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1 INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P Contáctanos Tel: + 52 (55) Fax:+ 52 (55) Web Site Software Development Contacto: Daniel Soria dsoria@intelisis.com Pedro Rodríguez prodriguez@intelisis.com.mx INTELISIS

2 MANUAL MODULO DEL PROYECTOS Edición #

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2008 Fecha de Emisión 28/ 03/ 2008 Compiló: Noemi Ramírez Hernandez

4 INDICE 1. INTRODUCCIÓN Acceso a Intelisis Procesos: Proyectos Alta del Proyecto... 7 Descripción del Tablero de Control... 8 Pantalla Proyecto: Descripción de su estructura... 9 Alta de Actividades: Alta de Recursos asignados al Proyecto Alta de Contactos del Proyecto: Alta de días festivos o no laborables: Grafica de Gantt del Proyecto Afectación del Proyecto Reestructuración del Proyecto Resultados del Proyecto:

5 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de INTRODUCCIÓN Este modulo se utiliza para registrar la información y actividades. Así como permitir la planificación en cada uno de las Fases del Proyecto. Características: - Permite obtener la información para generar estadísticas y predecir posibles fallas o problemas. - Apoya en la toma de decisiones a todos los niveles. - Permite evaluar fácilmente la calidad del proyecto. - Obtención de la información necesaria para poder solucionar el problema determinado proyecto. - Por medio de la información recibida, proveedor y empleados, para poder tomar decisiones que generan cambio en la operación para eliminar errores, fallas, malos servicios y toda aquella situación que afecte directa o indirectamente a la empresa, clientes, proveedores y asociados. Identificando las necesidades de los clientes y las internas. Nota: Para configurar el Modulo ver el manual MV-MC-PROY-2009a.

6 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de ACCESO A INTELISIS 1. Para ingresar a Intelisis dar doble clic sobre el icono. 2. Ingresar la siguiente información en los campos: USUARIO: Registrar el nombre de usuario que se le haya asignado. CONTRASEÑA: Ingresar la contraseña. EMPRESA: Seleccionar la Empresa Correspondiente al usuario. SUCURSAL: Seleccionar el número de sucursal correspondiente al usuario.

7 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de PROCESOS: PROYECTOS 3.1 Alta del Proyecto Como ejemplo se realizará el movimiento de Proyectos. 1. Ingresar a la siguiente ruta Menú General / Procesos / Proyectos. 2. Tablero de Control Descripción del Tablero de Control A. Filtros de Búsqueda. C. Formas de Presentación. B. Área de Movimientos D. Botones de Acceso

8 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Descripción del Tablero de Control Filtros de Búsqueda: Se puede buscar registros por uno o varios caracteres, el tipo de movimiento, el estatus, la fecha, el usuario y la sucursal. Área de Movimientos Realizados: Muestra la información de los movimientos registrados. Formas de Presentación ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema. Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes. Iconos pequeños Vista con detalles Botones de Acceso Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños. Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista. BOTÓN DESCRIPCIÓN Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él. Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de éste. Al presionar este botón se cerrará la pantalla del tablero de control automáticamente. 2.2 En el Tablero de Control dar clic en Nuevo. 3. En la pantalla de Proyecto - (Movimiento nuevo) seleccionar el Movimiento Proyecto

9 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Pantalla Proyecto: Descripción de su estructura. Barra de Herramientas Pestañas del Movimiento Nivel Encabezado Nivel Detalle de la Pestaña seleccionada

10 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Menú Archivo Menú Archivo, Edición, Ver / Barra de Herramientas Campo Nuevo Copiar Abrir Localizar Acceso Rápido Ctrl+N Mayús+F11 Ctrl+A Mayús+F3 Descripción Esta opción se permite capturar un nuevo movimiento. Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, tratándolo como un movimiento diferente. Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo. Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual). Guardar Cambios Personal involucrado Evaluaciones Propiedades Imprimir Presentación Preliminar Ctrl+G Ctrl+P Alt+F11 Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura. Permite capturar el personal que esta involucrado en el movimiento. Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones. Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento. Abre el cuadro de diálogo Imprimir que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instaladas. Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto.

11 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Campo Plantillas Office Formas Anexas Verificar Situación Sucursal Afectar Asignar consecutivo Eliminar Cancelar Asignar Usuario Cerrar Acceso Rápido Ctrl+F11 Alt+F10 Ctrl+F12 Ctrl+U F12 Alt+F4 Descripción Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intelisis. Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde Intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath, guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento. El formulario de Info Path debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath. Esta opción le hace una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de Información. Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento. Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido. Afecta el movimiento que se este generando y lo cambia de estatus automáticamente. Esta opción permite asignarle un consecutivo al movimiento antes de afectarlo. Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción Cancelar. Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control. Esta opción permite reasignar el movimiento a otro Usuario, es decir, del usuario que lo dio de Alta a otro que le dará seguimiento. Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.

12 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Menú Edición Campo Acceso Rápido Descripción Sirven para incluir a los movimientos referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de internet, Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc. que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos. Anexos F4 Para registrar un anexo, se utiliza el icono y se capturan los campos que aparecen en pantalla, al seleccionar la pestaña Detalles. Se verifica la pestaña Lista y aparece el tipo seleccionado y el nombre. Dé clic en el botón Guardar y cerrar para generar el archivo anexo. Anexos Detalle Usar Plantilla Recursos Asignados Contactos del Movimiento Días del Proyecto Ctrl+F4 Ctrl+R Esta opción sirve para integrar las referencias, pero en cada una de las fases del proyecto. Esta opción no sirve para seleccionar la plantilla y dar de Alta las actividades. Esta opción nos sirve para dar del alta a los recursos del proyecto. Esta opción nos sirve para dar alta a los contactos que están involucrados en el proyecto. indicar en el proyecto cuales serán los días que no se van a laborar en el proyecto o se labore medio día,

13 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Menú Edición Campo Gantt Acceso Rápido Descripción Esta opción nos permite visualizar el proyecto en una Grafica de Gantt. Resultados Anterior Ctrl+, Esta opción nos permite verificar los ingresos y egresos generados en otros Módulos que afectan al Proyecto. Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Por ejemplo: si en el movimiento Solicitud, se indicó la opción afectar, y de las opciones que aparecen en la pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el movimiento Solicitud. Siguiente Ctrl+. Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar. Política del Movimiento/Concepto Posición del movimiento Shift+Ctrl+O Shift+Ctrl+N Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración para Conceptos, Tipos de Movimientos, Cuentas. Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo.

14 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Nivel Encabezado: Datos Generales En la pestaña de Datos Generales se tienen los siguientes campos: Campo: Descripción: Proyecto La clave o nombre que se le va a asignar al Proyecto Fecha Emisión Fecha en que se esta dando de alta al Proyecto Tipo Cuenta Es el tipo de contacto que se va a dar de alta en el Proyecto, siendo las opciones a elegir las siguientes: Prospecto Cliente Proveedor Personal Agente Proyecto Supervisor Se da de alta al responsable del Proyecto Comienzo Fecha de Inicio del Proyecto Fin Fecha de Finalización del Proyecto % Avance Es el % de Avance Global del Proyecto Otros datos

15 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 En la pestaña de Otros Datos tenemos los siguientes campos: Campo: Horas Día Calculo Inverso Fecha Revisión Descripción: Son las horas que se van a trabajar por día en el Proyecto. Así como los días: Lun - Vie Lun - Sab Todos Esta opción se va a utilizar cuando se quiere programar un Proyecto a partir de su Fecha Fin hacia tras Es la Fecha que se va a tomar como base para comparar contra la Fecha Inicio de cada Actividad y así determinar los indicadores de las actividades Cliente, Prospecto, Proveedor, Personal, Agente Esta pestaña varia según el Movimiento y el Contacto que se haya definido en la configuración de Tipos de Movimientos. En esta la pestaña se tiene el siguiente campo: Campo: Cliente, Prospecto, Proveedor, Personal, Agente Descripción: Es la clave del asignado al Proyecto

16 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Alta de Actividades: Existen dos formas para dar de alta las Actividades que se van a llevar a cabo en el Proyecto: 1) Capturarlas Manualmente y 2) Utilizando las Plantillas previamente elaboradas. 4.1 Alta de Actividades Manualmente: En el detalle del movimiento se tienen que ir capturando manualmente las actividades que se requieran, en donde se requiere capturar los datos de cada actividad o fase, cuando se terminan de capturar las actividades es necesario oprimir F5 para que el sistema realice en automático el cálculo de las fechas de comienzo y fin de cada actividad de acuerdo a la duración asignada.

17 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Alta de Actividades utilizando una Plantilla: Seleccionar la plantilla de Actividades que se desee utilizar. 1. Usar Plantilla 2. Dar clic para desplegar la pantalla con la Lista de la Plantillas. 3. Seleccionar la Plantilla En la pantalla de confirmación donde se pregunta si efectivamente se desea utilizar la plantilla, seleccionar Si cuando la selección sea la correcta de lo contrario dar clic en No. 4. Cuando la Plantilla seleccionada es la correcta dar clic en Si Nota: Para dar de Alta las Plantillas ver el manual MV-MC-PROY-2009a (Configurar Proyectos Plantillas)

18 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Automáticamente las actividades de la Plantilla seleccionada se insertaran en el detalle del Proyecto: Los campos de Actividad, Asunto, Fase, Duración, Unidad, Predecesora, Tipo, Categoría, Grupo y Familia tienen la misma función que en el Error! No se encuentra el origen de la referencia. Campo: Comienzo Fin Avance Estado Descripción: Fecha en que inicia la actividad Fecha en que finaliza la actividad Es el % de Avance de la actividad Es el estatus en que se encuentra la actividad: No comenzada En curso Completada A la espera de otra persona Aplazada Cancelada Eliminada

19 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Indicador Utilizado para medir la ejecución de una actividad, los colores utilizados para los indicadores son: Azul. Es el color por omisión Verde. Se activa cuando se esta en la fecha de inicio de la actividad y puede tener o no un % de avance Amarillo. Se activa cuando ya esta desfasada la fecha de inicio de la actividad pero ya se tiene un % de avance Rojo. Se activa cuando la fecha de inicio ya venció y su % de avance es cero 5. Alta de Recursos asignados al Proyecto. Para dar del alta a los recursos del proyecto se debe de oprimir el botón de Recursos Asignados en donde se abrirá la siguiente pantalla: Dar clic Recursos Asignados. Nota: Para dar de Alta los Recursos ver el manual MV-MC-PROY-2009a (Configurar Proyectos/ Recursos)

20 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Para dar de alta a un nuevo recurso oprimir el botón de Nuevo y llenar los campos requeridos. Campo: Recurso Estatus Comienzo Fin Rol Horas Día Precio Hora (Estándar) Costo Hora (Estándar) Descripción: Clave con la cual se identifica al recurso, previamente debió darse de alta en el catálogo de Recursos Estatus en el cual se encuentra este recurso en el proyecto Fecha en la cual inició este recurso en el proyecto Fecha de término en el que estuvo este recurso en el proyecto El Rol que tuvo este recurso en el proyecto Son las horas en que trabaja este recurso al día para este proyecto Es el precio sugerido que se le asigno en el catálogo de Recursos Es el costo sugerido que se le asigno en el catálogo de Recursos 5.1 Asignación de Actividades a los Recursos Una vez dados de alta los recursos del proyecto, se le deberá asignar actividades a cada uno. - Para asignar las Actividades es necesario seleccionar el recurso y oprimir el botón de Asignar Actividades. 1. Dar clic 3. Dar clic en Asignar Selección 2. Activar los check de las actividades asignadas al Recurso.

21 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 - Activar el check de la actividad que se le va a asignar al recurso, si se quiere asignar todas las actividades oprimir el botón derecho de Mouse y seleccionar la opción de Seleccionar Todo, posteriormente dar clic en el botón de Asignar Selección y Cerrar la pantalla. Repetir los mismos pasos para cada recurso. - Esta pantalla solo mostrará las actividades que no han sido asignadas a nadie, en caso de que se requiera compartir alguna tarea se deberá oprimir el botón de Filtro esto hará que se desplieguen todas y así poder seleccionar las actividades que se van a compartir.

22 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 - Si se requiere ver que actividades se le ha asignado a cada Recurso, se debe seleccionar el Recurso y dar clic en el botón de Información:

23 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Desasignar Actividades Pendientes: Esta opción se utiliza cuando se requiere desasignar las actividades pendientes de un recurso. - Seleccionar el recurso. - Seleccionar las actividades. - Y dar clic en el botón de Desasignar Selección. 4. Dar clic en Cerrar. 2. Dar clic en Desasignar Selección 1. Seleccionar las actividades a Desasignar 3. Confirmar Desasignar. Después de confirmar que si, al recurso seleccionado solo se le van a desasignar las actividades que tengan estatus de: En Curso, A la espera de otra persona, Aplazada y No comenzada.

24 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Alta de Contactos del Proyecto: En caso de que se quiera dar de alta a los contactos que están involucrados en el proyecto, se deberá oprimir el botón de Contactos del Movimiento, desplegará la siguiente pantalla, en donde se capturarán los datos del contacto involucrado: Dar clic dar de Alta los contactos del Movimiento. Campo: Nombre: Correo Electrónico: Cargo: Grupo: Teléfonos, Fax: Pedir Tono: Fecha Nacimiento: Sexo: Tipo: Tratamiento: Atención: Descripción: Nombre completo del Contacto. del contacto. Seleccionar el Cargo. Seleccionar el Grupo. Para dar de alta nuevos dar clic en el icono de Grupos, capturarlo y dar clic en Guardar y Cerrar. Capturar el Teléfono, Extensión o Fax cuando se requiera. Cuando se capture el Fax Seleccionar la fecha de nacimiento del Contacto. Seleccionar el Sexo del Contacto. Indicar si el contacto es el Titular (principal) o es un contacto secundario (suplente). Seleccionar el Titulo con el que refiere: Lic, Dr, Ing, Sr, Srita, etc. Indicar el saludo con el que se contactará al contacto. Este campo se utiliza cuando se envía un correo electrónico desde Intelisis.

25 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Alta de días festivos o no laborables: En caso de que se requiera indicar en el proyecto cuales serán los días que no se van a laborar en el proyecto o se labore medio día, se deberá oprimir el botón de Días del Proyecto, el cual desplegará la siguiente pantalla: En el cual se tiene opción de capturar cuales serán los días que no se laborará o se puede utilizar la ayuda oprimiendo el botón de Sugerir, se abrirá una pantalla en donde se debe de indicar el rango de fechas a programar. Al indicar el rango de fechas a programar estas se insertaran en el calendario Aquí se podrá indicar los días festivos, los días que solo se laboren ciertas horas, en caso de que se labore algún fin de semana, etc.

26 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Grafica de Gantt del Proyecto En este Módulo se tiene una vista Gantt del Proyecto que se esta llevando a cabo, para visualizarlo se deberá oprimir el botón de Gantt, el cual desplegará la siguiente imagen: Dar clic en Gantt

27 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Afectación del Proyecto Ya que se dieron de alta todos los datos del Proyecto se deberá oprimir el botón de Afectar generando lo siguiente: Se insertará en el Catálogo de Proyectos el Proyecto dado de alta en el Módulo. 10. Reestructuración del Proyecto La reestructuración se utilizará cuando se requiera realizar algún cambio en el Proyecto, como cambio en las fechas de las actividades, la duración de las actividades, cambio en los recursos del proyecto, etc. Para realizar esta reestructuración es necesario oprimir el botón de Afectar, el cuál enviará un mensaje de confirmación:

28 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 - Al oprimir Si se concluirá el proyecto actual (Proyecto Base) y se va a generar una nueva versión del Proyecto Base, por lo que se puede tener n-versiones de cada Proyecto. Cada vez que se reestructure el Proyecto, en el nombre se le va a agregar un guión seguido del número de versión que le corresponda. En la nueva versión del Proyecto se podrán editar las actividades, agregar actividades extras (en el detalle se tiene una columna que indica que si una actividad es nueva o no), dar de alta a nuevos recursos, dar de baja a recursos (es necesario que no tengan actividades pendientes), transferir las actividades de un recurso a otro, editar los contactos asignados, editar el calendario establecido, etc. Después de realizar los cambios al proyecto es necesario oprimir el botón de Afectar.

29 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de Resultados del Proyecto: Dentro del Módulo de Proyectos se tiene una opción en donde se puede consultar los movimientos de otros módulos. Para poder hacer la liga del Módulo de Proyectos a otros módulos es necesario dar de alta los movimientos que se quieren ver reflejados en el Proyecto. a) Ingresar a la siguiente ruta: Menú General / Configurar / Empresas. b) En el tablero de Control seleccionar la empresa y dar clic en Abrir.

30 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 c) En la Pantalla Empresas ir al menú Edición / Proyectos Mapa Movimientos

31 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Campo: Módulo Movimiento Tipo Factor Descripción: Es el Módulo que se quiere relacionar al Módulo de Proyectos Es el Movimiento que se verá reflejado en el Proyecto Indica de que tipo es el resultado que genera el movimiento: Real Presupuesto Indica si el movimiento se va a sumar o restar del resultado del Proyecto. 1 Suma -1 Resta

32 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 Ya configurados los movimientos, se requiere que cuando se este generando un movimiento de los que se dieron de alta, se indique el Proyecto, para que estos se vean reflejados en el Módulo de Proyectos:

33 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 En algunos movimientos se puede indicar la actividad del Proyecto: Para ver reflejados los movimientos en el Módulo de Proyectos, se requieren hacer los siguientes pasos: a) Abrir el Proyecto que se desee b) Oprimir el botón de Resultados c) El cual abrirá la siguiente pantalla:

34 MV-MC-PROY-2008b 28/03/ de 34 En donde la primera vez que se abra esta pantalla se mostrará en blanco d) Para poder ver todos los movimientos del Proyecto es necesario oprimir el botón de Recalcular, lo que hará que traiga todos los movimientos: Y cada vez que se generen nuevos movimientos ligados al proyecto y se requieren verlos en la pantalla anterior (Resultados del Proyecto), es necesario oprimir el botón de Recalcular. FIN DEL MANUAL