DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA. 12 de diciembre 2012 DCA-3000

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA 12 de diciembre 2012 DCA-3000 Al contestar refiérase Al oficio No Señor Miguel A. Carabaguíaz Murillo Presidente Ejecutivo Instituto Costarricense de Ferrocarriles Estimado señor Asunto: Se otorga autorización de contratación directa concursada por un monto máximo de (trescientos mil euros) para la contratación de servicio de transporte marítimo de las seis unidades de tren tipo Apolo Serie 2400 adquiridas a la Empresa Estatal Ferrocarriles Española de Vía Estrecha S.A. (FEVE). Nos referimos a su oficio No. P.E mediante el cual solicita autorización para la contratación de servicio de transporte marítimo de seis unidades de tren tipo Apolo Serie 2400 adquiridas a la Empresa Estatal Ferrocarriles Española de Vía Estrecha S.A. (FEVE).. Mediante oficio DCA-2898 esta División solicitó información adicional, la cual fue atendida por oficio No. P.E I. Antecedentes y justificación El Instituto Costarricense de Ferrocarriles en adelante el Incofer, manifiesta que tiene una inquietud en relación con la autorización otorgada por la División de Contratación Administrativa mediante oficio No (DCA-0201) de 01 de febrero de 2012, relacionado con la adquisición de seis unidades de tren tipo Apolo, Serie Al respecto indica que se tuvo claro que la institución estaba autorizada para realizar la compra directa de las unidades de tren, pero a la vez asumió que también lo estaba para efectuar la contratación del transporte de las unidades, desde alguno de los puertos de España hasta el puerto de destino en Costa Rica, tal y como se estableció en la cláusula 4.2 del contrato de compra de los trenes. Al respecto, el Incofer indica que su percepción se fundamenta en que al haberse remitido el documento de contrato, como instrumento fundamental adjunto a la gestión planteada ante este órgano contralor, se asumió que la autorización para la compra de los trenes incluía también el transporte, ello en aplicación del contrato, que entre otras cosas, dice: Cuarta.-Transporte, flete marítimo y seguro. 4.1 Por encomienda de INCOFER, FEVE asume el compromiso de colaborar en el proceso de contratación del transporte y el seguro de las seis (6) unidades de Tren Apolo

2 2 serie 2400, objeto de este contrato, y las piezas de parque y repuesto, en nombre y por cuenta de INCOFER, previa conformidad del mismo, siguiendo sus instrucciones e indicaciones, en su nombre y representación, desde el lugar en que se pongan a disposición los trenes-fas Puerto del Norte de España-hasta el puerto de destino en Costa Rica. 4.2 La entrega de las Unidades de Tren en posición FAS Puerto del Norte de España, a elegir entre Gijón, Avilés y Santander y su plazo será el que se pacte con INCOFER después de la firma oficial del contrato e ingreso bancario del 50% del valor de la compra. Ahora bien, la Administración solicita se aclare si la percepción antes mencionada es correcta, de lo contrario, deja planteada formal gestión para que se haga efectiva y consecuentemente, se pueda utilizar disposición contenida en la Cláusula 4.1 del contrato firmado con la empresa FEVE, autorizando la aplicación de lo allí dispuesto, sea la contratación del transporte marítimo de las unidades de tren adquiridas, a la mejor oferta que cumpla con todos los requisitos, autorización que se daría hasta por un monto máximo de trescientos mil euros. El Incofer manifiesta que la empresa FEVE será la encargada de remitir a Incofer no menos de 3 cotizaciones para realizar el transporte, de las cuales se escogería la que ofrezca todos los requerimientos de transporte desde el puerto español hasta Moín en Limón y al menor precio. Añade que por tratarse de un contrato de transporte a realizarse en España, que difícilmente se podría cumplir con el proceso licitatorio aplicable en Costa Rica. En cuanto al pago manifiesta que será contra equipo recibido en puerto. Primero vendrán 3 unidades y en un segundo servicio otras tres unidades, por lo que se pagarán solo en primera ocasión el 50% del total del contrato de transporte. II. Criterio de la División a. Alcances de la autorización otorgada mediante oficio No (DCA-0201). Esta División de Contratación Administrativa mediante oficio No (DCA-0201) de 01 de febrero del 2012 otorgó autorización al Instituto Costarricense de Ferrocarriles para que adquiriera mediante contratación directa seis unidades de tren tipo Apolo Serie 2400 a la Empresa Estatal Ferrocarriles Españoles de Vía Estrecha S.A. (FEVE), por un valor de cada uno para un valor total de Dicha autorización únicamente contempló la autorización para adquirir de forma directa con la empresa FEVE las 6 unidades de trenes, dado que éste fue el objeto sobre el cual el Incofer solicitó expresamente autorización, según oficio de solicitud No. P.E de fecha 6 de diciembre del 2011, donde se indicó: Por lo tanto, se solicita la autorización para la compra de 6 unidades de tren tipo Apolo, Serie 2400, por un valor de cada uno y un valor total de Por otra parte, si bien el Incofer al momento de solicitar la autorización para contratar los trenes, remitió copia del proyecto de contrato de venta del material ferroviario, este órgano contralor en el oficio No de cita, expuso:

3 3 ( ) sobre un borrador de documento contractual que se adjunta no hacemos consideración, ya que será responsabilidad de la Administración dar el respectivo visto bueno de aprobación al documento de formalización contractual, en la medida que el requisito de eficacia se deja sujeto a la aprobación interna de la Administración solicitante. De lo anterior queda claro que este Despacho no consideró dicho borrador al momento de otorgar la autorización para la compra de las 6 unidades de trenes y la autorización se otorgó según lo solicitado en el oficio P.E donde se requirió autorización para la compra de las unidades por los precios dichos, a saber cada uno y un valor total de , sin que se autorizara algún extremo para el transporte marítimo de los trenes. En consecuencia, no puede entenderse que mediante oficio No se otorgara autorización para contratar el transporte marítimo. b. Autorización de Contratación directa para el servicio de transporte marítimo. En razón que el Incofer indicó que de no encontrarse contemplada la autorización para contratar los servicios de transporte marítimo de los trenes en la autorización otorgada mediante el oficio No ya señalado, dejaba planteada la solicitud correspondiente, es que esta División entra a conocer de la solicitud de autorización de contratación directa para tales fines. Al respecto, resulta pertinente indicar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 182 de la Constitución Política, como regla de principio se dispone que todas las compras realizadas con fondos públicos, deben realizarse mediante el procedimiento ordinario que corresponda aplicar según el monto. No obstante, preponderando el interés, el legislador contempló algunas excepciones. Al respecto, los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, facultan a la Contraloría General para autorizar de forma excepcional la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Lo anterior se desataca en razón que el artículo 2 inciso f) de la LCA, dispone: Se excluyen de los procedimientos de concursos establecidos en esta ley las siguientes actividades: f) Las contrataciones que se realicen para la construcción, la instalación o la provisión de oficinas en el exterior, lo cual es desarrollado por el numeral 134 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, pero dicha causal es de aplicación para contrataciones que se desarrollen en el extranjero. Al respecto, en el oficio No (DCA-2493) de 19 de octubre de 2012, este Despacho señaló: De lo anterior queda en claro que se trata de contratos, ya sea por construcción de oficinas o aprovisionarlas que estén ubicadas en el exterior, o bien, que se trata de contratación de servicios, que se desarrollen en territorio extranjero, supuestos en los cuales nuestra Ley de Contratación Administrativa no es aplicable, por un principio de extraterritorialidad. Se trata de contratos que despliegan sus efectos fuera de nuestro territorio. Esta excepción y su correcta aplicación podría ser ilustrada en el caso de contratación de servicios en el exterior, con la que efectuó el Instituto Costarricense de Turismo para publicidad producida y pautada en el exterior.

4 4 Lo anterior se indica por cuanto en el caso en estudio se tiene que la Administración requiere contratar los servicios de transporte marítimo para seis unidades de tren desde España hacia Costa Rica, pero los efectos de dicho contrato serán desarrollados en el territorio costarricense; toda vez que el servicio culminará en Puerto Moín, Costa Rica. Aclarado lo anterior, y analizadas las razones que brinda la Administración, se estima que existen razones suficientes para considerar que la contratación directa es la mejor forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos, toda vez que se van a adquirir seis unidades de tren tipo Apolo Serie 2400 a la Empresa Estatal Ferrocarriles Españoles de Vía Estrecha S.A. (FEVE), las cuales se encuentran en España; por lo que resulta razonable contratar con una empresa que brinde el transporte marítimo desde España con la coordinación y apoyo de la empresa FEVE que tiene experiencia en la comercialización de trenes. Ahora bien, para otorgar la autorización se valora el hecho que tal y como lo señala el Incofer, la selección del contratista se hará tomando en consideración al menos tres cotizaciones de proveedores idóneos que presenten su cotización para brindar el servicio requerido, lo cual implica que la Administración no está limitando la participación a una única empresa, por el contrario tendrá la participación de cómo mínimo tres empresas. Cabe aclarar que se otorga la presente autorización para contratar el servicio de transporte marítimo de las seis unidades de tren adquiridas a la empresa FEVE, por un monto máximo de , al amparo de lo establecido en los artículo artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, y las manifestaciones brindadas por la Administración en los oficios No. P.E y No. P.E y no considerando lo indicado en una cláusula contractual referida por la Administración. Finalmente se deja expresamente indicado que la presente autorización tiene como objeto únicamente el transporte marítimo desde un Puerto del Norte de España, a elegir entre Gijón, Avilés y Santander hasta Puerto Moín, por lo que no comprende el transporte interno de las unidades de tren dentro de nuestro país, ni sus costos. III. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza la contratación directa concursada para la adquisición del servicio de transporte marítimo de las seis unidades de tren tipo Apolo Serie 2400 adquiridas a la Empresa Estatal Ferrocarriles Española de Vía Estrecha S.A. (FEVE). 2. El monto máximo autorizado lo es por De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen ese monto hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento.

5 5 3. La Administración deberá contar con al menos tres cotizaciones de proveedores idóneos para el servicio requerido por el Incofer. Para ello, deberán solicitarse las cotizaciones sobre las mismas bases a fin de escoger en condiciones de igualdad, seleccionando aquélla que oferte el menor precio. 4. La Administración es responsable de observar los principios de contratación administrativa durante el trámite de la contratación directa aquí otorgada. 5. Recaen dentro del ámbito de responsabilidad del Incofer las razones brindadas como justificaciones que motivaron a este órgano contralor a otorgar la presente autorización en los términos que constan en el presente oficio. 6. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 7. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 8. En cuenta al Incoterm que se utilizará para la contratación, la Administración deberá elegir el que resulte apropiado para el servicio a contratar y que otorgue la seguridad necesaria para los bienes que se transportan; así como la forma en la que se aplicarán los seguros y se delimitará la responsabilidad de las partes frente al resguardo de las unidades de tren a transportar, lo cual se deja expresamente advertido. 9. Se deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 10. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se advierte que la Administración deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas a la gestión de esta contratación. 11. La forma de pago deberá ajustarse al ordenamiento jurídico. El pago al contratista procederá una vez recibido a satisfacción el servicio por parte del Incofer. 12. De previo a realizar la contratación de empresa transportista se deberá contar con el acuerdo de la Junta Directiva mediante la cual se autorice dicha contratación, en caso de resultar necesario de conformidad con la normativa interna del Incofer. 13. Es responsabilidad de la Administración que la contratación respete el régimen de prohibiciones previsto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y se observe las obligaciones con la seguridad social. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el presente oficio es responsabilidad de Miguel Carabaguíaz Murillo, en su condición de Presidente Ejecutivo o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia,

6 6 será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora Asociada PTC/ymu Ci: Archivo Central NI: 24268, G: