DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Transcripción

1 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I. IDENTIFICACION DEL PUESTO Título del puesto Asistente de Dirección (Secretaria General) Clave del puesto (Exclusivo DIRHC) Departamento Dirección / División Vicerrectoría Puesto al que reporta DIBIB VIFI Puestos a los que supervisa II. DESCRIPCION DE FUNCIONES Objetivos del puesto: *Apoyar en las es operativas necesarias para el cumplimiento de las metas de la Dirección de Bibliotecas así como, ser el enlace entre el equipo de trabajo y la Dirección. Página 1 de 5

2 DESCRIPCION DEL PUESTO A) Actividades diarias / continuas Actividad Objetivo Indicador de efectividad Registrar la agenda Asegurar el control de las reuniones generadas por el director Nivel de cumplimiento de la agenda en base a calendario y seguimiento de reuniones y citas. Fechas, horarios, personal necesario para la reunión Apoyar en llamadas (entradas y salidas) Garantizar el tiempo de respuesta en las llamadas telefónicas. Nivel de cumplimiento de la programación de llamadas comprometidas. Datos de actualizados de personas involucradas. Programar juntas de la Dirección Asegurar de manera efectiva las reuniones entre el Director y la Vicerrectoría. Registro de las reuniones, elaboración de la agenda y cumplimiento de la misma en tiempo y forma. Vicerrector de Formación Integral (VIFI) Tipo de reunión, tiempo Resguardar documentos Enviar documentos Llevar el control de documentos para archivar. Elaborar cartas, mails, fax, etc., que se soliciten en la DIBIB. Documentos archivados Documentos, requisiciones. Tiempo de respuesta 1 día. Datos para realizar cartas Página 2 de 5

3 s DESCRIPCION DEL PUESTO B) Actividades mensuales, bimestrales / periódicas Actividad Gestionar viajes Objetivo Asegurar que los trámites se lleven a cabo sin problemas para el usuario Indicador de efectividad Liquidación de gastos. Fecha, lugar, motivo del viaje Comprobantes de gastos Página 3 de 5

4 C) Actividades semestrales, anuales / esporádicas Actividad Apoyar eventos de la Dirección Apoyar en otras áreas de la Dirección Objetivo Contribuir con los logros de la Dirección de Biblioteca Contribuir con los logros de la Dirección de Biblioteca Indicador de efectividad Número de es que se requiere apoyo Número de es que se requiere apoyo DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Plan de Trabajo Plan de Trabajo III. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO A) Escolaridad: Marque con una X el grado de estudios y la carrera requerida para desempeñar el puesto satisfactoriamente. Sec. Comercial x Preparatoria Técnico Licenciatura Maestría En: Secretaria Doctorado Otro B) Competencias requeridas: Competencia laboral requerida En qué aplica la competencia laboral? Trabajo en equipo Colaborar de manera efectiva y lograr el cumplimiento de metas. Comunicación oral y escrita Manejo de tecnología institucional Manejo de relaciones interpersonales Adaptación al cambio Orientada a resultados Planeación y organización Idioma inglés Trabajo bajo presión Negociación Interacción interna y externa Como herramienta tecnológica para el desarrollo de funciones y es Habilidad para intercambio de ideas y solución de problemas. Compromiso con el área de trabajo. Cumplimiento de las es diarias. Desarrollo de las tareas de manera efectiva - tiempo y forma-. Manejo de información y comunicación Cumplimiento de las es diarias. Habilidad para intercambiar interesés y llegar a acuerdos Página 4 de 5

5 PARA USO EXCLUSIVO DE RECURSOS HUMANOS C) Trascendencia: Marque una X el nivel hasta el cual puede afectar o beneficiar una acción o puesto. DESCRIPCION DEL PUESTO Puesto Sección Departamento Dir. / Div. X Vicerrectoría Rectoría D) Creatividad y toma de decisiones: Indique si es requerida la creatividad y toma de decisiones en la aplicación de las es del puesto y su periodicidad. CREATIVIDAD TOMA DE DECISONES Elaboró: Elsa Cortés Fecha de elaboración: Jefe inmediato del puesto: Dr. Saúl H. Souto Fuentes Vo. o. DIRHC: Página 5 de 5