas para la calificación de expedientes del proceso de reclutamiento y selección en las instituciones que conforman en Organismo Ejecutivo. II. Alcance Puestos bajo los renglones 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Inicia: Finaliza: Jefatura del Departamento de Selección y Evaluación de la ONSEC recibe el expediente(s) de convocatorias(s) interna(s) o externa(s) de las instituciones. Jefe de Analistas de Selección y Evaluación de la ONSEC remite resultado calificación de elegibilidad de candidatos. III. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y 2. Servidores Públicos contratados en puestos bajo los renglones presupuestarios 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos; y, 1. Ciudadanos guatemaltecos que se postulen en el proceso de convocatoria externa. Página 68 de 98

71 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS IV. Actores 1. Jefe de analistas de recursos humanos de la ; 2. Jefe del Departamento de Selección y Evaluación de la Oficina Nacional de Servicio Civil; 3. Jefe de analistas de Selección y Evaluación de la Oficina Nacional de Servicio Civil; 4. Analista de Selección y Evaluación de la Oficina Nacional de Servicio Civil; 5. Asistente del departamento de Selección y evaluación de la Oficina Nacional de Servicio Civil; 6. Asistente de Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil; y, 7. Director / Sudirector de la Oficina Nacional de Servicio Civil. V. Sistemas que Integran Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan 3. Procedimiento de precalificación interna de candidatos; 4. Procedimiento de precalificación externa de candidatos; y, 5. Procedimiento de adjudicación de puestos. Normas Específicas 1. Las solicitudes de Constancia de Elegibilidad, deberán gestionarse en el Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-. 2. Los expedientes que contengan documentación incompleta o que incumplan las normas y procedimientos establecidos serán devueltos a la por la Oficina Nacional de Servicio Civil. 3. Las instituciones deberán presentar junto con el expediente la documentación siguiente: Página 69 de 98

72 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS Expediente de Solicitud de Elegibilidad (documentación que se debe remitir a la ONSEC) DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE DE CONVOCATORIA 1 Requisición de Personal 2 Acta de apertura y cierre del procedimiento de selección DOCUMENTOS DEL CANDIDATO (copias confrontadas con su original) 1 Oferta de servicios en PDF generada a partir del CV en línea 2 Copia de anverso y reverso de Documento Personal de Identificación -DPI- (sólo aplica para candidatos externos) 3 Copia de Título(s) o Certificado(s), según formación académica requerida (anverso y reverso) 4 Copia de constancia de colegiado activo 5 Copia de constancias de los tres últimos puestos desempeñados (firmadas y selladas por la entidad que las extiende) 6 Copia de diplomas de capacitación recibida (temas afines al puesto) 7 Copia de licencia o permiso especial, según requerimientos del puesto 8 Copia de Antecedentes Penales 9 Informe Individual de Evaluación Form.ONSEC-GE La Oficina Nacional de Servicio Civil, admitirá candidatos únicos, solamente en casos de ascenso temporal o bien, cuando al concluir la convocatoria, se establezca que no existen otros candidatos con la calificación mínima establecida. 5. La Constancia de Elegibilidad tiene vigencia de un año después de la fecha de su emisión. Página 70 de 98

73 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de calificación de candidatos. Instrumento / Institución / Unidad No Descripción de la acción Herramienta Administrativa Jefatura del 1 Recibe por el sistema Aplicación de Departamento expediente(s) de convocatoria(s) Gestión de la Selección y Evaluación interna(s) remitido por la Selección ONSEC solicitante. Jefatura del 2 Traslada expediente(s) de Aplicación de Departamento de convocatoria(s) Gestión de la Selección y Evaluación interna y/o externa, a Jefe de Selección ONSEC Analistas de Normas y Selección de ONSEC. Jefe de Analistas de 3 Recibe expediente(s) y asigna a Aplicación de Selección y Evaluación los analistas a su cargo, según Gestión de la ONSEC criterios establecidos. Selección Sistema asigna estado del expediente: Expediente en Análisis ONSEC. Analista de 4 Determina si el expediente de Selección y Evaluación ONSEC convocatoria interna y/o externa cumple con lo requerido Cumple lo requerido? a. Aplicación de Gestión de la Selección b. Expediente de Convocatoria interna y/o externa Analista de Selección 4.1 NO, el expediente de a. Aplicación de convocatoria no cumple lo Gestión de la Página 71 de 98

74 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS y Evaluación ONSEC requerido: Selección Genera documento de b. Formato devolución del expediente de Devolución de convocatoria en el sistema, expediente de indicando motivo(s) de la convocatoria devolución e informa a Jefe de c. Documento de Analistas de Normas y control interno de Selección de la ONSEC. la Jefe de Analistas 5 Verifica si procede la devolución Aplicación de Selección y Evaluación del expediente Gestión de la ONSEC Procede la devolución del Selección expediente? Jefe de Analistas 5.1 NO procede la devolución del Documento de Selección y Evaluación expediente: instruye al analista control interno de la ONSEC la calificación de candidato(s) Jefe de Analistas 5.2 SI procede la devolución del a. Aplicación de Selección y Evaluación expediente: Gestión de la ONSEC Traslada Expediente a la Selección Jefatura de Normas y b. Formato Selección, indicando el tipo Devolución de de documento que se remite expediente de para firma. convocatoria El sistema asigna estado al expediente de convocatoria: Documento en Firma de Jefatura de Departamento de Selección y Evaluación. Continúa proceso en paso 8 Analista de Selección y 6 SI, el expediente de Aplicación de Evaluación ONSEC convocatoria cumple lo Gestión de la requerido: Selección Verifica si candidato(s) cumple(n) con lo establecido Página 72 de 98

75 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS Candidato(s) cumple(n) con lo establecido? Analista de Selección 6.1 NO candidato(s) no cumple(n) a. Aplicación de y Evaluación ONSEC con lo establecido Gestión de la Selección Genera documento(s) de b. Formato Denegatoria(s) de Denegatoria de Elegibilidad en el sistema e elegibilidad informa a Jefe de Analistas c. Documento de de Selección y Evaluación de Recursos Humanos de la control interno de ONSEC, continúa en paso 7 la (Sistema asigna estado a candidato: No Elegible Estado no visible en el sistema) Analista de Selección y 6.2 SI, candidato(s) cumple(n) lo a. Aplicación de Evaluación ONSEC establecido: Gestión de la Genera documento(s) Selección Constancia(s) de Elegibilidad b. Formato en el sistema e informa a Constancia de Jefe de Analistas. Elegibilidad Jefe de Analistas, 7 Verifica si procede la emisión a. Formato Selección y Evalulación del documento Constancia(s) de Constancia de ONSEC Elegibilidad y/o Denegatoria(s) Elegibilidad de Elegibilidad, según el caso. b. Formato Procede la emisión del Denegatoria de documento Constancia o Elegibilidad Denegatoria de Elegibilidad? c. Aplicación de Gestión de la Página 73 de 98

76 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS Selección Jefe de Analistas, 7.1 NO procede la emisión del Aplicación de Selección y Evaluación documento Constancia o Gestión de la ONSEC Denegatoria de Elegibilidad: Selección Instruye a Analista lo que corresponda Analistas, Selección Revisa y corrige lo indicado e Aplicación de y Evaluación ONSEC informa a Jefe de Analistas para Gestión de la la nueva verificación. Selección Jefe de Analistas 7.2 SI, procede la Emisión del a. Aplicación de Selección y Evaluación documento de Constancia o Gestión de la ONSEC Denegatoria de Elegibilidad: Selección b. Formato Traslada Expediente por el Constancia de sistema a la Jefatura de Normas Elegibilidad y Selección, indicando el tipo de documento que se remite para firma. Asigna estado Documento en Firma de Jefatura de Departamento de Normas y Selección. Continúa en paso 9 Jefe del 8 Descarga documento c. Departamento de Devolución de expediente. Selección y Evaluación Estampa firma electrónica ONSEC Guarda documento en carpeta compartida Instruye al Asistente del Departamento informar al Jefe de Analistas que el documento está firmado. Continúa en paso 14 Página 74 de 98

77 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS Jefe de 9 Descarga documento(s) a. Aplicación de Departamento de Estampa firma electrónica Gestión de la Selección y Evaluación Guarda documento(s) Selección ONSEC firmado(s) en la carpeta para b. Formato firma de la Dirección. Devolución de Instruye a Asistente de expediente de Jefatura la gestión de firma convocatoria de Dirección. c. Carpeta Asigna estado al expediente: compartida para Documento en Firma de documentos para Dirección. firma. d. Documento de control interno de la 10 Gestiona con Asistente de a. Carpeta Asistente del Dirección la firma de compartida de Departamento de documento(s), registra en documentos para Selección y Evaluación control respectivo. firma ONSEC b. Control de ruta del expediente Asistente de 11 a. Carpeta Dirección Informa a Dirección la solicitud compartida de de firma de documento(s), documentos para registra en control respectivo. firma b. Control de ruta del expediente Dirección 12 Estampa firma electrónica en Formato Constancia documento(s) e informa a la de Elegibilidad Asistente de Dirección. 13 Informa a Asistente de Jefatura a. Documento de Asistente de de Selección y Evaluación que control interno de Dirección documento(s) se encuentra(n) la firmado(s), registra en control b. Control de ruta Página 75 de 98

78 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE CANDIDATOS respectivo. del expediente Asistente del 14 Informa a Jefe de Analistas de a. Documento de Departamento de Selección y Evaluación que control interno de Selección y Evaluación documento(s) se encuentra(n) la ONSEC firmado(s), registra en control b. Control de ruta respectivo. del expediente. Jefe de Analistas de 15 Adjunta documento(s) a. Aplicación de Selección y Evaluación electrónicos firmado(s) al Gestión de la ONSEC expediente de convocatoria Selección interna o externa. b. Carpeta Asigna estado del compartida de expediente de convocatoria documentos para interna y/o externa en el firma. sistema: Expediente con Candidato(s) Evaluado(s) por la ONSEC, o Expediente Rechazado por la ONSEC, según el caso. Remite expediente de convocatoria interna a la solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 76 de 98

79 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS 3.7 Procedimiento de Adjudicación de Puestos HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Licda. Consuelo Mairén Coordinadora de Carrera Administrativa Aprobado Licda. Patricia García Futch Directora I. Propósito del Procedimiento Definir los pasos y establecer las normas específicas para adjudicación de puestos. II. Alcance Puestos bajo los renglones presupuestarios 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos, los cuales son convocados por la Institución. Inicia: Finaliza: Jefe de Analistas de RRHH de la, recibe el expediente procedente de la Oficina Nacional de Servicio Civil, con la calificación obtenida por el candidato. Archivar el expediente de convocatoria. III. USUARIOS (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; 2. Servidores Públicos contratados en puestos bajo los renglones presupuestarios 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos; y, 3. Ciudadanos guatemaltecos que cumplen con los requisitos establecidos. Página 77 de 98

80 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS IV. Actores 1. Jefe de Analistas de Recursos Humanos de la Institución; 2. Analistas de selección de recursos humanos de la ; 3. Máxima autoridad de recursos humanos de la ; y, 4. Analista de contratación de recursos humanos de la. V. Sistemas que Interactúan Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan 1. Procedimiento de calificación de candidatos; y, 2. Procedimiento de precalificación de convocatoria interna y/o externa. Normas Específicas 1. Las Autoridades Nominadoras adjudicarán los puestos a los candidatos que obtengan resultados satisfactorios en el proceso de selección y sean declarados candidatos elegibles por la Oficina Nacional de Servicio Civil, considerando las calificaciones de mayor a menor punteo. 2. La adjudicación de puestos de Director y Subdirector Técnico no requiere calificación de elegibilidad de la Oficina Nacional de Servicio Civil, únicamente que el candidato obtenga resultados satisfactorios en el proceso de selección, bajo la responsabilidad de la, según el procedimiento establecido. 3. En los casos de empate en el punteo entre dos candidatos, se procederá a considerar factores complementarios a criterio de la. 4. Si el candidato a quien se le adjudique un puesto no estuviera disponible, el puesto se asignará al candidato que haya obtenido el segundo lugar y si éste no estuviera disponible, al tercer lugar y así sucesivamente; Página 78 de 98

81 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS 5. Una vez adjudicado el puesto, se deberá gestionar el nombramiento o contratación, según corresponda; VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de adjudicación de puestos. Institución / Instrumento / Unidad No Descripción de la acción Herramienta Administrativa Jefe de 1 Recibe expediente por el sistema Aplicación de Gestión Analistas de y determina si estado del de la Selección RRHH de la expediente es Evaluado o Rechazado por la ONSEC: solicitante Cuál es el estado del expediente? Jefe de 2 El estado del Expediente de Aplicación de Gestión Analistas de Convocatoria es Expediente de la Selección RRHH de la Rechazado por la ONSEC: Informa a la máxima autoridad de solicitante RRHH de la para instrucción en relación a la continuidad del proceso de ocupación de plaza vacante, continúa en paso Jefe de 3 El estado del expediente de Aplicación de Gestión Analistas de convocatoria interna y/o externa de la Selección RRHH de la es Expediente Evaluado por la ONSEC: solicitante Establece si existen candidatos elegibles Hay candidato(s) elegible(s)? Página 79 de 98

82 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS Jefe de 3.1 No hay candidato(s) elegible(s): Aplicación de Gestión Analistas de Instruye al Analista de RRHH de la Selección RRHH de la la elaboración del Acta para declarar la Convocatoria solicitante Externa Desierta. Asigna estado del expediente de Convocatoria Externa en el sistema: Convocatoria Concluida con Plaza Vacante. Informa a la máxima autoridad de RRHH de la Institución para la instrucción correspondiente en relación a la ocupación de la plaza vacante. Instruye al Analista iniciar procedimiento de Convocatoria Externa, si corresponde. Analista de Atiende lo indicado por la ONSEC Documento de control Selección de como motivo de rechazo e informa interno de la RRHH de la a Jefe de Analistas para envío a la ONSEC o bien, archiva expediente de Convocatoria Interna e inicia proceso de Convocatoria Externa, según procedimiento establecido. Máxima Decide si procede o no la Documento de control Autoridad de continuidad del proceso de interno de la RRHH de la ocupación de la vacante e instruye a Jefe de Analistas la acción correspondiente. Jefe de Establece si continúa el proceso Expediente de Analistas de de ocupación de la vacante, según convocatoria Página 80 de 98

83 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS RRHH de la instrucciones: Continúa el proceso de solicitante ocupación de la vacante? Jefe de NO continúa el proceso de a. Aplicación de Analistas de ocupación de la vacante: Gestión de la RRHH de la Asigna estado del expediente Selección en el sistema: Convocatoria solicitante Concluida con Plaza b. Documento de Vacante, indicando la causa control interno de Informa a Jefe de la Unidad la Administrativa donde se localiza la vacante Instruye al Analista el archivo del expediente Jefe de SI continúa el proceso de Documento de control Analistas de ocupación de la vacante: interno de la RRHH de la Institución Instruye a Analista inicio de solicitante Convocatoria Externa, según procedimiento establecido o bien, las acciones correspondientes, según instrucciones de máxima autoridad de RRHH. Jefe de 3.2 SI hay candidatos(s) elegible(s): a. Aplicación de Analistas de Informa a la máxima autoridad de Gestión de la RRHH de la RRHH de la Institución para Selección decisión sobre b. Documento de adjudicación de la plaza. control interno de la Institución Máxima 4 Decide adjudicación de la a. Aplicación de Autoridad de plaza para nombramiento o Gestión de la RRHH de la contratación. Selección Instruye la gestión del nombramiento o contratación b. Documento de Página 81 de 98

84 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS al Jefe de Analistas de RRHH. control interno de la Institución Jefe de Analista 5 Actualiza estado del candidato Aplicación de Gestión de RRHH de la en el sistema: proceso de la Selección concluido con plaza solicitante adjudicada. Instruye al Analista de Contratación la gestión del nombramiento respectivo. Analista de 6 Gestiona Documento interno de contratación de nombramiento/contratación de la. RRHH de la candidato a quien le fue adjudicada la plaza, según procedimiento establecido e informa a Jefe de Analistas al concluir el trámite. Jefe de Analista 7 Asigna estado al expediente en el a. Aplicación de de e RRHH de sistema: Proceso concluido con Gestión de la la plaza adjudicada. Selección solicitante b. Sistema Instruye al Analista de Selección de RRHH para archivo del expediente de convocatoria. Sistema notifica a donde corresponda, para gestión de pago. Analista de 8 Archiva expediente de Expediente de Selección de convocatoria. convocatoria RRHH de la FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 82 de 98

85 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS DEL SERVICIO EXENTO 3.8 Procedimiento de Adjudicación de Puestos del Servicio Exento HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Licda. Consuelo Mairén Coordinadora de Carrera Administrativa Aprobado Licda. Patricia García Futch Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de adjudicación de plazas exentas para ocupar vacantes en el Organismo Ejecutivo. II. Alcance Puestos exentos de la Institución. Inicia: Finaliza: Jefe de la Unidad Administrativa de la. Gestiona nombramiento o contratación, según procedimiento establecido. III. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y 2. Servidores Públicos contratados para ocupar plazas exentas en el 3. Autoridad nominadora de la Institución; 4. Jefe de unidad administradora donde se localiza la vacante; 5. Máxima autoridad de recursos humanos de la Institución; 6. Jefe de analistas de recursos humanos de la Institución; 7. Analista de selección de recursos humanos de la Institución; y, 8. Candidato. Página 83 de 98

86 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS DEL SERVICIO EXENTO V. Sistemas que Integran Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan Ninguno Normas Específicas: 1. La deberá realizar las gestiones que corresponden para declarar el puesto como exento, previo a su adjudicación; 2. La información de puestos exentos será registrada en el Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos SiARH- previo a su adjudicación; 3. Los candidatos que se postulen para puestos exentas deben presentar la documentación siguiente: a. Oferta de servicios; b. Currículum Vitae actualizado en línea; c. Fotocopia completa de Documento de Identificación Personal -DPI-; d. Fotocopia de RTU ratificado extendida por la SAT; e. Título, diploma o certificación de cursos aprobados, debidamente confrontados. f. Si es profesional, constancia de colegiado activo; g. Fotocopia de boleto de ornato del año vigente; h. Antecedentes Penales (original no más de seis meses); i. Número de cuenta para depósitos del banco establecido; j. Constancia Transitoria de Inexistencia de Reclamo del Cargo extendida por la Contraloría General de Cuentas, cuando sea requerido (Finiquito); 4. Una vez adjudicado el puesto, deberá gestionarse el nombramiento o contratación correspondiente; Página 84 de 98

87 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS DEL SERVICIO EXENTO 5. La administración de los puestos exentos, es responsabilidad de la máxima autoridad de Recursos Humanos de la Institución. VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento a seguir en el caso de adjudicación de plazas exentas. Institución/Uni dad Administrativa No. Descripción de la Acción Instrumento/Herrami enta Autoridad 1 Requiere a Máxima Autoridad de Formato Requisición Nominadora de RRHH ocupar vacante exenta, de Personal la / indicando el candidato a nombrar. Jefe de la Unidad Administrativa Máxima 2 Recibe requisición de personal e Formato Requisición Autoridad de instruye al Jefe de Analistas de de Personal RRHH de la Recursos Humanos que realice las gestiones de nombramiento o contratación. Jefe de analista 3 Verifica estatus del puesto según Formato Requisición de Recursos criterios establecidos para ocupar de Personal Humanos de la la plaza vacante. Está disponible el puesto? Jefe de analista 3.1 NO: Informa a las autoridades Documentos de de Recursos para la Gestión que corresponda. control interno de la Humanos de la Página 85 de 98

88 PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DE PUESTOS DEL SERVICIO EXENTO Institución/Uni dad Administrativa No. Descripción de la Acción Instrumento/Herrami enta Jefe de analista 3.2 SI: Traslada expediente al Expediente de de Recursos Analista de Selección de RRHH. convocatoria Humanos de la Analista de 4 Contacta a candidato para a. Aplicación de Selección RRHH solicitar que ingrese sus datos al Guatempleo CV de la CV en línea y que presente la en línea b. Documentos de documentación requerida. control interno de la Candidato 5 Ingresa sus datos al CV en línea y Aplicación de presenta documentación Guatempleo CV en requerida. línea Analista de 6 Verifica que los documentos Documentos de Selección RRHH cumplen con criterios establecidos. control interno de la de la Analista de 7 Registra en el sistema estado Aplicación de Gestión Selección RRHH proceso concluido con plaza de la Selección de la adjudicada. Analista de 8 Gestiona nombramiento o a. Expediente de Selección RRHH contratación, según procedimiento candidatos(s) de la establecido. b. Procedimiento de nombramiento o contratación de RRHH FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 86 de 98

89 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS 3.9 Procedimiento de Revisión de Resultados HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Aprobado Licda. Consuelo Mairén Licda. Patricia García Futch Coordinadora de Carrera Administrativa Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de solicitud de revisión de resultados para ratificar o rectificar lo consignado. II. III. IV. Alcance Puestos bajo los renglones 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Inicia: Candidato presenta solicitud de revisión de resultados. Finaliza: Jefatura de Recursos Humanos valida estado de candidato. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; 2. Servidores Públicos contratados en puestos bajo los renglones renglón presupuestarios 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos; y. 3. Ciudadanos guatemaltecos que se hayan postulado en convocatoria. Actores 5. Instancia Calificadora; 6. Jefe de analistas de recursos humanos de la Institución; 7. Analista de selección de recursos humanos de la Institución; y, 8. Candidato. Página 87 de 98

90 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS V. Sistemas que Interactúan Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH-. VI. Otros Procedimientos que Interactúan 1. Procedimiento de convocatoria interna 2. Procedimiento de convocatoria externa; y, 3. Procedimiento de calificación de Candidatos. VII. Normas Específicas 1. Las instituciones deben recibir todas las solicitudes de revisión que presenten los candidatos que participen en procesos de selección 2. La solicitud de revisión de resultados del proceso de selección se realizará de acuerdo los procedimientos y tiempos establecidos y aplicables en cada, de acuerdo con las presentes disposiciones y su normativa interna. 3. Las instituciones que cuenten con una instancia calificadora del proceso de ascenso, deberán incluir a dicha instancia en la revisión de resultados que los interesados presenten. 4. De toda revisión de resultados que se practique deberá suscribirse el acta respectiva, en la que deberán comparecer los responsables de la revisión para dejar constancia de lo actuado y de lo resuelto; 5. La ratificación o rectificación de resultados, producto de la revisión deberá registrarse en el sistema; y 6. El resultado de la revisión deberá notificarse oficialmente al interesado, por los mecanismos legales que la establezca. Página 88 de 98

91 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de solicitud de revisión de resultados. Institución / Instrumento / Unidad No Descripción de la acción Herramienta Administrativa Candidato 1 Presenta solicitud de revisión de Formato de solicitud resultados de la convocatoria de revisión de interna y/o externa en la Dirección resultados o Unidad de Recursos Humanos en el Formato y el plazo legal establecido. Jefatura de 2 Recibe solicitud y traslada a Recursos analista. Humanos Documento de control interno de la Analista de 3 Registra en el sistema Aplicación de Gestión Recursos candidato(s) que solicita(n) de la Selección Humanos revisión de resultados. Estado Convocatoria con Solicitud(es) de Revisión de Resultados Analista de 04 Verifica que la calificación de Documento de control Recursos convocatoria fue realizada por la interno de la Humanos Instancia de Calificación de Candidatos. La calificación fue realizada por instancia de Calificación de Candidatos? Analista de 4.1 NO, la Calificación de Formato de Acta del Recursos Candidatos no fue realizada por proceso de revisión Humanos instancia en la : de resultados Realiza revisión de expediente de convocatoria Página 89 de 98

