PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CLIENTES SAP

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1 Proceso: Gestión de Base de Datos Macroproceso: Gestión de la Información PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE CLIENTES SAP DOCUMENTO NO CONTROLADO Código: POBD 02 Versión: 2 Fecha: Abril 12 de 2016 Elaboró: Cindy López B Cargo: Asistente Gestión del Riesgo Revisó: Helga Archibold Cargo: Coordinador de Normalización de Datos Aprobó: Carmelo Vergara Cargo: Director Nacional de Cartera 1. OBJETO Este Procedimiento proporciona las condiciones que aplican para obtener la información de los clientes de Olímpica S.A. relacionados con procesos No Retail, a fin de realizar creaciones, modificaciones, consultas, bloqueos y reportes. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la atención de solicitudes de creación de clientes en SAP en el Área de Cartera, Ventas Institucionales y Centros de Distribución a nivel nacional. Cargos o Roles: En los centros de distribución aplica para administradores. 3. DEFINICIONES Cliente No Retail SAP: Persona natural o jurídica, a quien se le debe emitir una factura directamente desde el sistema SAP. CONDICIONES GENERALES Tipos de Clientes No Retail SAP Los siguientes son tipos de clientes que se pueden configurar en el sistema SAP y los casos en los que aplica cada uno: o Cliente Tienda: Cliente No Retail que no solicita crédito, y requiere de la entrega de una factura de manera inmediata (Diferente a un tiquete de compra POS) y en el mismo lugar donde efectúa la compra. o Cliente Cartera: Cliente No Retail que solicita crédito directo con la compañía, realiza compras habituales y se le factura de manera periódica y centralizada. Adicionalmente,

2 se codifican como clientes cartera los proveedores para la facturación de los servicios que se le prestan. o Cliente Receptor de Factura: Personas jurídicas que solicitan códigos de clientes secundarios asociados a ellos para el recibo de facturas en diferentes lugares del país. o Cliente Bolsa: Cliente No Retail genérico, utilizado para facturaciones internas en la compañía. o Cliente Accionista - Socio: Accionistas o socios del grupo Olímpica. o Cliente Vinculado: Empresas del Grupo Olímpica. o Cliente Vendedor: Vendedores de la compañía, los cuales son solicitados a nivel informativo por el sistema SAP al emitir algunas facturas. Lo anterior significa que el dato del vendedor aparece como información en la factura que se emite al cliente final, mas no se le está facturando al vendedor. o Cliente Externo: Entidades sin residencia en Colombia a quienes se les debe facturar. Actividades Permitidas por Tipo de Cliente ACTIVIDADES Venta con Remisión a Crédito Venta Institucional Facturación Actividad Ganadera Facturación Venta de Activos Fijos Facturación Remanente de Mercancía en centro de Distribución (Fruver Electro) Facturación Ventas varias Bolsas Facturación Ventas varias Faltantes y Averías del Transportador Devolución de Facturas Dpto de Cartera Merchandising Mayorista Ventas Institucionales Facturación Concesionarios Comerciales Facturación Concesionarios Financieros Facturación de Arriendo de espacios para publicidad y Productos Facturación de Convenios Comerciales Facturación de Mercancía en Consignación Facturación de Recaudo a Terceros Facturación Crédito Directo con TIPO DE CLIENTE AUTORIZADO Tienda/ Tienda/ Tienda/ Tienda/ Tienda/

3 Tarjeta Facturación Tarjeta Monedero Facturación Bonos de Terceros facturación Convenios de Medicamentos Facturación CC3 Facturación Crossdocking Facturación Bolera Facturación Reciclables facturación Aprovechamiento Facturación por Conectividad Solicitud de Creación o Verificación de un Cliente SAP Se deberá verificar la no preexistencia del cliente en el sistema, para el caso de personas naturales la búsqueda deberá efectuarse por número de documento de identidad, mientras que para el caso de personas jurídicas, a través del RUT o NIT. Se deberá consultar a la persona (natural o jurídica) en las listas restrictivas (Ver Instructivo Para Consultas En Listas Restrictivas). Requisitos para la Creación de Un Nuevo Cliente Los clientes tipo Tienda solo deberá presentar su documento de identidad, y se le podrá tomar los datos verbalmente de acuerdo a los campos exigidos por el sistema para su creación. Para el caso de clientes mayoristas, se deberá cumplir adicionalmente el "Procedimiento Para Realizar Ventas Mayoristas". Para la creación de los clientes tipo cartera el solicitante deberá anexar el Formato de Creación de Clientes y anexar los siguientes soportes: DOCUMENTOS SOPORTES Copia del RUT Copia de la cédula del Representante Legal Certificado de constitución y gerencia y/o Registro de inscripción expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con vigencia no mayor a un (1) mes. En los casos en los que el cliente a su vez sea proveedor, los datos se podrán tomar de la información utilizada para su codificación como proveedor y se le solicitará únicamente el Formato de Creación de Clientes. Cada vez que se presenten cambios en la información de un proveedor que también se encuentre creado como cliente tipo cartera, el área de Normalización de Datos deberá actualizar la base de datos clientes. (Ver Procedimiento Registro y Actualización de Proveedores.) A los clientes tipo Vendedor no habrá necesidad de tomarles datos o pedir documentos dado que sus datos se obtendrán del sistema de nómina.

4 A los clientes tipo Receptor de Facturas no habrá necesidad de tomarles datos o pedir documentos dado que sus datos se encuentran inmersos en los datos solicitados del cliente principal. Los clientes tipo Vinculados deberán presentar Certificado de constitución y gerencia y/o Registro de inscripción expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con vigencia no mayor a un (1) mes y Copia del RUT. A los clientes tipo Externo se les deberá solicitar la misma información que se le solicita a un cliente nacional, pero la presentación de la misma será discrecional, es decir, deberá presentar los documentos que le apliquen. El funcionario que codifica debe verificar que la información solicitada por el sistema para la creación del Cliente, se encuentre completa y sea veraz. Toda creación de cliente SAP, deberá ser soportada con los documentos exigidos, y adicionalmente deberá llevar anexo el "Formato Declaración Origen de Fondos" diligenciado. Bloqueo o Petición de Borrado de un Cliente en el Sistema y Cruce de Cuentas En el caso que se ingresen datos de un cliente erradamente y no hay forma de modificarlo o en su defecto deciden bloquear un cliente por algún motivo comercial, se debe solicitar borrar o bloquear al Jefe de Cartera Nacional. Para los casos de Clientes Tienda, se realizará la solicitud de bloqueo al Gerente o Administrador. Para efectuar cruce de cuentas a un cliente debe tener autorización del Jefe de Cartera Nacional y aprobación escrita enviada al funcionario de Normalización de Datos Monitoreo de Actividades Sospechosas El área de Cartera anualmente a más tardar en los meses de septiembre y/o octubre, deberá realizar la consulta en las listas restrictivas a los clientes tipo crédito para validar que los terceros existentes no se encuentren vinculados con actividades de LA/FT. La Dirección Nacional de Normalización de Datos deberá hacer seguimiento a los cambios de razón social de los terceros codificados y reportar según el Procedimiento Reportes SAGRLAFT, cuando se encuentre que: El tercero codificado ha cambiado 2 o más veces en un mismo semestre su razón social. El tercero codificado ha cambiado más de 3 veces su cuenta bancaria. El tercero codificado figure en una lista restrictiva o lista de proveedores ficticios-dian. Las consultas de razón social se pueden realiza en la pagina de la Dian en el siguiente enlace:

5 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro 1 2 Detectar la Necesidad de Crear, Modificar o Bloquear un Cliente en SAP Verificar la Existencia del Cliente en el Sistema Se solicita la verificación, modificación o creación del cliente tipo Tienda o Vendedor a la Mesa de Ayuda (Ventas Mayoristas), Facturador (Bodegas), Codificador de Normalización de Datos (Oficinas Centrales). Se solicita al Codificador de Normalización de Datos la verificación, modificación o creación del cliente tipo Cartera, Accionista Socio o Vinculado. Se solicita al Codificador de Normalización de Datos la verificación, modificación o creación del cliente tipo Receptor de Factura, Bolsa o Externo. Se busca el código (Número de Cédula para Personas Naturales o RUT o NIT para personas Jurídicas) del cliente tipo Tienda o Vendedor en el sistema y se verifica si existe o no. En caso que el cliente exista se verifican sus datos. En caso que un cliente existente posea datos desactualizados, se actualizan en el sistema según la información suministrada por el solicitante. Gerente de Negocio, Administrador de CD, Gerentes, Directores, Coordinadores, Jefes Director Nacional de Cartera / Comercial/ Gerente de Trade Marketing Gerentes, Directores, Coordinadores, Jefes Mesa de Ayuda (Tienda y Vendedor en Negocios), Facturador CD (Tienda y Vendedor en CD), Codificador de Normalización de Datos (Tienda, Vendedor, Cartera, Receptor de Factura, Bolsa, Accionista Socio, Vinculado, Externo), Auxiliar de Tienda Virtual (Virtual) Mesa de Ayuda (Tienda y Vendedor en Negocios), Facturador CD (Tienda y Vendedor en CD), Codificador de Normalización de Datos (Tienda, Vendedor, Cartera, Receptor de Factura, Bolsa, Accionista Socio, Vinculado, Externo), Auxiliar de Tienda Virtual (Virtual) Formato Solicitud de Venta Mayorista (Solo para Ventas Mayoristas) Formato Creación de Clientes Formato Creación de Clientes

6 3 4 Crear Cliente Nuevo Bloquear Cliente Se crea el nuevo cliente en el sistema según la información suministrada por el solicitante, y se confirma la creación a este. En caso que la solicitud inicial haya sido la de borrar o bloquear el cliente, se procede de acuerdo al procedimiento Creación y Mantenimiento Base de Datos Clientes- Petición de borrado cliente (SAP). Mesa de Ayuda (Tienda y Vendedor en Negocios), Facturador CD (Tienda y Vendedor en CD), Codificador de Normalización de Datos (Tienda, Vendedor, Cartera, Receptor de Factura, Bolsa, Accionista Socio, Vinculado, Externo), Auxiliar de Tienda Virtual (Virtual) Mesa de Ayuda (Tienda y Vendedor en Negocios), Facturador CD (Tienda y Vendedor en CD), Codificador de Normalización de Datos (Tienda, Vendedor, Cartera, Receptor de Factura, Bolsa, Accionista Socio, Vinculado, Externo), Auxiliar de Tienda Virtual (Virtual) Correo de Confirmación de la Creación Correo de Confirmación del Borrado

7 6. DIAGRAMA DE FLUJO

8 7. ANEXOS Formato Creación de clientes 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 1 Noviembre Primera emisión del documento 20 de Abril 12 de 2016 Se agregaron las disposiciones acordes a SARLAFT (consulta en listas restrictivas y un capitulo de monitoreo a actividades sospechosas). Se ajustaron los documentos requeridos para la creación de clientes y se incluyo el formato de creación de clientes.