DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

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1 DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No de diciembre de 2014 DCA-3379 Señor Carlos Alvarado Valverde Director General Instituto Costarricense sobre Drogas Correo Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) para implementar un Procedimiento sustitutivo de contratación para la administración y disposición de bienes decomisados y comisados del Instituto Costarricense sobre Drogas, por el plazo de dos años. Nos referimos a su oficio número DG del 07 de octubre de 2014, recibido en fecha 10 de octubre de 2014 en esta Contraloría General de la República, adicionado por medio de los oficios DG del 28 de octubre de 2014, URA del 17 de noviembre de 2014 y URA del 02 de diciembre de 2014, mediante los cuales solicita la autorización descrita en el asunto. I. Antecedentes y justificación 1. Mediante el oficio No (DCA-1172) del 5 de mayo del 2011, esta División otorgó al ICD una autorización para implementar un procedimiento sustitutivo de contratación para la disposición de bienes decomisados y comisados de dicho Instituto. 2. Mediante el oficio No (DCA-1654) del 16 de julio del 2012, esta División otorgó una nueva autorización al ICD para aplicar el procedimiento sustitutivo de contratación para la disposición previa de bienes decomisados y comisados, por un plazo de un año. 3. Por medio del oficio (DCA-2432) del 03 de octubre de 2014, esta División autorizó al ICD a continuar aplicando el procedimiento sustitutivo de contratación para la disposición previa de bienes decomisados y comisados, por un plazo de un año.

2 2 4. En esta oportunidad, el Instituto explica que desea continuar aplicando este procedimiento de contratación, y para lo cual remiten un nuevo texto con algunas modificaciones respecto al texto anterior, incluyendo un apartado para la venta de los bienes perecederos. II. Criterio de la División A) Sobre la procedencia de la autorización: La Constitución Política, particularmente el artículo 182, establece un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales que las contrataciones públicas deben basarse en procedimientos concursales ordinarios. No obstante que dichos procedimientos son la regla, hay excepciones en las que el interés público no se ve satisfecho utilizando el método concursal ordinario, de ahí que la Ley de Contratación Administrativa ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración a contratar en forma directa, tal es el caso de la regulación contenida en el artículo 2 bis inciso c) de la citada ley. En estos casos, la Contraloría General debe hacer un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos suficientes que justifiquen obviar los procedimientos contractuales ordinarios y determinar que ello se constituye la mejor vía para la satisfacción del interés público. Inicialmente, se debe indicar que este órgano contralor en los tres años anteriores 2011, 2012 y ha autorizado al Instituto Costarricense sobre Drogas para que por el plazo de un año implementara un procedimiento sustitutivo de contratación para la disposición de bienes decomisados y comisados. Lo anterior, tomando en consideración las razones dadas por la Administración relacionadas con las características particulares de los bienes que el ICD requería disponer, los cuales provenían de causas penales relacionadas con narcotráfico, la legitimación de capitales, el financiamiento al terrorismo o la delincuencia organizada, y para los cuales se requiere un trato diferenciado. Ahora bien, en esta nueva gestión el ICD manifiesta su interés de continuar aplicando esta modalidad de contratación y solicita que se le autorice la prorroga a dicho procedimiento. Como respaldo de su solicitud, se remitió el oficio URAI del 15 de mayo de 2014, en el cual se indica lo siguiente: [ ] el proceso sustitutivo ha generado una serie de ventajas en los últimos 6 meses para la Unidad de Recuperación de Activos, dentro de los cuales se destacan los siguientes: 1. Ha permitido la venta de propiedades que fueron decomisadas a favor de ICD, lo que le ha dado al Instituto una importante herramienta para generar mayores recursos debido a que proporcionan un mayor ingreso. Las limitaciones anteriores del procesos tornaban compleja la venta de inmuebles, situación que ahora fue corregida con esta nueva versión aprobada por la CGR. 2. Otro tipo de bienes que se han logrado vender son los electrónicos comisados, tales como televisores, equipos de sonido, entre otros. Ello crea en primer lugar nuevos ingresos en un mercado diferente de compradores. En segundo lugar, genera espacio en la bodega central del Instituto en La Uruca. 3. En términos comparativos la Unidad de Recuperación de Activos con los generados por ventas, y con una planilla de la Unidad de ,50, se lograrían pagar alrededor de 8.28 meses de salario de todos los funcionarios de ella.

3 3 En comparación del año pasado es casi el doble de lo recaudado, la diferencia que este año solo lleva transcurridos los primeros 6 meses del proceso. 4. Con la incorporación de un formulario de inscripción más ágil, se ha facilitado el registro de participantes, el cual ha crecido en los últimos meses hasta alcanzar 212 participantes inscritos. Pero es importante el recalcar que el Instituto continúa su política de reducción del riesgo de vender los bienes a personas u organizaciones que tienen vínculos con actividades delictivas tipificadas en las leyes N 8204 y N Mediante la utilización de este proceso, la Administración ha podido maximizar los recursos con los que cuenta, por ejemplo, se puede observar como el adecuado el desempeño del personal es pieza clave, y con dicho proceso se ha podido utilizar el recurso humano de mejor manera. Además, las bodegas también se encuentran mejor acomodadas, lo cual reduce el riesgo de accidentes en las instalaciones. De conformidad con lo indicado, y tomando en consideración que las razones originales que se valoraron para otorgar las anteriores autorizaciones se mantienen al día de hoy, este órgano contralor considera procedente otorgar una nueva autorización al Instituto Costarricense sobre Drogas para que implemente un Procedimiento sustitutivo de contratación para la disposición previa de bienes decomisados y comisados del Instituto Costarricense sobre Drogas. Se debe indicar que el texto del reglamento que aquí se autoriza es el que la Administración remitió mediante el oficio URA del 02 de diciembre de 2014, con las observaciones y cambios que se deberán aplicar, lo cuales se detallan de seguido. A lo anterior, se le debe agregar que de igual manera se autoriza a tramitar un procedimiento sustitutivo para la venta de los bienes perecederos, debido a que las razones expuestas por la Administración para justificar la autorización requerida resultan a criterio de esta Contraloría General atendibles. Siendo que por las particularidades de estos bienes, susceptibles de perecer o desaparecer, en especial por su propia naturaleza o proceso de vida o conservación, es indispensable que la Administración cuente con un procedimiento que se adecúa a las necesidades particulares para la disposición de este tipo de bienes. Lo anterior, debido a que el procedimiento sustitutivo que es de aplicación general para la venta de los bienes comisados o decomisados no responde a inmediatez y rapidez con que debe actuar la Administración para la disposición de los bienes perecederos. B) Observaciones al procedimiento de venta de los bienes perecederos 1. Estudio de mercado Respecto al estudio de mercado de los bienes perecederos, la Administración en el oficio URA indicó lo siguiente: Luego de una discusión interna y en virtud de que a partir de enero de 2015 contaremos con un profesional ingeniero, las valoraciones de mercado de los bienes perecederos también serán realizadas por un funcionario de la URA. Para ello, se aplicará el procedimiento descrito en el Manual de Procedimientos de dicha unidad. No obstante, en la última versión remitida del procedimiento para la venta de los bienes perecederos no se regula lo relacionado con el estudio de mercado que se le deberá practicar a estos bienes previo a su venta. Por lo que, deberá la Administración incorporar los parámetros con base en los cuales se regulará lo referente al estudio de mercado del procedimiento de venta de los bienes perecederos, tomando como

4 4 referencia lo dispuesto en el artículo 10 inciso d) del procedimiento general de venta de los demás bienes comisados y decomisados. 2. Invitación a participar en el concurso En cuanto a la invitación a participar en este tipo de concurso, sucede lo mismo que en el punto anterior, en el sentido de que no se regula la manera por medio de la cual se realizará la invitación a los potenciales oferentes inscritos en el Registro de Participantes. En este sentido, deberá la Administración incorporar la regulación de la invitación a participar en el concurso, tomando como referencia lo regulado en el numeral 13 del procedimiento general de venta de los demás bienes comisados y decomisados. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza al Instituto Costarricense sobre Drogas a implementar un procedimiento sustitutivo de contratación para la disposición de bienes decomisados y comisados del Instituto, de conformidad con el texto que fue remitido mediante el oficio el oficio URA del 02 de diciembre de 2014, con las modificaciones y cambios que fueron indicados anteriormente. 2. Dicho procedimiento debe ser publicado en el Diario Oficial La Gaceta, e informar de dicha publicación a esta Contraloría General. Por lo que, se deberá remitir la última versión del procedimiento sustitutivo que contenga las modificaciones antes indicadas. 3. La autorización es por un plazo máximo de dos años, plazo que se contabilizará a partir de la publicación de dicho reglamento en el Diario Oficial La Gaceta. 4. Antes de enviar a publicar el procedimiento alternativo, la Administración deberá hacer los cambios que fueron indicados anteriormente. 5. La Administración deberá quedar constancia en su respectivo expediente administrativo de todos los procesos de contratación que se realicen con fundamento en esta autorización. 6. El Instituto deberá elaborar informes semestrales con los resultados positivos y negativos de la aplicación de este reglamento, y deberán ser remitidos a la Auditoría Interna. 7. En caso de que la Administración requiera una nueva autorización del procedimiento alternativo autorizado una vez vencido el plazo de vigencia, o una eventual prórroga antes de finalizado dicho plazo, deberá remitir a esta Contraloría General los estudios que evidencien cómo se ha ejecutado el sistema, así como las ventajas y desventajas de dicho sistema. De igual manera, deberá remitir un estudio de costos que acredite las ventajas económicas de la aplicación del sistema. 8. También es necesario que se cuente con el criterio positivo de la Auditoría Interna de esa entidad respecto de: a) La correcta aplicación del procedimiento en relación con el objeto contractual autorizado, así como la verificación de que no se empleado para otros supuestos, b) Que la ejecución del sistema se haya realizado con base en los parámetros definidos en la autorización de

5 5 la Contraloría General, c) Valoración de la eficacia y los beneficios económicos del sistema alternativo de contratación frente al régimen ordinario, que corrobore las circunstancias que originaron su elaboración y que la necesidad de su operación persista. Ello deberá ser comunicado oportunamente a la Auditoría Interna, para la debida programación y ejecución de estas evaluaciones, las cuales se sustentan en el contexto de la colaboración prevista en el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 9. El ICD deberá establecer todas las medidas necesarias para garantizar el adecuado manejo de los fondos públicos involucrados en estas contrataciones. 10. Tal y como lo indica el ICD en el oficio DG del 28 de octubre de 2014, deberá implementar las medidas para solucionar y corregir las debilidades y atender las recomendaciones que fueron señaladas por la Auditoría Interna mediante el oficio URAI Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de Carlos Alvarado Valverde en su condición de Director General o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Karen Castro Montero Fiscalizadora KMCM/chc Ci: Archivo Central NI:24386, 26724, 28596,30074 G: