ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y SEGURIDAD INFORMÁTICA SESION 07.

Transcripción

1 ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y SEGURIDAD INFORMÁTICA SESION 07 William León Velásquez 1

2 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMAS ABIERTOS Herbert Spencer afirmaba en el siglo XX: Un organismo social se asemeja a un organismo individual en las siguientes características esenciales : En el crecimiento; en el hecho de tornarse más complejo a medida que crece; en el hecho de que, haciéndose más complejo, sus partes

3 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMAS ABIERTOS exigen una creciente interdependencia; porque su vida tiene extensión que depende de la vida de sus unidades componentes; y porque en ambos casos existe las creciente integración acompañada por creciente heterogénea.

4 EMPRESA LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMAS ABIERTOS Crece en tamaño por el incremento de partes. Absorbeb recursos y Los transforma en productos o servicios. La empresa reacciona a su ambiente y cambia sus mercados, productos, procesos, estrategia y estructura organizacional, pudiendo d hasta reproducirse en empresas subsidiarias.

5 LA ORGANIZACIÓN COMO O SISTEMAS ABIERTOS La Empresa vista como un sistema presenta las siguientes características: Tecnología : Es la base técnica de la empresa y depende de su rama de actividades. Gestión: Lo constituye una administración eficaz de los procesos.

6 Sistema de Información: Es el sistema que requiere la organización para establecer la información de sus procesos y su gestión. Cultura : Son los valores que fundamentan la política de la empresa y la de sus integrantes. t LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMAS ABIERTOS

7 La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades, sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes externos. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMAS ABIERTOS

8 SISTEMAS VIVOS (ORGANISMOS) DIFERENCIAS ENTRE SISTEMAS VIVOS Y ORGANIZADOS* SISTEMAS ORGANIZADOS (ORGANIZACIONES) Nacen, heredan sus Son organizados, rasgos estructurales. adquieren su estructura en etapas. Mueren, su tiempo de Pueden ser vida es limitado. reorganizados, tienen una vida ilimitada y pueden ser reconstruidas. Tienen un ciclo de vida No tienen ciclo de vida predeterminado. definido.

9 DIFERENCIAS ENTRE SISTEMAS VIVOS Y ORGANIZADOS* SISTEMAS VIVOS SISTEMAS ORGANIZADOS (ORGANISMOS) (ORGANIZACIONES) Son concretos. El sistema se describe en términos físicos y químicos. Son abstractos. El sistema se describe en términos psicológicos y sociológicos. Son completos. El S i l t d d parasitismo y la simbiosis g son excepcionales. Son incompletos: dependen de cooperación con otras organizaciones. Sus partes son intercambiables. La enfermedad es definida El problema se define como como un disturbio en el una desviación ió enlas normas proceso vital sociales.

10 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO Las organizaciones poseen las características de sistemas abiertos, que son : 1.Comportamiento probabilístico y no determinista. Cambios en sus ambientes y que se denominan variables externas (desconocidas e incontrolables) influye organizaciones

11 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO 2.Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, y esta constituida por sus partes menores. Las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son complejos de elementos colocados en interacción. Ejemplo : Organizaciones bancarias.

12 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO 3. Interdependencia de las partes. La organización es un sistema it social cuyas partes son interdependientes pero interrelacionadas. El cambio en una de las partes provoca impacto sobre las otras.

13 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO 4. Homeostasis o estado de equilibrio La organización tiene un estado de equilibrio cuando cumple con dos requisitos: a.unidireccionalidad o constancia de dirección: A pesar de los cambios en el ambiente o en la organización, ió los propios resultados se alcanzan. El sistema sigue orientado hacia el mismo fin, usando otros medios.

14 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO b. Progreso en relación con el fin El sistema mantiene, en relación al fin deseado un grado de progreso dentro de los límites definidos como tolerables El grado de progreso puede ser mejorado cuando la empresa alcanza el resultado con menor esfuerzo, con mayor precisión y bajo condiciones de variabilidad.

15 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO Para alcanzar el LIDERAZGO y estado de compromiso de equilibrio, EXIGEN las personas con unidireccionalidad el objetivo final y progreso que se desea alcanzar.

16 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO La organización necesita a su vez conciliar con dos procesos opuestos : a. Homeostasis : Tendencia del sistema en permanecer estático o en equilibrio, manteniendo inalterado su status quo interno. b. Adaptabilidad: Es el cambio del sistema para ajustarse a los estándares requeridos en su interacción con el ambiente externo, alterando su status quo interno para alcanzar el equilibrio frente a las nuevas situaciones.

17 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO 5. Frontera o límite La frontera es la línea que demarca y define lo que se encuentra adentro y lo que se encuentra afuera del sistema o subsistema.

18 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO Las organizaciones tienen fronteras que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad: son líneas de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.

19 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO 6. Morfogénesis El sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a sí mismo y su estructura básica: es la propiedad morfogénica de las organizaciones. VENTAS EN TIENDAS FÍSICAS VENTAS EN TIENDAS VIRTUALES

20 7. Resistencia CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA ABIERTO Las organizaciones tienen la capacidad de enfrentar y superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que desaparezca su potencial de auto organización. La resistencia determina el grado de defensa o de vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales externas.

21 MODELOS DE ORGANIZACIÓN Schein propone que la teoría de sistema debe considerar: Como un sistema abierto. Un sistema con objetivos o funciones múltiples que interactúan con el medio ambiente. ORGANI ZACIÓN Consta de varios subsistemas que están interactuando dinámicamente unos con otros. Existe un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. Para el buen funcionamiento se necesita saber la demanda y las limitaciones.

22 MODELOS DE ORGANIZACIÓN Existen varios modelos, pero los más resaltantes son: MODELO DE KATZ Y KAHN MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK

23 Tiene las siguientes características : MODELO DE KATZ Y KAHN a.la ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO: En este modelo la organización como sistema abierto presenta las siguientes características : 1. Importación (Entrada) RECIBE INSUMOS RECIBE organización YNECESITA PROVISIONES RENOVADAS DE ENERGÍA DE INSTITUCIONES, DE PERSONAS Y DEL MEDIO AMBIENTE MATERIAL

24 2. Transformación (procesamiento) MODELO DE KATZ Y KAHN ORGANIZACIÓN PROCESA Y TRANSFORMA SUS INSUMOS 3. Exportación (salida) : EN PRODUCTOS TERMINADOS. MANO DE OBRA SERVICIOS, ETC. Sistemas Abiertos EXPORTAN CIERTOS PRODUCTOS HACIA EL MEDIO AMBIENTE.

25 MODELO DE KATZ Y KAHN 4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten IMPORTACIÓN TRANSFORMACIÓN - EXPORTACIÓN 5. Entropía negativa : Sistemas Abiertos NECESITAN estar en constante movimiento para evitar la entropía Entropía : proceso que genera desorganización, desintegración y final a la muerte.

26 MODELO DE KATZ Y KAHN 6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: Sistemas Abiertos RECIBEN INSUMO MATERIA QUE CONTIENE ENERGÍA QUE TRANSFORMA O ES ALTERADA POR EL TRABAJO REALIZADO. Sistemas Abiertos RECIBEN INSUMO DE CARÁCTER INFORMATIVO QUE PROPORCIONAN SEÑALES A LA ESTRUCTURA SOBRE EL AMBIENTE Y SOBRE SU PROPIO FUNCIONAMIENTO EN RELACIÓN DE ÉSTE.

27 MODELO DE KATZ Y KAHN 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: Sistemas Abiertos BUSCAN UNA CONSTANCIA 8. Diferenciación: i ió Todo Sistema Abierto ORGANI ZACIÓN EN EL INTERCAMBIO DE ENERGIA IMPORTADA Y EXPORTADA DEL AMBIENTE A la diferenciación mediante la multiplicación TIENDE y elaboración de funciones. f i Trae multiplicación de roles y diferenciación interna.

28 9. Equifinalidad d MODELO DE KATZ Y KAHN ALCANZAR, POR DIVERSOS CAMINOS EL MISMO ESTADO FINAL, PARTIENDO DE DIVERSAS CONDICIONES INICIALES. Sistemas PUEDEN CAMINOS, EL MISMO Abiertos 10. Límites o fronteras Como Sistema Abierto ORGANI ZACIÓN PRESENTA BARRERAS ENTRE EL SISTEMA Y EL AMBIENTE.

29 MODELO DE KATZ Y KAHN b. LAS ORGANIZACIONES COMO UNA CLASE DE SISTEMA SOCIAL LAS ORGANIZACIONES CONSTITUYEN UN TIPO DE CONSIDERADO SISTEMA SOCIAL SISTEMA ABIERTO LAS ORGANIZACIONES COMPARTEN CON TODOS LOS SISTEMAS ABIERTOS SUS PROPIEDADES COMO LA ENTROPÍA NEGATIVA, RETROINFORMACIÓN, HOMEOSTASIS, DIFERENCIACION Y EQUIFINALIDAD. LOS SISTEMAS ABIERTOS TIENDEN A LA ELABORACIÓN Y A LA DIFERENCIACIÓN, DEBIDO A SU PROPIA DINÁMICA.

30 MODELO DE KATZ Y KAHN LOS SISTEMAS SOCIALES CONSISTE EN ACTIVIDADES ESTANDARIZADAS DE UNA CANTIDAD DE INDIVIDUOS. ÉSTAS SON RELATIVAMENTE DURADERAS Y LIGADAS EN ESPACIO Y TIEMPO.

31 MODELO DE KATZ Y KAHN c. Características de primer orden Las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes : Sistemas sociales Organizaciones sociales No tienen limitación de Están vinculadas a un amplitud. humanos, recursos, Ejemplo : Política, La religión, la economía,etc. mundo concreto de seres materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. Ej l L f ili Ejemplo : La familia, grupo de catecismo,etc.

32 MODELO DE KATZ Y KAHN Sistemas sociales Es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla Es la estructuración de eventos o acontecimientos y no pueden ser representadas a través de modelos físicos. Organizaciones sociales Constituyen un sistema formalizado de funciones.

33 MODELO DE KATZ Y KAHN Sistemas sociales Necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema. Las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo. Organizaciones sociales Para la inclusión parcial : la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes

34 MODELO DE KATZ Y KAHN Sistemas sociales Tienen su naturaleza planeada, ya que son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre. Presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas. Organizaciones sociales La organización en relación con su medio ambiente : el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.

35 d. Cultura y clima organizacionales MODELO DE KATZ Y KAHN Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propias costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal. Las creencias colectivas y sentimientos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.

36 f. Concepto de eficacia organizacional La eficiencia se refiere a la cantidad de recursos que ingresa a la organización para la elaboración de un producto y cuanto es absorbido por el sistema. La. eficiencia i i se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. MODELO DE KATZ Y KAHN

37 f. Concepto de eficacia organizacional La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca las maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos, económicos y por medios políticos. MODELO DE KATZ Y KAHN

38 MODELO DE KATZ Y KAHN g. Organización como un sistema de roles La organización puede considerarse como constituida id por roles, debido a que los individuos que están involucrados en ésta, ocupan un determinado cargo, debido a los conocimientos del proceso técnico, de la tarea de la organización y de su comportamiento..

39 La oga organización acó se concibec como un sistema sociotécnico. Además de considerarse como un sistema abierto en interacción constante con su ambiente, la organización también se concibe como un sistema sociotécnico estructurado en dos subsistemas. MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK

40 MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK Subsistema técnico: Involucra toda la tecnología, el territorio, i el tiempo y es responsable de la eficiencia potencial de la organización. ió

41 MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK Subsistema social: Comprende a los individuos, sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre ellos.

42 MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK El modelo básico adoptado por el enfoque sociotécnico es el modelo de IMPORTACIÓN CONVERSIÓN EXPORTACIÓN derivado de la teoría de sistema abierto.

43 ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Las principales características de la teoría moderna de la administración i ió basada enel análisis i sistémico, i son los siguientes : Punto de vista sistemático : La teoría moderna considera a la organización como un sistema constituido por : Entrada - Proceso - Salida Retroalimentación y Ambiente.

44 ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Enfoque dinámico : Se aplica en el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización. La teoría moderna no se aparta del énfasis en la estructura, sino que simplemente añade al proceso de interacción entre las partes que ocurren dentro de la estructura.

45 ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Multidimensional y multinivelada : Considera que una organización ió es macro cuando se considera dentro de su ambiente (a nivel de país, sociedad o de comunidad) y es micro cuando analiza sus unidades internas

46 Multimotivacional : La teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por diversas razones. En las organizaciones, los integrantes esperan satisfacer ciertos objetivos tantos institucionales como personales. ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS

47 ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Probabilistico : La teoría moderna tiende a ser probabilística, ya que muchas de sus variables se explican en términos hipotéticos y no con certeza.

48 ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Multidisciplinaria i li i : La teoría de sistema es multidisplinaria, ya que emplea conceptos y técnicas de diversos campos : sociología, psicología, tecnológica, económica, etc.

49 ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Descriptiva : La teoría moderna se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar el individuo que escoja objetivos y métodos.

50 Multivariable : La teoría moderna asume que un evento puede ser causado por diversos factores interrelacionados e interdependientes. Asimismo, reconoce la posibilidad de que los factores causales sean afectados a su vez por fenómenos que ellos mismos causaron al momento de la retroalimentación. ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS

51 Adaptación : La organización es un sistema adaptativo, esto quiere decir, que para mantenerse en su ambiente debe adaptarse continuamente t a los cambios constantes de éste. La organización y su ambiente se perciben como interdependientes y en un continuo equilibrio dinámico. ANÁLISIS SISTEMÁTICO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS

52 PROCESOS DE UNA EMPRESA Una empresa está constituida de varios procesos, que varían en naturaleza e importancia de acuerdo con cada organización. Un proceso no es más que aquello que convierte lo que tenemos. En lo que queremos o lo que alguien quiere.

53 Un proceso siempre puede ser descompuesto en otros procesos componentes y puede formar con otros procesos un proceso más general. Un proceso está compuesto de: Insumos, Procesamiento (aquello que da un valor agregado al insumo), un producto (o más de uno), clientes (internos o externos). PROCESOS DE UNA EMPRESA

54 PROCESO Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agrega valor a este y suministre i un producto a un cliente interno o externo. Los procesos utilizan los recursos de una organización para suministrar resultados definitivos. No existe producto y/o servicio sin un proceso, tampoco existe proceso sin un producto o servicio. PROCESOS DE UNA EMPRESA

55 Proceso de Planeamiento: PROCESOS DE UNA EMPRESA Establece un conjunto complejo de información sobre su medio ambiente, el cual incluye: Mercado. Tecnología. Proveedores. Tendencias de la economía. Legislación.

56 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Marketing: Este proceso incluye los siguientes i factores: Producto Donde se examina el producto de la Empresa. Promoción Donde son examinados los medios de divulgación de los productos.

57 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Marketing: Precios Discusión de la política de precios en función de sus Costos. Distribución Donde se proyecta los canales de distribución que serán utilizados.

58 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Gestión Financiera: Este proceso se caracteriza por la división de funciones, para que diferentes procesos ejecuten un papel fiscalizador que nos permita poder distinguir los siguientes procesos básicos: Cuentas x Pagar Controla todos los pagos que son efectuados por la empresa, es especial lo referente a proveedores, planilla de sueldos, impuestos, servicios, etc.

59 Proceso de Gestión Financiera: Cuentas x Cobrar Que controla los pagos hechos por los clientes por las compras efectuadas. Finanzas. Cuida del flujo de caja, que es la disponibilidad de recursos financieros para cumplir con los compromisos financieros de la empresa. PROCESOS DE UNA EMPRESA

60 Proceso de Gestión Financiera: Tesorería. Controla el dinero de la organización, a nivel de ingresos y egresos (Caja, Caja chica, Cheques, etc.) Contraloría Que garantiza la legitimidad id d de cada operación financiera, formula el sistema de control y auditoria sobre la gestión en la empresa PROCESOS DE UNA EMPRESA

61 Procesos de Producción Se tienen los siguientes procesos: - Planeamiento, programación y control de la producción (PCP). - Planeamiento de requisitos de materiales (MRP) - Management of resource planning (MRP II), llamado gerencia de planeamiento de recursos. - Planeamiento de recursos empresariales (ERP). PROCESOS DE UNA EMPRESA

62 PROCESOS DE UNA EMPRESA Procesos de Producción Abastecimiento o Logística. Responsable de la adquisición y la compra de los materiales de consumo de planta (repuestos, materiales oficina, i suministros diversos, etc.), control de los Inventarios de los almacenes; así como la contratación de los servicios (limpieza, transporte, seguridad, seguros)

63 Procesos de Producción Control de materias primas. Controla las existencias de materias primas y los productos terminados, dentro de los parámetros definidos por marketing (Volumen de ventas y consecuentemente demanda de los productos terminados y las materias primas). PROCESOS DE UNA EMPRESA

64 Proceso de Ventas Se encarga de la venta de los productos y responsable de la facturación de la empresa. Almacén de productos Terminados. Controla la existencia i de los productos terminados dentro de los parámetros establecidos por marketing (volumen de ventas ), se preocupa de la distribución de los productos hasta los puntos de venta, garantizando la continuidad del Abastecimiento sin que exista perdidas. PROCESOS DE UNA EMPRESA

65 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Recursos Humanos o Capital Humano Es posible determinar los siguientes procesos de Recursos Humanos: Reclutamiento o selección. Que cuida de garantizar que una empresa tenga recursos humanos en cantidad y calidad necesarios y al menor costo posible.

66 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Recursos Humanos o Capital Humano Registro Trabajadores. Que cuida toda la documentación y registros necesarios exigidos por la legislación.

67 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Recursos Humanos o Capital Humano Compensación. Que cuida de todas las formas de remuneraciones de los recursos humanos directos e indirectos (salarios, beneficios, premios, servicios etc.) incluido los diversos estudios de puestos, salarios, especialidades. Controla las renuncias, preocupándose por sus causas y su liquidación.

68 PROCESOS DE UNA EMPRESA Proceso de Recursos Humanos o Capital Humano Desenvolvimiento. Cuida del entrenamiento, estudios, aprendizaje y la educación formal que los recursos humanos deben tener para mantener su capacitación. Relaciones Sindicales. Cuida las relaciones de la empresa con los sindicatos de los trabajadores.

69 FIN