DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº de octubre, 2013 DCA-2611 Licenciada Hazel Ruiz Morales Proveedora Proveeduría Institucional JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Se devuelve sin refrendo contralor el contrato para la compra de equipo de cómputo suscrito por la Junta Administrativa del Registro Nacional y la empresa Arrendadora Comercial R y H S.A., de fecha el 19 de julio del 2013 y por un monto total de doscientos setenta millones novecientos mil colones ( ) así como el contrato para la compra de equipo de cómputo suscrito por las mismas partes y de fecha 13 de setiembre del 2013 y por un monto total de trescientos tres millones novecientos mil colones ( ). Licitación Pública No. 2013LN Damos respuesta a su oficio DPRN de fecha 20 de agosto del año en curso, complementado con los oficios DPRN del 17 de setiembre y DPRN del 7 de octubre último, mediante el cual remite a esta Contraloría General para trámite de refrendo un contrato para la compra de equipo de cómputo, suscrito por la Junta Administrativa del Registro Nacional y la empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. I. Antecedentes: De conformidad con la información aportada en el expediente administrativo, se tienen acreditados los siguientes hechos de interés: 1. Que la Junta Administrativa del Registro Nacional promovió la Licitación Pública 2013LN para la Compra de equipo de cómputo para el Registro Nacional. (ver publicación en La Gaceta No. 77 del 23 de abril del 2013 en el folio 115 del expediente administrativo). 2. Que el objeto de la licitación se componía de los siguientes ítems: ITEM 1: 29 computadoras de escritorio ITEM 2: 1 computadora de escritorio para el Registro Inmobiliario

2 ITEM 3: 100 portátiles tablet ITEM 4: 46 impresoras láser monocromática A3 ITEM 5: 169 impresoras láser monocromática A4 ITEM 6: 80 impresoras láser color A4 ITEM 7: 16 impresoras de recepción de documentos ITEM 8: 43 escáner blanco, negro y color A3 ITEM 9: 3 escáner para planos blanco, negro y color de 44 pulgadas ITEM 10: 2 escáner estándar blanco, negro y color (ver folios 91 al 73 del expediente administrativo) Que dicha licitación fue adjudicada por la Junta Administrativa del Registro Nacional mediante acuerdo tomado en la Sesión Ordinaria No celebrada el 27 de junio del A la empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. se le adjudicaron los ítems 8, 9 y 10 de la siguiente manera: ITEM N 8: 43 escáner blanco y negro y color: se adjudica a la Empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. único oferente participante, el cual se encuentra legal y técnicamente elegible. Se adjudican 43 escáner marca Kodak, modelo Truper 3210, con un costo unitario de , para un total de ,00 (doscientos setenta millones novecientos mil colones). Plazo de entrega 15 días hábiles y una garantía de 36 meses. ITEM N 9: 3 escáner para planos blanco y negro de 44 pulgadas: se adjudica a la Empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. único oferente participante, el cual se encuentra legal y técnicamente elegible. Se adjudican 3 escáner marca Contex, modelo IQ4490, con un costo unitario de , para un total de (treinta y un millones quinientos mil colones). Plazo de entrega 15 días hábiles y una garantía de 36 meses. ITEM N 10: 2 escáner estándar blanco y negro y color: se adjudica a la Empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. único oferente participante, el cual se encuentra legal y técnicamente elegible. Se adjudican 2 escáner estándar blanco y negro y color marca Kodak, modelo i2400, con un costo unitario de para un total de (un millón quinientos mil colones). Plazo de entrega 15 días hábiles y una garantía de 36 meses. No omito indicarle que para los efectos se tiene debidamente autorizada la suscripción de la contratación por la suma de US$ (seiscientos veinte tres mil setecientos veintisiete dólares 83/100), correspondiente a los ítems 1, 3, 4, 5, 6 y 7; y en la suma de ,00 (trescientos tres millones novecientos mil colones) para los ítems 8, 9 y 10. (ver folios 1412 y 1411 del expediente administrativo y publicación en La Gaceta No. 131 del 9 de julio del 2013). II. Criterio de la División: En el caso bajo análisis, se observa que la Administración licitante remitió para trámite de refrendo en una primera oportunidad- un contrato suscrito por las partes el 19 de julio del 2013, y el cual contemplaba únicamente por los bienes correspondientes al ítem 8 adjudicado dentro de la Licitación Pública 2013LN , sea 43 escáner blanco y negro y color y por un monto total de

3 3 Sin embargo, de conformidad con el acuerdo de adjudicación es lo cierto que a la empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. se le adjudicaron los ítems 8, 9 y 10 de la licitación, y por lo tanto la Junta Administrativa del Registro Nacional estaba en la obligación de realizar el contrato con dicha empresa por el monto total adjudicado, sea incluyendo los bienes adjudicados en los ítems 8, 9 y 10. Al respecto, este órgano contralor ha manifestado en forma reiterada que para efectos de determinar si un contrato se encuentra o no sujeto al trámite de refrendo es preciso tomar en cuenta la totalidad del monto adjudicado al contratista, independientemente de que dicho monto se hubiere adjudicado por líneas separadas. Concretamente, en el oficio No (DCA-1241) del 12 de abril del 2007 se indicó lo siguiente: Como puede observarse, el reglamento sobre el refrendo regula las contrataciones o convenios que realicen los entes y órganos de la Administración Pública, tomando como parámetro el monto de cada contratación, entendiendo las que realice con cada contratista./ Por lo tanto, si de una misma licitación se obtienen varios adjudicatarios producto de adjudicaciones por líneas, para poder determinar si esas contrataciones están sujetas o no al refrendo contralor o al refrendo interno, lo procedente es tomar en consideración el monto total adjudicado a cada contratista, de forma tal que si a un contratista se le adjudica una sola línea el monto de la contratación será determinado por el monto de esa línea, pero si a un contratista se le adjudican varias líneas el monto de la contratación será determinado por la sumatoria de todas las líneas adjudicadas a ese contratista./ Con ello, debe quedar claro que el monto de cada contratación para efectos de determinar si le corresponde o no el trámite de refrendo, está determinado por el monto total adjudicado a cada contratista y no por el monto adjudicado a cada una de las líneas de la licitación; salvo que por razones calificadas no sea conveniente para la Administración realizar una sola contratación uniendo todas las líneas adjudicadas a un mismo contratista; como sería, por ejemplo, en el caso en donde es aplicable el régimen recursivo y sólo una de las líneas adjudicadas es recurrida, en ese supuesto la Administración podría proceder con la ejecución de las demás líneas no recurridas sin tener que esperar hasta la resolución del recurso, haciendo entonces contrataciones separadas. Es por ello que, mediante el oficio DCA-2175 del 10 de setiembre, esta División le solicitó a la Junta Administrativa del Registro Nacional explicar las razones calificadas por las cuales no incluyó en el contrato remitido para refrendo los bienes de los ítems 9 y 10 adjudicados a la misma empresa. Como respuesta, mediante el oficio DPRN del 17 de setiembre último, esa Proveeduría Institucional remitió un nuevo contrato suscrito por las partes de fecha 13 de setiembre del 2013, y en el cual se incluyeron dentro del objeto contractual los ítems 9 y 10 adjudicados, resultando así el contrato por un monto total de Así las cosas, entiende este Despacho que la Administración sustituyó el contrato inicialmente remitido para refrendo de fecha 19 de julio del 2013 por el contrato de fecha 13 de setiembre del 2013, razón por la cual el contrato de fecha 19 de julio del 2013 se devuelve sin refrendo, ello además, en

4 4 vista de que la Administración no dio razones calificadas por las cuales realizó dicho contrato únicamente con una parte de los bienes adjudicados a la empresa Arrendadora Comercial R y H S.A. y no por la totalidad de los bienes adjudicados, como correspondía. Ahora bien, con respecto al contrato de fecha 13 de setiembre del 2013, hemos de indicar que esta División, mediante el oficio DCA-2441 del 4 de octubre, le solicitó a la Administración que explicara en qué estado de ejecución se encontraban los bienes contemplados en los ítem 9 y 10, ante lo cual, esa Proveeduría Institucional mediante el oficio DPRN del 7 de octubre último respondió lo siguiente: Sin embargo, previo a ello la Dirección Jurídica del Registro Nacional ya había emitido la aprobación interna para el Item 9 (misma que consta en el expediente de la contratación) y con sustento en el criterio que se manejaba en ese momento, el Item 10 por su monto no requería de dicha formalización. Por tanto, el Departamento de Proveeduría emitió las órdenes de compra y la Empresa procedió a la entrega, misma que se hizo efectiva el 02 de setiembre de Los equipos en este momento se encuentran en custodia en el Almacén de Suministros, en razón de que el 10 de setiembre se recibe el oficio DCA-2175 conforme al cual el contrato debió realizarse por la totalidad de los ítems adjudicados a la empresa. De conformidad con lo manifestado por la Proveeduría Institucional de la Junta Administrativa del Registro Nacional en el citado oficio DPRN , se tiene por acreditado que la Administración ya dio la orden de inicio y procedió con la ejecución de los ítems 9 y 10 que forman parte de la contratación remitida para refrendo. Tal actuación por parte de la Administración resulta legalmente improcedente, ya que el trámite de refrendo es un requisito de eficacia, y por lo tanto se debió tramitar y obtener de previo a iniciar la ejecución contractual. Al respecto, debe tenerse presente que el trámite de refrendo a las contrataciones administrativas se encuentra regulado en el artículo 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No y sus reformas, el cual establece en lo que interesa- lo siguiente: Artículo 20. Potestades de aprobación de actos y contratos. ( ) La administración obligada deberá gestionar y obtener la aprobación, previamente a dar la orden de inicio de ejecución del respectivo contrato. ( ) En todos los casos en que un acto o contrato exija legalmente la aprobación de la Contraloría General de la República o de otro ente u órgano de la Hacienda Pública, la inexistencia o la denegatoria de la aprobación impedirán la eficacia jurídica del acto o contrato y su ejecución quedará prohibida, so pena de sanción de nulidad absoluta. Cuando la ejecución se dé mediante actividades o actuaciones, éstas generarán responsabilidad personal del servidor que las ordene o ejecute.

5 5 Como puede verse, la citada norma dispone que la Administración licitante debe gestionar y obtener la aprobación o refrendo antes de dar la orden de inicio de ejecución del respectivo contrato, y la denegación de su aprobación impedirán la eficacia jurídica del acto o contrato. En relación con lo anterior, el artículo 2 del Reglamento sobre el Refrendo de las contrataciones de la Administración Pública dispone que: El refrendo es un acto de aprobación, por lo que funge como un requisito de eficacia del contrato administrativo Así las cosas, y siendo que en el caso bajo análisis se ha acreditado que la Administración ya realizó actos de ejecución contractual, esta División no puede otorgar el refrendo, y en consecuencia se devuelve sin aprobación el contrato de fecha 13 de setiembre del Finalmente, se advierte que lo actuado con esta contratación queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la propia Administración, así como del contratista conforme procede su deber de verificación. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado MSc. Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora Adjunto: expediente administrativo de la Licitación Pública 2013LN (2 tomos) Ci: Auditoría Interna, Junta Administrativa del Registro Nacional CMCH/chc NI: 19544, 22107, G: