LINEAMIENTO PARA REALIZACIÓN DE VISITAS DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS - SGR

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1 LINEAMIENTO PARA REALIZACIÓN DE VISITAS DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS Departamento Nacional de Planeación Bogotá

2 Página 2 de 10 VERSIÓN: 0 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS General Específicos ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DEFINICIONES DOCUMENTOS ASOCIADOS ACTIVIDADES PROGRAMACIÓN ALISTAMIENTO Generación de Reportes Diagnostico Proforma del acta de visita Gestión con la entidad ejecutora EJECUCIÓN VISITAS Validaciones Visitas de Inspección Visual REGISTRO DE RESULTADOS Y SOPORTES PARA CONTROL DE GESTION VERIFICACION CUMPLIMIENTO COMPROMISOS INFORME DE RESULTADOS... 10

3 Página 3 de 10 VERSIÓN: 0 1. OBJETIVOS 1.1 General Definir cómo, quién y cuándo se deben realizar las actividades de programación, alistamiento y ejecución de las visitas de monitoreo a los proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías. 1.2 Específicos Establecer las líneas claras de programación, alistamiento y ejecución de las actividades de monitoreo. Definir responsables y frecuencias en cada una de las actividades de programación y reporte de ejecución de las labores. Definir los instrumentos y los parámetros de programación, alistamiento y ejecución de las visitas de monitoreo. Identificar y aplicar los indicadores de gestión de las visitas de monitoreo. Disponer de un repositorio de consulta de las actas de visita. Establecer los criterios mínimos para elaborar el informe consolidado de las visitas y sus conclusiones. 2 ALCANCE Este lineamiento se diseña para su aplicación por parte de los consultores del componente de Monitoreo del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación - SMSCE del Sistema General de Regalías -SGR-, en cuanto a la programación, alistamiento y ejecución de las visitas de monitoreo con sus respectivas actas e informes de resultados. Con el artículo 7 del Decreto 414 de se establece el Alcance del Monitoreo Verificación: Comprobación selectiva de la información reportada en relación con las respectivas fuentes de información. Para tal efecto, se podrán adelantar visitas para la verificación de la información reportada. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Constitución Política de Colombia de Acto Legislativo 5 del 18 de julio de 2011 Ley 1530 de Ley Bienal de Presupuesto Decreto 414 de Decreto 1118 de Acuerdo de la Comisión Rectora No. 17 de 2013 Acuerdo de la Comisión Rectora No. 20 de 2014 Resolución 1790 de 2013 Resolución 1083 de 2014 Resolución 1730 de 2012 Resolución 0639 de 2013 Resolución 2323 de "Por el cual se reglamenta el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación -SMSCE-del Sistema General de Regalías -SGR-y se dictan otras disposiciones". 2 Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías. 3 Por el cual se reglamenta el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación -SMSCE-del Sistema General de Regalías -SGR-y se dictan otras disposiciones". 4 Por el cual se modifican los Decretos 3517 de 2009 y 1832 de 2012 y se dictan otras disposiciones.

4 Página 4 de 10 VERSIÓN: 0 Circular DNP 007 de Circular DNP 062 de Circular DNP 063 de Circular DNP 069 de DEFINICIONES Monitoreo: Consiste en la recolección, consolidación, análisis y verificación de la información correspondiente a la administración de los recursos del Sistema General de Regalías y su ejecución. Aplicativo: Herramienta informática dispuesta por el SMSCE para el registro de la información relacionada con la administración y uso de los recursos, programación, gestión y avance de la ejecución de los proyectos financiados con recursos del SGR. Gesproy - SGR: Sistema de información que permite al ejecutor gestionar y monitorear la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR, a partir de los objetivos, productos, metas e indicadores planteados en su formulación y registrados en el banco de programas y proyectos SGR. Asistencia Técnica: Conjunto de medios y estrategias que se utilizan para la solución de inquietudes o dificultades presentadas por los usuarios de los aplicativos para el registro de la información en los mismos. Compromiso: Obligación adquirida por las partes en el marco de sus competencias que ayuda y facilita la ejecución de los proyectos. Está compuesta por la acción, el responsable y la fecha de cumplimientos del mismo. Inflexibilidad: de conformidad con el artículo 144 de la Ley 1530 de 2012 y 22 del Acuerdo 17 de la Comisión rectora es un compromiso adquirido antes del 31 de diciembre de 2011 financiado con el anterior régimen de regalías. Estos compromisos deben estar debidamente certificados por el representante legal de la entidad territorial. Actividad: es la acción que contribuye a la transformación de insumos en productos. Observaciones: Acción por la cual se describe, comprende, identifica y genera análisis de las variables que intervienen en la ejecución de los proyectos o gestión de la entidad ejecutora. Conclusiones: consiste en las variables que resumen los análisis de cada resultado obtenido durante el trabajo realizado y deja al lector con una última impresión de la visita. Recomendaciones: son los consejos o sugerencias que deben realizarse a la entidad ejecutora por considerarse que le traerán un beneficio para la adecuada ejecución de los proyectos. 5 DOCUMENTOS ASOCIADOS - Sistema General de Regalías, Guía para el uso eficiente de los recursos, Hacia una mayor equidad regional, social y generacional. Departamento Nacional de Planeación, Orientaciones para la apertura, autorización, manejo y reporte de información de la cuenta única para la administración de recursos de las asignaciones directas del SGR. 6 Herramienta informática de gestión y monitoreo a la ejecución de proyectos GESPROY SGR. 7 Orientaciones para uso de los recursos distribuidos por el DNP para el fortalecimiento de instrumentos de apoyo a la gestión y la efectividad en el reporte de información requerida por el SMSCE del SGR. 8 Mediante la cual se amplió el plazo que estableció la circular 062 del 11 de septiembre 2013 para el cargue de información en el aplicativo GESPROY SGR.

5 Página 5 de 10 VERSIÓN: 0 - Manual de Usuario GESPROY SGR sistema de gestión y monitoreo a la ejecución de proyectos GESPROY- SGR 9. - Manual del Usuario Cargue Reporte De Información De Cuentas Y Excedentes De Liquidez De Recursos Del SGR 10 - Preguntas frecuentes y solicitudes más atendidas. - Documentos tipo del Sistema Electrónico de Contratación Pública. (SECOP). - Giros SGR - Giros de fortalecimiento a las secretarías técnicas y al sistema de monitoreo control y evaluación. Ministerio de Hacienda y Crédito Público Acciones monitoreo Ejecutores y OCAD (Alertas) Conceptos Jurídicos DNP Definiciones Unificadas Para La Elaboración De Documentos, Manuales, Guías, Instructivos Y Presentaciones. Departamento Nacional de Planeación. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Versión Manual de Soporte Conceptual para el uso de la Metodología General para la Formulación y Evaluación de Proyectos. Bogotá Colombia, ACTIVIDADES 6.1 PROGRAMACIÓN La programación de las visitas se realizará de acuerdo a los siguientes criterios de selección: 1. Gobernaciones de Departamentos. 2. Entidades Ejecutoras que a partir del análisis derivado de las alertas de Monitoreo se considere necesario visitar atendiendo a dificultades relacionadas con el reporte de información, consistencia de la misma o situaciones evidenciadas propias de la ejecución. Durante el ejercicio de programación se establece el equipo de trabajo, el número de días en los que se adelantará la visita de monitoreo y la metodología de la visita que debe considerar el número de proyectos del SGR que ejecuta la entidad a visitar, si cuenta con saldos de recursos del régimen anterior de regalías o inflexibilidades y si corresponde a la primera visita de monitoreo a la ejecución de proyectos del SGR que se realiza en la entidad o no. 6.2 ALISTAMIENTO Con base en la programación aprobada se proyectan y envían las comunicaciones (Ver anexo 1 modelo de cartas de anuncio de visita.) anunciando a las entidades ejecutoras las fechas de la visita y se solicita que la entidad ejecutora realice una presentación según proforma y estructura definida con el estado de cada uno de los proyectos aprobados en los Órganos Colegiados de Administración y Decisión - OCAD, así como disponer de la información organizada de los mismos clasificada por sector y estado Generación de Reportes El consultor encargado una semana antes de la visita debe:

6 Página 6 de 10 VERSIÓN: 0 Generar con base en el INSTRUCTIVO PARA GENERACIÓN DE REPORTES EN LA BASE DE PROYECTOS GESPROY SGR (Ver anexo) y la última matriz de proyectos generada los siguientes reportes: REPORTES DE PROYECTOS APROBADOS. REPORTE AGREGADO DEPARTAMENTO Y SUS MUNICIPIOS. REPORTE GOBERNACIÓN. REPORTE ENFASIS (Entidad ejecutora solicitada) Diagnostico Se realiza un diagnostico con la información reportada por la entidad ejecutora en los aplicativos: - GESPROY SGR - SUIFP - SGR (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas) - FUT (Formulario Único Territorial) - Saldos Régimen Anterior. Asimismo, se debe tener como referente las alertas de Monitoreo generadas, para conocer de manera previa el estado del reporte de cada proyecto en términos de omisiones o inconsistencias y factores generales que afecten la calidad de la información reportada. El diagnostico de cada proyecto revisado en Gesproy se debe incluir en la sección observaciones de la proforma diseñada para el acta de visita, para confirmarla o descartarla durante la ejecución de la visita. Resultado del diagnóstico el consultor de Monitoreo debe definir preguntas, temas, observaciones o precisiones que se deban señalar a la entidad ejecutora en la visita a partir de lo reportado y analizado Proforma del acta de visita El consultor de monitoreo responsable de visita de monitoreo debe preparar la proforma de acta de visita con base en el modelo establecido (Ver anexo 3 proforma acta de visita de Monitoreo), la cual contiene los siguientes temas a desarrollar durante la visita: RECURSOS FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ASIGNADOS Y GIRADOS INFLEXIBILIDADES (Entidades Territoriales) PROYECTOS SGR PROYECTOS TERMINADOS PROYECTOS EN EJECUCIÓN PROYECTOS EN PROCESO DE CONTRATACIÓN PROYECTOS SIN CONTRATAR PROYECTOS CON LIBERACIÓN DE RECURSOS VISITAS DE INSPECCION VISUAL FACTORES CRITICOS Y DE ÉXITO PROYECTOS SELECCIONADOS PARA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES COMPROMISOS En la sección de observaciones de cada proyecto se deben incluir las ultimas alertas del monitoreo reportadas de manera trimestral, las cuales deberán ser tenidas en cuenta durante la presentación y las validaciones de la información en el aplicativo GESPROY SGR.

7 Página 7 de 10 VERSIÓN: 0 La proforma del acta de monitoreo diligenciada debe ser entregada al consultor a cargo de la región o el coordinador del Equipo de Análisis de Inversiones de la Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación con tres días hábiles previos a la visita para revisión y solicitud de ajustes Gestión con la entidad ejecutora El consultor a cargo de la visita de monitoreo debe dos semanas antes de la visita realizar las siguientes gestiones con la entidad objeto de la visita: - Remitir a la entidad vía correo electrónico el oficio escaneado en el que se da aviso de la visita y el modelo de la presentación en Power Point. (Ver anexo 2 Modelo Presentación de Proyectos Financiados con Recursos del SGR). - Informar previamente a la entidad la metodología de trabajo. - Coordinar con la entidad el sitio de realización de la presentación, solicitando su colaboración para que en el mismo se cuente con acceso a internet y video beam. 6.3 EJECUCIÓN VISITAS Se inicia la visita de monitoreo con la presentación de los equipos de trabajo de la entidad ejecutora y del equipo de Monitoreo del SMSCE. Se diligencia el formato de control de asistencia (Ver anexo 3) con la información de los participantes en la reunión. Durante la presentación de cada punto de la presentación, el equipo de consultores del SMSCE adelanta las validaciones de la información en el aplicativo GESPROY SGR o SUIFP 14 SGR y realiza las respectivas observaciones o preguntas. Se debe poner especial atención a los aspectos críticos y de éxito de cada proyecto Validaciones Durante la presentación de cada proyecto se debe preguntar por: - El concepto del comité consultivo (Positivo o Negativo). - Si el proyecto tuvo voto negativo de alguno de los miembros del OCAD. - La validación del número y fecha del acuerdo de aprobación registrada en Gesproy SGR. Revisar la oportunidad en la expedición del certificado de cumplimiento de requisitos de ejecución establecido en el artículo 25 del Decreto 1949 de 2012 y demás normas que aclaren, modifiquen o sustituyan atendiendo la vigencia de los acuerdos por los cuales se regula el cumplimiento de dicho requisito. (Acuerdos 13 de 2012, 14 y 17 de 2013 y 20 de 2014 y demás normas que aclaren, modifiquen o sustituyan). Verificar que las modificaciones y adiciones de los contratos suscritos para la ejecución del proyecto que necesariamente impliquen ajustes al proyecto aprobado a la luz de la normatividad vigente 15, se hayan tramitado ante el OCAD respectivo conforme lo establecido en los acuerdos expedidos por la Comisión Rectora que regulen la materia. Se incluyen las observaciones a cada proyecto presentado por la respectiva entidad ejecutora en la proforma del acta de acuerdo al siguiente clasificador: 14 Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publicas SUIFP. 15 Ver acuerdo 20 de 2014 y demás normas que lo aclaren, modifiquen o sustituyan.

8 Página 8 de 10 VERSIÓN: 0 O. Omisión en el reporte de Información en GESPROY SGR O.1 No registra información de ninguna variable del proyecto. O.2 Aprobación, Ajustes y Cumplimiento de Requisitos O.3 Información Presupuestal O.4 Planeación y Ejecución O.5 Precontractual y Contractual O.6 Indicadores y Avance O.7 Aprobación de Información I. Inconsistencias en la Información Registrada en GESPROY SGR I.1 Aprobación, Ajustes y Cumplimiento de Requisitos I.2 Información Presupuestal I.3 Planeación y Ejecución I.4 Precontractual y Contractual I.5 Indicadores y Avance I.6 Aprobación de Información R. Recomendaciones respecto del estado del proyecto R.1 Actualización Avance de indicadores R.2 Validar Necesidad de Ajustes al proyecto (Acuerdo 20 de CR) R.3 Validar Necesidad de llevar a OCAD liberación de Recursos (Acuerdo 20 de CR) R.4 Revisar rezagos en los procesos de contratación R.5 Necesidad de Desarrollo o ajuste al aplicativo R.6 Validar ajuste de información en SUIFP estado de proyecto R.7 Validar cumplimiento de normativa frente a la ejecución del proyecto Visitas de Inspección Visual Al finalizar la presentación se seleccionan los proyectos a los cuales se va a realizar visita de inspección visual de acuerdo a los siguientes criterios: - Ubicación - Cercanía. - Proyectos Terminados. - Proyectos en ejecución con avance físico y financiero superior al 70%. - Sector de inversión. - Impacto del proyecto. - Problemas e inconsistencias evidenciados en la presentación del proyecto. - No haber tenido o tener programada visita de los componentes de seguimiento o evaluación. - Según número de proyectos aprobados o 1 a 10 proyectos realizar visita a 2 proyectos. o 10 a 20 proyectos realizar visita a 4 proyectos. o Más de 20 proyectos realizar visita a 6 proyectos. Se adelantan las visitas así como la revisión documental para validar la consistencia de la información reportada en Gesproy SGR frente a los soportes físicos de los proyectos. Terminadas las visitas se diligencia en el modelo de acta el capítulo de visitas de inspección visual con el respectivo registro fotográfico y las observaciones realizadas.

9 Página 9 de 10 VERSIÓN: 0 Se consolida el acta con las conclusiones de la visita de monitoreo y los compromisos 16 asumidos por la entidad ejecutora. Los resultados de la visita serán socializados con los participantes de la misma designados por la entidad ejecutora, de forma previa a la suscripción del informe. Los comentarios al contenido del informe por parte de la entidad ejecutora, se registrarán en el informe. Se imprimen dos copias y se recogen las firmas de los participantes en la visita de monitoreo y se realiza el cierre y respectivos agradecimientos. 6.4 REGISTRO DE RESULTADOS Y SOPORTES PARA CONTROL DE GESTION Al llegar a la Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación se debe realizar el cargue y entrega del acta de visita y planillas de asistencia para archivo físico y magnético, de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1. Escanear y cargar las planillas de control de asistencia en la siguiente carpeta VISITAS DE MONITOREO / CONTROL DE ASISTENCIA. 2. Escanear y cargar las actas de visita de monitoreo en la siguiente carpeta carpeta VISITAS DE MONITOREO / ACTAS. 3. El nombre como se debe nombrar cada archivo debe cumplir con el siguiente parámetro: AÑO / MES / DIA Y NOMBRE DE LA ENTIDAD EJECUTORA, cuando la actividad sea para varios días se toma como referencia para guardar el archivo el último día de la visita. 4. Las planillas en físico y actas de visita de Monitoreo deben ser entregados al consultor designado del archivo de gestión de la Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación. 5. Diligenciar el archivo de CONTROL DE VIAJES Y RESULTADOS de la carpeta 0 REPORTE ATENCIÓN A ENTIDADES MONITOREO con la información de: Información general de la visita. Proyectos para seguimiento y evaluación. Seguimiento a compromisos. (Cumplidos, En proceso, Incumplidos) Enviar correo electrónico dirigido a coordinador del grupo de Monitoreo análisis y a la Subdirectora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación informando los resultados, conclusiones y situaciones particulares que se deban conocer. Adicionalmente, en el evento que en marco de la jornada de asistencia técnica o capacitación se identifiquen situaciones que deban ser conocidas por el componente de control, se debe proyectar la propuesta de memorando a la subdirección de Control, para lo de su competencia. 6.5 VERIFICACION CUMPLIMIENTO COMPROMISOS El consultor a cargo de la visita de Monitoreo concluido el siguiente plazo de reporte en Gesproy SGR verifica el cumplimiento de compromisos realizados en el acta de visita frente a la información reportada por la entidad ejecutora. 16 No se deben fijar fechas como plazos para cumplimiento de compromisos.

10 Página 10 de 10 VERSIÓN: 0 Si producto de la verificación de cumplimiento de compromisos se evidencia que la entidad ejecutora no adelanto las actividades acordadas se envían comunicado a entidad ejecutora solicitando aclaraciones por el no cumplimiento de compromisos. Si el incumplimiento de compromisos persiste se envía oficio al componente de control para que en incumplimiento de las acciones de mejora de acuerdo con el artículo 109 de la Ley 1530 de 2012 adelante el respectivo procedimiento preventivo por no ejecutar las acciones de mejora derivadas del ejercicio de la función de Monitoreo 7 INFORME DE RESULTADOS A partir de las actas de visitas firmadas y sus conclusiones en el equipo de monitoreo análisis elabora un informe semestral con la información consolidada de las visitas realizadas y sus conclusiones. El documento de visitas de monitoreo a la ejecución de recursos del SGR debe contener como mínimo los siguientes capítulos: Objetivo Alcance Metodología Resultados Los informes generados serán publicados en el sitio web del SGR y remitidos a los OCAD a través de las Secretarias Técnicas. Fecha de Aprobación: 20 de febrero de 2015 Revisó: Arbey Avendaño Castrillón Coordinador Grupo Monitoreo Análisis de Inversiones Maria del Carmen López Herrera Subdirectora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación Aprobó: Amparo García Montaña Directora de Vigilancia de las Regalías