DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 04 de diciembre, 2012 DCA-2919

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Señor Osvaldo Villalobos González Jefe Oficina Compras y Pagos Banco de Costa Rica Estimado señor: 04 de diciembre, 2012 DCA-2919 Asunto: Aprobación del contrato No , suscrito entre el Banco de Costa Rica y la empresa Constructora Navarro & Avilés S.A. para la Remodelación en el Edificio del BCR- Heredia Centro derivado de la Licitación Pública No. 2011LN por un monto total de (setecientos sesenta y cuatro millones quinientos cuarenta y dos mil colones con cincuenta y siete céntimos); así como a los contratos No , No y No suscritos entre el Banco de Costa Rica y la empresa Constructora Navarro & Avilés S.A. derivados de la Licitación Pública No. 2011LN , cuyo objeto consiste en brindar, respectivamente, el servicio de mantenimiento preventivo, correctivo y atención de averías de UPS por un monto anual de (trescientos noventa y siete mil quinientos cuarenta y cinco colones con sesenta y nueve céntimos); el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo al sistema de aire acondicionado por un monto anual de (cinco millones ochocientos trece mil doscientos setenta y ocho colones con cuarenta y siete céntimos) y el servicio de mantenimiento de rótulos exteriores por el monto anual de (trescientos siete mil quinientos setenta y ocho colones con ochenta y siete céntimos) Damos respuesta al oficio No. OCP de fecha 24 de octubre de 2012, complementado por el oficio No. OCP de fecha 27 de noviembre de 2012, mediante los cuales se remite para refrendo el contrato No para la remodelación en el edificio del BCR-Heredia Centro así como los contratos No , No y No cuyo objeto consiste en brindar, respectivamente, el servicio de mantenimiento preventivo, correctivo y atención de averías de UPS; el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo al sistema de aire acondicionado y el servicio de mantenimiento de rótulos exteriores; todos ellos suscritos entre el Banco de Costa Rica y la empresa Navarro & Avilés S.A. I. Criterio de la División a) Sobre la competencia para conocer de los contratos remitidos. Como aspecto preliminar, conviene hacer breve referencia a la competencia de este Despacho para conocer de los contratos sometidos a refrendo, toda vez que la gestión inicialmente fue remitida por

2 2 la Administración a fin de que le fuese otorgado el respectivo refrendo al contrato No cuyo objeto es remodelación del edificio del BCR-Heredia Centro; no obstante se adjuntaron los contratos No para el mantenimiento de UPS, No para el mantenimiento de aire acondicionado y No para el mantenimiento de rótulos exteriores, a fin de que fueran revisados en caso de que este órgano contralor lo considerara pertinente. Ante tal indicación, y pese a la justificación brindada por la Administración sobre la procedencia de la práctica institucional de contratar la remodelación y compra de equipos incluidos en el proyecto, y adicionalmente y de manera separada, el servicio de mantenimiento de tales equipos; lo cierto es que los contratos referidos a los servicios de mantenimiento representan servicios accesorios a un objeto principal, la remodelación en sí que incorpora la compra de equipos. Por lo tanto, lo procedente es entender el contenido de tales contratos de mantenimiento de manera conjunta con el contrato principal de remodelación, siendo así este Despacho competente para conocer de dichos contratos accesorios en razón del monto, al concebirlos de manera integral dentro del objeto contractual del contrato principal. b) Sobre el refrendo de los contratos remitidos. Dicho lo anterior, ha de indicarse que luego de efectuar el análisis propio del refrendo a los contratos sometidos a aprobación, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 8 y 13 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, modificado mediante resolución No. R-DC de las 13:00 horas del 7 de marzo de 2012 emitida por el Despacho Contralor, se determina que el contrato se ajusta a lo allí contemplado y se otorga el correspondiente refrendo, con fundamento en lo siguiente: a) El Estudio Técnico de las ofertas que consta en oficio No. JAC de fecha 10 de mayo de 2012, suscrito por el Arquitecto Jorge Contreras Corrales y el Ingeniero Marco Herrera Víquez, Director del Proyecto y Supervisor de Obras Electromecánicas, respectivamente, en donde se determina que la oferta adjudicada satisface todos los requisitos solicitados en el cartel, por lo que es elegible técnicamente (véanse folios del 1232 al 1217 del expediente administrativo de la contratación). b) El Análisis Legal de las ofertas efectuado en oficio No. DJ-NHM de fecha 5 de junio de 2012, emitido por la División Jurídica mediante el cual se determina que la oferta adjudicada cumple con los requisitos legales establecidos (véanse folios del 1285 al 1284 del expediente administrativo de la contratación) c) El análisis y recomendación efectuada en oficio No. JAC de fecha 10 de mayo de 2012 así como el documento de fecha 12 de junio de 2012 dirigido al Comité Ejecutivo (véanse folios del 1246 al 1233 y del folio 1289 al 1286 del expediente administrativo de la contratación).

3 3 d) El acuerdo No tomado por el Comité Ejecutivo, artículo IV, en fecha 27 de julio de (véanse folios 1494 al 1478 del expediente administrativo de la contratación) e) La publicación de la adjudicación, efectuada en el Diario Oficial La Gaceta No. 143 de fecha 24 de julio de 2012, corregida mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta No. 147 de fecha 31 de julio de 2012 (visible a folios 1339 y 1335 del expediente administrativo de la contratación). No obstante, pese a tal otorgamiento se advierte que dada la naturaleza del refrendo éste no constituye un análisis técnico, ni de oportunidad o conveniencia; por lo que el estudio realizado con ocasión del refrendo no implica una revisión integral del contenido del expediente administrativo tramitado por el Banco de Costa Rica, ni de todas las actuaciones llevadas a cabo por parte de Administración, toda vez que el análisis se realiza según lo preceptuado en el numeral 8 del reglamento antes citado. Adicionalmente, en relación con el refrendo concedido a la referida contratación, procedemos a efectuar las siguientes observaciones y condicionamientos a los que queda sujeta la aprobación otorgada por este Despacho, cuya verificación será responsabilidad exclusiva del señor Osvaldo Villalobos González, Jefe de la Oficina de Compras y Pagos, o quien ejerza tal cargo. En caso de no resultar competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir a la dependencia o funcionario a quien corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados a continuación. 1. Es responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender la totalidad de las erogaciones provenientes de esta contratación, entendiéndose los cuatro contratos sometidos a refrendo. De igual forma será su responsabilidad, la procedencia de la partida respectiva para ese propósito. 2. Deberá la entidad bancaria constatar que el contratista o subcontratistas en caso de que los hubiere- no se encuentren imposibilitados o inhabilitados para contratar con la Administración, tanto previo a la emisión de la orden de inicio como durante la ejecución de la contratación. Por lo tanto, queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración el desplegar las acciones tendientes a comprobar que no existen violaciones al régimen de prohibiciones estipulado en la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y su Reglamento (RLCA). 3. Es responsabilidad de esa Administración, velar porque la empresa contratista cumpla con la obligación establecida en el artículo 40 del RLCA, de mantener vigente la garantía de cumplimiento por todo el monto, plazo y demás términos establecidos en el cartel para cada contrato según corresponda, a efectos de garantizar la debida satisfacción del interés público. Así las cosas, deberá la Administración realizar los ajustes proporcionales a fin de actualizar el monto otorgado por concepto de garantía de cumplimiento al porcentaje establecido carcelariamente, una

4 4 vez que proceda la ejecución de los servicios que están supeditados a la finalización y recibo a satisfacción de las obras del contrato principal. 4. Es responsabilidad de la Administración verificar, previo al inicio de la ejecución de la contratación y durante toda la vigencia de ésta, que el contratista se encuentra al día en el pago de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, tomando en consideración lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social. 5. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 6. Es responsabilidad de la Administración haber constatado el cumplimiento de requisitos legales, garantías, permisos, licencias, pólizas de fidelidad, responsabilidad civil entre otras así como verificar que las mismas se encuentren vigentes durante todo el plazo contractual y por los montos que corresponda, en caso de que ello proceda, tomando en consideración las particularidades que presenta el objeto contractual (remodelación y servicios de mantenimiento) En todo caso, dichos aspectos no forman parte del análisis de refrendo conforme a la normativa citada. 7. Es responsabilidad exclusiva de la Administración haber constatado la razonabilidad del precio contemplado en los cuatro contratos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, así como la procedencia y pertinencia técnica del objeto. 8. Deberá asumir la Administración la fiscalización del contrato en los términos del artículo 13 de la LCA, ello asociado a lo dispuesto en los artículos 1, 8, 10 y 14 de la Ley de Control Interno, en particular en cuanto a la identificación de riesgos, medidas para minimizarlos y el establecimiento de un ambiente de control adecuado para el alcance de los objetivos propuestos con la contratación. Para tal efecto, deberá contar con el recurso humano idóneo para constatar la adecuada ejecución de la contratación en los términos pactados y dispuestos por la Administración en particular, el cumplimiento y condiciones bajo las cuales ha de efectuarse la remodelación y la forma de ejecutarse los servicios de mantenimiento, siendo procedente el pago únicamente por el servicio y/u obra recibida a satisfacción. 9. Las cláusulas cuarta, sétima, octava, novena y décima del contrato No deben entenderse en relación con lo aclarado por la Administración en oficio No. OCP que remite al escrito de fecha 27 de noviembre de 2012 que consta a folios 1498 al 1496 del expediente de contratación, siendo de su absoluta responsabilidad lo allí contemplado e incorporado en el contrato.

5 5 10. Las cláusulas cuarta, sexta, sétima y octava del contrato No deben ser interpretadas a partir de lo aclarado por la Administración en oficio No. OCP que remite al escrito de fecha 27 de noviembre de 2012, el cual consta a folios 1498 al 1496 del expediente de contratación, siendo de absoluta responsabilidad de la Administración lo allí contemplado e incorporado en el contrato. 11. Las cláusulas sexta, sétima y octava del contrato No deben entenderse en relación con lo aclarado y justificado por la Administración en oficio No. OCP que remite al escrito de fecha 27 de noviembre de 2012 el cual consta a folios 1498 al 1496 del expediente de contratación, siendo de su absoluta responsabilidad lo allí contemplado e incorporado en el contrato. 12. En cuanto al mecanismo para el reajuste de precios, se advierte que aplica lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, modificado según publicación en el Diario Oficial La Gaceta N 28 del 10 de febrero de Respecto de la cláusula décima segunda del contrato No , debe considerarse que su aplicación se complementa con lo dispuesto por los artículos 151, 194 y 195 del RLCA. 14. La referencia en los cuatro contratos a la Licitación Pública No. 2012LN , se entiende como un error material, dado que el procedimiento de contratación del cual se derivan los respectivos contratos corresponde al No. 2011LN Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Licda. María Jesús Induni Vizcaíno Fiscalizadora Asociada MJIV/chc Ni: 21556, Nn:13133 (DCA-2919) G: , 2, 3, y 4