SELECCIÓN COMPAÑÍAS ASEGURADORAS PROGRAMA DE SEGUROS PARA LA VIGENCIA Bogotá D.C., Febrero de 2015

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1 COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS S.A. ESP. COLVATEL SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No SELECCIÓN COMPAÑÍAS ASEGURADORAS PROGRAMA DE SEGUROS PARA LA VIGENCIA Bogotá D.C., Febrero de 2015 Página 1 de 34

2 TABLA DE CONTENIDO SECCION I: INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS 1. DEFINICIONES 2. OBJETO 3. ALCANCE DE LA OFERTA 4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD 5. REGIMEN JURIDICO 6. LOS OFERENTES 7. IDIOMA 8. INSPECCION DE RIESGOS 9. PRESENTACION DE LAS OFERTAS 10. CRONOGRAMA 11. PRORROGAS 12. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES 13. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS 14. MODALIDAD DE COTIZACION 15. FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA 16. CAUSALES DE RECHAZO 17. VALIDEZ DE LA OFERTA 18. EXPEDICION DE LAS POLIZAS 19. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 20. RESERVAS ESPECIALES 21. PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE OFERENTE (S) SECCION II: ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO 1. GENERALIDADES SECCION III: CRITERIOS Y METODOLOGIA DE EVALUACION DE LAS OFERTAS 1. GENERALIDADES 2. METODOLOGIA PARA EVALUACION Y CALIFICACION 3. METODOLOGIA DE EVALUACION 3.1. ANALISIS JURIDICO 3.2. ANALISIS FINANCIERO 3.3 ANALISIS TECNICO 3.4. ANALISIS ECONOMICO. 4. NEGOCIACIÓN SECCION IV: PRESENTACION Y FORMATOS DE LA SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS ANEXOS Y FORMATOS Página 2 de 34

3 ANEXO 1: ANEXO 2: ANEXO 3: ANEXO 4: ANEXO 5: SLIP SOLICITUD DE COTIZACION CONDICIONES TECNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS Y COMPLEMENTARIAS. EXPERIENCIA SINIESTRAL FORMULARIO DE SOLICITUD DE SEGURO DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS FORMULARIO DE SOLICITUD DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL DIRECTORES Y ADMINISTRADORES ESTADOS FINANCIEROS DE COLVATEL S.A. FORMATO 1: CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA FORMATO 2: RESUMEN DE LA OFERTA FORMATO 3: INFORMACION GENERAL DEL OFERENTE FORMATO 4: INFORMACION GENERAL DEL REPRESENTANTE FORMATO 5: ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE FORMATO 6: OFERTA ECONOMICA FORMATO 7: CAPITAL DE TRABAJO FORMATO 8: INDICE DE LIQUIDEZ FORMATO 9: NIVEL DE ENDEUDAMIENTO FORMATO 10: DECLARACION DEL OFERENTE FORMATO 11: ANEXOS DE LA PROPUESTA Página 3 de 34

4 INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS 1. DEFINICIONES SECCION I Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el significado que se define a continuación: 1.1. CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO CONTRATO: Acuerdo de voluntades que se suscribe entre las partes como producto del PROCESO. Para efectos del presente proceso, el contrato será la póliza acordada y las condiciones generales y particulares de la misma DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás comunicaciones que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO EMPRESA: Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. ESP 1.5. OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida en el DOCUMENTO OFERENTE: Personas jurídicas, nacionales o extranjeras, que presenten oferta de manera individual o conjunta mediante consorcio, o cualquier otra forma de asociación habilitada para presentar OFERTAS y aceptada por LA EMPRESA para este PROCESO, exclusivamente las Compañías de Seguros legalmente establecidas en Colombia PROCESO: Etapas previstas en el DOCUMENTO para la selección de un OFERENTE o CONTRATISTA, incluidos los trámites contractuales internos de la EMPRESA GARANTIA SERIEDAD DE OFERTA. Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos SA. ESP.- Colvatel., una póliza expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia y diferente al oferente, en favor de particulares, cuyo valor asegurado deberá corresponder al 10 % del valor de la oferta presentada. La póliza debe acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro a favor de particulares, así como del recibo o certificado de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y debidamente firmados por el representante legal. La garantía debe estar vigente por un periodo de tres (3) meses a partir de la fecha indicada para la presentación de ofertas. Cuando los plazos establecidos en el presente documento sean prorrogados, Página 4 de 34

5 el oferente se obliga a ampliar la vigencia de la póliza hasta la fecha a la cual se desplaza la firma del contrato. 2. OBJETO.- La EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS comerciales para la selección del CONTRATISTA o CONTRATISTAS para la contratación de las pólizas de seguros requeridas para amparar y proteger la operación, los activos y los intereses patrimoniales de propiedad de la COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS S.A. ESP. COLVATEL S.A. ESP. de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas señaladas en este DOCUMENTO establecidas en la Sección II Condiciones particulares y especificaciones técnicas de este DOCUMENTO. Las pólizas que conforman el programa de seguros objeto de la presente solicitud pública, son las siguientes: GRUPO 1 POLIZA TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES PÓLIZA DE TODO RIESGO - CORRIENTE DÉBIL TELEFONÍA PÚBLICA PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTE DE MERCANCÍAS PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTES DE VALORES MANEJO GLOBAL COMERCIAL RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL MANEJO GLOBAL COMERCIAL 2 INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES Nota: Para este grupo no obstante que lo conforman dos pólizas, las aseguradoras podrán cotizarlas en forma independiente. NOTA 1: Los oferentes PODRÁN presentar oferta para uno, varios o todos los grupos de pólizas, ya sea en forma independiente, en Consorcio o en Unión Temporal. NOTA 2: Las ofertas presentadas para cualquier grupo de pólizas DEBERÁN comprender todas y cada una de las pólizas que conforman cada grupo. No se aceptan ofertas parciales para cada uno de los grupos de las pólizas, so pena de rechazo. 3. ALCANCE DE LA OFERTA.- La descripción detallada del contenido que debe incluir la OFERTA se encuentra en la Sección II del DOCUMENTO. 4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD.- La SOLICITUD y el PROCESO no constituyen oferta comercial ni obligan a la EMPRESA a aceptar las OFERTAS recibidas, ni a suscribir contratos con los OFERENTES. Página 5 de 34

6 5. REGIMEN JURIDICO.- La SOLICITUD, el PROCESO, la OFERTA y el CONTRATO, se rigen los Códigos Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de la EMPRESA Los OFERENTES deberán someterse a las leyes vigentes durante el PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en cada país. La OFERTA presentada por los OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes. 6. LOS OFERENTES.- Podrán presentar oferta exclusivamente las Compañías de Seguros que estén debidamente autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia para ejercer la actividad aseguradora en cada uno de los ramos incluidos en la OFERTA. Para el efecto deberán acreditar su capacidad así: 6.1. Personas jurídicas: Las personas jurídicas nacionales y extranjeras con sucursal en Colombia deberán acreditar su existencia y representación legal con el certificado expedido por la Cámara de Comercio correspondiente cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior un (01) mes. Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en EL CONTRATO. No se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas que se encuentren incursas en liquidación. Solamente se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas en causal de disolución, cuando se certifique el órgano de administración competente ha decidido enervar la causa de disolución estando dentro del término previsto en el Código de Comercio para ello, y siempre que tal causal se enerve definitivamente antes de la firma del CONTRATO. En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA OFERTA y del CONTRATO. El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la sociedad. En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra Certificado de Existencia y Representación Legal de la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedición no mayor a 60 días Acreditar que la duración de la sociedad no será inferior al plazo del CONTRATO y dos (2) años más. Página 6 de 34

7 En caso de ser necesario, LOS OFERENTES deberán acreditar la autorización al Representante Legal por parte de Junta Directiva para comprometer a la sociedad por el valor de la OFERTA Propuestas Presentadas en forma Conjunta (Consorcios y Uniones Temporales): Tipo de Asociación Obligaciones actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de COLVATEL S.A. E.S.P Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior Designación de la persona que, para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación, la liquidación del contrato y al menos dos (2) años más, una vez realizada la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que con posterioridad, los integrantes del oferente conjunto estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos dentro de la ejecución del contrato Cada una de las personas jurídicas integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberán tener una duración igual al término de ejecución del contrato y cinco (5) años más Ninguno de los integrantes, ni sus socios o representantes legales puede encontrarse incurso en las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución y la Ley Ninguno de los integrantes puede encontrarse incurso en algunas de las causales de disolución o liquidación de sociedades contempladas en la Ley En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a COLVATEL por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de COLVATEL, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal o consorcio NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para COLVATEL); sino que por el contrario, se establece la solidaridad de los integrantes del consorcio o unión temporal sin excepción, como se explica a continuación: COLVATEL no es parte del acuerdo de consorcio o unión temporal, y en consecuencia, no contrae obligaciones respecto de las estipulaciones en él contenidas. En consecuencia, sin perjuicio de las estipulaciones que convengan los miembros del consorcio o unión temporal sobre la forma de asumir entre sí las sanciones en caso de incumplimiento del contrato que llegare a celebrarse, COLVATEL no las aplica de acuerdo con la participación de cada uno de los asociados, pues incluso en este aspecto la responsabilidad es solidaria En la garantía de seriedad de la oferta debe figurar como tomador y afianzado el consorcio o unión temporal junto con cada una de las personas que lo integran. La garantía debe estar debidamente suscrita por el representante legal del consorcio o unión temporal Los OFERENTES deberán cotizar los seguros y amparos de acuerdo con el alcance, descripción y especificaciones técnicas establecidas en la Sección II Condiciones particulares y especificaciones técnicas (slip de solicitud de cotización), de esta SOLICITUD DE OFERTA. Página 7 de 34

8 7. IDIOMA.- El idioma oficial del PROCESO, el CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones en desarrollo de los mismos es el español. 8. INSPECCION DE LOS RIESGOS a. Se convoca a las aseguradoras interesadas a cotizar las pólizas para asistir el 06 de Febrero de 2015 a las 08:00 horas, a una visita de inspección a la sede principal de COLVATEL y la presentación del objeto social de la compañía. Las aseguradoras interesadas en la visita de inspección, deberá comunicar mediante correo electrónico a más tardar el día anterior antes de las 12 M, el nombre del funcionario autorizado, indicando el número de identificación, a los siguientes correos: Darío Calderon Yepes [dcalderon@colvatel.com]; Erica Páez Sierra (epaez@colvatel.com) Alberto Jiménez (alberto_jimenez@jltcolombia.com) y Ross Lyda González Rojas (Ross_gonzalez@jltcolombia.com.) 9. PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- Las secciones técnica y económica de LA OFERTA se presentarán en original y dos (2) copias físicas y una copia en medio magnético, en sobres separados. La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y el original de LAS OFERTAS, primará esta última sobre aquella. 10. CRONOGRAMA El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente: ETAPA FECHA INICIAL FECHA FINAL Aviso y publicación de la invitación en un medio de circulación nacional y en la página web de la Compañía: 04/02/ Audiencia de entendimiento y aclaraciones a la invitación formulada por COLVATEL y visita de inspección 06/02/2015 Sede Principal. Plazo máximo para solicitar 04/02/2015 aclaraciones a los términos de 10/02/2015 referencia. Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas. Fecha y hora límite para presentación de Ofertas Plazo de evaluación de Ofertas y solicitud de aclaraciones por parte de 12/02/ /02/ /02/ /02/2015 Página 8 de 34

9 COLVATEL Negociación 04/03/2015 Adjudicación o declaratoria de desierto Adjudicación positiva- Expedición nota de cobertura a partir de las 00:00 del 16 de Marzo de 2015 Suscripción del Contrato (Expedición pólizas) 09/03/ /03/ /03/ /03/2015 Los plazos y etapas establecidos en estos términos podrán ser modificados en cualquier momento por parte de COLVATEL. 11. PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil. 12. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES.- Si existen dudas sobre el contenido y alcance del DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por escrito a la EMPRESA dentro del plazo previsto en el cronograma fijado anteriormente. 13. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- Las propuestas deben ser presentadas en medio físico, en original y dos copias, en sobres cerrados dirigidos a la, Gerencia Financiera de COLVATEL S.A. ESP, ubicada Diagonal 23K No. 96F-62 Interior 2 Parque Industrial La Cofradía, a más tardar el 20 de Febrero de 2015 antes de las 15:00 horas. Igualmente deberán suministrar la propuesta en medio magnético, en USB o CD. 14. MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos colombianos. En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido. En el evento en que LA OFERTA sea presentada en cualquier otra moneda, se hará el cálculo en moneda legal colombiana según la TRM del día de la presentación de la misma para efectos de realizar la comparación económica de las OFERTAS. 15. FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA CONDICIONES BÁSICAS OBLIGATORIAS Página 9 de 34

10 Las condiciones Básicas Obligatorias se encuentran contenidas en el SECCIÓN II (slip de cotización), de la presente solicitud pública de ofertas y corresponden a los términos de las coberturas, cláusulas y demás condiciones particulares mínimas exigidas, que por sus especiales características requieren de una exigencia particular de cumplimiento que no puede obviarse y por lo tanto los oferentes deben con base en éstas, formular sus ofertas. 16. CAUSALES DE RECHAZO.- Son causales para que una OFERTA no sea considerada por la EMPRESA: Que el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley, así mismo que el OFERENTE, los miembros de su Junta Directiva, los Representantes Legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o ONU Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley Que la carta de presentación de la OFERTA no se presente o no se encuentre suscrita por el representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE Que la OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o extemporáneamente Que la OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas o que impidan su comparación Que el OFERENTE no acepte las condiciones técnicas básicas obligatorias al grupo o grupos de pólizas a los cuales presenta oferta, establecidas en la sección II Que el oferente presente ofertas parciales por grupo de pólizas Que el OFERENTE no presente ó no subsane la presentación de la totalidad de documentos o requisitos solicitados en este DOCUMENTO, dentro del plazo indicado por LA EMPRESA para tal fin. 17. VALIDEZ DE LA OFERTA.- Las tasas, primas y condiciones ofrecidas en la OFERTA deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario a partir de la fecha de entrega de la misma a la EMPRESA. 18. EXPEDICION DE LAS POLIZAS.- El OFERENTE seleccionado, deberá otorgar los respectivos contratos de seguros (pólizas) dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA. No obstante lo anterior, las Aseguradoras a quien se adjudique cada uno de los grupos de pólizas ó pólizas para el Grupo 1, deberán emitir la nota de cobertura correspondiente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación en que la EMPRESA notifique la aceptación de la oferta y en todo caso antes de la fecha de vencimiento de cada una de las pólizas. 19. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO Plazo de vigencia de los contratos de seguros (pólizas): Todos los ramos de los dos grupos deberán cotizarse por una vigencia de 12 Y 24 meses. La contratación de los seguros será por 12 o 24 meses contados a partir de las 00:00 horas del 16 de marzo de 2015, excepto para la póliza de infidelidad de riesgos financieros que inicia a partir de las 00:00 de 17 de marzo de 2015 Página 10 de 34

11 19.2. Forma de Pago de la prima + IVA: Para adjudicación de 12 meses la prima + IVA generados por la expedición serán cancelados a los 60 días contados a partir de la fecha de inicio de la vigencia. Si la adjudicación es por 24 meses, las primas + IVA serán cancelados, así: Los primeros 12 meses se cancelarán a los 60 días contados a partir de la fecha de inicio de la vigencia, los doce (12) meses restantes se cancelarán a más tardar el 16 de julio de Intermediario de Seguros: Los OFERENTES se comprometen a aceptar Aon Colombia S.A. Y JLT & Valencia Iragorri Corredores de Seguros, como Intermediarios de Seguros seleccionados por la EMPRESA, o a quien COLVATEL designe como corredor de seguros Responsabilidad del CONTRATISTA: Correrán por cuenta del CONTRATISTA los daños que le sean imputables durante el término de vigencia de los contratos por acción, omisión, operación, error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo. De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de la EMPRESA con ocasión de la ejecución de los contratos. La EMPRESA repetirá o podrá compensar las sumas de dinero que cancele directamente por daños imputables al CONTRATISTA, incluidos los gastos y costos ocasionados cuando así lo ordene una autoridad judicial o administrativa Impuestos: En el valor de la OFERTA y de las correspondientes facturas cuando se esté ejecutando el CONTRATO se debe discriminar el IVA. El IVA que debe facturar el CONTRATISTA cuando pertenece al régimen común será retenido por la EMPRESA en el porcentaje vigente, establecido por la ley para el efecto y el saldo será pagado con el valor de la correspondiente factura, excepto en los casos en que el CONTRATISTA sea agente retenedor del IVA. Si el CONTRATISTA pertenece al régimen simplificado, no debe facturar el IVA. La EMPRESA practicará las retenciones por el impuesto al valor agregado IVA, a menos que el CONTRATISTA este clasificado como gran contribuyente o agente retenedor del IVA, mediante resolución de la DIAN. 20. RESERVAS ESPECIALES.- En la etapa de análisis de las OFERTAS y de selección del CONTRATISTA, la EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente las OFERTAS por grupos o de no aceptar ninguna OFERTA. De igual forma, la EMPRESA se encuentra facultada para adjudicar por Grupos, buscando siempre el mejor de los intereses para la EMPRESA. 21. PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE OFERENTES.- Se realizará siguiendo la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas. Página 11 de 34

12 SECCION II ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO 1. GENERALIDADES El OFERENTE deberá presentar oferta para uno, varios o todos los Grupos de pólizas que a continuación se indican: GRUPO 1 POLIZA TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES PÓLIZA DE TODO RIESGO - CORRIENTE DÉBIL TELEFONÍA PÚBLICA PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTE DE MERCANCÍAS PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTES DE VALORES MANEJO GLOBAL COMERCIAL RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL MANEJO GLOBAL COMERCIAL 2 INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES Nota: Para este grupo no obstante que lo conforman dos pólizas, las aseguradoras podrán cotizarlas en forma independiente. Los OFERENTES deberán presentar oferta para uno, varios o todos los Grupos; no obstante, la OFERTA presentada deberá comprender la totalidad de las pólizas que conforman cada Grupo, so pena de rechazo de la OFERTA. En el evento que la OFERTA presentada excluya una de las pólizas que hacen parte del respectivo Grupo, o no cumpla con todos los aspectos y condiciones solicitadas en este DOCUMENTO, la misma no será tenida en cuenta para los efectos de la calificación. Las CONDICIONES TECNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS para cada una de las pólizas que conforman cada uno de los Grupos establecidos en este DOCUMENTO, junto con la información detallada de los intereses objeto del seguro y la respectiva experiencia siniestral de los últimos cinco (5) años, se encuentran incorporadas en el anexo No. 1 SLIP DE COTIZACION CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS, como parte de la sección II de este documento. En relación con las pólizas de Infidelidad y Riesgos Financieros y Responsabilidad Civil para Directores y Administradores los OFERENTES interesados en presentar oferta para estos Grupos, deberán acoger la información contenida en los formularios de solicitud. Página 12 de 34

13 SECCION III CRITERIOS Y METODOLOGIA DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 1. GENERALIDADES.- La EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para asegurar la selección con criterios objetivos de la OFERTA más favorable para ella. La evaluación para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en el DOCUMENTO se hará en dos (2) fases: la primera contiene dos (2) etapas de análisis: 1. Jurídico, 2. Financiero y la segunda fase comprende el análisis técnico y económico de las OFERTAS recibidas. La EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuyas OFERTAS no sean aceptadas. El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas de su OFERTA. Los costos que se causen por la preparación de la OFERTA serán en su totalidad de cargo exclusivo del OFERENTE y la EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Después del plazo de entrega de las OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, la EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar por escrito la información adicional y las aclaraciones que estime pertinentes con relación a las OFERTAS recibidas. 2. METODOLOGIA PARA EVALUACION Y CALIFICACION.- Se realizará teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la evaluación y calificación económica de las respectivas OFERTAS. 3. METODOLOGIA DE EVALUACION REQUISITOS HABILITANTES - FACTORES DE VERIFICACIÓN. Una vez efectuada la apertura de las ofertas, el Comité Evaluador remitirá las mismas a las instancias pertinentes para verificar la capacidad jurídica, condiciones de experiencia y capacidad financiera de los documentos que las integran, con el fin de verificar el cumplimiento de estos requisitos, de conformidad con lo establecido en el presente DOCUMENTO. Son factores de verificación que debe cumplir la oferta los siguientes: FACTORES ANÁLISIS JURÍDICO ANÁLISIS FINANCIERO CUMPLIMIENTO CUMPLE O NO CUMPLE CUMPLE O NO CUMPLE La EMPRESA comprobará la exactitud de la información consignada en cada oferta y podrá solicitar en cualquier momento las aclaraciones que considere pertinentes; dichas aclaraciones y demás solicitudes que para efecto de la verificación realice la EMPRESA, deberán ser resueltas por el oferente en el plazo indicado por ésta. Página 13 de 34

14 La verificación del cumplimiento de la información contenida en los documentos aportados con la oferta, se realizará en relación con los requisitos exigidos en el DOCUMENTO, en consecuencia es necesario e indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis. Si existe discrepancia entre la información de la oferta, al tenor de literales, cifras y ofrecimientos contra la documentación aportada, la EMPRESA, se abstendrá de realizar cualquier tipo de interpretación, razón por la cual se calificará como NO CUMPLE. I FASE DE EVALUACION 3.1. Análisis Jurídico: Consiste en verificar que las OFERTAS recibidas cumplan los requisitos exigidos en el DOCUMENTO. En esta etapa se analizan los documentos de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA. a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la existencia y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen. b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias. c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL DOCUMENTO. d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado. e) En el evento en que se presenten consorcios y/o uniones temporales, los documentos exigidos en la sección primera, de requisitos. f) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales. De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo EL OFERENTE expresamente en la Carta de Presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones que haga el OFERENTE respecto a las demandas, multas y/o sanciones. En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, la OFERTA no podrá continuar en el PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se encuentre prevista como causal de rechazo de la OFERTA Análisis financiero: En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO de seguro (póliza) en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2013 o año más reciente si se dispone de otro, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmados por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los oferentes, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras Página 14 de 34

15 (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda) Indicadores de liquidez: Capital de trabajo (CT): El resultado debe ser: (1) CT = AC - PC (2) CT>= $ =, en donde: Razón de Liquidez (RL) Indicadores de solidez CT = Capital de Trabajo AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador particular derivado de la propuesta. El resultado debe ser: (3) RL = AC / PC (4) RL 1.5 en donde: RL = Razón de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador es inferior a 1.0 el puntaje será cero Nivel de Endeudamiento (NE) El resultado debe ser: (6) NE = PT / AT (7) NE 0.7, en donde: NE = Nivel de Endeudamiento PT = Pasivo Total AT = Activo Total Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien tenga un indicador igual o superior a uno (1). Página 15 de 34

16 Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una calificación total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, su OFERTA no se tendrá en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación. Cuando el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal, el análisis financiero se practicará sobre la consolidación de los estados financieros individuales de quienes lo componen. II FASE DE EVALUACION 3.3. Análisis Técnico: EVALUACION TECNICA - FACTORES DE EVALUACIÓN: PUNTOS CRITERIOS DE EVALUACION La evaluación se realizará sobre la base de las ofertas básicas que presenten los oferentes, las cuales deberán ajustarse a todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en los presentes términos de condiciones. Las ofertas que presenten condiciones técnicas y económicas, superiores a las que se exigen en los términos, no exime a los oferentes de la obligación de presentar la oferta básica. En el evento de que los proponentes ofrezcan alternativas, diferentes a las solicitadas, las mismas no serán objeto de asignación de puntaje, sin embargo el informe técnico recomendará, previo estudio de las mismas su adjudicación, si fueren favorables para la COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS - COLVATEL S.A. ESP., siempre y cuando el proponente hubiere presentado una propuesta básica que cumpla con lo requerido en los términos de condiciones. La EMPRESA a través del Comité Evaluador efectuará la evaluación y el análisis comparativo para adjudicar el Programa de Seguros al(los) oferente(s) cuya(s) oferta(s), previo al cumplimento de los requisitos de capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de experiencia, sea(n) la (s) más favorables para la EMPRESA y se ajuste (n) a la presente invitación pública. La evaluación se realizará sobre la base de las ofertas básicas, las cuales deberán ajustarse a todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en el presente documento. Estos criterios serán analizados por Grupos (1 y 2), teniendo en cuenta el cumplimiento de los siguientes factores, sobre un puntaje total por Grupo de puntos. FACTOR TODOS LOS GRUPOS PUNTAJE PARCIAL PUNTAJE TOTAL FACTOR ECONÓMICO 900 A Menor Prima 700 B Menores Deducibles 200 FACTOR DE CONDICIONES TECNICAS 100 A- Mayores límites asegurados en coberturas básicas y 85 clausulas y condiciones básicas obligatorias. Página 16 de 34

17 B- Tiempos de Respuestas (Reclamos y Producción) 15 para cada pólizas TOTAL TIEMPOS DE RESPUESTA MINIMOS ESTABLECIDOS PARA CADA RAMO. El oferente que mejore estos tiempos será objeto de evaluación de acuerdo con los siguientes criterios: ACTIVIDAD No. Días hábiles Puntaje Respuesta para solicitar documentos en los reclamos 6 3 Presentación de liquidación una vez sustentado 7 4 Tiempo de indemnizar una vez firmada la liquidación 7 5 Tiempo de entrega de nuevos documentos de producción. 6 3 Total puntaje Tiempos de Respuestas 15 El máximo puntaje por cada póliza será de puntos, al igual que el puntaje para cada Grupo será de puntos, razón por la cual es necesario hacer una ponderación o indicar un porcentaje de participación para cada póliza que conforman el grupo 1, el cual se aplicará a los resultados obtenidos por cada póliza, a fin de conocer el mayor puntaje de cada oferente por grupo, así: GRUPO No. I % DE PARTICIPACION TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES X% MANEJO GLOBAL COMERCIAL X% RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL X% PÓLIZA DE TODO RIESGO - CORRIENTE DÉBIL TELEFONÍA PÚBLICA X% PÓLIZA DE TODO RIESGO TRANSPORTE DE MERCANCÍAS X% PÓLIZA DE TODO RIESGO TRANSPORTES DE VALORES X% GRUPO II % DE PARTICIPACION INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS X% RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES X% Página 17 de 34

18 3.4. Análisis Económico FACTOR ECONÓMICO Grupos No. 1, 2 Menor prima La menor prima por póliza incluido IVA (si aplica), para los Grupos No. 1 y 2 tendrá una calificación de setecientos (700) puntos y las demás, una calificación proporcional inferior, utilizando una regla de tres simple inversa. Se aclara que en caso de presentar oferta económica en dólares, se utilizará para la comparación de las ofertas, la tasa representativa del mercado a la fecha de cierre del presente proceso Menores Deducibles (200 puntos) Grupos 1 y 2 El presente ítem se evaluará de acuerdo con las tablas diseñadas para cada póliza, advirtiendo que para el ramo de responsabilidad civil directores y administradores, la condición obligatoria es el ofrecimiento de NO aplicación de deducibles, y en consecuencia, los puntos que se hubieran otorgado por deducibles, se sumarán al ítem de menor prima Mayores límites asegurados en coberturas básicas y clausulas y condiciones básicas obligatorias (100) puntos a. Cláusulas que Requieren Indicar un Límite o Sublímite: Los límites y sublimites anotadas en el SLIP DE TÉRMINOS Y CONDICIONES TÉCNICAS para cada uno de los ramos, son de carácter obligatorio. La oferta que mejores los límites, sublimites y oferte clausulas adicionales aplicables a la necesidad de COLVATEL, será objeto de evaluación de acuerdo con los Criterios de Evaluación General, adjunto. No se aceptarán en este tipo de cláusulas y/o condiciones, comentarios o limitaciones, en caso de efectuarse se otorgará cero puntos b. DEDUCIBLES 4. NEGOCIACION: Los deducibles anotados en el presente documento para cada ramo son de carácter obligatorio. La oferta que los mejore será objeto de evaluación., de acuerdo con los criterios y metodología de evaluación de las ofertas. Previo a la adjudicación, COLVATEL podrá invitar a los dos (2) oferentes que hayan obtenido los mayores puntajes de evaluación, para proponer mejoras económicas y/o técnicas de sus propuestas. Página 18 de 34

19 SECCION IV PRESENTACIÓN Y FORMATOS DE LA SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS Los OFERENTES deberán suministrar toda la información que se solicita en esta sección. La OFERTA debe constar de las siguientes partes: 1. INDICE GENERAL DE LA OFERTA. 2. CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA. (Formato No. 1) Deberá estar suscrita por el Representante Legal o persona legalmente autorizada para ello. 3. RESUMEN DE LA OFERTA. (Formato No. 2.) 4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Original del certificado de existencia y representación legal de la compañía, vigencia de la Sociedad, expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, con no más de 30 días calendario de antelación a la fecha de cierre de la presente licitación. 5. CERTIFICADO DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA Certificado de inscripción y autorización para operar los ramos objeto de la licitación de la compañía aseguradora, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha no anterior a sesenta (60) días calendario anteriores al cierre de la Licitación. 6. DOCUMENTO CONSORCIAL Documento que acredite la conformación del Consorcio o la Unión Temporal y su representación. 7. INFORMACION GENERAL DEL OFERENTE (Formato No. 3) Diligenciar el Anexo 6 y adjuntar el Organigrama General y Organigrama de la sucursal que atenderá los requerimientos del programa de seguros del GRUPO, con la relación del personal directivo del OFERENTE que atenderá en forma directa la cuenta, anexando sus hojas de vida. 8. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE (Formato No. 4) 9. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE (Formato No. 5) 10. INDICADORES FINANCIEROS (Formato No. 7, 8. 9 y 10) Capital de trabajo, índice de liquidez y nivel de endeudamiento. El OFERENTE debe presentar certificación expedida por el Contador Público y por el legal, sobre los indicadores financieros solicitados. representante La EMPRESA se reserva el derecho de verificar los datos y demás información suministrada por los oferentes así como a solicitar las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables. Página 19 de 34

20 11. OFERTA ECONÓMICA Diligenciar el Formato No 6 y en el cual debe señalar claramente el costo de las primas por cada póliza, el IVA y las tasas aplicables. La omisión de los anexos y/o de las cláusulas particulares, afectará la calificación de la oferta en la forma establecida en este DOCUMENTO. 12. EJEMPLARES DE LA PÓLIZA Y SUS ANEXOS El oferente deberá presentar los ejemplares de las pólizas para las cuales presenta oferta. El oferente deberá adjuntar con su oferta, copia de las condiciones generales que serán aplicables al contrato que llegue a suscribirse, las cuales no podrán ser modificadas unilateralmente por la aseguradora, excepto que las mismas vayan en beneficio de la EMPRESA. Se aclara que las condiciones técnicas básicas obligatorias prevalecen sobre los condicionados generales presentados como ejemplares de las pólizas para cada uno de los ramos. No se aceptarán textos que incluyan obligaciones del asegurado para con los reaseguradores o corredores de reaseguro, al igual que no se aceptarán textos en inglés o en cualquier otro idioma distinto al castellano. NOTA: Las condiciones generales presentadas por el oferente tendrán vigencia durante el plazo de la adjudicación y en consecuencia no podrán ser variadas ni modificadas por el oferente ni por el adjudicatario durante la ejecución del contrato, salvo que los cambios o modificaciones sean benéficas para la EMPRESA, y se incorporarán mediante anexo a la póliza o pólizas que sean del caso. 13. DOCUMENTOS SOPORTES PARA SUSTENTACION DE RECLAMOS Para cada ramo de los dos Grupos, las aseguradoras deben listar los documentos básicos razonables requeridos para sustentar las reclamaciones. 14. AJUSTADORES Relacionar las firmas de Ajustadores con los cuales operará para efectos de avaluar las pérdidas e indemnizaciones que se presenten. La selección del Ajustador se realizará de común acuerdo con COLVATEL S.A. ESP. NOTA: Los formularios y cuadros suministrados en el presente DOCUMENTO, deben adjuntarse a la OFERTA, totalmente diligenciados. En caso de ser insuficiente el espacio suministrado, podrán anexarse hojas para completar la información. Página 20 de 34