DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 15 de enero, 2013 DCA-0102 Al contestar refiérase Al oficio No Señor Henry Villalobos Murillo Director Administrativo CAIS Dr. Marcial Fallas Díaz Caja Costarricense del Seguro Social Estimado señor: Asunto: En razón de lo expuesto en el oficio CDMFD-DA se otorga autorización para contratar de forma directa a la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S. A., los servicios de seguridad y vigilancia para el edificio que albergará al Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados, por un precio unitario mensual de hasta un máximo de 13 oficiales según las necesidades de la Administración para un monto máximo mensual de ,22 y por un plazo máximo de un año. Nos referimos a su oficio No. CDMFD-DA , recibido el pasado 03 de enero del 2013, mediante el cual solicita pronunciamiento y subsidiariamente saneamiento al contrato No. C de la Licitación Abreviada No. 2011LA por falta de aprobación interna. I. Antecedentes La Caja Costarricense del Seguro Social, en adelante CCSS, enumera una serie de hechos para fundamentar su solicitud, a saber: a. Que mediante oficio fechado 29 de octubre del 2012 la Contraloría General concedió una autorización para modificar unilateralmente el contrato para contar con los servicios de seguridad y vigilancia, producto de la Licitación Abreviada No. 2011LA , suscrito con la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S. A. a efectos de aumentarlo en 13 oficiales más, por un precio unitario mensual de b. Que en la referida autorización, en el punto 3) de los condicionamientos, se dispuso que en aplicación del artículo 4 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, la modificación contractual debería ser plasmada mediante adenda la cual debería contar con la aprobación interna. c. Que en cumplimiento de dicha condición, se envió la adenda para aprobación interna al Área de Gestión Técnica y Asistencia Jurídica de la División Jurídica de la CCSS, no obstante mediante oficio DJ del 17 de diciembre del 2012 esa Área, previo a otorgar la aprobación interna solicitada establece la siguiente observación de fondo:

2 2 c.1. Debe aclarar la Administración si la Licitación Abreviada 2011LA que sirve de base a la modificación contractual fue aprobada internamente de parte de la Dirección Jurídica. c.2. La Administración formalizó la relación contractual mediante simple documento el 31 de mayo del 2011 y el mismo día lo comunicó vía fax a la empresa contratada para que iniciara con la ejecución del contrato, sin que conste en el expediente haberlo enviado a la Dirección Jurídica para el otorgamiento de la aprobación interna respectiva, de modo que si no se otorgó dicha aprobación sería clara y evidente la existencia de una contratación irregular desde el día 01 de junio del 2011 a la fecha de conformidad con lo establecido en el artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. d. El hecho de que la Dirección Jurídica de la CCSS condicione la aprobación de la adenda, argumentando que existe un vicio de fondo en el contrato principal referido a la falta de aprobación interna, hecho que la Administración no objeta, pero dicha situación señala le deja en total indefensión, se perjudicaría las necesidades requeridas del servicio de seguridad y vigilancia tanto por parte de los usuarios como de los funcionarios de la Institución. Por lo que señala que lo más conveniente es mantener la vigencia del acto, es decir darle validez por habilitación al contrato principal y en consecuencia solicita que esta Contraloría General subsane el vicio con efecto retroactivo. Además, se indica que debe posibilitarse la subsanación del contrato para que no se vea perjudicado el interés público. e. Asimismo la Administración indica que el contrato principal se encuentra debidamente perfeccionado, es decir que el acto de adjudicación se encuentra firme y la garantía de cumplimiento fue debidamente aportada. Aunado a ello se indica que el contrato principal fue revisado por el asesor legal de la Clínica Dr. Marcial Fallas Díaz dos veces. f. En vista de lo anterior la Administración solicita formal pronunciamiento y subsidiariamente saneamiento del contrato No. C de la Licitación Abreviada No. 2011LA e instruir que se continúe con el trámite de aprobación interna de la adenda autorizada mediante oficio del 29 de octubre del II. Criterio de la División a. Sobre la solicitud de pronunciamiento en relación con la contratación irregular. De previo a emitir el criterio solicitado es menester aclarar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley Orgánica de la Contraloría General y en el Reglamento sobre la recepción y atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República (R-DC de las 8:00 horas del 13 de diciembre de 2011), únicamente se atienden las consultas que versen sobre materias propias de las competencias constitucionales y legales otorgadas a este órgano contralor, siempre que no se trate de situaciones concretas que debe resolver la institución solicitante. Así, la función consultiva de este órgano contralor consiste en emitir criterios jurídicos que planteen disposiciones y consideraciones desde una perspectiva general, a efectos de que la Administración consultante pueda valorar las circunstancias específicas de la situación concreta que le ocupa a la luz de los lineamientos que, en términos generales, se brindan.

3 3 En vista de lo anterior, se advierte que este órgano contralor no emitirá pronunciamiento para el caso particular, no obstante, sin analizar y resolver el caso de forma concreta, lo cual se reitera, indicamos lo siguiente. El artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA) establece, en lo que resulta pertinente, que: El contrato se tendrá como irregular, cuando en su trámite se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción. En esos casos, no podrá serle reconocido pago alguno al interesado, salvo en casos muy calificados, en que proceda con arreglo a principio generales de Derecho, respecto a evidente provecho para la Administración. En ese supuesto, no se reconocerá el lucro previsto y de ser éste desconocido se aplicará por ese concepto la rebaja de un 10% del monto total. Igual solución se dará a aquellos contratos que se ejecuten sin contar con el refrendo o aprobación interna cuando ello sea exigido. Al respecto este órgano contralor, mediante oficio No (DCA-0959) del 08 de abril de 2011 indicó: En caso que se esté frente a una contratación irregular, pero la Administración recibió el bien o servicio a satisfacción, es claro que no puede existir un enriquecimiento ilícito por parte de esa entidad, por lo que se encontraría obligado a cancelar lo recibido. Al respecto, el numeral 210 del RLCA dispone: [ ] No obstante lo anterior, debe quedar claro, que tal cancelación de los extremos correspondientes no implica que la contratación deja de ser irregular, precisamente por eso es que la cancelación que se efectúe se hace en carácter de indemnización. Lo anterior lleva a mencionar que conforme con el artículo 21 de la Ley de Contratación Administrativa, es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación administrativa y la ejecución contractual, de allí que ( ) para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa Por otra parte, es preciso señalar que según lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República -que regula lo referente al refrendo contralor que por analogía resulta aplicable a la aprobación interna- la falta del requisito de eficacia impide la ejecución del contrato. Así las cosas, en relación con el contrato producto de la Licitación Abreviada No. 2011LA , este órgano contralor no puede realizar ninguna gestión de subsanación o convalidación por la falta de aprobación interna indicada por la propia Administración, de frente a lo cual deberá ser ésta la que en atención a lo antes dicho y analizando el caso concreto resuelva lo que en derecho corresponda. b. Sobre la necesidad de contar con los servicios cuya autorización se otorgó mediante oficio No (DCA-2574) de 29 de octubre del 2012.

4 4 Ahora bien, tal como se estableció en el apartado anterior, la situación del contrato producto de la Licitación Abreviada No. 2011LA , cuyo objeto lo es servicios profesionales de seguridad y vigilancia para el área de salud de Desamparados, no puede ser subsanada, este órgano contralor se referirá a la necesidad de la Administración de contar con la seguridad y vigilancia para el nuevo edificio que albergará el Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados. Mediante oficio No (DCA-2574) del 29 de octubre del 2012, este Despacho otorgó autorización para modificar unilateralmente el contrato producto de licitación abreviada No. 2011LA , suscrito entre la CCSS y la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S. A., para la contratación de los servicios de seguridad y vigilancia para el área de salud de Desamparados Uno, a efectos de aumentar en 13 oficiales más, por un precio unitario mensual de , autorización que se dio con sustento en lo establecido en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). Para conceder la autorización indicada, en el citado oficio se dijo ( ) se han considerado los servicios de vigilancia como un elemento importante para la prestación de determinados servicios públicos, por cuanto permiten la continuidad de las actividades de cada Administración. Además, para el caso particular se trata de una entidad que debe resguardar un inmueble recientemente construido que cuenta con una serie de activos médicos y que en días venideros comenzará prestar sus servicios al público. Así las cosas, entiende este Despacho que existe una necesidad por parte de la Administración para contar con la seguridad de un inmueble recientemente construido que debe ser atendida, por lo cual, valorando la situación que presenta el contrato producto de la Licitación Abreviada No. 2011LA , -expuesta en el apartado anterior-, se impone dejar sin efecto la autorización otorgada por medio del oficio (DCA-2574) ya citado y en su lugar se otorga una nueva autorización según lo que de seguido se indica. En ese sentido, el requerimiento de la Administración para atender la seguridad y vigilancia en el Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados se abordará como una autorización de contratación directa para contratar con la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S. A. a un máximo de 13 oficiales, por un precio unitario mensual de con sustento en lo dispuesto en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su reglamento. Lo anterior, toda vez que como lo señaló la propia Administración en su momento, ésta efectuará un procedimiento de licitación pública para atender la necesidad de seguridad y vigilancia tanto del edificio del Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados como para las instalaciones de la Clínica Dr. Marcial Fallas Díaz, lo cual como también se indicó, tomará un plazo aproximado de un año, considerando los plazos del procedimiento licitatorio, no pudiendo dejarse sin seguridad y vigilancia las instalaciones del C.A.I.S durante ese período. En consecuencia y de conformidad con lo establecido en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y artículo 138 de su Reglamento, este órgano contralor otorga autorización de contratación directa para que la Administración contrate a la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S.A., los servicios de seguridad y vigilancia para el edificio que albergará al Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados, a un máximo de 13 oficiales, por un precio unitario mensual de , la cual se encuentra sujeta a las condiciones

5 5 que de seguido se exponen. Todo bajo el entendido que la ampliación contractual autorizada según oficio No (DCA-2574), de repetida cita, no ha iniciado en modo alguno su ejecución. De conformidad con lo dicho, de manera expresa se advierte que la autorización otorgada por este despacho según oficio No (DCA-2574) del 29 de octubre del 2012 se deja sin efecto y en su lugar se otorga la autorización para contratar a un máximo de 13 oficiales a la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S.A., los servicios de seguridad y vigilancia para el edificio que albergará al Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados, sujeto también a lo siguiente: III. Condiciones bajo las que se otorga la presente autorización 1. Se autoriza a la Administración para que contrate a la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S.A., los servicios de seguridad y vigilancia para el edificio que albergará al Centro de Atención Integral en Salud (C.A.I.S) de Desamparados. 2. Deberá contarse con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender las erogaciones producto de la presente autorización. 3. El precio máximo mensual por oficial de seguridad que se autoriza es de ,94, hasta un máximo de 13 oficiales según las necesidades de la Administración. 4. Dada la modalidad de contratación, deberán establecerse los mecanismos de control a efectos de pagar según la cantidad de oficiales de seguridad destacados. De igual forma se advierte que la razonabilidad de los precios pactados queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. 5. El plazo máximo por el cual se otorga la presente autorización lo es por un período de un año. No obstante, la ejecución del contrato derivado de la presente autorización deberá tenerse por finalizada anticipadamente, al momento en que el contrato producto del procedimiento licitatorio que debe promover la Administración pueda dar inicio, y así deberá ser advertido al contratista. 6. Son responsabilidad de la Administración, las razones brindadas como justificaciones que motivaron a este órgano contralor a otorgar la presente autorización en los términos que constan en el presente oficio. Así, deberán tenerse como complemento las manifestaciones efectuadas por la Administración que motivaron el oficio No (DCA-2574) de fecha 29 de octubre del El contrato que derive de la contratación con la empresa Servicios Administrativos Vargas y Mejías S.A., deben someterse a la aprobación interna, según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 8. Deberá levantarse un expediente administrativo de la contratación, el cual queda sujeto al control posterior de este órgano fiscalizador. 9. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera

6 6 autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 10. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 12. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que la empresa, se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 13. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 14. Queda bajo absoluta responsabilidad de la Administración, corroborar el cumplimiento y vigencia en todo momento de los permisos, licencias, garantías, pólizas y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual con que deba contar la empresa contratista. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del Lic. Henry Villalobos Murillo en su condición de Director Administrativo del CAIS Dr. Marcial Fallas Díaz o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados en el presente oficio.. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora Asociada Adjunto: Expediente Administrativo respectivo. PTC/ymu Ci: Archivo Central NI: 06 G: