PROCEDIMIENTO GENERAL R-PG EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Desarrollo y responsabilidades 5. Registros de la Calidad 6. Anexos 7. Documentos relacionados Revisó Representante de la Dirección 1. OBJETO Aprobó Gerencia General

2 Página 2 de 7 1. OBJETIVO El objetivo del presente Procedimiento General, es describir el método empleado en RODE S.R.L. para la evaluación y aprobación de los proveedores de materiales y los subcontratistas para la ejecución de las obras. 2. ALCANCE Su alcance es dado para la Gerencia Administrativa-Financiera, Gerencia Técnica, Gerencia de Licitaciones, Gerencias de Obras, Jefes de Obra, Área de Compras y Jefe de RRHH y Responsable de Calidad. 3. DEFINICIONES Producto Crítico: es todo elemento visible y tangible que queda incorporado a la construcción. Subcontratistas: se clasifican en dos tipos: Subcontratistas de mano de obra: son aquellos que mediante sus servicios ejecutan la transformación de los materiales en productos terminados. Subcontratistas de materiales y mano de obra: son aquellos que mediante sus servicios ejecutan la provisión y transformación de los materiales en productos terminados. 4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES 4.1 Evaluación de Proveedores de productos críticos El Jefe Gerente de Compras, es responsable de la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores de productos críticos de RODE S.R.L. RODE S.R.L., compra productos críticos a los proveedores aprobados, excepto en situaciones de falta de aprovisionamiento o problemas de distribución por parte de los proveedores aprobados. En estos casos la empresa compra productos a proveedores de marcas reconocidas que han sido previamente utilizadas por la empresa. Se considera que todos los proveedores activos (aquellos a los que se les ha comprado en los últimos 24 meses) al 31/07/2003 son proveedores aprobados de manera provisoria por 1 año y su evaluación y re-evaluación se realiza de acuerdo a las condiciones estipuladas posteriormente. A partir del 01/08/2003, los nuevos proveedores, deben estar previamente aprobados para poder suministrar sus productos a RODE S.R.L. Para RODE S.R.L., un nuevo proveedor se considera aprobado, cuando el puntaje que arroja la Planilla de Selección de Proveedores, supera el puntaje mínimo requerido. (Anexo 1) El Gerente de obra y/o Jefe de obra evalúa los proveedores que selecciona compras, controlando la entrega y la calidad de los productos. Ante cada incumplimiento de los proveedores aprobados, el Gerente o Jefe de Obra registra el mismo en el Sistema Informático o en el Registro de Productos No Conformes según el procedimiento general R-PG Control de Productos No Conformes (cuando no dispone de Sistema en obra) y se lo comunica al Área de Compras.

3 Página 3 de 7 Si la evaluación no es superada por el proveedor se le da un periodo de gracia de 3 meses como máximo o el plazo establecido en el Plan de Calidad de la obra, en donde previo diálogo con el mismo, el Jefe Gerente de Compras le indica sus puntos débiles. El estado del proveedor se identifica en la base de datos de proveedores activos. Al finalizar el período, le realiza una re-evaluación en el Sistema Informático, la cual si supera el puntaje mínimo requerido (Ver Anexo 1), continúa en la base de datos de proveedores activos, caso contrario, se lo desecha al proveedor de manera definitiva. La exposición de su situación es dada por el Jefe Gerente de Compras y el Responsable de Calidad. El Área de Compras mantiene en su Sistema una lista de los proveedores aprobados. Excepto para el caso de proveedores monopólicos, es intención de RODE S.R.L., mantener más de un proveedor aprobado de cada producto. En el caso en que el Cliente lo requiera, se podrán contratar proveedores no aprobados, notificando por escrito al Cliente que la empresa no aconseja dichas contrataciones. 4.2 Listado de Marcas Rechazadas de Productos Críticos Ante un problema con determinada marca, se asienta en el Sistema como "NO USAR". En el caso en que el Cliente lo requiera, se podrán utilizar marcas rechazadas, notificando por escrito al Cliente que la empresa no aconseja el uso de dichos productos. Las marcas rechazadas pueden cambiar su condición, si efectuados los ensayos en obra la Gerencia Técnica aprueba su utilización y notifica de este hecho al Jefe Gerente de Compras para que actualice el dato en el Sistema. 4.3 Selección y Evaluación de subcontratistas La selección de subcontratistas, se efectúa antes de que el subcontratista comience a trabajar en la obra con el objeto de garantizar el correcto funcionamiento del SGC de la empresa. Se considera que todos los subcontratistas activos al 31/07/2003 son subcontratistas aprobados. A partir del 01/08/2003, los nuevos subcontratistas, deben estar previamente aprobados para poder suministrar sus servicios a RODE S.R.L. La calificación obtenida en la selección de subcontratistas no debe contener más de dos aspectos calificados en mínima calificación, para que se considere como subcontratista aprobado (Anexo 2). Los responsables de efectuarla son el Gerente de Licitaciones o Gerente de Obra o Jefe de Obra (responsable máximo de acuerdo a la estructura de la obra), la valoración de los aspectos legales y financieros es realizada por el Jefe de RRHH, el área de Licitaciones conforma el Listado de Subcontratistas Seleccionados. El Gerente de obra y/o Jefe de obra mensualmente evalúa el desempeño de los subcontratistas con respecto a la Calidad de los Trabajos, el Cumplimiento de Plazos y la Seguridad y Salud Ocupacional, el Rendimiento, completando la evaluación en el Sistema. El Jefe de RRHH evalúa mensualmente el desempeño

4 Página 4 de 7 de los subcontratistas con respecto a la Gestión de Recursos Humanos y registra el nivel de ocupación de cada subcontratista por obra. Las evaluaciones de subcontratistas, deben superar el 65% para que se considere que el subcontratista ha cumplido con éxito nuestros estándares de calidad. Si el subcontratista es calificado con menos del 65% durante dos períodos consecutivos, se le da un periodo de gracia en lo posible no mayor a 60 días o el plazo especificado en el Plan de Calidad de la obra, en donde previo diálogo con el mismo, el Responsable de Calidad, el Jefe de RRHH (en caso de subcontratistas de mano de obra) ó el Jefe Gerente de Compras (en caso de subcontratistas de mano de obra y material) y el Gerente o Jefe de Obra (responsable máximo de acuerdo a la estructura de la obra), le indican sus puntos débiles. Al finalizar el período se le realiza una re-evaluación, por parte del Gerente o Jefe de Obra (responsable máximo de acuerdo a la estructura de la obra), la cual si es superada continúa en la lista de subcontratistas. Si las evaluaciones del subcontratista realizadas en las obras no superan la calificación mínima o si la re-evaluación no es superada, se le da de baja al subcontratista. En el caso en que el Cliente lo requiera, se podrán contratar proveedores no aprobados, notificando por escrito al Cliente que la empresa no aconseja dichas contrataciones. En el caso que por circunstancias de fuerza mayor se requiera mantener en obra a un subcontratista no aprobado, el Gerente o Jefe de Obra (responsable máximo de acuerdo a la estructura de la obra) le solicita al Gerente Técnico su autorización por escrito. No se aconseja mantener esta situación por un período mayor a los dos meses. 4.4 Selección y Evaluación de proveedores de Material y Mano de Obra. Los procesos de selección y evaluación que se aplican a estos proveedores son los correspondientes a proveedores de materiales de acuerdo a lo descripto en el punto 4.1 y subcontratistas de mano de obra (punto 4.3).

5 Página 5 de 7 5. REGISTROS DE LA CALIDAD Código Registro Responsable Periodo de almacenamiento Almacenado en: Disposición R Planilla de Selección de Proveedores Planilla de Reevaluación de Proveedores R Listado de productos Jefe Gerente de Compras Por tiempo indeterminado Sistema Genver identificados como "NO USAR" R Planilla de Selección de Subcontratistas (MO) Licitaciones Por tiempo R Listado de indeterminado subcontratistas Jefe de R Evaluación y RRHH Reevaluación de Subcontratistas 6. ANEXOS Anexo 1: Planilla de Selección de Proveedores Anexo 2: Planilla de Selección de subcontratistas 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS R-PG Control de Productos No Conformes \\oldrode\rode\tecnica\00- LICITACIONES\006 SELECCION DE \SELECCIÓN DE Sistema Genver Sistema Genver N/A

6 Página 6 de 7 Anexo 1: Planilla de Selección de Proveedores (no está a escala) Planilla de Selección de Proveedores RAZON SOCIAL TELEFONO/FAX PRODUCTO QUE PROVEE: PERSONA DE CONTACTO: E.MAIL Datos del Proveedor ESTADO DEL PROVEEDOR SELECCIÓN: FECHA SELECCIÓN: SELECCIONADO POR: Observaciones Items de Evaluación de Proveedores Sistema de gestión de Calidad Productos de 1º línea Antigüedad en el ramo Referencias Comerciales Forma de Cobro Stock disponible Forma de entrega Precios Total Puntaje Máximo Puntaje minimo a obtener en selección Peso PUNTAJE % %

7 Página 7 de 7 Anexo 2: Planilla de Selección de subcontratistas (no está a escala) SELECCIÓN DE RAZON SOCIAL CUIT: CANTIDAD DE EMPLEADOS: TELEFONO/FAX /WEB SERVICIO QUE PROVEE: PERSONA DE CONTACTO: Items de Selección de Subcontratistas CALIFICACION Cumple con lo pactado Si Capatacía Tiene y atiende personalmente REFERENCIAS Utiliza Tecnología Cuenta con área de cómputos y presupuestos Ha trabajado fuera de la provincia de Córdoba o está dispuesta a hacerlo Cuenta con equipos propios SOLIDEZ FINANCIERA Situación Bancaria NO CURRICULUM Capacidad de obra: Ejecutó más de 6000 m2 en los últimos tres años alcanza Trabaja con gestión de calidad propia o ISO 9001 no LEGAL Tiene aprobados los documentos requeridos por la empresa y los ha mantenido en el tiempo Con intervalos SEGURIDAD E HIGIENE Cumple con los requisitos de la empresa Parcialmente Agregar en las observaciones si el subcontratista es capaz de afrontar más de una obra a la vez SELECCIONADO POR: FECHA SELECCION: Observaciones: