Software generador de documentos a través de la Web

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1 Julia Patricia Melo Morín 1 Software generador de documentos a través de la Web 1 Contacto: Resumen Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las grandes corporaciones empresariales es la dificultad de compartir y conservar en la empresa el conocimiento generado por las sinergias del negocio, debido a la dispersión y duplicación de la documentación empresarial. Ello conlleva un descenso de la productividad, que se traduce en una pérdida de competitividad de la empresa en el mercado (SwagLab, 2011). Un gestor de documentos es un sistema que permite almacenar, buscar, gestionar, compartir y controlar los documentos corporativos de una forma práctica y sencilla. El proyecto Web Documents Manager como un gestor de documentos facilitará el control de los documentos de una organización, para cumplir con los estándares de calidad que las instituciones actualmente requieren. Introducción. La tecnología no sólo es un apoyo de las tareas humanas, es su razón de ser para mejorar todos los procesos, productos y servicios, que redundan en beneficio de todos los ciudadanos. Internet ha dado lugar a una nueva revolución industrial, cambiando radicalmente el mundo empresarial, económico, social, político y cultural desde los años noventa (Gómez, Félix, Guillemon Werner, 2005). Una adecuada Solución de Gestión Documental permite conservar el patrimonio documental de una empresa de forma segura en medios que prácticamente "no ocupan lugar". Simplemente consiste en incorporar la tecnología informática al flujo de información, permitiendo obtener resultados sorprendentes en productividad. Para lograr estos resultados se debe minimizar la cantidad de papel, facilitar el acceso a los archivos y establecer pautas para que cada persona conozca qué guardar, cuándo, cómo y dónde, así como encontrar fácil y rápidamente los documentos que se necesiten. La sociedad se modifica a un ritmo acelerado. La influencia de las nuevas tecnologías es significativa no solamente en la vida de las personas, sino también en la mayoría de las instituciones, en lo que concierne al desempeño de sus profesiones. Por otro lado, Implementar un sistema de gestión de la calidad en las empresas, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto o del servicio cumplan con los requisitos del cliente (Gómez, Félix, Guillemon Werner, 2005).

2 Como objetivo se tiene desarrollar una aplicación que permita realizar la gestión de documentos, utilizando las potencialidades de Internet para la estandarización de actividades dentro de la empresa. Metodología El desarrollo del software generador de documentos se basa en una arquitectura de desarrollo para la Web de tres capas. En la capa de datos se usa la especificación Open Database Connectivity (ODBC), para interactuar con un Sistema Manejador de Base de Datos (SMBD). En la capa de lógica computacional se usan tecnologías que ofrece PHP combinado con HTML para interactuar con la capa de presentación y la capa de datos. En la capa de lógica computacional se usa el servidor Web Apache para manejar páginas. Por último en la capa de presentación se usa HTML con java Script y código PHP para la interfaz de usuario. La Figura 1 muestra la relación de las tecnologías. Base de Datos MySQL PHP HTML Figura 1. Tecnologías involucradas en el proyecto En la Figura 2, se describe la relación de las tecnologías y los procesos involucrados.

3 Cliente Explorador (Internet Explorer) Aplicación De descarga Servidor Servidor Apache Intérprete PHP MySQL API SMS Modem Figura 2. Relación de procesos El cliente utilizando un navegador o explorador Web solicita acceso a la aplicación que se encuentra en el servidor Web. Si la petición requiere acceso a base de datos se accederá al DBMS. Aquellos documentos que estén marcados en la base de datos como envió por celular, serán descargados por la aplicación responsable de la descarga y utilizando un API de SMS, enviara al MODEM celular el envió del mensaje correspondiente, además de indicar en la base de datos del envió. El envío de mensajes vía celular se realiza utilizando el Mcore SMS ActiveX, que es un componente robusto, probado y fácil de utilizar el cual permite a través de su biblioteca de clase.net enviar mensajes a través del módem o del teléfono del G/M conectado con el puerto serial que usa datos cablegrafía, cable del USB, dispositivo infrarrojo o Bluetooth.

4 Figura 3. Proceso involucrado en el envió de mensajes. El algoritmo para el envió de mensajes es el siguiente: 1. Se realiza la conexión a la página Web que permitirá la descarga de los datos de la base de datos. 2. Se genera el objeto del componente Mcore, configurando el puerto, paridad, etc. 3. Para cada línea generada del archivo descargado. 4. Se envía el mensaje al celular de acuerdo al número indicado en la base de datos. 5. Se establece el status de enviado al mensaje. 6. La aplicación de envió genera un hilo de ejecución que estará activo o durmiendo de acuerdo a la configuración. Resultados Los principales proceso involucrados en el proyecto se indican en la Figura 4. CREACIÓN Crear plantillas Formato de Documentos Formularios Automáticos Documento final + Firma digital Enviado a la Bandeja OPERACIÓN Documentos Aviso por celular Impresión Exportar PDF

5 SEGURIDAD Formatos Asignación de Niveles de usuario Figura 4. Procesos del proyecto Dentro de los tipos de usuarios que existen para el manejo del sistema manejador de documentos Web se encuentra el usuario administrador y los diversos usuarios cliente del sistema. El usuario administrador es aquel que crea, modifica o elimina las cuentas de los usuarios cliente; realiza la configuración inicial del sistema para la organización en donde coloca datos generales de la organización, así como el organigrama o directorio maestro de la organización; realiza la creación, modificación de las plantillas generales que se establezcan cubriendo las políticas que sean señaladas por la empresa u organización; realiza los formatos definidos por la organización de acuerdo a los diferentes procesos o procedimientos que se llevan a cabo en la empresa para los diferentes departamentos; controla el respaldo y el historial de actividades de usuarios clientes para cada una de sus cuentas. El usuario cliente es el usuario que se encargara de realizar los documentos correspondientes de acuerdo a las actividades que desarrolla en el departamento asignado de la organización o empresa, el usuario cliente tiene módulos para modificar el perfil de su cuenta, contraseña, así como cambiar la imagen de su perfil, tener control sobre su espacio virtual de trabajo en el cual puede: realizar documentos para ser enviados, leer los documentos recibidos, tener control sobre los documentos enviados y recibidos, además de tener un control de respaldo de los documentos enviados y recibidos. Dentro de los módulos de administrador se encuentra la configuración general de los datos de la empresa, creación de organigramas de la empresa, así como la creación de cuentas de usuario. Una opción es crear plantillas que servirán de base para la creación de los formatos internos de la empresa, también incluye opciones de respaldo de la información. Dentro de las opciones del usuario cliente se encuentra la administración de su cuenta con la opción de cambiar su password, el espacio de trabajo, que permitirá administrar los documentos enviados y recibidos. También permite la creación y modificación de documentos. Inicio de Sesión.

6 La aplicación se accederá capturando la url del sitio Web, mostrándose la página principal del sitio, tal como se indica en la Figura 6, señalándose el área de inicio de sesión. Figura 6. Pantalla principal de la aplicación. Al iniciar la sesión como Administrador aparecerá la página donde se indican las opciones que puede realizar. Opciones del Administrador Figura 7 Opciones del Administrador.

7 Trabajo Futuro Como parte del objetivo del proyecto de WebDM, se enviara por celular los mensajes de calidad alta, así como la implementación de la firma digital como una medida de seguridad de la información. Conclusiones Al final de la realización de este proyecto de investigación, se ha llegado a las siguientes conclusiones: El programa ayudara a cumplir con la norma de calidad ISO 15489:2001, referente al control de documentos, con la implementación de la firma digital se asegurara la identidad del emisor del documento enviado. La aplicación se apoya con la tecnología celular para llevar un rápido informe del documento que tenga importancia alta, es factible para adaptarse a cualquier institución sea pública o privada y se aplica soluciones de nuevas tecnologías para proporcionar una herramienta que favorezca la actividad laboral en las empresas, reduciendo costos y tiempo. Referencias [1] SwagLab. Solución para gestión de documentos. Visitado en Noviembre 15, 2011 en [2] Soluciones avanzadas, económicas y seguras de acceso a la información. Visitado en Mayo 2010 en [3] Gestores de documentos significado. Visitado en Febrero 16 en [4] Tecnologías para desarrollar páginas Web. Sitio visitado en Mayo 2012 en [5] Gomez, Felix, Guillemon Werner (2005). La gestión documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management. Articulo extraído del sitio dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/ pdf

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