Índice INTRODUCCIÓN... 4 TABLA...10 FORMULARIOS...26

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3 1 Índice INTRODUCCIÓN CONCEPTOS BÁSICOS NOVEDADES DE ACCESS Cambio en la interfaz Nuevo tipo de datos adjuntos Más fácil el uso de macros Páginas de acceso a datos Diseñar una base de datos INICIAR ACCESS ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE... 7 TABLA ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA TABLA CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO Propiedades del campo Establecer clave principal Modificar diseño de tabla Añadir un campo Eliminar un campo Copiar un campo Cambiar el formato del campo Cambiar la máscara del campo Cambiar el valor predeterminado Cambiar la regla de validación Editar índices de una tabla Propiedades de una tabla TRABAJO CON HOJA DE DATOS Movimientos e introducción de datos Editar dato de un registro Filtro / orden avanzado Imprimir registros de una tabla COPIAR ESTRUCTURA, ESTRUCTURA Y DATOS, SÓLO DATOS CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA TABLA ELIMINAR UNA TABLA IMPRIMIR ESTRUCTURA DE UNA TABLA FORMULARIOS TIPOS DE FORMULARIOS Subformularios Formularios emergentes Formularios modales CREAR UN FORMULARIO Formulario en columna Formularios divididos Formularios continuos ( Formulario con asistente Formulario con la herramienta Formulario en blanco PARTES DE LOS FORMULARIOS Secciones de un formulario Controles de un formulario Diseños de controles Uso de la lista de campos. Agregar controles Herramientas del cuadro controles Eliminar un control... 48

4 Alinear varios controles Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles Ajustar el tamaño de varios controles Introducir el número de página Introducir logotipo Introducir logotipo en el encabezado Introducir Fecha y hora Formato condicional PROPIEDADES DE LOS CONTROLES REFERENCIAS EN UN FORMULARIO CAMBIAR EL NOMBRE A UN FORMULARIO ELIMINAR UN FORMULARIO COPIAR UN FORMULARIO MODIFICAR EL DISEÑO DE UN FORMULARIO CONSULTAS CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN VISTA DISEÑO Agregar una tabla o consulta a la consulta Combinar varias tablas en una consulta Insertar / Eliminar criterios Funciones de uso frecuente CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN CONSULTA DE ELIMINACIÓN CONSULTA DE DATOS ANEXADOS CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE Consulta sencilla CONSULTA DE BUSCAR DUPLICADOS CONSULTA DE BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS CONSULTA DE UNIÓN INFORMES CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORMES Secciones del informe Más secciones del informe. Grupos Propiedades del informe Realizar cálculos en un informe Configurar página Propiedad Forzar nueva página Agregar saltos de página CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS IMPRIMIR RELACIONES TIPOS DE RELACIONES Uno a uno Relación uno es a varios Relación varios a varios DEFINIR RELACIONES MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE ELIMINAR UNA RELACIÓN EXISTENTE IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES MACROS. DISEÑO DE APLICACIONES CREAR UNA MACRO Columnas de la ventana macro... 99

5 Secuencia de acciones de la macro EJECUTAR UNA MACRO MODIFICAR MACRO GRUPO DE MACROS TABLA DE MACROS EVENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNAR MACROS Y PROCEDIMIENTOS DE EVENTOS CREAR MACRO AUTOEXEC MENÚ PERSONALIZADO UTILIDADES COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS EXPORTAR DATOS A OTROS FORMATOS IMPORTAR DATOS DE OTRAS APLICACIONES VINCULAR TABLAS Actualizar vínculos OPCIONES DE INICIO

6 4 Introducción Microsoft ACCESS es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales bajo entorno WINDOWS. Con esta aplicación crearemos tablas de datos, formularios, consultas y elaboraremos listados a partir de la información almacenada en las tablas de datos. Todo ello de una forma sencilla por la gran variedad de herramientas de trabajo que ofrece. 1. Conceptos básicos Para trabajar con Microsoft Access, debe conocer los siguientes conceptos. Base de datos Colección de datos y objetos organizados con un propósito específico. Una base de datos de Microsoft Access puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Los archivos de base de datos de tienen extensión accdb y no mdb como en versiones anteriores. Desde 2007 puede abrir y manipular archivos de versiones anteriores. Tabla Estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena información sobre un determinado tema y organizada en registros (filas) y campos (columnas). Registro Colección de datos acerca de un miembro de una entidad. Un registro se representa como una fila en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario. Campo Elemento de una tabla que contiene un fragmento de información específico sobre un tema, como un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En un formulario, informe o página de acceso a datos se puede utilizar un control como, por ejemplo, un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. En algunas bases de datos, como por ejemplo Microsoft SQL Server, se utiliza el término "columna" en lugar de "campo". Existen diferentes tipos de campos. Base de datos relacional Se dice que una base de datos es relacional cuando la información está almacenada en tablas que se relacionan entre sí. Clientes, artículos, pedidos de los clientes Consulta Es un objeto de la base de datos que puede utilizarse para mostrar información de una o varias tablas (selección, referencias cruzadas,...) o para modificar la información existente en una o varias tablas (eliminación, actualización,...) Formulario Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de pantalla con el que mostrar los datos de una tabla o consulta. Desde un formulario además de poder ver información también podrá modificarla.

7 5 Informe Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de listados con el que mostrar los datos de una tabla o consulta. Su objetivo final será imprimir en papel los listados. Macro Objeto de la base de datos donde se almacena la automatización de acciones específicas (que se repiten con cierta frecuencia) sin programar. Módulo Objeto de la base de datos donde utilizará programación para gestionar el funcionamiento de la base de datos. 2. Novedades de A continuación se describen algunas de las novedades de Access respecto a versiones anteriores Cambio en la interfaz El modo de acceder a los comandos de Access es totalmente diferente. Como ocurre con todas las aplicaciones de Office 2007 presentan paneles en sustitución de la barra de menú fija y las barras de herramientas. Las ventanas de trabajo son muy diferentes de aspecto, aunque siguen teniendo validez la gran mayoría de las teclas de función que se utilizaban Nuevo tipo de datos adjuntos En este tipo de datos puede almacenar imágenes y otros tipos de archivos dentro del registro, mediante el uso de un concepto denominado datos complejos, que lo que hace es comprimir estos archivos para minimizar el tamaño global Más fácil el uso de macros presenta una utilidad de definición de macros, para facilitar la respuesta a los eventos Páginas de acceso a datos no soporta el diseño de páginas de acceso de datos (DAP). Utiliza Windows SharePoint Services para compartir datos en entornos corporativos. Por mantener la compatibilidad, es posible abrir archivos.mdb que contengan estas páginas de acceso a datos, pero desde 2007 no podrá crear nuevas páginas Diseñar una base de datos Antes de crear una base de datos, es conveniente que invierta algún tiempo en diseñarla. Para ello, debe tener en cuenta los siguientes puntos: Determinar la finalidad de la base de datos Debe saber qué información desea obtener de la base de datos, y a partir de ahí, podrá determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Es conveniente que hable con los usuarios que utilizarán la base de datos y que tenga en cuenta las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que

8 6 desea que produzca. Reúna los formularios que utilizan actualmente para registrar los datos. Si es posible, examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos Haga un boceto en papel, manteniendo estos principios: Una tabla no debe contener información duplicada. Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Determinar los campos que se necesitan en las tablas Al realizar el boceto de los campos de cada tabla siga estos principios: Relacione cada campo con el asunto de la tabla. No incluya datos ni derivados ni calculados. Incluya toda la información que necesite. Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, almacene Nombre, Apellidos en lugar de un único campo con el Nombre completo. Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. A este campo o conjunto de campos se le denomina Clave principal (Primary Key). En Access se pueden definir tres tipos de claves principales: Claves principales de Autonumérico. Claves principales de un solo campo. Claves principales de varios campos. Determinar las relaciones entre las tablas Una vez que tiene la información clasificada en tablas, debe indicarle a Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello debe definir relaciones entre las tablas. Las relaciones pueden ser: Uno a varios. Uno a uno. Varios a varios. Perfeccionar el diseño. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseño.

9 7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos que desee. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. 3. Iniciar Access Al entrar le mostrará la ventana siguiente Le presenta diferentes opciones, crear una nueva base de datos (en el panel central), abrir una existente (en el panel de la derecha) y utilizar diferentes plantillas (en el panel de la izquierda). 4. Abrir una base de datos existente Haga clic sobre Más en el panel de la derecha

10 8 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo y pulse el botón Abrir. Botón de Office Barra de herramientas de acceso rápido Cinta de opciones Panel de exploración Formulario Alumnos

11 9 El botón de Office reemplaza al menú Archivo de versiones anteriores. A su derecha aparecen unos botones más pequeños, lo que se conoce como barra de herramientas de acceso rápido, con comandos como guardar, deshacer, rehacer. Esta barra se puede personalizar, de modo que permite añadir otros comandos y/o eliminar los que aparecen de forma predeterminada. Utilice para ello el botón que se muestra a la derecha de esta barra. Por debajo verá cuatro fichas (Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos), que contienen muchos comandos, opciones, cuadros de listas desplegables. Estas fichas se conocen como cinta de opciones y reemplaza a las barras de menú y barras de herramientas de versiones anteriores. Bajo la cinta de opciones aparece un mensaje de Advertencia de seguridad, que le informa que Access ha desactivado contenido posiblemente nocivo en la base de datos. En la parte izquierda de la pantalla está el panel de exploración, que reemplaza a la ventana de la base de datos de versiones anteriores. En ese panel encontrará los diferentes objetos de la base de datos (tablas, formularios, ). A la derecha (ventana principal) se abren los objetos, en la imagen está abierto el formulario Alumnos. En la parte inferior está la barra de estado que muestra las posibles descripciones de los controles de campo y los distintos ajustes de teclado (Bloq Mayús, Bloq Num y Bloq Despl).

12 10 Tabla Recuerde que una tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas), por lo que se considera que es un contenedor. 1. Elementos que integran una tabla La información en la tabla se presenta estructurada en columnas - campos -, y en filas - registros -. En el caso de una tabla de estudiantes, cada fila contiene todos los datos de un estudiante. Una determinada columna presenta un dato específico, por ejemplo ciudad. Los campos -parte fundamental en el diseño de la tabla- se clasifican, de acuerdo al tipo de datos que pueden almacenar: Texto Memo Admite datos alfanuméricos (números, letras, símbolos). Máximo 255 caracteres. Se utiliza para almacenar gran cantidad de texto, hasta 1 Gb aproximadamente, pero los controles para mostrarle están limitados a los primeros caracteres. Número Byte: Entero de 1 byte que contiene valores a 0 a 255. Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores entre y Entero largo: Entero de 4 bytes que contiene valores entre y Simple: Número de 4 bytes en punto flotante 1, capaz de almacenar valores muy altos y un máximo de siete dígitos significativos. Doble: Número de 8 bytes en punto flotante, capaz de almacenar valores muy altos y un máximo de 15 dígitos significativos. Id. de réplica: Identificador de 16 bytes único a nivel global. Este tipo de campo se utiliza en bases de datos de Access 2003 y anteriores gestionadas por el administrador de replicaciones. Decimal: Entero de 12 bytes con una gran precisión decimal. Fecha/hora Moneda Autonumérico Fechas y horas (8 bytes). Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Permite hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 cifras decimales (8 bytes). Siempre mostrará 2 decimales, por lo que Access redondeará los decimales a 2. Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. 1 Los números con formato de almacenamiento interno punto flotante son un poco imprecisos. Si el número que necesita almacenar contiene más de 7 dígitos significativos en un campo tamaño simple, o más de 15 en uno de tamaño doble, el número se redondeará. Para mayor precisión se recomienda campo Decimal o campo Moneda.

13 11 Sí/No Admite sólo valores lógicos del tipo Sí / No. No admite indexaciones (ordenar los datos por su contenido. (1 bit). Almacena el valor numérico 0 para Falso y -1 para Verdadero. Objeto OLÉ Almacena imágenes digitalizadas, objetos procedentes de otras aplicaciones (gráfico,...) vinculados o incrustados y objetos ActiveX de otra aplicación de Windoows. No admite indexaciones. Máximo 2Gb Hipervínculo Datos adjuntos Una dirección de enlace con un documento o archivo en la WWW, en una intranet, en una red de área local o en el propio ordenador local. Hasta caracteres. Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Máximo 2 Gb Asistente para Realmente no es un campo. Puede crear un campo que muestre uno de dos tipos de listas para búsquedas facilitar la introducción de datos: Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en una tabla o consulta existente o una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores introducidos al crear el campo. En las tablas se utilizarán índices para ordenar los datos por algún campo. Su finalidad es acelerar el proceso de búsqueda en ese campo o evitar duplicados en ese campo. 2. Crear una tabla en vista diseño Seleccione Crear en la Cinta de opciones, y haga clic en el botón Diseño de tabla. Muestra tres columnas: Nombre: indique el nombre del campo. Puede utilizar 64 caracteres como máximo. Están permitidos todos los caracteres especiales, excepto: el punto (.), el signo de admiración (!), Tipo de datos: seleccione el tipo de campo: texto, numérico,. Descripción: escriba una descripción del campo. Este texto se mostrará en la barra de estado cuando seleccione el campo en un formulario. Es opcional. (255 caracteres máximo).

14 12 Rellene el cuadro correspondiente a las Propiedades del campo, en las fichas General y Búsqueda. Para cambiar de panel utilice el ratón o pulse la tecla de función F6. Para cambiar de ficha utilice el ratón o las teclas CONTROL + TABULADOR. Puede solicitar ayuda sobre cualquier punto pulsando la tecla F1. Mientras trabaja en la vista diseño, dispone de la ficha Diseño: Nº Descripción 1 Ver: muestra las vistas disponibles para la ventana actual (hoja de datos, diseño, tabla dinámica y gráfico dinámico). 2 Clave principal: alterna entre establecer y eliminar un campo de clave principal. 3 Generador: Permite acceder al generador de máscaras, o al generador de expresiones. 4 Probar reglas de validación: Verifca si se cumplen o no las reglas de validación con la información contenida en la tabla. 5 Insertar filas: crea una fila en blanco antes de la fila seleccionada. 6 Eliminar filas: elimina la fila/s seleccionada/s. 7 Columna de búsqueda: Genera un nuevo campo que tomará los datos de una lista existente o de una lista de valores fijos. 8 Hoja de propiedades: presenta la hoja de propiedades de la tabla, en la parte derecha. 9 Índices: presenta la ventana índices para ver, modificar o crear índices. Los índices aceleran las búsquedas y las consultas cuando se manejan grandes volúmenes de datos. También pueden hacer más lenta la introducción de datos, ya que tienen que actualizarse cada vez que se agrega o modifica un registro. Una vez definida la estructura completa de campos, guarde los cambios y utilice el botón de cerrar Propiedades del campo Aparece en la parte inferior de la pantalla de diseño de tabla, aparece la ficha General con las propiedades: que se describen a continuación. Dependiendo del tipo de datos del campo, mostrará más o menos. Tamaño del campo, número máximo de caracteres que podrá introducir en este campo, si el campo es de tipo texto. En el caso de los campos numéricos el tamaño determina el tipo de número que se puede almacenar. (Vea los tipos de campos numéricos, en la pág. 10)

15 13 Formato, diseño de presentación para el campo. Título, etiqueta para el campo que se utiliza en un formulario. Si no escribe título, la etiqueta que empleará será el nombre del campo. Valor predeterminado, valor que se introduce automáticamente en el campo para nuevos registros. Máscara de entrada, modelo para todos los datos introducidos en este campo. Regla de validación, expresión que debe ser verdadera, cuando introduzca o cambie datos en el campo.. Texto de validación, mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por la regla de validación. Indexado, crea o no un índice para ese campo, de forma que las búsquedas por ese campo sean más rápidas. Lugares decimales, número de lugares decimales que aparecerán. Sólo con campos numéricos o monetarios. Requerido, establece si es obligatoria o no la entrada de datos en este campo. Permitir longitud cero, establece si permite o no cadenas de longitud cero ( ) en este campo. Compresión Unicode. A partir de la versión 2000 Access utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode, que utiliza 2 bytes para cada carácter, en lugar de uno por cada carácter como hacía el sistem anterior. Si la propiedad Compresión Unicode tiene el valor Sí, significa que cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime al almacenarse y se descomprime al abrirse. Suele ocurrir para todos los caracteres latinos. Modo IME, controla la conversión de los caracteres en los juegos de caracteres kanji (japonés), haragana (japonés), katakana (japonés) y hangul (coreano). Etiquetas inteligentes, indica el nombre y la acción de la etiqueta inteligente registrada que desea asociar a este campo Establecer clave principal Clave principal es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. - Seleccione el campo/s que desee definir como clave principal y pulse el botón derecho del ratón. En el menú contextual seleccione Clave principal. O también utilizando la herramienta del panel Diseño Modificar diseño de tabla Para cambiar el diseño de una tabla, seleccione la tabla en el panel de exploración y en el menú contextual seleccione Vista Diseño.

16 Añadir un campo Desde la Vista Diseño sitúe el punto de inserción en la posición en la que desee el nuevo campo, seleccione Insertar filas (en la ficha Diseño) Eliminar un campo Desde la Vista Diseño, sitúe el punto de inserción en la fila completa del campo que desee eliminar y pulse la tecla SUPR Copiar un campo En Vista Diseño seleccione la fila del campo que desee copiar y seleccione Copiar en el menú contextual. Seleccione la fila donde desee que aparezca la copia y elija Pegar en el menú contextual. Cambie el nombre al campo. Este campo será del mismo tipo que el original y con las mismas propiedades. Los datos contenidos en el campo original no se copian. Para copiar un campo con los datos utilice la vista Hoja de datos seleccione la columna del campo que desee copiar y utilice el comando Copiar del menú contextual. Seleccione la columna Agregar nuevo campo y utilice el comando Pegar del menú contextual Cambiar el formato del campo El formato de un campo tiene que ver con el aspecto que tendrán los datos de ese campo. Sitúe el cursor en el campo a editar (Nombre). Pase a la tabla de propiedades con F6. En el apartado Formato dependiendo del tipo de campo muestra una lista de formatos incorporados o no. En cualquier caso es posible crear formatos propios para campos numéricos, texto... Formato Número General Moneda FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS NUMÉRICOS SIGNIFICADO Muestra el número como se ha introducido. Muestra el separador de millar, los números negativos entre paréntesis, con dos decimales por defecto. Euro Utiliza el formato Moneda con el símbolo del euro Fijo Estándar Porcentaje Científico Presenta como mínimo un dígito con dos decimales. Muestra el separador de millar y dos cifras decimales. Multiplica el valor por 100, añade el símbolo % y presenta dos cifras decimales. Muestra los números con la notación científica estándar. Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente, donde: La primera representa el formato de los números positivos. La segunda representa el formato de los números negativos. La tercera representa el formato de los valores cero. La cuarta representa el formato de los valores nulo.

17 15 Puede crear formatos personalizados mediante los símbolos siguientes: CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS NUMERICOS Símbolo SIGNIFICADO, Separador decimal. Separador de miles 0 Representa un dígito. Muestra el 0 para valores 0 o si no se dio valor. # Representa un dígito. No muestra el 0 si el valor es 0 o si no se dio valor. % Porcentual. Multiplica el valor por 100 y muestra el símbolo % ejemplos #.##0 Aparece el separador de millar y el 0 cuando no se dio valor Socio nº #.##0 Como el anterior, pero aparecerá precedido del texto Socio nº. #.### Aparece el separador de millar pero no muestra el 0 FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS FECHA/HORA Formato General Fecha Larga Fecha Mediana Fecha Corta Hora larga Hora mediana Hora corta SIGNIFICADO Configuración predeterminada Muestra la fecha larga con el formato del panel de control de Windows. 14-Ene-95 Muestra la fecha corta con el formato del panel de control de Windows. CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO FECHA Símbolo SIGNIFICADO : Separador de hora / Separador de fecha d / dd ddd / dddd Día del mes 1 31 / Día de la semana lun dom / Lunes - Domingo m / mm Mes del año 1 12 / a aa / aaaa Día del año Año con dos dígitos Año con cuatro dígitos h / hh Horas n / nn Minutos s /ss Segundos Ejemplos dd/mm/aaaa Mostrará día/mes/año con cuatro dígitos mmmm Muestra el nombre completo del mes CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO Símbolo SIGNIFICADO Espacio Texto entre Presenta un espacio Muestra siempre el texto que hay entre comillas Muestra el contenido del campo Todos los caracteres en mayúsculas

18 16 CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO Símbolo SIGNIFICADO & Todos los caracteres en minúsculas No se necesita un carácter de texto Ejemplos Aparecerá el tratamiento Sr. Delante del campo FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS SÍ / NO Formato SIGNIFICADO Sí/No Configuración predeterminada. Sí = -1 y No = 0 Verdadero/Falso Verdadero = -1 y Falso = 0 Activado/Desactivado Activado = -1 y Desactivado = 0 Para los campos de tipo Sí/No, puede definir formatos personalizados que contengan hasta tres secciones: La primera requiere el signo de punto y coma. La segunda indica el texto a mostrar en los valores sí La tercera indica el texto a mostrar en los valores no. ; Aprobado ; Suspenso Si el valor es Sí mostrará el texto Aprobado, si el valor es No, mostrará el texto Suspenso Cambiar la máscara del campo Facilita la introducción de datos en un campo y controla los valores que introducen los usuarios en ese campo. Puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma: La primera especifica la máscara, propiamente dicha. La segunda especifica si Access debe almacenar los caracteres de visualización literales o no. 0 almacena; 1 no almacena. La tercera indica el símbolo que muestra Access para indicar al usuario que debe introducir un carácter por la máscara. Símbolo SIGNIFICADO Convierte en mayúsculas los caracteres de la derecha Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha! El campo se rellena de derecha a izquierda. \ Precede a un carácter, para que lo tome como normal. # Dígitos, +, - y espacios en blanco, incluso valor vacío. 0 Dígitos. Entrada obligatoria. 9 Dígitos y espacios. Entrada no obligatoria. L Letras. Entrada obligatoria.? Letras. Entrada no obligatoria. A Letras o dígitos. Entrada obligatoria.

19 17 a & C Símbolo SIGNIFICADO Letras o dígitos. Entrada no obligatoria. Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada obligatoria Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada no obligatoria.,. / : Separadores: decimal, millar, fecha y hora ;0;_ >L<???? EJEMPLOS Para introducir números de 6 dígitos separado con guiones sin necesidad de incorporar el guión. Para escribir texto, con la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas Cambiar el valor predeterminado El valor predeterminado especifica un valor que se introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. EJEMPLOS C. Numéricos 45 Para que aparezca siempre 45 por defecto al introducir un nuevo registro. C. Texto LEÓN Para que aparezca por defecto LEÓN como provincia. C. Fecha/hora #10/05/95# Para que aparezca la fecha 10/05/95 C. Sí/No Sí Aparecerá por defecto Sí Cambiar la regla de validación Especifica requisitos para la introducción de datos en el campo. (Máximo caracteres). Si se cumplen los requisitos, el valor introducido lo valida Access, pero si no, mostrará un mensaje de alerta predeterminado o uno personalizado si escribe el texto de validación (máximo 255 caracteres). Puede introducir cualquier expresión - combinación de operadores, constantes, valores literales, funciones, nombres de campos (columnas), controles y propiedades que se evalúa como un único valor -. En la siguiente tabla se indica cómo se escriben expresiones, dependiendo de que su contenido sea texto, fecha,... En la máscara de un campo no se puede hacer referencia a otro campo de la tabla. Expresiones texto fecha número función campo SINTAXIS TEXTO #dd/mm/aa# Número Nombrefunción(argumento1;argumento2; ) [campo

20 18 OPERADORES ARITMÉTICOS DESCRIPCIÓN Producto + Suma Resta Divide dos números de coma flotante. \ Divide dos números enteros ^ Eleva un número a un exponente. Mod Devuelve el resto de dividir dos números OPERADORES COMPARACION DESCRIPCIÓN Menor que < 65 = Menor o igual que < = Distinto que < > PALENCIA Mayor que. > 30 = Mayor o igual que > = #01/05/95# EJEMPLOS Entre Valor comprendido entre dos expresiones Entre #01/01/95# Y #31/12/95# Como NO ES NULO ES NULO NO Prueba de un campo Texto o Memo para coincidir con una cadena de patrón. Deberá incluir una cadena de texto como valor de comparación que defina qué caracteres son válidos y en qué posiciones. Para ello Access le permite el uso de ciertos caracteres comodín. Requiere que el usuario introduzca un valor en el campo. Requiere que el campo esté vacío. Se utiliza antes de cualquier operador de comparación para realizar la prueba de conversión, excepto para "NO ES NULO". Como "Lewis*" Caracteres comodín COMO DESCRIPCIÓN? Cualquier carácter individual * Cualquier número de caracteres; se utiliza para definir cadenas al principio, al final o en medio, que no tienen que coincidir con ningún modelo de caracteres específico. # Cualquier dígito individual Eqv Imp OPERADORES LÓGICOS Negado (Not) O OEx Y DESCRIPCIÓN Realiza una equivalencia lógica entre dos expresiones. Realiza una implicación lógica entre dos expresiones. Niega una expresión numérica Disyunción. Permite elegir entre una expresión u otra. Realiza una exclusión entre dos expresiones. Realiza una intersección entre dos expresiones.

21 19 Ejemplos de reglas de validación DESCRIPCIÓN COMO "?####X" Una cadena de 6 caracteres, que el primero es cualquier carácter, seguido de 4 dígitos y termina en una X COMO "[!0-3RT]###" Editar índices de una tabla Una cadena de 4 dígitos, cuyo primer carácter es cualquiera distinto de un número entre 0 y 3 y las letras R y T, seguido de cuatro dígitos. Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla que se encuentra en el Panel de exploración y seleccione Vista diseño en el menú contextual. Pulse el botón Índices del Panel de diseño. En la columna Nombre del índice escriba el nombre del índice. En la columna Nombre del campo seleccione el campo para el que desee establecer el índice. En la columna Criterio de ordenación defina el sentido de la ordenación del índice (Ascendente / descendente). En la parte inferior muestra las propiedades de ese índice: - Principal (Sí/No): Si especifica Sí este índice es clave principal. - Única (Sí/No): Si especifica Sí este índice ha de ser único (no admite duplicados). - Ignorar Nulos (Sí/No): Si especifica Sí los registros con valor Nulo serán excluidos del índice Propiedades de una tabla En la vista diseño, pulse el botón Hoja de propiedades del panel de diseño.

22 20 PROPIEDAD OPCIONES DESCRIPCIÓN Mostrar vistas en el sitio de SharePoint Hoja secundaria de datos expandida NO mostrar Seguir configuración de base de datos Sí o No Los datos de la tabla no están disponibles en un sitio de Windows SharePOint Service 3.0 Los datos de la tabla estarán o no disponibles en un sitio de Windows SharePoint Service 3.0 si lo activa o no para la base de datos en general Todas las hojas secundarias aparecen expandidas al abrir esta tabla si indica Sí. Alto de hoja secundaria de datos Medida en cm. La hoja secundaria de datos se abre con la altura especificada. Si el valor es 0, la hoja secundaria se expande para mostrar todas las filas disponibles. Regla de validación Expresión de comparación, que permite incluir funciones de Access Esta regla se comprobará cuando guarde el registro o al cambiar de registro. Texto de validación Cadena de texto Es el mensaje que mostrará al usuario si infringe la regla de validación. Filtro Ordenar por Le permite almacenar un filtro que limita los registros a visualizar al abrir la hoja de datos. Le permite almacenar un criterio de orden, para que al abrir la hoja de datos siempre visualice a información ordenada de ese modo. Hoja secundaria de datos [Automático] Crea una hoja secundaria de datos con la primera tabla que tenga una relación de varios definida con esta tabla. [Ninguno] Tabla.nombre Desactiva la función Utiliza la tabla o consultas indicadas Consulta.nombre Vincular secundarios campos Campo o campos de la tabla relacionada, Define que campos de la tabla secundaria están relacionados con los campos clave principal de la tabla actual. separados por punto y coma Vincular principales campos Campo o campos que son clave principal en esta tabla, Define los campos de clave principal de la tabla actual, que Access utilizará para relacionar con la tabla secundaria. separado por punto y coma

23 21 3. Trabajo con hoja de datos Cuando se trabaja con una tabla en la forma de hoja de datos, dispone de la ficha Inicio: Grupo Vistas Si pulsa en el triángulo que muestra bajo 'Ver' tendrá opción a cambiar a otra vista: Grupo Portapapeles Con herramientas para cortar, copiar, copiar formato y pegar. En el deplegable de Pegar hallará diferentes opciones de pegado. Grupo Fuente Con herramientas para cambiar la fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, alineación, color de fuente, color de relleno, cuadrícula y colores de tema. Grupo Registros Con herramientas para: actualizar el registro actual o toda la tabla, añadir nuevo registro, eliminar registro/s seleccionado/s, realizar una revisión ortográfica, guardar. Muestra una novedad que es la posibilidad de activar una fila de totales, en la que para los campos numéricos podrá elegir el cálculo total a realizar (suma, cuenta, promedio, ) En el botón Más, encuentra las opciones de alto de fila, ancho de columna, inmovilizar columna, liberar, mostrar y ocultar columna. Grupo Ordenar y filtrar Con herramientas para ordenar de forma ascendente o descendente, diferentes opciones de filtro por selección, desplegar la ventana de filtro en la posición del cursor, o la posibilidad de ir a la ventana de filtro u orden avanzado. Grupo Ventana Con las opciones que permiten cambiar de ventana en la base de datos. Grupo Buscar Con herramientas para buscar, reemplazar, desplazarse por los registros y seleccionar registros Movimientos e introducción de datos Para avanzar al siguiente campo utilice la tecla TABULADOR o INTRO. Para retroceder al campo anterior pulse MAYÚSCULAS + TABULADOR.

24 22 Si al pasar de registro desea escribir en uno de los campos la misma información que en el registro anterior, basta con pulsar las teclas CONTROL +. Cuando hay varios registros ofrece la posibilidad de situar el cursor en cualquiera de ellos, con las flechas arriba / abajo o con la barra inferior (botones de desplazamiento). Ir al primer registro. Ir al registro anterior Indica el nº de registro activo y el total de registros Ir al registro siguiente. Ir al último registro. Nuevo registro, desplaza al final de la hoja de datos para introducir un nuevo registro Editar dato de un registro Si se trata de reemplazar un dato por otro seleccione el dato y escriba el nuevo valor (no será posible con los campos autonuméricos). Si sólo desea cambiar parte de un dato, una vez seleccionado pulse la tecla F2, le permitirá moverse por el texto de la celda al utilizar las flechas de desplazamiento Filtro / orden avanzado Filtro es el conjunto de criterios que se aplican a los datos para mostrar un subconjunto de los datos o para ordenarlos. Como se veía en el panel de Inicio en la ficha Ordenar y filtrar, utilice la herramienta. En el desplegable seleccione Filtro avanzado / Ordenar. Mostrará la siguiente ventana, para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja de datos. Agregue los campos sobre los que quiera incluir criterios a la cuadrícula de diseño. Para ello, haga doble clic sobre el campo en la lista de campos, o arrastre el campo desde la lista de campos a la cuadrícula de diseño a una celda de la fila Campo, o en una celda de la fila Campo, seleccione el campo.

25 23 Puede establecer el orden ascendente o descendente en la fila de Orden. Especifique los criterios para ese campo en la cuadrícula de diseño: escriba una expresión en la fila Criterios de ese campo - columna -. Puede escribir criterios en la fila de criterios, de manera que los que estén en la misma fila han de cumplirse todos (ligados por operador Y), si utiliza diferentes filas los criterios quedan ligados con el operador O. Para escribir los criterios podrá hacer uso de los operadores vistos anteriormente (Pág. 17). Le resultará más fácil si utiliza el generador de expresiones: Pulse el botón derecho del ratón sobre la celda en la que quiera incluir la expresión, y en el menú contextual, seleccione Generar. El cuadro de expresiones, es donde escribirá la expresión. Cuadro de expresiones Botones de operadores Elementos de expresiones El cuadro situado en la zona inferior izquierda contiene carpetas que muestran los objetos - tablas, consultas, formularios e informes - de la base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. El cuadro inferior intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Así por ejemplo, si a la izquierda seleccionó funciones incorporadas, en el intermedio visualizara las diferentes categorías de funciones. El cuadro inferior derecho muestra los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Siguiendo con el ejemplo anterior, mostrará la lista de funciones incorporadas correspondientes a la categoría seleccionada en el cuadro intermedio. Utilice el botón Pegar para subir al cuadro de expresiones el elemento seleccionado en los cuadros inferiores. Para obtener un operador pulse el botón de operador correspondiente. También puede escribir libremente en el cuadro de expresiones. Una vez finalizada pulse el botón Aceptar. Access copiará la expresión en el lugar donde inició el Generador de Expresiones. Una vez que se ha establecido el filtro, haga clic sobre la herramienta Avanzadas y seleccione en el desplegable Aplicar filtro u ordenar. Mostrará la hoja de datos de la tabla con los registros que pasan el filtro. Para desactivarle utilice la herramienta Alternar filtro.

26 Imprimir registros de una tabla Seleccione en el botón de Office Imprimir. Encontrará diferentes opciones: Vista preliminar, Imprimir, Impresión rápida. 4. Copiar estructura, estructura y datos, sólo datos Si desea tener una copia de la tabla creada. en otra tabla, desde el panel de exploración pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a copiar: En el menú contextual seleccione Copiar. Pulse el botón derecho del ratón sobre el fondo del panel de Exploración y en el menú contextual seleccione Pegar. Elija en Opciones de pegado lo que quiere copiar. 5. Cambiar el nombre de una tabla Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla - en el panel de exploración- y en el menú contextual seleccione Cambiar nombre. Teclee el nuevo nombre y pulse la tecla Intro.

27 25 6. Eliminar una tabla Pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a eliminar, en el panel de exploración y seleccione Eliminar. 7. Imprimir estructura de una tabla En el panel Herramientas de base de datos, utilice la herramienta, que se encuentra en el panel Herramientas de la base de datos, en la ficha Analizar. Marque los objetos que desee documentar y pulse el botón Aceptar.

28 26 Formularios Los formularios son la interfaz entre usuarios y aplicación. Tienen diferentes finalidades: Presentar y editar datos Puede presentar la información contenida en una/varias tabla/s por pantalla, y le permite añadir, eliminar y modificar registros de una tabla. Mostrar mensajes Los formularios permiten proporcionar información acerca de errores cometidos, o sobre el modo de actuar en una aplicación. Cuadros de diálogo Pueden utilizarse para controlar el flujo de la aplicación, asignando macros o procedimientos de Visual Basic a eventos de sus controles. 1. Tipos de formularios 1.1. Subformularios Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios: El formulario principal muestra los datos de la parte "uno" de la relación.. El subformulario muestra los datos de la parte "varios" de la relación. Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios, si coloca cada subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta siete niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario, y así sucesivamente.

29 Formularios emergentes Son formularios que cuando se abren se mantienen siempre a la vista y permiten trabajar con las ventanas que quedan detrás. Un ejemplo de este tipo es la ventana de propiedades de los formularios Formularios modales Son formularios que requieren una respuesta antes de que el usuario pueda seguir trabajando en la aplicación. Mientras está abierto no permite llevar el cursor a un lugar fuera del mismo. 2. Crear un formulario 2.1. Formulario en columna En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. Haga clic en el grupo Formularios de la ficha Crear, en Formulario Access crea el formulario incluyendo todos los campos y lo muestra en la vista Presentación, que es la vista que permite hacer cambios en el diseño, al mismo tiempo que muestra el aspecto final en la pantalla. Si la tabla estuviese relacionada con una sola tabla de la forma uno a varios, mostrará en el formulario la hoja de datos de la tabla secundaria. Si la tabla estuviese relacionada con varias tablas, Access no muestra ninguna hoja de datos Formularios divididos Es una novedad en. Muestra simultáneamente un registro en una vista de formulario normal y ver una lista de registros en la vista hoja de datos de la misma tabla.

30 28 En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si selecciona un campo en una vista, se selecciona el mismo campo en la otra. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones). Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos: Puede usar la hoja de datos para localizar rápidamente un registro y, a continuación, usar la otra vista para ver o editar el registro. El registro que se muestra arriba, aparece remarcado en la parte inferior Formularios continuos ( En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Varios elementos. Le mostrará el formulario en la vista Presentación. El formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

31 Formulario con asistente En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios, y en el desplegable seleccione Asistente para formularios. A continuación siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente. Si desea incluir campos de más e una tabla no haga clic en Siguiente ni en Finalizar. Ddespués de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. Luego haga clic en Siguiente o Finalizar Formulario con la herramienta Formulario en blanco En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco Le muestra la lista de campos el siguiente modo: Haga clic en Mostrar todas las tablas y después haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. 3. Partes de los formularios En un formulario hay secciones, áreas diferentes del formulario y controles que se colocan en las secciones. Cada uno de estos elementos tiene un conjunto de propiedades que se describen más adelante. Dependiendo del elemento que tenga seleccionado al visualizar la hoja de propiedades mostrará la ventana de propiedades de ese elemento en particular. Para seleccionar el formulario en la vista presentación, deberá hacer clic en el selector de registro. Para seleccionar el formulario en la vista diseño, deberá hacer clic en el cuadro que se encuentra a la izquierda de la regla horizontal y por encima de la regla vertical. Si las reglas no estuviesen visibles, puede mostrarlas utilizando la herramienta encuentra en el grupo Mostrar u ocultar, de la página 38., que se Utilice la herramienta, que encontrará en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño de formulario.

32 30 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Origen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la que está basado el formulario. RecordSource Título Título del formulario Caption Emergente Si permanece encima de otras ventanas o no Popup Modal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre Modal Mostrar en el sitio de SharePoint Indica si este formulario estará o no en disponible en un sitio de Windows SharePoint Service 3.0 DisplayOnSharePointSite Vista predeterminada Vista en la que se abre el formulario DefaultView Permitir vista Formulario Permitir vista Hoja de datos Permitir vista Tabla dinámica Permitir vista Gráfico dinámico Permitir vista Presentación Imagen Mosaico de imágenes Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Formulario Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Hoja de datos Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Tabla dinámica Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Gráfico dinámico Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Presentación Nombre de archivo gráfico utilizado para el fondo del formulario Si desea presentar la imagen en formato de mosaico en la ventana del formulario. AllowFormView AllowDatasheetView AllowPivotTableView AllowPivotChartView AllowLayoutView Picture PictureTiling Distribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del formulario PictureAlignment Tipo de imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse la imagen. Si está incrustada (0) pasa a formar parte del archivo de la base de datos. En caso contrario, la imagen se guarda en el disco duro y en el archivo de la base de datos solo guarda un puntero hasta su ubicación. PictureType Modo de tamaño de la imagen Controla la forma en que se cambia el tamaño de la imagen en el formulario: recortar (0), la imagen se recorta si es mayor en tamaño que el formulario. Extender (1) se extiende horizontal y verticalmente para rellenar el formulario completo, incluso si la relación original alto-ancho se distorsiona. Zoom (3), la imagen se alarga hasta su máxima extensión manteniendo su relación original alto-ancho PictureSizeMode Ancho Ancho del formulario Width

33 31 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Centrado automático Ajuste de tamaño automático Ajustar a la pantalla Estilo de los bordes Indica si se centra o no el formulario automáticamente en la ventana de la aplicación Si se ajusta el tamaño automáticamente para mostrar un registro completo. Establece si se reduce el ancho del formulario para ajustarse al ancho de la pantalla Especifica el tipo de borde y elementos de borde (barra de título (barra de título: barra horizontal en la parte superior de una ventana, cuadro de diálogo o barra de herramientas que muestra el nombre del documento, programa o barra de herramientas.), menú Control, botones Minimizar y Maximizar o botón Cerrar) que se van a utilizar con el formulario. AutoCenter AutoResize FitToScreen BorderStyle Selectores de registro Si se presentan o no los selectores de registro. RecordSelectors Botones de desplazamiento Si se muestran o no los botones de desplazamiento. NavigationButtons Título de exploración Establece el texto que aparece a la izquierda de los botones de desplazamiento (botones de exploración: botones que puede utilizar para desplazarse por los registros. Se encuentran en la esquina inferior izquierda de la ventana de las vistas Hoja de datos y Formulario. Están disponibles también en el modo de vista previa, de manera que puede desplazarse por las páginas del documento.) del formulario. NavigationCaption Separadores de registros Si se muestran o no las líneas entre registros DividingLines Barras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBars Cuadro de control Mostrar o no el menú control en el formulario. ControlBox Boton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar CloseButton Botones Minimizar y Maximizar Movible Tamaño del formulario dividido Mostrar o no los botones de minimizar y maximizar Establece si el usuario puede mover el formulario especificado. Para ajustar el tamaño del formulario y la hoja de datos. Cuanto más grandes sean los valores de la propiedad SplitFormSize, se mostrará más parte del formulario y menos de la hoja de datos MinMaxButtons Moveable SplitFormSize

34 32 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Orientación del formulario dividido Barra divisora del formulario dividido Hoja de datos del formulario dividido Impresión del formulario dividido Guardar posición de la barra divisora Hoja secundaria de datos expandida Alto de hoja de datos expandida Linea X Linea Y Diseño a imprimir Orientación Establece la posición de la hoja de datos con respecto al formulario cuando este se muestra en la vista Formulario dividido establece si la barra divisora está disponible cuando el formulario se muestra en modo Formulario dividido. Establece si el usuario puede editar registros en la hoja de datos cuando un formulario se muestra en la vista Formulario dividido Establece si el contenido del formulario o la hoja de datos se imprime al imprimir un formulario presentado en la vista Formulario dividido. Establece si la posición de la barra divisora se guarda cuando se cierra un formulario que se muestra en modo Formulario dividido Determina el estado en que están guardadas todas las hojas secundarias de datos (hoja secundaria de datos: hoja de datos que está anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos.) Determinar el alto predeterminado con que se muestra una hoja secundaria de datos cuando se expande. Nº de subdivisiones por unidad de medida horizontal en la cuadrícula Nº de subdivisiones por unidad de medida vertical en la cuadrícula Inidcar si se usan fuentes de pantalla o de impresora. Para especificar o determinar la orientación de la vista. SplitFormOrientation SplitFormSplitterBar SplitFormDatasheet SplitFormPrinting SplitFormSplitterBarSave SubdatasheetExpanded SubdatasheetHeight GridX GridY LayoutForPrint Orientation

35 33 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Tipo recordset Valores predeterminados de búsqueda Filtro Filtrar al cargar Ordenar por Ordenar por al cargar Entrada de datos Permitir agregar Permitir eliminación Permitir ediciones Dependiendo del tipo que establezca podrá modificar o no un conjunto de registros: (0 ò Dynaset) Puede modificar controles dependientes basados en una única tabla o en tablas con una relación uno a uno. Para controles dependientes de campos basados en tablas con una relación uno a varios, no se pueden modificar datos del campo de combinación del componente "uno" de la relación, a menos que se active una actualización en cascada entre las tablas. (1 ó Dynaset Actualizaciones no coherentes) Se pueden editar todas las tablas y los controles vinculados a sus campos. (2 ó Snapshot) No se puede editar las tablas o sus controles dependientes. Indica si muestra los valores predeterminados para las nuevas filas en el formulario especificado antes de guardar la fila. Filtro que se carga automáticamente con el formulario. es una expresión de cadena que consiste en una cláusula WHERE sin la palabra clave WHERE Establece si el filtro especificado por la propiedad Filter se aplica cuando se carga el formulario Para especificar cómo desea ordenar los registros del formulario. Establece si la ordenación especificada por la propiedad OrderBy se aplica cuando se carga el formulario. Indicar si sólo se permite agregar nuevos registros desde el formulario. Indicar si es posible o no agregar registros desde el formulario Inidcar si es posible o no eliminar registros desde el formulario Indicar si se pueden modificar o no los registros desde el formulario RecordsetType FetchDefaults Filter FilterOnLoad OrderBy OrderByOnLoad DataEntry AllowAdditions AllowDeletions AllowEdits Permitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters

36 34 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al activar registro (Current) Al cargar Al hacer clic Después de actualizar Antes de actualizar Antes de insertar Antes de confirmar la eliminación Al eliminar Después de confirmar la eliminación En datos no guardados Al recibir el enfoque Al perder el enfoque Al hacer doble clic Al bajar el mouse Al subir el mouse Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando el enfoque se desplaza a un registro, haciendo que sea el registro actual, o cuando el formulario se actualiza o se somete a una nueva consulta. Macro o función que se ejecuta cuando se carga el formulario, es decir cuando se abre y se muestran sus registros. Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic con el ratón sobre un objeto. Macro o función que se ejecuta después de que el registro sea actualizado Macro o función que se ejecuta antes de que el registro sea actualizado Macro o función que se ejecuta cuando se teclea el primer carácter en un nuevo registro Macro o función que se ejecuta antes de confirmar una eliminación Macro o función que se ejecuta cuando un registro es eliminado Macro o función que se ejecuta después de confirmar una eliminación Macro o procedimiento que se ejecuta cuando cambia el contenido de un formulario o la parte de texto de un cuadro combinado. También ocurre al moverse de una página a otra en un control de ficha. Macro o función que se ejecuta cuando un formulario recibe el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un formulario pierde el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble clic con el ratón sobre un objeto. Macro o función que se ejecuta cuando se presione el botón del ratón mientras el puntero permanece sobre el objeto. Macro o procedimiento que se ejecuta cuando el usuario suelta un botón del mouse (ratón). Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el ratón sobre el objeto. OnCurrent Onload OnClick AfterUpdate BeforeUpdate BeforeInsert BeforeDelConfirm OnDelete AfterDelConfirm OnDirty OnGotFocus OnLostFocus OnDblClick OnMouseDown OnMouseUp OnMouseMove

37 35 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al subir una tecla Al bajar una tecla Al presionar una tecla Al deshacer Al abrir Al cerrar Al cambiar de tamaño Al activar Al desactivar Al descargar Al ocurrir un error Al mover rueda del mouse Al filtrar Al aplicar el filtro Al cronómetro Intervalo de cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla mientras un formulario o control tiene el enfoque y se suelta. Macro o función que se ejecuta durante la acción de presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla. Macro o función que se ejecuta cuando se ha llevado a cabo una acción de deshacer. Macro o función que se ejecuta cuando se abre un formulario, pero antes de que se muestre el primer registro. Macro o función que se ejecuta cuando un formulario se cierra y se quita de la pantalla. Macro o función que se ejecuta al abrir un formulario y siempre que cambia su tamaño. Macro o función que se ejecuta cuando el formulario recibe el enfoque y se convierte en la ventana activa. Macro o función que se ejecuta cuando el formulario o informe pierde el enfoque en favor de una ventana Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Macro o Módulo, o de la ventana Base de datos. Macro o función que se ejecuta después de cerrar un formulario, pero antes de que desaparezca de la pantalla. Macro o función que se ejecuta al producirse un error en tiempo de ejecución en Microsoft Access cuando un formulario tiene el enfoque. Macro o función que se ejecuta al mover la rueda del ratón cuando un formulario tiene el enfoque. Macro o función que se ejecuta al modificar un filtro Macro o función que se ejecuta cuando un filtro es aplicado o eliminado Macro o función que se ejecuta cuando el intervalo de tiempo del cronómetro llega a cero Especificar el intervalo del cronómetro en milisegundos OnKeyUp OnKeyDown OnKeyPress OnUndo OnOpen OnClose OnResize OnActivate OnDeactivate OnUnload OnError MouseWheel OnFilter OnApplyFilter OnTimer TimerInterval

38 36 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al cambiar la selección Antes de reproducción Después de reproducción final Después de reproducción Después del diseño Al conectar Al desconectar Antes de la consulta Al ejecutar la consulta Al cambiar los datos Al cambiar el conjunto de datos Al ejecutar el comando On Cmd Before Execute Al habilitar el comando Al activar el comando Al cambiar la vista Al cambiar la tabla dinámica Antes de la sugerencia Ciclo Macro o función que se ejecuta cuando selecciona otro elemento en el formulario Para especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el último control de un formulario dependiente: 0 al primer control del registro siguiente. 1 al primer control de tabulación del mismo registro. 2, si está en el último control de una página, pasa al primer control de la página. SelectionChange BeforeRender AfterFinalRender AfterRender AfterLayout OnConnect OnDisconnect BeforeQuery Query DataChange DataSetChange CommandExecute CommandBeforeExecute CommandEnabled CommandChecked ViewChange PivotTableChange BeforeScreenTip Cycle Bloqueo de registros Para determinar cómo se bloquean los registros y qué sucede cuando dos usuarios intentan editar el mismo registro a la vez: 0 todos pueden cambiar, al segundo que lo intenta el sistema le pregunta. (bloqueo optimista). 1 mientras está abierto el formulario o la hoja de datos por un usuario todos los registros están bloquedados, nadie puede modificar, agregar o eliminar registros, sólo leer. 2, permanece bloqueado hasta que el usuario cambia de rgistro (bloqueo pesimista). RecordLocks

39 37 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Nombre de banda de opciones Establece el nombre de la Cinta de opciones personalizada que debe mostrarse cuando se carga el formulario especificado. RibbonName Barra de herramientas Especifica una barra de herramientas personalizada que mostrar para un formulario. Toolbar Menú contextual Barra de menús Barra de menús contextuales Archivo de ayuda Id. del contexto de ayuda Tiene un módulo asociado Usar tamaño de papel predeterminado Impresión laser rápida Información Adicional Para especificar si se muestra o no un menú contextual, cuando haga clic con el botón secundario del ratón en un objeto del formulario. Especifica un menú personalizado que mostrar para un formulario Para especificar el menú contextual que aparecerá al hacer clic con el botón secundario del ratón en el objeto especificado. Nombre de un archivo de Ayuda asociado con un formulario. Especifica el identificador de contexto de un tema del archivo de Ayuda personalizado. Para especificar o determinar si un formulario tiene un módulo de clase. Para especificar si las líneas y rectángulos se reemplazan por líneas de caracteres de texto, similares a los caracteres de subrayado (_) y barra vertical ( ), al imprimir un formulario en la mayoría de las impresoras láser. Cadena de texto que almacena información adicional del formulario. ShortcutMenu MenuBar ShortcutMenuBar HelpFile HelpContextId HasModule FastLaserPrinting Tag

40 38 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Origen de la paleta Ruta y nombre del archivo para especificar la paleta de un formulario. Será de uno de estos formatos:.dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión.bmp.) independiente del dispositivo).pal (archivo de paleta de Windows).ico (archivo de icono de Windows).bmp (archivo de mapa de bits de Windows).wmf o.emf, u otros archivos de gráficos para los que dispone de un filtro de gráficos. PaletteSource Tecla de vista previa Para especificar si se llama a los procedimientos de evento del teclado en el nivel de formulario antes de llamar a los procedimientos de evento del teclado de un control. KeyPreview 3.1. Secciones de un formulario Encabezado y pie de formulario Para mostrar u ocultar estas secciones utilice la herramienta Encabezado y pie de formulario que encontrará en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Organizar, en la vista diseño de formulario. Los controles y objetos que se introducen en esta sección aparecen en la parte superior de la pantalla cuando se visualiza el formulario (para todos los registros), en el caso del encabezado o en la parte inferior de la pantalla, en el caso del pie.. Estas son las propiedades del Encabezado y del pie del formulario y se describen a continuación Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Nombre Indicar el nombre de la sección Name Visible Indicar si los elementos que contiene la sección son o no visibles Visible

41 39 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Alto Altura de la sección Height Color de fondo Color de fondo de la sección BackColor Efecto especial Apariencia de la sección SpecialEffect Alto automático Autoextensible Autocomprimible Indicar si el alto se ajustará al alto de los elementos de la sección. Indicar si debe expandirse verticalmente la sección para ajustarse al texto. Indicar si la sección se comprimirá verticalmente de modo que los datos que contiene puedan imprimirse o verse en una vista previa sin dejar líneas en blanco. AutoHeight CanGrow CanShrink Mostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhen Mantener juntos Indicar si se mantiene la sección en la misma página KeepTogether Forzar nueva Para indicar dónde se iniciará la impresión. ForceNewPage página Nueva fila o columna Al hacer clic Al hacer doble clic Al bajar el mouse Al subir el mouse Al mover el mouse Al pintar Información adicional Dónde comienza a imprimirse la sección. Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic sobre la sección. Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble clic sobre la sección. Macro o función que se ejecuta cuando se presiona el botón del ratón. Macro o función que se ejecuta cuando se suelta el botón del ratón. Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el ratón. Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve a pintar la sección. Datos adicionales que deben guardarse con el objeto. Puede escribir una cadena de texto de 2048 caracteres máximo. NewRowOrCol OnClick OnDblClick OnMouseDown OnMouseUp OnMouseMove OnPaint Tag Detalle En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos, Para seleccionar una sección del formulario haga clic en el selector de secciones, que se encuentra en la regla vertical, o en cualquier parte de la barra de sección, que es donde aparece el nombre de la sección, o en cualquier punto del fondo de la sección. El detalle presenta las mismas propiedades descritas en la sección anterior. Tiene una propiedad más:

42 40 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Color de fondo alternativo Establece el color de fondo que se debe mostrar en las filas alternas de la sección especificada. AlternateBackColor 3.2. Controles de un formulario Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común es el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario y subinforme. Los controles se clasifican en: dependientes, independientes y calculados. Control dependiente. Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente. Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores, nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes Diseños de controles Son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un aspecto uniforme. Es similar a una tabla donde cada celda contiene un control. Muestra un signo igual al selector de tabla que se conoce de Word. Los diseños de controles pueden ser de dos tipos: Diseños de controles tabulares. Los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la sección de arriba.

43 41 Diseños de controles apilados. Los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una sección de formulario simple. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, selecciónelos manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, A continuación puede optar por uno de estos métodos: Haga clic en la herramienta Tabular o en Apilado En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles. En el menú contextual de los controles seleccionados, elija Diseño Tabular o Diseño Apilado. Para eliminar un control de un diseño de controles, seleccione el control y a continuación haga clic en la herramienta Quitar utilice el menú contextual. de la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles. O 3.4. Uso de la lista de campos. Agregar controles Para tener a la vista la lista de campos de la tabla activar la herramienta Agregar campos existentes de la ficha Herramientas, del panel Diseño de la cinta Herramientas de formularios. La lista de campos puede mostrar dos aspectos, que se alternan pulsando en la parte inferior: Todos los campos de la base de datos Muestra la relación de Campos disponibles en esta vista, Campos disponibles en otras tablas relacionadas y Campos en otras tablas (si existiesen). (Ver Imagen 1) Sólo campos del origen de registros Muestra únicamente los campos disponibles para esta vista. (Ver imagen 2)

44 42 Imagen 1 Imagen 2 Así si desea presentar un campo en el formulario, seleccione dicho campo en la lista y con el ratón, arrastre hasta situarlo en el lugar deseado. El resultado será un control del tipo adecuado al campo (como esté establecido en el diseño de la tabla); también incorpora una etiqueta adjunta al control. Si desea cambiar el control que ha incorporado para un campo pulse el botón derecho del ratón sobre el control y en el menú contextual seleccione Cambiar a. Si esta opción no aparece, es que no es posible cambiar el tipo de control. También es posible presentar un campo, utilizando otro tipo de control distinto: cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de selección.... La forma más sencilla de incorporar cualquier control es activar el asistente de controles, que se encuentra en la misma cinta de Herramientas de diseño de formulario, en el panel de Diseño, grupo de Controles, donde también encontrará las herramientas que le permitirán elegir cualquier otro control. El modo de incluir un control será haciendo clic sobre la herramienta del control y luego un clic sobre la posición de la cuadrícula donde estará la esquina superior izquierda del control, o en lugar de este clic, puede arrastrar, indicando con ello posición y tamaño final del control Herramientas del cuadro controles

45 43 Asistente de controles Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Actívela si no lo está. Seleccionar objetos Esta herramienta se utiliza para seleccionar. Haga clic sobre: Para seleccionar varios controles haga clic en el primero, y mantenga pulsada la tecla MAYÚSCULAS para seleccionar otros. Si los controles a seleccionar están seguidos, puede trazar un recuadro imaginario. Todos los controles que queden total o parcialmente incluidos en el mismo quedarán seleccionados. Si los controles a seleccionar están en la misma línea horizontal, lleve el cursor sobre la regla vertical y el puntero del ratón tomará el aspecto de una flecha horizontal. Pulse el botón izquierdo cuando el puntero del ratón señale la línea con los controles que desee seleccionar. Si pulsa y arrastra (hacia arriba /abajo) seleccionará todos los controles que incluya el barrido. De igual forma puede seleccionar controles que estén en la misma línea vertical, haciendo uso de la regla horizontal. Etiqueta Utilice este control para mostrar texto descriptivo como nombre de la empresa, instrucciones de manejo del formulario Una vez seleccionada esta herramienta haga clic en el lugar donde desee incluir ese texto. Escriba el texto y pulse la tecla INTRO para terminar. Si desea incluir varias líneas pulse CONTROL + INTRO. Cuadro de texto Control que proporciona un espacio para escribir o ver texto en un formulario, informe o página de acceso a datos. Active la herramienta correspondiente y haga clic en el lugar deseado para el control. Muestre la hoja de propiedades del control En el Origen del control seleccione el campo o bien introduzca una expresión comenzando con el signo "=". También puede servirse del Generador de expresiones que aparecerá al pinchar en los tres puntos que aparecen a la derecha. Grupo de opciones Control que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de alternar o botones de opción. Sólo se puede elegir una opción de un grupo de opciones. Si el grupo de opciones es dependiente, la opción seleccionada determina el valor del campo base.

46 44 Con el asistente de controles activado seleccione la herramienta Grupo de opciones y a continuación haga clic en el lugar donde desee emplazar el control. Le mostrará la siguiente ventana donde debe introducir la etiqueta que desea para cada valor alternativo (los diferentes cursos a realizar). En la siguiente ventana podrá elegir, si debe seleccionar una de las opciones de forma predeterminada. En la siguiente ventana debe introducir los valores (numéricos) que desee para cada opción. A continuación le mostrará otra ventana para que seleccione si los valores alternativos se presentarán con botones de alternar, botones de opción, y el estilo que desea para los mismos. En la zona izquierda se ve una muestra de lo que será el resultado final. Por último debe introducir el título que desea para el grupo de opciones.

47 45 Botón de alternar Control que actúa como un botón de activación/desactivación. Puede mostrar texto o una imagen, y puede aparecer solo o formar parte de un grupo de opciones. Active la herramienta botón de alternar. Arrastre el campo desde la lista de campos hasta la posición deseada. Muestre la tabla de propiedades del control y escriba el título. Botón de opción Control que puede estar seleccionado o desactivado. Los botones de opción se utilizan normalmente como parte de un grupo de opciones donde el usuario puede seleccionar una y sólo una opción, pero también se pueden utilizar fuera de un grupo de opciones para campos de tipo de datos Sí/No. Active la herramienta botón de opción y arrastre el campo desde la lista de campos y arrastre hasta la posición deseada. Aparece un botón con el nombre del campo. Casilla de verificación Indica si una opción está seleccionada o no. Cuando la opción está seleccionada, la casilla está marcada. Active la herramienta correspondiente y arrastre el campo desde la lista de campos hasta la posición deseada. Aparece una casilla con el nombre del campo. Cuadro combinado Combina las características de un cuadro de lista y un cuadro de texto. Puede escribir en el cuadro de texto o seleccionar un elemento en el cuadro de lista. El dato incorporado puede almacenarse en un campo o bien puede ser utilizado como herramienta de búsqueda. Activar la herramienta cuadro combinado y arrastre el campo desde la lista de campos hasta el lugar deseado. Puede elegir si la lista del combinado procede de otra tabla, hay que escribir cada uno de los posibles valores o si va a ser utilizado para buscar un registro en el formulario.

48 46 En el caso de escribir la lista de valores indique el número e columnas y escriba su contenido. Debe tener en cuenta que se mostrará el contenido de la primera columna, aunque el valor que almacene con este control pueda determinarlo en la pantalla siguiente del asistente. Pulse el botón Siguiente. Asigne el campo asociado al control y pulse Siguiente. Por último establezca un título o etiqueta al control. Cuadro de lista Se utiliza para presentar una lista de valores. En la vista formulario permite seleccionar un valor de la lista para introducir un valor en un nuevo registro o para cambiar un valor en un registro existente. Al igual que los cuadros combinados también puede utilizarse para localizar un registro que contenga el dato seleccionado en la lista. Botón de comando Este control se emplea para realizar acciones por ejemplo desplazarse a un registro, imprimir un registro, Active la herramienta Botón de comando y haga clic en la posición para el control. Si tiene activado el asistente de controles, le mostrará en pantalla la siguiente ventana donde podrá optar por distintas acciones clasificadas en categorías.

49 47 Pulse el botón Siguiente y podrá asignar una imagen al botón o un texto. Por último deberá incluir el nombre del control.

50 48 Imagen Se utiliza para presentar una imagen estática en un formulario o informe. Como la imagen estática no es un objeto OLÉ no se puede modificar una vez incluida en el formulario. Marco de objeto independiente Se utiliza para presentar un objeto OLÉ independiente, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, en un formulario. El objeto permanece constante al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente Se utiliza para mostrar objetos OLÉ, almacenados en un campo del origen de registros base del formulario. A medida que se desplaza de registro en registro se presenta un objeto diferente. Insertar o quitar salto de línea Se utiliza para comenzar una nueva pantalla en un formulario. Control ficha Con este control podrá crear un formulario con fichas de varias páginas o un cuadro de diálogo con fichas. Subformulario/subinforme Para presentar los datos procedentes de más de una tabla en un formulario o informe. Línea Para dar énfasis a la información especialmente importante. Rectángulo Para crear efectos gráficos como agrupar un conjunto de controles de un formulario o resaltar los datos importantes de un informe Eliminar un control Seleccione el control y pulse la tecla SUPR Alinear varios controles Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Alineación de controles de la ficha Organizar 3.8. Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Posición de la ficha Organizar

51 Ajustar el tamaño de varios controles Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Tamaño de la ficha Organizar Introducir el número de página El número de página se suele incorporar en el encabezado o en el pie de página. Pulse la herramienta Insertar número de página ficha Diseño,, que se encuentra en el grupo Controles de la Seleccione el formato y la posición y pulse el botón Aceptar. La expresión de la que obtiene el número automático de página es [Page] Introducir logotipo Pulse la herramienta Logotipo Diseño,, que se encuentra en el grupo Controles de la ficha Seleccione la imagen y pulse el botón Aceptar. Se mostrará en el encabezado del formulario.

52 Introducir logotipo en el encabezado Pulse la herramienta Título, que se encuentra en el grupo Controles de la ficha Diseño, Se mostrará en el encabezado del formulario Introducir Fecha y hora Pulse la herramienta Fecha y hora Diseño,, que se encuentra en el grupo Controles de la ficha Se mostrará en el encabezado del formulario Formato condicional Para cambiar el formato de un control del formulario cuando cumple ciertos criterios, seleccione el control y utilice la herramienta Condicional la ficha Diseño. que se encuentra en el grupo Fuente de, Entre las propiedades de formato que puede cambiar están: Negrita, cursiva, subrayado, color de fondo, color de fuente y habilitado. Si apaga esta última casilla no le permite realizar cambios en ese control. Puede establecer un máximo de tres criterios, dependiendo de: - El valor del campo - La expresión es Y para el primer criterio tiene la opción de El campo tiene foco, (para poder establecer un formato para el control, cuando éste tiene el enfoque).

53 51 4. Propiedades de los controles Todos los controles tienen unas propiedades comunes que son las siguientes Propiedad Descripción Referencia Nombre Origen del control Identificador usado en expresiones, macros y procedimientos Nombre del campo o expresión a usar como origen para el control Name Controlsource Formato Formato para mostrar e imprimir datos Format Lugares decimales Nº de lugares decimales presentados DecimalPlaces Visible Indicar si el control es visible o no Visible Formato del texto Título de la hoja de datos Mostrar el selector de fecha Establece si se muestra texto enriquecido en el control. Rótulo que se mostrará para esa columna en la vista hoja de datos Muestra o no el selector de fecha, para controles que requieren ese tipo de entrada. TextFormat ShowDatePicker Ancho Anchura del control Width Alto Altura del control Height Superior Izquierda Posición vertical de la esquina superior izquierda del control. Posición horizontal de la esquina superior izquierda del control Top Left Estilo del fondo Indicar si debe ser transparente o no BackStyle Color del fondo Color del fondo del control BackColor Estilo de los bordes Estilo de la linea del borde del control BorderStyle Color de los bordes Color de la linea del borde del control BorderColor Ancho de los bordes Grosor de la linea del borde del control BorderWidth Efecto especial Apariencia 3D del control EspecialEffect Barras de desplazamiento Qué barras de desplazamiento se muestran ScrollBars Nombre de la fuente Tipo de fuente para el texto del control FontName Tamaño de la fuente Tamaño de la fuente para el texto del control FontSize Alineación del texto Alineación del texto en el control TextAlign Espesor de la fuente Espesor de las fuentes del texto del control FontWeight

54 52 Propiedad Descripción Referencia Fuente subrayada Indicar si quiere el texto subrayado o no FontUnderline Fuente en cursiva Indicar si quiere el texto en cursiva o no FontItalic Color del texto Color del texto que se muestra en el control ForeColor Espaciado interlineal Espacio entre las lineas del texto del contro. LIneSpacing Es hipervínculo Mostrar como hipervínculo Estilo de cuadrícula superior Estilo de cuadrícula inferior Estilo e cuadrícula izquierda Estilo de cuadrícula derecha Para determinar si el texto contenido es hipervínculo Da al texto formato de hipervínculo Establece el estilo de la cuadrícula superior del control Establece el estilo de la cuadrícula inferior del control Establece el estilo de la cuadrícula izquierda del control Establece el estilo de la cuadrícula derecha del control IsHyperlink GridlineStyleTop GridlineStyleBottom GridlineStyleLeft GridlineStyleRight Color de cuadrícula Establece el color e la cuadrícula GridlineColor Ancho de cuadrícula superior Ancho de cuadrícula inferior Ancho e cuadrícula izquierda Ancho de cuadrícula derecha Establece el grosor de la cuadrícula superior del control Establece el grosor de la cuadrícula inferior del control Establece el grosor de la cuadrícula izquierda del control Establece el grosor de la cuadrícula derecha del control GridlineWidthTop GridlineWidthBottom GridlineWidthLeft GridlineWidthRight Margen superior Distancia del texto al borde superior del control TopMargin Margen inferior Distancia del texto al borde inferior del control BottomMargin Margen izquierdo Distancia del texto al borde izquierdo del control LeftMargin Margen derecho Distancia del texto al borde derecho del control RightMargin Relleno superior Relleno inferior Relleno a la izquierda Relleno a la derecha Cantidad de espacio entre el control y su cuadrícula superior Cantidad de espacio entre el control y su cuadrícula inferior Cantidad de espacio entre el control y su cuadrícula izquierda Cantidad de espacio entre el control y su cuadrícula derecha TopPadding BottomPadding LeftPadding RightPadding

55 53 Propiedad Descripción Referencia Delimitador horizontal Delimitador vertical Autoextensible Autocomprimible Mostrar cuando Orden de lectura Alineación de barra de desplazamiento vertical Formas numerales Indica cómo se delimita horizontalmente el control en su diseño Indica cómo se delimita verticalmente el control en su diseño Establece si se expande verticalmente el control, para ajustarse al texto al imprimir. Establece si se comprime verticalmente el control, para eliminar líneas en blanco al imprimir. Para especificar si el control se muestra en pantalla y al imprimir Para determinar el orden de la lectura del texto del control. Determina la alineación de la barra de desplazamiento vertical. Determina si se utilizan cifras del sistema, arábigas, nacionales o establecidas en el contexto. HorizontalAnchor Verticalanchor CanGrow CanShrink DisplayWhen ReadingOrder ScrollBarAlign NumeralShapes Idioma del teclado Establece el idioma del teclado. KeyboardLanguage Máscara de entrada Valor predeterminado Regla de validación Texto de Validación Modelo para todos los datos introducidos en ese control Valor que aparece automáticamente en ese control, para nuevos registros. Expresión que es evaluada cuando se agregan o cambian los datos en ese control. Mensaje mostrado si los datos no cumplen con la propiedad Regla de Validación InputMask DefaultValue ValidationRule ValidationText Buscar por filtro Indicar cuando se desea usar el filtro FilterLookup Activado Bloqueado Indicar si puede o no tener el enfoque ese control. Indicar si permite o no los cambios en ese control. Enabled Locked

56 54 Activado Bloqueado Efecto SÍ SÍ Puede tener el enfoque. Los datos se muestran normalmente. Pueden ser copiados, pero no editados. SÍ NO Puede tener el enfoque. Los datos se muestran normalmente. Pueden ser copiados y editados. NO SÍ No puede tener el enfoque.. No pueden ser copiados ni editados. Los datos se muestran atenuados NO NO No puede tener el enfoque.. Los datos se muestran normalmente. Propiedad Descripción Referencia Al hacer clic Antes de actualizar Después de actualizar En datos no guardados Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic en el control Macro o función que se ejecuta antes de que el campo sea actualizado Macro o función que se ejecuta después de que el campo sea actualizado Cuando cambia el contenido del control OnClick BeforeUpdate AfterUpdate OnDirty Al cambiar Cuando cambia el contenido del control OnChange Al recibir el enfoque Cuando recibe el enfoque OnGotFocus Al perder el enfoque Cuando pierde el enfoque OnLostFocus Al hacer doble clic Al hacer doble clic OnDblClick Al bajar el mouse Cuando se presiona el boton del raton OnMOuseDown Al subir el mouse Cuando se suelta el botón del raton OnMOuseUp Al mover el mouse Cuando se mueve el raton OnMOuseMove Al bajar una tecla Cuando se presiona una tecla OnKeyDown Al subir una tecla Cuando se suelta una tecla OnKeyUp Al presionar una tecla Cuando se presiona un carácter ANSI OnKeyPress Al entrar Cuando consigue el enfoque OnEnter Al salir Cuando pierde el enfoque OnExit Al deshacer Cuando deshace los cambios realizados OnUndo Comportamiento de la tecla entrar Para especificar qué ocurrirá cuando pulse Entrar (si crea una nueva linea, si cambia de control ) EnterKeyBehavior

57 55 Texto de ayuda del control Texto que se mostrará en pantalla al situar el puntero sobre el control ControlTipText Índice de tabulación Establece el orden de tabulación TabIndex Punto de tabulación Permite o no el control del tabulador TabStop Texto de la barra de estado Barra de menús contextuales Id. Del contexto de ayuda Tabulación automática Vertical Permitir autocorrección Suspensión IME Modo IME Modo de oraciones IME Etiquetas inteligentes Texto que se mostrará en la barra de estado Especifica el menú contextual que se mostrará al hacer clic en el botón secundario el ratón sobre el control. Identificador de contexto de un tema de ayuda Indica si se debe producir un salto al control siguiente cuando escribe el último carácter de la máscara Puede establecer si se muestra, modifica e imprime en formato vertical Indica si el control corregirá automáticamente las entradas del usuario. Indica si mantiene o no el modo de conversión Kanji cuando el control pierde el enfoque Establece el modo de conversión Kanji cuando el control recibe el enfoque Establece el modo de oraciones IME cuando se mueve el enfoque Representa la colección de etiquetas inteligentes que se han agregado al control StatusBarText ShortcutMenuBar HelpContextId AutoTab Vertical AllowAutoCorrect IMEHold IMEMode IMESentenceMode SmartTags Información adicional Almacena información adicional del control. Tag 5. Referencias en un formulario Objeto Referencia Formulario Control Propiedad de un control Propiedad de un formulario Subformulario Control de subformulario Forms![Nombre del formulario] Forms![Nombre del formulario]![control] Forms![Nombre del formulario]![control].[propiedad] Forms![Nombre del formulario].[propiedad] Forms![Nombre del formulario].form![nombre del subformul.] Forms![Nombre del formulario].form![nombre del subformul.]![control]

58 56 6. Cambiar el nombre a un formulario Desde el panel de exploración, pulse el botón derecho del ratón sobre el formulario y seleccione Cambiar nombre en el menú contextual. 7. Eliminar un formulario Desde el panel de exploración, selección el formulario y pulse la tecla SUPR. Le mostrará una ventana de confirmación. 8. Copiar un formulario Desde el panel de exploración, pulse el botón derecho del ratón sobre el formulario y seleccione Copiar en el menú contextual. Sobre el fondo del panel seleccione Pegar en el menú contextual. 9. Modificar el diseño de un formulario Desde el panel de exploración, seleccione el formulario y en el menú contextual seleccione Vista diseño.

59 57 Consultas Las consultas son elementos que permiten buscar, examinar y/o modificar información de la base de datos (almacenada en tablas). También pueden utilizarse como el origen de registro para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Existen dos grupos fundamentales de consultas: Consultas de selección.- Recuperan datos de una o más tablas utilizando los criterios que especifique y después los muestran en el orden que desee. Access incluye varios asistentes para la creación de consultas: buscar duplicados, nocoincidentes en otras tablas, consultas sencillas, consulta de tabla de referencias cruzadas,... Consultas de acción.- Modifican el contenido de las tablas, de acuerdo a unos criterios. Entre las consultas de acción más destacadas se encuentran: Consultas de actualización. Consultas de eliminación. Consultas de datos anexados Consultas de creación de tabla 1. Crear una consulta de selección en vista diseño Desde el panel de exploración, el grupo Crear, ficha Otros, utilice el botón Diseño de consulta Le mostrará el cuadro de diálogo Mostrar tabla Seleccione las tablas, consultas con las que desee trabajar, pulse el botón Agregar y luego el de Cerrar. En pantalla mostrará la ventana de diseño, que se describe a continuación. En la parte superior se muestra la lista de campos. Si seleccionó más de un objeto, suele mostrar la línea que indica el tipo de combinación entre las tablas.

60 58 En la parte inferior muestra la cuadrícula de diseño de la consulta, estructurada en diferentes filas: Campo: Aquí debe aparecer el nombre de un campo de la tabla que desee visualizar o sobre el que establecerá condiciones. Para ello, puede hacer doble clic en la tabla sobre el campo deseado, o bien, seleccione un campo en la lista que se despliega en una de estas celdas. También puede incluir un campo calculado, es decir una expresión resultado de un cálculo entre campos de la tabla. Deberá escribir en la celda algo con esta forma: Etiqueta: expresión de cálculo La etiqueta es el rótulo que mostrará esa columna cuando visualice los datos de la consulta. Ejs.: En el caso de una tabla que contenga los siguientes campos: Fecha Venta Fecha/hora Articulo Texto Nombre Cliente Texto Apell Cliente Texto Cantidad Venta Numérico Precio Venta Numérico a) En la consulta se puede crear un campo calculado que devuelva el mes correspondiente a la fecha de venta. La expresión a escribir sería: Mes venta: ParcFecha( mmmm ;[Fecha Venta ) b) El importe de la venta. La expresión sería: Importe Venta: [Cantidad Venta *[Precio Venta c) Que aparezca en una única columna el nombre completo del cliente. La expresión sería: Cliente: [Nombre Cliente &, & [Apell Cliente Lista de campos Cuadrícula de diseño de la consulta

61 59 Tabla: Aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo de esa columna. Para mostrar / ocultar esta fila utilice el botón, que se encuentra en la ficha Mostrar u Ocultar, del grupo Diseño, en el panel Herramientas de consulta. Fila Orden: Descendente, Ninguno. Puede indicar la ordenación de los registros por ese campo: Ascendente, Mostrar: Si activa la casilla, el campo de esa columna se mostrará, si está desactivada el campo no se muestra. Criterios: En esta fila podrá definir uno o más conjuntos de condiciones restrictivas. Ejs.: a) Para visualizar los registros cuyo Precio Venta sea menor a 450: Campo: Precio Venta Orden: Mostrar: Criterios: < 450 b) Visualizar registros cuyo Precio Venta este comprendido entre 450 y 700: campo: Precio Venta Orden: Mostrar: Criterios: Entre 450 Y 700 c) Visualizar los registros del Artículo pinzas: campo: Orden: Mostrar: Criterios: Articulo pinzas d) Visualizar los registros vendidos en los últimos 30 días: campo: Orden: Mostrar: Criterios: Fecha Venta Entre Fecha() Y Fecha()-30 Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza cálculos acumulativos; por ejemplo promedios y cuentas. En una consulta de selección sencilla no se muestra, pero sí en las de tipo resumen. Para ocultar o mostrar la fila Total, haga clic en el botón Ocultar, del grupo Diseño, en el panel Herramientas de consulta., de la ficha Mostrar u Una vez activado, encontrará en esa fila las siguientes opciones: Suma Promedio Mín Calcula la suma de esa columna Calcula la media aritmética de esa columna Calcula el valor mínimo de una columna

62 60 Máx Cuenta Primero Ultimo DesvEst Var Expresión Dónde Calcula el mayor valor de una columna Cuenta el número de valores de una columna. Ignora nulos. Muestra el primer valor de esa columna (atiende al orden establecido) Muestra el último valor de esa columna (atiende al orden establecido) Calcula la desviación estándar de la columna.. Calcula la varianza de esa columna Indica que en la columna se está operando con una expresión calculada y no con un campo Permite establecer criterios por esa columna Agregar una tabla o consulta a la consulta Haga clic en el botón, que se encuentra en la ficha Configuración de consultas del grupo Diseño, en el panel Herramientas de consulta.. Si desea quitar una tabla o consulta, haga clic sobre la lista de campos de esa tabla o consulta y presione la tecla SUPR Combinar varias tablas en una consulta Desde la vista diseño de la consulta, arrastre un campo desde la lista de campos de una tabla o consulta hasta el campo equivalente - un campo del mismo tipo de datos o de un tipo de datos compatible que contenga datos similares - de la lista de campos de la otra tabla o consulta. Si desea cambiar el tipo de combinación haga doble clic sobre la línea de combinación que aparece entre las dos tablas. De la opción que elija dependerá el resultado de la consulta Insertar / Eliminar criterios Desde la vista diseño de la consulta, haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios y escriba la expresión directamente o mediante el Generador de expresiones. Para incluir otro criterio, haga clic en una celda de: La misma fila Criterios, de otra columna - campo para aplicar ambos criterios a la vez (Y). La fila de Criterios siguiente, para que se aplique un criterio o el otro (O).

63 61 Para eliminar una fila de criterios, seleccione la fila y presione la tecla SUPR Funciones de uso frecuente Las funciones se utilizarán en la obtención de campos calculados y otras veces para establecer criterios en las consultas. Funciones de texto Izq$(Cadena de texto;n) Left(cadena texto,n) Devuelve los n primeros caracteres por la izquierda de la cadena de texto dada. IZQ$( PRUEBA ;2) su resultado es: PR Der(Cadena de texto;n) Right(cadena de texto, n) Devuelve los n últimos caracteres por la derecha de la cadena de texto dada. DER( PRUEBA ;2) su resultado es: BA Medio(Cadena de texto;inicio;n) Mid(cadena de texto, inicio, n) Devuelve los n caracteres de la cadena de texto dada empezando a contar desde la posición de inicio. MEDIO( PRUEBA ;2;3) su resultado es: RUE Mayús(Cadena de texto) Ucase(cadena de texto) Devuelve la cadena de texto dada en mayúsculas. MAYÚS( prueba ) su resultado es: PRUEBA Minús(Cadena de texto) Lcase(cadena de texto) Devuelve la cadena de texto dada en minúsculas. MINÚS( PRUEBA ) su resultado es: prueba Recortar(Cadena de texto) Trim(cadena de texto) Devuelve la cadena de texto dada sin espacios a la izquierda y sin espacios a la derecha. RECORTAR( prueba ) su resultado es: prueba Longitud(Cadena de texto) Len(cadena de texto) Devuelve el número de caracteres que forman la cadena de texto dada. LONGITUD( prueba ) su resultado es: 6 Espacio(número) Space(número) Devuelve el número de espacios indicado. ESPACIO(5) su resultado es: 5 ESPACIOS. Format(expresión;formato) Devuelve la expresión formateada de acuerdo a las instrucciones contenidas en el código de formato dado. FORMAT(54 "000") su resultado es: 054. FORMAT("CPI", "<") su resultado es: cpi

64 62 FORMAT("cpi", ">") su resultado es: CPI FORMAT(#10/02/97#;"mmmm") su resultado es: febrero Funciones de Fecha y hora Año(expresión_de_fecha) Year(expresión fecha) Devuelve un valor numérico que representa un valor numérico que represente el año con 4 dígitos de la fecha dada. AÑO(#14/04/1984#) su resultado es: Día(expresión_de_fecha) Day(expresión fecha) Devuelve un número entre 1 y 31 correspondiente al día del mes de la fecha dada. DÍA(#14/04/1984#) su resultado es: 14. Mes(expresión_de_fecha) Month(expresión de fecha) Devuelve un número entre 1 y 12 correspondiente al mes del año. MES(#14/04/1984#) su resultado es: 4. FormatoFechaHora(Fecha; tipo) FormatDateTime(fecha, tipo) Devuelve una expresión con formato Fecha / hora Tipo Significado 0 Muestra una hora o fecha. Si hay una parte de fecha, la muestra como fecha corta. Si hay una parte de hora, la muestra como hora larga. Si existen, se muestran ambas partes 1 Muestra una fecha con el formato fecha larga 2 Muestra una fecha con el formato fecha corta 3 Muestra una hora con el formato hora 4 Muestra una hora con el formato hora de 24 horas AgregFecha(intervalo; número; fecha) DateAdd(intervalo, número, fecha) Devuelve un valor de tipo fecha que es el resultado de agregar un número de intervalos de tiempo a una fecha dada. Intervalo Intervalo VB Significado aaaa yyyy Año t q Trimestre m m Mes a y Día del año d d Día

65 63 w ww h n s Día de la semana Semana Hora Minutos Segundos DíaSemana(expresión_de_fecha; primer día de la semana) WeekDay(fecha, primer dia) Devuelve un número entero, entre 1 y 7 correspondiente al día de la semana de la fecha dada. Primer día de la semana Significado 1 Domingo 2 Lunes 3 Martes 4 Miércoles 5 Jueves 6 Viernes 7 Sábado DÍASEMANA(#14/04/1998#) su resultado es: 3. Fecha() Date() Devuelve la fecha actual del sistema. HoraActual() Time() Devuelve la hora actual del sistema. Ahora() Now() Devuelve la fecha y hora actuales, que obtiene del sistema. DifFecha(intervalo; fecha1;fecha2;[primer dia semana, primera sem])datediff(intervalo, fecha1, fecha2) Devuelve un número que representa la diferencia de intervalos de tiempo entre dos fechas determinadas. Intervalo: puede utilizar cualquiera de los códigos de texto siguientes: aaaa t m a año trimestre mes día DIFFECHA( m ;#01/01/98#;#25/02/98#) su resultado es: 1. PARCFECHA(intervalo; fecha) Devuelve un valor que contiene la parte especificada de la fecha dada.

66 64 En intervalo puede utilizar cualquiera de los códigos que aparecen en la tabla anterior. NombreMes(Fecha,[abreviar]) Devuelve una cadena de texto que es el nombre del mes de la fecha dada. Abreviar es un argumento tipo boleano. Si indica VERDADERO, devolverá el nombre del mes abreviado. FALSO u omitido devuelve el nombre del mes completo. ValorHora(cadena hora) Devuelve una valor de tipo fecha hora, obtenido de una expresión de cadena con formato de hora entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) a 23:59:59 (11:59:59 p.m.). NombreDíaDeLaSemana(díaSemana, [abreviar ], [primerdíasemana ] ) Devuelve el nombre del día de la semana correspondiente al número del día de la semana dado. Puede solicitar el nombre abreviado, en cuyo caso abreviar tomará el valor VERDADERO. Con el argumento primerdíadelasemana, se indica la correspondencia descrita en la página anterior, para la función DíaSemana. Funciones de conversión CByte(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo byte. CMoneda(expresión) CCur(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo moneda. CFecha(expresión) CDate(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo fecha. CDoble(expresión) CDbl(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo doble. CDec(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo decimal. CEntero(expresión) CInt(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo entero. CLargo(expresión) CLng(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo entero largo. CSimple(expresión) CSng(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo simple. CCadena(expresión) CStr(expresión) Convierte una expresión en un valor de tipo cadena.

67 65 Funciones agregado de dominio DProm(Expresión;dominio;criterios) DAvg(Expresión,dominio,criterios) Calcula el promedio de un conjunto de valores de un conjunto especificado de registros de un dominio. DCuenta(Expresión;dominio;criterios) DCont(Expresión,dominio,criterios) Determina el número de registros de un conjunto de registros de un dominio. DBúsq(Expresión;dominio;criterios) DLookup(Expresión,dominio,criterios) Para obtener el valor de un campo en un conjunto especificado de registros de un dominio. DSuma(Expresión;dominio;criterios) DSum(Expresión,dominio,criterios) Calcula la suma de un conjunto de valores de un conjunto especificado de registros de un dominio. Otras funciones SiIm(Condición;valor1;valor2) Devuelve el valor1 si se cumple la condición y el valor2 cuando no se cumple la condición. Ent(número) Int(número) Devuelve el entero menor al número dado SinDec(número) Fix(número) Igual que la función anterior, excepto con los números negativos. En el caso de ENT devuelve el entero que está a la izquierda del número dado, mientras que SINDEC, devuelve el e la derecha. Máx(expresión) Devuelve el valor máximo de la expresión dada. Mín(expresión) Devuelve el valor mínimo de la expresión dada. Suma(expresión) Devuelve la suma de un conjunto de valores contenidos en un campo especificado de una consulta. Cuenta(expresión) Calcula el número de registros devueltos por una consulta. Promedio(expresión) Calcula la media aritmética de un conjunto de valores contenido en un campo especificado de una consulta. Val(cadena) Devuelve los números incluidos en la cadena como un valor numérico de tipo adecuado.

68 66 Utilizar parámetros Cuando el criterio a utilizar es variable, debe introducir parámetros en la expresión del criterio. De ese modo al ejecutar la consulta, pedirá el valor para ese parámetro y mostrará los registros que cumplan el criterio dado. Para definir parámetros, utilice la herramienta Parámetros ficha Mostrar u Ocultar, del grupo Diseño., que se encuentra en la En la primera columna se introduce el nombre que se desea para el parámetro. En la segunda columna el tipo de datos (texto, entero, entero largo,...) Para introducir el parámetro en la expresión de las condiciones debe escribirse el nombre entre corchetes. Se pueden utilizar los operadores de comparación como si de un valor concreto se tratase. 2. Consulta de actualización Se utiliza para reemplazar el contenido de un campo por otro valor. Actúa sobre algunos registros o sobre todos los de la tabla, dependiendo de que establezca criterios o no. Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, Ficha Otros, el botón Una vez agregada la tabla o tablas, utilice el botón, de la ficha Tipo de consulta. Aparecerá la fila 'Actualizar a', en la cuadrícula de diseño de la consulta. En esta fila, y en la columna del campo cuyo contenido quiera modificar, escriba un nuevo valor o la expresión calculada que desee. Los criterios para reemplazar (actualizar), pueden escribirse en el mismo campo o en otros campos en la fila de criterios.

69 67 Sustituye el Género Miedo, por el Género Terror 3. Consulta de eliminación Se utiliza para eliminar registros de una tabla de acuerdo a unos criterios. Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, Ficha Otros, el botón Una vez agregada la tabla o tablas, utilice el botón, de la ficha Tipo de consulta. Aparecerá la fila 'Eliminar', en la cuadrícula de diseño de la consulta. En esta fila, y en la columna del campo cuyo contenido quiera modificar, debe elegir entre estas dos opciones: Desde. Se utiliza en la columna del asterisco, cuando elimina registros de una tabla, combinada con otra, indicando así la tabla de la que se eliminan los registros. Dónde. Se utiliza en la columna del campo sobre el que se escribe los criterios. Si elimina registros de una tabla que no aparece combinada con ninguna otra, sólo se emplea éste.

70 68 Elimina registros de la tabla Reparto, correspondientes a películas de género terror. Cuando se ejecuta una consulta de eliminación pide confirmación para eliminar los registros correspondientes, al aceptar no se puede deshacer. 4. Consulta de datos anexados Se utiliza para agregar registros de una tabla a otra tabla diferente, de acuerdo a unos criterios. Comience por crear una consulta desde la vista diseño, seleccionando como objetos las tablas o consultas que tienen la información que desea copiar. Una vez en esta ventana, utilice el botón Seleccione la tabla a la que se añadirán los registros y la base de datos a la que pertenece. En la cuadrícula de diseño de la consulta aparecerá la fila 'Anexar a', donde deberá indicar el campo destino de cada columna utilizada en la fila Campo. Si encuentra en la tabla destino campos con el mismo nombre les coloca automáticamente, en caso contrario tiene que elegir el campo destino. Cuando se ejecuta una consulta de datos anexados pide confirmación para añadir registros a la tabla destino, indicando el número de filas (registros) que se van a copiar.

71 69 5. Consulta de creación de tabla Se utiliza para generar una tabla a partir de un grupo de registros de otra tabla diferente, de acuerdo a unos criterios. Comience por crear una consulta desde la vista diseño, seleccionando como objetos las tablas o consultas que tienen la información que agregar a la nueva tabla. Una vez en esta ventana, utilice el botón Escriba el nombre de la tabla que se va a generar tras ejecutar la consulta. Si es necesario especifique el archivo de base de datos. 6. Crear consultas utilizando el asistente Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, ficha Otros, utilice el botón Asistente para consultas

72 70 Ventana de inicio del asistente Le mostrará una ventana donde podrá elegir entre diferentes tipos de consulta Consulta sencilla Seleccione la tabla o consulta y agregue los campos que desea visualizar (ha ga clic en el campo y luego clic en el botón ) Pulse el botón Siguiente. Escriba el nombre con el que guardará la consulta y seleccione una opción: Abrir la consulta para ver la información o Modificar el diseño de la consulta. Después pulse el botón Finalizar. pasar a la vista diseño. Con este asistente obtiene una vista de campos de una o varias tablas. Para establecer criterios deberá

73 71 7. Consulta de buscar duplicados Permite obtener los registros duplicados de una tabla o consulta. Access tiene un asistente que permite crear este tipo de consultas de forma sencilla. En la ventana del asistente de consultas (Ver pág. 70) Seleccione 'Asistente para búsqueda de duplicados' y pulse el botón Aceptar. Seleccione la tabla donde ha de buscar duplicados.

74 72 Seleccione los campos que pueden estar repetidos. Seleccione qué otros campos desea mostrar. En el paso siguiente le peguntará por el nombre que desea dar a la consulta. Habrá utilizado como criterio para el primer campo que dio en la lista campos con valores duplicados una instrucción SQL (una subconsulta).

75 73 8. Consulta de búsqueda de no coincidentes Permite obtener los registros de una tabla que no tienen coincidente en otra tabla o consulta. En la ventana del asistente de consultas (Ver pág. 70) Seleccione 'Asistente para búsqueda de no coincidentes' y pulse el botón Aceptar. Seleccione la tabla que tiene todos los registros. A continuación seleccione la tabla donde va a buscar los no coincidentes. Indique la relación que existe entre esas tablas. Marque el campo de una, el campo común de la otra y pulse el botón que queda entre ambas. Seleccione los campos que desea ver en el resultado de la consulta y por último indique el nombre de la consulta.

76 74 9. Consulta de tabla de referencias cruzadas Agrupa los datos de una tabla por uno o más campos, mostrando el resultado como encabezados de fila; agrupa los datos de una tabla por otro campo, mostrando el resultado como encabezados de columna; Por cada cruce de fila / columna muestra valores resumidos de un campo (sumas, cuentas, promedios, ). La consulta obtenida muestra información que no es modificable. En la ventana del asistente de consultas (Ver pág. 70), seleccione 'Asistente consultas tabla ref. cruzadas' y pulse el botón Aceptar. Seleccione la tabla de la que obtendrá la consulta. A continuación seleccione el campo o campos que utilizará como encabezados de fila:

77 75 (Será un campo en el que se repita la información, para permitir hacer grupos). En el paso siguiente seleccione el campo que utilizará como encabezados de columna. En el paso siguiente seleccione el campo sobre el que desea realizar el cálculo e indique el cálculo a realizar.

78 76 Por último indique el nombre que recibirá la consulta. Si desea realizar cambios en el diseño, tales como especificar criterios o cualquier otro marque la opción 'Modificar el diseño'. Esta consulta se limita a los actores nacidos a partir de Consulta de unión Es una consulta específica de SQL. Permite visualizar en una hoja de datos el resultado de combinar varias consultas de selección utilizando la operación UNION. Por defecto no incluye los registros duplicados. Si Desea que se incluyan deberá incluir el predicado ALL, a continuación de la operación UNION. Desde una consulta de unión no es posible realizar cambios en las tablas, sólo sirven para realizar consultas. Significa que no podrá modificar, eliminar registros ni añadir nuevos registros al resultado. Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, Ficha Otros, el botón

79 77 Una vez agregada la tabla o tablas, utilice el botón, de la ficha Tipo de consulta. En la vista SQL debe escribir el código correspondiente. Se muestra el siguiente ejemplo: SELECT ACTRICES.NOMBREACTOR, ACTRICES.nacionalidad FROM ACTRICES UNION SELECT CHICOS.NOMBREACTOR, CHICOS.nacionalidad FROM CHICOS;

80 78 Informes Un informe es un elemento de la base de datos que permite presentar la información, contenida en las tablas o consultas, con formato adecuado para ser impresa. 1. Crear un informe con la herramienta Informes Desde el panel de exploración, seleccione la tabla o consulta y en la ficha Crear, del grupo Informes, utilice el botón Informe seleccionada, en la vista presentación.. Le mostrará un informe automático de la tabla o consulta El modo de trabajo es prácticamente igual que en el caso de los formularios. Incluye las mismas secciones y la forma de incorporar controles es la misma. Para mostrar u ocultar secciones del informe, pase a la vista Diseño, y en la ficha Organizar del grupo Mostrar u ocultar, encontrará diferentes botones con esa finalidad: Encabezado o pie del informe Cuadrícula Reglas Encabezado o pie de página 1.1. Secciones del informe Encabezado del informe Lo que se incluye en esta sección se muestra en la primera página del informe, al comienzo del informe. Suelen ser rótulos, imágenes

81 79 Pie del informe Lo que se incluye en esta sección se muestra al final del informe, en la última página. Suelen ser cálculos globales realizados con los datos que se muestran en el informe. Encabezado de página Lo que se incluye en esta sección se muestra en la parte superior de todas las páginas del informe. Pueden ser logotipos, rótulos, etiquetas con los nombres de los campos que se muestran en el informe, información del tipo: fecha actual, Pie de página Lo que se incluye en esta sección se muestra en la parte inferior de todas las páginas del informe. Suele tratarse de la numeración de páginas, rótulos fijos, Detalle Lo que se incluye en esta sección constituye el cuerpo del informe. Suelen incluirse los controles que muestran los datos de una tabla o consulta, así como controles calculados que pueden operar con los datos anteriores. Las propiedades de estas secciones se describen a continuación: Propiedad Descripción Visual Basic Sección Nombre Nombre de la sección Name Todas Visible Especifica si esa sección se mostrará o no. Visible Todas Alto Altura de la sección Height Todas Color del fondo Color del fondo de la sección BackColor Todas Efecto especial Apariencia de la sección SpecialEffect Todas Alto automático Indicar si el alto de la sección se ajustará al alto AutoHeight Todas de los elementos que contiene Mostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhen Todas Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando hace clic OnClick Todas sobre la sección Al dar formato Macro o función que se ejecuta al dar formato a la OnFormat Todas sección en la ventana de propiedades. Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando hace OnDblClick Todas doble clic sobre la sección Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando hace clic OnMouseDown Todas en el botón del ratón, sin mover el puntero de la sección. Al subir el mouse Macro o función que se ejecuta cuando suelta el OnMouseUp Todas botón del ratón Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando mueve el OnMouseMove Todas ratón sobre la sección.

82 80 Propiedad Descripción Visual Basic Sección Al pintar Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve OnPaint Todas a pintar la sección. Al imprimir Macro o función que se ejecuta después de que OnPrint Todas se dé formato a los datos de una sección de un informe para imprimirlos, pero antes de su impresión Información Propiedad que sirve para asignar una cadena de Tag Todas adicional identificación a un objeto sin que se vea afectado el valor de ninguna de sus otras propiedades Más secciones del informe. Grupos Además de las secciones descritas, un informe puede tener más secciones que serían el resultado de agrupar por alguno de los campos del origen de registros del informe. Para ello, utilice el botón totales del grupo Diseño., q ue se encuentra en la ficha Agrupación y Al pulsar sobre el botón Agregar un grupo Le muestra la lista de campos y la opción expresión, en el caso de que desee agrupar por el resultado de una expresión. Si elige expresión, le mostrará el generador de expresiones para ayudarle a crearla.

83 81 Para eliminar el grupo pulse el aspa de la derecha. Si desea ver más características pulse el botón Más: Podrá indicar el modo en el que se crean los grupos. En el caso de un campo de texto, puede ser por cada valor (por valor completo), o por un número de caracteres que indique. En el caso de un campo numérico, puede ser por cada valor diferente o por el intervalo que establezca. En el caso de fecha, podrá determinar intervalos en diferentes unidades de tiempo (minutos, horas, días, meses, años ). En Totales, puede seleccionar el campo, sobre el que va a realizar cálculos para todo el grupo e indicar la sección en la que se mostrará. En el apartado Con Título, le mostrará una ventana para que escriba el texto de la etiqueta que incluirá en el encabezado de la sección del grupo. Con una sección de encabezado, le permite incluir o no la sección encabezado del grupo. Con una sección de pie, le permite incluir o no la sección pie del grupo. En el último desplegable de la derecha puede elegir entre: No mantener junto el grupo en una página. Al imprimir, puede quedar el grupo en páginas diferentes. Mantener todo el grupo junto en una página. Si no entra todo el grupo en la página, se forzará un salto de página en el encabezado del grupo para tratar de mostrar el grupo, junto, en una página. Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página. Nunca quedará la sección del encabezado del grupo en una página y el detalle en la siguiente. Si no entra, al menos, el primer elemento del detalle, junto al encabezado del grupo, forzará un salto de página para que así ocurra Propiedades del informe En la vista diseño, puede cambiar las propiedades del informe. Haga clic en el cuadro intersección de la regla vertical y horizontal de la cuadrícula. A continuación, utilice el botón Hoja de Propiedades en la ficha Herramientas del grupo Diseño.

84 82 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Origen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la que está basado el informe. RecordSource Título Título del informe Caption Emergente Si permanece encima de otras ventanas o no Popup Modal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre Modal Mostrar en el sitio de SharePoint Indica si este informe estará o no en disponible en un sitio de Windows SharePoint Service 3.0 DisplayOnShareP ointsite Vista predeterminada Vista en la que se abre el informe DefaultView Permitir vista Informes Permitir vista Presentación Imagen Mosaico de imágenes Indica si el informe especificado se puede ver en la vista Informes. Indica si el informe especificado se puede ver en la vista Presentación Nombre de archivo gráfico utilizado para el fondo del informe Si desea presentar la imagen en formato de mosaico en la ventana del informe. AllowFormView AllowLayoutView Picture PictureTiling Distribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del informe PictureAlignment Tipo de imagen Modo de tamaño de la imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse la imagen. Si está incrustada (0) pasa a formar parte del archivo de la base de datos. En caso contrario, la imagen se guarda en el disco duro y en el archivo de la base de datos solo guarda un puntero hasta su ubicación. Controla la forma en que se cambia el tamaño de la imagen en el informe: recortar (0), la imagen se recorta si es mayor en tamaño que el formulario. Extender (1) se extiende horizontal y verticalmente para rellenar el formulario completo, incluso si la relación original altoancho se distorsiona. Zoom (3), la imagen se alarga hasta su máxima extensión manteniendo su relación original alto-ancho PictureType PictureSizeMode Ancho Ancho del informe Width Centrado automático Ajuste de tamaño automático Ajustar a la página Indica si se centra o no el informe automáticamente en la ventana de la aplicación Si se ajusta el tamaño automáticamente para mostrar un registro completo. Establece si se reduce el ancho del informe para ajustarse al ancho de la página. AutoCenter AutoResize

85 83 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Estilo de los bordes Especifica el tipo de borde y elementos de borde (barra de título (barra de título: barra horizontal en la parte superior de una ventana, cuadro de diálogo o barra de herramientas que muestra el nombre del documento, programa o barra de herramientas.), menú Control, botones Minimizar y Maximizar o botón Cerrar) que se van a utilizar con el informe. BorderStyle Barras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBars Cuadro de control Mostrar o no el menú control en el informe. ControlBox Boton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar. CloseButton Botones Minimizar y Maximizar Mostrar o no los botones de minimizar y maximizar. MinMaxButtons Movible Mostrar márgenes de página Linea X Linea Y Establece si el usuario puede mover el informe especificado. Establece si se muestran unas guías que indican la posición de los márgenes de la página en la vista presentación y en la vista Informes Nº de subdivisiones por unidad de medida horizontal en la cuadrícula Nº de subdivisiones por unidad de medida vertical en la cuadrícula Moveable GridX GridY Diseño a imprimir Inidica si se usan fuentes de pantalla o de impresora. LayoutForPrint Mantener junto el grupo Páginas de la imagen Para especificar si se mantendrán juntos los grupos de un informe de varias columnas, por páginas o por columnas. (0 por páginas, 1 por columnas) En qué página o páginas se mostrará la imagen en el informe (0 en todas, 1 sólo en la primera, 2 en ninguna) GrpKeepTogether PicturePages Encabezado de página Para especificar si el encabezado de página del informe se imprime en la misma página que el encabezado de informe: 0 - se imprime en todas las páginas 1 No se imprime en la misma página que e el encabezado del informe. 2 No se imprime en la misma página que el pie del informe 3 No se imprime en una página en la que se imprima un encabezado o un pie del informe. PageHeader

86 84 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Pie de página Para especificar si el pie de página del informe se imprime en la misma página que el pie del informe: 0 - se imprime en todas las páginas 1 No se imprime en la misma página que e el encabezado del informe. 2 No se imprime en la misma página que el pie del informe 3 No se imprime en una página en la que se imprima un encabezado o un pie del informe. PageFooter Orientación Para especificar o determinar la orientación de la vista. Orientation Filtro Filtrar al cargar Ordenar por Ordenar por al cargar Filtro que se carga automáticamente con el informe. es una expresión de cadena que consiste en una cláusula WHERE sin la palabra clave WHERE Establece si el filtro especificado por la propiedad Filter se aplica cuando se carga el informe Para especificar cómo desea ordenar los registros del informe. Establece si la ordenación especificada por la propiedad OrderBy se aplica cuando se carga el informe. Filter FilterOnLoad OrderBy OrderByOnLoad Permitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters Al activar registro (Current) Al cargar Al no haber datos Al hacer clic Al recibir el enfoque Al perder el enfoque Al hacer doble clic Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando el informe se actualiza o se somete a una nueva consulta. Macro o función que se ejecuta cuando se carga el informe, es decir cuando se abre y se muestran sus registros. Macro o función que se ejecuta cuando se va a imprimir un informe que no tiene datos (antes de imprimir). Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic con el ratón sobre un objeto. Macro o función que se ejecuta cuando un informe recibe el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un informe pierde el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble clic con el ratón sobre un objeto. Macro o función que se ejecuta cuando se presione el botón del ratón mientras el puntero permanece sobre el objeto. OnCurrent Onload OnNoData OnClick OnGotFocus OnLostFocus OnDblClick OnMouseDown

87 85 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al subir el mouse Al mover el mouse Al subir una tecla Al bajar una tecla Al presionar una tecla Al abrir Al cerrar Al cambiar de tamaño Al activar Macro o procedimiento que se ejecuta cuando el usuario suelta un botón del mouse (ratón). Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el ratón sobre el objeto. Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla mientras un informe tiene el enfoque y se suelta. Macro o función que se ejecuta durante la acción de presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla. Macro o función que se ejecuta cuando se abre un informe, pero antes de que se muestre el primer registro. Macro o función que se ejecuta cuando un informe se cierra y se quita de la pantalla. Macro o función que se ejecuta al abrir un informe y siempre que cambia su tamaño. Macro o función que se ejecuta cuando el informe recibe el enfoque y se convierte en la ventana activa. OnMouseUp OnMouseMove OnKeyUp OnKeyDown OnKeyPress OnOpen OnClose OnResize OnActivate Al desactivar Macro o función que se ejecuta cuando el informe pierde el enfoque en favor de una ventana Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Macro o Módulo, o de la ventana Base de datos. OnDeactivate Al descargar Al ocurrir un error Al mover rueda del mouse Macro o función que se ejecuta después de cerrar un informe, pero antes de que desaparezca de la pantalla. Macro o función que se ejecuta al producirse un error en tiempo de ejecución en Microsoft Access cuando un informe tiene el enfoque. Macro o función que se ejecuta al mover la rueda del ratón cuando un informe tiene el enfoque. OnUnload OnError MouseWheel Al filtrar Macro o función que se ejecuta al modificar un filtro OnFilter Al aplicar el filtro Al cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando un filtro es aplicado o eliminado Macro o función que se ejecuta cuando el intervalo de tiempo del cronómetro llega a cero OnApplyFilter OnTimer Intervalo de cronómetro Especificar el intervalo del cronómetro en milisegundos TimerInterval Al paginar Se ejecuta después de dar formato a una página de un informe para imprimirla, pero antes de imprimirla. OnPage

88 86 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al cambiar la selección Agrupación de fechas Ciclo Bloqueo de registros Macro o función que se ejecuta cuando selecciona otro elemento en el formulario Para especificar como se agrupan las fechas en el informe. 0, primer día de la semana domingo y primera semana comeinza el 1 de enero. 1, sigue las indicaciones de la configuración regionaldel sistema Para especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el último control de un informe dependiente: 0 al primer control del registro siguiente. 1 al primer control de tabulación del mismo registro. 2, si está en el último control de una página, pasa al primer control de la página. Para determinar cómo se bloquean los registros y qué sucede cuando dos usuarios intentan editar el mismo registro a la vez: 0 todos pueden cambiar, al segundo que lo intenta el sistema le pregunta. (bloqueo optimista). 1 mientras está abierto el informe o la hoja de datos por un usuario todos los registros están bloqueados, nadie puede modificar, agregar o eliminar registros, sólo leer. 2, permanece bloqueado hasta que el usuario cambia de registro (bloqueo pesimista). SelectionChange DateGrouping Cycle RecordLocks Nombre de banda de opciones Barra de herramientas Barra de menús Barra de menús contextuales Archivo de ayuda Id. del contexto de ayuda Tiene un módulo asociado Usar tamaño de papel predeterminado Establece el nombre de la Cinta de opciones personalizada que debe mostrarse cuando se carga el informe especificado. Especifica una barra de herramientas personalizada que mostrar para un informe. Especifica un menú personalizado que mostrar para un informe Para especificar el menú contextual que aparecerá al hacer clic con el botón secundario del ratón en el objeto especificado. Nombre de un archivo de Ayuda asociado con un informe. Especifica el identificador de contexto de un tema del archivo de Ayuda personalizado. Para especificar o determinar si un informe tiene un módulo de clase. RibbonName Toolbar MenuBar ShortcutMenuBar HelpFile HelpContextId HasModule

89 87 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Impresión laser rápida Información Adicional Origen de la paleta Tecla de vista previa Para especificar si las líneas y rectángulos se reemplazan por líneas de caracteres de texto, similares a los caracteres de subrayado (_) y barra vertical ( ), al imprimir un informe en la mayoría de las impresoras láser. Cadena de texto que almacena información adicional del informe. Ruta y nombre del archivo para especificar la paleta de un informe. Será de uno de estos formatos:.dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión.bmp.) independiente del dispositivo).pal (archivo de paleta de Windows).ico (archivo de icono de Windows).bmp (archivo de mapa de bits de Windows).wmf o.emf, u otros archivos de gráficos para los que dispone de un filtro de gráficos. Para especificar si se llama a los procedimientos de evento del teclado en el nivel de informe antes de llamar a los procedimientos de evento del teclado de un control. FastLaserPrinting Tag PaletteSource KeyPreview 1.4. Realizar cálculos en un informe En un informe además de incluir información de los registros de una tabla o consulta, se hace necesario en muchos casos incluir cálculos de totales, recuento de registros,... Cálculos en un registro Para incluir un cálculo en un registro, agregue un cuadro de texto en la sección detalle, muestre la tabla de propiedades para el mismo y en la propiedad Origen del control, escriba la expresión correspondiente al cálculo que desea realizar. Calcular totales o promedios para un grupo o para todo el informe En la vista diseño, haga clic sobre el campo del que quiera hacer cálculos globales, y en la ficha Agrupación y totales del grupo Diseño, haga clic en el botón Totales, que se muestra en la imagen izquierda. Seleccione la función de cálculo e indique el modo del cálculo: Incluir registros (lo realiza sobre todos los registros) Incluir valores (lo realiza sobre los registros que tienen valor en ese campo).

90 88 También puede realizar estos cálculos introduciendo controles de cuadro de texto en la sección pie del informe o pie del grupo o en ambas secciones. En el origen del control introduzca la expresión adecuada: =suma([campo]) para obtener el total de un campo =Promedio([Campo]), para obtener la media aritmética. =Cuenta([Campo]), para obtener el nº de registros que tienen valor en ese campo =Cuenta(*), para contar todos los registros. Utilidad de la propiedad suma continua en un informe En la vista diseño del informe agregue un cuadro de texto en la sección: Detalle, para calcular una suma continua que se incrementa por cada registro. Encabezado de grupo o pie de grupo, para calcular una suma continua que se incrementa por cada grupo de registros. Muestre la tabla de propiedades del cuadro de texto, y establezca la propiedad Suma continua a: Sobre grupo, inicializa a 0 al principio de cada nivel de grupo más alto. Sobre todo, acumula hasta el final del informe. El ejemplo más claro es cuando quiere que se muestre un número acompañando a cada registro y que deseamos que se vaya autoincrementando. Intoduca un cuadro de texto en el detalle cuyo origen del registro sea =1 A continuación cambie la propiedad Suma continua. Otro ejemplo de utilización de esta propiedad es cuando queremos ver para un campo el valor que va acumulando con cada registro. Ocultar detalle En ocasiones precisa de informes en los que desea mostrar cálculos globales y/o cálculos parciales, pero no desea mostrar el detalle del informe registro a registro. Debe ocultar el detalle para conseguirlo. Utilice el botón totales del grupo Diseño., que se encuentra en la ficha Agrupación y 1.5. Configurar página En el grupo Configurar página, en la ficha Diseño de página encontrará diferentes herramientas para cambiar los márgenes, la orientación, el número de columnas Si prefiere ver el cuadro de diálogo donde seleccionar todas las opciones pulse el botón que se señala en la imagen:

91 89 Marque la casilla Igual que en detalle, para elegir el tamaño de la columna. Especifique el Número de columnas, para indicar el número de etiquetas a lo ancho.

92 90 En Espacio entre filas, escriba el espacio que hay entre la parte inferior de una etiqueta y la parte superior de la siguiente. En Espacio entre columnas, escriba el espacio que hay entre el borde derecho de una etiqueta y el borde izquierdo de la siguiente Propiedad Forzar nueva página Desde la vista diseño, muestre la tabla de propiedades de una sección del informe (detalle, pie de informe, encabezado de informe, pie o encabezado de grupo). Establezca la propiedad Forzar nueva página de la sección a una de estas configuraciones: Ninguna, imprime la sección en la página actual. Antes de la sección, imprime la sección en la parte superior de una nueva página. Después de la sección, imprime la siguiente sección en la parte superior de una nueva página. Antes y después, imprime la sección en la parte superior de una nueva página e imprime la sección siguiente en la parte superior de una nueva página. Para imprimir cada registro en una página debe seleccionar la sección detalle y establecer Después de la sección en la propiedad Forzar nueva página Agregar saltos de página Desde la vista diseño, haga clic en el botón Controles en el grupo Diseño. Insertar línea que se encuentra en la ficha Para eliminarlo, seleccione el control (es una línea corta punteada) que representa el salto de página y presione la tecla SUPR. 2. Crear un informe de etiquetas Puede crear un informe de etiquetas. Desde el panel de Exploración, haga clic en la tabla o consulta que utilizará como origen de registros, y en el grupo Crear, en la ficha Informes haga clic sobre el botón Le mostrará un asistente cuyo primer paso es el cuadro de diálogo para seleccionar el modelo de etiquetas.

93 91 En el siguiente paso debe indicar el tipo de fuente En el siguiente paso, deberá agregar los campos cuya información desee visualizar en las etiquetas, e indicar la posición en la que se mostrarán. En el paso siguiente establezca los criterios de ordenación

94 92 Por último escriba el nombre que desea dar al informe 3. Imprimir Utilice el botón de inicio de Office, que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Seleccione Imprimir y en el desplegable le muestra las diferentes opciones. Si Desea configurar la impresión utilice Imprimir

95 93 Relaciones Se crea una relación entre tablas (consultas) para establecer el modo en que se han de combinar los registros de diferentes tablas, lo que permitirá trabajar con datos de diferentes tablas de forma conjunta. Para relacionar dos tablas deben tener campos coincidentes, no en el nombre pero sí en el tipo de datos. Generalmente, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro y una clave externa de la otra tabla. 1. Tipos de relaciones Se pueden dar diferentes tipos de relación, dependiendo de los resultados que desee obtener Uno a uno Es una relación poco frecuente, puesto que un registro de la primera está conectado con un sólo registro de la 2ª tabla, y un registro de la 2ª con un solo registro de la 1ª. Todo esto indica que se pueden tener todos los datos en una única tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Ejemplo: Tabla de trabajadores de una oficina y tabla de trabajadores de esa oficina que juegan en la lotería de Navidad con la cantidad jugada Relación uno es a varios Es la relación más frecuente, donde un registro de la primera está conectado a varios registros de la 2ª, y un registro de la 2ª con un solo registro de la primera. Ejemplo: Tabla de CONDUCTORES y tabla de VIAJES realizados. Un conductor a podido realizar varios viajes. Pero a cada viaje le corresponde un solo conductor Relación varios a varios En una relación de este tipo, un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla tabla de unión- cuya clave principal consta al menos de dos campos: las claves externas de las tablas A y B. Un ejemplo, de este tipo se daría entre las tablas PRODUCTOS y PEDIDOS. Sería necesaria la existencia de una tercera tabla: DETALLE DE PEDIDO

96 94 2. Definir relaciones Para definir relaciones, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar un campo generalmente se trata de la clave principal- de una tabla y colocarlo sobre un campo suele ser la clave externa- de la otra tabla. Para ello: Cierre todas las tablas y objetos dependientes de tablas y desde el panel de exploración, en el grupo Herramientas de la base de datos, y en la ficha Mostrar u ocultar haga clic en el botón Relaciones. Le mostrará la ventana de relaciones. Si no le solicita agregar tabla, puede hacerlo con el botón

97 95 Agregue las tablas que se van a relacionar. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo común de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de arrastrarlo. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo. Las dos excepciones son que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico de Tamaño Entero largo. Y que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para asegurar que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan o cambian los datos relacionados de forma accidental. Active la casilla para aplicar integridad referencial para esta relación, aunque sólo será posible si: El campo o campos coincidentes de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos Ambas tablas están almacenadas en la misma base de datos de Access. Desactive esta casilla de verificación para permitir cambios en las tablas relacionadas que rompan las reglas de integridad referencial. Actualizar en cascada los campos relacionados, active esta casilla para actualizar automáticamente los valores correspondientes de la tabla secundaria cuando se cambie un valor de la clave principal en la tabla principal. Desactívela para impedir que se realicen cambios en un valor de la clave principal en la tabla principal, siempre que haya registros relacionados en la tabla relacionada. Eliminar en cascada los registros relacionados, active esta casilla para eliminar automáticamente los registros relacionados en la tabla secundaria siempre que se elimine un registro de la tabla

98 96 principal. Desactívela para impedir que se eliminen registros de la tabla principal cuando existen registros relacionados en la tabla relacionada. Tipo de combinación, controla el tipo de combinación que desea utilizar de forma predeterminada cuando cree consultas basadas en las tablas relacionadas. La opción 1 crea una combinación interna, en la que los registros de dos tablas se combinan y se agregan a los resultados de una consulta sólo si los valores de los campos combinados cumplen una condición especificada. Por ejemplo, cuando se diseña una consulta, la combinación predeterminada entre tablas es una combinación interna que selecciona los registros de ambas tablas sólo si los valores de los campos combinados son iguales. Su representación es una línea. La opción 2 crea una combinación externa por la izquierda, en la que todos los registros de la parte izquierda de la tabla primera - se agregan a los resultados de la consulta, incluso si no existen valores coincidentes en el campo combinado de la tabla de la derecha. Los registros de la tabla de la derecha se combinan con los de la tabla de la izquierda sólo cuando existen valores coincidentes en los campos combinados. Su representación es una flecha que apunta de izquierda a derecha. La opción 3 crea una combinación externa por la derecha, en la que todos los registros del lado derecho - de la segunda tabla - se agregan a los resultados de la consulta, aunque no haya valores coincidentes en el campo combinado de la tabla primera. Los registros de la tabla de la izquierda se combinan con los de la tabla de la derecha sólo cuando hay valores coincidentes en los campos combinados. Su representación es una flecha que apunta de derecha a izquierda. La definición del tipo de combinación para una relación en la ventana Relaciones no afecta a la relación propiamente dicha; sólo establece el tipo de combinación que se utilizará de forma predeterminada al crear consultas basadas en las tablas relacionadas Pulse el botón Aceptar para terminar. El aspecto que presentará será similar al de la figura Si desde la ventana de relaciones precisa visualizar todas las relaciones definidas, utilice la herramienta Mostrar todas las relaciones

99 97 Para visualizar únicamente las relaciones definidas para una tabla determinada, haga clic sobre la tabla y a continuación haga clic sobre la herramienta Mostrar relaciones directas. Para modificar el diseño de una de las tablas, pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla y en el menú contextual seleccione Diseño de tabla. Puede definir relaciones entre tablas y consultas. En las consultas no se exige integridad referencial. Para crear una relación entre una tabla con sí misma, agregue la tabla dos veces. o relaciones existentes. Borrar diseño, borra la ventana Relaciones, pero no borra las tablas, consultas 3. Modificar una relación existente Desde la ventana de relaciones, seleccione la línea que representa la relación que quiere modificar. Pulse el botón, que se encuentra en la ficha Herramientas, en el mismo panel Diseño o bien haga doble clic sobre la línea. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 4. Eliminar una relación existente Desde la ventana de relaciones, seleccione la línea que representa la relación que quiere modificar y pulse la tecla SUPR o pulse el botón derecho sobe la linea y en el menú contextual seleccione eliminar. 5. Imprimir la ventana de relaciones Desde la ventana de relaciones pulse el botón Informe de relación

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101 99 Macros. Diseño de aplicaciones Una macro es un conjunto de una o más acciones, donde cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando haga clic en un botón de comando. Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro. 1. Crear una macro Desde el panel de exploración, en el grupo Crear, en la ficha Otros, utilice el botón Macro En el desplegable seleccione Macro. Seleccione aquí la primera acción que debe realizar la macro al ejecutarse. Cuando seleccione una acción en la parte superior, en esta zona debe indicar los argumentos correspondientes a la misma Columnas de la ventana macro En la columna Acción, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones y seleccione la que desee utilizar.

102 100 La columna de argumentos se rellena cuando completa la parte inferior (de argumentos de la acción). Si no desea mostrarla apague el botón Ocultar del Grupo Diseño. Argumentos de la ficha Mostrar u Introduzca un Comentario para la acción. Los comentarios son opcionales pero harán la macro más fácil de entender y mantener. Nombres de macro. Para visualizar esta columna debe activar el botón creando un grupo de macros, esto es un conjunto de macros relacionadas en un punto.. Es util si está Condición. Para visualizar esta columna debe activar el botón. En esta columna puede escribir pruebas lógicas que indican que si el resultado es verdadero se ejecuta la acción que se muestra en esa fila Secuencia de acciones de la macro Las acciones se agregan la columna Acción, utilizando una fila para cada acción y en el orden en el que desea que se ejecuten posteriormente. Para cada acción, debe especificar los argumentos o datos necesarios para que se pueda llevar a cabo dicha acción. Puede especificar o no condiciones para que se ejecuten dichas acciones en la columna Condición. Una vez terminada la macro, pulse el botón Guardar del menú de acceso rápido y cierre la ventana de la macro. 2. Ejecutar una macro Desde el panel de exploración, haga doble clic sobre el nombre de la macro a ejecutar. Otro método será pulsando el botón derecho del ratón sobre el nombre de la macro, y en el menú contextual seleccionar Ejecutar. Lo normal es asignar la macro a un botón de comando que aparezca en algún formulario o cualquier otro control, para que se ejecute como respuesta a un evento sobre dicho control: En la presentación diseño del formulario seleccione el control al que asignará la macro. Visualice la tabla de propiedades del mismo. En la ficha Eventos, seleccione la propiedad o evento que hará que se ejecute la macro; en la lista seleccione la macro.. 3. Modificar macro Desde el panel de exploración, pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la macro, y en el menú contextual seleccione Vista Diseño. 4. Grupo de macros En la ventana de diseño de la macro, muestre la columna Nombre de macro. En la primera celda de la columna Nombre de macro, introduzca un nombre para identificar la primera macro del grupo. En la celda de la misma fila, de la columna Acción seleccione la

103 101 primera acción que debe ejecutar dicha macro. Si la macro requiere más acciones, continúe seleccionando acciones en las celdas de la columna Acción, contiguas a la anterior. Para incluir otra macro en el grupo, en la fila inmediata siguiente a la última acción de la primera macro, escriba el nombre de la segunda macro en la columna Nombre de macro. Repita los pasos descritos anteriormente,... Para hacer referencia a una macro en un grupo de macros, utilice esta sintaxis: NombreGrupoMacros.NombreMacro 5. Tabla de macros Acción Descricpción Argumentos AbrirConsulta Abre una consulta de selección o ejecuta una consulta de acción Nombre Vista Modo de datos AbrirFormulario Abre un formulario Nombre Vista Nombre del filtro Condición WHERE Modo de datos Modo de la ventana AbrirInforme Abre un informe Nombre Vista Nombre del filtro Condición WHERE Modo de la ventana AbrirTabla Abre una tabla Nombre de la tabla Vista Modo de datos AgregarMenú Para crear una barra de menú o un menú contextual Nombre del menú Nombre de macro de menú Texto de la barra de estado

104 102 Acción Descricpción Argumentos AlOcurrirError AplicarFiltro Bip BloquearPanelDeExploracion BorrarErrorDeMacro BuscarRegistro BuscarSiguiente CancelarEvento Cerrar CerrarBaseDeDatos CuadroMsj DefinirCategoriasMostradas Define el comportamiento de control de errores. Puede ejecutar la acción siguiente, la macro que especifique en el segundo argumento, o detiene y anula la macro. Para aplicar un filtro, una consulta o una sentencia SQL a una tabla, formulario o informe. Emite un sonido por el altavoz de la máquina Se utiliza para bloquear o desbloquear el panel de exploración. Restablece a 0 el numero de error almacenado en el objeto ErrorDeMacro. Busca la primera instancia de datos que cumplan los criterios de los argumentos de esta acción. Busca el siguiente registro que cumpla los criterios dados por la acción BuscarRegistro anterior. Cancela el evento que hizo que se ejcutase esta acción. Cierra una ventana de Access o la ventana activa si no se especifica ninguna. Cierra la base de datos actual Muestra un mensaje de advertencia o de información. Se utiliza para especificar qué categorías se deben mostrar en el panel de exploración. Ir a Nombre de la macro Nombre del filtro Condición WHERE Bloquear Buscar Coincidir Coincidir mayúsculas y minúsculas Buscar en Buscar con formato Sólo el campo activo Buscar primero Tipo de objeto Nombre del objeto Guardar Mensaje Bip Tipo Título Mostrar Categoría

105 103 Acción Descricpción Argumentos DefinirPropiedad Define la propiedad de un control Nombre del control Propiedad Valor DefinirVariableTemporal DesplazarseA DesplazarTamaño DetenerMacro DetenerTodasMacros EjecutarCódigo EjecutarComando EjecutarMacro EncontrarRegistro Define una variable temporal con un valor determinado. Se desplaza a un grupo y categoría específicos en el panel de exploración. Mueve y cambia el tamaño de la ventana activa. Detiene la macro que se está ejecutando en ese momento. Detiene todas las macros que se están ejecutando Ejecuta un procedimiento de función de Visual Basic. Para ejecutar un subprocedimiento o procedimiento de evento, cree un procedimiento de función que llame a ese procedimiento de evento. Ejecuta un comando incluido en la aplicación Microsoft Access. Debe ser adecuado para la vista en la que se encuentre. Ejecuta una macro. Puede utilizarse para llamar a una macro desde otra macro, ejecutar una macro que depende de una condición, repetir una macro, o adjuntar una macro a un comando de un menú personalizado. Busca un registro basado en un criterio en un objeto. Nombre Expresión Categoría Grupo Derecho Abajo Ancho Alto Nombre de función Comando Nombre de macro Número de repeticiones Expresión de repetición Tipo de objeto Nombre del objeto Registro Condición WHERE

106 104 Acción Descricpción Argumentos EnviarObjeto EstablecerElementoDelMenú IrAControl IrAPágina IrARegistro Maximizar Minimizar MostrarTodosRegistros NuevaConsulta PasoAPaso Envía a través de correo electrónico un objeto: una hoja de datos, un formulario, un informe o un módulo en el formato que le indique. Establece el estado de los elementos de menús personalizados. Mueve el enfoque al campo o control especificado en el formulario u hoja de datos activos Mueve el enfoque al primer control de una página determinada del formulario activo Convierte el registro especificado en registro activo, en la hoja de datos o formulario activos Maximiza la ventana activa Minimiza la ventana activa Quita cualquier filtro aplicado sobre la tabla, consulta o formulario activo para presentar todos los registros Actualiza los datos de un determinado control del objeto activo Pausa la ejecución de la macro y muestra el cuadro de diálogo Macro paso a paso Tipo de objeto Nombre del objeto Formato de resultados Para Cc Cco Asunto Texto del mensaje Modificar el mensaje Archivo de plantilla Índice del menú Índice del comando Índice del subcomando Indicador Nombre del control Página número Derecho Abajo Tipo de objeto Nombre del objeto Registro Desplazamiento Nombre del control

107 105 Acción Descricpción Argumentos QuitarTodasLasVariablesTem porales Quita todas las variables temporales QuitaVariableTemporal Quita la variable temporal que se indica Nombre RelojDeArena RepintarObjeto Cambia el puntero del ratón a un reloj de arena mientras se ejecuta la macro Completa cualquier actualización pendiente de la pantalla de un objeto de la base de datos o del objeto activo si no se especifica ninguno Reloj de arena activo Tipo de objeto Nombre del objeto Restaurar SalidaHacia Restaura la ventana activa al tamaño anterior Vuelca los datos del objeto especificado a un archivo de formato xls, txt, rtf, htm, o archivo Snapshot (snp) Tipo de objeto Nombre del objeto Formato de resultados Archivo de resultados Autoinicio Archivo de plantilla Codificación Calidad de salida Salir Sale de Microsoft Access Opciones SeleccionarObjeto Selecciona un objeto de la base de datos Tipo de objeto Nombre del objeto En ventana de la base de datos 6. Eventos y procedimientos Un evento es una acción determinada que se produce en, o con, un objeto particular. Usando un procedimiento de evento o una macro, se pueden agregar respuestas personalizadas a un evento que se produzca en un formulario, informe, o control. Por ejemplo, que al pinchar en un botón de comando de un formulario se cierre el formulario. Existen procedimientos incorporados que se crean automáticamente utilizando el asistente de botones de comando en los formularios.

108 106 Esos procedimientos quedan asignados al botón de comando incorporado, como respuesta al evento Al hacer clic. Para ver el contenido de ese procedimiento, haga clic en el botón generar (puntos suspensivos que aparecen a la derecha de la celda). 7. Asignar macros y procedimientos de eventos Para asignar un procedimiento de evento o una macro a un control, muestre la ventana de propiedades de ese control, en la ficha Eventos, sitúe el cursor en la celda del evento que quiera controlar automáticamente. Haga clic en el botón generar y seleccione : Generador de macros, para crear una macro nueva y asignarla a ese evento. Generador de código, para escribir un procedimiento que de respuesta a ese evento. Para ello debe conocer el lenguaje Access Basic (Visual Basic aplicado a Access) Generador de expresiones, para crear una expresión. En el caso de que desee asignar al control una macro ya existente, sitúe el cursor en la celda del evento a controlar, haga clic en el botón de lista y seleccione la macro. 8. Crear macro autoexec Si desea que una macro se ejecute de forma automática en el momento de abrir la base de datos, debe tener un nombre especial "AUTOEXEC" 9. Menú personalizado Para crear un menú personalizado, puede hacer uso de grupos de macros. Se utiliza un ejemplo práctico. Crear un menú personalizado que debe aparecer cuando se utilice el formulario Videos. Ese menú debe tener un comando Archivo y dos opciones: Cerrar y Salir. Solución Cree una macro de nombre: MenuVideos con la acción AgregarMenú que presenta las siguientes propiedades Nombre del menú: &Archivo (El símbolo & precediendo a la letra A, indica que será la letra que parezca subrayada en el menú, para utilizar ALT+A) Nombre de macro de menú: Menuformula_archivo

109 107 Es el nombre de un grupo de macros que tiene las siguientes acciones: Presenta tantas macros como opciones necesitamos para el comando Archivo de ese menú personalizado. Por último queda asignar este menú personalizado al formulario Videos. Para ello, entre en el diseño del formulario, entre las propiedades del formulario de la ficha Otras está Barra de menús: Escribir el nombre de la macro MenuVideos. El menú se muestra en la ficha complementos.

110 108 Utilidades En este capítulo se describen diferentes herramientas para mejorar nuestro trabajo en Access Compactar y reparar base de datos Si elimina datos u objetos en una base de datos de Access, la base de datos se puede fragmentar y ocupar espacio en disco innecesariamente. La compactación de la base de datos realiza una copia del archivo y reorganiza la manera de almacenar el archivo en el disco. La compactación optimiza el rendimiento de las bases de datos, y restablece el campo Autonumérico de las tablas: el valor Autonumérico del siguiente registro que se agregue será superior al valor Autonumérico del último registro sin eliminar de la tabla. Para compactar y reparar una base de datos es preciso que esté cerrada. En un sistema multiusuario deberá comprobar que ningún usuario la está utilizando. Utilice el botón de Office, Administrar Compactar y reparar base de datos.

111 109 Una vez seleccionado el archivo de la base de datos, pulse el botón Compactar. Solicitará un nuevo nombre para la base de datos compactada. 2. Exportar datos a otros formatos La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. Microsoft permite exportar el resultado de un objeto seleccionado a un archivo externo o a una base de datos externa. Desde el panel de exploración, seleccione el objeto que desea exportar y pulse el botón derecho del ratón. En el menú contextual seleccione Exportar. Le ofrece diferentes formatos: Archivo RTF de Word Base de datos Access Archivo de texto (TXT) Archivo en formato HTML y (HML) En el caso de tablas y consultas, es posible exportar a otros muchos formatos.

112 110 También puede seleccionar el objeto y en la ficha Datos Externos encontrará el siguiente grupo Le ofrece herramientas para exportar: A formato Excel A formato RTF A formato de texto Lista de SharePoint Y otros formatos, que se muestran en la imagen de la derecha. Puede almacenar las especificaciones de cada exportación, para que en un futuro pueda acceder a Exportaciones guardadas, y con seleccionar el nombre de la especificación, sea suficiente para llevarla a cabo. 3. Importar datos de otras aplicaciones Esta opción permite copiar los datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de datos a una tabla de Microsoft. También permite copiar objetos de otra base de datos de Access a la actual. En la ficha Datos externos encontrará el grupo Importa Le ofrece herramientas para importar archivos de diferentes formatos. Al igual que en las exportaciones, le permite guardar la especificación de la importación, para que en un futuro pueda acceder a Importaciones guardadas, y eligiendo el nombre de la especificación pueda realizarla de forma automática. 4. Vincular tablas Al utilizar las herramientas de importación le pregunta en la primera ventana del asistente si desea importar o vincular. Si elige vincular los datos siguen ligados al archivo de origen. Si la vinculación le realiza a una tabla de Access, le permitirá añadir, eliminar, modificar registros. Lo que no podrá alterar es la estructura de la tabla.

113 Actualizar vínculos Desde el panel de exploración seleccione la tabla vinculada y en el menú contextual seleccione Administrador de tablas vinculadas. Seleccione las tablas a actualizar y pulse el botón Aceptar. Al terminar le mostrará un mensaje como el siguiente: 5. Opciones de inicio Las propiedades de inicio permiten establecer cómo aparece la aplicación de la base de datos cuando se abre. Utilice el botón de Office y Opciones.

114 112 En la categoría Base de datos actual, le muestra las opciones de aplicación, donde puede escribir un texto que se mostrará en la barra de títulos de la aplicación. También puede elegir un icono que represente la aplicación. Si desea que al abrir la base de datos se muestre un formulario de los que ha diseñado, seleccione su nombre en el cuadro combinado Mostrar formulario. Puede impedir que se muestre el panel de exploración desactivando la casilla Mostrar panel de exploración.