92 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS Verifica resultados obtenidos por los candidatos. Elabora acta de revisión del proceso de convocatoria interna o externa, según modelo establecido. Realiza trámite de autorización del documento. Se traslada a Jefe de Analista de RRHH. Analista de 4.2 SI, hay instancia calificadora en la Control interno de Recursos : recepción de solicitud Humanos de revisión Convoca a reunión a los integrantes de la comisión calificadora y entrega solicitud respectiva. Instancia 5 Realiza revisión de expediente de Modelo de Acta de Calificadora convocatoria interna y elabora proceso de revisión acta. de resultados Instancia 6 Firma acta de lo resuelto en el Modelo de de Acta Calificadora proceso de revisión de resultados de proceso de y traslada a jefatura de Recursos revisión de resultados Humanos. Jefatura de 7 Recibe acta de revisión de Documentos de Recursos resultados de convocatoria control interno de la Humanos interna y da instrucciones a analista. Analista de 8 Recibe, registra y notifica Aplicación de Gestión Recursos resultados en el sistema y de la Selección Humanos traslada a Jefatura de Recursos Humanos para Autorización. Página 90 de 98

93 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE RESULTADOS Jefatura de 9 Valida estado de candidato(s) en Aplicación de Recursos el sistema y traslada a Analista, Gestión de la Humanos para continuar con el Selección Procedimiento de Reclutamiento Selección de RRHH establecido. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 91 de 98

94 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE FICHA DEL EMPLEADO 3.10 Procedimiento de Administración de Ficha del Empleado HISTORIAL DEL DOCUMENTO Acción Fecha Nombre Puesto Firma Elaborado Equipo de Fortalecimiento y Modernización Revisado Licda. Consuelo Mairén Coordinadora de Carrera Administrativa Aprobado Licda. Patricia García Futch Directora I. Propósito del Procedimiento Describir los pasos y normas del procedimiento de administración de la aplicación de ficha del empleado. II. Alcance Puestos bajo los renglones 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Inicia: Finaliza: Analista de Recursos Humanos ingresa datos del personal. Analista de Recursos Humanos archiva expediente. III. IV. Usuarios (Clientes) 1. Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil; y 2. Servidores Públicos contratados en puestos bajo los renglones presupuestarios 011 y 022 del Plan de Clasificación de Puestos. Actores 1. Analista de recursos humanos de la Institución; y, 2. Servidores públicos. Página 92 de 98

95 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE FICHA DEL EMPLEADO V. Sistemas que Interactúan 1. Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos -SiARH- 2. Sistema de Nómina y Registro de Personal. VI. VII. Otros Procedimientos que Interactúan Ninguno. Normas Específicas 1. La debe recopilar la información necesaria para la actualización de datos de los empleados en relación de dependencia; 2. Los datos de ficha de la ficha de empleado deben actualizarse anualmente, como mínimo; 3. Los datos de identificación personal y de formación académica como mínimo debe respaldarse con documentos digitales y almacenarse en el expediente electrónico de la ficha de empleado; 4. Deberá contarse con un ejemplar impreso, debidamente firmado por el servidor en su expediente personal; 5. La información sensible en la ficha de empleado, debe administrarse conforme a la Ley de Acceso a la Información Pública; 6. El acceso a consulta y edición de datos de ficha de empleado debe limitarse al personal responsable de la administración de la información, debidamente autorizado. VIII. Descripción del Procedimiento A continuación se describe el procedimiento de administración de información de la ficha del empleado. Página 93 de 98