PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DEL SERVICIO DE INSTALACION DE MATERIAL POP A LOS AUXILIARES DE SEÑALIZACION DOCUMENTO NO CONTROLADO

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1 Versión: 2 Proceso: Gestión Humana PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DEL SERVICIO DE INSTALACION DE MATERIAL POP A LOS AUXILIARES DE SEÑALIZACION DOCUMENTO NO CONTROLADO Código: POGH 0020 Estado: A Fecha: 4 de Junio de 2015 Elaboró: Cindy López B Revisó: Sergio Rivera Gualdrón Aprobó: Antonio Char Chaljub Cargo: Analista de Procesos Cargo: Gerente de Mercadeo Cargo: Presidente 1. OBJETO Este procedimiento proporciona las pautas y condiciones para realizar el pago de instalaciones de material POP a los Auxiliares de señalización o personal autorizado para esta labor. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para todos los puntos de venta a nivel nacional y el área de Mercadeo. Cargos: Gerente y Administradores de Negocio, Auxiliar de Señalización. 3. DEFINICIONES No aplica. 4. CONDICIONES GENERALES La Coordinación de Visual de olímpica gestionara la instalación en punto de venta de material POP de las campañas publicitarias o eventos comerciales que defina, por medio de los auxiliares de señalización. Este servicio no está incluido dentro de las actividades contratadas y por lo tanto generará un pago adicional por la prestación de este servicio. La Dirección de Marcas se encargará de definir los montos para pagos por instalación de material POP en puntos de ventas. Los pagos se realizan por cada negocio instalado, es decir que si un Auxiliar de señalización u otro funcionario de Olímpica realiza instalaciones en varios negocios recibe el valor correspondiente al total de los negocios instalados. En los casos que un Auxiliar de señalización no cumpla con la instalación o desinstalación; no se realizará el pago correspondiente y se iniciará una investigación para evaluar las causas y de descubrirse negligencia, el funcionario será excluido de la lista. Los gastos generados por estos pagos deben cargarse al rubro presupuestal según el tipo de evento y naturaleza del rubro, de acuerdo a lo descrito en la siguiente tabla: Página 1 de 6

2 Cuenta N Rubro Nombre Avisos y Señalización Propaganda y Publicidad Tarjeta Plata Actividades Nacionales El área de mercadeo se encargará de gestionar el despacho del material POP a los puntos de venta con 8 días de anterioridad al evento a realizar. Al finalizar un evento se le deberá dar disposición al material POP de acuerdo al Procedimiento Venta de Elementos Reciclables El Gerente de Cada Negocio deberá realizar seguimiento y reportar cualquier anomalía cuando se presente a la Coordinación de Visual 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Descripción Responsables Registros Definir Valores a Pagar por Instalación Instrucciones de Montaje Asignación de dibujantes Montaje o Instalación Consolidar evidencias de Montajes Material POP 6 Inspección Se define el valor a pagar de acuerdo al tipo de campaña. Se elaboran las instrucciones de montaje del material POP Enviar las instrucciones realizadas a cada Gerente de Negocio para que estos las entreguen a los auxiliares de señalización. Citar a los auxiliares de señalización a una teleconferencia, y explicar en ésta las condiciones del evento e instrucciones de montaje. Se designan los negocios que instalará cada auxiliar de señalización. Se ejecuta la Instalación del material POP elaborado Tomar fotografías del montaje como evidencia y enviarlas al Coordinador Se consolidan las imágenes recibidas y se envían a la Vicepresidencia de Mercadeo, Gerencia de Mercadeo, Directora de Marca. Se realizan inspecciones de verificación en el punto de venta. Si se encuentran anomalías en la de Visual Auxiliar de Señalización. Auxiliar de Señalización. de Visual (Costa) Coordinador regional de Micromercadeo (Resto del País). de Visual (Costa), Definición de Pago Instrucciones Montaje POP Fotos Página 2 de 6

3 No Actividad Descripción Responsables Registros Desmontar Evento Gestión de Pago Pago a Contratistas ejecución del montaje se le informará a la coordinadora de visual para tomar las medidas del caso. Se envía a la Gerencia de cada Negocio la fecha límite para realizar el desmontaje del evento Al finalizar el evento se realiza desmontaje del material POP y se entrega al gerente del negocio Se verifica realización de desmontaje del evento Se elabora la Lista de personal que ejecutó el montaje para la gestión del pago. Se consolida un listado por empresa contratante, este deberá contener nombre, documento de identidad, empresa contratista, evento y negocio que instaló. Enviar listado con la información a la dirección de marcas para autorización de pago Revisar listado para autorizar el pago e informar a coordinación visual Se remite el listado del personal a cada empresa contratista para realizar el pago por instalación de material POP. En los caso que el empleado sea de Olímpica, Incopac e Invercosur se le entregará el listado al Coordinador de Nomina informando a que cuenta y rubro presupuestal debe cargarse este valor. Se recibe la factura de las empresas contratistas externas Se le anexa el listado de lo que se mandó a pagar. Se registra en SAP y diligencia el Formato Control De Entregas De facturas No Retail a Cuentas por Pagar para enviar factura y soportes al área de cuentas por pagar Se realiza seguimiento al pago de la factura a empresas contratistas Coordinador Regional de Micromercadeo (Resto del país). Auxiliar de Señalización. Directora de Marca Consolidado Consolidado Factura Formato Control De Entregas De Facturas No Retail A Cuentas Por Pagar Página 3 de 6

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5 6. DIAGRAMA DE FLUJO Página 5 de 6

6 7. ANEXOS No Aplica 8. CONTROL DE CAMBIOS: La versión 2 del presente documento contiene los siguientes cambios respecto al documento en versión 1: Se actualiza el revisor y aprobador. Página 6 de 6