Para: Gerentes de Negocio, Cajeros (as), Fiscales de Caja, Gerencia de Gestión Humana y Auditoria Interna.

Transcripción

1 POLÍTICA PAGO DE INCENTIVOS A CAJEROS (AS) Y FISCALES DE CAJA Fecha : 14 de Mayo de 2008 Versión: 1 Proceso : Gestión Humana Revisó: Aída Lucía Vélez Gerente Gestión Humana Aprobó: Jaime Moreno Gerente Comercial Para: Gerentes de Negocio, Cajeros (as), Fiscales de Caja, Gerencia de Gestión Humana y Auditoria Interna. De: Vicepresidencia Comercial Asunto: Pago de Incentivos a cajeros (as) y Fiscales de Caja por rendimiento. Objeto: Mediante la presente política se estandarizan las condiciones para el pago de incentivos a cajeros (as) y Fiscales de Caja de los puntos de venta que se otorgarán a estos funcionarios como resultado de su rendimiento. Por consiguiente se deberán aplicar las siguientes directrices: Alcance: Esta política aplica para los puntos de venta con sistema POS - IBM. Definiciones: Incentivos: Estímulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economía con el fin de elevar la producción y mejorar los rendimientos. Salario Promedio: Aquel calculado en un periodo por la suma de los devengos correspondientes sobre el número de meses de dicho periodo. Tiempo Activo: Es el tiempo desde que se pasa la Tarjeta Plata del cliente o el primer artículo a adquirir por éste hasta que se totaliza. Rendimiento: Medida del número de artículos pasados en la caja por minuto.

2 Contenido: Se ha definido el pago de incentivos a cajeros (as) y Fiscales de caja de los puntos de venta a fin de impulsar un mejoramiento en el rendimiento de los mismos. Para el pago de incentivos los cajeros (as) y Fiscales de Caja deberán cumplir las condiciones definidas simultáneamente. Condiciones para recibir incentivos - Cajeros (as) Haber laborado el 70% del periodo (mes laborado). Completar 40 horas acumuladas ( segundos acumulados) al mes de tiempo "activo" en caja, es decir, registrando productos en la terminal de pago. Haber vendido mínimo artículos al mes, no importa la sección. Tener un rendimiento mínimo de 15 artículos por minuto Los descuadres y errores en medios de pago no deben exceder los montos autorizados para el periodo de acuerdo a lo estipulado en el Procedimiento faltantes y sobrantes de cajeros (as) vigente en la compañía. - Fiscal de Cajas Haber laborado el 70% del periodo. El rendimiento promedio de todos los cajeros del negocio en el período sea mínimo de 15 artículos por minuto Tarifa de Incentivos La tarifa de incentivo a entregar a cajeros (as) y Fiscales de Caja corresponderá a un porcentaje del 20% de su salario promedio, dicho porcentaje será definido por la Presidencia de la compañía. Condiciones adicionales En los puntos de venta deberán rotarse los cajeros (as) entre áreas y caja principal, para igualar las oportunidades de todos los cajeros a fin de que todos se beneficien con los incentivos que brinda la compañía por rendimiento en las actividades. Todo cajero (a) deberá realizar la apertura de su terminal de pago de acuerdo a las pautas definidas en el Procedimiento apertura terminales de pago vigente en la compañía. Los usuarios y claves asignados a cada cajero (a) y Fiscal de Caja deberán crearse de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Instructivo para la

