DIVISION DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 24 de julio, 2012 DCA-1727

Transcripción

1 DIVISION DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº de julio, 2012 DCA-1727 Señor Hermes Alvarado Salas Gerencia General BN Vital OPC S. A. Estimado señor: Asunto: Se autoriza el sistema de contratación contemplado en el documento denominado Reglamento para la prestación de servicios de venta de planes de pensión complementaria de BN VITAL OPC S. A. Damos respuesta a oficio No. BNV-GG mediante el cual solicita autorización para la utilización del sistema alternativo contemplado en el documento denominado Reglamento para la Prestación de Servicios de Venta de Planes de Pensión Complementaria de BN Vital OPC S. A. El citado oficio fue complementado por la Administración a solicitud de este Despacho mediante notas No. BNV-GG y BNV-GG I.- Antecedentes: Dentro de los antecedentes que se exponen a efectos de justificar la solicitud destaca lo siguiente: 1. Que BN Vital ha establecido dentro de sus objetivos estratégicos ser la operadora líder en saldos administrados en el mercado de pensiones complementarias, para lo que debe retomar el liderazgo en la administración de saldos del Régimen Obligatorio, por lo cual necesita analizar y poner en práctica canales de ventas, a fin de lograr las metas propuestas. 2. Que la industria de pensiones vive la coyuntura particular que las comisiones por administración en el Régimen Obligatorio de Pensiones Complementarias no sólo tienen un tope máximo regulado por normativa, sino que la misma irá en un descenso escalonado. 3. Que el descenso en la comisión por administración afectaría los ingresos de la operadora en un 8% al menos en el año Para contrarrestar tal situación no sólo se hace necesaria la eficiencia operativa, sino que el crecimiento en participación de mercado se vuelve crítico, pues de aquí se generarán los ingresos ordinarios de la administradora de pensiones. 4. Que como parte de las estrategias utilizadas por la competencia para alcanzar un crecimiento dentro del mercado, se encuentra el reclutamiento de personas altamente calificadas con el perfil de ventas requerido, así como la contratación de empresas que ofrecen los servicios de outsourcing de ventas.

2 2 5. Que la actividad de promoción y colocación de planes de pensión complementarias es una actividad regulada por la Superintendencia de Pensiones (SUPÉN), siendo el requisito principal que quienes se dediquen a la actividad cuenten con credencial que los faculte a tal actividad, requisito que a su vez es acreditado únicamente por la SUPEN, lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos legales de los potenciales oferentes y facilitará su contratación. 6. Que el objeto de la contratación es ampliar los canales de ventas propias directas, a través de un canal externo que estará conformado por personas físicas o jurídicas, las cuales deberán contar con los requisitos mínimos establecidos por la SUPEN (credencial), en donde la presencia activa de gestión en el mercado a nivel nacional se vuelve un facto crítico de éxito para el logro de los objetivos estratégicos de la operadora. 7. Que en la industria de pensiones existe una variedad importante de personas físicas como jurídicas dedicadas a la comercialización de planes de pensión, las cuales cumplen con los requisitos establecidos por SUPEN y además, la tarifa que cobran por saldo atraído es de un promedio del 1,67%, muy por debajo de lo que cuesta la atracción de clientes con personal de BN Vital, el cual se ubica alrededor del 2,02%. 8. Que los planes de pensiones complementarias obligatorias y el término pensiones obligatorios son sinónimos, de ahí que cuando se indica que la afiliación y la venta en ambos son términos similares, de acuerdo con el vocablo técnico de la industria de pensiones. II.- Criterio del Despacho: La Constitución Política, particularmente el artículo 182, establece un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales que las contrataciones públicas deben basarse en procedimientos concursales ordinarios. No obstante que dichos procedimientos son la regla (Voto de la Sala Constitucional), hay excepciones en las que el interés público no se ve satisfecho utilizando el método concursal ordinario, de ahí que la Ley de Contratación Administrativa (LCA) ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración a contratar en forma directa, tal es el caso de la regulación contenida en el artículo 2 bis inciso c) de la citada ley. En estos casos, la Contraloría General debe hacer un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos suficientes que justifiquen obviar los procedimientos contractuales ordinarios y determinar que ello se constituye la mejor vía para la satisfacción del interés público. En el caso específico se tiene que la Administración ha establecido una serie de razonamientos que llevan a este órgano contralor a considerar que el mecanismos alternativo o procedimiento sustitutivo contenido en el documento denominado Reglamento para la Prestación de Servicios de Venta de Planes de Pensión Complementaria de BN Vital OPC S. A., se constituye en un medio idóneo para satisfacer el interés general. El sistema alternativo persigue que la Administración contrate con corresponsales agentes promotores en tanto cumplan con los requerimientos mínimos establecidos-, a efectos que éstos le presten a BN Vital S.

3 3 A., los servicios de afiliación o venta de pensiones obligatorias, a cambio de una determinada comisión escalonada según el saldo atraído. Lo anterior se desprende del oficio No. BNV-GG , emitido por BN Vital S. A., en el cual se indica: Como parte de las estrategias utilizadas por la competencia para alcanzar un crecimiento dentro del mercado, se encuentra el reclutamiento de personas altamente calificadas con el perfil de ventas requerido, así como la contratación de empresas que ofrecen los servicios de outsourcing de ventas ( ) El objetivo de esta compra es ampliar los canales de ventas propias directas, a través de un canal externo que estará conformado por personas físicas o jurídicas, las cuales deberán contar con los requisitos mínimos establecidos por la SUPEN ( ) Respecto a la estimación contractual se indica que es inestimable, dado que el monto de la comisión se establece con base en los saldos atraídos por cada uno de los afiliados al Régimen Obligatorio, por parte de los Corresponsales Agentes Promotores, lo no corresponde a un monto fijo sino a la producción real. Por consiguiente, tomando en consideración lo antes dicho, así como lo expuesto en los oficios No. BNV- GG , BNV-GG y BNV-GG , este Despacho otorga la autorización para que se aplique el sistema de contratación sustitutivo para contratar, cuya última versión fue remitida junto con el oficio BNV-GG , siendo ese documento sobre el cual se realiza el análisis y se realizan los condicionamientos, lo cual se deja aquí expresamente advertido. La autorización se otorga condicionada a lo que de seguido se indica. 1. Condiciones bajo las cuales se otorga esta autorización a. Se autoriza el sistema de contratación contenido en el documento denominado Reglamento para la prestación de servicios de venta de planes de pensión complementaria de BN VITAL OPC S. A, por un plazo de de 2 años contados a partir de la fecha de este oficio. De previo a vencer dicho plazo, y en caso de requerirse una prórroga al sistema de contratación que aquí se autoriza, esa Operadora deberá remitir un análisis de las ventajas del sistema, debidamente fundamentado con los documentos que las respalden. b. Con fundamento en el artículo 3 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se exime de refrendo contralor las contrataciones que lleguen a suscribirse, pero deberán contar con la aprobación interna de la institución, según la misma normativa conforme el artículo 17 inciso 3) del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública. En relación con lo indicado en el artículo 10 donde se indica que el plazo de los contratos será de un año prorrogable en forma automática por períodos iguales y consecutivos, se hace ver que dicha norma deberá ser modificada a fin de que se establezca que los contratos si bien pueden tener un plazo de un año, el máximo de duración, contando las prórrogas será de cuatro años. En todo caso, de previo a la prórroga de los contratos se deberá analizar y dejar constancia en el expediente administrativo, si las contrataciones

4 4 suscritas han alcanzado las expectativas de la Administración y con ello si se han cumplido los objetivos para los cuales fueron constituidos a través del procedimiento sustituto que se autoriza por este órgano contralor. c. En todos los casos deberá observar la Administración que las contrataciones no originen relación laboral entre BN Vital S. A. y los Corresponsales Agentes Promotores. Se indica lo anterior en razón que en el artículo 10 del documento en análisis, se indica: El Corresponsal Agente Promotor que firme el contrato con BN VITAL acepta trabajar de forma exclusiva (destacado agregado). Asimismo, debe indicarse que la inscripción como Agente Promotor ante la SUPEN es un requisito de admisibilidad para que la Administración considere su contratación, lo cual debe ser verificado en cada caso. d. En cuanto al inciso e) del artículo 12 del Reglamento, se entiende que la definición de actividades propias, se refiere a servicios como los requeridos mediante el presente sistema sustitutivo. En cuanto al inciso g), debe verificarse que la credencial se mantenga vigente y que habilite a la persona a prestar el servicio. e. Sobre el inciso h) del artículo 12 del Reglamento, resulta de importancia que la Administración determine cuál es el valor agregado de requerir que la declaración requerida con la participación de un notario público, toda vez que en la materia de contratación administrativa prevalece el principio de informalismo. f. Asimismo, en el artículo 15 del sistema sustitutivo, se deberá modificar el término ofertas, por solicitudes, toda vez, que en buena técnica jurídica la gestión que presentarán los interesados en ser contratados por la Administración no es una oferta. De igual forma, a efectos de lograr un procedimiento de selección objetivo, deberá indicarse o al menos reverenciarse en el reglamento el tipo de Normativa emitida por la SUPEN que se tomaría en cuenta. g. En el artículo 16 del Reglamento, donde dice ( ) mediante nota formal en los próximos tres días hábiles ( ), se deberá modificar para que en su lugar se lea: ( ) recurso dentro de los tres días hábiles siguientes( ) Asimismo, se debe precisar en el sistema alternativo, si el plazo con que cuenta la Gerencia General para resolver el recurso se trata de días hábiles o naturales, así como indicar que la resolución que se adopte deberá realizarse de forma motivada. h. En cuanto al artículo 25, se debe advertir que el plazo de 20 días hábiles para realizar el pago deberá ser modificado a efectos que dicho aspecto se adecue al artículo 34 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, según el cual, el plazo con que cuenta la Administración salvo la Administración Central- para efectuar el pago en ningún caso superará el máximo de 30 días naturales. i. Respecto al artículo en mención en el punto anterior, este Despacho entiende que los pagos se efectuarán en forma escalonada según la tabla estipulada en el artículo 24 de ese Reglamento, razón por la cual, la Administración deberá prestar especial atención y cuidado en la aplicación de medidas de control interno a efectos de no incurrir en un pago doble por los servicios prestados.

5 5 j. Sobre el artículo 29 del Reglamento, donde dice Las adjudicatarias ( ), se deberá modificar para que se lea Las contratistas ( ). Asimismo, en razón que en el documento remitido a autorización se asocia el término empresas exclusivamente con las personas jurídicas y no con las físicas, se deberá modificar dicho aspecto a efectos que se lea en su lugar ( ) los contratistas. k. Resulta necesario indicar que será responsabilidad de la Administración verificar que los agentes corresponsales promotores al momento de presentar la solicitud y durante la ejecución del contrato se encuentren al día con las obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social y que no tengan ningún impedimento para contratar con la Administración. l. La selección adoptada por la Administración queda a su entera discrecionalidad y responsabilidad, siendo, además, responsabilidad de BN Vital S. A., verificar el cumplimiento de todos los aspectos técnicos de las contrataciones. m. Una vez aprobado el sistema alternativo por las autoridades competentes de la Administración, deberá publicarse el reglamento en el Diario Oficial La Gaceta. Una vez efectuada dicha actuación, la Administración deberá notificar a esta Contraloría General la fecha en que se efectúe tal publicación. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de Hermes Alvarado Salas en su condición de Gerente General o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Andrés Sancho Simoneau Fiscalizador Asociado ASS/ymu Ci: Archivo Central NI: G: