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1 MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P Contáctanos Tel: + 52 (55) Fax:+ 52 (55) Web Site desarrollo.intelisis.com Software Development Contacto Daniel Soria dsoria@intelisis.com Pedro Rodriguez prodriguez@intelisis.com.mx 2008

2 MODULO CUENTAS POR PAGAR Edición #1

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2008 Fecha de Emisión 12 /05/2009 Realizó Araceli Mendoza Actualizó Eduardo Esteban Reviso Noemi Ramirez

4 INDICE INDICE... 4 I. INTRODUCCIÓN Objetivo II. ACCESO A Descripción de campos III. ESTRUCTURA DEL ERP Movimientos del Módulo IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL Filtros de búsqueda Movimientos Realizados Agrupación por Almacenes Formas de Presentación Botones de Acceso V. PANTALLA DE CAPTURA Barras de menú y herramientas Menú Archivo Menú Edición Menú Ver VI. MOVIMIENTOS PARA CUENTAS POR PAGAR Pago Posfechado Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Anticipo Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Anticipo Saldo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Anticipo Factura Clave de afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Crédito Proveedor Clave de afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Cargo Proveedor Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Préstamo Clave de afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Cheque Devuelto Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Documento Clave de Afectación Funcionalidad... 40

5 6.9.3 Afectación del Movimiento Pagaré Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Reasignación Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Pago Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Entrada Compra Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Aplicación Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Aplicación Saldo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Devolución Saldo Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Ajuste Saldo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Ajuste Redondeo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Ajuste Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Forward Compra Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Reevaluación Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Presupuesto Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Neteo Clave de afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento... 49

6 6.24 Endoso a Favor Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del Movimiento Aumento Capital Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Reparto Dividendos Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Compra Local Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Impuesto por Pagar Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Entrada con Gastos Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Importación Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Pago Nómina Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto T/Crédito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto Prorrateado Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto anticipo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto Dev. Anticipo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Retención Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto Diverso Clave de Afectación... 59

7 Funcionalidad Afectación del movimiento Gasto Extemporáneo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Entrada Maquila Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Embarque Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Nota Cargo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Devolución Maquila Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Devolución Gasto Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Dev. Prorrateada Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Devolución Retención Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Cancelación Nómina Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Impuestos a Favor Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Nota Crédito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Aplicación Pago Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Forward por Pagar Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Factura Proveedor Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento... 69

8 6.53. Contra Recibo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Documento Anticipo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Aforo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Crédito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Carta Crédito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Endoso Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Devolución Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Disminución Capital Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Ajuste Aplicación Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Reevaluación Crédito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Conversión Cargo Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Conversión Crédito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Amortización Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Intereses Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Estadística Clave de Afectación... 76

9 Funcionalidad Afectación del movimiento Solicitud Depósito Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Solicitud Cheque Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento Impuestos por Pagar Clave de Afectación Funcionalidad Afectación del movimiento VII. EXPLORADORES Descripción de la ventana Explorador Barra de Herramientas Filtros de Búsqueda Área de datos Totalizadores Exploradores del Módulo Movimientos Explorador Saldos Pendientes Pagos Saldo a Favor Compras Netas VIII. REPORTES Saldos Funcionalidad Pantalla del Reporte Pendientes Funcionalidad Pantalla del Reporte Estados de Cuenta Funcionalidad Pantalla del Reporte Antigüedad de Saldos Funcionalidad Pantalla del Reporte Pronóstico de Pagos Funcionalidad Pantalla del reporte Concentrado Diario Funcionalidad Pantalla del Reporte Acumulados Funcionalidad Pantalla del Reporte Auxiliares Funcionalidad Pantalla del Reporte Movimientos Funcionalidad Pantalla del reporte Por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado Funcionalidad Pantalla del Reporte... 99

10 8.11 General de Movimientos Funcionalidad Pantalla del Reporte Diario de Movimientos Funcionalidad Pantalla del reporte IX. HERRAMIENTAS Documentación Automática Conversión Moneda Cargos Pendientes Aplicación Automática Eliminar saldos Menores Pagos Automáticos Pagar en Lote Ajuste Redondeo Tasas Fusionar Cuentas por Pagar Modificar Situación en Lote Reevaluar Cuenta por Pagar Netear Modificar Vencimiento (en Lote) ANEXO 1- FLUJOS DE MOVIMIENTOS ANEXO 2- CLAVES DE AFECTACIÓN DE MOVIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR TABLA DE IMÁGENES GLOSARIO Y SIGLAS

11 MI-MC-CXP /05/ de 116 I. INTRODUCCIÓN El Módulo de Cuentas por Pagar se utiliza para registrar los movimientos correspondientes a la generación de pasivos por obligaciones derivadas del proceso natural del negocio y las actividades complementarias del mismo, es decir, abarca desde movimientos de gastos atribuibles a los proveedores como el pago a acreedores. Entre las ventajas que proporciona el un módulo de Cuentas por Pagar están: Creación de registros de todo tipo de pagos. Registro de anticipos y comprobación de pagos. Creación de pasivos por pagos a proveedores tanto nacionales como de importación. Registro y aplicación de Notas de Cargo y Cargo a Proveedores. Creación de todo tipo de gastos (maquila, retenciones, cuentas por pagar, etc.), así como los gastos prorrateados. Permite la conversión de deuda al proceso de factoraje o documentación, según las necesidades de la empresa. Facilita el seguimiento de vencimientos de acuerdo a los pasivos que deben ser cubiertos por la organización. El antecedente de este proceso dentro del flujo de gastos y egresos está establecido por los módulos de Compras, Gastos, Nómina, Cuentas por Pagar y Activos Fijos; hasta su correspondencia con los movimientos de Tesorería y Contabilidad. 1.1 Objetivo Registrar y proporcionar seguimiento a los movimientos que crean el pasivo de las cuentas por pagar por operaciones derivadas de la actividad comercial de la empresa, mismos que decrecen el flujo de tesorería al llevar a cabo el registro de los egresos II. ACCESO A Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis. Imagen 1 Icono Intelisis

12 MI-MC-CXP /05/ de 116 En la ventana Acceso Intelisis registra los siguientes datos. 2.1 Descripción de campos USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente. CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña Imagen 2 Acceso Intelisis USUARIO DEMO CONTRASEÑA DEMO Nota: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados. EMPRESA: Seleccione la Empresa Correspondiente. Imagen 3 Empresas

13 MI-MC-CXP /05/ de 116 SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente. Imagen 4 Sucursales Presiona el botón. Imagen 5 Acceso Intelisis III. ESTRUCTURA DEL ERP Imagen 6 Barra de Menús La estructura del ERP está integrada por Menús, Módulos y Movimientos.

14 MI-MC-CXP /05/ de Movimientos del Módulo Los Movimientos que se pueden realizar en el Módulo de Cuentas por Pagar son: Entrada Compra Anticipo Saldo Compra Local Anticipo Factura Entrada con Gastos Pago Importación Pago Posfechado Pago Nómina Crédito Proveedor Gasto Nota Cargo Gasto T/Crédito Devolución Gasto Gasto Prorrateado Dev. Prorrateada Gasto Anticipo Devolución Retención Gasto Dev Anticipo Cancelación Nómina Retención Cargo Proveedor Gasto Diverso Nota Crédito Entrada Maquila Aplicación Pago Embarque Préstamo Anticipo Cheque Devuelto Forward Compra Forward por Pagar Documento Factura Proveedor Contra Recibo Documento Anticipo Pagaré Aforo Ajuste Aplicación Carta Crédito Endoso Endoso a Favor Aplicación Aplicación Saldo Devolución Devolución Saldo Aumento Capital Disminución Capital Reparto Dividendos Ajuste Ajuste Saldo Ajuste Redondeo Neteo Reasignación Reevaluación Reevaluación Crédito Conversión Cargo Conversión Crédito Amortización Intereses Presupuesto Estadística Solicitud Deposito Solicitud Cheque Impuesto por Pagar Gasto Extemporáneo Devolución Maquila Impuestos por Pagar Impuestos a Favor Crédito

15 MI-MC-CXP /05/ de 116 IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL 1. Para acceder el tablero de control ir a: Ir al Menú principal / Procesos / Módulo Cuentas por Pagar Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control. 2. Se abrirá el Tablero de Control: Imagen 7 Tablero de Control Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar. 4.1 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL TABLERO DE CONTROL A continuación se mencionarán las partes que integran el Tablero de Control.

16 MI-MC-CXP /05/ de Filtros de búsqueda Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro Movimientos Realizados Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del Mouse sobre esta área Agrupación por Almacenes Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de almacén registrado en el sistema se crean los mismos. Los movimientos generados con X almacén se concentrarán en la carpeta correspondiente. Se considera al agrupador de almacenes un filtro más de búsqueda de movimientos Formas de Presentación ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema. Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes. Iconos pequeños Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegará la información en forma de botones pequeños. Vista con detalles Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista Botones de Acceso BOTÓN DESCRIPCIÓN Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él. Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico. Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.

17 MI-MC-CXP /05/ de 116 V. PANTALLA DE CAPTURA La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación. 1. Para ingresar a la pantalla de Captura debemos seguir la siguiente ruta: Menú principal/ Procesos/ Módulo Cuentas por Pagar Imagen 8 Ruta para obtener la pantalla de Captura

18 MI-MC-CXP /05/ de Aparecerá el Tablero de Control, damos clic en el botón Nuevo. Imagen 9 Tablero de Control 3. La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. Imagen 10 Pantalla de Captura Cuentas por Pagar

19 MI-MC-CXP /05/ de La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación. 5.1 Barras de menú y herramientas Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus opciones Menú Archivo Imagen 11 Pantalla de Captura Cuentas por Pagar

20 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 12 Opciones del menú Archivo A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Nuevo Ctrl+N Esta opción le permite capturar un nuevo movimiento. Imagen 13 Opción Nuevo del menú Archivo Copiar Shift+F11 Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, considerándolo como un movimiento diferente.

21 MI-MC-CXP /05/ de 116 Copiar en el Tiempo Imagen 14 Opción Copiar en Tiempo del menú Archivo Abrir Ctrl+A Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo. Imagen 15 Opción Abrir del menú Archivo Localizar Shift+F3 Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual). Guardar Cambios Personal involucrado Ctrl+G Imagen 16 Opción Localizar del menú Archivo Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura. Permite capturar el personal que está involucrado en el movimiento.

22 MI-MC-CXP /05/ de 116 Evaluaciones Imagen 17 Opción Personal Involucrado del menú Archivo Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones. Propiedades Imagen 18 Opción Evaluaciones del menú Archivo Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento. Imagen 19 Opciones del menú Archivo

23 MI-MC-CXP /05/ de 116 OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Imprimir Ctrl+P Abre el cuadro de diálogo Imprimir que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instalada(s). Presentación Preliminar Alt+F11 Imagen 20 Opción Imprimir del menú Archivo Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto. Imagen 21 Opción Presentación Preliminar del menú Archivo Plantillas Office Ctrl+F11 Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intelisis.

24 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 22 Opción Plantillas Office del menú Archivo Formas Anexas Alt+F10 Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath, guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento. Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura extra del sistema, pero asociada a un movimiento. El formulario de InfoPath debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath. Imagen 23 Opción Formas Anexas del menú Archivo Verificar Esta opción realiza una revisión completa del movimiento que esté realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de Información.

25 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 24 Opción Formas Anexas del menú Archivo Situación Ctrl+F12 Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento. Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento. Sucursal Ctrl+U Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido. Imagen 25 Opción Sucursal del menú Archivo Imagen 26 Opciones del menú Archivo OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Afectar F12 Afecta el movimiento que se esté generando y lo cambia de estatus automáticamente.

26 MI-MC-CXP /05/ de 116 Asignar Consecutivo Esta opción permite asignarle un consecutivo al movimiento antes de afectarlo. Imagen 27 Opción Asignar Consecutivo del menú Archivo Eliminar Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción Cancelar. Cancelar Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control. Sugerir Ctrl+F7 Esta opción permite poder hacer una sugerencia respecto al saldo y monto. Saldo Total, Saldo Vencido o Importe Especificado. Reasignar Usuario Imagen 28 Opción Reasignar Usuario del menú Archivo Cerrar Alt+F4 Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.

27 MI-MC-CXP /05/ de Menú Edición Imagen 29 Menú Edición A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: Imagen 30 Opciones del Menú Edición

28 MI-MC-CXP /05/ de 116 OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Características Ctrl+1 Opción que muestra las características de los artículos de un determinado almacén definidos en un movimiento. Totalizar F8 En los casos que un importe registrado en el encabezado de un movimiento sea mayor que la suma de los importes desglosados en el detalle del movimiento, haga clic en totalizar para igualar el importe del encabezado con el importe total del detalle. Agregar Movimiento Alt+F8 Permite agregar un movimiento sobre otro, tomando como base los valores de los campos del primer movimiento generado. Imagen 31 Opción Agregar Movimiento del Menú Edición Tareas Ctrl+T Muestra la siguiente pantalla que permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento. Imagen 32 Opción Tareas del Menú Edición Anexos F4 Sirven para incluir a los movimientos, referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de Internet. Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc., que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos.

29 MI-MC-CXP /05/ de 116 Importe con Impuestos Ctrl+F6 Imagen 33 Opción Anexos del Menú Edición Opción que permite establecer los impuestos a un determinado importe correspondiente a un movimiento generado en cuentas por pagar. Asistente Aplicaciones F7 Imagen 34 Opción Importe con Impuestos del Menú Edición Este asistente permite visualizar los campos que intervienen en una aplicación, también posee la opción de autoaplicar para que se realice la aplicación de acuerdo a los valores que arrojan los campos. Imagen 35 Opción Asistente Aplicaciones del Menú Edición Anticipos Ctrl+Alt+F7 Se aplican Anticipos en caso de existir.

30 MI-MC-CXP /05/ de Menú Ver Imagen 36 Menú Ver A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: Imagen 37 Opciones del Menú Ver

31 MI-MC-CXP /05/ de 116 OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RAPIDAS Anterior Ctrl+, Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Por ejemplo: si en el movimiento Solicitud, se indicó la opción Afectar, y de las opciones que aparecen en la pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el movimiento Solicitud. Siguiente Ctrl+. Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar. Información del Proveedor Ctrl+I Muestra la siguiente pantalla con la información de un proveedor en específico. Del lado izquierdo de la ventana se aprecia el nombre del proveedor, dirección, teléfonos, contactos, etc. Y del lado derecho se muestran las cuentas por pagar, las compras y gastos pendientes, así como, la atención a proveedores. Información de la Cuenta Información del Proyecto Shift+Ctrl+I Imagen 38 Opción Información del Proveedor del Menú Ver Indica la manera como está registrada la cuenta, algunos de los datos son: moneda, saldo, saldo concluido, por conciliar. Le permite conocer al usuario los datos registrados en Cuentas / Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría, fechas de inicio y de fin y el estatus.

32 MI-MC-CXP /05/ de 116 Tiempos Política Movimiento Shift+Ctrl+O Imagen 39 Opción Información del Proyecto del menú Ver Esta opción muestra el tiempo que utiliza un usuario determinado en generar un movimiento. Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de Movimiento que se esta manejando. Política del Concepto Shift+Ctrl+N Imagen 40 Opción Política del Movimiento del menú Ver Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de Concepto utilizado en el movimiento. Posición del movimiento Imagen 41 Opción Política del Concepto del menú Ver Muestra todo el flujo de un proceso en el cual está involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo. Imagen 42 Opción Posición del Movimiento del menú Ver

33 MI-MC-CXP /05/ de 116 VI. MOVIMIENTOS PARA CUENTAS POR PAGAR Menú Principal / Procesos / Módulo Cuentas por Pagar/ Tablero de Control/ Nuevo/ Movimiento NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. Imagen 43 Movimientos de Cuentas por Pagar A continuación se describe el uso de cada Movimiento: 6.1 Pago Posfechado 61.1 Clave de afectación CXP.DP

34 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad Este tipo de Movimiento se habilita en la Configuración del Módulo de Cuentas por Pagar (2), el campo "Pagos Posfechados". El Sistema permite llevar el saldo de este tipo de Movimientos de dos formas, pero solo podrá definir una para trabajar. Para definirlas ingrese al Menú Principal/Configurar/Tipos de Movimientos/Cuentas por Pagar donde aparece la forma con la lista de los Movimientos del mismo Módulo. Coloque el cursor sobre la opción "Pago Posfechado", después colóquese sobre el campo "Clave Afectación" y oprima F9 o el Botón Consulta; Aparece otra forma con las Claves de Afectación para cada Movimiento y dos Claves para Pago Posfechado: CXP.DP (Tipo Documento): Esta opción, al hacer un Movimiento de este tipo, suceden tres cosas: Abona por el importe al saldo del Documento aplicado. Se genera un Movimiento llamado Pago Posfechado con Estatus Pendiente, el cual podrá Concluirse generando un Pago; es decir, el Saldo del Documento se transmitió al Pago Posfechado. Genera y Concluye en el Módulo de Dinero el tipo de Movimiento indicado en el campo "Movimiento (Egresos dinero)" del maestro de Formas de Pago/Pago, el cual podrá definir en el Pago Posfechado. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un Movimiento de tipo Egreso con Estatus Pendiente, si la Cuenta es de tipo Caja, el Egreso queda con Estatus Concluido. Si la Cuenta es de tipo Banco, este queda con Estatus Pendiente Una vez que este queda en Estatus pendiente, se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha <<a Vencimiento dentro de la opción "Campos" del menú Edición. Para Concluirlo, se puede afectar nuevamente y aparece la opción: Pago Afectación del Movimiento Al oprimir el botón Pendiente., de afectación se genera una solicitud de cheque, quedando en estatus Al afectar nuevamente el movimiento el sistema muestra la opción Generar Pago nos pregunta si se Genera el Pago, al Aceptar el movimiento queda en estatus de Concluido. Imagen 44 Pago Posfechado

35 MI-MC-CXP /05/ de Anticipo Clave de afectación CXP.A Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar los pagos anticipados a los proveedores o acreedores por la compra de bienes o por la prestación de servicios, mismos que posteriormente serán aplicados a un pago Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento se genera una Solicitud de Cheque o Solicitud Depósito de acuerdo a la forma de pago señalada. El movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar por segunda vez proceso. el movimiento se despliegan las opciones para continuar con el Clave de Afectación CXP.AA Imagen 45 Anticipo 6.3 Anticipo Saldo

36 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad Este movimiento es similar al Anticipo, la diferencia es que al registrarlo no es necesario aplicarlo a otro movimiento, este movimiento es útil cuando se realizan adelantos a proveedores. Este anticipo aplica al saldo de la cuenta del proveedor directamente. La diferencia es que se utiliza para disminuir la deuda con el proveedor y no se puede aplicar Afectación del Movimiento Se verifica que los datos registrados estén correctos. Al afectar este movimiento automáticamente se Genera una Solicitud de depósito, en el modulo de Tesorería. Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento Anticipo de Saldo tendrá ahora el estatus Concluido Clave de afectación CXP.AF Funcionalidad 6.4 Anticipo Factura El Movimiento de Anticipo Factura es similar al Anticipo, en este caso funciona como un pago por una parcialidad de una Factura determinada. Este Movimiento es útil cuando realiza adelantos a sus Proveedores. Este Anticipo afecta directamente al importe de la facturación Afectación del movimiento Una vez que se generó el Anticipo Factura, se oprime el botón, esta queda con Estatus Pendiente aún se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción "Campos" del menú Edición. Para Concluirlo, procéselo nuevamente y aparecen las opciones.

37 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 46 Anticipo Factura 6.5 Crédito Proveedor Clave de afectación CXP.NC Funcionalidad Este movimiento se puede aplicar a un crédito otorgado por el Proveedor, como pueden ser en Factura, Nota de Cargo, Documento, Cargo Diverso o Cheque Devuelto Afectación del movimiento Una vez capturados los datos requeridos se afecta movimiento pasa a estatus Concluido. el movimiento Crédito Proveedor, el Clave de afectación CXP.CA Funcionalidad 6.6 Cargo Proveedor Se genera un otorgamiento de recursos monetarios, sin efectuar un pago inmediato, bajo la promesa de restituirlo bajo las condiciones de los cargos extras convenidos no considerando los impuestos que deben ser aplicados en el movimiento a realizar. Este movimiento incrementa el saldo deudor del Proveedor.

38 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del Movimiento Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento Cargo Proveedor tendrá ahora el estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se muestra la siguiente pantalla de opciones: Imagen 47 Cargo Proveedor Clave de afectación CXP.CAP 6.7 Préstamo Funcionalidad Este Movimiento realiza préstamo de cierta cantidad monetaria u otro concepto pactado; identificando la deuda a través de alguno de estos movimientos, no existe ningún comprobante que avale la misma, sólo el registro el cual simplemente se realizo la operación, no contempla ningún tipo de impuesto. Con este Movimiento se genera un cargo al Saldo del Proveedor por lo que se incrementa las cuentas por Pagar pendientes de Pago. También Registra un préstamo que se nos hizo. Nota: los préstamos a personal no se registran aquí, se registran en el modulo de nomina para que al correr la nomina se descuente automáticamente, si no quieres que se descuente de la nomina entonces si se debe de generar desde cuentas por Pagar pero hay que dar de alta a la persona como deudor diverso, para hacer esto se hace desde cuentas / Proveedor / Proveedor y en tipo se pone deudor.

39 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del movimiento Una vez que Afecta el Préstamo, este queda en Estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar Préstamo se concluye. el movimiento Imagen 48 Préstamo 6.8 Cheque Devuelto Clave de afectación CXP.CD Funcionalidad Este movimiento se utiliza para los casos en los que por alguna razón el Cheque con que realizo el pagó el Proveedor no fue admitido por el banco, ya sea por falta de fondos, información incompleta o incorrecta o la firma del Proveedor no coincide. Este Movimiento: Genera un cargo al Saldo del Proveedor con un documento llamado Cheque Devuelto. Y Genera un Depósito en Falso la cuenta asignada en el Movimiento, es decir que descuenta del Saldo Bancario a la Cuenta correspondiente Afectación del Movimiento Al Afectar el Cheque Devuelto, este queda con Estatus Pendiente y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Se genera automáticamente el Depósito en Falso.

40 MI-MC-CXP /05/ de 116 Al afectar nuevamente el movimiento se muestra la siguiente pantalla de opciones. Imagen 49 Cheque Devuelto Clave de Afectación CXP.D Funcionalidad 6.9 Documento Esté Movimiento es para concluir Pendientes de Pago y generar un Movimiento nuevo que contenga estos cargos. Los documentos que pueden incluir todos los movimientos de cargo se registrarán como un abono y para el documento o contra recibo como un cargo, el saldo del movimiento se transfiere a estos; No afecta el saldo del Proveedor. Si se requiere tener varios Documentos como letras o pagares en base a un Movimiento Pendiente de Pago. Se requiere configurar Menú Herramientas /Cuentas por Pagar /Documentación Automática Afectación del Movimiento Al Afectar el Documento, este queda con Estatus PENDIENTE y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Este movimiento podrá registrar el Pago de forma inmediata o posterior (posfechado), convertir se en una Nota de Crédito o en una Factura Seguro para Concluirlo deberá a afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Documento x.

41 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 50 Documento 6.10 Pagaré Clave de Afectación CXP.PAG Funcionalidad En este movimiento se generan los instrumentos financieros; mediante el cual nos comprometemos a pagar a los proveedores el monto en una fecha acordada previamente Afectación del Movimiento Al momento de afectar se genera un aforo, el porcentaje de Aforo se define por proveedor al ser dado de alta. El movimiento Pagaré queda en estatus Pendiente. Al afectar se despliega el menú de Pagaré en el que debemos seleccionar el movimiento a realizar. Hasta que sea completado el movimiento seleccionado, el movimiento pagaré se concluye. Imagen 51 Pagare

42 MI-MC-CXP /05/ de Reasignación Clave de afectación CXP.RA Funcionalidad Cuando tenemos un Cargo el cual queremos cambiar de proveedor, solo se pueden reasignar anticipos generados que se encuentren en estatus pendiente. Nota: No se puede reasignar un cargo a la misma empresa Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Anticipo X en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar Clave de Afectación CXP.P Funcionalidad Imagen 52 Anticipo 6.12 Pago Este movimiento se utiliza para registrar en el sistema el pago a los proveedores/ acreedores, al concluirlo generará una solicitud de cheque, cheque electrónico, transferencia, etc. (depende de la forma de pago indicada en la negociación y la configuración de esta) en el módulo de Tesorería por el importe a pagar.

43 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Pago cambia a estatus Concluido generando un movimiento de Solicitud de Cheque en estatus Pendiente en el Módulo de Tesorería. Imagen 53 Pago Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad 6.13 Entrada Compra El movimiento Entrada Compra se utiliza para registrar en el sistema las Facturas provenientes de proveedores y generar el pasivo para pago. Preferentemente compras nacionales por la adquisición de suministros para cumplir con la actividad económica de la empresa, así como para el registro de artículos indirectos, por ejemplo: materias primas, artículos para la venta hasta enseres de oficina, papelería, cafetería, etc Afectación del Movimiento Se procede a afectar concluir el movimiento. el movimiento para que se realice automáticamente la aplicación y Para verificar la correcta aplicación de estos movimientos consulte la información de Proveedor apoyándose del icono.

44 MI-MC-CXP /05/ de Aplicación Clave de Afectación CXP.ANC Funcionalidad Cuando se genera un Pago Posfechado con el tipo Nota de Crédito en la que no se aplicó ningún Movimiento por falta de información o esta fue generada por una Devolución de Venta, se genera un abono en el Saldo del Proveedor; para poder aplicar este Saldo a un Movimiento Pendiente de Pago, se usa la Aplicación de Nota de Crédito o la Aplicación Pago. Al registrar un Movimiento de este tipo, se deberá indicar el Pago posfechado o la Nota de Crédito a la que se aplicará, utilizando la carpeta "Movimiento a Aplicar", donde aparecen los campos Proveedor, Movimiento y Consecutivo. Al Afectar una Aplicación de Nota de Crédito/Pago, esta queda con Estatus Concluida y se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición, pero no podrá afectarla nuevamente Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento se concluye satisfactoriamente la aplicación a saldo Aplicación Saldo Clave de Afectación CXP.AE Funcionalidad Cuando se genera un Pago Posfechado con el tipo Nota de Crédito en la que no se aplicó ningún Movimiento por falta de información o esta fue generada por una Devolución de Venta, se genera un abono en el Saldo del Proveedor; para poder aplicar este Saldo a un Movimiento Pendiente de Pago, se usa la Aplicación de Nota de Crédito o la Aplicación Pago. Al registrar un Movimiento de este tipo, se deberá indicar el Pago posfechado o la Nota de Crédito a la que se aplicará, utilizando la carpeta "Movimiento a Aplicar", donde aparecen los campos Proveedor, Movimiento y Consecutivo. Al Afectar una Aplicación de Nota de Crédito/Pago, esta queda con Estatus Concluida y se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición, pero no podrá afectarla nuevamente.

45 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del Movimiento Con la información completa y correcta se aplica nuevamente, concluyendo satisfactoriamente la aplicación a saldo Clave de afectación CXP.DE Funcionalidad 6.16 Devolución Saldo Reingresa Saldo a Favor. Al entrar a la forma y seleccionar el Proveedor, el Sistema coloca dicho saldo en el campo importe, incrementando el saldo del Proveedor cuando tiene cuentas por Pagar o si se le debe, saldando ambas responsabilidades Afectación del Movimiento Al Afectar la Devolución de Saldo, esta queda con Estatus Concluido y puede modificar el Concepto dentro de la opción Campos del menú Edición, pero no se podrá procesar nuevamente Clave de Afectación 6.17 Ajuste Saldo CXP.AJE Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones en el Saldo de las cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario. Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al Proveedor a quien se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe del la cuenta por Pagar correspondiente; en el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua; de lo contrario se podrá seleccionar aquella cuenta por Pagar que se desea en el detalle de la pantalla, previamente habiendo nuevamente habilitado el campo Aplicación Manual.

46 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento, automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las Cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento. Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información información del Proveedor. consulte la Ajuste Redondeo Clave de Afectación CXP.AJR Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldos de las cuentas por Pagar del Proveedor, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento. Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información información del Proveedor Clave de Afectación CXP.AJM Funcionalidad 6.19 Ajuste consulte la Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldo de las cuentas por Pagar del Proveedor, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario.

47 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las Cuentas por Pagar del Proveedor, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento. Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información información del Proveedor. consulte la 6.20 Forward Compra Clave de afectación CXP.NCF Funcionalidad Este movimiento permite generar un cargo a favor del proveedor, sin afectar el Módulo de Tesorería e incrementando también las cuentas por pagar al proveedor a través de un Forward por Pagar. No contempla impuestos, su aplicación genera la devolución correspondiente del mismo a través de un egreso en el modulo de tesorería; sin afectar el movimiento originado, al menos que se realice la aplicación directamente. Este movimiento se podrá registrar directamente deshabilitando el campo Aplicación Manual este queda en estatus pendiente para su aplicación o devolución. La aplicación de beberá realizar manualmente, pues de lo contrario se aplicara al forward originado, concluyendo ambos movimientos. En su aplicación manual, este movimiento se podrá aplicar a cualquier movimiento de cargo, permitiendo abonar o saldar el mismo, con la finalidad de disminuir las cuentas por pagar disminuyendo el saldo. En la devolución de este movimiento, se despliega automáticamente en el detalle el movimiento, al afectarlo se concluirá el mismo, generando un egreso a través de un cheque o solicitud en el modulo de tesorería, disminuyéndose de las cuenta por cobrar del Proveedor; sin afectar el forward por cobrar original Afectación del Movimiento En caso de haber diferencias al momento de hacer un movimiento de aplicación, entre el forward de ventas y la afectación, se solicita la generación de una Aplicación de diferencias en donde se seleccionará el tipo de movimiento que disminuirá directamente el saldo diferencia, directamente en el saldo o generando un saldo a favor o conversión de crédito.

48 MI-MC-CXP /05/ de Reevaluación Clave de Afectación CXP.RE Funcionalidad Actualiza el valor de las Cuentas por Pagar aplicando la inflación es decir, se utiliza el índice Nacional de Precios al Consumidor para reflejar el porcentaje de la inflación presentado durante el año. El movimiento de Reevaluación no puede realizarse directamente, es a través del menú Principal / Herramientas /Tesorería / Reevaluar Tesorería que se reevaluar todos aquellos movimientos en estatus pendiente que se realizaron en alguna moneda extranjera y cuyo tipo de cambio sufrió de alguna modificación Afectación del Movimiento El movimiento Reevaluación no puede generarse directamente En el Módulo Cuentas por Pagar Clave de afectación CXP.PR 6.22 Presupuesto Funcionalidad El presupuesto de cobro es también considerado como un estado de cuenta en donde se puede informar al Proveedor o al deudor el adeudo que tiene con la empresa Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estado Concluido Clave de afectación CXP.NET 6.23 Neteo

49 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad En este movimiento se considera el total de obligaciones de los saldos parciales de compra y de venta que se concilia en una posición neta de saldo total y se utiliza para cancelar redescuentos otorgados Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estatus Concluido Endoso a Favor Clave de Afectación CXP.DAC Funcionalidad En este movimiento se considera el total de obligaciones de los saldos parciales de compra y de venta que se concilia en una posición neta de saldo total y se utiliza para cancelar redescuentos otorgados Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estado Concluido Clave de Afectación CXP.C Funcionalidad 6.25 Aumento Capital Permite registrar las aportaciones de los socios al capital social de la empresa Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Aumento de Capital cambia a estatus Concluido generando un movimiento de Solicitud Deposito en estatus Pendiente en el Módulo de Tesorería.

50 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 54 Aumento Capital 6.26 Reparto Dividendos Clave de Afectación CXP.CAD Funcionalidad Con este movimiento se registra el reparto de dividendos a los socios Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Reparto de Dividendos cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Reparto de Dividendo se concluye Clave de Afectación Imagen 55 Reparto Dividendos 6.27 Compra Local CXP.F

51 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad Con este movimiento se registran las facturas que se hayan generado por las adquisiciones locales de los bienes que aun no se pagan Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Compra Local cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Compra Local se concluye. Imagen 56 Compra Local Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad 6.28 Impuesto por Pagar Con este movimiento se registran los impuestos que están pendientes por pagarse Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Impuesto por Pagar cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones.

52 MI-MC-CXP /05/ de 116 Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Impuesto por Pagar se concluye. Imagen 57 Impuesto por Pagar Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad 6.29 Entrada con Gastos El movimiento Entrada con Gastos se utiliza para registrar en el sistema las facturas provenientes de proveedores y los gastos adicionales que se hayan generado en la adquisición de los bienes, como el pago de fletes, multas, etc Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Entrada con Gastos cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Entrada con Gastos se concluye.

53 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 58 Entrada con Gastos 6.30 Importación Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad El movimiento importación registra en el sistema las facturas provenientes de proveedores por la compra de mercancía importada y genera un pasivo en el módulo de Cuentas por Pagar Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Importación cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Importación se concluye. Imagen 59 Importación

54 MI-MC-CXP /05/ de Pago Nómina Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Este movimiento puede generarse directamente o se genera automático, al generar el movimiento nómina desde dicho archivo. Este movimiento registra las obligaciones de pago por concepto de IMSS, ISR, INFONAVIT e impuesto estatal de nómina Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Pago Nómina cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Pago Nómina se concluye Clave de Afectación CXP.F Imagen 60 Pago Nómina 6.32 Gasto Funcionalidad El es gasto real hacia afuera de la empresa que, o bien va acompañada de una expectativa de disminución del activo (aparición de una deuda) o bien de una salida de dinero u otro medio de pago.

55 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Gasto cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Gasto se concluye. Imagen 61 Gasto Clave de Afectación CXP.F 6.33 Gasto T/Crédito Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar los gastos realizados a través de una tarjeta de crédito corporativa (de la empresa), y generar el pago a favor del banco propietario de la misma Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Gasto T/Crédito cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Gasto T/Crédito se concluye.

56 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 62 Gasto T/Crédito 6.34 Gasto Prorrateado Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Es aquel gasto que es prorrateado contablemente entre diferentes centros de costos, sucursales, UEN S, etc Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Gasto Prorrateado cambia a estatus Pendiente nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. al afectar Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Gasto Prorrateado se concluye. Imagen 63 Gasto Prorrateado

57 MI-MC-CXP /05/ de Gasto anticipo Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Son los gastos cuyos beneficios son aplicables a ejercicios futuros, como lo puede ser una solicitud de viáticos Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Gasto Anticipo cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Gasto Anticipo se concluye. Imagen 64 Gasto Anticipo 6.36 Gasto Dev. Anticipo Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Este movimiento se ocupa de la devolución de los anticipos que se realizaron.

58 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Gasto Dev. Anticip en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 65 Gasto Dev. Anticipo 6.37 Retención Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Es la parte de los intereses que el banco o el intermediario detrae de las ganancias obtenidas Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Retención cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Retención se concluye.

59 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 66 Retención 6.38 Gasto Diverso Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar las obligaciones de pago con acreedores por la adquisición de bienes y servicios Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Gasto Diverso cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Gasto Diverso se concluye. Imagen 67 Gasto Diverso

60 MI-MC-CXP /05/ de Gasto Extemporáneo Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Esta función se usa para cuando se tiene que realizar un gasto fuera de tiempo Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Gasto Extemporáneo cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Gasto Extemporáneo se concluye Clave de Afectación CXP.F Funcionalidad Imagen 68 Gasto Extemporáneo 6.40 Entrada Maquila Este movimiento se utiliza para registrar las cuentas por pagar derivadas de la contratación de algún tipo de maquila de determinado producto.

61 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Entrada Maquila cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Entrada Maquila se concluye. Imagen 69 Entrada Maquila Clave de Afectación CXP.F 6.41 Embarque Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar las cuentas por pagar relacionadas a un embarque, como podrían ser el pago de maniobras, gasolina, casetas, carga y descarga, etc Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Embarque cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Embarque se concluye.

62 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 70 Embarque 6.42 Nota Cargo Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Este tipo de movimiento aumenta el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, se considera como un cargo adicional que implique a la cuenta por cobrar respectiva; se puede generar un cobro inmediato o un cobro Posterior (Posfechado); convertirse en un contra recibo o documento; aplicarse como una Nota de Crédito para saldar la misma; o en su caso generar una Factura Seguro Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Nota Cargo en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 71 Nota Cargo

63 MI-MC-CXP /05/ de Devolución Maquila Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Esta función se ocupa cuando se desea realizar el movimiento de devolución de maquila ya sea por defectuosa Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Devolución Maquila en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 72 Devolución Maquila Devolución Gasto Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Es la devolución del anticipo prestado con arreglo a determinadas condiciones de emisión Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Devolución Gasto en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar.

64 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 73 Devolución Gasto 6.45 Dev. Prorrateada Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Este movimiento se utiliza para cancelar total o parcialmente una cuenta por pagar generada por una compra prorrateada, por la devolución de los bienes/ servicios adquiridos Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Dev. Prorrateada en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 74 Dev. Prorrateada

65 MI-MC-CXP /05/ de Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Devolución Retención Este movimiento se utiliza para registrar devoluciones de efectivo de impuestos retenidos a los proveedores/ acreedores Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Devolución Retención en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 75 Devolución Retención Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Cancelación Nómina Este movimiento se utiliza cuando se desea cancelar las cuentas por pagar correspondientes a la nómina debido a errores presentados en el cálculo de los importes Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente.

66 MI-MC-CXP /05/ de 116 Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Cancelación Nómina en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 76 Cancelación Nomina 6.48 Impuestos a Favor Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Se usa cuando el cliente o proveedor tienen impuestos a su favor Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Impuestos a Favor en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 77 Impuestos a Favor

67 MI-MC-CXP /05/ de Nota Crédito Clave de Afectación CXP.CA Funcionalidad Este movimiento se utiliza cuando existe un saldo a favor del cliente el cual puede ser originado por una Devolución o bonificación o bien por este movimiento puede ser generado directamente Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Nota Crédito cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Nota Crédito se concluye Clave de Afectación CXP.ANC Funcionalidad Imagen 78 Nota Crédito 6.50 Aplicación Pago Se usa cuando se desea realizar algún pago ya sea al cliente o proveedor y se relacionara con la factura emitida.

68 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del movimiento Al realizar el movimiento Pago solo es necesario dar clic en el botón así se genera automáticamente el cheque. para afectar el Pago y 6.51 Forward por Pagar Clave de Afectación CXP.CA Funcionalidad Es la forma de generar un pago al proveedor, considerando los impuestos. Este movimiento incrementa el saldo deudor del Proveedor Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Forward por Pagar cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Forward por Pagar se concluye Clave de Afectación Imagen 79 Forward por Pagar 6.52 Factura Proveedor CXP.D

69 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad Este movimiento se efectúa cuando se quiere realizar la factura al proveedor cuando ya se haya tenido la entrada de compra Afectación del movimiento Al Afectar el Movimiento Factura Proveedor, este queda con Estatus PENDIENTE y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Para Concluirlo deberá afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Factura Proveedor. Imagen 80 Factura Proveedor Clave de Afectación Contra Recibo CXP.D Funcionalidad Este movimiento se utiliza para generar el documento a favor de Proveedor/ Acreedor y establecer el compromiso de pago indicando en el mismo el importe a pagar, el día y hora. Este tipo de documento por lo general se extiende por duplicado y una copia se le entrega al proveedor, para que pueda efectuar el cobro de su factura en los días de pago y horarios establecidos por la empresa Afectación del movimiento Al Afectar el Movimiento Contra Recibo, este queda con Estatus PENDIENTE y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Para Concluirlo deberá afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Contra Recibo.

70 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 81 Contra Recibo 6.54 Documento Anticipo Clave de Afectación CXP.DA Funcionalidad Este movimiento se utiliza para registrar los pagos anticipados a los proveedores por medio de documentos como son cheques u otros medios por la compra de bienes o por la prestación de servicios, documentos mismos que posteriormente serán descontados de la cantidad a pagar Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Documento Anticipo, el movimiento cambia a estatus Pendiente. Al afectar por segunda vez proceso. el movimiento, se despliegan las opciones para continuar con el Imagen 82 Documento Anticipo

71 MI-MC-CXP /05/ de Aforo Clave de Afectación CXP.D Funcionalidad Es la forma de realizarle un pago a un proveedor pero sin indicar el importe Afectación del movimiento Al Afectar el Movimiento Aforo, este queda con Estatus PENDIENTE y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Para Concluirlo deberá afectar nuevamente el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Aforo. Imagen 83 Aforo Clave de Afectación CXP.FAC Funcionalidad 6.56 Crédito Cantidad de dinero que se pone a disposición de una persona para que pueda ser utilizada, siendo posteriormente devuelta, con la obligación de pagar el interés pactado Afectación del movimiento Al Afectar el Movimiento Crédito, este queda con Estatus PENDIENTE. Para Concluirlo deberá afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Crédito.

72 MI-MC-CXP /05/ de Carta Crédito Clave de Afectación CXP.FAC Funcionalidad Documento que entrega un banco a un cliente para que pueda surtirse de fondos en otros bancos del País o del extranjero Afectación del movimiento Al Afectar el Movimiento Crédito, este queda con Estatus PENDIENTE. Para Concluirlo deberá afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Crédito 6.58 Endoso Clave de Afectación CXP.FAC Funcionalidad Este movimiento se utiliza para transferir las obligaciones de pago adquiridas con un proveedor (Endosante: persona que trasmite el título a otra persona) hacia otro acreedor/ proveedor (Endosatario: persona a quien se le transmite el documento). De esta manera los pagos se realizaran al endosatario Afectación del movimiento Al Afectar el Movimiento Endoso, este queda con Estatus Pendiente. Para Concluirlo deberá afectar el movimiento y se presentarán las opciones del Menú Endoso Clave de Afectación 6.59 Devolución CXP.DC

73 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad Consiste en la devolución parcial o total (cancelación) de una deuda Afectación del movimiento Al afectar el movimiento este queda concluido como Devolución Clave de Afectación CXP.CAD Funcionalidad 6.60 Disminución Capital Este movimiento se utiliza para disminuir el capital asignado a las cuentas por pagar Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Disminución Capital cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Disminución Capital se concluye Clave de Afectación Imagen 84 Disminución Capital 6.61 Ajuste Aplicación CXP.AJA

74 MI-MC-CXP /05/ de Funcionalidad Al final de la sesión, las ganancias y pérdidas se cuadran en función de los precios, se define un monto el cual es aplicado a varias facturas quedando solo con el monto de la deuda Afectación del movimiento Al afectar el movimiento este queda con el estatus Concluido Clave de Afectación CXP.RE Funcionalidad 6.62 Reevaluación Crédito Actualiza el valor de las Cuentas por Pagar aplicando la inflación es decir, se utiliza el índice Nacional de Precios al Consumidor para reflejar el porcentaje de la inflación presentado durante el año Afectación del movimiento El movimiento Reevaluación no puede generarse directamente En el Módulo Cuentas por Pagar Clave de Afectación CXP.NC Funcionalidad Conversión Cargo Este movimiento se puede aplicar a un crédito otorgado por el Proveedor, como pueden ser en Factura, Nota de Cargo, Documento, Cargo Diverso o Cheque Devuelto Afectación del movimiento Al afectar el movimiento cambia a estatus Pendiente.

75 MI-MC-CXP /05/ de 116 Al afectar nuevamente el movimiento se abre la ventana Conversión Cargo en la cual se selecciona la opción que corresponda y se presiona el botón Aceptar. Imagen 85 Conversión Cargo Clave de Afectación CXP.CA Funcionalidad 6.64 Conversión Crédito Este movimiento se puede aplicar a un crédito otorgado por el Proveedor, como pueden ser en Factura, Nota de Cargo, Documento, Cargo Diverso o Cheque Devuelto Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Conversión Crédito cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Conversión Crédito se concluye. Imagen 86 Conversión Crédito

76 MI-MC-CXP /05/ de Amortización Clave de Afectación CXP.D Funcionalidad Es la compensación que se da en dinero del valor de los medios fundamentales de trabajo Afectación del movimiento Al afectar el movimiento este aparece con estatus Pendiente. Al afectar nuevamente nos muestra las opciones de Amortización en donde se debe seleccionar la opción deseada Intereses Clave de Afectación CXP.INT Funcionalidad Interés es el índice utilizado para medir la rentabilidad de un crédito Afectación del movimiento Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estatus Concluido Clave de Afectación CXP.EST Funcionalidad 6.67 Estadística Este movimiento se utiliza cuando se desea registrar un estimado de los gastos a realizar por periodo considerando los gastos fijos.

77 MI-MC-CXP /05/ de Afectación del movimiento Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estatus Concluido Solicitud Depósito Clave de Afectación CXP.SD Funcionalidad Este movimiento realiza una solicitud de depósito a una cuenta específica, con el fin de hacer un pago, un anticipo, una comisión o alguna otra actividad que implique un abono a la cuenta de otra persona Afectación del movimiento Al afectar el movimiento solicitud de depósito, el movimiento pasa a Pendiente, cuando se afecta este estatus la solicitud sugiere crear un Pago por medio de: cheque, cheque electrónico o Ingreso (caja) Clave de Afectación 6.69 Solicitud Cheque CXP.SCH Funcionalidad Este movimiento se realiza cuando existe la necesidad de elaborar un cheque con cargo a una cuenta específica Afectación del movimiento Al afectar el movimiento solicitud de Cheque, el movimiento pasa a Pendiente, cuando se afecta este estatus la solicitud sugiere crear un Pago por medio de: cheque, cheque electrónico o Egreso (caja).

78 MI-MC-CXP /05/ de Impuestos por Pagar Clave de Afectación CXP.CA Funcionalidad Son aquellos impuestos que aun no han sido pagados pero están contemplados para dicho pago Afectación del movimiento Al afectar el movimiento Impuestos por Pagar cambia a estatus Pendiente al afectar nuevamente el movimiento muestra la siguiente pantalla de opciones. Al seleccionar la opción que corresponda y presionar el botón Aceptar el movimiento Impuestos por Pagar se concluye. Imagen 87 Conversión Crédito

79 MI-MC-CXP /05/ de 116 VII. EXPLORADORES Los Exploradores sirven para obtener información del sistema de forma dinámica ya que incluyen filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades. Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú en Menú principal Configurar / Usuarios / Accesos. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración MI-MC-CONF. Ruta de Acceso: Menú principal / Exploradores/ Módulo Cuentas por Pagar/ Seleccionar el explorador deseado NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. 7.1 Descripción de la ventana Explorador Barra de Herramientas Imagen 88 Explorador Cuentas por Pagar A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas:

80 MI-MC-CXP /05/ de 116 BOTÓN DESCRIPCIÓN Permite cerrar la ventana del explorador. Imprime los datos presentados en el explorador a la(s) impresora(s) configurada. Muestra la vista preliminar del explorador. Traslada los datos mostrados en el explorador a una hoja de Microsoft Excel. Muestra los importes de forma contable por mes del movimiento. Abre la ventana de Información del Cliente. Abre la ventana de Información del Artículo. Muestra las propiedades del movimiento seleccionado. Permite personalizar la vista del explorador Filtros de Búsqueda a) Buscar Imagen 89 Filtro Buscar Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro. b) Fecha Imagen 90 Filtro Fecha Con este filtro se podrá indicar que se muestren los movimientos que ya han sido concluidos o que están por concluirse. c) Moneda Imagen 91 Filtro Moneda Este filtro permite seleccionar los movimientos que se hayan realizado con una moneda determinada, siempre y cuando este dada de alta en la configuración del sistema y existan movimientos con este tipo de cambio.

81 MI-MC-CXP /05/ de 116 d) Sucursal Imagen 92 Filtro Sucursal Se utiliza para indicarle al tablero de control la sucursal especifica de la cual se desean ver sus movimientos, considerando que la matriz es quien le da el seguimiento especial para concluirse los mismos, siendo esta, quien, concentra todas las acciones de todas las sucursales dentro de este modulo, o en su caso se podrá visualizar a su vez todas las sucursales activas registradas en el Sistema. e) Proyecto Imagen 93 Filtro Proyecto Este filtro se utiliza para ordenarle al Tablero de Control que muestre solo los movimientos originados por un usuario especifico o en su caso de todos, con apoyo del botón se enlista todos aquellos que están registrados en el sistema, a partir del Menú General/ Configurar/ usuarios/ usuarios, ver Manual de Configuración y Cuentas para mayor información. f) UEN Imagen 94 Filtro UEN Las columnas cuyos nombres se pueden apreciar en la ventana también son filtros de información que acomodan los movimientos. Este acomodo de información se puede apreciar si se presiona el botón con el nombre de la columna. NOTA: Al presionar el encabezado de la columna <Movimiento>, organizara los movimientos en orden alfabético ascendente y al volver a presionar cambiara el orden de los movimientos a descendente. El resto de las columnas tienen la misma lógica de funcionamiento.

82 MI-MC-CXP /05/ de Área de datos Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo Totalizadores Muestra el total de Impuestos, Importe, Retenciones, Saldo por todos movimientos que se encuentran en la vista del explorador. Movimientos Saldos Pendientes Pagos Saldos a Favor Compras Netas 7.2 Exploradores del Módulo A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo Movimientos Este explorador se utiliza para verificar los movimientos que se encuentran en el sistema pudiendo ser filtrados por Estatus, por tipo de Movimiento, sucursal o usuario. Imagen 95 Explorador Movimientos

83 MI-MC-CXP /05/ de 116 Este explorador es muy similar al utilizado en los movimientos con la diferencia que aquí no se pueden generar nuevos movimientos. Ni se puede abrir el movimiento Explorador Saldos Este explorador muestra una relación de Proveedor- Saldo. Imagen 96 Explorados Saldos Del lado izquierdo de la ventana se localizan los agrupadores en forma de árbol, donde se presentarán los Proveedores, según se hayan configurado en el sistema, del lado derecho se despliega el detalle de éstos, con base a las columnas de información que éste contenga en el sistema. El menú principal de iconos se compone de la Impresión, la Presentación Preliminar, la hoja de calcula de Excel para manejo de información, la generación del Reporte y la Información del Proveedor, al final la herramienta de configurar Personalizar Vista. En la parte inferior se presenta el número de Proveedores y el Saldo Pendientes Este explorador muestra el saldo de cada movimiento que aún se encuentra en estatus pendiente de pago al Proveedor.

84 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 97 Explorador Pendientes Este explorador Presenta en la parte superior tres filtros principales: el de búsqueda por Movimiento, el de Vencimiento del Movimiento y la Moneda en que fue generado el Movimiento. También encontramos el Menú de iconos, la explicación de cada uno de éstos se encuentra en Anexos. Favor de consultarlo. Del Lado izquierdo se ubica los agrupadores con base a la configuración realizada al sistema, y del lado derecho el detalle del Movimiento de cada uno, con base a la información generada en el sistema. En la parte inferior se localiza el número de pendientes de ese Proveedor y el saldo total correspondiente Pagos Este explorador muestra en el detalle de la pantalla el control del importe pagado por cada movimiento realizado indicando el nombre del proveedor y la forma de pago. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana Explorando - Pagos.

85 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 98 Explorador Pagos En el centro de la ventana se presentarán los movimientos generados en el módulo de cuentas por pagar, en base a los movimientos realizados, desplegando en las columnas su información, en la parte inferior el número de Pagos y el Importe Total de estos Saldo a Favor Este reporte es para la visualización aquellas cuentas en donde el proveedor tiene saldo a favor. Imagen 99 Saldo a Favor de Proveedores Al seleccionar el nombre del proveedor y presionar el icono se despliega la siguiente pantalla en donde se presentan los cargos y abonos realizados mes a mes.

86 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 100 Desglose saldo a favor Proveedor Compras Netas Se despliega la pantalla con la información de las compras netas generadas en la operación de la empresa. Imagen 101 Compras Netas

87 MI-MC-CXP /05/ de 116 VIII. REPORTES Ruta de Acceso: Menú principal / Reportes/ Cuentas por Pagar/ Seleccionar el reporte a consultar Imagen 102 Ruta de Acceso a Reportes de Cuentas por Pagar Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables o filtros. Esta información se encuentra en la Base de Datos. Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación de un Reporte. Cada Reporte contempla varias modalidades, por lo que son todos aquellos elementos que integran el reporte de este módulo.

88 MI-MC-CXP /05/ de 116 En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado. En cada una de las pantallas previas se encuentran los siguientes iconos: CAMPO / BOTÓN DESCRIPCIÓN Cierra la ventana. Imprime los datos seleccionados. Muestra una vista preliminar de la información solicitada. Dentro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el Ejercicio y el nombre de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los Subtotales, Totales y Gran Totales de la información. En la vista preliminar de los reportes aparecen los siguientes iconos para el manejo del mismo: CAMPO / BOTÓN Cierra el Reporte. Envía el reporte a impresión. DESCRIPCIÓN Envía la información del reporte a Excel para su tratamiento. Asigna márgenes o recuadro a toda la información del reporte. Guardar el reporte como documento portátil (.PDF) en la ruta que se designe. Genera un correo electrónico y agrega el archivo del reporte (PDF) listo para que se envíe a un destinatario. Muestra el reporte en formato de Acrobat (PDF). Se va a la primera hoja del reporte. Regresa a la hoja anterior. Avanza a la siguiente hoja. Se va a la última hoja del reporte.

89 MI-MC-CXP /05/ de 116 A continuación, se detalla la funcionalidad de cada uno de los reportes de este módulo Funcionalidad 8.1 Saldos Este reporte despliega información de los saldos actuales de los Proveedores de todos los tipos de monedas que utiliza, para beneficio propio de la misma y que están pendientes de pago; muestra la clave del Proveedor, nombre y saldo, así como el gran total del saldo. Al acceder a esta opción de reporte se despliega el recuadro Saldo Cuentas por Pagar el cual contiene campos que funcionan como filtros de búsqueda y una barra de herramientas, para Cerrar, imprimir y observar Pantalla del Reporte En estos campos se indicará la clave del Proveedor ya sea directamente si es que se conoce la clave del Proveedor o en su caso apoyada del botón asistente el cual desplegara la pantalla de los Proveedores registrados en el sistema a partir del Menú General del sistema/ Cuentas/ Proveedor / Proveedor. Al seleccionar el Proveedor deseado, en los dos campos se establece el rango de donde y hasta donde se presentará la información desea. Una vez que ya indico estos datos, se podrá utilizar el icono para observar la información, en el caso dejar los campos en blanco se visualiza toda la información de todos los Proveedores. Imagen 103 Saldos-Cuentas Por Pagar

90 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista preliminar: Imagen 104 Vista Preeliminar Saldos 8.2 Pendientes Funcionalidad Este reporte despliega información por Proveedores con respecto a todos los movimientos que se tiene pendientes por concluir que disminuye o aumenta su saldo, mostrando así el total por pagar, refleja las fechas de emisión como de vencimiento y los días que han trascurrido considerando estas; así como si hubiesen causando cargos moratorios Pantalla del Reporte Se selecciona el rango de Proveedores a los que se quiere consultar. Imagen 105 Pendientes Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los Proveedores será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente.

91 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista Preliminar: Imagen 106 Vista Preeliminar Pendientes 8.3 Estados de Cuenta Funcionalidad Este reporte refleja los cargos y abonos realizados a cada proveedor en un periodo determinado, filtrando por estatus y tipo de moneda Pantalla del Reporte Registra en la ventana Estado de Cuentas la información requerida de acuerdo a los filtros de búsqueda y presiona el icono. Imagen 107 Estado Cuenta

92 MI-MC-CXP /05/ de 116 Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los proveedores será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente. Este reporte genera el listado de aquellos movimientos que no se han conciliado todavía, filtrando todos aquellos que ya fueron conciliados. Vista Preliminar: Funcionalidad Imagen 108 Vista Preeliminar Estado Cuenta 8.4 Antigüedad de Saldos Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada. Se selecciona si se requiere desglosado y la moneda de la transacción. Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más específica de todos o de algún Proveedor especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro:

93 MI-MC-CXP /05/ de Pantalla del Reporte CAMPO Del Proveedor: Al Proveedor: DESCRIPCIÓN Indica a partir de que proveedor se requiere el reporte. Indica hasta cual proveedor cubrirá el reporte. Imagen 109 Antigüedad Saldos Vista Preliminar: Imagen 110 Vista Preeliminar Antigüedad de Saldos

94 MI-MC-CXP /05/ de Pronóstico de Pagos Funcionalidad Indicando los datos deseados con el icono se despliegan en la pantalla del reporte utilizado. Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los Proveedores será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente Pantalla del reporte Se selecciona el rango de proveedores, de los cuales se generará un reporte del pronóstico de pagos que se realizarán, de acuerdo al comportamiento en los pagos, se puede seleccionar si se desea desglosado, el año y tipo de moneda en que quereos el reporte. Vista Preliminar: Imagen 111 Pronóstico de Pagos Imagen 112 Vista Preeliminar Pronóstico de Pagos

95 MI-MC-CXP /05/ de Concentrado Diario Funcionalidad Presenta un concentrado de los pagos realizados en un periodo determinado Pantalla del Reporte CAMPO De la Fecha: A la fecha: DESCRIPCIÓN Indica a partir de qué fecha iniciara el reporte Indica hasta qué fecha cubrirá el reporte. Imagen 113 Fechas Específicas Vista Preliminar: Imagen 114 Vista Preeliminar Concentrado Diario

96 MI-MC-CXP /05/ de Acumulados Funcionalidad Genera un Reporte Acumulado de las cuentas por pagar a cada proveedor, se puede poner filtros seleccionando un rango o a un solo proveedor, también se puede seleccionar por Categoría, Familia, Ejercicio fiscal y Tipo de Moneda Pantalla del Reporte Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón visualizar el reporte. se podrá Imagen 115 Acumulados Vista Preliminar: Imagen 116 Vista Preeliminar Acumulados

97 MI-MC-CXP /05/ de Auxiliares Funcionalidad Este reporte permite visualizar los Auxiliares de Cuentas por Pagar Pantalla del Reporte Se puede seleccionar por rango de fechas, rango de proveedores, Categoría, Familia, Por Movimiento Especifico, Nivel Y Moneda. Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón visualizar el reporte. se podrá Imagen 117 Auxiliares

98 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista Preliminar: Imagen 118 Vista Preeliminar Auxiliares 8.9 Movimientos Funcionalidad Permite Generar un reporte de todos los movimientos realizados por proveedor en un período específico de acuerdo al tipo de moneda de las transacciones Pantalla del reporte Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón visualizar el reporte. Imagen 119 Movimientos se podrá

99 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista Preliminar: Imagen 120 Vista Preeliminar Movimientos 8.10 Por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado Funcionalidad Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada a el Proveedor Pantalla del Reporte Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más específica de todos o de algún Proveedor especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro: Imagen 121 Antigüedad Saldos

100 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista Preliminar: Imagen 122 Vista Preeliminar Antigüedad Saldos 8.11 General de Movimientos Funcionalidad Genera un reporte general de los movimientos emitidos en el módulo de cuentas por Pagar Pantalla del Reporte Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón visualizar el reporte. se podrá Imagen 123 General de Movimientos

101 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista Preliminar: Imagen 124 Vista Preeliminar General de Movimientos Funcionalidad 8.12 Diario de Movimientos Este reporte despliega los movimientos generados en forma diaria que se aplican a cada uno de los Proveedores ya sea por Categorías, por Familias y/o Grupos, siendo adaptable a las necesidades Pantalla del reporte Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón visualizar el reporte. se podrá Imagen 125 Diario de Movimientos Una vez que se hayan indicado los datos en los campos del recuadro, dependiendo de las indicaciones, se generará el Reporte correspondiente, la forma como se debe presentar se observa el reporte.

102 MI-MC-CXP /05/ de 116 Vista Preliminar: Imagen 126 Vista Preeliminar Diario de Movimientos IX. HERRAMIENTAS Ruta de Acceso: 9.1 Documentación Automática Menú principal/ Herramientas/ Cuentas por Pagar/ Documentación Automática Apoya en la generación de documentos, de movimientos del módulo, con fecha de vencimiento, un ejemplo es la generación de un documento de Abono de Intereses, el cual tendrá un interés determinado. Imagen 127 Documentación Automática

103 MI-MC-CXP /05/ de Conversión Moneda Cargos Pendientes Genera un Cambio de Moneda de las cuentas por Pagar por Proveedor, pudiendo modificar el tipo de moneda en que se realizará el Pago. Imagen 128 Conversión Moneda Cargos Pendientes 9.3 Aplicación Automática Genera una Aplicación Automática de todos los movimientos pendientes de aplicar. Imagen 129 Aplicación Automática 9.4 Eliminar saldos Menores Esta Herramienta presenta la pantalla para confirmar la eliminación de los Saldos Menores de los Proveedores. Imagen 130 Eliminar Saldos Menores

104 MI-MC-CXP /05/ de Pagos Automáticos Imagen 131 Pagos Automáticos Esta herramienta puede generar que se automatice el pago a ciertos proveedores, como lo es muy usual el pago de luz, agua, que son pagos que generalmente son similares mes tras mes. Al afectar nos solicita la fecha de vencimiento de dichos pagos. Imagen 132 Vencimiento Al seleccionar Aceptar se generan los pagos correspondientes. 9.6 Pagar en Lote Esta herramienta procesa un Pago en Lote, visualizando los campos de Movimiento, Referencia, Concepto, Proveedor, Calificación, Importe Total, Importe a Pagar y Saldo.

105 MI-MC-CXP /05/ de 116 Imagen 133 Pagar en Lote Además, en la herramienta Pagar en Lote se puede sugerir algún pago a través de la opción, llenando los campos de Importe, Moneda, Vencimiento y aceptando la sugerencia con lo cual se desplegará detalladamente el pago en lote. Imagen 134 Sugerir Pago 9.7 Ajuste Redondeo Genera un Ajuste redondeando los decimales de los saldos. Imagen 135 Ajuste Redondeo Al seleccionar procesar se hace el redondeo de todas las cuentas.

106 MI-MC-CXP /05/ de Tasas Aquí se pueden especificar Descuentos por pronto pago, Intereses Moratorios, Recargos y Refinanciamientos aplicable a todos los Proveedores guardando este proceso. Imagen 136 Tasas Diarias de Interés 9.9 Fusionar Cuentas por Pagar Se puede juntar varias cuentas por Pagar del mismo Proveedor, sumando las parciales hasta generar una sola cuenta. Esta herramienta también puede ser utilizada desde el módulo de CXC. Imagen 137 Fusionar 9.10 Modificar Situación en Lote Imagen 138 Modificar Situación en Lote

107 MI-MC-CXP /05/ de Reevaluar Cuenta por Pagar Imagen 139 Reevaluar En la ventana Reevaluar - Cuentas por Pagar se actualiza el tipo de cambio de las monedas extranjeras con las que realiza transacciones la empresa con la finalidad de realizar la reevaluación de las Cuentas por Pagar Netear Esta herramienta permite disponer del saldo a favor de un cliente a cuenta de una deuda igual o mayor contraída por la empresa con dicho cliente por ejemplo: La empresa A tiene una deuda de $100 con el cliente X y a su vez el cliente X le debe a la empresa A $50 al ejecutar la operación de Neteo la diferencia es de $50 a favor del Cliente X. Imagen 140 Netear

108 MI-MC-CXP /05/ de Modificar Vencimiento (en Lote) Imagen 141 Especificar proveedor Imagen 142 Modificar Vencimiento

109 MI-MC-CXP /05/ de 116 ANEXO 1- FLUJOS DE MOVIMIENTOS

110 MI-MC-CXP /05/ de 116