INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE Nº 0/ EFA/OTI

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1 INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE Nº 0/-207.0EFA/OTI. Nmbre del Área Oficina de Tecnlgías de Infrmación. 2. Nmbre y Carg de ls Respnsables de la Evaluación Amparit Gianina Aceved Flres Jefe de la Oficina de Tecnlgías de la Infrmación Félix Melchr Sants López Arquitect de Tecnlgías. Fecha 20 de nviembre de 207. Justificación El Organism de Evaluación y Fiscalización Ambiental (OEFA) cuenta en la actualidad cn una serie de prcess y aplicativs infrmátics que almacenan y descargan archivs en,66,,-:~:; ;~~c~>,. diverss frmats (PDF, dcuments Wrd, hjas de cálcul Excel, imágenes, vides, etc.).!;/!'"',,. '[\ '{~\Algunas de las aplicacines que utilizan la mencinada funcinalidad sn las siguientes: (g n:~;. c:;; 8.. ~pistema de Aprte pr Regulación, Sistema de Infrmación Aplicad a la Supervisión, \\ Ní F/Mi\CICJ\fR~curss H~mans, Sistem~ de Trá~ite Dcu~entari, Sistema de lnfrmaci?,n Ju~íd~ca,,:f&n..., 7 ;:>' Sistema Nacinal de Denuncias Ambientales, Sistema de Acces a la lnfrmacn Publica,,::.~_Er'' "' entre tras. Para la adecuada gestión de dcuments y archivs el OEFA cuenta en la actualidad cn un sftware de administración de cntenids Alfresc Enterprise Versión. Este sftware permite almacenar y lcalizar, de manera autmática y eficiente, dcuments digitales de cualquier tip, catalgarls y gestinarls crrectamente. La Versión del sftware de administración de cntenids Alfresc es una versión de reciente adquisición e implementación en el OEFA. Esta nueva versión trae cnsig nuevas características y funcinalidades en cmparación cn la versión anterir (..), que requieren de un adecuad sprte, mantenimient, atención de incidentes, requerimients y capacitación en actualizacines y/ parches que publique el fabricante. Además, cnsiderand las necesidades actuales y el nivel alt de criticidad, se requiere cntar cn el servici de sprte técnic y actualización para el sftware de gestión dcumental del OEFA.. Alternativas En el mercad actual hay diferentes tips de sftware y sprte que cumplen cn las funcines requeridas, y pr ell se han evaluads ls siguientes: Alfresc One Starter versión Laserfiche

2 6. Análisis Cmparativ Técnic Se realizó aplicand la parte de la Guía de Evaluación de Sftware, aprbada pr Reslución Ministerial Nº9-200-PCM: 6. Prpósit de la Evaluación Determinar ls atributs características para el prduct final, Administración de Cntenids, requerid pr el OEFA. Sftware de 6.2 Identificar el Tip de Prduct Sftware de Administración de Cntenids requerid pr el OEFA. 6. Especificación del Mdel de Calidad Se aplicará el Mdel de Calidad de Sftware descrit en la Parte I de la Guía de Evaluación de Sftware aprbad pr Reslución Ministerial Nº PCM. 6. Selección de Métricas Las métricas fuern seleccinadas en base al análisis de la infrmación técnica de ls prducts señalads en el punt". Alternativas", ls requerimients de calidad en ls niveles técnics y perativs, así cm la demanda de la arquitectura de Red del OEFA: 6. Cuadr de Cmparación de Métricas Se ha determinad ls siguientes requisits de calidad que debe de cumplir el Sftware de Administración de Cntenids requerid pr el OEFA: Requisits de Calidad para el Sftware de Administración de Cntenids para el OEFA ITEM... Cuadr CALIDAD REQUERIMIENTOS DE CALIDAD INTERNA El sftware debe ser capaz de tener la psibilidad de instalación del prduct en red (Cliente/Servidr) y en Internet. 2 El sftware debe sprtar ser instalad en el sistema perativ Linux Red Hat Enterprise. El sftware debe sprtar factibilidad de trabaj cn base de dats Oracle g. El sftware debe ser capaz de buscar dcuments pr prpiedades y/ cntenids. Se deberá cntar cn sprte direct pr parte de la marca y el respald de representantes lcales autrizads..? ::\..... : REQUERtMEHiOS becaliloa0 EX"f:ERNA :.... '"". / '. 6 Integrar las herramientas de MS Office cm Wrd, Excel, Micrsft Outlk, de tal frma se envíe hacia el repsitri y a una base de dats del sftware, tds ls dcuments directamente desde aplicativs, permitiend el enví en el frmat nativ del dcument electrónic (DOC, XLS, etc.) cm diqital (TIFF). Capacidad para imprtar y archivs dcuments electrónics en sus frmats nativs, cm Wrd, Excel, Pwer Pint, Acrbat PDF, archivs de vide, snid, archivs Autcad.

3 Capacidad para exprtar dcuments desde el repsitri dcumental hacia archivs estándares 7 del mercad, cm mínim PDF, JPG, TIFF, BMP. Debe incluir cn el prduct final una base de dats estándar, cn capacidad de escalamient 8 hacia SQL Server u Oracle Server. Capacidad de buscar el dcument ya sea TIFF, PDF, u tr frmat, también pr OCR (palabra 9 frase), pr índices y OCR, pr fecha de creación, pr fecha de mdificación, pr nmbre. Cntar cn una capacidad de búsqueda cmbinada pr cualquiera de ls métds anterires. 0 La búsqueda OCR debe ser capaz de filtrar ls resultads pr palabra(s) y/ frase(s) (text cn cntenid en las imágenes TIFF), la funcinalidad de búsquedas pr palabras aprximadas es un prcentaje de aprximación pr cantidad de letras, cincidentes cn la palabra frase usada en la búsqueda. Capacidad durante las búsquedas en el OCR, sn búsquedas cnfusas pr aprximación a un ciert criteri (aprximación en base a un prcentaje parecid pr cantidad de letras cincidentes), que pueda lcalizar palabras mal escritas, transpuestas letras incrrectas. Capacidad para cnvertir dcuments de cualquier frmat en archivs de imágenes sin 2 necesidad de escaneads. Es decir, que ls usuaris puedan enviar directamente al repsitri de imágenes, cnvirtiend dcuments electrónics desde cualquier aplicación a frmat de imaen TIFF, ahrrand csts v tiemps. El módul de scanning de la herramienta debe cntar cn funcinalidades de mejramient autmátic, n heredadas pr un escáner, sin cm módul de escane de la misma herramienta, cm es: Eliminación autmática de páginas blancas, crrección autmática de alineamient, desmanchad y enderezad autmátic de imágenes escaneadas, eliminación de manchas pecas. El sftware debe permitir escanear y grabar imágenes en el servidr a un (0) más usuaris en el módul de scanning trabajand paralelamente. Capacidad de efectuar prcess de OCR durante el prces de escane OCR incluid en el prduct principal. Escane en múltiples idimas y cn funcinalidades de eliminación de líneas (verticales, hrizntales), eliminación de pecas. Capacidad para autrizar denegar accines de ls usuaris grups de usuaris, sbre carpeta y/ dcuments, cm mínim de accines de explración, visualización, mdificación, 6 brrad, ver/realizar resaltads - ntas electrónicas, cambiar nmbres de ls dcuments, mdificar metada y crear nuevs dcuments. 7 Seguridad a nivel de carpeta, dcument y hasta cultar una página. Capacidad de integrarse cn el Directri Activ de Windws, de tal frma de pder imprtar ls 8 usuaris y cuentas desde el dmini del OEFA. Capacidad de visualizar dcuments a pantalla cmpleta, imagen e índices miniaturas, cn tdas 9 las imáenes del dcument. Permite imprimir td el dcument, determinadas páginas, sl una zna sección 20 seleccinada de la imagen. Debe tener la capacidad de imprimir las imágenes cn ls resaltads, 2 22 sells. Capacidad para seleccinar cn el muse, mediante recuadrs, una determinada zna de la imagen y cpiarla al prtapapeles del Windws para permitir integrarla cn cualquier aplicación. Capacidad de cntrlar las versines pr ls cambis en ls dcuments, de tal frma pder cntar cn las versines precedentes y la final según se requiera. Para ls usuaris autrizads, la herramienta debe permitir anexar sustents en ls archivs 2 electrónics sbre la imagen de un dcument existente. Est permite tener registrad ls sustents de un dcument digitalizad. Una vez visualizad un dcument en el repsitri, el sftware debe tener la capacidad para el enví del mism pr permitiend previamente cnvertirl hacia tr frmat cm PDF, 2 TIFF, JPG. El cnvertidr de frmats debe ser parte de la herramienta, sin necesidad de tercers. El dcument debe permitírsele ser enviad cm anexad attach al cm un acces direct (URL) dentr del . Dada la cnfidencialidad de ls dcuments, la herramienta debe permitir pistas de auditría a 2 nivel de un expediente, de un dcument en particular, de un usuari, pr una fecha en particular, permitiend cntar cn reprtes de ls misms "'. r.... ' :,.,... REQI.IERIMIENTO 0:C~UDADPE lj$0... El cntenid de imágenes y dcuments electrónics, debe rganizarse en unidades de 26 almacenamient parciales, tip vlumen permita definir una determinada capacidad de almacenamient y avisar en frma autmática, cuand este vlumen se esté cpand.

4 Selección de Atributs de Calidad Ls atributs de calidad que se utilizarán para la evaluación del Sftware de Administración de Cntenids requerids pr el OEFA, en cncrdancia a l especificad en la parte 2 de la guía de evaluación de sftware se muestran en el siguiente cuadr: Cuadr 2 ATRIBUTOS DE CALIDAD CONSIDERADOS EN LA EVALUACIÓN ATRIBUTOS INTERNOS ATRIBUTOS EXTERNOS ATRIBUTOS DE USO Asignación de puntaje a ls Atributs de Calidad Características del sftware que determinan su habilidad para satisfacer las necesidades prpias e implícitas. Características del sftware que determinan su habilidad para satisfacer las necesidades explícitas e implícitas. Características del sftware que determinan ls requerimients de ls usuaris finales de manera que satisfagan sus necesidades. Ls puntajes establecids a ls atributs de calidad seleccinads de acuerd a las necesidades del OEFA, se muestran a cntinuación: Cuadr METRICAS ADOPTADAS DE ACUERDO A LA NECESIDAD TIPO DE ATRIBUTO PUNTAJE ATRIBUTOS INTERNOS 9 ATRIBUTOS EXTERNOS 78 ATRIBUTOS DE USO Nta: la escala de evaluación va de a 00 punts. Evaluación de ls Criteris de Calidad A cntinuación se muestra la evaluación de ls sftwares seleccinads para la slución de Administración de Cntenids:

5 ITEM Cuadr CALIFICACIÓN Alfresc CALIDAD Puntaje One Laserfiche Máxim Starter versión REQUERIMIENTOS DE CALIDAD INTERNO El sftware debe ser capaz de tener la psibilidad de instalación del prduct en red (Cliente/Servidr) y en Internet. El sftware debe sprtar ser instalad en el sistema erativ Linux Red Hat Enter rise Linux. El sftware debe sprtar factibilidad de trabaj cn base de dats Oracle. El sftware debe ser capaz de buscar dcuments pr r iedades l cntenids. Se deberá cntar cn sprte direct pr parte de la marca y el respald de representantes lcales autrizads.,,.,.,,.,...,..,,..,,...,..,,..,,...,..,,..,,...,,,...,.,,..., ~J;,Q~í Integrar las herramientas de MS Office cm Wrd, Excel, Micrsft Outlk, de tal frma se envíe hacia el repsitri y a una base de dats del sftware, tds ls dcuments directamente desde aplicativs, permitiend el enví en el frmat nativ del dcument electrónic DOC, XLS, etc. cm di ital TIFF. Capacidad para imprtar y archivs dcuments electrónics en sus frmats nativs, cm Wrd, Excel, Pwer Pint, Acrbat PDF, archivs de vide, snid, archivs Autcad. Capacidad para exprtar dcuments desde el repsitri dcumental hacia archivs estándares del mercad, cm mínim PDF, JPG, TIFF, BMP. Debe incluir cn el prduct final una base de dats estándar, cn capacidad de escalamient hacia Oracle Server SQL ANSI. Capacidad de buscar el dcument ya sea TIFF, PDF, u tr frmat, también pr OCR (palabra frase), pr índices y OCR, pr fecha de creación, pr fecha de mdificación, pr nmbre. Cntar cn una capacidad de búsqueda cmbinada pr cualquiera de ls métds anterires. La búsqueda OCR debe ser capaz de filtrar ls resultads pr palabra(s) y/ frase(s) (text cn cntenid en las imágenes TIFF), la funcinalidad de búsquedas pr palabras aprximadas es un prcentaje de aprximación pr cantidad de letras, cincidentes cn la alabra frase usada en la bús ueda. Capacidad durante las búsquedas en el OCR, sn búsquedas cnfusas pr aprximación a un ciert criteri (aprximación en base a un prcentaje parecid pr cantidad de letras cincidentes), que pueda lcalizar palabras mal escritas, transpuestas letras incrrectas. Capacidad para cnvertir dcuments de cualquier frmat en archivs de imágenes sin necesidad de escaneads. Es decir, ue ls usuaris uedan enviar

6 directamente al repsitri de imágenes, cnvirtiend dcuments electrónics desde cualquier aplicación a frmat de imaqen TIFF, ahrrand csts y tiemps. El módul de scanning de la herramienta debe cntar cn funcinalidades de mejramient autmátic, n heredadas pr un escáner, sin cm módul de escane de la misma herramienta, cm es: Eliminación autmática de páginas blancas, crrección autmática de alineamient, desmanchad y enderezad autmátic de imágenes escaneadas, eliminación de manchas pecas. El sftware debe permitir escanear y grabar imágenes en el servidr a un (0) más usuaris en el módul de scanninq trabajand paralelamente. Capacidad de efectuar prcess de OCR durante el prces de escane OCR incluid en el prduct principal. Escane en múltiples idimas y cn funcinalidades de eliminación de líneas (verticales, hrizntales), eliminación de pecas. Capacidad para autrizar denegar accines de ls usuaris grups de usuaris, sbre carpeta y/ dcuments, cm mínim de accines de explración, visualización, mdificación, brrad, ver/realizar resaltads - ntas electrónicas, cambiar nmbres de ls dcuments, mdificar metada y crear nuevs dcuments. Seguridad a nivel de carpeta, dcument y hasta cultar una páqina. Capacidad de integrarse cn el Directri Activ de Windws, de tal frma de pder imprtar ls usuaris y cuentas desde el dmini del OEFA. Capacidad de visualizar dcuments a pantalla cmpleta, imagen e índices miniaturas, cn tdas las imáqenes del dcument. Permite imprimir td el dcument, determinadas páginas, sl una zna sección seleccinada de la imagen. Debe tener la capacidad de imprimir las imáaenes cn ls resaltads, sells. Capacidad para seleccinar cn el muse, mediante recuadrs, una determinada zna de la imagen y cpiarla al prtapapeles del Windws para permitir inteararla cn cualquier aplicación. Capacidad de cntrlar las versines pr ls cambis en ls dcuments, de tal frma pder cntar cn las versines precedentes v la final seaún se requiera. Para ls usuaris autrizads, la herramienta debe permitir anexar sustents en ls archivs electrónics sbre la imagen de un dcument existente. Est permite tener registrad ls sustents de un dcument diqitalizad. Una vez visualizad un dcument en el repsitri, el sftware debe tener la capacidad para el enví del mism pr permitiend previamente cnvertirl hacia tr frmat cm PDF, TIFF, JPG. El cnvertidr de frmats debe ser parte de la herramienta, sin necesidad de tercers. El dcument debe permitírsele ser enviad cm anexad attach al cm un acces direct (URL) dentr del . Dada la cnfidencialidad de ls dcuments, la herramienta debe permitir pistas de auditría a nivel de

7 un expediente, de un dcument en particular, de un usuari, pr una fecha en particular, permitiend cntar cn re rtes de ls misms. El cntenid de imágenes y dcuments electrónics, debe rganizarse en unidades de almacenamient 20 parciales, tip vlumen permita definir una determinada capacidad de almacenamient y avisar en frma autmática, cuand este vlumen se esté c and. TOTAL Nta: el puntaje mínim es de 8Q punts. Análisis Cmparativ Cst - Benefici En el análisis del cst benefici se ha tmad en cuenta ls criteris slicitads en el punt 8 del reglament de la Ley Nº 2862, ls cuales sn: Criteris mínims: Licenciamient Hardware necesari para su funcinamient Sprte y mantenimient extern Persnal y mantenimient intern Capacitación Impact en el cambi de la platafrma Garantías cmerciales aplicables 6.6 Cst: En función de pder evaluar el cst de ambas slucines se ha elabrad el siguiente cuadr, en el cual se detalla el cst aprximad de las mismas: Cuadr ITEM CRITERIO DE EVALUACIÓN Alfresc One Starter versión Laserfiche Licenciamient Requiere Requiere 2 Cantidad de licencias referenciales Cst referencial en nuevs sles pr la cantidad de licencias lntel/amd Ghz, lntel/amd Ghz, Hardware necesari para su GB de RAM, 2 GB de RAM, 2 funcinamient GB de espaci GB de espaci libre en el disc libre en el disc

8 dur. dur. Sprte y mantenimient extern Requiere Requiere 6 Persnal y mantenimient intern Requiere Requiere 7 Capacitación para el us del Sftware Requerid para el Requerid para el del Sistema de Administración de persnal a carg persnal a carg Cntenids 8 Cst de referencial, en nuevs sles, pr capacitación y sprte Dat n dispnible 9 El prveedr El prveedr Garantía cmercial prprcina prprcina garantía garantía cmercial cmercial 0 Baj impact Alt Impact (Actualización del (Sftware nuev Impact en el cambi de la sftware actual, para el actual platafrma de la versión gestr).. a la versión ) (*) Ls csts se han determinad en base a una ctización btenida del prveedr de Alfred One Starter versión y a una evaluación realizada en tra entidad pública para el cas de Laserfiche. Asignación de puntajes para criteris a evaluar Para medir ls criteris indicads en el cuadr anterir, se ha elabrad una escala de puntajes y pess para cada criteri, ls cuales se indican el siguiente recuadr: Cuadr 6 ITEM CRITERIO DE EVALUACIÓN Puntaje Pes REQUIERE NO REQUIERE 0 MAYOR CANTIDAD DE LICENCIAS 2 IGUAL CANTIDAD DE LICENCIAS MENOR CANTIDAD DE LICENCIAS 0 MENOR COSTO 0 MAYOR COSTO MENOR HARDWARE 0 IGUAL HARDWARE MAYOR HARDWARE REQUIERE NO REQUIERE 0 6 REQUIERE Csts del Laserfiche btenid del Infrme Técnic Previ de Evaluación de Sftware del Institut Gelógic Miner y Metalúrgic (INGEMMENT). 29 de Agst de 207.

9 7 8 9 NO REQUIERE 0 PARA TODO PERSONAL SOLO PERSONAL TÉCNICO 0 MENOR COSTO 0 MAYOR COSTO SE PROPORCIONA GARANTÍA 0 NO SE PROPORCIONA GARANTÍA ALTO IMPACTO 0 MEDIANO IMPACTO 0 NO HAY IMPACTO 0 (*) La escala de evaluación va del al O tant para puntaje cm para pess. Resultads de le Evaluación El siguiente cuadr muestra el resultad de la evaluación cst benefici del Sftware de Administración de Cntenids. Cuadr 7 Alfresc ITEM CRITERIO DE EVALUACIÓN One Starter versión Licenciamient 2 Cantidad de licencias referenciales Cst referencial en nuevs sles pr la cantidad de licencias Hardware necesari para su funcinamient Sprte y mantenimient extern 0 6 Persnal y mantenimient intern 7 Capacitación para el us del Sftware del 0 Sistema de Administración de Cntenids 8 Cst de referencial, en nuevs sles, pr 0 capacitación y sprte 9 Garantía cmercial 0 0 Impact en el cambi de la platafrma 00,, :, >ié<,,. (. to'f AL ; < ;r, ;. j9t,. C} '<}'; C, cs,;;:.;,y ;:T. ';. ':.. ;.. ; ;... Laserfiche "f()q : : 6. 7 Benefici: Ambas pcines de sftware permitirán btener ls siguientes beneficis:. Se almacenarán ls dcuments/archivs de manera centralizada.

10 2. Permitirá mejrar el tiemp de respuesta del registr, btención y visualización de ls dcuments u trs archivs registrads en el sftware de administración de cntenids.. Se btendrán búsquedas avanzadas y más específicas de archivs.. Se implementará baj la platafrma Linux Red Hat Enterprise cn que actualmente el OEFA cuenta cn licencias.. Se manejará niveles de seguridad adecuads pr usuaris. 6. Se prveerá un mantenimient cn una determinada blsa de hras a ser cnsumidas en un añ. 7. Se atenderán incidencias y se implementarán requerimients a slicitud del OEFA. Se determinó ls atributs características técnicas mirnmas que deben ser cnsiderads para una evaluación de sftware, asimism se estableció la valración cuantitativa de cada característica. El prduct Alfresc One Starter Versión btuv un puntaje prmedi de 97 sbre 00 habiend btenid puntaje aprbatri en tdas las métricas y cumple cn las necesidades de la Institución. El prduct Laserfiche btuv un puntaje prmedi de 89 sbre 00 habiend btenid puntaje aprbatri en tdas las métricas y cumple cn las necesidades de la Institución. En el análisis cst benefici el prduct Alfresc One Starter Versión btiene 90 punts, cn un imprtante cmpnente y ventaja en impact de cambi de platafrma debid a que sl implicaría un cambi de versión cn la implementación actual. Pr tr lad, Laserfiche btiene 00 punts e implicaría un alt riesg la migración a una nueva slución tecnlógica. Lueg de haber aplicad la Guía de Evaluación de Sftware se ha llegad a la cnclusión de que ambs sftware sn adecuads para cubrir las necesidades del OEFA, per Alfresc One Starter Versión es la de menr impact en la platafrma debid a que implicaría una actualización de versión y n un cambi radical de tecnlgía. 7. Recmendación Las herramientas de Sftware analizadas cumplen cn ls requisits técnics mirnms requerids pr la OTI, tienen sprte lcal, sn prducts ampliamente cncids y en ese

11 sentid resultan las mejres pcines para la Entidad. Es precis mencinar que pr un tema de reducción del impact y riesgs en la implementación de sftware, es mejr ptar pr un cambi de versión de la slución actual. Pr tant, esta ficina recmienda realizar el prces de sprte técnic y actualización tmand en cnsideración estas herramientas y sus cnclusines en el presente infrme. 8. Firmas RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN Félix Melchr Sants López Arquitect de Tecnlgías JEFE DEL ÁREA USUARIA Amparit Gianina Aceved Flres Jefe de la Oficina de Tecnlgías de la nfrmación

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