LINEAMIENTO PARA LA CONSOLIDACIÓN, ANÁLISIS Y REPORTE DE PRODUCTOS DE AUDITORÍAS VISIBLES

Transcripción

1 DE AUDITORÍAS VISIBLES Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2013

2 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 2 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES INFORMACION Y PRODUCTOS DE AUDITORÍAS VISIBLES REQUERIDOS PARA LA CONSOLIDACIÓN, ANÁLISIS Y REPORTE ACTIVIDADES DE ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS DE ACCION AUDITORÍAS VISIBLES ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN REPORTE DE INFORMACIÓN DIFUSIÓN Pág.

3 PAGINA: 3 de 10 VERSIÓN: 2 1 OBJETIVO Generar un marco documental que permita dar cuenta de las actividades mediante las cuales el Departamento Nacional de Planeación consolida, analiza, reporta y difunde los productos de Auditorías Visibles aplicadas a proyectos y/o contratos financiados con recursos de regalías directas, compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalías. 2 ALCANCE Aplica únicamente sobre la documentación y productos relacionados con la solicitud, consolidación, análisis y reporte de productos de Auditorías Visibles aplicadas a proyectos y/o contratos financiados con recursos de regalías directas y compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalías. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS ASPECTOS GENERALES 1 Constitución Política de Colombia de Ley 141 de Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalías, la Comisión Nacional de Regalías, se regula el derecho del Estado a percibir regalías por la explotación de recursos naturales no renovables, se establecen las reglas para su liquidación y distribución y se dictan otras disposiciones. Ley 756 de Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribución y se dictan otras disposiciones. Ley 1283 de Por la cual se modifican y adicionan el artículo 14 de la Ley 756 de 2002, que a su vez modifica el literal a) del artículo 15 y los artículos 30 y 45 de la Ley 141 de Decreto 3510 de2009 Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 214 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 11 de la Ley 1122 de 2007 y 14 de la Ley 141 de 1994 modificado por el artículo 2o de la Ley 1283 de Decreto 3976 de 2009 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 416 de 2007 y se dictan otras disposiciones. Decreto 1447 de 2010 Por el cual se reglamenta parcialmente el articulo 120 de la Ley 1151 de 2007 y los artículos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994, modificados por la Ley 1283 de Decreto 3517 del 2009, La Subdirección de Control y Vigilancia de La Dirección de Regalías, según Articulo 12 asume entre otras, las siguientes funciones 1. Diseñar e implementar sistemas y mecanismos de control y vigilancia de la correcta utilización de los recursos y ejecución de los proyectos que se financien o cofinancien con recursos del Fondo Nacional de Regalías, de regalías y compensaciones.2. Proponer los criterios, objetivos, guías de trabajo, procedimientos y mecanismos que se observarán para realizar el control y vigilancia de la correcta utilización de los recursos del Fondo Nacional de Regalías, de regalías y compensaciones, cuando éste se adelante directamente y cuando se contrate con interventorías administrativas y financieras.( ) 5. Realizar las 1 Se entiende por tal aquella normativa que aplica tanto para la solicitud como para el análisis de la información.

4 PAGINA: 4 de 10 VERSIÓN: 2 actividades de control y vigilancia, incluyendo la valoración de informes administrativos y de interventoría; la práctica de visitas directas o a través de las interventorías administrativas y financieras; las solicitudes de información; los requerimientos preventivos; el análisis y evaluación remitida por las entidades territoriales y entes beneficiarios; la adopción de medidas preventivas y demás actividades necesarias para el cumplimiento de esta función.( ) 17. Evaluar los reportes relacionados con la correcta utilización y manejo de recursos del Fondo Nacional de Regalías, de regalías y compensaciones, presentados por las interventorías administrativas y financieras, así como la información que en tal sentido se obtenga del análisis y evaluación de la información remitida por las entidades territoriales y entes beneficiarios y la que suministren otras personas o entidades y proceder a adoptar las medidas preventivas y de control a que hubiere lugar. Decreto 416 de 2007 La realización de auditorías Visible por parte de la Dirección de Regalías está contenida en su artículo 22, donde se le otorga atribuciones al Departamento Nacional de Planeación para el cumplimiento de sus funciones de control y vigilancia. Entre las atribuciones establecidas, en el numeral d se especifica Realizar audiencias públicas de auditores visibles, en las cuales las interventorías administrativas y financieras, los interventores técnicos y las entidades beneficiarias de regalías, compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, rindan cuentas públicamente a la comunidad sobre la administración y destino de los recursos. Ley 1151 de Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL Ley 80 de Modificada por la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios, tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales, en cuanto al control social, se encuentra previsto en el artículo 66, el cual prevé DE LA PARTICIPACIÓN COMUNITARIA que todo contrato que celebren las entidades estatales, estará sujeto a la vigilancia y control ciudadano. Ley 134 de mayo 31 de 1994, por la cual se dictan normas sobre Mecanismos de Participación Ciudadana. Tiene por objeto señalar a través de una ley estatutaria los mecanismos de participación del pueblo y regular la iniciativa popular legislativa y normativa como lo es el referendo; la consulta popular, del orden nacional, departamental, distrital, municipal y local; la revocatoria del mandato; el plebiscito y el cabildo abierto. Ley 142 de Establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se aplica a los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, distribución de gas combustible, telefonía fija pública básica conmutada y la telefonía local móvil en el sector rural; establece en el artículo 62 que en desarrollo del artículo 369 de la Constitución Política de Colombia, en todos los municipios deberán existir "Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios" compuestos por usuarios, suscriptores o suscriptores potenciales de uno o más de los servicios públicos a los que se refiere esta Ley, sin que por el ejercicio de sus funciones se causen honorarios. Corresponderá al alcalde de cada municipio o distrito velar por la conformación de los comités. Ley 472 de regula las acciones populares y las acciones de grupo de qué trata el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia. Ley 489 DE Tiene por objeto regular el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública y en particular establece orientaciones generales para los organismos y entidades de la administración pública para la Democratización y el Control Social de la Administración Pública y señala la obligación de los organismos del Estado, de desarrollar la gestión, acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Ley 850 de 2003, regula y reglamenta las veedurías ciudadanas. Establece que se entiende por Veeduría Ciudadana, y la red institucional de apoyo a las veedurías ciudadanos.

5 PAGINA: 5 de 10 VERSIÓN: 2 4 DOCUMENTOS ASOCIADOS FP-RG-AV Subproceso Auditorias Visibles a los Recursos de Regalías Manual del Modulo de Auditorias Visibles del Sistema de Información Infoproject. 5 DEFINICIONES Auditorías Visibles: Es una estrategia de control social desarrollada por el Gobierno Nacional, con el objetivo de realizar un seguimiento in situ de manera focalizada a las inversiones de los recursos de regalías. Son una estrategia que la Dirección de Regalías, ha implementado para estimular el uso de las buenas prácticas para efectuar el seguimiento y acompañamiento a la ejecución de recursos públicos, como expresión de participación y corresponsabilidad ciudadana. La metodología de Auditorias Visibles consiste en la realización de por lo menos tres foros con las comunidades beneficiarias, los foros son un espacio de interacción entre los beneficiarios de las inversiones de regalías, y los actores involucrados en la ejecución, en el cual se brinda información sobre los planes, programas, proyectos y contratos financiados con regalías. SI: Sistema de información Infoproject en el que se reporta, consolida y genera la información de los datos y las actividades realizadas en las Auditorias Visibles. 6 INFORMACION Y PRODUCTOS DE AUDITORÍAS VISIBLES REQUERIDOS PARA LA CONSOLIDACIÓN, ANÁLISIS Y REPORTE. En el desarrollo de las actividades de Auditorías Visibles, la IAF presenta los siguientes productos que analiza la Subdirección de Control y Vigilancia, son: Selección de Proyectos. Programación bimestral, una semana antes de finalizarse la programación vigente. Encuestas Auditoría Visible Foro de Cierre. Reporte de actividades de Auditorías Visibles (Foros) en el SI. Fichas Post Auditorías. Documentos soportes de actividades (Lista de asistencia, registro fotográfico, actas de foro). Reporte bimestral de seguimiento a proyectos en el SI. Reporte bimestral de seguimiento de compromisos en el SI. Informe anual: Reporte de experiencias exitosas y casos críticos. Es competencia del analista solicitar la información a la IAF o demás actores internos que apliquen la metodología y en caso de incumplimiento reiterar la solicitud mediante correo electrónico, en los tiempos definidos en la presente guía. 7 ACTIVIDADES DE ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS DE ACCION AUDITORÍAS VISIBLES. La Subdirección de Control y Vigilancia establece las directrices para la realización de Auditorías Visibles, las cuales deben ser emitidas o reiteradas anualmente mediante documento en el cual se especificará: Metas anuales.

6 PAGINA: 6 de 10 VERSIÓN: 2 Criterios de inclusión para los proyectos a realizarle Auditorías Visibles. Priorización de sectores de inversión, de ser el caso. Priorización de proyectos o contratos, de ser el caso. Responsables en el cumplimiento de las metas. 8 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Selección de Proyectos Plan de Acción. La Subdirección de Control y Vigilancia solicita al responsable de la ejecución de a AV el reporte de selección de proyectos por correo electrónico y evalúa el cumplimiento de las directrices emitidas. En caso de que algún proyecto no cumpla los criterios de inclusión establecidos para la selección de los proyectos, se solicita al responsable de la ejecución de AV justificación de la inclusión. Esto con el fin de evaluar si esta justificación habilitaría la generación de nuevos criterios de inclusión. El analista de la SCV una vez analizado el caso propondrá a la Subdirectora de Control y Vigilancia los nuevos criterios. Programación. Se verifica que la programación sea recibida dentro de los 5 días antes de vencerse el periodo vigente. La Subdirección de Control y Vigilancia consolida la programación de actividades y lo pública en el disco S para su consulta. En caso de no recibir la programación, el analista de la SCV la solicita al responsable de la ejecución de la AV, mediante correo electrónico y realiza seguimiento a su entrega. En caso de presentarse modificaciones en la programación, serán notificadas por el encargado de la AV con anterioridad a la SCV. El analista de la SCV debe mantener actualizada la programación consolidada en el disco S. Así mismo, en caso de presentarse un porcentaje de modificaciones mayor al 40% el analista debe retroalimentar a la IAF para identificar los factores que están afectando la planeación de actividades. Foros de auditorías Visibles. La SCV realiza visitas al desarrollo de Auditorías Visibles con el objeto de verificar la implementación metodológica en la realización de las auditorias. La selección se realiza de manera aleatoria y se busca conocer: la pertinencia y efectividad de los mecanismos de convocatoria, la conducción del foro, la adecuada implementación y pertinencia de la metodología respecto al tipo de población y tipo de proyecto a ser auditado. El análisis se desarrollará con el instrumento de evaluación de Auditorías Visibles y como producto se realiza el informe de visita. Encuesta Auditorías Visibles foros de cierre. La SCV sistematiza y analiza los resultados de la encuesta que aplica los encargados AV en los foros de cierre. El analista codificará y realizará informe de resultados el cual será remitido a la IAF, como mecanismo de retroalimentación. Reporte de Actividades. El analista verificará en el SI el reporte quincenal de los foros de Auditorías Visibles realizados. En caso de retrasos en la generación del reporte, el analista envía correo electrónico al encargado del proceso dónde se reitera la solicitud. El analista revisa el reporte teniendo en cuenta que las variables estén totalmente diligenciadas y en el SI. Así mismo evalúa que la información de éste coincida con las fichas post- Auditorías. En caso de encontrar alguna discrepancia en la información reportada se notificará por correo electrónico al encargado del proceso con las observaciones que se presenten.

7 PAGINA: 7 de 10 VERSIÓN: 2 Así mismo, de manera bimestral el analista corroborará los avances en las actividades mediante el siguiente indicador Donde: I CP : Indicador Cumplimiento de metas N FR : Número de foros realizados N FP : Número de foros programados (Meta) N FR i CP x 100 N FP Con este indicador se verifica los avances bimestrales realizados por parte de los encargados de realizar Auditorías Visibles en comparación con las metas anuales establecidas. El analista al identificar los avances en el cumplimiento de metas realizará retroalimentación a los encargados de proceso de Auditorías Visibles para la toma de decisiones. Así mismo con el reporte que arroje el SI (Ventanas Reporte de foros, Generador de reportes de compromisos y Reporte de seguimiento ), el equipo de Coordinación de Auditorías Visibles debe generar un informe trimestral que incluye las siguientes estadísticas y análisis: Análisis de proyectos o contratos: 1. Número de proyectos o contratos auditados. 2. No. de proyectos o contratos activos en la metodología. 3. No. de proyectos o contratos de acompañamiento al PPLCC. 4. No. de proyectos o contratos por sector. 5. No. de proyectos o contratos por grupo que aplica la metodología. 6. No. de proyectos o contratos activos por grupo que aplica la metodología. 7. No. de proyectos o contratos de acompañamiento al PPLCC por grupo que aplica la metodología. 8. Entidades Territoriales con mayor número de proyectos ó contratos auditados. 9. Concepto analítico. Análisis de Asistentes: 1. No. de Asistentes totales. 2. Promedio de Asistentes por foro. 3. No. de Asistentes por departamento. 4. No. de Asistentes por sector. 5. No. de Asistentes según grupo que aplica la metodología. 6. Para proyectos especiales, estudia la variación en el número de asistentes por tipo de foro. 7. Concepto analítico. Análisis Monto de Recursos Auditados: 1. Monto total auditado recursos de regalías. 2. Monto total auditado recursos de cofinanciación. 3. Monto de recursos por tipo de regalías (directas e indirectas). 4. Monto de recursos por departamento. 5. Monto de recursos por sector. 6. Monto de recursos según grupo que aplica la metodología.

8 PAGINA: 8 de 10 VERSIÓN: 2 7. Porcentaje de recursos auditados por vigencia sobre los recursos recibidos por la entidad territorial vigencia. 8. Concepto Analítico. Análisis de casos críticos Identificación de casos en los que no se ha realizado foro en un tiempo amplio, teniendo en cuenta el plazo del contrato. Proyectos que por el tipo de compromisos puedan definirse como críticos, para lo cual se debe analizar el tiempo transcurrido entre el último foro realizado y el cumplimiento de los compromisos, con el objeto de sugerir la programación de una visita y/o foro de seguimiento al proyecto. Análisis de casos positivos. El analista identificará en trabajo conjunto con el encargado del proceso de Auditorías Visibles los casos exitosos entendidos como aquellos con alta participación de la comunidad, niveles de control social ejercidos, cumplimiento de plazos contractuales, adaptación de los proyectos a las necesidades de las comunidades, y cumplimiento de compromisos. Estos análisis se realizan de manera trimestral, en los conceptos analíticos se deben identificar los indicadores positivos y los críticos, para planear en trabajo conjunto con el encargado de la aplicación de la metodología, las acciones de mejora. Así mismo, con los resultados de estos análisis se busca generar aportes para el establecimiento de directrices de Auditorías Visibles. Fichas pos Auditorías. El analista revisa las fichas pos auditorías que son remitidas por el responsable del proceso de Auditorías Visibles de manera quincenal. El analista verifica que todos los datos estén completos y en el formato correspondiente. Compara la información suministrada contra el reporte que arroje el SI. En caso de encontrar observaciones serán informadas por correo electrónico al encargado de la aplicación de la metodología, con el propósito de que se generen las correcciones. Una vez revisadas consolida las fichas pos auditoría por departamento y la pública en el Disco S. El analista debe consolidar y preparar la información de fichas pos auditoría así como el consolidado por departamento para suministrarla a la Dirección de Regalías, a la IAF o a los demás actores internos o externos que la requieran. Documento soportes. De ser necesario, el analista podrá requerir al encargado de la AV, el suministro de información del proyecto, entre los cuales se encuentra: oficios convocatorias, acta de auditoría, grupo de beneficiarios, lista de asistentes, informes técnicos, informes interventoría administrativos y financieros, informe de visita, correo hallazgos, presuntas irregularidades, comunicaciones grupo de beneficiarios de existir, u otra información remitida por la IAF referente al proyecto o contrato auditado. Seguimiento a Proyectos. El analista verifica el reporte bimestral de seguimiento a proyectos denominado Reporte de avance físico y financiero del proyecto, generado por el SI para comprobar que se encuentre actualizado y estén completas las variables del reporte. En caso de encontrar observaciones serán informadas por correo electrónico al encargado de la aplicación de la metodología. La SCV realizará la actualización de las fichas post auditorías requeridas, incluyendo al estado actual y las modificaciones a los proyectos por departamento.

9 PAGINA: 9 de 10 VERSIÓN: 2 Mediante el reporte el Analista identifica: 1. Presuntas irregularidades que la comunidad identificó durante la Auditoría Visible. 2. Verificación de los estados de las presuntas irregularidades. Las presuntas irregularidades como insumos para las Auditorías deben haber avanzado para rendir cuentas en los siguientes foros de los avances de las mismas. 3. No. de proyectos suspendidos por grupo que aplica la metodología. 4. No. de foros de cierre sobre proyectos con porcentaje de ejecución del 100%. 5. Identificación de casos críticos. Una vez terminado el análisis realiza retroalimentación mediante correo electrónico a los encargados del proceso de Auditorías Visibles. Seguimiento a Compromisos. El analista verifica el reporte bimestral del seguimiento a compromisos generado por el SI, mediante la Ventana Generador de reporte de compromisos, verifica el diligenciamiento de todas las variables. En caso de encontrar observaciones serán informadas por correo electrónico al encargado de la aplicación de la metodología. Mediante el reporte el Analista identifica: 1. No. de Compromisos formulados 2. No. de Compromisos cumplidos, en proceso, sin reporte e incumplidos. 3. Categorización de tipos de compromisos: Caracteriza los compromisos según: Etapa/ tipo Administrativo Financiero Técnico Social Pre contractual Contractual Post contractual 4. Generar alarmas en el incumplimiento de compromisos o la reiteración de falta de reportes. 5. Verificar la emisión de oficios de reiteración y hacer seguimiento para que en caso de incumplimientos se identifique la necesidad de emitir comunicación por parte de la Dirección de Regalías. 6. Indaga los motivos del incumplimiento a los compromisos. El grupo de Coordinación de Auditorías Visibles realizará la actualización de las fichas requeridas por la Dirección de Regalías o actores internos o externos respecto al cumplimiento de compromisos de los proyectos activos por departamento. Con el análisis de la información la SCV realiza informe anual de Auditorías Visibles. 9 REPORTE DE INFORMACIÓN Productos: Programación de foros de Auditorias Visibles Consolidada. Modulo de Auditoría Visible del SI actualizado. Fichas post Auditorías por departamento. Informe Análisis Seguimiento a Proyectos y Compromisos. Respuesta a derechos de petición de casos particulares, según requerimientos. Informe trimestral de consolidación y análisis de información de Auditorías Visibles.

10 PAGINA: 10 de 10 VERSIÓN: 2 Informe anual (Informe de actividades de la vigencia). Informe de Auditoría Visible por Entidad (Entidades Priorizadas). 10 DIFUSIÓN Se realizan acciones de difusión de las actividades de control social adelantadas por la Dirección de Regalías, entre ellas: pagina web, notas sobre proyectos para publicación en el Boletín Regalías al día, comunicaciones a los grupos de interés, reportes a las Entidades Beneficiarias, a la IAF, así como a los diferentes Actores sociales. Fecha de aprobación: 16 de Enero de 2013 Revisó: Maria del Carmen López Herrera Subdirectora de Control y Vigilancia Aprobó: Amparo García Montaña Directora de Regalías