Secretaría de Finanzas y Administración Dirección General de Control Gubernamental

Transcripción

1 Página 1 de 5 Colima, Col. a 24 de Octubre de 2011 Lic. Guadalupe Ariadna Flores Santana Directora General del DIF Estatal De conformidad con los procedimientos para la realización de auditorías a sistemas de gestión de calidad implementados por esta Secretaría, se presenta el siguiente Informe de Auditoría. N auditoría: 01/2011 Fecha de la auditoría: 6 de Octubre de 2011 Dependencia/Área Auditada/Organismo: Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Colima Objetivo de la Auditoría: Verificar la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 Alcance: Plan de Calidad Consulta Médica Especializada Plan de Calidad de Gestión Social Plan de Calidad una Entrega de Corazón Plan de Calidad Operación de CEDECOS Plan de Calidad Actividades para el Desarrollo Comunitario Plan de Calidad Coordinación con Instituciones Criterios de la Auditoría (ISO): Todos los puntos de la Norma ISO 9001:2008. a excepción de los puntos excluidos en el Manual de la Calidad Auditor-a líder C.P. Alejandra Rubí Prado Pérez Auditores-as internos Lic. Natalia Citlali Huizar Corona Lic. Adriana Margarita Robles Larios Auditores-as en entrenamiento Lic. Luis Felipe Paredes Brambila. Lic. Claudia Iveth Bueno Huerta Personal entrevistado de la Dependencia/Área auditada/organismo Nombre Puesto Área/Proceso Tayde Hugo Corona López Controlador de Documentos Capítulo 4 de la Norma ISO 9001:2008 Guadalupe Ariadna Flores Santana Ma. del Carmen Castellanos Velázquez Alta Dirección Capítulo 5 de la Norma ISO 9001:2008 Directora Administrativa Capítulo 6 de la Norma ISO 9001:2008 Tayde Hugo Corona López Representante de la Dirección y personal operativo Capítulos 5 de la Norma ISO 9001:2008 Varios Áreas operativas Capítulo 7 de la Norma ISO 9001:2008 Desarrollo de la auditoría: El Plan de auditoría sufrió pequeñas modificaciones por lo extenso de la revisión y los traslados a los lugares a auditar, tratándonos de sujetar al horario marcado, el Plan de Calidad para Operación de CEDECOS fue revisado por la Licda. Natalia Huizar Corona y los puntos 8.3 y que aplican en las área operativas no fueron auditados, esto fue mencionado en la reunión de cierre, a fin de que el Representante de la Dirección

2 Página 2 de 5 les ayude a identificar los productos no conforme de sus procesos, y que realicen las acciones preventivas, correctivas y de mejora; por lo demás la auditoría se llevó a cabo sin contratiempos, resaltando la excelente disposición del personal, quienes nos brindaron la confianza e información necesaria para verificar el cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008. Requisito (ISO -MEG) Descripción del Hallazgo (No conformidades, Observaciones y Oportunidades de mejora Manual de la Calidad Control de documentos Inciso a) Control de los registros El Manual de la Calidad del DIF menciona al Centro de Rehabilitación Integral (CRI) el cual legalmente no existe, normativamente sigue siendo Centro de Rehabilitación y Educación Especial (CREE). En él se pretende certificar el Plan de Calidad para Consulta Médica Especializada. No conformidad La listas maestras para el control de documentos externos y la de registros se encuentran sin terminar Control de documentos Oportunidad de Mejora La Lista maestra de documentos internos y el plan de calidad para consulta médica especializada no se encontraban aprobados y revisados, este plan de calidad, en el punto de uso lo tenían sin fecha, clave ni versión Control de documentos Inciso c) La lista maestra de control de registros es muy ambigua, en lo que respecta a la columna de ubicación, menciona por ejemplo carpeta, expediente sistema. Oportunidad de Mejora El plan calidad para gestión social en parte del paginado no cuenta con número de versión Control de documentos Oportunidad de Mejora Control de documentos Control de registros Oportunidad de mejora En la lista maestra de documentos internos, el formato FO se llama Formato de derivación y en el punto de uso se llama formato de canalización, y en la lista maestra de documentos internos el formato FO se llama Relación de apoyos económicos y en el punto de uso se llama Relación de apoyos. No se cumple con el procedimiento de control de documentos, ya que no se encontraron disponibles en la página web los documentos un día antes de la auditoría, siendo que estos fueron aprobados desde el mes de septiembre. En el Plan de Calidad para actividades para el Desarrollo Comunitario las fechas de emisión y fecha de actualización son diferentes. 5.1 Compromiso de la Dirección Representante de la Dirección No se pudo evidenciar con la minuta correspondiente la sesión del Comité de Calidad, cuando fueron aprobados la Política y los Objetivos de la Calidad. No Conformidad No se formalizó el nombramiento del actual Representante de la Dirección. La Persona que fue nombrada anteriormente como Representante de la Dirección, actualmente no labora en el DIF; para el desarrollo de la auditoría

3 Página 3 de Política de la calidad Inciso d) Competencia, formación y toma de conciencia Competencia, formación y toma de conciencia el Controlador de Documentos tomó los dos papeles. Oportunidad de Mejora En las oficinas centrales y en el CREE no se mostró evidencia de que haya sido comunicada la Política de la Calidad. En el voluntariado si se encontraron, sin embargo no tenían número de versión. No conformidad Los expedientes del personal no cuentan con evidencia de los cursos tomados, en la entrevista con los encargados del área indican que la documentación apenas se está gestionando con los trabajadores. Además no se pudo evidenciar la detección de necesidades de capacitación del personal, ni la existencia de un programa de capacitación. Oportunidad de mejora 6.3 Infraestructura Oportunidad de mejora 6.4 Ambiente de Trabajo Oportunidad de Mejora Se realizó al personal una evaluación de su desempeño, sin embargo no se han tomado acciones de dichos resultados. No se cuenta con un programa de mantenimiento preventivo vehicular. Se mostró el programa de mantenimiento de aires acondicionados de las oficinas centrales, sin embargo no se encontraron registros de que se realizara este mantenimiento. Plan de Calidad para Consulta Médica Especializada El dueño del proceso manifestó que dentro de la etapa de estudio socioeconómico la salida es el carnet de citas, el punto de control es la tabla de cuotas de recuperación, lo que no se plasmó en el diagrama. En la etapa de pago de cuota de recuperación la salida y los requerimientos de salida es un comprobante de pago, no se enlistaron los requerimientos. Los registros de calidad Carnet de citas y Receta médica no se conservan en la dependencia, se los lleva el paciente. Valorar que no sean registros de calidad. No se enlistan en términos/definiciones los conceptos de Sistema de recepción de servicios SIPS 1 SIPS 2 SIPS 06 Estudio socioeconómico preconsulta cuota de recuperación. Plan de Calidad para una Entrega de Corazón Considerar mencionar en este Plan de calidad se especifiquen las actividades que se realizan en forma semestral como son: la elaboración de tarjetas y entrega de tarjetas a las coordinaciones del voluntariado. Oportunidad de mejora En este momento y hasta el mes de diciembre se va a operar con las Tarjetas de Control que ya habían sido entregadas para este semestre, las cuales no contienen la clave FO que les fue asignada.

4 Página 4 de 5 En el indicador Calidad de la entrega el registro del tiempo dedicado por el voluntaria/o al beneficiario es muy relativo y difícil de medir. Plan de Calidad para Coordinación con Instituciones El registro de calidad Formato de programación de eventos DIF no se encuentra plasmado dentro del diagrama del plan de calidad. El registro de calidad material de difusión de acuerdo a lo comentado no siempre se realiza. Por lo que se pudo apreciar en este Plan no comprendieron lo que son salida (Registros, indicadores) y los requerimientos de salida, ya que fueron plasmados en forma contraria, por ejemplo marcaron como salida el número de asistentes al evento y como requerimiento de salida la lista de asistencia, lo mismo sucede con informe del evento. Tal como se encuentra planteado el indicador eventos realizados, no generan la información que requieren. A decir de la dueña del proceso, no se generan registros para calcular el indicador Número de asistentes a actividades para el desarrollo comunitario. Plan de Calidad para Operación de CEDECOS En la parte inicial del diagrama mezclaron cuando es la entrega del CEDECO por parte de la Secretaría de Desarrollo Urbano al DIF. A decir del dueño del proceso, el inicia con la entrega del CEDECO a una Coordinación del Voluntariado que va ha ser responsable del CEDECO. La salida (Registros, indicadores) personas inscritas/personas que asistieron y los requerimientos de salida Lista de asistencia, fueron plasmados en forma contraria. En el diagrama del Plan de Calidad se hace mención de un Comodato de entrega recepción a Coordinación de Voluntariado responsable, el cual no fue contemplado como registro de calidad. Tal como se encuentra planteado el indicador cursos impartidos, no generan la información que requieren. Plan de Calidad para actividades para el desarrollo comunitario Considerar Orden del día Lista de asistencia actividades programadas respuesta a la convocatoria y el informe no se incluyeron como registros de calidad a pesar de ser evidencia del trabajo desarrollado.

5 Página 5 de 5 Puede complementarse aún más el Marco Normativo con los reglamentos de las áreas donde se llevan a cabo los cursos y actividades. Enriquecer términos/definiciones. 7.1 Realización del Producto En la parte Elaboración de informe en vinculación marca al DIF Estatal, siendo la vinculación en primera instancia con la Secretaria Ejecutiva del Voluntariado. Los formatos de listas de asistencia no son los utilizados en el Sistema de Gestión de Calidad y considerar agregarlo como un registro de calidad. Plan de Calidad para Gestión Social En el diagrama, la salida de la etapa de archivar dice número de peticiones recibidas cuando en realidad es un concentrado de apoyos económicos que se trasfiere al área de contabilidad, esto para la comprobación de gastos, por lo que la vinculación debe ser la Dirección de Administración y Finanzas. Conclusiones: En base a los hallazgos encontrados, el Equipo Auditor concluye que el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Colima da cumplimiento en su mayoría a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, encontrando en mayor número observaciones y áreas de oportunidad. Se sugiere analizar el Marco Normativo de los Planes de Calidad. Se debe designar a la brevedad al Representante de la Dirección. Es importante que se trabaje en el Control de Documentos y de Registros, y se difundan los procedimientos de Producto No Conforme y el de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Hallazgos No. No conformidades 3 Observaciones 12 Oportunidades de mejora 16 Total de Hallazgos 31 Atentamente C.P. Alejandra Rubí Prado Pérez Auditora Lider