DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 12 de julio, 2013 DCA-1638

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº Licenciado Allan Hidalgo Campos Presidente Ejecutivo JAPDEVA 12 de julio, 2013 DCA-1638 Estimado señor: Asunto: Se autoriza una nueva contratación directa para los servicios de alimentación con la Soda Restaurante Doña Toda en la terminal de Limón y con la empresa Ivonne Catering Service, en la terminal de Moín, por un monto mensual de hasta ,00 (dieciséis millones, doscientos mil colones exactos), para un monto total de hasta ,00 (sesenta y cuatro millones ochocientos mil colones exactos), por un período de dos meses. Damos respuesta al oficio P.E del 13 de junio del 2013, recibido en esta Contraloría General de la República el 14 de junio siguiente, complementado a solicitud nuestra por medio del oficio P.E del 02 de julio del presente año y recibido al día siguiente, por medio de los cuales se solicita la autorización de parte de este órgano contralor para efectos de contratar en forma directa, con fundamento en los artículo 138 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, los servicios de alimentación por espacio de dos meses adicionales, mientras se logra poner en ejecución la Licitación Pública No.2012LN , promovida para la Concesión y explotación de los servicios de alimentación en las sodas de la Terminal de Limón y Moín. I. Justificaciones de su solicitud. En esta oportunidad JAPDEVA, fundamenta la necesidad de contratar directamente de forma excepcional dichos servicios, en los siguientes hechos: 1) Que por medio de los oficios , y este órgano contralor le concedió a JAPDEVA la autorización para realizar una contratación directa para la obtención de los servicios de Soda Comedor, con la Soda Restaurante Doña Toda para los servicios de la Terminal Portuaria de Limón y con Ivonne Catering Services para la atención de los servicios en la Terminal Portuaria de Moín. 2) Que en la última ocasión el plazo contractual autorizado fue de cuatro meses y el contrato venció el 08 de julio.

2 2 3) Que la Convención Colectiva de Trabajo de JAPDEVA, en el numeral 64 dispone que ésta deberá subsidiar a sus trabajadores el costo de los servicios de restaurante que brinden las Sodas, por un monto del cien por ciento de los precios que se establezcan. 4) Que para suplir este servicio se promovió la Licitación Pública No.2012LN , para la Concesión y explotación de los servicios de alimentación en las sodas de las Terminales de Limón y Moín y el pasado 30 de mayo se conoció y aprobó por parte del Jerarca de la Institución la readjudicación de dicho procedimiento al Consorcio Mirama S.A. 5) Que en razón de la situación descrita, ante la imposibilidad de promover un procedimiento a estas alturas, es que solicitan nuevamente la autorización de este órgano contralor para contratar Soda Restaurante Doña Toda e Ivonne Catering Service, en las Terminales de Limón y Moín respectivamente, sobre las bases de la autorización anterior. II. Criterio de la División. Tal y como se expuso en los oficios anteriores en los que se autorizó la utilización de un procedimiento de contratación excepcional para los servicios de alimentación, como regla general de principio, estipulada dentro de la Constitución Política, todas las compras realizadas con fondos públicos, deben observar el procedimiento ordinario de licitación que corresponda aplicar de acuerdo al monto. No obstante, preponderando el interés público de los habitantes sobre los formalismos que pretenden garantizar ese interés, entendiendo que estos son un medio pero no el fin en sí mismos de la contratación, el legislador moldeó en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la facultad de la Contraloría General para autorizar de forma excepcional la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Partiendo de la normativa anterior, que resulta aplicable al caso en concreto, se desprende la competencia que ostenta este órgano contralor para el conocimiento de la presente gestión. Dentro de esa misma inteligencia, debe valorarse que la necesidad surge de la obligación que tiene JAPDEVA de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 64 de la Convención Colectiva, norma según la cual corresponde a esa entidad subvencionar el cien por ciento de la alimentación de sus funcionarios. Del mismo modo, se debe considerar el hecho que actualmente el procedimiento ordinario correspondiente se encuentra adjudicado y se requiere un periodo de tiempo adicional con el fin de cumplir con las fases restantes antes de iniciar la ejecución contractual del procedimiento derivado de la Licitación Pública No.2012LN De tal forma que al vencer la contratación autorizada anteriormente, se hace necesaria la utilización de un mecanismo excepcional para mantener la continuidad del servicio y cumplir con lo dispuesto en la Convención Colectiva.

3 3 De ahí que la situación califique dentro de los supuestos bajo los cuales resulta necesaria la utilización de un procedimiento excepcional para poder solucionar temporalmente lo concerniente a la alimentación del personal, hasta tanto se logre iniciar la ejecución del contrato derivado del procedimiento ordinario correspondiente. Ahora bien, corresponde además reiterar que JAPDEVA ha determinado la conveniencia de continuar contratando con las mismas empresas, en razón de: a) el costo del servicio por plato: considerando que el costo deberá resultar razonable y ajustarse al presupuesto institucional, b) la capacidad instalada: de manera que se encuentre capacitada para atender la demanda de alimentación que le generaría la contratación, c) la ubicación de las instalaciones: resulta indispensable que se encuentren dentro de un radio razonable de distancia del recinto portuario para que los funcionarios puedan asistir dentro del horario que le corresponda y finalmente, d) que el servio se brinde durante los tres turnos: para que se cumpla con lo dispuesto en la convención colectiva. Por consiguiente, ante la indispensable necesidad de suministrar los servicios de alimentación a los funcionarios de JAPDEVA, de conformidad con lo expuesto, resulta procedente autorizar la contratación de las empresas Soda Restaurante Doña Toda en la terminal de Limón e Ivonne Catering Service, en la terminal de Moín, por un monto mensual de hasta ,00 (dieciséis millones, doscientos mil colones exactos), por un período de dos meses. Lo anterior, valorando sus instalaciones (capacidad, estado y ubicación) y los precios ofertados por estos proveedores. A su vez, en atención a la prontitud con la que se debe efectuar la contratación y al tratarse de una contratación con proveedores en específico, se exime la contratación en comentario de los recursos aplicables en materia de contratación administrativa. De manera tal que no existirá ni recurso de objeción ni recurso de apelación en contra del acto de adjudicación. Adicionalmente, valorando lo exigente de los plazos con la que se requiere contratar los servicios de citas y la necesidad de poner en ejecución los contratos con la mayor celeridad posible, se exime de refrendo contralor el presente procedimiento administrativo de contratación. Sin embargo, los contratos derivados de la presente autorización deberán contar con la aprobación interna, por parte de la asesoría jurídica de dicha entidad. Finalmente, debe tenerse presente que la autorización conferida por esta División se refiere exclusivamente a la posibilidad de utilizar un procedimiento distinto a los ordinarios para poder cumplir con las necesidades administrativas. De tal suerte, que es de exclusiva responsabilidad de la Administración tanto la definición del objeto contractual, como la selección de los contratistas y la razonabilidad del precio pactado. III. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización En cuanto a la autorización concedida, se procede a efectuar los siguientes condicionamientos a los que queda sujeta la autorización otorgada por este Despacho, cuya verificación será responsabilidad exclusiva del Licenciado Allan Hidalgo Campos, en su carácter de

4 4 Presidente Ejecutivo de JAPDEVA, o en su defecto de quien ejerza este cargo. En caso de que el funcionario mencionado no resulte competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados a continuación: 1. Se autoriza una nueva contratación directa de los servicios de alimentación con la Soda Restaurante Doña Toda en la terminal de Limón y con la empresa Ivonne Catering Service, en la terminal de Moín, por un monto mensual de hasta ,00 (dieciséis millones, doscientos mil colones exactos), por un período de dos meses 2. La presente autorización es una nueva autorización y no una prórroga de la anterior, de tal forma que la ejecución de la autorización otorgada por medio de los oficios y es de exclusiva responsabilidad de la Administración. 3. En caso que antes de transcurridos los dos meses por los cuales se concede la autorización, sea factible iniciar la ejecución del contrato derivado del procedimiento ordinario, deberá dejarse sin efecto el contrato derivado de la presente autorización e iniciarse la ejecución del contrato derivado del ordinario. Así deberá quedar establecido en los contratos que se lleguen a suscribir. 4. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la verificación efectiva de la existencia de contenido presupuestario suficiente, disponible y reservado para hacer frente a la totalidad de las erogaciones derivadas de la presente autorización. Asimismo, la procedencia de los recursos presupuestos queda librada a la responsabilidad de la Administración. 5. Del mismo modo, queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración la conveniencia de realizar la contratación de los servicios indicados. 6. La Administración deberá levantar un expediente administrativo que contenga todas las actuaciones correspondientes a la presente autorización. 7. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la administración, la idoneidad de los proveedores seleccionados, lo cual deberá quedar acreditado en el expediente que se confeccione a esos efectos por parte de la Administración. 8. En ese sentido, también queda bajo responsabilidad de la Administración la razonabilidad de los precios ofertados por parte de los proveedores que se van a contratar. Debe entenderse que la autorización se otorga sobre las bases de los contratos con estas mismas empresas que se tienen suscritos actualmente. De tal forma que se deberán mantener los precios ofertados originalmente. 9. Corresponde a la Administración verificar que los contratistas no se encuentren inhabilitados, cumplan con el régimen de prohibiciones contenido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que éstos se encuentren al día con las obligaciones con la seguridad social y FODESAF que le correspondan. Además deberá

5 5 acreditar en el expediente que los contratistas se encuentran al día en el pago de los impuestos correspondientes. 10. Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 12. De acuerdo a lo expuesto, la presente contratación se eximen del régimen recursivo en materia de contratación administrativa. Consecuentemente no existirá recurso de objeción ni recurso contra el acto de adjudicación. 13. Se exime de refrendo contralor el presente procedimiento administrativo de contratación, en razón de la ligereza con que se requiere tener los servicios de alimentación contratados. Sin embargo, los contratos deberán contar con la aprobación interna por parte de la asesoría jurídica de dicha entidad. Atentamente, Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Lic. Alfredo Aguilar Arguedas Fiscalizador AAA/yhg Ci: Archivo Central NI: 13813, 15288, G: