Lección 1 Redactando un resumen ejecutivo

Transcripción

1 Lección 1 Esta lección le enseña a convertir un documento de investigación o un caso de estudio en un Resumen Ejecutivo de dos páginas. Asimismo, le ayuda a redactarlo de manera que impacte eficazmente sobre su audiencia meta. Usted aprenderá cómo transformar el contenido técnico detallado en un formato más accesible para los lectores, así como la importancia de utilizar un lenguaje conciso e interesante para motivar a los lectores a pensar o actuar de forma particular. Más adelante en la capacitación, durante la segunda fase universitaria, usted tendrá que preparar un Resumen Ejecutivo para su Plan de Proyecto. Dicha actividad será más compleja que la contenida en esta lección, sin embargo se aplicarán varias de las mismas habilidades y técnicas. Al terminar esta lección, usted será capaz de: redactar un resumen ejecutivo para un documento corto de investigación o un estudio de caso modificar su redacción para una audiencia meta específica redactar de forma clara y persuasiva para alcanzar una meta específica tomar un contenido extenso y detallado y convertirlo en un resumen corto, resaltando solamente los puntos más relevantes e importantes. 1

2 Actividad: Redactando un Resumen Ejecutivo para un documento de investigación Instrucciones para el participante Paso 1 Propósito Utilizar las presentes herramientas de redacción básicas para redactar un resumen ejecutivo sobre un documento de investigación o un estudio de caso. 90 minutos, incluyendo tiempo de lectura Paso 2 Participe en la actividad Esta lección le ayuda con la tarea de la lección Investigación secundaria, aprendiendo sobre la universidad y sus recursos sobre cómo convertir un documento de investigación en un resumen ejecutivo de dos páginas. 1. Escuche activamente al resumen presentado por su instructor y participe en la discusión. 2. Tome el documento de investigación que usted ha elegido para practicar redactar un resumen ejecutivo. Comparta con la clase el tema del documento, para quién va a redactar el resumen, y qué desea usted que piense o haga esa persona al leer el resumen. 3. Utilizando el esquema presentado por el instructor, use los próximos 30 minutos redactando por su cuenta la primera frase y 2-3 puntos para cada ítem en el esquema. 4. Trabaje en pareja o según lo indique su instructor. 5. Lea el esquema de su compañero y haga comentarios sobre el esquema leído. Sobre la base de lo presentado en la lección, comente los puntos que funcionan bien y las cosas que pudieran mejorarse. 6. Comparta con toda la clase los puntos más problemáticos. 7. Termine el resumen ejecutivo de su documento de investigación como tarea, utilizando la lista de verificación ubicada en el contenido de la lección. Esta tarea será calificada como parte del curso de maestría, Métodos Cualitativos de Investigación, COMX,

3 Usted aprenderá la importancia de lograr un impacto positivo en su audiencia de manera que la misma actúe como usted lo desea. También practicará una variedad de técnicas de redacción para crear un resumen ejecutivo claro, persuasivo y agradable de leer. Qué es un resumen ejecutivo Un resumen ejecutivo es una presentación general breve y escrita de un plan, informe o propuesta más extensos. Es una herramienta diseñada para proveer a los 'ejecutivos' ocupados (u otros profesionales) con respuestas rápidas a preguntas como: " Qué información contiene este documento?" y " Qué hay de interés para mí?" Al igual que la mayoría de las comunicaciones, el resumen ejecutivo se utiliza para alcanzar una meta - ya sea lograr que alguien lea más, esté de acuerdo con proveer comentarios, comparta información con otros u ofrezca un tipo específico de apoyo o respaldo que usted necesita para lograr el éxito. Un resumen ejecutivo generalmente tiene una orientación crítica o persuasiva, contrario a un abstracto, que es una sinopsis de solo los hechos con el propósito de ayudar al lector decidir si desea leer el documento completo. Es importante redactar el resumen ejecutivo bajo el supuesto que algunos lectores no revisarán todo el plan o propuesta (debido a que no tienen tiempo, interés o necesidad de conocer todos los detalles). El resumen debe por lo tanto no solo describir sino presentar los puntos principales de la manera más concisa y atractiva posible. Cómo redactar un resumen ejecutivo Paso uno: Identifique su audiencia y su objetivo El comprender a su audiencia y su meta para esa audiencia es un primer paso crucial para cualquier comunicación. Por lo tanto, antes de avanzar, usted debe decidir qué desea que su lector haga, piense o sienta una vez que haya leído su resumen ejecutivo. Desea que el lector cambie su opinión sobre algo o que apruebe su proyecto o que comprenda mejor sus retos? Cualquiera que sea su meta, su redacción tiene que ser a la medida de esa meta. 3

4 Empiece a trabajar en su resumen ejecutivo contestando las siguientes preguntas: Para quién escribo este resumen ejecutivo? ( jefe?, compañeros? expertos científicos?) Cuál es el conocimiento que ellos tienen sobre el tema? (necesito presentar muchos antecedentes o explicaciones o puedo empezar desde un nivel más avanzado?) Cuál es su actual opinión sobre el tema? (tienen ya un sesgo o una noción preconcebida de este tema o será esta la primera vez que piensan sobre el asunto? Si ya tienen noción, tome en consideración la opinión del lector cuando redacte su mensaje e incluya información que trate directamente sobre sus preocupaciones/intereses). Qué quiero que el lector haga, piense o sienta cuando haya terminado de leer mi resumen ejecutivo? (No sólo debe limitarse a adecuar su redacción conforme a esta meta, si no debe enunciarla claramente en el documento. De esta forma el lector sabe por qué se le pidió que tomara tiempo de su apretada agenda para revisar el resumen ejecutivo.) Una vez que sabe para quién está escribiendo y por qué, puede empezar a desarrollar y ver el contenido a través de un lente más estratégico. Paso dos: Haga un esquema Un resumen ejecutivo generalmente es de una a cuatro páginas. La extensión depende de la cantidad de información que esté resumiendo y el tiempo que espera que el lector esté dispuesto a invertir en leerlo. Independientemente de la extensión, empiece por hacer un esquema o lista de los puntos más importantes que quiere cubrir. Los redactores expertos recomiendan estilos de guías diferentes, así que Rare ha escogido uno que se adecua a la actividad que tiene como tarea en esta lección. En la segunda fase universitaria (Módulo 3) le daremos un esquema específicamente diseñado para ayudarle a redactar un resumen ejecutivo para su plan de proyecto. Escriba una frase para cada sección de la guía o esquema Empiece redactando una frase para cada sección del esquema que se sugirió arriba. Usted irá ampliando cada sección una vez que empiece a escribir todo el resumen. 1. Un comienzo que atraiga la atención: empiece con una o dos oraciones que capturen al lector instantáneamente. Haga una pregunta importante, provea información sobre un hecho apremiante o haga una cita del mismo documento o presente una aseveración osada o inesperada. La idea es evitar el síndrome del primer párrafo aburrido, que es común en los documentos de negocios y tenga claro que su lector es una persona real que probablemente tenga otros 20 documentos aburridos que leer. Un comienzo atractivo le da a su resumen una ventaja y retiene la atención de su lector. 4

5 2. Introducción y resumen del propósito principal: una vez que cuenta con la atención del lector, debe introducir formalmente el tema y el propósito de su resumen. Deje claro el título, autor y la fecha del documento. Luego conteste lo siguiente en un párrafo: a. Por qué le estoy presentando un resumen de este documento? b. Lo que espero que aprenda o que le motive una vez leído este resumen 3. Resumen del documento: en el resto del resumen ejecutivo describa los siguientes puntos en secuencia. Empiece escribiendo una oración para cada uno: a. Objetivo del estudio o proyecto de investigación b. Pregunta o reto que se enfrenta c. Método utilizado para abordar la pregunta d. Respuestas y productos obtenidos e. Conclusiones o recomendaciones 4. Sus recomendaciones: finalice planteando de nuevo el punto principal. Lo que piensa que puede aprenderse del documento o del estudio de caso que se pueda aplicar a su propia situación y que por lo tanto recomienda que el lector piense, sienta o haga. Paso tres: Desarrolle el resumen completo En este punto, usted debe poder ver su esquema y puntos principales y tener una idea de cómo su documento se leerá una vez completado. La tarea ahora es completarlo con información relevante de antecedentes y datos de refuerzo, así como asegurar que cada sección fluya bien hacia la siguiente de forma tal que su narración sea cohesiva. Necesitará dejar la mayoría de los detalles y ejemplos ilustrativos para el documento completo. Debe incluir solamente las principales ideas, hechos y antecedentes necesarios para que su lector entienda el objetivo, crea en los productos y evalúe la conclusión general. Ser breve y conciso es la clave para un resumen bien redactado. Consejos sobre el tono y estilo de la redacción Sea breve y conciso Deje la mayoría de los detalles y ejemplos ilustrativos del documento de investigación fuera del resumen. 5

