24 de octubre, 2017 DCA-2583

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No de octubre, 2017 DCA-2583 Licenciado Aristides Guerrero Rodríguez Director Dirección Servicios Institucionales CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL FAX: Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización a la Caja Costarricense de Seguro Social, para contratar de forma directa los servicios de limpieza con la empresa VMA Servicios Integrales Limpieza S.A., por un monto mensual máximo de ,43 (quince millones trescientos sesenta y dos mil cuarenta colones con cuarenta y tres céntimos). Nos referimos a su oficio No. DSI del 25 de setiembre del 2017, recibido en esta Contraloría General de la República en la misma fecha, mediante el cual solicita la autorización indicada en el asunto. Mediante oficio No (DCA-2338) del 4 de octubre del 2017, se requirió información adicional a la Administración, la cual fue atendida mediante el oficio No. DSI del 9 de octubre del I. Antecedentes y justificación de la solicitud. Como antecedentes y justificaciones sobre los que la Administración se apoya para plantear la solicitud, se tienen los siguientes: 1. Que la Caja Costarricense del Seguro Social suscribió contrato para los servicios de limpieza con la empresa Multinegocios Internacionales América S.A. (MUTIASA SA.) derivado de la Licitación Abreviada No. 2013LN , siendo que dicha ejecución estaba operando en su última prórroga, la cual finalizaba el 6 de marzo de 2018.

2 2 2. Que la empresa contratista a partir del mes de setiembre del presente año, incurrió en una serie de incumplimientos que generaron la afectación directa en las condiciones de limpieza y aseo de los edificios donde se contrató el servicio, entre ellos ausencia de personal en las áreas de trabajo, lo que afectó los espacios de trabajo, servicios sanitarios, áreas de alimentación etc. 3. Que dado el incumplimiento acreditado por parte de la empresa Multinegocios Internacionales América S.A. y la afectación grave del servicio, la Administración gestionó la apertura de un procedimiento, además se dictó una medida cautelar de suspensión para la contratación de servicios de limpieza y aseo, con un efecto inmediato. 4. Que la Administración se encuentra tramitando un nuevo procedimiento de contratación, el cual tiene como fecha estimada de conclusión el próximo 26 de febrero de Que la Administración procedió a solicitar la cotización a empresas que brindan el servicio de limpieza en el país tales como: Seguridad y Limpieza YALE S.A., La Brumosa S.A., Sistemas de Limpieza Costa Rica S.A., VMA Servicios Integrales Limpieza S.A., y Multiservicio ASERA S.A. 6. Que se recibieron las cotizaciones de las empresas Seguridad y Limpieza YALE S.A., VMA Servicios Integrales Limpieza S.A., y Sistemas de Limpieza Costa Rica S.A. 7. Que después de realizar el análisis de razonabilidad de precios y el análisis técnico de las ofertas, se determinó que la empresa VMA Servicios Integrales de Limpieza S.A., además de presentar un precio favorable cumple con las condiciones técnicas requeridas. 8. Que actualmente como medida operativa emergente y en procura de minimizar la afectación, se asignó recurso institucional para la atención de actividades prioritarias, tales como extracción de basuras, limpieza de servicios sanitarios y áreas de alimentación, aspecto que no atiende la necesidad integral de limpieza en los diferentes escenarios. 9. Que por lo expuesto, solicita autorización para contratar de forma directa con la empresa VMA Servicios Integrales Limpieza S.A., los servicios de limpieza y aseo para las diferentes áreas e inmuebles de la institución, por un plazo de seis meses, y por un monto mensual máximo de ,43 (quince millones trescientos sesenta y dos mil cuarenta colones con cuarenta y tres céntimos). II.-Criterio de la División La licitación es el medio establecido constitucionalmente mediante el cual el Estado debe realizar las compras de los bienes o servicios que requiere, esto como regla. No obstante, preponderando el interés público, la Ley de Contratación Administrativa (LCA) ha establecido

