21 de marzo, 2017 DCA-0638

Transcripción

1 21 de marzo, 2017 DCA-0638 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No Señor Leonardo Acuña Alvarado Subgerente General BANCO DE COSTA RICA Estimado señor: Asunto: Con fundamento en lo indicado en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, se otorga autorización al Banco de Costa Rica para contratar en forma directa con la empresa Eulen de Costa Rica, S.A., una cantidad máxima de horas para los servicios de aseo y limpieza por hora en puntos de venta del Banco de Costa Rica, en las zonas de San José, Alajuela, Cartago y Heredia, a un costo unitario de 2.559,34 por hora para un total máximo de ,00, modalidad de servicios por demanda. Nos referimos a su oficio No. SGF , del 14 de febrero de 2017, recibido en esta Contraloría General en esa misma fecha, mediante el cual solicita autorización para realizar la contratación directa descrita en el asunto. Mediante oficios Nos (DCA-0408), del 22 de febrero de 2017 y (DCA-0500), de fecha 06 de marzo del presente año, se requirió información adicional, la cual fue atendida por oficios Nos. SGF , del 27 de febrero de 2017, recibido en esta Contraloría General en esa misma fecha y oficio No. SGBMI , de 07 de marzo último, recibido en esta Contraloría General el 08 de marzo del año en curso. I. Antecedentes y justificación Como antecedentes y justificaciones para solicitar la autorización, el Banco de Costa Rica señala que: 1. Que se encuentra en el proceso de trámite de la Licitación Pública 2016LN para la contratación de servicios de aseo y limpieza por hora en puntos de venta. Dicho proceso de compras fue adjudicado y se encuentra en fase de publicación del resultado. 2. Que ante la eventual interposición de apelaciones se considera que el tiempo para realizar la formalización contractual y dar orden de inicio no es suficiente, dado que la contratación directa No. 2016CD con la empresa Eulen de Costa Rica, S.A. (producto de una ampliación de la Licitación Abreviada 2016LA ), vence el 01 de abril de 2017.

2 2 3. Que la presente contratación conservaría las condiciones actuales del servicio y se mantendría el precio actual de 2.559,34 por hora. El monto máximo sería de , Que la empresa Eulen de Costa Rica, S.A. no ha incurrido en incumplimientos graves y las observaciones que se han comunicado han sido resueltas oportunamente, por lo que la Administración estima prudente volver a contratar a la empresa. II. Criterio de la División Como regla de principio y de raigambre constitucional, las compras en que se utilicen fondos públicos deben observar los procedimientos ordinarios de contratación administrativa. Ello bajo el supuesto de que los procedimientos ordinarios, constituyen el mecanismo idóneo a través del cual la Administración debe adquirir los bienes, obras y servicios. Ahora bien, el legislador frente al interés público que reviste la materia de compras públicas ha establecido normas de carácter legal que contemplan excepciones a la aplicación de los procedimientos ordinarios de contratación, para casos en que la aplicación del procedimiento ordinario no constituya una vía idónea para la satisfacción del interés público. Bajo esta lógica, el ordenamiento jurídico habilita la posibilidad de apartarse del procedimiento ordinario, según lo dispuesto en los artículos 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 146 de su reglamento. Este último numeral dispone, en lo que interesa, que la Contraloría General podrá autorizar la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Establecido lo anterior, se ha de indicar que en el caso particular la Administración, en el oficio No. SGF de 14 de febrero de 2017, expone: Este procedimiento se encuentra en fase de publicación del resultado y se abre la posibilidad de que se presenten apelaciones, motivo por el cual se considera que el tiempo para realizar la formalización del contrato y dar la orden de inicio a la empresa adjudicada no es suficiente, dado que la contratación vigente vence el 1 de abril del 2017, lo que provocaría el Banco se quede sin este servicio. / En virtud de lo anterior, se requiere contratar en forma directa por un plazo máximo de seis meses y un consumo máximo de horas a la empresa Eulen de Costa Rica S.A., quien actualmente presta el servicio, según se recomienda en el informe elaborado por la Oficina de Mantenimiento, que se adjunta a esta solicitud. / La presente solicitud se funda en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 146 (anteriormente 138) de su Reglamento, en virtud de que la licitación no resulta el procedimiento apropiado para satisfacer la necesidad institucional, por cuanto como se indicó, la Administración ya inició el procedimiento

3 3 ordinario correspondiente y lo que se pretende es prever la ausencia del servicio mientras se da inicio a la ejecución del contrato que se suscriba producto de la licitación pública que se está tramitando (folio 01 del expediente de solicitud de autorización). De frente a lo antes transcrito, se desprende que la solicitud planteada obedece a una necesidad de la institución de dar continuidad a los servicios de aseo y limpieza a los puntos de venta de las zonas de San José, Alajuela, Cartago y Heredia. Por otra parte, resulta de interés destacar que ese Banco de manera expresa ha señalado que la Administración estima prudente a volver a contratar a la empresa (folio 52 del expediente de la solicitud de autorización), con lo cual, al amparo de tal manifestación que corre bajo absoluta responsabilidad de la entidad promotora de la gestión, se asume que la empresa ha cumplido satisfactoriamente lo pactado anteriormente. Aunado a lo que viene dicho, destaca el hecho que la necesidad que se pretende satisfacer no responde necesariamente a la falta de diligencia, ya que según apunta ese Banco, se encuentra en el proceso de trámite de la Licitación Pública 2016LN para la contratación de servicios de aseo y limpieza por hora en puntos de venta, la cual se encuentra adjudicada y se encuentra en fase de publicación. Valorando las razones brindadas, muy especialmente que la Licitación Pública 2016LN se encuentra ya adjudicada; que el contrato hoy vigente vence el próximo 01 de abril y que es necesario brindar los servicios de limpieza y aseo en los puntos de venta referidos, se llega a concluir que existe mérito suficiente para otorgar la autorización solicitada, por estimar que esta es la vía más apta para satisfacer la necesidad planteada. En virtud de lo anterior, con apego a lo indicado en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y numerales 146 y 147 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), se otorga autorización para que el Banco de Costa Rica contrate en forma directa con la empresa Eulen de Costa Rica, S.A., los servicios de aseo y limpieza por hora, en los puntos de venta del Banco en las zonas de San José, Alajuela, Cartago y Heredia, a un costo unitario de 2.559,34 por hora para un total máximo de ,00, modalidad de servicios por demanda. Respecto al cronograma aportado de la licitación pública, actualmente en trámite, se observa que en él se consigna como fecha de formalización el 20 de junio de 2017, es decir, aproximadamente tres meses y no los seis por los que se tramita la solicitud, por tanto, se advierte que esta autorización se otorga por un plazo máximo de tres meses contados a partir del 02 de abril del presente año, debiendo darse una terminación anticipada si el contrato producto de la citada licitación pública puede dar inicio antes del vencimiento de los tres meses señalados anteriormente.

4 III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 4 1) Se autoriza al Banco de Costa Rica para que contrate en forma directa a la empresa Eulen de Costa Rica, S.A. una cantidad máxima de horas para los servicios de aseo y limpieza por hora en puntos de venta del Banco de Costa Rica, en las zonas de San José, Alajuela, Cartago y Heredia-, a un costo unitario de 2.559,34 por hora para un total máximo de ,00. Modalidad de servicios por demanda. 2) La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender los pagos producto de la contratación que aquí se autoriza, y además deberá verificar que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 3) Deberá constar en el expediente de la contratación que aquí se autoriza, mediante documento suscrito por funcionario responsable, que el precio pactado es razonable. 4) El plazo de la presente autorización es por un período de tres meses contados a partir del 02 de abril del En caso de que el contrato producto de la licitación pública 2016LN pueda dar inicio antes de la fecha límite aquí indicada, deberá darse una finalización anticipada a la contratación que aquí se autoriza, lo cual deberá ser advertido expresamente a la empresa Eulen de Costa Rica, S.A. 5) La Administración deberá suscribir un contrato con la empresa Eulen de Costa Rica, S.A, el cual deberá contar con el refrendo interno según lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 6) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 7) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ). 8) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 9) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no tenga prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 10) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el

5 5 artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF. 11) Considerando la modalidad de la contratación, deberán establecerse los mecanismos de control interno para asegurar que únicamente se cancelen los servicios recibidos a entera satisfacción, lo cual se deja aquí expresamente advertido. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de Leonardo Acuña Alvarado en su condición de Subgerente General del Banco de Costa Rica, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos mencionados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Natalia López Quirós Fiscalizadora Asociada Rosaura Garro Vargas Fiscalizadora Asociada NLQ/RGV/tsv NI: 3803, 5397, G: