Uso del Centro Comunitario Completo

Transcripción

1 Town of Wendell Alquiler del Centro Comunitario de Wendell/ Precios y Horarios Aprobado 1 de julio 2008 Modificado 25 de octubre 2010 Efectivo 1 de enero 2011 Horas Normales Lunes a Jueves de 7:00am a 9:00 pm Viernes de 7:00am a 4:00pm *Tarifas en Horas Normales* Lugares Disponibles para Alquilar Residentes de Wendell No-Residentes de Wendell Cuarto de Actividades A $15.00 por hora $40.00 por hora Cuarto de Actividades B $25.00 por hora $50.00 por hora Gimnasio o Área del Escenario $65.00 por hora $80.00 por hora Cumpleaños de Niños menores de 12 $ por 2 horas $ por 2 horas años (2 horas / Cuarto de Actividades B y Gimnasio) Tarifas Después de Horas Normales Todos los alquileres después de las horas normales están sujetos a la tarifa de hora normal más $20.00 adicional por hora. Uso del Centro Comunitario Completo Residentes de Wendell No-Residentes de Wendell Primeras 4 horas $ por hora $ por hora Horas que exceden las primeras 4 horas $ por hora $ por hora Uso del Centro Comunitario Completo en Días Feriados Los días feriados son definidos como aquellos que son reconocidos por la Ciudad de Wendell. No se puede programar eventos durante los días feriados reconocido por la ciudad relativos al Día de Acción de Gracias y Navidad. Residentes de Wendell No-Residentes de Wendell Primeras 4 horas $ por hora $ por hora Horas que exceden las primeras 4 horas $ por hora $ por hora Tarifas de Limpieza del Centro Comunitario (El alquiler está sujeto a las siguientes tarifas de limpieza) Participantes Estimados 1 a a a y más $ $ $ $ *El Residente de Wendell es definido como aquella persona que vive entre los límites corporativos de Wendell. ** Se requiere el alquiler del Centro Comunitario completo para todas las actividades en las que se incluyan bebidas alcohólicas. ***Depósito: Se requiere un depósito no reembolsable equivalente a una hora del alquiler. (Por ejemplo: por el uso del Cuarto de Actividades A, el depósito para residentes de Wendell es $15.00). El depósito será aplicado al costo total del evento programado. El balance total debe ser pagado 30 días antes de dicho evento.

2 Centro Comunitario de Wendell Solicitud para el Uso del Centro Comunitario Centro Comunitario solicitado por: Fecha: Facility Requested By Date Dirección: Address Teléfono (casa) (trabajo) (celular) Phone: home work cell Dirección de correo electrónico Address Por favor marque todas las áreas que solicite para alquilar (Please check all that apply) Cuarto(s) Solicitado(s): Cuarto A Cuarto B Cocina Gimnasio Room(s) Requested: Room A Room B Kitchen Gym Escenario Stage Centro completo Entire Facility Uso de bebidas alcohólicas* Sí No Use of Alcohol* Yes No *Se requiere el alquiler del Centro Comunitario completo para todas las actividades en las que se incluyan bebidas alcohólicas. *All events where alcohol is served require the rental of the entire facility. Día solicitado: Date Desired Horas: De hasta Número estimado de asistentes Hours/Time From Tto Number of Participants Expected Propósito de Uso: Por favor marque todas las que correspondan (Purpose of Use: Please check all that apply) Recepción de matrimonio Despedida de solteros Quinceañera Wedding Reception Wedding Shower 15 th Birthday Celebration Baby shower Baby Shower Baile Dance Fiesta de cumpleaños Cumpleaños de niños menores de 12 años Birthday Party Youth Birthday Package (Ages 1-12) Fiesta corporativa Company Party Reunión de negocios Company/Business Meeting Evento de Equipos de de Wendell Wendell Parks and Recreation Team Function Alquiler para el Sistema de Escuelas Públicas de Wake Wake County School Rental Alquiler para AAU Básquetbol AAU Basketball Alquiler para Básquetbol Basketball Rental Alquiler para Vóleibol Volleyball Rental Otros Other

3 Solo para Uso Interno Departmental Use Only *Depósito no-reembolsable por pagar: $ *Non-Refundable Deposit Due ** Depósito sometido por: **Deposit submitted by: Pagado Fecha Recibido: Recibido por: Paid Date Received Received by Cantidad debida por el tiempo adicional para armar Amount due for additional set-up horas por $20.00 cada hora = hours x $20.00 per hour $ Cantidad debida para desarmar horas por $20.00 cada hora = $ Amount due for breakdown hours x $20.00 per hour Cantidad debida para el evento Amount due for actual event horas a $ cada hora = $ hours at $ per hour horas a $ cada hora = $ hours at $ per hour Cantidad total debida para alquilar el Centro Comunitario: $ Total Amount Due for Rental of Facility Cantidad debida para limpieza: $ Amount due for clean-up Monto total debido para el evento: $ Grand total Due for Event Cantidad Recibida $ Amount Received Fecha Recibida Date Recieved Recibida por Received by: Balance: $ Balance Due Cantidad pagada Amount Paid Fecha Recibida: Date Received Recibida por Received by Balance: $ Balance Due Cantidad pagada Amount Paid Fecha Recibida: Date Received Recibida por Received by Balance: $ Balance Due Cantidad pagada Amount Paid Fecha Recibida: Date Received Recibida por Received by Alquiler aprobado por: Rental approved by *La ciudad de Wendell no considera el espacio reservado hasta recibir el depósito. Space is not reserved until deposit is received. **La persona firmante está de acuerdo a un depósito no reembolsable. **Signed Party agrees to non-refundable Deposit.

4 Town of Wendell Alquiler del Centro Comunitario Políticas y Procedimientos Aprobado 1 de julio 2008 Modificado 25 de octubre 2010 Efectivo 1 de enero El arrendatario debe tener por lo menos 21 años. 2. La Ciudad de Wendell o sus agentes no serán responsables por cualquier accidente o lesiones personales que ocurrirán durante el periodo de alquiler. El arrendatario es responsable por las acciones realizadas por sus invitados durante el evento. 3. La Ciudad de Wendell no es responsable por la pérdida o robo de ningún objeto. 4. El arrendatario es responsable de reemplazar o reparar cualquier daño ocurrido en el edificio. 5. La Ciudad de Wendell se reserva el derecho de requerir al arrendatario que provea seguridad durante el evento. Personal fuera de servicio del Departamento de Policía de la Ciudad de Wendell puede ser contratado y pagado de acuerdo a la tarifa designada para personal fuera de servicio. 6. La Ciudad de Wendell se reserva el derecho de requerir al arrendatario que provea seguro individual para el evento, incluyendo seguro que cubra el edificio y las personas asistentes. El arrendatario debe proveer a la Ciudad de Wendell por lo menos un certificado de seguro que muestre una cobertura de $1 millón de dólares de Seguro Total de Responsabilidad General (Comprehensive General Liability Insurance) para el evento. Aún más, la Ciudad de Wendell debe estar incluida como asegurado adicional bajo la póliza para el evento. Algunos eventos pueden requerir que se provea coberturas adicionales. 7. La Ciudad de Wendell debe aprobar todas las decoraciones para el evento. Absolutamente nada puede ser adherido o colgado en las paredes o puertas. 8. La Ciudad de Wendell puede declinar a su derecho de ofrecer concesiones durante el alquiler del Centro Comunitario completo. 9. Las horas normales del alquiler del edificio son de lunes a jueves de 6:00am a 9:00pm y los viernes de 6:00am a 4:00pm. Cualquier solicitud de alquiler fuera de estas horas serán cobradas al precio de después de horas normales. 10. Los eventos en el Centro Comunitario de Wendell deben terminar a más tardar a las 12:00 de la medianoche. Esto no incluye el tiempo de desarmar y limpiar. 11. El edificio estará disponible solamente durante las horas especificadas en la solicitud y que hayan sido aprobada por escrito por la Ciudad de Wendell. Por favor solicite tiempo suficiente para armar y limpiar. El arrendatario será sujeto a un cargo adicional equivalente a hora y media de la tarifa de alquiler por cualquier tiempo que exceda las horas aprobadas. 12. Todas las solicitudes, pagos y depósitos no reembolsables debe ser sometido por lo menos treinta (30) días antes de la fecha solicitada. Se puede pagar con dinero en efectivo, cheque certificado o giro postal (money order). 13. Fumar y el uso de productos de tabaco están prohibidos en el Centro Comunitario de Wendell y en la propiedad del parque.

5 14. Cancelaciones: A. La Ciudad de Wendell se reserva el derecho de hacer cancelaciones en cualquier momento por la disponibilidad del personal o por circunstancias fuera de control. Las cancelaciones por la Ciudad serán notificadas lo antes posible. Si la cancelación es iniciada por la Ciudad de Wendell, todas las reservaciones y depósitos de seguridad así como los pagos del alquiler serán reembolsados en su totalidad. La Ciudad de Wendell no es responsable por ningún gasto adicional en que haya incurrido el arrendatario a causa de la cancelación hecha por la Ciudad de Wendell. B. Todas las cancelaciones hechas por el arrendatario deben ser sometidas por escrito al supervisor del Centro Comunitario. Las cancelaciones hechas con menos de 30 días de anticipación al evento serán cobradas con un pago administrativo equivalente al 15% del alquiler del Centro Comunitario completo en adición al depósito requerido equivalente a una hora de uso. Para las cancelaciones hechas con más de 30 días de anticipación al evento, sólo se retendrá el depósito equivalente a una hora de uso. 15. Los eventos donde se sirven bebidas alcohólicas pueden ser permitidos en el Centro Comunitario de acuerdo con las siguientes condiciones: A. Los eventos donde se sirven bebidas alcohólicas sólo pueden realizarse de lunes a sábado. No se permitirán eventos donde se sirvan bebidas alcohólicas los días domingo. B. No se puede vender, poseer o consumir productos alcohólicos en los predios sin un Permiso de Bebidas Alcohólicas (Alcoholic Beverage Permit) si dicho permiso es requerido por la Junta de Control de Bebidas de Alcohol. Las personas que poseen un permiso para una Ocasión Especial son responsables de proveer todas las bebidas alcohólicas que serán consumidos en el predio. Está prohibido que los asistentes (invitados) traigan sus propias bebidas alcohólicas. El arrendatario debe cumplir con todas las leyes aplicables sobre el Control de Bebidas Alcohólicas. C. Las bebidas alcohólicas solo serán distribuidas por el arrendatario o un agente designado por el arrendatario y la distribución y consumo solo puede tener lugar dentro del Centro Comunitario. No se puede distribuir, poseer, o consumir bebidas alcohólicas en propiedades que pertenecen a la Ciudad de Wendell con excepción al Centro Comunitario. El arrendatario tiene la autoridad de transportar las bebidas alcohólicas a través del parque por el camino hacia al Centro Comunitario de Wendell. D. Se requiere el alquiler del Centro Comunitario completo para los eventos donde se distribuirá y consumirá las bebidas alcohólicas. No se puede programar eventos en el Centro Comunitario donde se servirán bebidas alcohólicas si a la misma hora hay programado otro evento en el parque. E. Es prohibido distribuir o consumir bebidas alcohólicas durante la última hora del evento. Esto no aplica para aquellos eventos que no exceden las 2 horas de duración. F. Todos los eventos donde se sirven bebidas alcohólicas requieren la contratación de un oficial de policía fuera de servicio de la Ciudad de Wendell a la tarifa designada para el personal fuera de servicio. También se requiere contratar a un Supervisor u otro personal de Parques y Recreación de la Ciudad de Wendell a la tarifa regular. Dichas contrataciones serán determinadas por el Jefe de Policía de Wendell y el Supervisor de, respectivamente.

6 G. El Director de confirmará con el Jefe de Policía de que están correctos los permisos de Control de Bebidas Alcohólicas y han sido obtenidos por el arrendatario y que se haya programado un oficial fuera de servicio para el evento. H. Cualquier evento donde se sirvan bebidas alcohólicas requiere que el arrendatario posea un Seguro Total de Responsabilidad General (Comprehensive General Liability Insurance) y un Seguro de Responsabilidad de Licores (Liquor Liability Insurance) con un límite mínimo de $1 millón de dólares cada cobertura. El arrendatario debe proveer un certificado de seguro que muestre que el arrendatario tiene ambos seguros: Seguro Total de Responsabilidad General (Comprehensive General Liability Insurance) y un Seguro de Responsabilidad de Licores (Liquor Liability Insurance). Aún más, la Ciudad de Wendell debe estar incluida como asegurado adicional bajo dichas pólizas obtenidas por el arrendatario. Participantes Estimados 250 o menos ó más Con bebidas alcohólicas 1 oficial de policía 1 Supervisor de 2 oficiales de policía 2 Supervisores de 2 oficiales de policía y 1 Supervisor de Policía 3 Supervisores de 250 o menos ó más Sin bebidas alcohólicas 0 oficial de policía 1 Supervisor de 1 oficiales de policía 2 Supervisores de 2 oficiales de policía y 1 Supervisor de Policía 3 Supervisores de 16. Eventos Especiales que Requieren Ventas de Entradas, Mercadería o Bienes: A. Un pago de $ o el 20% de los ingresos brutos (cualquiera sea mayor) será cobrado si se aprueba el alquiler donde se requiera un pago de admisión, venta de entradas, contribuciones, venta de bienes, productos o mercadería. 17. Limpieza: Se debe cumplir con la siguiente guía básica al terminar el alquiler del Centro Comunitario. A. El arrendatario del edificio debe asegurarse de dejar el edificio en las mismas condiciones de cómo lo encontró al llegar. Se espera que el arrendatario se asegure de colocar la basura, papeles, vasos y botellas en los recipientes proveídos. Todas las mesas y sillas deben ser limpiadas con un paño húmedo. B. El Centro Comunitario de Wendell requiere las tarifas para el pago de limpieza por el alquiler del Centro Comunitario completo mostrado en el siguiente cuadro. Todos los pagos de limpieza deben ser pagados al mismo tiempo que se paga el depósito no reembolsable. El pago de limpieza cubre los costos de los siguientes servicios realizados al terminal el alquiler del edificio. El edificio será limpiado por un empleado contratado por la Ciudad de Wendell. Esta limpieza incluirá barrer y trapear todos los pisos, limpiar todas las ventanas, puertas y espejos, limpiar todos los baños del edificio y rellenar los dispensadores de jabón y papel de mano. Otros servicios de limpieza incluidos en este pago involucra la remoción de la basura del edificio, barrer y dar brillo al piso del gimnasio.

7 C. Los pagos por limpieza del alquilado del Centro Comunitario completo están sujetos al número de participantes que se espera que asistan al evento. El número estimado de participantes debe incluirse por escrito en la Solicitud para el Uso del Centro Comunitario. D. Tarifa por Limpieza Participantes Estimados 1 a a a y más $ $ $ $ Criterio para Declinar los Pagos por el Alquiler del Edificio Completo de A. El personal entiende a la comunidad y el valor económico de cada evento y aprecia la dedicación de cada organización y de cada agencia pero por restricciones en el presupuesto, nuestra ciudad no cree que sea el mayor interés de los ciudadanos el declinar los pagos asociados con eventos programados en el Centro Comunitario bajo circunstancias normales. Sin embargo, la ciudad permite la solicitud de declinar el pago del alquiler bajo las siguientes circunstancias. B. Las organizaciones y agencias pueden solicitar el criterio para declinar los pagos por el Alquiler del Edificio Completo en el Centro Comunitario de Wendell. El pago por declinar no se considerará por solo una parte del Centro Comunitario o cualquier otro edificio de la ciudad. 1. Una solicitud para declinar el pago del alquiler debe ser completada y archivada con el Departamento de con un mínimo de 60 días antes de la fecha solicitada. 2. La solicitud debe incluir lo siguiente: a. Nombre de la organización o agencia b. Tipo de organización o agencia: i. Gubernamental ii. Sin fines de lucro iii. Con fines de lucro c. El tamaño de la organización o de la agencia y su propósito. d. Número estimado de personas asistentes al evento. e. Cómo este evento beneficiará a la Ciudad de Wendell. f. Motivo por el cual la organización solicita declinar los pagos. g. La fecha en que se solicita el uso del edificio. 3. La solicitud será revisada por la Comisión de. (La Comisión se reúne el primer lunes de cada mes.) 4. La solicitud de declinar el pago acompañado por la recomendación de la Comisión se incluirá en la agenda de la próxima reunión de la Junta de la Ciudad de Wendell para su consideración. 5. El depósito no reembolsable, pagos de personal, pagos de seguro y pagos de limpieza no serán reducidos o declinados. 6. Los eventos que requieren pago de entrada no son elegibles para solicitar la declinación del pago. 7. Las siguientes organizaciones y/o agencias pueden solicitar por la declinación del pago pero no se garantiza su aprobación. A. Las organizaciones sin fines de lucro, asentadas en la comunidad puede ser consideradas exentas al pago bajo IRS 501 (c)(3), y que han estado en existencia por más de un año. Una copia del documento 501 (c)(3) debe incluirse. B. Agencias federales, estatales o municipales gubernamentales.

8 C. Organizaciones o individuos que están de acuerdo con la Misión Fundamental de Parques y Recreación y que pueden mostrar prueba de cómo este evento beneficiará a la Comunidad de Wendell, o también organizaciones o individuos que han hecho donaciones a la Ciudad de Wendell que exceden el monto del alquiler solicitado. D. Se requiere al solicitante la compra de un Seguro Total de Responsabilidad General (Comprehensive General Liability Insurance) con una cobertura de 1 millón de dólares para el evento. Aún más, el solicitante debe proveer un Certificado de Seguro incluyendo a la Ciudad de Wendell como parte adicional asegurada en dicha póliza por el monto indicado. Además el solicitante debe aceptar de indemnizar a la ciudad y no hacer responsable la ciudad. 19. Revisión Final al Término del Alquiler Al concluir el alquiler, el arrendatario debe esperar completar la revisión final del edificio completo con el personal encargado para asegurarse que el edificio y el equipo proveído (mesas y sillas) estén completos y libres de daños. El arrendatario es responsable por la conducta de sus invitados. El arrendatario entiende que ellos son responsables financieramente de cualquier daño del edificio que pudiera ocurrir durante el evento. La Ciudad de Wendell está tratando de tener una ambiente familiar. Nosotros pedimos que el edificio sea tratado con cuidado y respeto. Gracias por permitirnos ser parte de su evento especial. Yo, el arrendatario firmante, certifico que he leído los procedimientos antes mencionados y entiendo que yo soy responsable de cumplir con ellos. Nombre: Firma: Fecha: Adoptado el día 25 de octubre del Efectivo el 1 de enero del Carol Hinnant, Vice-alcaldesa Testigo: Jonnie S. Driver, Empleada Administrativa de la Ciudad