21 de abril de 2015 DCA-0913

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio Nº Doctor Ho Sai Acón Chan Director General 21 de abril de 2015 DCA-0913 Mba. Marta On Centeno Directora Administrativa Financiera Hospital Dr. Tony Facio Castro Estimados señores: Asunto: Se otorga autorización al Hospital Dr. Tony Facio, para contratar en forma directa y por urgencia, la reparación del Sistema Chiller, para el funcionamiento de las salas de cirugía del Hospital, con la empresa Tecno Ambiente S.A., por un plazo de 45 días hábiles y por un monto total de $ (ciento ocho mil novecientos diez dólares). Nos referimos a su oficio No. DM del 24 de marzo del 2015, recibido en esta Contraloría General el 25 de igual mes y año, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficios Nos (DCA-0773), del 27 de marzo y (DCA-080) del 09 de abril del año en curso, esta División requirió información adicional a la Administración, la cual fue atendida por medio de los oficios DM , y DM , recibidos en este órgano contralor en fechas 09 y 14 de abril de 2015, respectivamente. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. Para los efectos de la solicitud, el Hospital Dr. Tony Facio Castro, señala como justificaciones los siguientes aspectos: 1. Que esa Administración enfrenta una situación urgente, que ocasiona como medida el cierre de los quirófanos de ese Hospital, hecho que ha circulado en periódicos nacionales, pues el sistema total de enfriamiento de las salas de operaciones, se encuentra en malas condiciones. 2. Indica además, que con recursos propios realizaron medidas paliativas para solventar parcialmente el problema acaecido en las salas de operaciones, principalmente en la habilitación de dos de las salas, para buscar dar continuidad en los procedimientos

2 2 quirúrgicos. No obstante a pesar de esfuerzos realizados, se mantienen algunas condiciones técnicas que deben ser atendidas por medio de la contratación de terceros para logar el adecuado funcionamiento de las salas de operaciones de manera definitiva. 3. Señala que la continuidad del servicio en las salas de cirugía, en óptimas condiciones y sin riesgo de infección de los pacientes, es prioridad en el tema de la salud pública. Ante lo cual, el considerar realizar un procedimiento ordinario con los plazos mínimos, genera un impacto en la lista de espera quirúrgica, con un promedio diario de veinte cirugías, dada la dotación reciente de médicos especialistas de la rama quirúrgica. Además se provocaría el colapso de otros centros médicos, así como la afectación al patrimonio institucional, siendo que se incrementaría los traslados a Hospitales Nacionales y el recursos humano especializado del Hospital no tendría labor de cirugía, siendo que en términos generales se afecta directamente la salud de la población de Limón. 4. Que el sistema total de enfriamiento de las salas de cirugía incluye 2 chillers, 2 torres de enfriamiento, 11 unidades mejoradas de aire y ductería, sistemas de ventilación y sistema de control inteligente. 5. De forma paralela señala dicho Hospital, que mantiene relación contractual con el proveedor Técno Ambiente Sociedad Anónima, para el mantenimiento preventivo del sistema chiller por un período de 4 años. Además indica, que en la actualidad se le adjudicó un concurso de Licitación Abreviada 2014LA , el cual se encuentra en etapa de aprobación interna de la Dirección Jurídica, con el objeto únicamente de la reparación y puesta en funcionamiento de las dos unidades de enfriamiento de agua. 6. Que el objeto de la presente solicitud lo comprende el reparar el sistema de control inteligente de las unidades manejadoras de aire UMAs #1, #2, #3 y # 4, que son las prioritarias en este momento, con el fin de controlar y monitorear la humedad y temperatura de las salas de operaciones, además se requiere la reparación de las unidades manejadoras UMAs #1, #2, #3 y # 4, incluyendo el reemplazo de las tomas de aire fresco de las 4 unidades. La reparación del sistema de ductos (eliminar por completo fugas, cambiar paneles si es necesario), reemplazar módulos de las UMAs (lo más afectado por la corrosión), de ser necesario, poner en funcionamiento el sistema de extracción de aire y verificar que los ductos estén en perfectas condiciones. 7. Que requieren la contratación para el objeto descrito en el punto anterior con la empresa Técno Ambiente Sociedad Anónima, en virtud de que la planta de enfriamiento trabaja en forma integral, lo que implica que al reparar las 2 unidades de enfriamiento de agua, estas deben trabajar en conjunto con las manejadoras de aire y sistema de control. Por lo anterior indica, es necesario que sea una misma empresa la que realice todo el trabajo de reparación, pues podría realizar los ajustes y pruebas convenientes para que

3 3 dicho sistema funcione adecuadamente. Además indica, que el gerente de Tecno Ambiente S.A, llevó a cabo la instalación en el año 2007 de dicho sistema, por lo que posee el conocimiento amplio del sistema, sin dejar de lado que el personal ya conoce el equipo instalado y está capacitado para el manejo del sistema de control. 8. Indica según cotización efectuada por la empresa Tecno Ambiente S.A, que la reparación que se requiere por la presente autorización, asciende a la suma $ , así como señala que el plazo de ejecución para la reparaciones es por 45 días hábiles. Ante ello aporta certificación de contenido presupuestario emitida por la Licenciada Karen Najera Rodríguez, de la Dirección de Presupuesto, por medio de la cual se acredita en la partida presupuestaria no. 2155, denominada Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Equipo de Producción, actividad no. 5, que existe un disponible por el monto de , para dicho proyecto. 9. Por las razones expuestas, al amparo del artículo 132 del RLCA (Procedimiento de urgencia con el fin de evitar daños graves a las personas), solicita autorización a esta Contraloría General para contratar con la empresa Tecno Ambiente S.A, las reparaciones descritas en el punto no.6, de este apartado. 10. Aporta Certificación del Sistema Centralizado de Recaudación de la CCSS, en la que consta que la empresa Tecno Ambiente S.A, está al día en el pago de las obligaciones obrero patronales y declaración jurada atinente al régimen de prohibiciones al tenor de lo que disponen los artículos 22 y 22 Bis de la Ley de Contratación Administrativa y 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Además se indica que la sociedad se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales, obligaciones con la C.C.S.S. y FODESAF. II. Criterio de la División. En la gestión bajo análisis se tiene por acreditado que la Administración la fundamenta en los artículos 80 de la LCA y 132 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), en los cuales se indica que en casos de urgencia y para evitar lesiones al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas, la Administración, previa autorización de la Contraloría General, podrá utilizar o acceder el procedimiento de urgencia. Así, dichos artículos señalan que: Artículo 80. Supuestos. En casos de urgencia y para evitar lesiones del interés público, daños graves a las personas y daños irreparables a las cosas, podrá prescindirse de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación; incluso podrán dictarse procedimientos sustitutivos. En estos supuestos y para el control y la fiscalización correspondiente, la administración estará obligada a solicitar, previamente, a la Contraloría General de la República, la autorización para utilizar este mecanismo. La petición deberá resolverse dentro de los cinco días hábiles siguientes. El silencio del órgano contralor no podrá interpretarse como aprobación de la solicitud. La autorización podrá ser requerida y extendida en forma escrita o verbal, según lo regule la Contraloría General de la República. (Así reformado mediante el artículo 1 de la ley N 8511 del 16 de mayo del 2006).

4 4 Artículo 132. Procedimientos de urgencia. Cuando la Administración enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron, podrá prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, con el fin de evitar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas. Para utilizar este mecanismo de urgencia, la Administración requiere previamente la autorización de la Contraloría General de la República. La petición respectiva debe formularse con aporte de la información pertinente ante el órgano contralor, el cual deberá resolverla dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En casos calificados la autorización podrá ser extendida por la vía telefónica, fax o correo electrónico, para lo cual, la Contraloría General de la República deberá instaurar los mecanismos de control que permitan acreditar la veracidad de una autorización dada por esa vía... Lo anterior implica que la autorización que este órgano contralor brinda, lleva implícita la valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si se encuentra en una situación excepcional. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización, las cuales deben ser analizadas por este órgano contralor a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma. Para el caso en análisis, resulta de relevancia lo expuesto por la Administración que en relación a la tramitación del procedimiento ordinario, señaló: de realizarse procedimientos ordinarios de contratación administrativa, con los plazos mínimos, contempla cada día de trámite un impacto en la Lista de Espera Quirúrgica con un promedio diario de 20 cirugías, con un aumento significativo dada la dotación reciente de médicos especialistas de rama quirúrgica, lo que afectaría importantemente en la capacidad resolutiva de este centro y provocaría una alta demanda de servicios quirúrgicos en los Hospitales de la Red de Apoyo a Nivel Central... (oficio No. DM * del 24 de marzo de 2015). Sobre este tema, considera esta División que efectivamente la realización de un procedimiento ordinario para el caso particular, por las mayores formalidades que este implica, podría llegar a ocasionar un colapso en el servicio que brinda ese Hospital, pues tomando en consideración la importancia del servicio, se requiere que la salas de cirugías estén siempre en óptimas condiciones, para que este a su vez tenga la debida continuidad. Pensar en sentido contrario, implicaría colocar en situación de riesgo no solo la continuidad de ese servicio, sino que la misma salud de los pacientes, pues en casos determinados ante la ausencia de espacios adecuados para una intervención quirúrgica, estos usuarios verían postergada la atención de su necesidad, que no en pocos casos podría llegar a provocar una afectación mayor a su condición y en algunos casos, hasta la muerte. Bajo este escenario, optar por un procedimiento ordinario, que comprende el cumplimiento de mayores formalidades y por ende un tiempo mayor, implicaría colocar en situación de riesgo el cumplimiento de ese servicio público esencial para la salud, motivo por el cual se impone buscar una solución urgente que en el menor tiempo posible, corrija ese inconveniente que enfrenta el Hospital Tony Facio.

5 5 Ahora bien no se pierde de vista lo indicado por la Administración en el sentido que la continuidad del servicio en las salas de operaciones en óptimas condiciones, que garanticen que las cirugías se realicen bajo condiciones de estricta seguridad y sin riesgo de infección para los pacientes es PRIORIDAD en el tema de salud pública, por lo que en razón de lo ya expuesto, se considera que la necesidad planteada se configura como de carácter calificado y de atención urgente, por el peligro que representa para la vida humana, el hecho que dicho Hospital suspenda el servicio de cirugías. Siendo así las cosas, y reconociendo el deber del Estado de garantizar la continuidad del servicio público, aún más en un servicio esencial como lo es la salud, y dado que la reparación del sistema de enfriamiento en las salas de cirugías, se torna vital para ese propósito, encuentra claro este Despacho que la solución adecuada es el recurrir a un mecanismo de contratación excepcional. En este contexto, indica la Administración que se debe contratar la reparación del sistema de control inteligente de las unidades manejadoras de aire UMAs #1, #2, #3 y # 4, que son las prioritarias en este momento, con el fin de controlar y monitorear la humedad y temperatura de las salas de operaciones, además se requiere la reparación de las unidades manejadoras UMAs #1, #2, #3 y # 4, incluyendo el reemplazo de las tomas de aire fresco de las 4 unidades. La reparación del sistema de ductos (eliminar por completo fugas, cambiar paneles si es necesario), reemplazar módulos de las UMAs (lo más afectado por la corrosión), de ser necesario, poner en funcionamiento el sistema de extracción de aire y verificar que los ductos estén en perfectas condiciones, señalando que ello debe ejecutarlo la empresa Tecno Ambiente S.A. Sobre este último tema, la Administración indica la necesidad de contratar a dicha empresa, en vista que el citado proveedor instaló el sistema chiller de las salas de operación en el año 2007, además resultó adjudicado para reparar dos unidades de enfriamiento del sistema, posee el conocimiento, cuenta con el personal idóneo y está capacitado para el manejo del sistema de control, motivo por el cual ante lo indicado por la Administración, estima este Despacho que dicha empresa posee las condiciones de conocimiento y experticia para la intervención de dicho sistema en el menor tiempo posible, lo cual no se garantizaría al menos con la misma celeridad, de pensar en otro proveedor que tendría que entrar a conocer primero el sistema. Es ante lo expuesto y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley de Contratación Administrativa y 132 del Reglamento a dicha Ley (RLCA), que se otorga la autorización solicitada para que se contrate en forma directa la reparación de los sistemas de las salas de cirugía con la empresa Tecno Ambiente S.A., por un plazo de 45 días hábiles y por un monto total de $ , (ciento ocho mil novecientos diez dólares). III. Condiciones bajo los que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente:

6 6 1. Se otorga autorización para contratar en forma directa la reparación del sistema Chiller de las salas de cirugía de dicho centro médico, descritas en el punto no. 6 del apartado antecedentes y justificaciones de este oficio, con la empresa Tecno Ambiente S.A., por un plazo de 45 días hábiles y un monto total de $ , (ciento ocho mil novecientos diez dólares). 2. Es responsabilidad exclusiva de esa Administración, contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 3. Deberá suscribirse un contrato donde se establezcan claramente las obligaciones de las partes, el cual se encuentra exento de los trámites de aprobación interna y refrendo. No obstante, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se advierte que la Administración deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas a la gestión de esta contratación. 4. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 5. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la verificación de la idoneidad del proveedor seleccionado, lo cual deberá quedar acreditado en el expediente que se confeccione a estos efectos. 6. En el mismo sentido, también queda bajo responsabilidad de la Administración, la razonabilidad de los precios ofertados, por parte del proveedor a contratar. 7. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 8. Queda entendido que ninguna de las actividades a contratar a la citada empresa, indicadas en el presente oficio, se encuentran formando parte de algún contrato que en la actualidad, mantenga esta con ese centro médico. 9. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 10. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.

7 7 11. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado según lo dispuesto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública. 12. Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones aquí brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 13. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 14. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Marta On Centeno en su condición de Directora Administrativa Financiera y el señor Ho Sai Acón Chan, Director General de ese Hospital o quienes ejerzan estos cargos. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Adriana Artavia Guzmán Fiscalizadora Asociada AAG/yhg NI: *-9607 Ci: Archivo central G: