Administración II Alejandra Ríos Ramírez

Transcripción

1 Administración II Alejandra Ríos Ramírez

2 Índice: Administración II... 1 Importancia de la planeación... 1 Pasos en el proceso de toma de decisiones... 1 Tipo de decisiones... 1 Cómo las empresas responden a la incertidumbre?... 2 Estrategias... 2 Objetivos... 3 Políticas... 3 Misión... 3 Visión... 4 Análisis FODA/SWOT... 4 Proceso administrativo... 5 Planeación... 5 Organización... 5 Dirección... 5 Control... 5 Planeación... 6 Marketing... 6 Niveles jerárquicos... 7 Planes y ciclo de la organización... 7 Fases del Proceso Creativo... 8 Técnicas para mejorar la creatividad fuerzas de Michael Porter... 9 Organización Qué es una estructura organizacional? Elementos y definiciones Poder Empowerment División organizacional... 11

3 Administración II Importancia de la planeación Prevenir contingencias Adaptarse a los cambios Prevalecer en el mercado Crecimiento y posicionamiento Reducir niveles de incertidumbre Toma de decisiones (acertadas) La Planeación: Aspectos Generales Peter Drucker propone que el desempeño de un gerente sea juzgado mediante el doble criterio de la eficacia la habilidad para hacer las cosas "correctas" y la eficiencia la habilidad para hacerlas "correctamente". De estos dos criterios, Drucker sugiere que ; la efectividad es más importante, ya que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección errónea de metas. La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos. "Un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva". No hay nada más inútil que hacer muy bien algo que no tiene valor. Estos dos criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer las metas correctas" y después elegir los medios "correctos" para alcanzar dichas metas. Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso administrativo. Pasos en el proceso de toma de decisiones Identificar y analizar el problema Generar soluciones alternativas Evaluar y escoger las posibles soluciones alternativas Implementar y monitorear la solución elegida Tipo de decisiones Decisiones programadas Decisiones no programadas 1

4 Cómo las empresas responden a la incertidumbre? Defensa (de acuerdo al mercado) Kodak (cámaras digitales) Prospecto (innovación) Fedex (Frederick Smith) correo en menos de 20 días Youtube (Chad Hurley) video por (sitios para compartir videos) Analítico (mejora continua) Apple Reacción (crisis) PEMEX (desastres ecológicos, pérdidas humanas y animales) Ventaja competitiva: todo lo que una empresa hace algo que las empresas rivales no hacen, o tiene algo que sus rivales desean, eso representa una ventaja competitiva. VC-> éxito o fracaso de la empresa (no es la misma para siempre). Ventaja competitiva sostenida: Adaptación continua a los cambios en tendencias y sucesos externos, capacidades y recursos internos (FE y FI). Formulación, implementación y evaluación eficaces de estrategias que saquen provecho de factores internos y externos de la empresa. Estrategias Medios por los cuales se logran los objetivos a largo plazo. Las estrategias son acciones que requieren de decisiones por parte de altos directivos y de grandes cantidades de recursos de la empresa. Afectan la prosperidad a largo plazo de la organización. Tienen consecuencias multifuncionales o multidivisionales y requieren que se consideren factores internos y factores externos de la empresa. Estrategias empresariales incluyen: Expansión geográfica Diversificación Adquisición Desarrollo de productos Penetración en el mercado Reducción de gastos Retiro de inversiones Liquidación Empresas conjuntas 2

5 Objetivos Resultados específicos que una organización busca alcanzar al perseguir su misión básica. LP + de 1 año Deben ser SMART: S (Specific) --> Específicos M (Measurable) --> Medibles A (Achievable) --> Alcanzables R (Realistic) --> Realistas T (Time) --> Tiempo determinado Objetivos anuales: son logros a corto plazo que las organizaciones deben alcanzar para poder cumplir sus objetivos a largo plazo. Políticas Medios que permiten alcanzar los objetivos anuales, son guías para la toma de decisiones y para manejar situaciones repetitivas o recurrentes. Misión Razón de ser de la empresa. Asociada con el comportamiento y presente. Componentes de una Misión: 1. Clientes: quiénes son los clientes de la empresa. 2. Productos y servicios: cuáles son los productos y servicios más importantes de la empresa. 3. Mercados: en dónde compite la empresa geográficamente. 4. Tecnología: la empresa está actualizada tecnológicamente. 5. Preocupación por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad: la empresa está comprometida con la solidez financiera y crecimiento económico de la sociedad. 6. Filosofía: cuáles son las creencias básicas, valores, aspiraciones y prioridades éticas de la empresa. 7. Concepto que tiene la empresa de sí misma: cuál es su cualidad distintiva o su mayor ventaja competitiva. 8. Preocupación por su imagen pública: la empresa sabe responder a las preocupaciones ambientales, sociales y comunitarias. 9. Preocupación por los empleados: los empleados son valiosos para la empresa 3

6 Visión Qué queremos llegar a ser? Asociada con el futuro posible. Alcance de la empresa en términos de producto y mercado. Valores y prioridades de la organización. Traza el futuro de la empresa. Análisis FODA/SWOT 4

7 Proceso administrativo Planeación Actividades administrativas relacionadas con la preparación del futuro. Lo que va a hacer. Tareas específicas incluyen: Pronósticos Establecimiento de objetivos Creación de estrategias Desarrollo de políticas y procedimientos Establecimiento de metas determinación de presupuestos Organización Actividades administrativas que desembocan en una estructura de tareas y relaciones de autoridad. Las áreas específicas incluyen: Diseño organizacional Especialización y descripción de puestos Especificaciones de puestos Grado de control Unidad de mando Coordinación, diseño y análisis de puestos (asignación de funciones) Dirección Incluye los esfuerzos encauzados a la conformación del comportamiento humano. Los temas específicos incluyen: Liderazgo Comunicación Grupos de trabajo Modificación de la conducta Delegación de autoridad Enriquecimiento del trabajo Satisfacción laboral y de las necesidades Cambio organizacional y moral de los empleados Control Actividades administrativas centradas en asegurar que los obtenidos sean congruentes con los proyectados. Las áreas clave implicadas son: Control de calidad Control financiero Control de ventas 5

8 Control de inventarios Control de gastos Análisis de varianzas Evaluaciones de desempeño (recompensas y sanciones) Planeación Puente entre presente y futuro. Permite evaluar si el esfuerzo, costos e implicaciones asociados con el logro de objetivos deseados están justificados. Piedra angular para formular una estrategia eficaz y su implementación. Permite: Identificar y aprovechar oportunidades externas. Minimizar amenazas externas. Adaptarse a cambios en la globalización. Minimizar puntos débiles de la organización. Potenciar las ventajas competitivas con que cuenta. Marketing Proceso de definir, anticipar, crear y satisfacer las necesidades y deseos de productos y servicios de los clientes. 7 Funciones básicas de marketing: 1. Análisis de clientes o Evaluación de necesidades y deseos, encuestas a consumidores, perfil de consumidores, estrategias de posicionamiento en el mercado 2. Venta de productos y servicios o Publicidad, promoción de ventas, difusión de información, relaciones con clientes y distribuidores. 3. Planeación de productos y servicios o Marketing de prueba, posicionamiento de marca y producto, empaque, características, calidad, etc. FOCUS GROUP. 4. Fijación de precios o En base a consumidores, gobierno, proveedores, distribuidores y competidores. o Condiciones de crédito o de venta. 5. Distribución o Almacenamiento, canales y cobertura de distribución, puntos de venta al menudeo, inventario, transportistas, mayoristas, minoristas, intermediarios, distribuidores y /o proveedores. 6. Investigación de mercados o Recopilación, registro y análisis sistemático de datos relacionados con la comercialización de bienes y servicios. 6

9 7. Análisis de oportunidades o Evaluación de costos, beneficios y riesgos asociados con las decisiones de marketing. o Calcular costos totales o Estimar beneficios de la decisión o Comparar costos total con beneficios, (si el beneficio es mayor, la decisión es una oportunidad atractiva.) Niveles jerárquicos Estrategias, habilidades, planeación, objetivos y decisiones según el nivel jerárquico. Planes y ciclo de la organización 7

10 Fases del Proceso Creativo New insight is achieved. Técnicas para mejorar la creatividad 8

11 5 fuerzas de Michael Porter 9

12 Organización Identificar y clasificar actividades requeridas Agrupación de actividades para alcanzar objetivos Asignación de autoridad Coordinación horizontal (mismo nivel jerárquico) Coordinación vertical (sedes corporativas, divisiones y departamentos) Estructura intencional y formalizada de funciones o puestos Qué es una estructura organizacional? Es el marco de una organización, según su grado de complejidad, formalización y centralización. Elementos y definiciones Unidad de mando: principio de que un subordinado debería de tener sólo un superior ante quien es directamente responsable. Evita generar conflicto entre jefes. No permite que haya flexibilidad afectando el desempeño de la organización. Autoridad: se refiere a los derechos inherentes a una posición administrativa para dar órdenes y para que los demás obedezcan. Es un poder legítimo. Se relaciona con la posición en una organización e ignora las características personales del administrador individual. Responsabilidad: obligación de desempeñar actividades asignadas. Cuando se delega autoridad se asigna responsabilidad, para evitar situaciones de abuso u omisión. Autoridad lineal: permite al administrador dirigir el trabajo de un empleado. Es la relación de la autoridad del empleador-empleado que se extiende del nivel superior hasta el escalón más bajo siguiendo lo que se denomina cadena de mando. 10

13 Cadena de mando: flujo de autoridad del nivel superior al inferior de una organización. Autoridad lineal contribuye al logro de los objetivos organizacionales. Autoridad de staff : autoridad que apoya y asesora a los que cuentan con autoridad lineal. Pe: Director de Recursos Humanos, contadores o asistentes ejecutivos. A medida que crecen las empresas, los administradores lineales se dan cuenta de que no tienen tiempo, experiencia o recursos para desempeñar su trabajo de forma eficiente. En respuesta crean las funciones de autoridad de staff para reducir carga de trabajo. Tramo de control: número de subordinados que un administrador puede dirigir en forma eficiente y eficaz. Es importante porque determina el número de niveles y administradores que tiene una organización. Mientras más extenso o grande sea el tramo, será más eficiente el diseño de la organización. Poder Capacidad de influir en las decisiones. Tipos de poder 1) Coercitivo: que depende del miedo. 2) Recompensa: basado en la habilidad de distribuir cualquier cosa que otros puedan valorar. 3) Legitimidad: basado en la posición ocupada en la jerarquía formal. 4) Experto: basado en la experiencia, una habilidad especial o conocimiento. 5) Referencia: basado en la identificación con una persona que tiene recursos o tratos personales deseados. Empowerment Enriquecimiento laboral y participación de trabajadores. Poder tomar decisiones sin tener el consentimiento de un superior. Tener competencia necesaria. Responder a necesidades, demandas y expectativas de clientes. Superiores deben compartir autoridad y poder con los subordinados. Se basa en la confianza mutua. División organizacional Departamento: área, división o sucursal definida de una organización sobre la cual un administrador tiene autoridad con respecto al desempeño de actividades específicas. Tipos de departamentalización: 1) Funciones de trabajo desempeñadas 11

14 2) Producto o servicio que se ofrece 3) Territorio geográfico a cubrir 12

15 4) Consumidor o cliente objetivo Organización matricial: asigna especialistas de los departamentos funcionales para trabajar en uno o más proyectos dirigidos por un administrador de proyecto. Unidades estratégicas de negocios (UEN) Son pequeños negocios establecidos como unidades en una compañía mayor con la finalidad de garantizar que un producto, línea específica de producto sea promovido, desarrollado, comercializado y administrado como si fuera un negocio independiente. Criterios de UEN: 1. Tener su propia misión 2. Grupos definidos de competidores 3. Propios planes integradores 4. Administrar sus propios recursos Variables de contingencia que afectan las opciones de diseño organizacional: Estrategia empresarial Tamaño de la empresa Tecnología Entorno Variables de contingencia que afectan las opciones de diseño organizacional: Estrategia empresarial 13

16 Tamaño de la empresa Tecnología Entorno Ejemplo de UEN: Grupo Empresarial Ángeles 14

17 General Electric 15

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