6 Sólo incluya las ideas principales, hechos y antecedentes necesarios para que el lector: Entienda el objetivo de la investigación; Crea en el producto; Evalúe la conclusión general. Ser breve y conciso es la clave para redactar un buen resumen. Lo que debe evitar es solo tomar algunas oraciones de secciones claves y simplemente enlazarlas. En lugar de eso, revise todo el documento y vuelva a redactar algunos elementos que considere relevantes. Luego pula lo que ya redactó hasta que el texto suene fluido y sin exceso de palabras. Recuerde, los mejores escritores redactan hasta 5-10 borradores de un documento antes de quedar satisfechos. No se desvíe de su punto principal En una buena comunicación, siempre debe haber un punto principal con el que el lector o quien escuche se sienta identificado. Se debe poder extraer el punto principal en una o dos oraciones al principio del documento, y luego el resto de su contenido debe construir una plataforma para este mensaje o proveer evidencia que lo apoye. Lea sus borradores en voz alta En el momento que su redacción se vuelva complicada o compleja, el lector probablemente olvide o deje de importarle el punto principal. Y usted perderá la oportunidad de causar impacto. Lee su primer borrador en voz alta a alguien y pregúntele si con honestidad lo encuentra interesante y fácil de entender. Haga lo mismo con el segundo borrador, con alguien diferente. La jerga técnica, acrónimos y abstracciones elaboradas son barreras a la comprensión. Las oraciones directas, con palabras concretas y las frases explícitas ayudan a que su significado sea claro. Finalmente, escoja un estilo de redacción que usted mismo disfrute leyendo. La redacción empresarial no necesariamente tiene que ser aburrida o encopetada. No necesita seguir las mismas reglas que aplican para una tesis de doctorado. Esta redacción tiene un propósito completamente diferente y otra audiencia: su propósito es capturar el interés y conducir a la acción. 6

7 Las bases de la buena redacción Aprenda las bases La gramática tiene razón de existir. Ayuda a las personas a entenderse. Los errores en puntuación, ortografía y sintaxis alterarán y menoscabarán su mensaje. Si necesita ayuda con la gramática, compre una guía básica. O simplemente escriba errores gramaticales más frecuentes en su buscador de Internet para obtener una lista de los errores más comunes. Las faltas de ortografía y mala gramática le dan una imagen poco profesional a usted y a su organización. También debe usar el corrector de ortografía y gramática o pedirle a alguien que revise su trabajo. Use lenguaje y frases efectivas Escriba oraciones activas en vez de pasivas. Esta es la forma más efectiva para mejorar un texto aburrido. Activo: Seis trabajadores protestaron. Pasivo: Una protesta fue iniciada por seis trabajadores Use un tono informal y palabras reales. A pesar de que quiere sonar inteligente y preparado, no necesita usar frases complejas o lenguaje formal. Esto no atrae a la mayoría de lectores y le hace sonar como que si se está esforzando demasiado. Informal: De acuerdo a lo discutido, adjunto una propuesta para su revisión. Formal: Conforme a nuestra conversación, por favor encuentre adjunta una copia de la propuesta para su lectura. Informal: El criminal se escapó de la cárcel. Compleja: El individuo que perpetuó el crimen escapó de las instalaciones de retención. Sea específico en vez de vago. No use oraciones que adolecen de los factores clave o que dejan al lector inseguro de lo que quiere decir. Específico: El departamento de mercadeo utilizará el dinero para comprar una nueva computadora y software para gráficas. Vago: El dinero será redirigido por el departamento de mercadeo. 7

8 Déle un buen formato a su documento Haga que su documento sea fácil de leer utilizando estas técnicas: Use titulares y viñetas para capturar la atención del lector, Divida el texto en pequeñas secciones, Use viñetas con frases cortas para resaltar puntos importantes, Deje márgenes de por lo menos una pulgada a cada lado de la página, Empiece nuevos párrafos con frecuencia para que la lectura no parezca demasiado densa. Lista de verificación para la completación del resumen ejecutivo Revise la gramática y ortografía de su resumen, revise el formato y lea su documento en voz alta para identificar cualquier lenguaje inadecuado. Antes de terminar, conteste las siguientes preguntas para revisar si el contenido está completo. Incluí todo lo que era necesario en el resumen ejecutivo para hacer una representación justa y certera del reporte de investigación completo? Basado en mi conocimiento sobre los intereses, sesgos y preguntas probables del lector, hay alguna otra cosa que deba incluir? Hay oraciones que puedo acortar o simplificar, manteniendo el mismo significado? Estaré usando jerga, acrónimos o lenguaje técnico que el lector pueda desconocer? Habré repetido algo innecesariamente? Habré dejado claro el punto principal al inicio y al final del documento? Si puede contestar apropiadamente a todas estas preguntas, el resumen ejecutivo está terminado. 8

9 Resumen En el transcurso de su campaña Pride usted muy probablemente tendrá que leer y redactar muchos documentos e informes. Algunos como su Plan de Proyecto podrían contener varias páginas. Use las herramientas básicas de redacción presentadas en esta lección para avanzar en el desarrollo de cada componente de su Plan de Proyecto. Tenga en mente al ir desarrollando cada página de su Plan de Proyecto final que cada pieza es importante, pero que no todas las personas tienen el tiempo o la inclinación de leer cada página. Un buen resumen ejecutivo ayudará al lector a tomar decisiones informadas dentro de un margen limitado de tiempo. 9

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