MANUAL DEL USUARIO CUENTAS MEDICAS Versión 4.2

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO CUENTAS MEDICAS Versión 4.2 Bogotá D.C., Julio 2007

2 TABLA DE CONTENIDO 1 Adm Cuentas Pasar Orden Auditoria Presencial A Urgencias Radicación Radicación: Mantenimiento Radicación Devolver Radicación Anular Radicación Estado Radicación Reporte Radicaciones por Fecha de Proceso Reporte Radicaciones por Fecha de Radicación Registro Registro Adición de Items por Autorización Generación de Informe Preliminar Adición de un Item Eliminación de un Item Edición de un Item Aceptación de Cuenta Aplicar Descuento Estado Radicación Auditoria Cuentas Médicas Revisión de Inconsistencias (Por Evento) Adición de un ítem Eliminación de un Item Edición de un Item Visualización de Items Generación Informe Preliminar Aceptación de Cuenta (Auditoria Medica) Aceptación de Cuenta (Financiera) Revisión de Inconsistencias (Por Capitación) Generación Informe Preliminar Aceptación de Cuenta (Financiera) Retornar Radicación De Auditoria Medica A Auditoria Técnica Retornar Radicación a Registro Devolver Radicación Estado De Radicación Informes de Auditoria Análisis de Cuenta Análisis de Cuenta por Ítem Nota Débito Nota Crédito Consolidado de Cuenta... 43

3 4.7.6 Cuentas con Glosa Pendiente por IPS Financiera Financiera Generación Informe Preliminar Aceptación de Cuenta (Lista para Pago) Retornar Radicación a Revisión de Inconsistencias Retornar Radicación a Financiera Cuentas Listas para Pago Estado Radicación Informes de Financiera Análisis de Cuenta Análisis de Cuenta por Ítem Nota Débito Seguimiento a Glosas Respuesta a Glosas Actualización Radicación Respuesta de Glosas Auditoria Respuesta de Glosas Anular Respuesta de Glosas Retornar Respuesta de Glosas a Auditoria Conciliación de Glosas Conciliación de Glosas Informes de Conciliación de Glosas Estado Radicación Informes de Seguimiento a Glosas Interfase Contable Interfase Contable Reporte Ultima Interfase Retornar Radicación FACTURA a Listo para Pago Retornar Radicación RESPUESTA A GLOSA a Listo para Pago Estado Radicación Carga de RIPS Medicamentos Alto Costo Aseguradoras Pólizas de Reaseguramiento Convenios por Póliza Afiliados / Patología Recobro Facturas Registro Manual de Cuenta Registro Pagos Aseguradora Radicación Glosas Registro Respuesta a Glosas Seguimiento Respuesta a Glosas Generación de Informes Recobros Facturas por Afiliado... 98

4 11.2 Recobro de Facturas Registro Manual de Cuentas Registro de Pagos Radicación Glosas Registro Respuesta a Glosas Conciliación de Recobros Interfase Contable para Conciliaciones Reportes

5 CUENTAS MEDICAS El módulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la radicación, auditoria médica, seguimiento a glosas, conciliación glosas y emisión de orden de pago de las facturas o cuentas de cobro presentadas por las diferentes Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. 1 Adm Cuentas El módulo de Administración de Cuentas Medicas nos permite manejar los diferentes controles que se manejan en cuentas medicas, como es el pasara una orden de auditoria presencia a urgencias. 1.1 Pasar Orden Auditoria Presencial A Urgencias El módulo nos permite pasar una orden de auditoria presencia a una orden de urgencias. Los componentes de esta pantalla son: : Número de la Orden de Autorización. : Botón que nos permite generar los datos de la Orden. : Botón que nos permite ir a la pagina de administración de Cuentas Medicas.

6 Para ver los datos de la orden de auditoria, se debe ingresar el número de la orden y oprimir el botón. Si la orden no existe, el sistema genera el siguiente mensaje : Si la Orden existe se genera la siguiente pantalla: En esta pantalla se muestra los datos de la orden de auditoria, para poder pasar a orden de urgencias, se debe oprimir el botón Si no se encontró ningún problema el sistema genera el mensaje:

7 Para regresar a la pantalla de Pasar Orden de Auditoria Presencial A Urgencias, se debe oprimir el botón ; para ir a la pagina de administración de cuentas medicas, se debe oprimir el botón. 2 Radicación Este módulo permite radicar manualmente una cuenta, actualizar la misma, devolver y anular una radicación y ver el estado de un radicado, manejando el valor facturado total y por cada IPS. Para entrar al proceso de radicación es necesario seleccionar el módulo CUENTAS MEDICAS del marco izquierdo y el sistema muestra una ventana que se llama CUENTAS MEDICAS RADICACIÓN. En esta ventana el sistema nos muestra siete opciones a las que tenemos acceso en este módulo, las cuales son: 2.1 Radicación: La opción de RADICACION permite registrar una cuenta de cobro entregada por uno de los proveedores de servicios (IPS) contratados para que sea auditada y posteriormente cancelada. El sistema a cada cuenta registrada le genera un número de consecutivo de radicado, el cual le permitirá a los usuarios hacerle un seguimiento a la cuenta.

8 En la ventana de RADICACION CUENTA se debe digitar la información correspondiente a los datos de la factura o cuenta de cobro según sea el caso, se encuentran integrados a este menú los siguiente campos y botones: Radicación Campo que asignará automáticamente el sistema a cada factura ó cuenta de cobro. Fecha Rad Día (dd), mes (mm) y año (aaaa), en que se efectúa el proceso de radicación de la cuenta. Número Documento Corresponde al Número con el cual se identifica la Factura ó Cuenta de cobro. Tipo Cuenta Permite seleccionar el tipo de documento, que puede ser: Factura ó Cuenta de Cobro. Departamento Es el departamento de la (IPS) que presenta la factura o cuenta de cobro. Ciudad Es el ciudad de la (IPS) que presenta la factura o cuenta de cobro.

9 Proveedor Contrato Entidad prestadora de servicios (IPS) que presenta la factura o cuenta de cobro, en esta lista desplegable solo estarán las IPS que correspondan al departamento y ciudad seleccionadas anteriormente. Fecha Cuenta Día (dd), mes (mm) y año (aaaa), de expedición por parte de la Entidad Prestadora de servicios (IPS) de la Factura ó Cuenta de Cobro. Valor Cuenta $ Valor total de los servicios facturados, (se deben omitir puntos ó comas). Valor Copago $ Valor total del copago de la factura si aplica, (se deben omitir puntos ó comas). Valor Descuento $ Valor total de descuento en la factura si aplica, (se deben omitir puntos ó comas). Valor IVA $ Valor total del IVA de la factura del prestador (IPS) si aplica, (se deben omitir puntos ó comas). El botón RADICAR realiza el proceso de radicación, si la cuenta a radicar ha sido anteriormente radicada y se encuentra activa, el sistema generará un mensaje indicando esta novedad e indicándonos el número de radicado con el que la cuenta fue registrada; y no se podrá radicar.

10 Si el proceso de radicación fue exitoso el sistema indica la información con la que fue radicada la cuenta. Para regresar a la ventana CUENTAS MEDICAS RADICACIÓN haga click en el botón MENU RADICACION. El sistema NO PERMITE LA DUPLICIDAD de facturas ó cuentas de cobro, para tal caso el sistema le informará de la existencia de un documento que tiene los mismos datos de radicación (proveedor, número documento). IMPORTANTE

11 El sistema cuenta con un parámetro de control que no permite realizar el proceso de radicación en el sistema después de un tiempo límite de haber recibido la cuenta, dicho parámetro es manejado por el administrador del sistema y se debe ajustar a los requerimientos de la entidad. Este proceso actúa tanto en la radicación mantenimiento de la misma. de la cuenta como en el 2.2 Mantenimiento Radicación La opción de Mantenimiento Radicación, le permite al usuario actualizar ó corregir, sin cambiar el número de radicación, los datos ingresados erróneamente al sistema como son: Fecha Radicación, Número Documento, Tipo Cuenta, Tipo contrato, Proveedor, Fecha Cuenta, Valor Cuenta, Valor Copago, Valor Descuento y Valor IVA. Para inicial el proceso se debe ingresar el número de radicado y después oprimir el botón.

12 La consulta mostrara una pantalla de datos; el proceso de actualización o corrección de una cuenta es muy sencillo, primero se debe identificar el dato que se va ha modificar, luego se cambia por el valor deseado y se da click en el botón. El mantenimiento de una cuenta se puede realizar solamente si esta se encuentra en estado de REGISTRO. Para regresar a la ventana CUENTAS MEDICAS RADICACIÓN haga click en el botón. 2.3 Devolver Radicación La opción Devolver Radicación, se debe utilizar cuando el usuario considera que deba devolver la radicación puede ser por varias razones, faltan soportes, existen muchas inconsistencias en la cuenta etc. Para devolver una cuenta lo primero que solicita el sistema es el número de la radicación que se quiere devolver. Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicándolo.

13 De lo contrario el proceso continua desplegando la siguiente pantalla. Acá tiene la posibilidad de agregar un comentario u observación sobre el porque de la devolución de la cuenta. Seleccionando el botón DEVOLVER el sistema genera una ventana de confirmación del proceso de devolución de la cuenta, si selecciona Yes continua el proceso de contrario el proceso queda cancelado. Cuando se DEVUELVE una cuenta el sistema cambia el estado de la radicación y elimina todos los registros anexos a la misma. Solamente se pueden devolver las cuentas que tengan el estado en REGISTRO.

14 2.4 Anular Radicación La opción Anular Radicación, se debe utilizar cuando el usuario considera que deba anular la radicación puede ser por varias razones, faltan soportes, existen muchas inconsistencias en la cuenta etc. Para anular una cuenta lo primero que solicita el sistema es el número de la radicación que se quiere anular. Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicándolo. De lo contrario el proceso continúa desplegando la siguiente pantalla. Acá tiene la posibilidad de agregar un comentario u observación sobre el porque de la anulación de la cuenta. Seleccionando el botón ANULAR el sistema genera una ventana de confirmación del proceso de anulación de la cuenta, si selecciona Yes continua el proceso de contrario el proceso queda cancelado.

15 Cuando se ANULA una cuenta el sistema cambia el estado de la radicación y elimina todos los registros anexos a la misma. Solamente se pueden anular las cuentas que tengan el estado en REGISTRO. 2.5 Estado Radicación Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación. Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicándolo.

16 Para consultar el estado de una nueva cuenta seleccione el botón. Para volver al menú principal seleccione el botón. 2.6 Reporte Radicaciones por Fecha de Proceso Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron ingresadas al sistema en un periodo determinado. Para generarlo se debe seleccionar la fecha inicial y la fecha final del periodo. Si dentro del periodo seleccionado se encuentran registro se desplegará la respectiva información. De lo contrario no se mostrará ningún registro. El botón Radicación., retorna al menú principal del módulo de

17 2.7 Reporte Radicaciones por Fecha de Radicación Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron radicadas en un periodo determinado. Para generarlo se debe seleccionar la fecha inicial y la fecha final del periodo. Si dentro del periodo seleccionado se encuentran registro se desplegará la respectiva información. De lo contrario no se mostrará ningún registro. El botón Radicación., retorna al menú principal del módulo de

18 3 Registro Por medio de esta opción se pueden consultar, registrar o modificar los ítems que hacen parte de una cuenta (factura). 3.1 Registro Para ingresar a una cuenta previamente radicada, seleccione del menú principal de Registro el ítem Registro. Digite el número de radicación, haga click en el botón Consultar (la tecla ENTER o INTRO cumple la misma función). Si el número de radicación digitado no existe en el sistema se generará la siguiente ventana de error: Igualmente puede encontrar la radicación deseada entrando por el LINK RADICACIONES POR IPS. Una vez haya entrado por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones respectivas, para la IPS seleccionada. Seleccione la que desea registrar en el sistema y haga click sobre el número de radicación para entrar a la pantalla principal de Registro.

19 LINK RADICACIONES POR IPS Si el número de radicación digitado existe el sistema generará la Ventana de Registro.

20 La Ventana de Registro cuenta con las siguientes opciones e información que permiten realizar un registro completo de la cuenta: Información básica de la cuenta Información de la Cuenta El sistema permite visualizar los datos básicos de la cuenta, como son: radicación, afiliado, identificación del afiliado, IPS, número, tipo, fecha y valor del documento de cobro Adición de Items por Autorización Permite registrar uno o varios ítems a partir de una autorización realizada por el sistema. Cuando se selecciona este botón el sistema en la ventana de registro de autorización solicita el número de autorización dado por el sistema o el manual, además se deben diligenciar los datos de fecha de prestación, factura y ámbito de atención. Con el botón BUSCAR el sistema realiza la selección de los registros de la autorización especificada, el botón CANCELAR cancela el proceso y retorna a la Ventana de Registro. Si existen registros de servicios prestados con la autorización dada el sistema adiciona estos datos como ítems de la cuenta.

21 3.1.2 Generación de Informe Preliminar Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual presenta el estado actual para cada uno de los ítems registrados. Para retornar a la ventana de Registro debe hacer click en los botones >> o << ubicados en la parte superior e inferior del informe Adición de un Item Cuando se requiere ingresar un nuevo ítem a la cuenta se debe diligenciar en la Ventana de Registro el Registro de Factura, en el cual el sistema genera automáticamente el número del nuevo ítem y solicita los datos para el nuevo ítem.

22 Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea adicionar el ítem se debe hacer click en el botón REG>> Eliminación de un Item Este botón permite eliminar uno o varios ítems (registros) de la cuenta; por defecto este botón siempre esta inactivo, para activarlo se debe seleccionar el ítem a borrar haciendo click en la Casillas de Selección de Borrado que se encuentra al lado izquierdo del indicador de ítem para cada uno de los registros de la cuenta. Casillas de Selección de borrado La información eliminada por el botón Borrar no es recuperable Edición de un Item Esta opción permite editar los datos registrados a un ítem, los cuales pueden ser consultados o modificados.

23 Link de Edición de Item Para seleccionar un ítem a editar se debe hacer click en el Link de edición de Item, con lo cual el sistema genera la ventana de edición del ítem seleccionado. Este link de edición está ubicado en la columna Item. Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea actualizar el ítem se debe hacer click en el botón MODIF >>, si desea cancelar la edición debe hacer click en el botón CANCELAR Aceptación de Cuenta Cuando se han registrado los ítems que hacen parte de la cuenta, seleccionando el botón REVISAR INC la cuenta queda lista para ser auditada por los usuarios de Revisión de Inconsistencias. La cuenta que pasa a REVISIÓN DE INCONSISTENCIAS no puede volver a ser consultada en REGISTRO, si es necesario debe usar la opción Cambiar Estado de Radicación para pasarla al estado REGISTRO.

24 3.2 Aplicar Descuento Este menú nos permite aplicar descuento alas facturas radicadas. El proceso comienza indicando a que IPS se le va a realizar el descuento; para esto a hay que seleccionar la IPS en la lista desplegable de IPS a consultar. para realizar el descuento sede indicar el porcentaje de descuento en la casilla de aplicar descuento por, para actualizar los datos se debe oprimir el botón. Para regresar a la pantalla de registro, se debe oprimir el botón 3.3 Estado Radicación. Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación.

25 Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicándolo. Para consultar el estado de una nueva cuenta seleccione el botón. Para volver al menú principal seleccione el botón.

26 4 Auditoria Cuentas Médicas Este módulo permite realizar la AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS por capitación o por evento, el cual está conformado por las opciones de: Revisión de inconsistencias, Retornar Radicación a Registro, Estado de radicación e Informes de Auditoria. 4.1 Revisión de Inconsistencias (Por Evento) Con esta opción se realiza la Auditoria de las cuentas médicas por evento. Al seleccionar esta opción el sistema solicita el número de radicación asignado a la cuenta a auditar y muestra un consolidado de IPS con el número de facturas radicadas, si existe la radicación se genera la ventana de auditoria, de lo contrario se generará una ventana de error en registro.

27 Link Radicaciones por IPS Igualmente puede encontrar la radicación deseada entrando por el LINK RADICACIONES POR IPS. Una vez haya entrado por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones respectivas, para la IPS seleccionada. Seleccione la que desea auditar en el sistema y haga click sobre el número de radicación para entrar a la pantalla principal de Revisión de Inconsistencias. (Ver Numeral 3.1) Cuando el sistema pasa del estado de REGISTRO al estado de AUDITORIA DE CUENTA se genera una análisis automático de la cuenta. El sistema audita los siguientes parámetros: Afiliado en Base de Datos (G1-automática) Servicio incorporado al Plan de Beneficios (G2-automática)

28 Servicio contratado con la IPS (G3-automática) Doble cobro de procedimiento (G4-automática) Mayor valor facturado (G5-automática) Menor valor facturado (G6-automática) Soportes (G7-manual) Pertinencia del servicio (G10-manual) Autorización del servicio (G11-manual) Utilización máxima (G12-manual) Copagos (G14-manual) Otras glosas (G *) Al analizar cada uno de los ítems que hacen parte de la cuenta el sistema para cada uno de los parámetros a auditar genera un visto bueno o una inconsistencia denominada GLOSA. Existen Glosas Automáticas que solamente se pueden levantar por el análisis que realiza el sistema y Glosas Manuales las cuales el auditor las puede activar o desactivar de acuerdo a la evaluación a la cuenta. Para cada uno de los ítems de la cuenta, además de la información de glosas el sistema presenta la siguiente información: Código y descripción del servicio Indicador (grupo) del servicio Diagnóstico Valor a pagar Valor unitario Cantidad Valor cobrado Ámbito de atención Documento del afiliado Nombre del afiliado Factura Fecha de prestación Soportes La Ventana de Auditoria cuenta con las siguientes opciones e información que permiten realizar una auditoria completa y eficiente de la cuenta : Información Básica de la Cuenta

29 Valores El sistema permite visualizar los datos básicos de la cuenta, como son: radicación, afiliado, identificación del afiliado, IPS, número, tipo, fecha y valor del documento de cobro. Además aparecen los datos de valores que contienen el valor de la suma de los registros de la cuenta, el valor de las glosas y el valor a pagar Adición de un ítem Cuando se requiere ingresar un nuevo ítem a la cuenta se debe utilizar este botón, el sistema en la ventana de Revisión de Inconsistencias genera automáticamente el número del nuevo ítem y solicita los datos para el registro. Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea adicionar el ítem se debe hacer click en el botón REG >>, si desea cancelar la adición debe hacer click en el botón CANCELAR Eliminación de un Item Este botón permite eliminar uno o varios ítems (registros) de la cuenta; por defecto este botón siempre esta inactivo, para activarlo se debe seleccionar el ítem a borrar haciendo click en la Casillas de Selección de Borrado que se encuentra al lado izquierdo del indicador de ítem para cada uno de los registros de la cuenta.

30 Casillas de Selección de borrado La información eliminada por el botón Borrar no es recuperable Edición de un Item Esta opción permite editar los datos registrados a un ítem, los cuales pueden ser consultados o modificados. Link de Edición de Item Para seleccionar un ítem a editar se debe hacer click en el Link de edición de Item, con lo cual el sistema genera la ventana de edición del ítem seleccionado. Este link de edición está ubicado en la columna Item.

31 Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea actualizar el ítem se debe hacer click en el botón MODIF >>, si desea cancelar la edición debe hacer click en el botón CANCELAR. Con esta opción se puede marcar el ítem editado como un registro de recobro para los siguientes conceptos: Alto Costo, IPS Capitada, FOSYGA y Dirección Local de Salud.. Una vez se han diligenciado estos datos se debe dar click sobre el botón RECOB>>. Cuando se modifica algún dato en el ítem editado diferente a Observación el sistema ANALIZA nuevamente la cuenta, por lo tanto las glosas manuales que se han agregado al ítem se desactivaran Visualización de Items Los botones VTI y VSG permiten visualizar los ítems de la cuenta; seleccionando VTI se visualizan todos los registros de la cuenta, seleccionando VSG se visualizan solamente los ítems que tienen glosas. Cuando se carga la ventana de Auditoria el sistema por defecto activa la opción VTI Generación Informe Preliminar Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual presenta el estado actual para cada uno de los ítems de la cuenta.

32 Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer click en los botones >> o << ubicados en la parte superior e inferior del informe Aceptación de Cuenta (Auditoria Medica) Cuando se ha auditado por completo la cuenta a nivel técnico seleccionando el botón AUD MEDICA se dejará la cuenta lista para ser revisada por la Auditoria Médica Aceptación de Cuenta (Financiera) Cuando se ha auditado por completo la cuenta, seleccionando el botón FINANCIERA se dejará la cuenta lista para ser revisada por Financiera.

33 4.2 Revisión de Inconsistencias (Por Capitación) Con esta opción se realiza la Auditoria de las cuentas médicas por capitación. Al seleccionar esta opción el sistema solicita el número de radicación asignado a la cuenta a auditar, si existe la radicación se genera la ventana de auditoria, de lo contrario se generará una ventana de error en registro. Link Radicaciones por IPS Igualmente puede encontrar la radicación deseada entrando por el LINK RADICACIONES POR IPS. Una vez haya entrado por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones respectivas, para la IPS seleccionada. Seleccione la que desea auditar en el sistema y haga click sobre

34 el número de radicación para entrar a la pantalla principal de Revisión de Inconsistencias. (Ver Numeral 3.1) Cuando el sistema pasa del estado de REGISTRO al estado de AUDITORIA DE CUENTA se genera una análisis automático de la cuenta. El sistema audita los siguientes parámetros: Afiliado en Base de Datos (G1-automática) Servicio incorporado al Plan de Beneficios (G2-automática) Servicio contratado con la IPS (G3-automática) C Con este botón se puede relacionar las Ordenes de UPC que tiene una cuenta médica. Al relacionar las Ordenes puede escoger mas de una. Para seleccionar una Orden de UPC haga doble click sobre la orden deseada.

35 Si desea retornar a la cuenta haga click sobre el botón <<RETORNAR Generación Informe Preliminar Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual presenta el estado actual para cada uno de los ítems de la cuenta. Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer click en los botones >> o << ubicados en la parte superior e inferior del informe Aceptación de Cuenta (Financiera) Cuando se ha auditado por completo la cuenta, seleccionando el botón FINANCIERA se dejará la cuenta lista para ser revisada por Financiera.

36 4.3 Retornar Radicación De Auditoria Medica A Auditoria Técnica Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta. Para este caso la cuenta cambia de estado Auditoria Médica a estado de Auditoria Técnica. 4.4 Retornar Radicación a Registro Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta. Para este caso la cuenta cambia de estado Revisión de Inconsistencias a estado de Registro. Digite el número de radicación a cambiar de estado. Si la radicación no se encuentra en estado Revisión de Inconsistencias, el sistema muestra un mensaje indicando el estado actual de la cuenta:

37 Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botón. Para retornar al menú de Auditoria haga click en el botón. 4.5 Devolver Radicación Con esta opción se puede devolver una radicación que se encuentra en estado de Registro. Los ítems asociados a esta cuenta serán eliminados. Para mostrar los datos de la radicación, es necesario oprimir el botón. Para regresar a la pantalla de auditoria de cuentas medicas, se debe oprimir el botón. 4.6 Estado De Radicación Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación.

38 Además en el ítem procesos se muestra la información de que usuario ha cambiado el estado de la cuenta y en que fecha, para cada uno de los diferentes procesos involucrados en la auditoria de cuentas. Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicándolo. Para consultar el estado de una nueva cuenta seleccione el botón. Para volver al menú principal seleccione el botón.

39 4.7 Informes de Auditoria Con esta opción se puede acceder a varios tipos de informes referentes a una cuenta registrada en el sistema Análisis de Cuenta Digite el número de radicación a consultar y haga click en el botón Consultar. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta:

40 Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Análisis de Cuenta por Ítem Digite el número de radicación a consultar y haga click en el botón Consultar. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta mostrando el detalle por ítem:

41 Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Nota Débito Digite el número de radicación y/o de la nota débito a consultar y haga click en el botón Consultar. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta mostrando el detalle de la nota débito:

42 Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Nota Crédito Digite el número de radicación de Respuesta a Glosa, el número de radicación ó de la nota crédito a consultar y haga click en el botón Consultar. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta mostrando el detalle de la nota crédito:

43 Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Consolidado de Cuenta Digite el número de radicación a consultar y haga click en el botón Consultar. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta mostrando el consolidado:

44 Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Cuentas con Glosa Pendiente por IPS

45 El informe muestra por IPS el número total de radicaciones que tienen glosas pendientes. Número total de Radicaciones Para ver el detalle de las radicaciones con glosas debe hacer click sobre el número total de radicaciones. Para ver el consolidado de la cuenta debe hacer click sobre el número de radicación.

46 Para ver el detalle de seguimiento a glosas haga click en el botón >> que aparece en la parte inferior izquierda del informe. Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe.

47 5 Financiera Este módulo permite realizar la AUDITORIA DE CUENTAS por parte de Financiera, el cual está conformado por las opciones de: Financiera, Retornar Radicación a Revisión de Inconsistencias, Retornar Radicación a Financiera, Estado de Radicación e Informes de Financiera. 5.1 Financiera Con esta opción se realiza la Auditoria de la cuenta médica por parte de Financiera. Al seleccionar esta opción el sistema solicita el número de radicación asignado a la cuenta a auditar y muestra un consolidado por IPS con el número de facturas en estado financiera. Digite el número de radicación, haga click en el botón Consultar (la tecla ENTER o INTRO cumple la misma función). La Ventana de Financiera cuenta con las siguientes opciones e información que permiten realizar una auditoria completa y eficiente de la cuenta : Información Básica de la Cuenta

48 Valores El sistema permite visualizar los datos básicos de la cuenta, como son: radicación, afiliado, identificación del afiliado, IPS, número, tipo, fecha y valor del documento de cobro. Además aparecen los datos de valores que contienen el valor de la suma de los registros de la cuenta, el valor de las glosas y el valor a pagar Generación Informe Preliminar Este botón permite generar un informe preliminar de la cuenta, el cual presenta el detalle de glosas de la cuenta. Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer click en los botones >> o << ubicados en la parte superior e inferior del informe Aceptación de Cuenta (Lista para Pago) Cuando se ha auditado por completo la cuenta, seleccionando el botón ACEPTAR CUENTA se deja la cuenta lista para pago y se genera la respectiva nota débito.

49 En este módulo la información está sólo disponible para consulta y ningún ítem de la cuenta puede ser modificado. 5.2 Retornar Radicación a Revisión de Inconsistencias Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta. Para este caso puede cambiar una cuenta de estado Financiera a Revisión de Inconsistencias. Digite el número de radicación a cambiar de estado. Si la radicación no se encuentra en estado Financiera, el sistema muestra un mensaje indicando el estado actual de la cuenta:

50 Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botón << RETORNAR. Para retornar al menú de Financiera haga click en el botón Menú Financiera. 5.3 Retornar Radicación a Financiera Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta. Para este caso puede cambiar una cuenta de estado Lista para Pago a Financiera. Digite el número de radicación a cambiar de estado. Si la radicación no se encuentra en estado Lista para Pago, el sistema muestra un mensaje indicando el estado actual de la cuenta:

51 Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botón. Para retornar al menú de Financiera haga click en el botón. 5.4 Cuentas Listas para Pago Con esta opción se pueden conocer las cuentas que se encuentran actualmente como Listas para pago. Para ver del detalle de la Factura presione el LINK de la Columna. 5.5 Estado Radicación Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta.

52 Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación. Para regresar a la pantalla de estado de radicación, se debe presionar el botón. Para regresar a la pantalla de cuentas medicas financiera, se debe presionar el botón. 5.6 Informes de Financiera Con esta opción se puede acceder a varios tipos de informes referentes a una cuenta registrada en el sistema Análisis de Cuenta

53 Digite el número de radicación a consultar y haga click en el botón. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta: Para retornar al menú principal de Informes Financiera seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Análisis de Cuenta por Ítem Digite el número de radicación a consultar y haga click en el botón. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta mostrando el detalle por ítem:

54 Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe Nota Débito Digite el número de radicación a consultar y haga click en el botón. Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta mostrando la nota débito correspondiente:

55 Para retornar al menú principal de Informes Financiera seleccione el botón o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del informe.

56 6 Seguimiento a Glosas Este módulo permite realizar el seguimiento a las Glosas, y contiene las siguientes opciones: Respuesta a Glosas, Actualización Radicación Respuesta a Glosas, Auditoria Respuesta de Glosas, Anular Respuesta a Glosas, Conciliación Glosas, Estado de Radicación e Informes de Respuesta a Glosas. 6.1 Respuesta a Glosas Digite el número de la Radicación y haga click en el botón Consultar (la tecla ENTER ó INTRO cumple la misma función). En este escenario pueden ocurrir cuatro eventos. a. Si el número de radicación digitado NO existe en la base de datos, el sistema inmediatamente muestra un mensaje informando que la radicación no esta registrada.

57 b. Si el número de radicación digitado existe en la base de datos, pero se encuentra en algún estado diferente a LISTA PARA PAGO el sistema inmediatamente muestra la siguiente pantalla informando el estado actual de la radicación: c. Si el número de radicación digitado existe en la base de datos, pero esa radicación no presenta glosas el sistema inmediatamente muestra la siguiente pantalla informándolo: Para retornar a la pantalla anterior haga click sobre el botón << RETORNAR. Si desea volver a la pantalla principal de Seguimiento a Glosas, haga click sobre el botón MENU SEGUIMIENTO GLOSAS. d. Si el número de radicación digitado existe en la base de datos y la cuenta presenta glosas el sistema inmediatamente muestra la siguiente pantalla, para realizar la respectiva Radicación de Respuesta a Glosas:

58 En la pantalla de RADICACION RESPUESTA A GLOSAS se debe digitar la información correspondiente a los datos de la respuesta a las glosas de una cuenta; se encuentran integrados a este menú los siguiente campos y botones: Radicación Campo que asignará automáticamente el sistema a cada Respuesta de Glosa. Fecha Rad Día (dd), mes (mm) y año (aaaa), en que se efectúa el proceso de radicación de la Respuesta de Glosa. Número Documento Corresponde al Número con el cual se identifica la Respuesta de Glosa. Valor Cuenta $ Valor total de los servicios facturados, (se deben omitir puntos ó comas). Fecha Cuenta Día (dd), mes (mm) y año (aaaa), de expedición por parte de la Entidad Prestadora de servicios (IPS) de la Factura ó Cuenta de Cobro.

59 Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea actualizar el ítem se debe hacer click en el botón RADICAR RG. Si desea cancelar la acción debe hacer click en el botón MENU SEGUIMIENTO GLOSAS, para retornar a la pantalla principal de Seguimiento a Glosas. Al radicar la respuesta a glosas se desplegará la siguiente pantalla, mostrando los datos digitados. El número de Radicación de Repuesta de Glosas el sistema lo asigna automáticamente. 6.2 Actualización Radicación Respuesta de Glosas Digite el número de la Radicación de Respuesta a Glosas y haga click en el botón Consultar (la tecla ENTER ó INTRO cumple la misma función). En este escenario pueden ocurrir tres eventos. a. Si el número de radicación de respuesta a glosas digitado no existe en la base de datos, el sistema inmediatamente muestra el siguiente mensaje:

60 b. Si el número de radicación de respuesta a glosas digitado existe en la base de datos pero se encuentra en un estado diferente a REGISTRO REC GLOSA (estado 7), el sistema inmediatamente muestra el siguiente mensaje y no deja actualizar ningún campo de la radicación: c. Si el número de radicación de respuesta a glosas digitado existe en la base de datos y se encuentra en estado REGISTRO REC GLOSA (estado 7), el sistema inmediatamente muestra la siguiente pantalla: Realice los cambios respectivos para radicación de respuesta a glosas y haga click en el botón ACTUALIZAR RG para la actualización. Para volver al menú principal haga click en el botón MENU SEGUIMIENTO GLOSAS. 6.3 Auditoria Respuesta de Glosas

61 Digite el número de la Radicación de Respuesta a Glosas y haga click en el botón Consultar (la tecla ENTER ó INTRO cumple la misma función). En este escenario pueden ocurrir dos eventos. a. Si el número de radicación de respuesta a glosas digitado no existe en la base de datos, el sistema inmediatamente muestra el siguiente mensaje: b. Si el número de radicación de respuesta a glosas digitado existe en la base de datos, el sistema inmediatamente muestra la pantalla para la Auditoria. EDICIÓN DE ITEMS CHEQUEO DE GLOSAS Para editar un ítem seleccione el deseado de los LINKS de EDICIÓN DE ITEMS.

62 Realice los cambios necesarios y presione el botón MODIF >>. Para ver el Análisis previo presione el botón VER ANÁLISIS. Para aceptar la radicación de Respuesta a Glosas presione el botón ACEPTAR RP GLOSA. 6.4 Anular Respuesta de Glosas Este módulo permite realizar la anulación de las radicaciones de Respuesta a Glosas registradas en el sistema.

63 Complete el motivo de la Anulación y presione el botón ANULAR. 6.5 Retornar Respuesta de Glosas a Auditoria Este módulo permite retornar una radicación de Repuesta a Glosas a Auditoria. Presione el botón RETORNAR para ejecutar el proceso de retorno de la radicación. 6.6 Conciliación de Glosas Este módulo permite realizar la conciliación con una IPS de las cuentas con glosas pendientes por pagar. Al hacer click en esta opción el sistema muestra la ventana CONCILIACION DE GLOSAS, la cual presenta el siguiente menú.

64 6.6.1 Conciliación de Glosas Descripción de campos: SELECCIONE FECHA DE CORTE >> Fecha en la cual se va a realizar el corte para hacer la conciliación de glosas. REPRESENTANTE DE LA IPS >> Persona asignada por la IPS para la conciliación. REPRESENTANTE DE LA ARS >> Persona asignada por la Administradora para la conciliación. MUNICIPIO DE CONCILIACION >> Municipio donde se encuentra ubicada la IPS con la que se va ha conciliar. SELECCIONE LA IPS A CONCILIAR >> Lista desplegable en la cual se debe seleccionar la IPS con la cual se va a realizar la conciliación de cuentas. Al seleccionar la IPS el sistema despliega una pantalla en la cual de muestra todas las facturas con glosas pendientes y con el pago consolidado de la IPS.

65 DETALLE GLOSAS PENDIENTES FACTURA VALOR A PAGAR VALOR ACEPTADO En esta pantalla el usuario puede registrar cuanto paga de la glosado y cuando acepta de pagar la IPS. Al dar click en la casilla VALOR A PAGAR el usuario registra que la entidad pagara todo lo que esta pendiente de esa glosa. Al dar click en la casilla VALOR ACEPTADO el usuario registra que la IPS acepta la glosa en su totalidad. Al dar click en la casilla DETALLE GLOSAS PENDIENTES FACTURA el sistema muestra una pantalla en la cual el usuario puede registrar el valor a pagar y el valor aceptado para cada uno de los ítems glosados. VALOR A PAGAR VALOR ACEPTADO El usuario debe digitar en el cuadro de texto VALOR A PAGAR el valor que la entidad se comprometió a pagar, el sistema de manera automática coloca en el cuadro de texto VALOR ACEPTADO por la IPS.

66 Con el botón RETORNAR el sistema nos retorna a la pantalla CONCILIACIÓN DE GLOSAS, actualizando los totales valor a pagar y valor aceptado de la cuenta. En el cuadro RESUMEN CONCILIACIÓN al hacer click en el botón sistema a por la IPS. el RESUMEN CONCILIACION Al hacer click en el botón CONCILIACIÓN el sistema genera el ACTA DE SANEAMIENTO DE GLOSAS, la cual puede ser impresa (con el icono de

67 impresión en la parte inferior izquierda). Si se desea ver el detallado por cada factura se debe hacer click en el botón [>>] Informes de Conciliación de Glosas Estos informes nos muestran las conciliaciones registradas en el sistema. 6.7 Estado Radicación Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación. 6.8 Informes de Seguimiento a Glosas Con esta opción se puede visualizar diferentes instancias del proceso de seguimiento a glosas.

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69 7 Interfase Contable El Módulo de Interfase Contable está conformado por las opciones de: Interfase Contable, Reporte última Interfase, Retornar Radicación a Listo para Pago y Estado de Radicación. 7.1 Interfase Contable Esta opción realiza la consolidación de las cuentas médicas que están listas para pago y genera la interfase (archivos planos) para contabilidad. Al seleccionar esta opción el sistema genera la ventana de interfase contable en la cual se digitan los parámetros que permiten hacer la selección de las cuentas a consolidar; la selección de las cuentas se puede realizar por los siguientes parámetros de selección: NITS, el cual selecciona las cuentas que pertenecen al rango de NITS de IPS especificado. Documento de cobro, el cual selecciona las cuentas que pertenecen al rango de facturas especificado. Fecha Contable, el cual selecciona las cuentas que cumplen con la fecha de vencimiento de la cuenta a partir de la fecha de radicación.

70 Los parámetros de selección se pueden combinar para que la selección de las cuentas a consolidar sea más especifica. Una vez se han seleccionado los parámetros de selección de las cuentas se debe hacer click en el botón de interfase contable. para generar los archivos El sistema selecciona con los parámetros de selección definidos las cuentas que cumplen y va relacionando las radicaciones (cuentas) que consolidó, con el botón REPORTE se puede obtener el Reporte de la consolidación, además en el directorio XXX, quedan los 3 archivos planos (documento.txt, concepto.txt y cuota.txt) del proceso de consolidación realizado. Para generar el Reporte de consolidación del proceso de Interfase Contable haga clic sobre el botón. 7.2 Reporte Ultima Interfase Esta opción permite generar el Reporte de consolidación del ultimo proceso de Interfase Contable generado.

71 7.3 Retornar Radicación FACTURA a Listo para Pago Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta. Para este caso puede cambiar una cuenta de estado Consolidado Pago a Lista para Pago. Digite el número de radicación a cambiar de estado. Si la radicación no se encuentra en estado Consolidado Pago, el sistema muestra un mensaje indicando el estado actual de la cuenta: Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botón.

72 Para retornar al menú de Interfase Contable haga click en el botón. 7.4 Retornar Radicación RESPUESTA A GLOSA a Listo para Pago Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una radicación de Respuesta a Glosa a la opción Lista para Pago. Digite el número de radicación de respuesta a glosa a cambiar de estado. Si la radicación no se encuentra en estado funcional del proceso el sistema muestra un mensaje indicando el estado actual de la cuenta: Para cambiar el estado de la cuenta haga click en el botón.

73 Para retornar al menú de Interfase Contable haga click en el botón. 7.5 Estado Radicación Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta. Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado. Si existe la radicación el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación.

74 8 Carga de RIPS Este módulo permite cargar al sistema la información de las cuentas médicas entregadas por la red de prestadoras (IPS) contratadas. El sistema realiza las siguientes actividades: carga los archivos RIPS, valida los archivos RIPS, carga la información de los archivos RIPS en la base de datos del sistema y radica las facturas que se encuentran en los archivos para su respectiva auditoria. En esta ventana se debe seleccionar la IPS a la cual se va a cargar los archivos y digitar el nombre del archivo de control. Para realizar la carga haga click en el botón se realiza la carga de los archivos RIPS. Para la carga de los archivos estos deben ser ubicados en el directorio virtual c:\integra_ars\carga_rips\, en este directorio es donde el sistema realiza la respectiva búsqueda de los archivos. Cuando se realiza la carga es posible que se generen los siguientes errores en el proceso de carga del archivo de control: No existe el archivo seleccionado Falta archivo de datos Verifique código MINSALUD Ya se cargaron RIPS para ese archivo de control Para cada uno de estas inconsistencias el sistema genera un mensaje y no permite continuar con el proceso de carga hasta que no sea solucionado.

75 Cuando la carga del archivo de control es exitosa el sistema activa el botón con el cual se puede iniciar el proceso de carga y validación de los archivos RIPS. Al seleccionar el botón se cancela el proceso y se regresa a la ventana de Carga de RIPS. El proceso de carga y validación de los archivos RIPS se realiza en el siguiente orden: Transacciones, Descripción agrupada de servicios, Usuarios, Consulta, Procedimientos, Urgencias, Hospitalización, Recién nacidos, Otros servicios y Medicamentos; para cada una de estos archivos se genera una pantalla indicando el proceso realizado, al finalizar cada carga aparecen los botones RETORNAR y CONTINUAR con los que se puede cancelar el proceso o continuar con la carga del siguiente archivo. El proceso de carga y validación de archivos RIPS finaliza cuando el sistema llega a la Ventana de Aceptar Proceso, en la cual se relacionan las inconsistencias presentadas por cada uno de los archivos de datos cargados y las facturas que van a ser cargadas. Además el sistema presenta las opciones de carga de los RIPS a la base de datos.

76 La relación de las inconsistencias presentadas se hacen indicando el archivo, el registro y la causa de la inconsistencia; cuando no existen inconsistencias en la carga de los archivos se genera el mensaje NO EXISTEN INCONSISTENCIAS.

77 Numero Cuenta de Cobro Seleccionando este botón la información de los archivos RIPS es cargada en la base de datos del sistema y estará disponible para actividades de estadística, y además se generará un proceso de radicado y registro de cuentas, que podrán ser auditadas por el módulo de CUENTAS MEDICAS. Las facturas quedarán radicas una a una. Seleccionando este botón la información de los archivos RIPS es cargada en la base de datos del sistema y estará disponible para actividades de estadística, y además se generará un proceso de radicado y registro de cuentas, que podrán ser auditadas por el módulo de CUENTAS MEDICAS. Para poder habilitar y utilizar este botón es necesario colocar el número de la cuenta de cobro en el cuadro de texto Numero Cuenta de Cobro. Las facturas serán radicadas a modo consolidado en una cuenta de cobro. Seleccionando este botón la información de los archivos RIPS es cargada en la base de datos del sistema y estará disponible para actividades de estadística. Seleccionando este botón el proceso de carga de RIPS queda cancelado, posteriormente puede volverse a cargar dichos archivos.

78 9 Medicamentos Este módulo permite cargar al sistema la información de las Facturas de Medicamentos. El sistema realiza las siguientes actividades: carga los archivos de Medicamentos, valida los archivos, carga la información de los archivos de Medicamentos en la base de datos del sistema y radica las facturas que se encuentran en los archivos para su respectiva auditoria. En esta ventana se debe seleccionar la IPS a la cual se va a cargar los archivos y digitar el nombre del archivo de control. Para realizar la carga haga click en el botón se realiza la carga de las Facturas de Medicamentos.

79 10 Alto Costo El módulo alto costo contiene los módulos que permiten realizar los procesos relativos al control, seguimiento y cobro de los eventos que se causen a partir de la atención a un afiliado. En ésta pantalla se observan las diferentes opciones que hacen parte del proceso de recobro de alto costo. Componentes de la pantalla de información: 10.1 Aseguradoras En este módulo se registran las empresas aseguradoras con las cuales se establecerá o se tiene establecido un contrato de reaseguro. En esta pantalla se cargan los datos básicos correspondientes a la empresa que prestará sus servicios de seguros, sobre las pólizas que se llegarán a suscribir entre las dos partes. La pantalla esta compuesta de dos partes a razón: Datos Aseguradora y Grilla de Aseguradoras existentes.

80 Componentes de la pantalla de información: : Datos básicos correspondientes a la información distintiva de una empresa que presta el servicio de aseguramiento; a continuación se relacionan cada uno de los campos que hacen parte de esta sección: : Número de identificación interno, el cual es único y representativo para todos los procesos en donde intervenga este registro. : Número de identificación tributario asignado por DIAN. : Digito de control asignado por la cámara de comercio para identificar la validez del Nit. DIAN. : Descripción o razón social que tiene asignada la empresa ante la empresa. : Nombres y Apellidos del representante legal de la : Nombres y Apellidos del funcionario con el que se estableció o establece el contacto con esa empresa. : Ubicación geográfica dentro de un departamento y ciudad en donde se encuentra el establecimiento. : Lista desplegable con información de los departamentos en los cuales se encuentre ubicada la empresa.

81 : Lista desplegable con relación a las ciudades pertenecientes al departamento anteriormente seleccionado : Número telefónico para establecer contacto con la empresa : Número del fax para establecer contacto con la empresa : Dirección de correo electrónico para establecer contacto con la empresa En la segunda parte de la pantalla encontramos: Listado (Grilla) General de Empresas aseguradoras registradas en el sistema : Usted podrá seleccionar una de las empresas aseguradoras que ya están registradas en el sistema, para lo cual será necesario realizar clic en el botón, el cual se encuentra en la esquina superior izquierda de la grilla de aseguradoras; esta acción visualizará el botón Modificar. : Botón que realiza la actualización en la base de datos, con los detalles que hayan sido alterados. : Botón que adiciona en la base de datos, la información digitada en los campos correspondientes a Datos aseguradora

82 10.2 Pólizas de Reaseguramiento En éste módulo se crearán y se realizarán las modificaciones que sean necesarias a una póliza específica. Las pólizas deberán ser asignadas a una o unas aseguradoras y contendrán la información necesaria para el debido control y mantenimiento de cada uno de los procesos en las que ellas intervienen. Componentes de la pantalla de información: : Título sección de información. : Numeración legal y representativa de la póliza. : Numeración interna de pólizas existentes en el sistema. sistema. : Lista desplegable con las Aseguradoras manejadas por el : Lista desplegable con información de los tipos de pólizas con los que se trabaja. : Fecha en la cual entra en vigencia la póliza en mención. : Fecha de caducidad en la póliza en mención. reclamos. : Fecha hasta la cual es posible la presentación de

83 en mención. : Valor monetario correspondiente al tope deducible de la póliza : Valor máximo monetario al que puede acceder un afiliado. :Valor agregado ella. : Valor a pagar a la aseguradora por cada afiliado incluido en póliza. : Valor máximo al que podrán llegar los costos sobre la : Valor porcentual máximo al que podrá acceder en los movimientos de recobro. Cuando se accede a la información que esta registrada en el sistema, mediante el cargue de datos utilizando el botón, ésta solo será presentada en modo de consulta, sólo podrá modificar el campo. : Botón que actualiza el registro seleccionado en la base de datos. : Botón que adiciona en la base de datos, la información digitada en los campos correspondientes a Datos Póliza. La grilla (Listado General) de Pólizas, contendrá la información básica en la identificación de estas; para obtener la totalidad de la información correspondiente, es necesaria acceder a los datos. Acceder Datos

84 10.3 Convenios por Póliza En éste módulo se establecerán a las pólizas, los convenios que sean determinados a ser cubiertos en determinados contratos. Para tal efecto es necesarios seleccionar la póliza y el convenio, seguidamente se realizará la asignación presionando el botón (individual) ó (masivo). Para realizar la acción contraria cuenta también con los botones ó Nota: El mantenimiento de convenios se realiza por el módulo Contratación, Adm Convenios. Componentes de la pantalla de información: : Lista desplegable con información de las pólizas existentes. : Fecha en la que empieza la Póliza : Fecha de finalización de la Póliza : Lista desplegable de convenios vigentes. : Lista desplegable con información de los convenios que hacen parte de la póliza seleccionada. : Botón que realiza la asignación de un convenio a una póliza seleccionada.

85 : Botón que asigna todos los convenios a una póliza seleccionada Afiliados / Patología En el módulo afiliados por patología, se podrá realizar seguimientos y acciones a los eventos ocurridos por un o todos los diagnósticos clasificados como alto costo. Para ello es necesario seleccionar un diagnóstico, escoger si superan el deducible ó no, la factura de la IPS y el descuento por afiliado. Presione el botón ver afiliados. Componentes de la pantalla de información: : Lista desplegable con información correspondiente a diagnósticos clasificados como alto costo. : Botón de acción que activará la visualización de Afiliados que causan eventos por el diagnóstico seleccionado o por algún diagnostico, si la selección en la lista desplegable fue Listado de afiliados con eventos de diagnóstico clasificado alto costo. Para tener la información correspondiente a un afiliado y diagnóstico específico, seleccionamos el botón, el cual abrirá una pantalla con información de facturas por afiliado. Como podemos observar en la siguiente imagen:

86 La pantalla esta compuesta de dos partes a razón: : Título informativo de sección, en los que están agrupados los datos básicos del afilado. : Descripción de nombres y apellidos del afiliado. : Número de identificación del afiliado. : Tipo de sexo del afiliado. : Numeración interna del afiliado : Fecha de registro del contrato de afiliación : Fecha en la cual desaparece el vinculo de afiliación (podría ser nula, debido a que la afiliación esta vigente). : Diagnóstico clasificado en Alto Costo. : Botón que permite la visualización de todas las facturas correspondientes al afiliado seleccionado. Botón que autoriza la visualización de las facturas pendientes, correspondientes al afiliado seleccionado. En la segunda parte de la pantalla se observa una grilla correspondiente a las facturas pendientes a envío a recobro: :

87 : Número de documento de cobro, presentado por la IPS. : Instituto Prestador de Servicios que presto los servicios y realiza el cobro. : Número consecutivo asignado al momento de recibir los documentos correspondientes a un recobro. : Indicador realización de proceso auditor. : Valor monetario por el cual se realizará el recobro. : Indicador de la póliza a la que hace referencia. : Fecha de inicio de la póliza. : Fecha de finalización de la póliza. : Botón que permite la visualización detallada de facturas. A continuación se observa la pantalla correspondiente a Detalle de Factura.

88 En esta pantalla se observan los diferentes ítems que conforman el documento contable, además de los campos ya relacionados anteriormente de la sección, se encuentran : : Correspondiente a la fecha de afiliación y registro como afiliado de alto costo. Social. :Fecha de afiliación al Sistema General de Seguridad cobro. : Cantidad monetaria por la cual se envía el proceso de : Sección correspondiente al documento contable Factura. : Monto máximo por el cual se podrá causar un evento. : Instituto Prestador de Servicios que presto los servicios y realiza el cobro. recobro. : Indicador en el cual se observa si una factura a sido enviado o no a : Indicador que denota que se ha realizado la respectiva auditoria sobre el documento; cuando éste indicador se encuentra en estado desactivado, se podrá realizar correcciones dentro de la grilla, en el ítem que seleccione: Al haber realizado modificación sobre los datos que fueron presentados, se deberá proceder con el proceso de actualización en la base de datos, esto será ejecutado por el botón aceptados. : Fecha en la cual fue auditada la factura. ; solo hasta ese momento los datos serán : Sección correspondiente a detalles de servicios por los cuales se esta presentado la factura, la casilla podrá ser modificado solo cuando la casilla de verificación de auditoria no este activa. : Valor monetario que totaliza los valores individuales de la grilla de servicios.

89 : Botón que activa la visualización de todos los ítems de servicios, que hacen parte de la factura. : Botón que activa la visualización de los ítems de servicios, pendientes por recobro. : Descripción del servio prestado. : Fecha de la prestación del servicio : Valor monetario correspondiente al servicio. : Valor monetario pagado a la IPS : Indicador que advierte si se recobra o no este ítem. : Valor económico por el cual se presentará el recobro Recobro Facturas Selección de diagnósticos Alto Costo El Módulo Recobro Facturas, permite la visualización individual o general por diagnósticos de las facturas que están auditadas y las cuales se envían al proceso de recobro a la entidad aseguradora. En La grilla correspondiente a facturas para enviar al proceso de recobro se podrá observar los siguientes campos:

90 Indicador de Recobro : Indicador de recobro, en el cual se marcan las facturas que serán enviadas al proceso. : Selección de factura para ser visualizada totalmente, es de anotar que los campos sólo estarán en modo de consulta y no podrán ser modificados. : Botón de proceso y marcación de facturas seleccionadas para ser envidas al proceso de recobro. Cuando la acción se ha realizado aparecerá el mensaje correspondiente al estado resultado del mismo.

91 10.6 Registro Manual de Cuenta Seleccione los campos Radicación, Factura, Dcto Afiliado y la Póliza Reaseguro y presione el botón VER FACTURAS. : Selección de factura para ser visualizada totalmente y podrán ser modificados. Realice los cambios pertinentes y presione el botón ACTUALIZAR Registro Pagos Aseguradora En éste módulo se registrarán los pagos realizados por la Empresa Aseguradora, sobre las cuentas de cobro que se han enviado con anterioridad. : Sección correspondiente a la información de la respuesta entregada por la administradora, sobre un recobro realizado.

92 : Lista desplegable con los diagnósticos seleccionados como alto costo. : Lista desplegable de afiliados que tienen registrados alto costo por la patología considerada alto costo. : Lista desplegable de Documento contable a la cual hace referencia la cuenta de cobro presentada a la Aseguradora. : Lista desplegable de Instituto Prestador de Servicios que presto los servicios. : Valor monetario por el cual se envío la cuenta de cobro. : Numeración interna de consecutivo de envíos. : Fecha en la cual se realizó el envío. recobro. : Cantidad monetaria por el cual se descuenta un valor sobre el : Cantidad monetaria que entregará la aseguradora, por concepto de los ítems presentados en la factura seleccionada. : Numeración legal correspondiente al siniestro o documento con el cual la aseguradora hace el pago. : Botón que realiza la adición o corrección de una respuesta entregada por la aseguradora, sobre un recobro realizado. : Botón que permite el ingreso a la pantalla correspondiente a Radicación Glosas; al ingresar por ésta opción los datos que fueron cargados durante esta pantalla, serán cargados en la siguiente

93 10.8 Radicación Glosas En el módulo Glosas, se realizarán los registros correspondiente a los descuentos liquidados por la aseguradora, en los servicios que señalaron no validos a aceptar en la cuenta de cobro enviada. : Lista desplegable con los diagnósticos seleccionados como alto costo. : Lista desplegable de afiliados que tienen registrados alto costo por la patología considerada alto costo. : Lista desplegable de documentos contables con característica patológica seleccionada; se deberá seleccionar una de ellas de la cual se realizarán las glosas presentadas por la Aseguradora. : Lista desplegable, que visualiza el Instituto Prestador de Servicios que realizó los servicios. : Lista desplegable con los ítems enviados en el proceso de recobro. : Cantidad monetaria por el cual se envío la cuenta de cobro. : Fecha en la cual se realizó el recobro. : Lista desplegable, correspondiente a los tipos de glosas existentes definidos. : Diferencia entre el valor del recobro y valores de glosa. : Valor monetaria por el cual se efectúa el descuento.

94 : Botón que adiciona o registra los cambios visuales a la base de datos; cuando realiza la actualización se ejecutará un mensaje de estado del proceso Registro Respuesta a Glosas En ésta pantalla se registrarán las respuestas que se efectuarán a las glosas generadas por la Aseguradora. Para ello se deberá seleccionar cada uno de los campos solicitados en la sección correspondiente a. Componentes de la pantalla de información: : Lista desplegable con los diagnósticos seleccionados como alto costo. : Lista desplegable de afiliados que tienen registrados alto costo por la patología considerada alto costo. : Lista desplegable de documentos contables con característica patológica seleccionada; se deberá seleccionar un de ellas de la cual se realizarán las glosas presentadas por la Aseguradora. : Lista desplegable, que visualiza el Instituto Prestador de Servicios que realizó los servicios. : Lista desplegable con los ítems enviados en el proceso de recobro. : Número descriptivo de la glosa

95 : Cantidad monetaria por la cual se realiza la glosa. : Fecha en la cual se realizó la glosa : Fecha en la cual se esta estableciendo una respuesta sobre la glosa seleccionada. : Valor por el cual se está estableciendo la respuesta sobre la glosa presentada por la aseguradora Seguimiento Respuesta a Glosas En éste módulo se realiza auditoria a las respuestas que se han enviado a la Aseguradora sobre una glosa establecida, las respuestas procuran recuperar valores que en primera instancia fueron rechazados. Para realizar dicho proceso es necesario llenar la siguiente información: : Lista desplegable con los diagnósticos seleccionados como alto costo. : Lista desplegable de afiliados que tienen registrados alto costo por la patología considerada alto costo. : Lista desplegable de documentos contables con característica patológica seleccionada; se deberá seleccionar un de ellas de la cual se realizarán las glosas presentadas por la Aseguradora. : Lista desplegable, que visualiza el Instituto Prestador de Servicios que realizó los servicios. : Lista desplegable con los ítems enviados en el proceso de recobro.

96 Inmediatamente al seleccionar el servicio, si se han realizado respuestas a la glosa por éste concepto, visualizará la información correspondiente a dichos procesos. Para acceder a los datos es necesario presionar el botón, el cual actualizará los campos con la información anteriormente digitada. : Cantidad monetaria por la cual se realiza la glosa. : Fecha en la cual se realizó la glosa : Estado de la respuesta. : Fecha en la que se realizó la respuesta. : Valor por el cual se envío la respuesta. : Valor Por recuperar. : Fecha en la cual la respuesta elevada, obtiene de la aseguradora, aceptación sobre un valor. : Cantidad monetaria por la cual es aceptada una respuesta enviada. : Número de documento de la aseguradora en el cual elabora un pago sobre la reclamación (respuesta) : Etapa en la que se encuentra la respuesta. : Botón de actualización a. La grilla correspondiente a respuesta a glosas esta compuesta por: : Número de la glosa : Fecha en la cual se realizó la glosa : Valor a reclamar sobre la glosa realizada por la aseguradora.

97 : Fecha en la cual se realiza la respuesta. : Valor aceptado por la aseguradora, con relación a la respuesta enviada. : Fecha registro de aceptación por parte de la aseguradora a una respuesta. : Número documento de la Aseguradora con el cual aceptan una respuesta Generación de Informes En éste módulo se podrán consulta e imprimir los movimientos realizados en cada uno de los procesos que hacen parte de los módulos de alto costo. Seleccione los parámetros deseados y presione el botón desplegar el informe. para

98 11 Recobros Este módulo permite realizar el recobro de facturas pagadas por concepto de: IPS Capitada, Tutelas, Servicios No POSS. La pantalla Recobros contiene las opciones de este módulo Facturas por Afiliado Esta opción permite consultar las facturas pagadas que presentan un concepto de recobro pendiente de recobrar y marcar aquellos items por cada factura que van a ser recobrados; el menú nos permite buscar por Tipo de Recobro, por un periodo (Fecha Inicial y Fecha Final), por No. de factura y por la el No. De documento del afiliado. Facturas Encontradas

99 Para poder ver el detalle de la factura, se debe dar un click en el botón. En la ventana SERVICIOS PENDIENTES POR RECOBRO >> el sistema presenta por cada factura los items que tienen pendiente un recobro, para cada item de la factura seleccionada en la casilla Rec el sistema permite marcar si se debe recobrar ese item, en la casilla Valor a Recobrar se puede editar y modificar el valor a recobrar. Con el botón se actualiza el registro de recobro. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón Recobro de Facturas Este módulo permite realizar la consolidación de facturas para su respectivo Recobro.

100 Se debe seleccionar en la opción TIPO el Tipo de Recobro a realizar: Cuando el Recobro es del tipo IPS CAPITADA en la opción IPS al seleccionar Factura el sistema permite filtrar las cuentas a recobrar por la IPS que factura, y por Recobrar permite filtrar las cuentas a recobrar por la IPS a la que se le realizará el recobro. Para buscar una factura determinada, se puede dar un click en el botón. Con el botón el sistema deja las facturas a Recobrar seleccionadas como enviadas a recobro. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón Registro Manual de Cuentas Esta opción nos permite cargar a la matriz de Recobros la información de las facturas consolidadas que no fueron marcadas como recobro por el auditor de cuenta médica. Para buscar una factura se debe seleccionar en la casilla Radicación el numero de radicación, si se desea hacer una búsqueda mas detallada de los servicios en la factura se puede en la casilla Factura No. seleccionar el numero de la subfactura a buscar y en la casilla Dcto.Afiliado el usuario al que se le prestaron los servicios, para buscar la factura se debe hacer click en el botón.

101 Si existe la cuenta el sistema muestra los items de la factura y con el botón se debe ir seleccionando cada uno de los items a recobrar, indicando el Tipo de Recobro a realizar y el valor del recobro. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón Registro de Pagos Esta opción permite registrar los pagos que se realizan a los recobros realizados. Para realizar el registro del pago se debe seleccionar el Tipo de Recobro, el numero de la factura origen y el documento del afiliado.

102 Al seleccionar un registro con el botón el sistema despliega una consola donde se visualiza el Valor cobrado y permite registrar el Valor cancelado y la Fecha de pago. El botón actualiza los datos de Valor cancelado y Fecha de pago para el registro seleccionado. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón Radicación Glosas Esta opción nos permite registrar las glosas presentadas por las entidades a las cuales se les realiza el recobros de facturas. Se debe seleccionar el Tipo de Recobro, el afiliado, la factura origen y el servicio recobrado. El sistema solicita registrar la Fecha en que se aplica la glosa, el Motivo de glosa y el Valor glosado. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón.

103 11.6 Registro Respuesta a Glosas Esta opción nos permite registrar las respuestas a las glosas realizadas a las glosas presentadas por las entidades a las que se les realizó el recobro. Se debe seleccionar el Tipo de Recobro, el afiliado, la factura origen y el servicio recobrado. El sistema solicita registrar la Fecha en que se realiza la respuesta a glosa, el Valor de la respuesta y un comentario u observación a la respuesta. Para retornar al menú principal se debe dar un click en el botón Conciliación de Recobros Esta opción nos permite registrar las conciliación realizadas a aquellas facturas que han sido recobradas y presentan un valor pendiente a pagar.

104 El botón retorna los valores a conciliar por cada uno de las facturas recobradas que no presentan pago. El botón permite generar el Resumen de Conciliación en el cual aparece: el total de facturas a recobrar conciliadas, el valor total conciliado, el valor aceptado por la IPS, el valor aceptado por la entidad y el valor a recobrar por la entidad y registrar una observación de ser necesario. Al seleccionar el botón de Resumen de Conciliación el sistema verifica que se hayan registrado los datos obligatorios de conciliación, de no haberse diligenciado por completo el sistema coloca un marcador * para indicar cuales campos hace falta por diligenciar.

105 Con el botón el sistema registra la Conciliación y actualiza el estado de los valores recobrados en cada una de las facturas conciliadas. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón.

106 11.8 Interfase Contable para Conciliaciones Esta opción permite generar la Interfase Contable con las notas débito para cada una de las facturas previamente conciliadas. Cuando el sistema presenta las facturas que han sido conciliadas, la casilla Int. permite seleccionar o retirar una conciliación del proceso de interfase contable. El botón genera el proceso de Interfase contable para las conciliaciones de recobro seleccionadas. Para retornar al menú principal debe dar un click en el botón Reportes Esta opción permite generar los informes del proceso de Recobros y de las Conciliaciones a los Recobros. Para los informes de Recobros se debe seleccionar el Tipo de Recobro, la fecha del informe, indicar si el informe se va a generar por Afiliado o por Servicio e indicar el estado de los recobros a reportar: recobros enviados, recobros pendientes por enviar y recobros marcados. El sistema permite generar el detalle de los informes en archivos planos.