3 creación, eliminación de usuarios y modificación de claves en POS - IBM vigente en la compañía. Diariamente, la Secretaria Tesorera deberá diligenciar la Planilla de descuadre de cajero (as) de acuerdo al Procedimiento faltantes y sobrantes de cajeros (as) y a final de mes, enviarlas junto con las Planillas acumuladas de descuadre al área de Gestión Humana de la regional. Los Auxiliares de Nómina de las regionales consolidarán las planillas de descuadre y Planillas acumuladas de descuadre y las enviarán al Jefe de Nomina de Oficinas Centrales 980. Una vez se consoliden los descuadres de cajeros (as), el Jefe de Nómina enviará un archivo en formato Excel con esta información al funcionario con cargo Soporte SIG para que se tenga en cuenta al momento de determinar los cajeros (as) que recibirán incentivos. Diariamente, la Mesa de Ayuda generará un archivo de desempeño (PRF) con la información de las operaciones registradas por los cajeros (as) en el sistema POS y lo transmitirá por interfaz alimentando el SIG. A final de mes, se generará la información en el SIG del rendimiento de los cajeros (as) y Fiscales de Cajas, se identificará aquellos funcionarios que cumplieron con todos los requisitos para recibir incentivos y se liquidaran estos. La liquidación de éste incentivo deberá cruzarse con lo reportado en el archivo consolidado de los formatos Planilla diaria de descuadre y planilla acumulada de descuadre a fin de identificar si el cajero (a) recibirá el beneficio del incentivo Una vez liquidados los incentivos se enviará vía correo electrónico el archivo con los resultados de esta actividad al Jefe de Nómina de la regional para que estos montos se ingresen en el sistema ADAM y se incluyan dentro de los valores a cancelar por concepto de sueldos a los cajeros (as) y Fiscales de Caja. Para el caso de los asociados de Cooservicios, de igual manera, se enviará vía correo el archivo al Jefe de Nómina de la cooperativa a fin de que estos montos se ingresen en el sistema ADAM y se incluyan dentro de los valores a cancelar por concepto de compensación a los cajeros (as) y Fiscales de Caja. Los incentivos se pagarán a la quincena siguiente de la evaluación de los resultados de los cajeros (as) y Fiscales de Caja y sólo si cumple con la totalidad de los requisitos exigidos para este pago. Responsabilidades:

4 Es responsabilidad del Administrador de pagos y servicios, en su ausencia el Gerente del negocio: Realizar seguimiento al cumplimiento de los lineamientos en este documento establecidas. Definir la rotación de los cajeros (as) en las terminales de pago. Es responsabilidad del cajero (a): Realizar la apertura de la terminal de pago de acuerdo al Procedimiento apertura terminales de pago. Cumplir con los requisitos exigidos para beneficiarse de los incentivos Es responsabilidad de la Secretaria Tesorera enviar las planillas de descuadre y planillas acumuladas de descuadre al área de Gestión Humana de la regional. Es responsabilidad del Auxiliar de Nómina de la regional consolidar las planillas de descuadre y planillas acumuladas de descuadre y enviarlas al Jefe de Nómina de Oficinas centrales 980. Es responsabilidad del Jefe de Nómina de Oficinas centrales 980: Consolidar la información correspondiente a descuadres de cajeros (as) Enviar el archivo correspondiente a descuadres de cajeros (as) al funcionario con cargo Soporte SIG. Es responsabilidad del Fiscal de Cajas realizar seguimiento a los cajeros (as) a fin de que cumplan con los requisitos exigidos para beneficiarse con los incentivos. Es responsabilidad de la Mesa de Ayuda generar un archivo de desempeño (PRF) con la información de las operaciones registradas por los cajeros (as) en el sistema POS. Es responsabilidad del Funcionario con cargo Soporte SIG: Generar la información del rendimiento de los cajeros (as) y Fiscales de Cajas y realizar la liquidación de incentivos. Conciliar la información del archivo correspondiente a descuadres con la información del rendimiento de cajeros (as) y Fiscales de Caja. Enviar el archivo con la liquidación de incentivos de cajeros (as) y Fiscales de Caja al Jefe de Nómina de cada regional/jefe de Nómina Cooservicios. Enviar un reporte a cada Director de Operaciones/Gerentes de negocio, a manera de consulta, a fin de que estos tengan conocimiento del rendimiento de los funcionarios y de quienes recibirán pagos. Es responsabilidad del Jefe de Nómina de cada regional:

5 Incluir dentro del pago por concepto de salario/compensación de cajeros (as) y Fiscales de Cajas los montos correspondientes a pago de incentivos. Anexos: No aplica. Control de Cambios: No aplica.