Novedades PHC CS Versión 16

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1 Novedades PHC CS Versión 16

2 Enero 2015 Este documento contiene una lista de las alteraciones realizadas para Software PHC CS versión 16. Ante la posibilidad de que el presente documento pueda contener fallos o alteraciones de comportamiento de software, posteriores a su ejecución, PHC recomienda que si necesita alguna de las funcionalidades en concreto, verifique en versiones actualizadas del software si estas tienen el comportamiento esperado. 2

3 PHC CORPORATE CS, PHC ADVANCED CS, PHC ENTERPRISE CS... 6 TODOS LOS MÓDULOS... 6 Maximizar automáticamente las pantallas independientemente de la resolución... 6 PHC CONTROLDOC CS... 8 Posibilidad de definir dominios en las Reglas para tratamiento de s... 8 Información para el usuario al arrancar un workflow en Digital... 9 PHC CRM CS Orden de la lista de visitas en la pantalla de contactos PHC DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CS Inclusión del elemento AdministrativeCentre en XML del formato Facturae PHC GESTIÓN CS Consulta de NIPC con acceso al VIES Factura rectificativa con opción de multipago Validación de check-digit de NIF del Cliente en los Documentos internos Aumento del tamaño del campo "cantidad" en las líneas del documento de facturación Configuraciones de las columnas en los análisis de "Saldos de cuenta corriente por antigüedad" Caracteres decimales en el extracto de movimientos de stock Listados definidos con encabezados y líneas en la pantalla de cobros por banco Notifica al usuario al emitir recibos de títulos Campo "Provincia" disponible en facturas y documentos internos Listado de cuenta corriente con identificación del tercero en el encabezado PHC TPV CS Actualización del Cliente al usar lector de códigos de barras en el NIF Datos en las integraciones entre Sede y Tienda Introducir precio en los documentos internos en modo Touch Registrar retiradas de efectivo en TPV Integrar datos entre tiendas y sede usando Dropbox Mejora en las pantallas de reimpresión de documentos en TPV Optimización en el arranque de TPV Recuperación de venta automática Optimización de los botones disponibles en las "Opciones de las zonas de Touch" Valor a pagar en el display del cliente usando modo rápido Copia de seguridad de ficheros DF (definiciones de configuración) Mejora del rendimiento en la copia de líneas de otros documentos PHC SOPORTE CS Navegar de la Agenda de citas a Pantallas de usuario PHC TEAMCONTROL CS Ordenar los pasos asociados a una tarea Introducir varias tareas a la vez desde Excel PHC ADVANCED CS, PHC ENTERPRISE CS PHC CALIDAD CS Campo "Comentarios" en la pantalla Acciones de objetivos

4 Posibilidad de definir la duración (días) para su Plan de auditoría PHC DIGITAL TODOS LOS MÓDULOS Nuevo editor de HTML Alterar valores en los campos en lista Mejoras en la búsqueda avanzada API de ejecución de código de usuario Alteración del sistema de validación de Digital Al introducir un registro se abren todas las pestañas de la pantalla Controlar la posición de los campos de trabajador de un workflow Agrupamiento en las opciones en las pantallas de Clientes, Proveedores y Contactos Uso de PDFs en Documentos compartidos Construir filtros con referencia a la fecha de hoy Validación de contraseña en PHC Digital CS Posibilidad de completar el campo de con 250 caracteres PHC DCRM CS Alteración del formato del campo "Resumen" en las visitas PHC DFRONT CS Destaques de la página de inicio en la Extranet Subtítulos en la Extranet PHC DGESTIÓN CS Envío de documentos por Introducción de varios documentos a partir del Cliente y del Proveedor Validación del motivo de exención Acceder directamente al listado de cuenta corriente Posibilidad de registrar movimientos de tesorería en la cuenta Caja Actualización de los datos después de escribir la referencia del artículo Posibilidad de imprimir duplicados PHC MANUFACTOR EXECUTIVE, PHC MANUFACTOR MANAGER TODOS LOS MÓDULOS Creación y Gestión de presupuestos PHC MANUFACTOR LOTE CS Al eliminar el lote elimina datos de stock de lotes por almacén PHC MANUFACTOR MRP CS Análisis de stock en la fecha más completa y detallada En el MRP las líneas de las subpropuestas señalan a la propuesta agrupada Mayor rendimiento en el cálculo del MRP PHC MANUFACTOR PLANNING CS Búsqueda por descripción del periodo extraordinario en la planificación Mover operaciones en la Planificación de órdenes de fabricación PHC MANUFACTOR PLATFORM CS Valida existencia de movimientos al alterar el n.º de almacén Introducir registros desde el Navegador

5 Muestra la versión de producción del artículo en la línea del pedido Impresión del artículo con indicación si está sujeto a cálculo de necesidades Consulta de órdenes de fabricación en el pedido de cliente de PHC CS Parámetros disponibles sin existir consumo de licencias PHC MANUFACTOR TOUCH CS Cierre general de turnos sin confirmación del usuario PHC MANUFACTOR EXECUTIVE PHC MANUFACTOR PLANNING CS Evento Antes_Mover_Operacao en Planificación

6 PHC Corporate CS, PHC Advanced CS, PHC Enterprise CS Todos los módulos Maximizar automáticamente las pantallas independientemente de la resolución La aplicación permite mantener las pantallas siempre maximizadas a través de la opción que existe para ese efecto en el menú Sistema, en Mantenimiento Personalizado. No obstante, cuando los usuarios trabajan a diario con tamaños de pantalla distintos, las ventanas maximizadas a veces quedan fuera de los límites de la pantalla. Ejemplo: 1 - Abrir la aplicación maximizada. 2 - Abrir pantalla de facturación a clientes. 3 - Hacer el "restore" de la aplicación (colocar sin estar maximizada), la 6

7 pantalla facturación clientes se ajusta correctamente. 4 - Cerrar la pantalla facturación a clientes. 5 - Maximizar la aplicación. 6 - Abrir la pantalla facturación a clientes. En este momento, la pantalla está maximizada pero el contenido no se ha ajustado a la ventana quedando visibles pero inactivos los botones "Guardar" y "Cancelar". El usuario tiene que hacer doble clic para que la pantalla se ajuste. Lo ideal sería que cuando el mismo usuario usa la máquina con monitores diferentes, consiga tener las pantallas siempre con el tamaño correcto. Para responder a esta importante necesidad diaria, a partir de ahora, cuando la opción "maximizar automáticamente las pantallas cuyo tamaño puede ser alterado" está activa en Mantenimiento Personalizado, y el usuario usa pantallas con resoluciones diferentes, la aplicación pasa a ajustar las pantallas de forma automática, independientemente de su resolución. Con esta nueva funcionalidad, el usuario consigue obtener una mejor experiencia de uso y, en consecuencia, un mayor índice de productividad en su local de trabajo. 7

8 PHC ControlDoc CS Posibilidad de definir dominios en las Reglas para tratamiento de s El tratamiento de s verifica todas las "Reglas para tratamiento de s" y mediante las configuraciones de filtros, la aplicación para los s recibidos tendrá diversas opciones de reacciones. (Ejecutar expresión XBASE, Iniciar un Workflow, Iniciar una alerta o No ejecuta acción). Sin embargo en esas configuraciones de Filtros se daba la situación de que solo se podían añadir campos de separados por ";". Pensando en esta necesidad, ahora es posible realizar un filtro por dominio en los campos "Para" y "De" en la pantalla "Reglas para tratamiento de s". Por ejemplo: Si en la pantalla Reglas para tratamiento de s escribe en el campo "De": Al recibir un procedente de Jose@proveedores.es la aplicación ejecuta la reacción de la regla configurada después de "Ejecutar tratamiento de s" Pero si recibe un de manuel@masritmo.es, este no será tratado después de "Ejecutar tratamiento de s", porque no está en el ámbito del dominio ni en el ámbito de presente en el campo "De". El campo "Para" también tiene el mismo comportamiento y permite al usuario mencionar un dominio o más. 8

9 Además de esta funcionalidad, la aplicación ha pasado a permitir también que se coloquen varios s en el campo "Para" y en el campo "De". Para indicar más de un en el campo "Para" o "De" es necesario separar las distintas direcciones de con punto y coma (;). Nota: Para configurar la carpeta de recepción de s en Outlook, es necesario configurar el parámetro general: "Carpeta para leer s de sistema de Feedback" (Ej.:1;masritmo). El "1" es el indicador del dominio del y puede ser variable (2; o 3;). Información para el usuario al arrancar un workflow en Digital El usuario puede iniciar un workflow a través de PHC Digital, para ello debe configurar en la pantalla de "Tipos de Workflow" en la página Digital los datos del tipo de workflow. Puede elegir si desea ponerlo disponible en la Intranet, Extranet o en el Portal. Si por algún motivo pretende inactivar su workflow, podrá hacerlo a través de la opción de pantalla "Inactivo". Para que los usuarios, cuando acceden a este enlace, tengan conocimiento de que el workflow está inactivo, en esta misma pantalla puede personalizar un mensaje informativo. En esta misma pantalla pasa a estar disponible el campo "Mensaje inactivación", donde podrá escribir un mensaje que acompaña la inactivación del workflow. Este mensaje se puede escribir en texto o HTML. Si además no desea colocar un menaje personalizado, la aplicación mostrará el mensaje: "Lo sentimos, esta opción ya no está disponible." 9

10 PHC CRM CS Orden de la lista de visitas en la pantalla de contactos En la pantalla de Contactos puede ver las visitas que tiene cada contacto. La lista de visitas aparece ordenada de la más antigua a la más reciente, no obstante, el usuario puede querer alterar el sentido de ordenación de las columnas. Atendiendo a esta necesidad, al hacer clic en el botón "Visitas" disponible en la pantalla de Contactos, pasa a ser posible ordenar el listado, solo es necesario hacer clic en el encabezado de la columna por el que se pretende ordenar. Si hace clic en el encabezado de la columna por la que ya está ordenada, se altera el sentido de orden. 10

11 PHC Documentos Electrónicos CS Inclusión del elemento AdministrativeCentre en XML del formato Facturae Según la ley n.º 24/2013 del 27 de diciembre de 2013, a partir del 15 de enero de 2015, las empresas que facturan a la Administración Pública, deben emitir facturas en formato electrónico y deben incluir el elemento AdministrativeCentre definido en el formato Facturae. Pueden existir varios Centros Administrativos por factura. Para la Administración Pública se pueden definir 4 centros administrativos para las siguientes funciones: Órgano gestor, Unidad tramitadora, Servicio contable y Órgano proponente. Para que las facturas emitidas en la aplicación contengan esa información, se ha creado una tabla de Centros administrativos. Al crear un nuevo Centro administrativo, se debe indicar el código, el tipo y la dirección completa. Los demás datos pueden ser completados o no en la aplicación, son opcionales. Cuando se introduce un nuevo registro, al definir el tipo, la aplicación completa la descripción con la función correspondiente en la Administración pública, siempre que la descripción esté en blanco. En la pantalla de Clientes, en la página Facturae, pasan a poder ser 11

12 definidos hasta 4 centros administrativos. Al crear una factura, esta información pasa a la misma, siempre que el documento esté configurado para incluir Facturae. En la Emisión automática de Facturación, los nuevos campos están contemplados. Cuando se trata de emitir desde un documento de facturación, en caso de que el documento de origen esté configurado para incluir Facturae, usa los datos del documento de origen, en caso contrario usa los datos definidos en la ficha del cliente. En las demás opciones de emisión, los datos son siempre los de la ficha del cliente. En la pantalla de Configuración de facturación personalizada, pasan a contemplarse estos campos en la información disponible en el botón de ayuda y en el botón de Resultado. En caso de que existan centros administrativos definidos en el documento de facturación, al producir el XML en el formato Facturae 3.2, pasa a incluir el elemento AdministrativeCentre. Nota: No se ha considerado ningún tratamiento especial para las opciones que agrupan y totalizan en la emisión automática de facturación. 12

13 PHC Gestión CS Consulta de NIPC con acceso al VIES Pasa a ser posible introducir automáticamente los datos de los Clientes, Proveedores, Contactos y Entidades, después de completar las iniciales del país del NIF y el NIF. Esta funcionalidad está activa, por definición, en los parámetros de la aplicación en la carpeta VIES. El parámetro URL ya va completado por defecto en la aplicación y no es necesario que el usuario alerte. Este parámetro solo existe para una eventual alteración de la URL del VIES. Esta función recurre al webservice facilitado por la Comisión Europea con la designación sistema VIES. Cuando el usuario quiera introducir un registro en las pantallas mencionadas, al completar el campo Iniciales del país del NIF y el NIF, con un número de identificación de persona colectiva válido, la aplicación completará automáticamente los campos Nombre, Dirección, Localidad y Código postal en las respectivas pantallas. En caso de que estén completados, la aplicación pregunta si desea sustituir por los datos enviados por el VIES. Si completa con un NIF que no sea reconocido por el sistema VIES, la aplicación muestra un mensaje. Esta funcionalidad, también está disponible en las pantallas de Cliente reducido y Proveedores reducido (módulo de PHC Contabilidad CS). Para disponer de esta funcionalidad es estrictamente necesario tener 13

14 PHC On activo. Funciona para números de identificación de Personas Colectivas nacionales y extranjeros, así como empresarios individuales (NIF). Está disponible en los ejecutables de Portugal, África, España e Internacional. Nota: Siempre que sea posible, cuando se trate de entidades intracomunitarias, es necesario iniciar el registro por las iniciales del país del sujeto pasivo. Si por casualidad coloca el NIF antes de las iniciales, la aplicación mostrará el mensaje: "El VIES indica que no es un NIF válido para empresas/empresarios", y después de completar las iniciales del país es necesario pasar con el cursor por el NIF para realizar la comunicación con el sistema VIES. Factura rectificativa con opción de multipago La opción de multipago permite indicar en cuántas veces y cómo serán efectuados los pagos de una factura. A veces, el usuario tiene la necesidad de crear una factura rectificativa, documento del tipo 3, para corregir una factura. La factura rectificativa debe reflejar los datos de la factura que está regularizando, de esta forma pasa a existir una funcionalidad que hace que, en caso de que la factura rectificativa sea con base en la copia del documento original, se copian los datos de la factura original, incluso los datos de multipago previamente acordados. Apoyando al usuario también en la gestión de tesorería. Cuando se realiza una factura rectificativa con la copia de otro documento, en caso de que el usuario tenga activa la opción "Regulariza 14

15 el movimiento de cuenta corriente del documento copiado" no podrá alterar los datos de multipago, esta opción forma parte de las opciones disponibles en la copia de documentos de facturación. En caso de que la opción "Regulariza el movimiento de cuenta corriente del documento copiado" esté inactiva, los datos del multipago pueden ser alterados y queda al criterio del usuario cómo hacer la gestión de cuenta corriente y su regularización. Si la alteración de los datos obliga a rehacer las líneas del multipago, dejan de estar reflejados los datos del multipago de la factura original, ejemplo: alterar el número de pagos. Si a su vez pretende crear una factura rectificativa sin copia de la factura original también podrá activar la opción del multipago. La opción de multipago está disponible si tiene completado el código del movimiento de c/c para multipago, en la configuración de los documentos de facturación, ya que este código es el que permite registrar un documento de facturación a través de multipago. Notas adicionales: - En esta funcionalidad no se soporta la copia de más de un documento. - Si existen títulos asociados al documento de origen, al registrar una factura rectificativa, no pasan a estar automáticamente en el estado de devuelto. Esta operación debe ser manual, directamente en la pantalla de títulos. - Tampoco se soporta el siguiente escenario: en caso de que ya exista un movimiento de cuenta corriente asociado a un multipago, que se regulariza en un recibo y posteriormente se realice una copia de la factura para una rectificativa, a pesar de la alerta de la aplicación que indica que la factura ya está total o parcialmente regularizada, si el usuario guarda el documento, el movimiento de cuenta corriente queda correctamente regularizado. En caso de que el recibo implicado en esta 15

16 operación sea eliminado por algún motivo, la cuenta corriente dejará de estar saldada. Validación de check-digit de NIF del Cliente en los Documentos internos Hasta ahora, la aplicación permitía al usuario verificar el NIF de los clientes en el momento de creación de la ficha individual, o en el momento de emisión de la factura, validando el check-digit de los NIF registrados en Portugal. Con esta nueva funcionalidad, el usuario también pasa a poder validar el NIF al completar un Documento interno, es decir, aunque el cliente no pretenda crear ficha por tratarse de una compra aislada, el check-digit de su NIF se valida cuando los datos se introducen en el documento interno, para un pedido por ejemplo. Un ejemplo práctico: La papelería AEIOUX vende manuales escolares y a partir de agosto permite a sus clientes habituales reservar los manuales de los hijos, que frecuentan escuelas diferentes. Cada reserva de manuales se registra como un documento interno, los datos del cliente serán los mismos para emisión de la factura; algo que se hace frecuentemente, en nombre del estudiante y no de los padres. Ahora, al crear una reserva de manuales, el operador de la tienda puede validar inmediatamente el NIF del estudiante, para que en caso de alguna incorrección pueda pedir el número correcto para emitir la factura. Aumento del tamaño del campo "cantidad" en las líneas del documento de facturación El usuario, a través de la pantalla de "Facturación" realiza sus propios 16

17 documentos de facturación. Debido a la necesidad de registro de valores con un mayor número de dígitos en el campo cantidad, se ha aumentado el número total para doce, permitiendo el registro de cantidades en formato ##.###.###,###. Configuraciones de las columnas en los análisis de "Saldos de cuenta corriente por antigüedad" Los análisis de "Saldos de cuenta corriente de clientes por antigüedad" y "Saldos de cuenta corriente de proveedores por antigüedad", permiten al usuario observar un listado de saldos para todos los clientes y proveedores, respectivamente. Estos análisis pasan a guardar las configuraciones de las columnas, en caso de que se realice alguna alteración. Caracteres decimales en el extracto de movimientos de stock El universo de usuarios de PHC Gestión CS abarca tanto empresas donde los artículos de stock tienen un valor individual elevado, como otras que comercializan bienes cuyo valor unitario necesita un número de caracteres decimales superior a 2 para un análisis eficaz, véase el caso de los combustibles para vehículos automóviles, cuyo precio raramente se presenta al público con menos de 3 caracteres decimales. La pantalla de stocks y servicios muestra al usuario un extracto de movimientos que puede ser en valor, en cantidad o ambos. Este extracto pasa a tener en cuenta lo que esté definido en el parámetro "Número de decimales para precios unitarios de los valores en euros (0 a 6). (reinstalar triggers)". Así, con este mayor grado de detalle, la aplicación permitirá al usuario tener a su disposición un extracto mucho más preciso, pudiendo este mejorar su gestión, haciendo los ajustes que considere necesarios para maximizar el resultado deseado. 17

18 Listados definidos con encabezados y líneas en la pantalla de cobros por banco En la pantalla de Cobros por banco, al hacer clic en el botón de Listados definidos el usuario solo podría personalizar un "Listado de encabezados". A partir de ahora, en la pantalla de creación de Listados definidos, el usuario pasa a poder personalizar "Listado de encabezados" y "Listado de líneas y encabezados". Mediante su elección, se presentan los campos de la tabla de movimientos de cobros por banco, sobre los que el usuario puede crear listados personalizados teniendo en cuenta los campos del encabezado y de las líneas. Notifica al usuario al emitir recibos de títulos Muchas empresas usan una gestión avanzada de títulos de tesorería. Así, cuando el parámetro "Usa gestión avanzada de títulos de tesorería" se encuentra activo, se emite un recibo de C/C para Clientes para el respectivo movimiento de cuenta corriente. No obstante, en organizaciones con un alto volumen de información este proceso puede tardar mucho tiempo y el usuario no tiene ninguna notificación. Lo ideal sería que el usuario supiese lo que está haciendo la aplicación en ese momento. Pensando en esta necesidad, a partir de ahora, si tiene activo el parámetro mencionado, cuando el usuario incluye en un comprobante de ingreso de varios títulos que están asociados a movimientos de cuenta corriente, durante el proceso de emisión automática de recibos para esos movimientos de cuenta corriente, la aplicación pasa a avisar al usuario con el siguiente mensaje: "Verificando movimientos de cuenta corriente del título X". Con esta nueva funcionalidad, el usuario consigue saber de una forma transparente cuáles son los registros que la aplicación está procesando, lo que es una gran ventaja en volúmenes 18

19 elevados de datos. Campo "Provincia" disponible en facturas y documentos internos Todas las direcciones tienen provincia y esta debe ser completada a continuación del código postal, así se ha reposicionado el campo "provincia" en la pantalla "Clientes". El campo provincia pasa a estar completado en la pantalla de "Facturación" y "Documentos internos" con base en la información existente en la ficha del cliente. Para consultar esta información basta hacer clic en el botón "Cliente" que existe a la derecha de dichas pantallas. Al usar el módulo TPV el usuario también encontrará esta nueva funcionalidad. Si el usuario pretende emitir facturas o documentos internos a través de la pantalla de "Emisión automática de facturación", podrá verificar que el campo "provincia" se importa de la ficha del cliente. Sucede lo mismo al crear una dirección en la pantalla de "Direcciones de carga y descarga", con origen en la tabla de clientes. Si pretende imprimir una factura o un albarán, por ejemplo, puede colocar en su diseño de IDU el campo. Este campo está disponible en: Campos disponibles - pestaña "Otras tablas" - Encabezado "información complementaria". Listado de cuenta corriente con identificación del tercero en el encabezado Entre las distintas posibilidades que nos ofrece la aplicación, encontramos la de exportar listados a Excel. Para un usuario familiarizado con esta herramienta, es una ventaja disponer de extractos de cuenta corriente o listas de documentos no regularizados, sean de clientes o de proveedores, pudiendo reunirlos y 19

20 combinarlos según sus propios criterios para crear análisis personalizados. Una de las novedades de esta versión es la identificación automática del tercero (cliente o proveedor) en el encabezado del listado obtenido, en la pantalla de consulta o en el fichero exportado a Excel. Con esta nueva funcionalidad, incluso aunque el usuario exporte una gran cantidad de listados de clientes y/o proveedores en secuencia, el riesgo de confundir datos e interpretarlos de forma errónea se reduce por el hecho de que todos los listados aparezcan claramente identificados con la naturaleza del tercero, su nombre, número de registro y el n.º de establecimiento; un dato importante cuando el tercero tiene filiales y pretende analizarlas por separado. PHC TPV CS Actualización del Cliente al usar lector de códigos de barras en el NIF Si en la pantalla de "Introducción de documentos" de TPV Front, tiene el parámetro "Usa cliente de paso" inactivo, al completar el "NIF" no actualiza los demás datos del cliente. Este funcionamiento impide que se use un lector de códigos de barras para el NIF, para completar el cliente al introducir documentos. Se ha alterado este comportamiento en la pantalla de "Introducción de documentos" de TPV Front, permitiendo así que los datos del cliente sean recogidos al completar el NIF. 20

21 Datos en las integraciones entre Sede y Tienda En la aplicación se puede hacer la importación y exportación de datos entre establecimientos. Para ello se accede a la opción Supervisor > Integraciones con tiendas. Hasta la fecha no se podía exportar/importar: - "Tablas de precios" definidas en Gestión > Otras opciones de stock. - Artículos visibles en TPV por terminal. - Las descripciones técnicas de los artículos. Pensando en esta necesidad, pasa a ser posible importar/exportar estas tablas: - Cuando exporta artículos, exporta también las descripciones técnicas. - Para los artículos visibles en TPV y Tablas de Precios pasan a existir dos checkbox nuevas, en las pantallas de importación y exportación ("Artículos visibles en TPV" y "Tablas de precios" respectivamente). - Los artículos visibles en TPV y Tablas de precios pueden ser exportados/importados en su totalidad o a partir de la fecha y hora (de alteración) definidas en la pestaña Configuración. Con esta nueva funcionalidad el usuario tiene la posibilidad de configurar a partir de la Sede cuáles son los artículos visibles en cada terminal, sin tener que desplazarse a cada establecimiento para configurarlos, así como también enviar y recibir las tablas de precios creadas específicamente para determinados clientes y para determinados periodos (que hasta ahora obligaban a una exportación de su totalidad por otros medios menos prácticos, o a crear documentos internos de precios por cliente). 21

22 Introducir precio en los documentos internos en modo Touch El modo Touch de PHC TPV CS permite no solo facturar sino también trabajar con documentos internos. No obstante, el operador podía introducir precios de los artículos en los documentos de facturación pero no en los documentos internos referidos. Actualmente, muchas empresas optan por hacer adquisiciones de artículos con entrega directa en la tienda en lugar de centralizar todo en un almacén y enviar posteriormente; esto les permite agilizar el proceso, ahorrando tiempo y dinero en el transporte de la sede a las tiendas, tanto en combustible de un vehículo de la empresa como en un posible transporte externo. Con esta nueva funcionalidad, un operador de tienda puede, en modo Touch, dar entrada de los artículos recibidos en un documento interno, actualizando cantidades y precios, para ello basta que el artículo tenga seleccionadas las opciones "Pide cantidad en TouchTPV" y "Pide precio en TouchTPV". El colaborador de la sede solo tendrá que validar ese documento interno y transformarlo en un documento de compra, permitiendo el registro de los datos, respectivamente, en proveedores/caja, stocks y contabilidad. Por ejemplo: La tienda 2 de la empresa AABB se sitúa en Gran Vía y, al contrario que otras tiendas de la marca, vende muchos artículos de pequeña dimensión; por este motivo, tiene necesidad de recibir frecuentemente un refuerzo de bolsas pequeñas con logotipo. Como su sede está en Barcelona, recibir las bolsas en el almacén de la sede para después enviarlos a la tienda de Madrid, supone una pérdida de tiempo y de dinero. Así, el proveedor entrega las bolsas directamente en la tienda; el operador da entrada de los artículos en un documento interno en TouchTPV, registrando cantidades y valores (y si la empresa también usa el módulo PHC ControlDoc CS, anexar al documento interno una copia 22

23 digitalizada de la factura). El colaborador de la sede solo tendrá que validar el documento interno y registrar la compra, actualizando la cuenta corriente del proveedor para programar el respectivo pago. Las ventajas son claras no solo para la empresa AABB, sino también para sus proveedores, ya que los documentos de compra cuyos artículos se entregan en las tiendas, se introducen más rápidamente en la base de datos de la empresa, permitiendo también una mejor gestión de tesorería. Registrar retiradas de efectivo en TPV Un espacio comercial con mucho movimiento puede llegar a tener cantidades altas en la caja. Eso puede ser ventajoso en caso de que sea necesario pagar algún tipo de suministro en la tienda (papel, tinta para impresora, etc.) pero por regla general, para evitar que esas cantidades se conviertan en un reclamo para los "amigos de lo ajeno", es normal que los responsables de tienda definan un montante a partir del que los valores en caja deben ser retirados e ingresados en el banco. A este procedimiento siempre se le da el nombre de Retirada de efectivo. Una de las novedades de esta versión, disponible solo para los suscriptores de PHC On, es el hecho de que se pueden registrar las Retiradas de efectivo realizadas, tanto si se hacen para ingreso, como para pago de pequeños gastos de la tienda o cualquier otro motivo determinado por la gerencia. Este registro se puede hacer tanto en modo Touch (a través de un nuevo botón) como en TPV clásico (nueva opción en el menú TPV Front). Han pasado a estar disponibles en la aplicación varias nuevas configuraciones para sacar partido de esta funcionalidad. 23

24 En la pantalla de Terminales de Ventas: - En la pestaña "Configuración" existe la opción "Tipo de retirada de efectivo a usar por defecto", en el que se pueden definir nuevos valores, o alterar los que ya existen. - En la pestaña "Cajas" existe la opción "Solo los usuarios con acceso para abrir caja pueden realizar retiradas de efectivo". Si esta opción está activa y el operado de caja no tiene acceso para abrir, se pedirá una nueva autenticación al realizar la retirada de efectivo. - En la tabla de "Informes impresos en el cierre de caja", existe una nueva columna " Imp. Retirar efectivo?" para que se definan los informes a imprimir. - El valor configurado en la opción "Registro de los valores de apertura y cierre de caja" de la pestaña "Configuración" también influirá si la retirada de efectivo se realiza en la pantalla resumida, o en la pantalla de Historiales de caja, igual que la apertura y cierre de la misma. En la pantalla de análisis de los Terminales de ventas: Se ha creado un tipo de informe más "Retirada de efectivo" en la pestaña de "Informes de caja", con los mismos campos que el informe de "Cierres de caja", con excepción de los relacionados con transferencias entre cajas. Este informe queda disponible en la tabla de "Informes impresos en el cierre de caja" de la pantalla de Terminales de ventas, pudiendo elegir para imprimir al realizar retiradas de efectivo o al cerrar la caja. En los parámetros: Se han creado 8 parámetros para configurar el "Valor en euros para la 24

25 forma de pago, que avisa al operador de caja para realizar retirada de efectivo". Las formas de pago existentes son efectivo, cheque, y los configurados de 1 a 6. Si se define un valor en estos parámetros, después de cada venta la aplicación validará los totales de caja y, si un modo de pago supera el valor configurado, se avisa al usuario para que pueda ejecutar y registrar inmediatamente una retirada de efectivo. Para que esta validación no se realice automáticamente, debe dejar el parámetro con valor 0. Al realizar una retirada de efectivo, si en el Terminal de ventas tiene seleccionada la opción "Solo los usuarios con acceso para abrir caja pueden realizar retiradas de efectivo", pide los datos de autenticación, en caso contrario entra directamente para la introducción de retiradas de efectivo usando los datos del operador de caja. La introducción de retiradas de efectivo podrá realizarse en tres pantallas distintas, según las configuraciones: - si está en modo Touch, usa la pantalla de Cierres de Caja (Touch), pudiendo registrar los distintos valores retirados de caja, para cada forma de pago. - si no está en modo Touch y en la pantalla de Terminales de ventas tiene la opción "Registro de los valores de apertura y cierre de caja" para usar esta pantalla resumida, usa la pantalla de Cierres de caja, pudiendo igualmente registrar los distintos valores retirados de caja, para cada forma de pago. - si no está en modo Touch y en la pantalla de Terminales de ventas tiene la opción "Registro de los valores de apertura y cierre de caja" para usar pantalla de Historial es de caja, usa esta pantalla, pudiendo registrar los distintos valores retirados de caja, para cada forma de pago 25

26 en la pestaña "Retiradas de efectivo". Usando cualquiera de estos modos de introducción, las Retiradas de efectivo siempre quedan disponibles en la pantalla de Historiales de Caja. Siempre que se introduce una retirada de efectivo se crea el Movimiento de tesorería correspondiente, o solo al cerrar la caja si esta activa la configuración de Tesorería resumida. Al final, se imprimen los informes configurados en la tabla de "Informes impresos en el cierre de caja" de la pantalla de Terminales de Ventas. Al ejecutar el Cierre de caja, si tiene activa la opción "Obliga a registrar la causa posible de las retiradas de efectivos encontradas en el cierre de caja", la aplicación verifica si existen diferencias en los valores que existen en caja y en las ventas realizadas, teniendo en cuenta los valores ya retirados de caja en las retiradas de efectivo. Ejemplo práctico: La caja se abre con 100,00 de fondo de caja, y en los parámetros está definido el valor de 250,00 para avisar al operador para realizar la retirada de efectivo. Si se registra una venta por valor de 400,00, como este valor supera el que está definido en el parámetro, se hace una pregunta al usuario: "Existen valores en caja superiores a los límites definidos. Desea realizar una retirada de efectivo?" identificando cuál es el modo de pago en que se ha superado el límite. 26

27 Si el operador responde "Sí", se abre la pantalla de Retiradas de efectivo, según las condiciones y configuraciones ya mencionadas anteriormente. Supongamos ahora que el operador registra una retirada de efectivo de 200,00 (retirada para ingreso) y no existen más ventas en ese terminal hasta el final del turno. Si, al cerrar la caja, el operador registra 300,00 de efectivo, la aplicación no pide causa probable de las diferencias porque el valor coincide con lo esperado, teniendo en cuenta la retirada de efectivo: 100,00 (fondo caja) + 400,00 (ventas) - 200,00 (retirada efectivo) = 300,00. Integrar datos entre tiendas y sede usando Dropbox Las empresas de venta minorista que tienen varias tiendas propias, habitualmente tienen una base de datos centralizada (en la sede) y los puntos de venta tendrán solo los datos que hacen referencia a la propia tienda. Esto permite que los terminales no queden sobrecargados con información innecesaria relativa a otras tiendas, pero requiere que haya comunicación frecuente con la sede para actualización de datos. En la sede: Exportación de datos para tiendas Importación de datos de tiendas En las tiendas: Exportación de datos para la sede Importación de datos de la sede La aplicación PHC TPV CS permite a los usuarios integrar los datos 27

28 producidos en distintos locales (fichas de clientes, ventas realizadas, lanzamiento de promociones, transferencias y ajustes de stocks, etc.) para mantener los registros actualizados: en cada punto del circuito se produce un fichero comprimido que contiene los datos para actualizar, que podrá ser enviado a otro extremo. Este fichero se identifica por Origen, Destino y Fecha/Hora (ejemplo: De tienda2 para la sede zip) Hasta ahora, el usuario podía elegir qué hacer con el fichero producido por la aplicación: - guardarlo en soporte físico (pendrive, tarjeta de memoria, CD) y enviarlo por correo - enviarlo por - usar un servidor FTP para upload/download Las dos últimas opciones pueden ejecutarse de forma automatizada. Cualquiera de estas opciones tenía sus pros y contras: daños físicos, extravío, cuentas de correo electrónico demasiado llenas, coste de alquiler/mantenimiento de un servidor FTP con IP fija, etc. Para ofrecer a los usuarios una alternativa fácil de usar, con reducción de costes y de riesgo de pérdida de información, PHC permite ahora la integración de datos usando la Cloud, concretamente, Dropbox, un repositorio virtual donde la aplicación puede almacenar ficheros y/o recogerlos para ser integrados. Esta funcionalidad, disponible para usuarios con suscripción PHC On activa, solo requiere que el usuario tenga acceso a Internet tanto en la sede como en las tiendas y que tenga un acceso a Dropbox válido. A partir de ese momento, todos los pasos (configuración, validación, importación y exportación de datos) pueden ser datos dentro de la 28

29 propia aplicación. En cualquier momento, el usuario puede acceder a los parámetros del sistema y: - configurar/autenticar una nueva cuenta Dropbox para realizar upload/download de ficheros - definir si los ficheros cargados en Dropbox deben ser eliminados después de realizar download - elegir una nueva carpeta de archivo dentro de Dropbox Ejemplo práctico: La empresa X tiene su sede en Madrid y 3 tiendas: Madrid, Barcelona y Sevilla. La lista de los nuevos productos, incluidos datos técnicos, stocks y precios se introduce en la sede. A pesar de que tenga información repetida por 4 localizaciones diferentes, la empresa X no necesita introducir los datos de los nuevos productos 4 veces. Bastará introducirlos en la sede, producir un fichero de exportación de la sede para cada una de las tiendas y a continuación hacer el upload para Dropbox. Cada una de las tiendas se conectará al mismo Dropbox y descargará el fichero que le corresponde, pasando a tener inmediatamente la información de los nuevos productos, precios y stocks por tienda/almacén. Al final del día, o según el periodo estipulado por la empresa, cada tienda exportará sus ventas para Dropbox y la sede recogerá los ficheros, actualizando la información. En caso de que la empresa use el módulo PHC Contabilidad CS, podrá incluso realizar inmediatamente la contabilización de la ventas realizadas y pagos recibidos. 29

30 Esta nueva forma de integrar datos, se puede usar con rutinas ya existentes, como el SincroTPV y la automatización de importación/exportación. Mejora en las pantallas de reimpresión de documentos en TPV Es relativamente frecuente que un cliente pida remipresión de un documento de facturación, principalmente cuando pretende realizar el cambio de un artículo, y las razones son muchas: o porque lo ha rasgado sin querer, o porque como ha sido un regalo no tiene la factura original, o porque se ha olvidado el documento en el bolso de la camisa cuando la puso a lavar... Además de las situaciones presentadas, también es posible que el cliente desee una copia de la factura para efectos de garantía. Lo principal es que, en estas circunstancias, el operador tenga capacidad de reimprimir rápidamente el documento para prestar un buen servicio al cliente. Para este efecto, se han mejorado las pantallas de reimpresión de documentos de facturación, tanto en modo Touch como en modo clásico. Así, el acceso a la reimpresión ahora es más fácil, incluso cuando se pretende acceder a documentos de años anteriores. Tanto el operador como el cliente, verán como la experiencia es más rápida y, por supuesto, más agradable. Optimización en el arranque de TPV Antes de abrir las puertas al público, es habitual que los operadores de tienda realicen algunas pequeñas rutinas: encender las luces, cambiar la posición de algunos artículos, iniciar el software de facturación. No obstante, los días no son siempre iguales y de la misma forma que a 30

31 veces el primer cliente solo aparece después de algunas horas, en otras (como en las rebajas) los clientes esperan ansiosos la apertura de puertas para acceder a la tienda. En cualquier momento, cuando el primer cliente se dirige a la caja, el operador quiere tener el TPV listo para facturar, ya que un cliente que sienta que tarda en ser atendido, será un cliente insatisfecho. Para mejorar el uso, se ha creado un nuevo parámetro para PHC TPV CS: "Optimiza el sistema en el arranque para que la primera venta sea más rápida" La activación de este parámetro, hace que la aplicación cargue en la memoria algunos procesos cuando se inicia, haciendo que la pantalla de facturación se muestre más rápidamente y acelerando también el proceso de grabación del registro de esa primera venta. Así, cuando el primer cliente llega al terminal de ventas, el proceso ya está preparado para arrancar, desde la pantalla de facturación a la grabación y emisión de la factura. El cliente saldrá de la tienda satisfecho con su experiencia de compra más rápida, presenciando y validando el lema de PHC: "Business at speed". Recuperación de venta automática A veces en las tiendas pueden producirse fallos de energía o del propio sistema, lo que puede provocar que el documento que se está introduciendo en ese momento no quede guardado, provocando la pérdida total de los artículos introducidos en la venta. Para cubrir esta laguna, pasa a ser posible recuperar automáticamente la última venta. Para ello, pasa a estar disponible, en un documento de facturación, la opción "Guarda automáticamente documento en el TPV". Cuando esta opción está activa permite que las ventas se guarden automáticamente, recuperando la última alteración realizada en el documento. Al entrar en 31

32 la aplicación mostrará un mensaje que indica que existe un documento que se ha guardado automáticamente. En caso de que el usuario no recupere el documento, puede acceder al mismo a través de la pantalla de documentos suspensos o en caso de que el usuario sea diferente la aplicación no pregunta al usuario y el documento está accesible desde la pantalla de documentos suspensos. Si el usuario decide recuperar el documento y después realizar la cancelación, la aplicación elimina el registro y no es posible volver a recuperarlo. La pantalla de documentos suspensos pasa a presentar una columna, si es en modo Touch, que hace referencia al documento recuperado, presentando en el inicio del texto del documento el texto "(RECUPERADO)". Optimización de los botones disponibles en las "Opciones de las zonas de Touch" En las opciones diversas de la pantalla de "Opciones de las zonas de Touch" tiene la opción "Recrear las opciones de las Zonas" que crearía todas las opciones de las zonas existentes. Muchos usuarios consideran que muchas de esas opciones no se usan y ocupan el espacio de opciones que les interesan. Por eso se ha alterado el procesamiento de "Recrear las opciones de las zonas" en la pantalla de "Opciones de las zonas de Touch". Al elegir esa opción se muestra la pantalla "Árbol de opciones de zonas a instalar", que contiene un árbol donde los usuarios podrán elegir las opciones de zonas a instalar. Por defecto en este árbol se activan las opciones que consideramos más usadas y horizontales a todos los tipos de negocios. Por debajo del árbol existen tres botones para marcar los registros más usados, marcar 32

33 todos los registros o desmarcar todos los registros. Así, solo serán creadas las opciones marcadas, dejando de existir todas las opciones que no son necesarias. Para permitir encontrar rápidamente una opción, también se ha creado una caja de búsqueda que filtra los registros del árbol al escribir. Al ejecutar el "Asistente de instalación y mantenimiento" con la opción "Optimizado para TPV" no muestra la pantalla de "Árbol de opciones de zonas a instalar" e instala solo las opciones más usadas. Se han creado tres botones más disponibles en las "Opciones de las zonas de Touch": - botón "Documentos internos" en la pantalla de "Introducción de documentos" para abrir la pantalla de "Introducción de documentos internos". - botón "Vales de devolución" en la pantalla de "Introducción de documentos" para abrir la pantalla de "Vales de devolución". - botón "Facturación" en la pantalla de "Introducción de documentos internos" para abrir la pantalla de "Introducción de documentos". Estos botones también se instalan por defecto y permiten alternar entre estas dos pantallas sin cerrarlas, es decir, poder estar introduciendo un documento de facturación y pasar a la introducción de documentos internos, sin necesidad de cancelar y salir. Las opciones consideradas más usadas y que están marcadas y se instalan por defecto son: > Grupo: Formas de pago: >> Zona: Opciones de formas de pago: 33

34 - Efectivo - Cheque - Cajero automático - todas las formas de pago definidas; > Grupo: Monedas: >> Zona: Selección de importes en monedas: - 2 Euros; - 1 Euros; - 50 Céntimos; - 20 Céntimos; - 10 Céntimos; - 5 Céntimos; - 2 Céntimos; - 1 Céntimos; > Grupo: Billetes: >> Zona: Selección de valores en billetes - 5 Euros; - 10 Euros; - 20 Euros; - 50 Euros; Euros; 34

35 - 200 Euros; Euros; > Pantalla: Gestión de cuentas (SRESTCONTA): >> Zona: Opciones de la tabla de las cuentas de la restauración: - Introducir una línea en la tabla de la cuenta - Eliminar la línea seleccionada de la tabla de la cuenta - Alterar la cantidad de una línea de la tabla de la cuenta - Menú de opciones de la tabla de la cuenta >> Zona: Opciones de la pantalla de gestión de cuentas: - Impresiones - Seleccionar una cuenta - Eliminar la cuenta - Elegir un documento de una lista - Cliente >> Zona: Opciones de la pantalla de gestión de cuentas (Modo Impresión): - Salir del modo de impresión - Imprimir > Pantalla: Introducción de documentos internos (STBOINTRO): >> Zona: Opciones de la tabla de documentos internos: - Introducir una línea en la tabla - Borrar la línea seleccionada en la tabla 35

36 - Menú de opciones de la tabla >> Zona: Opciones del documento interno: - Cancelar el documento interno - Datos del destinatario - Documentos de facturación > Pantalla: Introducción de documentos (STOUCHPOS): >> Zona: Opciones de la tabla de documento: - Introducir una línea en la tabla - Borrar la línea seleccionada en la tabla - Menú de opciones de la tabla >> Zona: Opciones de la tabla de regularizaciones: - Introducir una línea en la tabla - Borrar la línea seleccionada en la tabla - Menú de opciones de la tabla - Introducir regularizaciones directas >> Zona: Opciones del documento: - Cancelar el documento - Datos del cliente - Elegir un documento de una lista - Introducir descuentos en el documento - Reimprimir documentos 36

37 - Documentos internos > Pantalla: Introducción de recibos de anticipos (STRDINTRO): >> Zona: Opciones del recibo de anticipo: - Cancelar - Reimprimir Valor a pagar en el display del cliente usando modo rápido Al terminar una venta en el TPV, el operador tiene dos opciones: usar el modo rápido, con los botones de pago predefinidos, o la opción "Terminar y pagar", que abre una nueva pantalla donde están visibles todos los medios de pago configurados en la aplicación (opción ventajosa cuando el cliente quiere usar dos medios de pago diferentes). Con el modo rápido de pago, el cliente no veía el total a pagar en la pantalla antes de que la transacción continuase al cierre. Esto podía presentar problemas en caso de que el cliente no estuviese de acuerdo, se hubiese olvidado de presentar un cupón de descuento, no tuviese todo el dinero disponible, etc. Atendiendo a la proliferación de cupones de descuento de diversos tipos que existen ahora en el mercado y la enorme variedad de turistas de visitan nuestro país, es de total interés para el cliente final poder ver en el display (visor) el valor a pagar, lo que le permite, si así lo considera, cambiar la forma de pago o presentar un cupón. Así, la aplicación, tanto en modo TouchTPV, tanto en modo clásico, enviará siempre al display del cliente el valor final a pagar. Un ejemplo práctico: La tienda de Gran Vía, de la empresa AABB, recibe muchos turistas que compran piezas de artesanía. Algunos de estos turistas no hablan bien 37

38 el idioma y los dependientes de la tienda tienen dificultad en comunicarse con ellos. Un visitante no europeo adquiere algunas piezas y muestra una tarjeta Visa para pagar. El operador le comunica el valor total, pero como el visitante tiene algunas dificultades, no comprende exactamente cuál es el importe a pagar. Con esta nueva funcionalidad, cuando el operador de TPV recurre al modo rápido para pagar la compra, el montante queda visible en el display para que el cliente confirme. En el ejemplo presentado, este puede llegar a la conclusión que al final desea realizar el pago en efectivo y solicita cambiar la forma de pago, lo que es ventajoso tanto para el cliente como para el comerciante, ya que ambos ahorran tasas bancarias de la transacción. Copia de seguridad de ficheros DF (definiciones de configuración) La aplicación guarda las definiciones de configuración y de los usuarios en los ficheros df.dbf y df.cdx. Si esos ficheros se dañan se recrean las definiciones por defecto y se pierden las creadas por el administrador de la aplicación, para las distintas pantallas de trabajo y para los distintos usuarios. Ejemplo: Los operadores trabajan con el TPV. Entre tanto el fichero df.dbf está corrupto. La aplicación ya no se abre. En este momento es necesario eliminar los ficheros df's para que la aplicación siga funcionando. Después de eso al entrar en la aplicación el operador no puede, ya que la aplicación dice que es necesario definir en qué terminal se encuentra. Y esta definición solo puede realizarse si un administrador entra con su 38