3 3 una serie de supuestos por medio de los cuales se faculta a la Administración a contratar en forma directa o implementar el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos, tal y como es la regulación establecida en los artículos 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 146 de su Reglamento. En este orden de ideas, y ante una solicitud basada en dicha normativa, se impone para este órgano contralor determinar como punto de partida, si en el caso presentado existe una circunstancia que amerita el autorizar un procedimiento de contratación directa, basado en que de otra forma, podría causarse una afectación al interés público. En el caso de cita tenemos, que la Dirección de Servicios Institucionales de la Caja Costarricense de Seguro Social, ha detallado las circunstancias que la obligan en este momento a requerir una autorización por parte de este órgano contralor, para contratar directamente y atender de forma inmediata los servicios de limpieza y aseo para diferentes áreas e inmuebles de esa Administración. De la información aportada, se extrae que la solicitud se fundamenta en la necesidad de dar continuidad al servicio de limpieza en la Administración, pues se ha enfrentado a una serie de incumplimientos por parte de la empresa prestataria del servicio, ello según ha quedado evidenciado en el informe AISI-SSL de fecha 18 de setiembre de 2017 emitido por la Subárea de Seguridad y Limpieza, que en lo que interesa señaló: "A partir del mes de agosto y a la fecha, se han generado una considerable ausencia del personal de limpieza contratado, en las diferentes áreas de trabajo establecidas en el proceso de compra. Dichas áreas disponen en su totalidad de espacios de trabajo, tránsito y permanencia de usuarios, además de servicios sanitarios tanto de funcionarios como de público en general, así como de ambientes de alimentación, los cuales deben ser atendidos de manera continua; caso contario se genera la presencia de insectos, hongos, plagas, malos olores, provocados por la desatención de limpieza, exponiendo la salud de las personas en general, ante la permanencia de residuos de papel higiénico, alimentos, polvo, acumulación de basura, entre otros..." Establecido que es procedente acudir a un remedio de excepción y contratar a una empresa determinada, resulta conveniente exponer la posición que ha asumido este Despacho en cuanto a la posibilidad de autorizar procedimientos de excepción, para servicios, cuando se presentan situaciones de resolución contractual. Así, en el oficio No (DCA-1584) del 03 de julio del 2015, se indicó: Es así como a pesar de haberse anulado la referida norma, es claro que de frente a un escenario como el descrito, la Administración debe continuar prestando el servicio público respectivo en forma continua, por lo que en aras de una adecuada satisfacción del interés público, se debe recurrir a algún mecanismo que le permita a la Administración contratar en forma temporal a otro proveedor, durante el lapso en el que se tramita el respectivo procedimiento administrativo tendiente a resolver la relación contractual. Así las cosas, frente a dichas circunstancias le corresponde a este órgano

4 4 contralor analizar si resulta justificado autorizar a la Administración a contratar en forma directa o mediante la realización de una contratación directa concursada la prestación del respectivo servicio./ En este tipo de supuestos, esta Contraloría General, ha señalado que de estimarse que de frente a un caso concreto procede conceder la autorización de contratación directa, ésta se otorgará únicamente por el plazo que conlleve la tramitación del respectivo procedimiento administrativo incoado a efectos de resolver el contrato, el cual, necesariamente debe haber iniciado al momento de otorgarse la correspondiente autorización. [...] (Destacado es propio) Al respecto, en el oficio No. DSI , la Administración expone: En atención a lo solicitado por el órgano Contralor debemos indicar que el procedimiento administrativo sancionatorio y de resolución contractual se encuentra a cargo del Centro para la Instrucción de Procedimientos Administrativos, dependencia que de conformidad con el oficio CIPA del 05 de octubre de los corrientes, tiene señalada la audiencia para el día 24 de octubre de Como consecuencia de lo anterior se tiene pendiente la siguientes etapas del procedimiento administrativo, una vez finalizada la audiencia oral el órgano director deberá emitir el informe final y trasladar el expediente del procedimiento al órgano decisor para la emisión de la resolución final, una vez notificada la resolución final inicia la fase recursiva contra el acto final. En tiempo aproximado estaríamos concluyendo que el procedimiento administrativo estaría culminando aproximadamente para principios del mes de diciembre de Sin embargo es importante acotar que el contrato actual, finalizará en su última prórroga el próximo 06 de marzo del 2018, fecha límite para tener formalizado la nueva licitación pública actualmente en proceso; por lo que la solicitud de permiso de contratar de forma directa con la empresa VMA Servicios Integrales de Limpieza S.A. sería por seis meses. De todo lo expuesto queda en evidencia, que la Administración se ha visto expuesta a una situación de carácter imprevisible, pues contando con un servicio de limpieza el contratista respectiva ha incurrido en una serie de incumplimientos que han repercutido en la buena marcha del servicio, al punto que la Administración ha debido optar por suspender este e iniciar un procedimiento de resolución contractual. Ahora bien, más allá de los resultados de este proceso por incumplimiento que se encuentra desarrollando la institución, es claro que la Administración no puede dejar de recibir el servicio de limpieza, pues este se perfila como vital dentro de una institución a efecto de evitar la contaminación producida por su no prestación, lo que podría incluso en casos extremos, impactar en la salud del personal y usuarios del servicio. Por lo que para evitar este riesgo, y siendo que la Administración se encuentra en proceso de iniciar un nuevo procedimiento de contratación, se hace necesario efectuar una contratación que de manera inmediata cubra el servicio suspendido, a las expensas del resultado del proceso que por incumplimiento se encuentra la institución desarrollando. Por otra parte, en lo que respecta a la contratación con un proveedor específico, se puede determinar que la Administración procedió a solicitar cotización a empresas que brindan el servicio de limpieza en el país tales como: Seguridad y Limpieza YALE S.A., La Brumosa S.A., Sistemas de Limpieza Costa Rica S.A., VMA Servicios Integrales Limpieza S.A., Multiservicio

5 5 ASERA S.A., comprobándose además que se recibieron las cotizaciones de las empresas Seguridad y Limpieza YALE S.A., VMA Servicios Integrales Limpieza S.A. y Sistemas de Limpieza Costa Rica S.A. Indicando la Administración que después de realizar el análisis de razonabilidad de precios y el análisis técnico de las ofertas, se determinó que la empresa VMA Servicios Integrales de Limpieza S.A., además de presentar un precio favorable cumple con las condiciones técnicas requeridas. Así las cosas, de frente a las particularidades de este caso, donde la no atención oportuna de la necesidad puede llegar a constituir un riesgo para la salud tanto de los funcionarios como de los usuarios, se estima procedente otorgar la autorización para que se contrate a la empresa VMA Servicios Integrales Limpieza S.A., para la prestación de tales servicios. No obstante, bajo lo que ya se expuso anteriormente, se debe tener claro que la autorización se otorga por el plazo que lleve el procedimiento administrativo tendiente a definir si se debe resolver o no el contrato que se tiene con la empresa que se estima incumpliente, debiendo actuarse con la mayor diligencia respecto al procedimiento administrativo a que se hace referencia, concluyendo dicho acto con la notificación del acto final del mencionado procedimiento administrativo. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se otorga autorización a la Caja Costarricense de Seguro Social, para contratar de forma directa los servicios de limpieza con la empresa VMA Servicios Integrales Limpieza S.A. por un monto mensual máximo de ,43 (quince millones trescientos sesenta y dos mil cuarenta colones con cuarenta y tres céntimos). El plazo de la presente contratación correrá a partir de la comunicación del presente oficio y hasta la finalización del procedimiento de resolución contractual que la Administración se encuentra realizando en contra de la empresa MUTIASA S.A. 2. Queda bajo la responsabilidad de esa Administración la identificación de la necesidad referida y las razones brindadas que motivan la autorización en los términos indicados en el presente oficio. 3. Se deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender esta erogación. Con este fin, se tiene que el monto mensual de la contratación es por ,43, de conformidad con la certificación de contenido presupuestario, emitida por el Ingeniero Gerardo León Solís, Jefe de Área de Investigación y Seguridad Institucional. Siendo responsabilidad igualmente de la Administración, la verificación de que la partida respectiva pueda utilizarse válidamente para el fin propuesto.

6 6 4. Las actuaciones realizadas con ocasión del procedimiento autorizado, deberán constar en un expediente administrativo levantado al efecto, el cual se encontrará sujeto al control posterior de este órgano fiscalizador. 5. La Administración deberá verificar y constatar que la firma contratada respete el régimen de prohibiciones para contratar establecidos en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Además, deberá verificar que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración. 6. De igual modo deberá velar para que el oferente cumpla con las obligaciones obreropatronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y FODESAF. De igual manera verificará, según corresponda, el cumplimiento de las obligaciones del artículo 5 de la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley No. 9024). 7. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 8. Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 9. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración. 10. La presente contratación deberá formalizarse mediante contrato, encontrándose no obstante eximida de los trámites tanto de refrendo interno como ante este órgano contralor. No obstante se le recuerda a la Administración, que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, la Administración deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas a la gestión contractual no sujeta al refrendo de la Contraloría General de la República ni al refrendo interna que se establece en el numeral 17 del mismo cuerpo reglamentario. 11. Se le indica a dicha Administración, que en el caso que el contrato resultante del procedimiento licitatorio que llevará a cabo la institución, se encontrare preparado para su ejecución con anterioridad al cumplimiento del plazo que por el presente oficio se autoriza, la presente autorización quedará sin efecto, aspecto que deberá quedar expresamente advertido en el contrato a suscribir con la empresa VMA Servicios Integrales Limpieza S.A.

7 7 Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones aquí indicadas será responsabilidad del señor Aristides Guerrero Rodríguez en su condición de Director, Dirección Servicios Institucionales de la Caja Costarricense de Seguro Social o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados en el presente oficio. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado NSM/apus Ci: Archivo Central NI: 23884, 25420, G: