MANUAL OPERATIVO SOBRE LINEAMIENTOS PARA LA COMPROBACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

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1 UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA Centro Universitario del Sur MANUAL OPERATIVO SOBRE LINEAMIENTOS PARA LA COMPROBACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Claudia Liliana Medina Magallán Ciudad Guzmán, Jalisco. Julio de 2011 Código: IT-EC 05; Revisión 6; Fecha: 08/Jul/11

2 DIRECTORIO Dr. Adolfo Espinoza de los Monteros Cárdenas Rector Mtra. Adriana Lorena Fierros Lara Secretaría Administrativa Mtro. Gonzalo Hernández García Coordinador de Finanzas L.C.P. Claudia Liliana Medina Magallán Jefa de la Unidad de Contabilidad

3 III. ÍNDICE INDICE GENERAL... III INDICE DE GRÁFICOS... IV 1.-INTRODUCCIÓN RECOMENDACIONES PARA EL EJERCICIO DE LOS RECURSOS RECOMENDACIONES PARA LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS COMPROBATORIOS DEL GASTO De carácter General De carácter Específico Materiales y suministros Servicios generales Becas y ayudas sociales Bienes muebles e inmuebles Nóminas-contratos RECOMENDACIONES PARA LA ENTREGA DE COMPROBACIONES Coordinación de Finanzas Conformación del paquete comprobatorio REQUISITOS FISCALES PROCESO DE EJERCICIO Y COMPROBACIÓN MANUALES Siiau web Alta Patrimonial PATME Para el llenado de la solicitud de viáticos Para la verificación de documentos fiscales SAT Sistema de Gestión Financiera MARCO DE REFERENCIA NORMAS, POLÍTICAS Y CIRCULARES DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA ESTABLECIDOS POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS COMPROBANTES FISCALES DIGITALES (CFD) GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA III

4 IV. ÍNDICE DE GRAFICOS Descripción Página 1. Gráfico1. Ejemplo de documento comprobatorio Factura Gráfico2. Ventana de autoregistro para la elaboración de solicitudes de artículos o servicios Gráfico3. Carátula del proceso de ejercicio y comprobación Gráfico4. Pantalla SIIAU WEB Gráfico5. Pantalla PATME Gráfico6. Pantalla SGF IV

5 1.-INTRODUCCIÓN El Sistema de Contabilidad Universitaria, fue creado con la finalidad de contar con una contabilidad que brinde información útil, confiable, veraz y oportuna, que emita los reportes financieros correspondientes, para que la Universidad de Guadalajara (UDG), pueda informar de manera trasparente y expedita a las autoridades federales y estatales, a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, el origen y la aplicación de los recursos de que dispuso la institución, tomando en consideración la estructura organizacional de la Red Universitaria. De conformidad con el reglamento del Sistema de Contabilidad de la Universidad de Guadalajara, vigente a partir del 3 de octubre de 2005, el cual contempla entre otros aspectos, revisar que la documentación comprobatoria que se recibe de las unidades responsables del gasto, sea original, reúna los requisitos fiscales y los establecidos por la propia institución, así como que se hayan ejercido de conformidad con los montos y objetos de gasto autorizados en los proyectos del presupuesto de ingresos y egresos vigente (UDG, 2005). El presente documento está dirigido a las Unidades Responsables de Gasto del Centro Universitario del Sur (CUSUR) que intervienen en el proceso de la comprobación de gasto, en el cual se describe una serie de recomendaciones generales y específicas que deben observarse durante el ejercicio de recursos, así como los requisitos generales para la revisión de los documentos comprobatorios del gasto, la forma de ingresar las comprobaciones correspondientes ante la Coordinación de Finanzas del CUSUR, los requisitos fiscales que debe de contener los documentos comprobatorios, descripción del proceso de ejercicio y comprobación, manuales y el marco de referencia de normas, políticas y circulares de la UDG y que por ningún motivo los lineamientos del presente manual sustituye las disposiciones normativas que actualmente se encuentran vigentes para el ejercicio y comprobación del gasto. 1

6 2.-RECOMENDACIONES PARA EL EJERCICIO DE LOS RECURSOS 1. Haber planeado y presupuestado los recursos financieros con anterioridad. 2. Verificar la existencia en bancos de los recursos financieros y que éstos se tengan a disposición en el proyecto, fondo, cuenta y sistemas contables en red en el cual se presupuestó. 3. Realizar el proceso de compra o contratación de la obra o servicio en apego a: Reglamento de adquisiciones, obras, arrendamientos y contratación de servicios de la Universidad de Guadalajara. Requisitos del proceso de ejercicio y comprobación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Objeto Clasificador del Gasto. Normas, políticas y circulares de la Universidad de Guadalajara. 4. Antes de realizar el pago de bienes o servicios, verificar que se ha cumplido con la entrega de los bienes y/o servicios que ampara el comprobante fiscal correspondiente. 5. Verificar en la página del Sistema de Administración Tributaria (SAT), el documento comprobatorio expedido por el proveedor para tener la certeza de que éste es válido por el sistema (Consultar el manual para la verificación de documentos fiscales en el SAT). 6. Verificar que el comprobante original fiscal comprobatorio, este correctamente llenado y que reúna los requisitos fiscales señalados en la normatividad fiscal y universitaria. 7. Es necesario poner en cada una de las facturas originales el sello de pagado, esto con la finalidad de que no puedan ser pagadas posteriormente por otra URE. 8. Toda compra o gasto por importe mayor a $2, pesos, a excepción del pago de viáticos deberá ser pagado mediante cheque nominativo para abono en cuenta del 2

7 proveedor del bien o servicio consignado en la factura correspondiente, y en casos especiales, debidamente justificados mediante tarjeta de crédito, debito o transferencia bancaria. 9. Proporcionar una copia de la cédula fiscal de la Universidad de Guadalajara a todas las personas a las cuales se les haya otorgado recursos, así como un listado. 10. Al realizar un reintegro cerciorarse de que la cuenta bancaria a la cual se hizo el depósito es a la URE correspondiente. 11. Los recursos externos (PIFI, PROMEP, CONACYT, ETC) se comprobarán bajo los mismos lineamientos establecidos para los demás recursos y los que específicamente establezca el programa o proyecto correspondiente. 3

8 3.-RECOMENDACIONES PARA LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS COMPROBATORIOS DEL GASTO 3.1. DE CARÁCTER GENERAL 1. Los documentos originales que comprueben los gastos efectuados, deberán reunir los requisitos fiscales y los establecidos por la Universidad de Guadalajara. a) No deberán contener tachaduras ni enmendaduras. b) Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento deberán de señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en los que se expidan los comprobantes. c) Contener impreso el número de folio. d) Lugar y fecha de expedición. e) RFC de la persona a favor de quien lo se expida (factura a nombre de la Universidad de Guadalajara domicilio avenida Juárez 975). f) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen (señalar la clase de mercancías, siempre que esta se describa detalladamente, considerando sus características esenciales como lo son marca, modelo, número de serie, especificaciones técnicas o comerciales, entre otros a fin de distinguirlos de otras similares). g) Valor unitario consignado en número, subtotal e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. h) Fecha de impresión (la vigencia no debe de ser mayor a dos años contados a partir de su fecha de impresión) y datos del impresor autorizado (señalar con marca textos). 4

9 i) Cédula de identificación fiscal, la que en caso de ser persona física deberá de contener la Clave Única del Registro de Población (CURP). j) La leyenda La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales y en el caso de comprobantes digitales la leyenda Este documento es una impresión de un Comprobante Fiscal Digital. k) El RFC, nombre, domicilio y, en su caso, el número telefónico del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página web del SAT, la fecha de impresión; la leyenda número de aprobación del Sistema de Control de Impresores Autorizados seguida del número generado por el sistema. l) Cuando se trate de establecimientos que expidan tiras de auditorías de las máquinas que utilicen para registrar sus ventas, en la que distingan las mercancías en diferentes clases y que a demás deben expedir comprobantes con requisitos del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, se tendrá por cumplido siempre que se anexe al comprobante la tira de auditoría y se anote el comprobante (factura) el número de operación y la fecha de la misma que aparezca en la línea. m) Verificar que los comprobantes expedidos por personas físicas, contengan la leyenda Efectos Fiscales al pago. 2. Entregar los documentos originales mencionados anteriores, a la unidad responsable del gasto en un plazo máximo de 30 días posteriores a la entrega de los recursos. 3. En caso de reintegros se deberá de proporcionar el número de cuenta de la URE a la persona que se le otorgó el recurso, para el depósito correspondiente y para que éste entregue la ficha la cual se deberá de anexar a la comprobación en copia, además del reintegro generado en SIIAU WEB Cuando se realicen devoluciones de recursos materiales no ejercidos, se realizará mediante SIIAU WEB 2005, anexando a la comprobación los documentos generados en el sistema antes mencionado y entregar a la Coordinación de Finanzas la ficha de depósito en original acompañado de un oficio especificando, URE, proyecto, fondo, transferencia, documento y monto. 5. Cuando el documento comprobatorio exprese Según ticket anexo deberá incluirse ambos documentos (ticket y factura) ya que por separado no tendrá validez, así como en el caso de que en el concepto de compra diga Artículos varios. 5

10 6. Cuando el comprobante que se reciba ampare actos o actividades gravadas por el impuesto al valor agregado exigido que quede expresamente por separado verificando que sea correcta la cantidad desglosada cuidando que en ningún caso se realice retención del I.V.A. (Circular No.3 del 2002, expedida por Contraloría General) 7. En compras realizadas vía Internet ya sea el proveedor nacional o extranjeros, se deberá recabar el comprobante original que ampare la misma o la factura electrónica correspondiente, conforme a los requisitos internos que emita la Universidad. 8. La codificación de los documentos comprobatorios será de acuerdo al clasificador por objeto del gasto vigente de la Universidad de Guadalajara. 9. La codificación contable en SIIAU WEB 2005 del I.V.A. serán de acuerdo a las tablas que emita la Dirección de Finanzas. NOTAS: Las multas e infracciones de vialidad no se aceptaran como gasto y será el conductor del vehículo el responsable del pago de las mismas. Las comisiones por sobregiros no se pagarán con el presupuesto del centro y deberá de ser cubierto por el responsable del mismo. Las facturas que no sean consideradas como gasto deberán de ser pagadas por el responsable de quien realizó el gasto, en caso de no querer cubrir el monto, se descontará vía nómina. 6

11 Gráfico1. Ejemplo de documento comprobatorio Factura. b c e d f g l i h k 7

12 3.2. DE CARÁCTER ESPECÍFICO MATERIALES Y SUMINISTROS (TITULO 71). Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de insumos que requieren las dependencias de la Universidad, para el desempeño de sus actividades administrativas y productivas, incluye materiales y útiles de administración y de enseñanza, productos para la alimentación, materias primas y materiales para la producción y la construcción (herramientas menores, refacciones y accesorios), productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio, combustibles y lubricantes, vestuario, uniformes y blancos, prendas de protección y, en general, todo tipo de suministros para la realización de los programas establecidos por la Universidad (UDG, 2008). RECOMENDACIONES Se deberá de acompañar con el formato de requisión de bienes o servicios, el cual genera el Sistema de Gestión Financiera para su posterior autorización del responsable de la URE correspondiente a excepción de casos especiales. Gráfico2. Autoregistro para la elaboración de solicitudes de artículos o servicios. 8

13 La fecha de la requisición deberá de ser anterior a la fecha de la factura, en caso de que sea posterior deberá de tener el sello de compra anticipada con el visto bueno de la secretaría administrativa. Se realizará orden de compra cuando el monto del gasto exceda de 5 salarios mínimos además de verificar que la factura cuente con el sello de almacén y con los formatos de entrada y salida por parte de la unidad de suministros. No se aceptaran facturas con folios consecutivos del mismo proveedor esto con la finalidad de evitar fraccionar montos para no realizar orden de compra. Cuando el gasto se compruebe con nota de venta, deberá de llevar la leyenda de Régimen de Pequeños Contribuyentes (REPECOS) y deberá de tener el visto bueno del rector del centro y no deberán de exceder de los montos establecidos en la circular 01 de 2005, emitida por la Secretaria General y de los establecidos por el presupuesto ampliado. No procede compra de artículos personales. La compra de medicamentos se aceptarán sólo los indispensables para que se preste oportuna y eficazmente los primeros auxilios y los medicamentos para proyectos de investigación-laboratorio sólo serán aceptados siempre y cuando estos se encuentren contemplados en los proyectos aprobados en le P3E. Anexar resguardo interno (SGC F-EC-16), en el caso de que el gasto no exceda de $1, antes de IVA, según sea el caso y cuando el monto del gasto se encuentre entre $1, a $5, antes de IVA, se realizará nota de débito y resguardo en PATME. 9

14 SERVICIOS GENERALES (TITULO 72). Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir el costo de todo tipo de servicios necesarios para el funcionamiento de las dependencias de la Red Universitaria. Incluyen servicios básicos, como: postal, telegráfico, telefónico, de energía y de agua; alquileres, la contratación de asesorías, estudios e investigaciones; servicio comercial y bancario; los servicios de mantenimiento, conservación e instalación, y los de difusión e información; así como otros servicios oficiales y especiales, necesarios para el desempeño de actividades vinculadas con las funciones de la Universidad (UDG, 2008). RECOMENDACIONES Servicios telefónicos (7210). Se deberá de presentar factura emitida por la compañía telefónica y comprobante de pago, no se aceptarán pagos de tarjetas telefónicas de ningún tipo. Servicio postal y mensajería (7210). No deberá contener retención del IVA. Servicio de Arrendamiento y de honorarios personas Físicas (7220) o Morales (7221). Se deberán de realizar 2 pagos uno por el honorario y otro por la retención correspondiente para entregarse en copias a la Coordinación de Finanzas éstos antes de los 3 primeros días del mes posterior al de la fecha de expedición del recibo, de lo contrario generarán recargos que no serán pagadas con presupuesto del Centro, esto para la realización de la constancia de retención de impuestos. Para la comprobación se anexarán los documentos originales y se realizará en el SIIAU WEB 2005 en efectivo ligadas. En caso de arrendamiento se anexará el contrato de la prestación del servicio. Servicio de mantenimiento (7260) En el caso de comprobantes de mantenimiento, adquisición de refacciones o accesorios para vehículos oficiales, solicitar al proveedor anote el número de placas y/o número económico en la factura original del mismo. No se recibirá ningún tipo de gasto por mantenimiento de vehículos no oficiales y anexar a los comprobantes la requisición de bienes o servicios generada por el Sistema de Gestión Financiera Viáticos (7280). Anexar a los documentos comprobatorios la Solicitud de viáticos (SGC F-EC-03), Solicitud de Viáticos Aéreos (si es el caso, F-EC-02) y pases de abordar 10

15 no obligatorio, Informe de Actividades detallado (SGC F-EC-03). Estos gastos deberán de apagarse a la circular 4 sobre los lineamientos para la asignación de viáticos emitida por la Secretaría General (Documentos controlados SGC). En caso de comprobantes extranjeros además de lo anterior deberá de anexar relación de comprobantes que incluya número, descripción del bien o servicio, monto en moneda extranjera, cotización de tipo de cambio y total en pesos mexicanos BECAS Y AYUDAS SOCIALES (TITULO 73) Agrupa las asignaciones que la Universidad destina ya sea en forma directa o mediante fondos fideicomitidos a los sectores privado y social, a organismos y empresas de participación estatal, como parte de su política económica general y de acuerdo a las estrategias y prioridades de desarrollo nacional (UDG, 2008). RECOMENDACIONES No utilizar este título de gasto sin estar previamente programado, presupuestado o proyectado y sin previa autorización BIENES MUEBLES E INMUEBLES (TITULO 75) Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de bienes muebles, inmuebles, animales de trabajo y reproducción que las dependencias de la Red Universitaria requieren para el desempeño de sus actividades, incluye el mobiliario y equipo propio para la administración; toda clase de maquinaria y equipo de producción, así como los accesorios y herramientas indispensables para su funcionamiento (UDG, 2008). RECOMENDACIONES Todo lo correspondiente a título 75, Bienes Mueble e Inmuebles, excepto para la cuenta 7580 Obras y Ampliaciones en Proceso, se necesitará: Formato de Requisición(Sistema de Gestión Financiera Orden de Compra (Sistema de Gestión Financiera Entrada y Salida de Almacén (Unidad de Suministros) 11

16 Sello de Almacén en la Factura Original (Unidad de Suministros) Nota de Débito (Sólo sistema PATME no para entregar a excepción de fondos extraordinarios PIFI, COPLADI, PROMEP, PROSNI, etc. ) Resguardo (Sólo sistema PATME no para entregar a excepción de fondos extraordinarios PIFI, COPLADI, PROMEP, PROSNI, etc. ) Todo esto de acuerdo a los criterios de clasificación establecidos en el Anexo No. 2 del Clasificador por Objeto del Gasto (SGC IT-EC-04), y al Oficio No. IV11/2008/1858/II de la Comisión de Hacienda. Dentro de la cuenta 7580, Obras y Ampliaciones en Proceso, se tomará en cuenta todas las normas y políticas establecidas en el Reglamento de Obras y Servicios. 12

17 NÓMINAS-CONTRATOS (TITULOS ) Agrupa las asignaciones destinadas al pago de remuneraciones y prestaciones al personal académico, administrativo, mandos medios, intermedios, superiores y otras prestaciones sociales (ya sean de carácter permanente o transitorio). Horas Extras, Honorarios, Becas, entre otros N SE SUBEN AL SISTEMA (SIIAU WEB 2005) Contratos NO SE SUBEN AL SISTEMA Son Comprobaciones de Efectivo por lo tanto contarán con los mismos documentos establecidos para ello, además de: - Ficha de Depósito - Copia de los Contratos - Copia de Nomina Deberán entregarse los siguientes documentos a la Coordinación de Finanzas: - Correo de Confirmación de depósito de la dirección de Finanzas a cuenta de Nominas. - Hoja de Cálculo - Maquila de Nómina. - Copia de Nómina 13

18 4.-RECOMENDACIONES PARA LA ENTREGA DE COMPROBACIONES 4.1. COORDINACIÓN DE FINANZAS Deberán entregarse los documentos comprobatorios así como facturas en originales, con sujeta documentos, sin grapas debidamente pegadas, anexando relación de comprobaciones impresa del Sistema de Gestión Financiera. No se recibirán comprobaciones incompletas. IMPORTANTE Las comprobaciones serán recibidas por la Coordinación de Finanzas únicamente los días lunes y martes de cada semana de 9:00 am a 3:00 pm. En el caso de los cheques cancelados, se entregarán a la Coordinación en original. Todos los cheques que se realicen en el mes tendrán hasta el día 10 del siguiente mes para ser subidos en el sistema SIIAU WEB Las devoluciones que se tengan se realizarán únicamente los viernes de 9:00 am a 3:00 pm CONFORMACIÓN DEL PAQUETE COMPROBATORIO La relación de los documentos comprobatorios tendrá que elaborarse de acuerdo al orden que se establecerá a continuación: 1. FORMATO DE COMPROBACIÓN DE RECURSOS. (SIIAU Web 2005) 2. SOLICITUD DE RECURSOS COMPROBADOS. (SIIAU Web 2005) 3. RELACIÓN DE DOCUMENTOS COMPROBATORIOS. (SIIAU Web 2005) 4. PÓLIZA DE EGRESOS PAGO PROVEEDOR O EFECTIVO. Según sea al caso (SIIAU Web 2005) 5. SOLICITUD PAGO A PROVEEDOR O SOLICITUD DE EFECTIVO. (SIIAU Web 2005) 6. REINTEGRO. (Si fuese el caso) 7. PÓLIZA (Sistema de Gestión Financiera ). Debiendo contener: Copia fiel del cheque, concepto de pago (Justificación explícita y clara), proyecto, fondo, cuenta, transferencia, documento y firmas correspondientes. 8. DOCUMENTOS NECESARIOS DE ACUERDO AL TÍTULO. 14

19 5.-REQUISITOS FISCALES REQUISITOS DE LAS FACTURAS: Los requisitos para las facturas que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación son: 1. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. 2. Contener impreso el número de folio. 3. Lugar y fecha de expedición. 4. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. 5. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. 6. Valor unitario consignado en número e importe total señalado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de impuesto, en su caso. 7. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. 8. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. 9. Cuando se trate de enajenación de ganado, la reproducción del hierro de marcar de dicho ganado siempre que se trate de aquel que deba ser marcado. 10. Los comprobantes podrán ser utilizados en un plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha de impresión, este plazo se puede prorrogar cuando se cubran los requisitos que señale la autoridad fiscal de acuerdo a reglas de carácter general que al efecto se expidan. Transcurrido dicho plazo, se considerará que el comprobante queda sin efectos para las deducciones o acreditamientos previstos en las leyes fiscales. 15

20 11. Respecto a la vigencia de dos años de los comprobantes y de conformidad con la regla I de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010, se puede optar por considerar sólo el mes y año como fecha de impresión y la vigencia se calcula a partir del primer día del mes que se imprima en el comprobante y la numeración de los comprobantes continuará siendo consecutiva, incluyendo la de los comprobantes cancelados al término de su vigencia. 12. Señalar en forma expresa si el pago se hace en una exhibición. También debe contener los siguientes requisitos establecidos en el artículo 39 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 07 de diciembre de La cédula de identificación fiscal la cual en el caso de personas físicas podrá o no contener la CURP, reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. con una resolución de 133 líneas/ 1200 dpi. Sobre la impresión de la cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura. La leyenda: "la reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales", con letra no menor de 3 puntos. El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, con letra no menor de 3 puntos. El número de aprobación asignado por el Sistema de Integral de comprobantes fiscales. En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, así como en el Régimen Intermedio; además, debe imprimir la leyenda Efectos fiscales al pago de conformidad con lo señalado en la fracción III del Art.133 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. En caso de que sean emitidos por personas morales del Régimen Simplificado, los comprobantes deberán llevar además la leyenda: Contribuyente del Régimen de Transparencia (SAT, 2011). 16

21 6.-PROCESO DE EJERCICIO Y COMPROBACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El SGC está compuesto por cuatro procesos clave, entre ellos el ejercicio y comprobación, cuyo objetivo principal es lograr que los recursos financieros otorgados y ejercidos sean comprobados en tiempo-forma, para así asegurar, la calidad y transparencia de los mismos. Gráfico3. Carátula del proceso ejercicio y comprobación. Obtenida desde: 17

22 Dentro de este proceso existen tres apartados esenciales para la comprobación de los recursos: Mapeo: Representación gráfica del proceso Actividades a realizar. Lista maestra de control de documentos: Formatos generados en el Centro Universitario del Sur para asegurar la operación eficaz del Sistema de Calidad y la aplicación de sus recursos. Definiendo el mecanismo para controlar la emisión, distribución, vigencia y resguardo de los documentos establecidos por este sistema. Formatos más utilizados: Viáticos/Aéreos F-EC-02 y Viáticos F-EC-03. Documentos controlados: Normas, políticas, circulares, reglamentos y estatutos, emitidos por la Universidad de Guadalajara. 18

23 7.-M A N U A L E S MANUAL DE USUARIO DE MANEJO SIIAU WEB 2005 FINANZAS NOTA: (Se encuentra en la Coordinación de Finanzas para su consulta) Es una guía con la cual se muestra el funcionamiento de esta aplicación en el Módulo SIIAU Web 2005; para los Roles, FINCEN y URes, de la Universidad de Guadalajara; facilitando así al o los responsables de estos Roles el acceso al sistema y el uso del mismo, en la modalidad antes señalada. En este Manual se proporciona al usuario una herramienta para que pueda realizar nuevas Comprobaciones; mostrando las funciones del sistema de una manera rápida y sencilla. Además de dar a conocer a los Responsables de los Roles Finanzas Entidad Presupuestal (FINCEN) y Unidades Responsables (URes), la metodología a seguir para la captura de las comprobaciones en SIIAU WEB Gráfico4. Pantalla SIIAU WEB

24 MANUAL DE USUARIO DE ALTA PATRIMONIAL (PATME). NOTA: (Se encuentra en la Coordinación de Finanzas para su consulta) En este manual se presenta una guía para el manejo de PATME en el cual se inventarían los bienes patrimoniales de cualquier Unidad Responsable. En este sistema se pueden realizar altas de bienes (libros, mobiliario y equipo, maquinaria, etc.) y que deben de formar parte del patrimonio de la Universidad. Siguiendo las políticas que la Normatividad Universitaria nos indica. Además de hacer traspasos entre Ures o Dependencias (Notas de Remisión). Y bajas definitivas por extravío, robo o siniestro (Notas de crédito). Gráfico5. Pantalla PATME. 20

25 MANUAL PARA EL LLENADO DE SOLICITUD DE VIATICOS. NOTA: (Se encuentra en la Coordinación de Finanzas para su consulta) El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) se aplica a los proceso de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación de los recursos del Centro Universitario del Sur de la Universidad de Guadalajara. Y para cumplir los objetivos del sistema, es necesario un seguimiento y control efectivo de los documentos y formatos, que son parte fundamental del mismo. Como parte de las actividades del Centro Universitario, el apoyo a viáticos es importante porque las tareas que se realicen fuera del Centro serán consecución de las labores esenciales dentro de la Institución y mejorarán el desempeño, tanto para el personal Académico como para el Administrativo. La Solicitud de Viáticos forma parte del proceso de Evaluación y Comprobación del SGC, y como tal, será necesaria su correcta ejecución para cumplir con los objetivos del sistema. Es por eso que se crea este manual, para asegurar la operación y el llenado eficaz del formato para la Solicitud de Viáticos. MANUAL DE VERIFICACION DE DOCUMENTOS FISCALES EN EL SAT NOTA: (Se encuentra en la Coordinación de Finanzas para su consulta) Este manual se creó con el objetivo de continuar manteniendo la calidad en los procesos de planeación, programación y presupuestación y evaluación (P3E) del Centro Universitario del Sur. Mediante la verificación de documentos se confirma la validez fiscal de facturas y así integrar la comprobación cumpliendo los requisitos que establece el SAT. El Servicio de Administración Tributaria a través de su sitio de internet proporciona las herramientas necesarias para hacer esta verificación. nos Esta guía nos ayuda a hacer más amigable esta herramienta y poder realizar más fácil y rápida la verificación de las facturas. 21

26 MANUAL DE SISTEMA DE GESTIÓN DE FINANCIERA (SGF) 2010 NOTA: (En proceso) Este sistema se implementó con el fin de que las responsables del área financiera de las Ures tengan un control homogéneo y se trabaje a la par con la Unidad de Suministros y Coordinación de Finanzas. Con este sistema se pretende que el trabajo se sistematice y simplifique por la ayuda de reportes o listados obtenidos por el mismo. Maneja diferentes módulos: Unidades Responsables, Solicitudes, Directivos, Coordinación de Finanzas, Adquisiciones. Gráfico6. Pantalla SGF 22

27 8.-MARCO DE REFERENCIA NORMAS, POLÍTICAS Y CIRCULARES DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA ESTABLECIDOS POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Código Fiscal de la Federación y Reglamento aplicable. Consulta en: Ley del impuesto al Valor Agregado y Reglamento aplicable: Ley del Impuesto sobre la Renta y Reglamento aplicable: Consulta en: Resolución Miscelánea Fiscal para Consulta en Objeto Clasificador del Gasto. Elaborado por la Dirección de Finanzas de la Universidad de Guadalajara. 0aprobada.pdf Políticas y normas del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad, correspondiente al ejercicio vigente. Consulta en: Oficio No. IV/02/2010/0294/II Referente a la actualización del monto de los bienes inventariables capitalizables. Oficio No. IVII/2008/1858/II Sobre las políticas contables aplicables a los activos fijos para efectos de presupuestación 2009 que se aplicó a partir del 1º. De enero de 2009, para efectos de comprobación. Circular no. 1/2008 Sobre los requisitos que deben tener los comprobantes fiscales conforme a lo previsto en el artículo 101, fracción V de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Oficio No. IVII/2008/1751/11 sobre las comprobaciones que contengan facturas de compras mayores a $2, Falta el oficio en el que se menciona que se pueden pasar comprobaciones sin la leyenda de pago en una sola exhibición. 23

28 Comunicado de la Dirección de Finanzas sobre las sugerencias para la codificación contable de viáticos y comisiones del personal entre dependencias. Oficio no. IV/05/2005/353/II Autorización para la comprobación del ejercicio del gasto de operación se realice a nivel de titulo, de los ejercicios presupuestales correspondientes a los años 2003, 2004 y del 1 al 17 de marzo del año en curso, expedida por la Comisión de hacienda del CGU el 16 de mayo de Circular no. 1 /2005). Gastos de REPECOS, expedida por la Secretaría General el 7 de marzo de Circular no. 1 (2004). Condiciones para la aceptación excepcional de comprobantes fiscales que expiden los contribuyentes, que tributan en el régimen de pequeños contribuyentes, expedida por el H. Consejo General Universitario el 15 de marzo de Circular no. 4 (2003). Tarifas actualizadas para viáticos para entran en vigor a partir del 01 de enero de 2004, expedida por la Secretaría General el 12 de noviembre de Acuerdo no. 03/2003. Exposición de motivos para lograr la transparencia, calidad, eficiencia y honradez en el ejercicio de comprobación de recursos, expedida por la Rectoría General el 31 de Mayo de Oficio VR/01/2003. Observaciones sobre la adecuada codificación contable, para el registro de proyectos que serán incorporados al presupuesto 2004; y la comprobación del gasto para este mismo ejercicio, expedida por la Vicerrectoría Ejecutiva el 5 de noviembre de Circular no. 3 (2003). Disposiciones para la comprobación de gastos, por concepto de transporte aéreo, expedida por la Secretaría General el 18 de septiembre de Circular no. 2 (2003). Aclaración de dudas relacionadas con el ejercicio y comprobación de recursos financieros, expedida por la secretaría General el 17 de septiembre de Aviso CGADM/2609/2003. Aviso sobre envío de circular referente al tabulador para el pago de honorarios por la presentación de servicios profesionales en programas académicos, expedido por la Coordinación General Administrativa el 9 de julio de Circular no. 4 (2003) Información sobre el trámite de solicitudes para la compra de bienes o contratación de servicios, expedida por la Coordinación de Obras y Proyectos el 2 de julio de Oficio CGADM/2609/2003. Tabulador de Honorarios, expedido por la Coordinación General Administrativa el 9 de julio de Circular no. 10 (2003) Incorporación de Inmuebles, expedida por la Secretaría General el 27 de junio de Circular no. 1 (2003) Expedida por la Comisión de Hacienda del HCGU el 7 d mayo

29 Circular no. 4 (2003). Comunicado para la eficiente administración de los activos fijos (separando en facturas los conceptos de los gastos de instalación y mano de obra). Expedida por la Coordinación General de Patrimonio el 18 de mayo de Formato de control de vehículos, expedido por la Coordinación General de Patrimonio el 14 de marzo de Acuerdo no. 05 (2002 ). Lineamientos para uso de vehículos oficiales, expedido por la Rectoría General el 09 de octubre de Oficio VR/I/005/2002. Envío de Tabulador de honorarios para regular el pago de prestadores de servicio, expedida por la Vicerrectoría Ejecutiva el 14 de noviembre de Acuerdo no. 06 (2002). Lineamientos para uso de vehículos oficiales, expedido por la Rectoría General el 09 de octubre de Circular no. 3/2002. Recordatorio para evitar que por error se recaben comprobantes contemplen la retención del IVA, expedida por la Contraloría General el 17 de septiembre de Circular no. 1. Respuesta a la Problemática planteada por las dependencias a la Coordinación General de Patrimonio, expedida por la Coordinación General de Patrimonio el 29 de Julio de Circular no. 2 (2002). Lineamientos para la asignación de viáticos, expedida por la Secretaría General el 20 de mayo de Oficio CGADM/0908/2002 Telefonía Celular, expedida por la Coordinación General Administrativa el 28 de febrero de Circular no. 1 (2001). Disposiciones para resolver irregularidades en el proceso de adquisiciones y suministro, expedida por la Secretaria General el 08 de septiembre de Oficio 081/2000. Anexo del manual de procedimientos para la contabilización de la glosa de los gastos, expedida por la Dirección de Finanzas el 6 de octubre de Circular no. 3 (2000). Disposiciones Diversas, expedida por la Contraloría General el 27 de octubre de Circular no. 1 (2000). Notificación de nueva forma de elaborar Notas de Debito para Alta de Mobiliario y equipo (A-1), expedida por la Coordinación General de Patrimonio 22 de febrero de Políticas Exp. 021 Num II/99/958, Políticas contables aplicables al activo fijo, expedidas por la Comisión de Hacienda del Consejo General Universitario el 19 de octubre de

30 Comunicado no. 3/96. Procedimiento a seguir para la entrega del formulario Informe de Impuestos y Retenciones, expedida por la Contraloría General el 22 de abril de Catálogo de fondos. Elaborado por la Dirección de Finanzas de la Universidad de Guadalajara. Catálogo de programas. Vicerrectoría Elaborado por la Dirección de Finanzas de la Universidad de Guadalajara. 26

31 9.-COMPROBANTES FISCALES DIGITALES (CFD) EN PROCESO 27

32 10.-GLOSARIO Persona Física: Es un individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer derechos. Persona Moral: Es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil, una asociación civil (SAT, 2010). Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Responsable: Persona o personas que aseguran que un proceso o procedimiento se realiza de manera adecuada. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos (SGC, 2010). 28

33 11.-BIBLIOGRAFIA SAT (2010), Servicio de Administración Tributaria, obtenida el 08 de Julio de 2010, disponible en SAT (2011), Servicio de Administración Tributaria, obtenida el 10 de Marzo de 2011, Disponible en cales/66_1620.html SGC (2010), Sistema de Gestión de Calidad, obtenida el 08 de Julio de 2010, disponible en UDG (2005) Guía para la revisión de documentación comprobatoria del gasto (Vicerrectoría Ejecutiva-Dirección de Finanzas). UDG (2008) Objeto Clasificador del Gasto 29

34 30