AMBITO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

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1 IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE AGUAS POTABLES Y ALCANTARILLADOS (INAPA) BAJO LA NORMATIVA ISO Ing. Juan José Lugo Kiagiadaki, M.Sc (Ing. Civil/Ambiental), Ing. Leslie Porro, Especialista Ambiental (INAPA) 1. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES a. El martes 22 de septiembre de 1998 el Huracán Georges impactó el territorio de la República Dominicana durante 15 horas dejando a su paso lluvias intensas y los efectos por vientos de hasta 170 Km/h. b. Los damnificados y los daños se estimaron en el orden de 235 muertes, 595 heridos y 59 desaparecidos, así como cuantiosos daños a la agricultura, bosques, infraestructura productiva y de servicios y edificaciones. Las pérdidas económicas estimadas por CEPAL ascienden al orden de 2,193.4 millones de dólares (14% del PIB) c. Se estima que más de un 30% de los daños ocasionados se deben a prácticas incorrectas y explotación de los recursos naturales: deforestación, diseño inapropiado y ubicación incorrecta de infraestructuras, descuido en el manejo y conservación del recurso hídrico, deterioro de las cuencas y sobreuso de la tierra entre otros d. Como condición estratégica general se busca reforzar el contextual para el cumplimiento de las normas de protección ambiental entre otras, así como, en cuanto al sector de abastecimiento de agua potable se pretende: Garantizar el adecuado y sostenible manejo del recurso hídrico, evitar su desperdicio, así como la contaminación de las fuentes. Prevenir la contaminación, salinización y degradación precoz de los mantos acuíferos subterráneos. Establecer controles estrictos sobre procedimientos de tratamiento de aguas. Desarrollar campañas de educación ambiental y de aprovechamiento del recurso. Mejoría de los aspectos institucionales relacionados con el control y vigilancia ambiental. AMBITO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL El ámbito de implantación del Sistema de Gestión Ambiental, el cuál aún se encuentra en desarrollo, inicialmente, estará circunscrito a la Sub-Dirección de Operaciones del INAPA, e incluye los sistemas de abastecimiento de agua potable objeto de rehabilitación a consecuencia del Huracán Georges y que actualmente la Unidad Ejecutora Sectorial ejecuta. Así mismo, se realizó una selección de un conjunto de sistemas los cuáles opera y administra INAPA para ser incorporados también al SGA, los cuáles se tomaron considerando ciertas características técnicas de los mismos y vulnerabilidad a distintos fenómenos naturales. 2. OBJETIVOS PLANTEADOS Se establecen los siguientes objetivos principales: Implantar un SGA como componente de la estructura organizacional de la Unidad Ejecutora e Institucional en la Sub-Dirección de Operaciones del INAPA, con la finalidad IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

2 de gestionar el impacto de los productos, servicios y procesos ejercidos sobre el ambiente en forma inmediata, a mediano y a largo plazo. Establecer procedimientos administrativos para revisar y auditar el SGA, y para identificar oportunidades de mejorar el sistema y el desempeño ambiental resultante. En tal sentido, se plantearon los siguientes objetivos específicos: Desarrollar una Revisión Ambiental Inicial para detectar el estado actual de la administración ambiental que hace la organización. Identificar, caracterizar y valorar los impactos ambientales significativos en el entorno físico, químico y biológico, identificando y caracterizando los parámetros indicativos para la definición de medidas de mitigación, compensación y/o prevención de los impactos identificados en la revisión ambiental inicial de los sitios de toma. Identificar los aspectos ambientales con requerimientos legales y no legales, las actividades, productos o servicios de la institución, que puedan interactuar con el ambiente. Establecer los objetivos y metas ambientales con base en la política ambiental y el diagnóstico ambiental de las obras y servicios. Sentar las bases para asegurar a través de programas de entrenamiento regulares, la competencia para la ejecución de las tareas relacionadas con la gestión ambiental. Además, el entrenamiento deberá asegurar la concientización del personal hacia una administración ambiental responsable y el cumplimiento de la política ambiental de la administración. Establecer canales adecuados de comunicación con el personal involucrado en las actividades relacionadas con la gestión ambiental. Dicha información deberá incluir el desempeño ambiental del sistema. La institución también debe desarrollar canales de comunicación con las partes involucradas externamente a la compañía (contratistas, proveedores y usuarios) Desarrollar, conjuntamente con los funcionarios, un sistema de documentación fundamentado en una estructura de documentos referenciados entre sí, en los cuales se definirá la forma como la institución va a dirigir, coordinar, planificar y controlar las actividades ambientales. Elaborar los procedimientos de control operacional en los cuales se define como se ejecutarán aquellas tareas que puedan causar un impacto ambiental. Considerar la planificación ambiental para situaciones de emergencia. De modo que la institución cuente con medidas de contingencia que le permitan mitigar los daños ambientales ante una eventual emergencia. Requiriéndose en términos generales: Identificar las amenazas y los riesgos ambientales potenciales, tales como posibles derrames de combustibles, tóxicos, contaminantes, fuentes potenciales de contaminación puntual o dispersa, obstrucción o ruptura del sistema de abastecimiento (obra de toma y línea de conducción) por avenidas extraordinarias, actividad sísmica o deposición de sedimentos entre otros posibles. Preparar los planes preventivos y/o de contingencia según la identificación de amenazas y riesgos, considerando la ejecución de acciones antes, durante y después de la emergencia para restaurar las condiciones operativas del sistema de abastecimiento, (línea de conducción y obra de toma) en calidad y cantidad. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

3 Documentar de los procedimientos para dar seguimiento y medir regularmente las variables ambientales significativas, así como mantener los registros a fin de evaluar el desempeño ambiental. Establecer los programas y procedimientos para la realización de auditorias ambientales periódicas del SGA según los lineamientos específicos de la norma (ISO14010, ISO14011 e ISO14012), al efecto de medir el grado de cumplimiento de lo planificado. Desarrollar un sistema de monitoreo ambiental de los parámetros de desempeño ambiental establecidos en el sistema de gestión ambiental, considerando especialmente la legislación ambiental. 3. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Basados en las exigencias contenidas de la normativa ISO14001, se desarrolló un plan para la implementación del SGA, que contempla el abordaje de los componentes o elementos básicos considerados dentro de la Norma, las cuales se detallan más adelante. Estos pasos están dispuestos de manera que permitan obtener la máxima adecuación a lo requerido para su implementación exitosa y eficiencia del sistema. Este proceso de implementación tiene previsto su culminación en un lapso de (30) treinta semanas, encontrándose en los actuales momentos (Septiembre 2001) en la semana (15) quince de desarrollo, lo cuál representa el 50% del proceso total. 4. CONSIDIRACIONES TEÓRICAS Qué es un Sistema de Gestión Ambiental? Un sistema de gestión ambiental es aquél por el que una organización controla las actividades, los productos y los procesos que causan, o puedan causar, impactos ambientales y, así, minimiza los impactos ambientales de sus operaciones. Como puede observarse en la Figura 1.1, este enfoque se basa en la gestión de causa y efecto, donde las actividades, los productos y los procesos de su compañía sen las causas o los aspectos y sus efectos resultantes, o efectos potenciales, sobre el medio ambiente sen los impactos. Los impactos serian cosas como un cambio en la temperatura medía de un arroyo que recibe efluente, un aumento en la tasa de asmáticos de una población local como resultado de las emisiones de gases de combustión, o un terreno c ontaminado como resultado de una infiltración. En consecuencia, como puede verse en la Figura 1.2, la gestión ambiental es esencial mente la herramienta que permite controlar los aspectos y que, por tanto, minimiza y elimina los impactos. Los sistemas de gestión ambiental pueden son formales y estar normalizados, como es el caso de ISO Pueden ser informales, como un programa interno de reducción de desechos, o bien, los medios y métodos no documentados por los que una organización gestiona su interacción con el medio ambiente. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

4 Aspectos: Actividades, productos y procesos que pueden interactuar o lo hacen con el medio ambiente Proceso de secado generado por petróleo Impactos: Cambios en el medio ambiente provocados por aspectos ambientales Emisiones al aire procedentes proceso de secado Figura Definición de aspectos e impactos: Causa y efecto. PREVENCIÚN, REDUCCIÓN Y MINIMZAR O ELIMINAR LOS CONTROL DE LOS ASPECTOS = IMPACTOS = ACTUCIÓN AMBIENTAL MEJORADA PROCESO DE SECADO CON PETROLEO = PROCESO DE SECADO CON PETROLEO = MENOR IMPACTO MEDIO AMBIENTE Cambiar a gas natural Eliminación o reducción de Disminuir el uso de fuel emisiones en el aire Usar tecnología de limpieza por gas de combustión Figura Aspectos, impactos y actuación ambiental: la prevención, la reducción y el control llevan a la mejora. Los sistemas de gestión ambiental están muy relacionados con Los sistemas de gestión de calidad (QMS). Son mecanismos que proporcionan un proceso sistemático y cíclico de continua mejora. Como puede observarse en la Figura 1.3, el propio ciclo comienza con la planificación de un resultado deseado (es decir, una mejora de la actuación ambiental), implantando un plan, comprobando si el plan funciona y, finalmente, corrigiendo y mejorando el plan basándose en Las observaciones que surgen del proceso de comprobación. Lógicamente, si el resultado inicial deseado se mantiene igual, un sistema de esta naturaleza, por defecto, generará mayores progresos que avanzarán continuamente hacia el resultado final. ISO14000 es una serie de normas internacionales para la gestión ambiental. Es la primera serie de normas que permite a las organizaciones de todo el mundo realizar esfuerzos ambientales y medir la actuación de acuerdo con unos criterios aceptados internacionalmente. La ISO14001 es la primera de la serie y especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de Gestión ambiental. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

5 PLANIFICAR ACTUAR MEJORA CONSTANTE HACER COMPROBAR Figura Ciclo de mejora constante ISO14001 es una norma voluntar la y fue desarrollada por la International Organization for Standardization (ISO) en Ginebra. La ISO está dirigida a ser aplicable a organización es de todo tipo y dimensiones y albergar diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. El objetivo general tanto de ISO14001 como de las demás normas de la serie es apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en armonía con las necesidades socioeconómicas. La ISO se aplica a cualquier organización que desee mejorar y demostrar a otros su actuación ambiental mediante un sistema de gestión ambiental certificado. ISO14001 no prescribe requisitos de actuación ambiental, salvo el requisito de compromiso de continua mejora y la obligación de cumplir la legislación y regulación relevantes. La norma no declara la cantidad máxima permisible de emisión de óxido nitroso de gases de combustión, ni el nivel máximo de contenido bacteriológico en el efluente de aguas residuales. La ISO14001 especifica Los requisitos del propio sistema de gestión, que, si se mantienen adecuadamente, mejorarán la actuación ambiental reduciendo los impactos, tales como emisiones de Oxido nitroso y efluentes bacteriológicos. Los requisitos de un SGA certificable con ISO14001 y su correlación con el modelo cíclico anteriormente mencionado de mejora continua (planificar, ejecutar, comprobar y corregir) con sus elementos básicos que lo constituyen básicos, se reflejan en la Figura 1.4. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

6 PLANIFICACIÓN Revisión Ambiental Inicial Registro de aspectos e impactos Política Ambiental Legislación y Regulación Ambiental Objetivos y Metas Ambientales Programa de Gestión Ambiental PLANIFICACION REVISIÓN DE LA GESTIÓN MEJORA CONSTANTE IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO COMPROBACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA Monitoreo y Medición No-conformidad con SGA, corrección y prevención Registros Ambientales COMPROBACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Estructura y Responsabilidades Procedimientos Ambientales Formación y Concientización Ambiental Comunicación Ambiental Manual de Gestión Ambiental Control de la Documentación Control de las Operaciones Preparación y Respuesta a Emergencias Figura 1.4 Etapas de Implantación del SGA bajo ISO14001 y sus elementos básicos de cada etapa. Lo planteado en el esquema anterior, identifica claramente cada uno de los componentes básicos del SGA y de su correlación con cada una de las etapas del Ciclo de Mejora Continua ESTRUCTURA BÁSICA Y REQUERIMIENTOS DE LA NORMA ISO14001:1996 TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS Cláusula Requisitos generales 4.1 Política ambiental 4.2 Planificación 4.3 Implementación y operación 4.4 Estructura y responsabilidad Capacitación, entrenamiento, conocimiento y competencia Comunicación Documentación del sistema de gestión ambiental IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

7 Control de documentos Control de operaciones Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia Verificación y acción correctiva 4.5 Monitoreo y medición No-conformidad y acciones correctivas y preventivas Registros Auditorias ambientales Revisión de la gerencia METODOLOGIA La estrategia metodológica se planteó de manera de desarrollar los elementos funcionales del sistema identificando cada uno de los elementos contenidos en la normativa, tal como se planteó anteriormente. El enfoque inicial para el desarrollo de cada una de estos elementos, consistió en un diagnóstico y evaluación de los aspectos que debían ser tomados en consideración para su implementación. Como elementos fundamentales para el desarrollo del mismo, estos se disponen de forma sinergética dentro del sistema para interaccionar tal como se indica en el esquema que se plantea a continuación, indicando como se enlazan entre sí estos elementos. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

8 METAS ORGANIZACIONALES POLÍTICAS AMBIENTALES ASPECTOS AMBIENTALES LEGISLACIÓN Y REGULACIONES ASPECTOS SIGNICATIVOS - AUDITORIA DEL SGA -COMUNICACION -DOCUMENTACION -CONTROL DOCUMENTACION -REGISTROS -NO-CONFORMIDAD -MONITOREO Y MEDICIONES METAS Y OBJETIVOS AMBIENTALES PROGRAMA DE GESTIÓN -ESTRUCTURA & RESP -CAPACITACIÓN -PREP. EMERGENCIAS -CONTROL OPERACIONAL REVISIÓN DE LA GESTIÓN Figura 1.5 Interrelación entre los elementos componentes del SGA 7. RESULTADOS INICIAL DEL DESARROLLO DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SISTEMA 1. Revisión Ambiental Inicial (RAI) En la revisió n ambiental inicial se definió su abordaje y desarrollo en (4) cuatro fases de desarrollo, como se mencionan a continuación: I. Revisión de las prácticas de gestión ambiental En consideración que INAPA requiere mejorar su actuación ambiental controlando aquellos aspectos que causan impactos identificados, requerirá una estructura de gestión funcional para poder llevarlo a cabo. Por tanto, y como primera Fase, fue crucial determinar cuál es la estructura de gestión ambiental existente. Al hacer esto, se determinaron qué mejoras de gestión estructural se requerirán para controlar efectivamente las actividades, los productos y los procesos que causan los impactos IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

9 ambientales significativos identificados. Esta fase se encuentra culminada, siendo desarrollada, en términos del tiempo, más allá de las estimaciones originales. Sin embargo, las actividades desarrolladas arrojaron aspectos interesantes que permiten definir oportunidades de mejoras para la institución. II. Revisión de las actividades, los productos y los procesos de la organización Una vez que se han ido identificando lo que se necesita para desarrollar una estructura funcional de gestión ambiental, se definió de qué se ocupará tal estructura mejorada. Por tanto, la segunda área clave que está siendo desarrollada en la RAI, es la identificación de los aspectos ambientales de las actividades, productos y procesos (causas) que tienen un impacto ambiental significativo (efectos) sobre el medio ambiente. Actualmente se encuentra en proceso de ejecución esta fase (aproximadamente en un 30% de avance, la cuál consiste en visitas a lo sitios de operaciones de estos sistemas. Esta fase ha sido desfasada de su programación original puesto que las necesidades de tiempo a dedicación de la primera fase indicaron la conveniencia de culminar primero la fase inicial, para poder proseguir el desarrollo de esta. III. Revisión de los accidentes e incidentes ambientales previos Para preparar una identificación detallada del impacto ambiental, es esencial evaluar cualquiera de los impactos presentes o futuros que pueden ser el resultado de actividades pasadas del lugar donde se opera. La tercera área clave tratada en la RAI, fue la identificación de accidentes e incidentes ambientales previos que hayan podido producirse en el lugar y que podrían conducir a los impactos ambientales presentes o futuros. IV. Revisión de la legislación y regulaciones relevantes Uno de los requisitos fundamentales del SGA certificable y de mejora ambiental continua es que, al menos, cumpla con toda la legislación, regulaciones, autorizaciones y/o códigos de conducta industriales que van asociados a los impactos ambientales (reales o potenciales) de las operaciones. Por tanto, la cuarta área clave revisada en la RAI, fue la identifi cación de toda la legislación, regulaciones, autorizaciones y códigos de conducta industriales asociada a los impactos ambientales reales o potenciales. Esta revisión de los aspectos legales se encuentra concluida, la misma permitió desarrollar cada una de los aspectos de la Ley y las Normas correspondientes, que son aplicables a las Instituciones involucradas. 2. Registro de aspectos e impactos El registro de los aspectos e impactos ambientales corresponde el registro documentado de los aspectos ambientales significativos y sus correspondientes impactos que la organización debe controlar y minimizar para mejorar la actuación ambiental corporativa. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

10 En esta fase de registro de los aspectos e impactos se identificaron los aquellos que son significativos referidos a: Las entradas a las actividades, productos o procesos. Las salidas de las actividades, productos o procesos. Las emisiones al aire (controladas y no controladas) de las actividades, productos o procesos. La generación o eliminación de residuos sólidos o de otro tipo (particularmente residuos nocivos) asociados a las actividades, productos o procesos. Contaminación del terreno como resultado de las actividades, los productos o los procesos. Usos de materia prima y recursos naturales asociados a sus actividades, productos o procesos. Vertidos o emisiones asociados a las actividades, productos o procesos, tales como energía térmica, ruido, olores, polvo, vibraciones e impacto visual. Los asuntos ambientales de relevancia local o comunitaria asociados a sus actividades, productos o procesos y cualquier asunto relacionado con la actuación ambiental. En los registros ambientales se identificaron los aspectos e impactos significativos que tienen su origen en: Las actividades, los productos y los procesos normales. Todas o algunas actividades, productos o procesos anómalos. Todos los accidentes y situaciones de emergencia potenciales asociados a sus actividades, productos o procesos. Adicionalmente, se encuentra en desarrollo el vaciado de toda esta información recopilada en un software especializado (Significance Wizard ) que permitirá obtener el grado de significancia de cada uno de los aspectos identificados. Esto permitirá obtener una visión más detallada de los aspectos ambientales y su relevancia para la institución. En términos referenciales esta fase se encuentra en un avance del 80%. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

11 Figura 1.6 Detalle de la interfaz del Software Significace Wizard 3. Política Ambiental La política corresponde al conjunto de normas o principios (normalmente formales y documentados) que la organización adopta para un determinado curso de acción elegida. La política ambiental no es diferente. Para este caso concreto, se refiere a un conjunto de principios e intenciones formales y documentados en relación con el medio ambiente. Esencialmente, la política ambiental es el documento guía para la mejora ambiental corporativa y su cumplimento es fundamental para la integridad y el éxito del SGA. Es oportuno que la política ambiental se desarrolle tras haber completado la revisión ambiental inicial. En el caso de INAPA, estos principios e intenciones generales deberán incluir una mejora ambiental continua y constante, que se cumplirá minimizando los impactos ambientales significativos de las actividades, los productos y los procesos. Esto beneficiará a la organización, en el sentido de que permitirá discutir y tomar en cuanta los hallazgos de esta revisión con la finalidad de definir el alcance o metas a alcanzar para definir las líneas de desarrollo de la política de las instituciones. En relación con la definición de las políticas ambientales de la institución se ha previsto desarrollar un taller con cada el equipo gerencial y la unidad de gestión ambiental con la finalidad de definir dentro del seno de la misma, las políticas que definirán las acciones de manejo ambiental. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

12 4. Legislación y Regulación Ambiental Uno de los requisitos fundamentales de la política ambiental es que contenga el compromiso declarado el cumplir con toda la legislación y las regulaciones ambientales relevantes a las que la organización esté vinculada. En consecuencia, para que un SGA sea realmente efectivo (y certificable), debe asegurar que todas sus actividades, productos y procesos cumplan la legislación y las regulaciones ambientales relevantes. Al igual que se necesita identificar los aspectos e impactos para gestionarlos efectivamente, aceptar el compromiso de cumplimiento de la legislación y de las regulaciones presupone que se han identificado y documentado exactamente la legislación y las regulaciones que se cumplirán. Por lo tanto, un registro de la legislación y de las regulaciones ambientales significa una lista de toda la legislación y todas las regulaciones ambientales rele vantes a las que están obligadas las instituciones involucradas. Este aspecto se encuentra concluido habiéndose identificado en su totalidad todos los aspectos legales y regulaciones relevantes para las instituciones. Esto ha permitido definir en principio el marco legal regulador de las actividades de las instituciones. 5. Objetivos y Metas Ambientales Habiendo completado la revisión ambiental inicial, hecho un registro tanto de los aspectos e impactos como de la legislación y las regulaciones, el SGA será funcional y certificable. En este punto, ha de haberse completado dos tareas fundamentales. En primer lugar, al completar la revisión ambiental inicial y preparación de los registros, la identificación y documentación de cuál es el impacto sobre el medio ambiente. En segundo lugar, al concluirse una política ambiental, se establecen claramente, por escrito, la intención de mejorar la actuación ambiental general, minimizando los impactos ambientales significativos identificados en la revisión ambiental inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. En resumen, en este nivel se deberá tener, por escrito, la voluntad de mejorar la actuación ambiental (política ambiental) y lo que necesita ser mejorado (RAI/registro de los aspectos e impactos ambientales). El siguiente paso es determinar qué es lo que en realidad se hará para lograr esta mejora. Los objetivos y las metas son precisamente eso: la identificación de lo que se hará para mejorar. Los objetivos ambientales son los fines generales que las instituciones marcarán para mejorar la actuación ambiental. Los objetivos ambientales son fines tales como "reducir el uso del agua" o "mejorar la eficacia energética". En el marco del desarrollo de esta fase se tiene que a la fecha se han cubierto parcialmente el registro los dos aspectos que implican la consecución de lo establecido en la presente fase. Actualmente se tiene cubierto el registro de los aspectos e impactos de las actividades, productos y procesos y de manera parcial lo relativo a la revisiones ambientales, quedando pendiente el taller de desarrollo de las políticas ambientales institucionales. El avance específico de esta fase se estima en un 40%. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

13 6. Programa de Gestión Ambiental En esta fase es esencial determinar exactamente qué acciones se requieren para mejorar. Estas acciones se conocen como Programas de Gestión Ambiental y no es más que una fórmula detallada para cumplir los objetivos y las metas establecidos. Lógicamente, si se cumple una meta, su correspondiente objetivo se cumplirá igualmente y la política ambiental cumplirá su intención declarada. Por tanto, para un objetivo dado, el programa de gestión ambiental identifica cómo se cumplirán las metas, quién es el responsable de cada una de las actividades requeridas para cumplir esa meta y cuándo se completarán tales actividades. En esta fase se emplearán los insumos obtenidos de lo siguientes aspectos: Lo que está ocurriendo (RAI); La necesidad de mejorar (los aspectos e impactos significativos); La intención de mejorar (política) y Lo que conllevaría la mejora (objetivos y metas). En relación con la presente consultoría, se ha completado parcialmente esta fase, pues los insumos básicos citados anteriormente se encuentran parcialmente desarrollados, siendo desarrollada esta etapa completamente al concluir las etapas previas las cuales tienen un avance significativo lo cuál representa una garantía de inicio inmediata. En términos generales esta fase puede establecerse que tiene un avance del 25%. 7. Estructura y Responsabilidades La responsabilidad, sencillamente, se refiere al hecho de que, para que el SGA funcione de manera adecuada, todos los componentes de la estructura elegida deben tener asignada una responsabilidad. Igualmente, dado que una persona puede cumplir con las responsabilidades de un puesto identificado en la estructura elegida, no es necesariamente importante quién es el responsable de cada puesto en dicha estructura, sino que una persona es la responsable y que esa responsabilidad está claramente identificada y entendida. En resumen, la estructura se refiere a la forma administrativa del SGA y la responsabilidad se refiere a las funciones, competencias e interrelaciones del personal relevante requerido para asegurar la eficacia del SGA y de su estructura elegida. Entre los aspectos diagnosticados que requiere INAPA, se evidencian las necesidades siguientes: Todos los empleados deben comprometerse a la implantación con éxito y al mantenimiento del SGA. La alta dirección debe designar un(os) representante(s) de la dirección y definir su(s) responsabilidad(es) y competencias con relación al SGA. Todas las funciones, responsabilidades y competencias para la implantación, funcionamiento y mantenimiento del SGA deben ser definidas, documentadas y comunicadas dentro del seno de las Instituciones. La alta dirección debe apoyar estas funciones, responsabilidades y competencias proporcionando los recursos humanos, financieros, formativos y técnicos apropiados IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

14 requeridos por las personas identificadas para poder cumplir sus responsabilidad es en la implantación, funcionamiento y mantenimiento del SGA. Todas las funciones, responsabilidades y competencias deben ser aprobadas y respaldadas por la alta dirección. Las funciones, responsabilidades y competencias deben establecerse para asegurar que se establecen, implantan y mantienen todos los requisitos del SGA. Deben establecerse las funciones, responsabilidades y competencias para informar a la alta dirección sobre la actuación del SGA. Las funciones, responsabilidades y competencias deberán seguir las estruc turas jerárquicas existentes y deberán integrarse en las responsabilidades generales de todo el personal de la organización. Debe desarrollarse una estructura para la implantación, el funcionamiento y el mantenimiento del SGA. Esta estructura deberá incluir un diagrama organizativo que asigne las responsabilidades, las descripciones de los trabajos y las líneas de comunicación entre los distintos niveles y funciones de la estructura. Para el mejor funcionamiento del SGA lo indicado es que se mantenga y funcione a través de un comité directivo de gestión ambiental, compuesto por personal de dirección media y baja con conocimiento práctico del impacto ambiental de las operaciones. En cuanto a lo planteado anteriormente se tiene básicamente establecida la estructura organizativa y responsabilidades que permitirán acometer en cada una de las instituciones involucradas el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental. Esta fase tiene una avance total del 90%. 8. Procedimientos Ambientales En esta fase, se están desarrollando los procedimientos para asegurar que las operaciones reflejen las intenciones y el propósito del SGA diseñado. La actuación ambiental mejorada es el resultado directo de la minimización de los impactos ambientales significativos, mediante el control de los aspectos de las operaciones que causan los impactos identificados. Es por ello que, los procedimientos ambientales son las instrucciones paso a paso que, llevándose a cabo adecuadamente, controlarán tanto el SGA, como las actividades, los productos y los procesos (aspectos). Esto se traducirá en la minimización de los impactos ambientales correspondientes y, por tanto, mejorará la actuación ambiental global. Esencialmente, estos procedimientos entran dentro de dos categorías generales. La primera incluye procedimientos que dictan cómo funcionará el SGA y cómo ha de mantenerse. Estos procedimientos "administrativos" describen qué actividades se requieren para asegurar que el SGA cumple los requisitos de la norma del SGA a la que se ha prescrito. La segunda categoría incluye procedimientos que dictan cómo han de controlarse sus operaciones para minimizar los aspectos ambientales significativos relacionados con tales operaciones. Estos procedimientos "operativos" están determinados (y deberían ser análogos) por los aspectos ambientales significativos de sus operaciones. En esta fase, aún cuando los objetivos consecuencia de las políticas ambientales no han sido concluidos, los procedimientos están definidos y claramente identificados, y son en muchos casos, evidentes los aspectos a desarrollar de las actividades tendientes la mejora en la actuación ambiental de la institución. Actualmente, en esta etapa se han recopilado el 85% de los procedimientos existentes dentro de las actividades que desarrollan. Posteriormente, se IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

15 requerirá adecuar estos proce-dimientos a las exigencias del SGA y su adecuación a lo que se establezca dentro de las políticas ambientales. El avance alcanzado de esta fase se del 75%. 9. Formación y Concientización Ambiental Para que el sistema funcione correctamente, cada persona del sistema debe entender claramente su posición y cómo afectan sus acciones al sistema en general. Por consiguiente, para que el SGA en diseño tenga éxito en el cumplimiento de las políticas y los objetivos establecidos, las distintas personas que componen el sistema necesitan estar concientes de tales políticas y objetivos y entender cómo afectan sus acciones al SGA y a la actuación ambiental general del sitio de operaciones. Uno de los propósitos principales del SGA es controlar los aspectos ambientales del funcionamiento que causan, o podrían causar, impactos ambientales. Igualmente, para controlar los impactos ambientales, primero deberán ser identificados cuáles son tales impactos. Esta metodología que viene siendo aplicada consiste en "primero identificar y luego tratar, controlar o gestionar" también se usó para desarrollar el registro de la legislación y las regulaciones, así como el registro de los aspectos e impactos. Lógicamente, como todos los SGA requieren que se proporcione formación a quienes se ven implicados en el proceso del SGA, el primer paso importante es la evaluación con referencia a qué formación se requiere. Para ello, es imperativo que sea capaz de identificar claramente qué formación se necesita para desarrollar, implantar y mantener el SGA funcional. Para el desarrollo, implantación y el mantenimiento del SGA propuesto, se ha propuesto (3) tres niveles de formación que permitan reflejar el grado de formación ambiental general necesario para desarrollar, implantar y mantener el SGA de manera funcional. El primer nivel de formación será una formación sobre concientización ambiental general y una introducción a la gestión ambiental. El segundo nivel suministrará una formación más específica para todo el personal cuyas actividades de trabajo están relacionadas con los aspectos e impactos significativos identificados. El tercer nivel lo constituirá una formación avanzada de auditores de SGA para quienes tienen la responsabilidad identificada de mantener el SGA desarrollado. A la formación del nivel 1 se le denominará Formación de conciencia ambiental, la cuál deberá ofrecerse a todo el personal y: Ofrecer una introducción a los sistemas de gestión ambiental y al sistema que se está desarrollando en su lugar de trabajo. Desarrollar un claro entendimiento de la relación existente entre los aspectos ambientales del lugar de trabajo y los impactos ambientales identificables, y la posterior correlación con asuntos ambientales tanto globales como locales. Tratar la política ambiental de la institución relación con los sitios de operaciones, y la importancia del cumplimiento, así como los objetivos y metas establecidos para cumplir los propósitos de la política ambiental. A la formación del nivel 2 se le denominará Formación sobre los aspectos e impactos y es normalmente más específica sobre los aspectos e impactos identificados en la revisión inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. Esta formación se IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

16 deberá proporcionar a todo el personal cuyas actividades de trabajo estén relacionadas o pudieran causar un impacto ambiental significativo. Esta formación tendrá como objetivo: Tratar los impactos ambientales de los aspectos significativos identificados en la revisión ambiental inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. Ofrecer una visión clara de la correlación entre los aspectos e impactos y cómo éstos se ven afectados por las actividades de trabajo individuales. Desarrollar un claro entendimiento de los procedimientos requeridos para controlar los aspectos significativos identificados y de por qué se necesitan procedimientos. Tratar la importancia de la observación de los procedimientos operativos y las consecuencias del incumplimiento de los procedimientos. A la formación de nivel 3 se le denominará Formación del SGA o Auditoria del SGA y normalmente es una formación más detallada sobre el SGA que se está desarrollando. Se proporcionará a todo el personal que tenga funciones y responsabilidades identificadas para desarrollar, implantar, auditar y mantener el SGA. Este nivel de formación deberá: Tratar todos los requisitos del sistema para un SGA funcional. Tratar todas las funciones y responsabilidades requeridas para desarrollar, implantar y mantener el SGA en el sitio de operaciones. Tratar las consecuencias de no lograr cumplir las funciones y responsabilidades definidas. Tratar sobre las auditorias del SGA y los procedimientos de auditoria. En resumen, se requiere formación y capacitación para asegurar que todas las personas involucradas en el SGA están concientes de la política y los objetivos ambientales de la institución (intención de mejorar la actuación ambiental) y de los impactos ambientales de sus acciones (control de los aspectos ambientales y minimización de los impactos ambientales correspondientes). También se requiere formación para todo el personal cuyas actividades puedan conducir a impactos ambientales significativos y, finalmente, se requerirá formación para todo el personal que tenga una función o responsabilidad identificada en el aseguramiento para que el SGA se mantenga y cumpla los requisitos de un SGA funcional. Esta fase, actualmente no tiene avance. Sin embargo, en consideración de los tres niveles de formación y concientización ya identificados se estima que deberá iniciarse su documentación al concluir la elaboración de los procedimientos ambientales. 10. Comunicación Ambiental Resulta esencial que todo el que esté involucrado en el SGA sea formado y tome conciencia de las intenciones ambientales generales de la institución y de cómo sus acciones individuales afectan el cumplimiento de esas intenciones. Similarmente, es esencial entender que un sistema funcional depende no sólo de individuos formados, sino también de la comunicación entre ellos. Además, un SGA funcional no sólo depende de la comunicación interna dentro del sistema, sino también entre el propio sistema y los numerosos terceros interesados externos a los que afecta. Entre estos terceros, se incluiría a cualquiera que se vea afectado por sus impactos ambientales o por el SGA, tales como accionistas, vecinos, clientes, suministradores, etc. En el SGA en diseño, se subdivide la comunicación ambiental dentro de dos categorías: la comunicación interna y la comunicación externa. La comunicación interna es la que se da IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

17 entre los distintos niveles y funciones implicados en el desarrollo, implantación y mantenimiento de su SGA. La comunicación ambiental interna estará orientada a: formar al personal sobre la política ambiental; interacción entre el personal con responsabilidades identificadas para mantener el SGA; informar a la dirección superior sobre los cambios o resultados del SGA. La comunicación externa es esencialmente la que se da con quienes se ven afectados por sus aspectos ambientales y/o su SGA. La política ambiental representará una forma de comunicación externa. Aún cuando esta fase es simple, requiere esencialmente de los aspectos establecidos en la política ambiental. Sin embargo, se prediseñaron procedimientos que permitan cumplir los requerimientos de comunicación, al menos hacia el interior de la organización. 11. Manual de Gestión Ambiental El desarrollo del SGA funcional, tal cuál se ha venido desarrollando, es un proceso relativamente sencillo, organizado y que sigue un orden lógico. Así mismo, se evidencia que para que el desarrollo del SGA sea funcional requiere de la documentación. En esta etapa del proceso de implantación del SGA, se deberá haber desarrollado lo siguiente: Una política ambiental. Un registro de los aspectos e impactos. Un registro de la legislación y las regulaciones. Los objetivos y metas. Programas de gestión ambiental. Procedimientos operativos y de mantenimiento del SGA. Para que el SGA sea realmente funcional, esta documentación debe ser sencilla, organizada y lógica. Es por ello, la necesidad del Manual de Gestión Ambiental (MGA). El Manual de Gestión Ambiental es la herramienta central o de referencia de los documentos claves que se requieren para mantener y auditar el SGA a lo largo del tiempo. Físicamente, este manual puede ser una sola carpeta con todos los documentos principales del SGA o puede ser simplemente un índice con referencias a la localización de esos documentos fundamentales. El MGA no es un requisito explícito de la ISO14001, pero se requiere que mantenga información o documentación sobre los elementos centrales del SGA. Estos elementos centrales deberán considerarse los esenciales para cumplir las intenciones establecidas y expresadas en la política ambiental, e incluirían: la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales, los programas de gestión ambiental, los procedimientos, las funciones y responsabilidades dentro del SGA, y las distintas interacciones entre los elementos de su SGA. El MGA deberá describir cómo trata estos elementos centrales y cómo se mantiene el SGA funcional. Para la implantación con éxito de esta etapa, y en consideración de las características de la institución, se establecieron los siguientes aspectos a ser considerados en la elaboración de esta fase: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

18 Se deberá establecer y mantener toda la información sobre el SGA (en papel o en formato electrónico) que describa los elementos claves del SGA diseñado y explicaciones detalladas de cómo interactúan los distintos componentes de la información (Manual de Gestión Ambiental) El Manual de Gestión Ambiental representará el documento más importante del SGA y funcionará como instrumento clave para controlar el sistema de gestión. El Manual de Gestión Ambiental será el punto de referencia central para el mantenimiento y las auditorias del SGA. El Manual de Gestión Ambiental será redactado de manera clara, concisa y fácil de leer y comprender. El Manual de Gestión Ambiental puede hacer referencia a otras formas de información o documentación para evitar duplicar documentos. El Manual de Gestión Ambiental será preparado y mantenido de manera que sea posible eliminar y revisar páginas de manera independiente. Cada página del Manual de Gestión Ambiental incluirá: La sección del SGA a la que pertenece. La fecha en que se preparó y la de la última revisión. Cuándo y por quién fue autorizado. Número de página en relación con el número total de páginas de la sección. El Manual de Gestión Ambiental incluirá y hará referencia a lo siguiente: Un índice general de las secciones, comenzando por una descripción de cómo usar el MGA, dónde localizar copias del mismo y cuándo es revisado. Una introducción que incluya una descripción la institución, sus actividades, productos y procesos (incluido un organigrama de las operaciones). Una visión general del SGA, los componentes y cómo interactúan. La estructura organizativa del SGA, incluyendo gráficos y diagramas. La descripción de las responsabilidades ambientales, incluyendo descripciones de los trabajos y las competencias. La política ambiental. Los objetivos y metas. Los programas de gestión ambiental (planes de acción ambiental). Los procedimientos operativos. Los planes de emergencia y su documentación. El registro de los aspectos e impactos ambientales significativos. El registro de legislación y regulaciones aplicables. Los registros que se necesitan para la implantación y el mantenimiento del SGA. Los resultados de las auditorias anteriores al SGA. Los resultados de las revisiones de la gestión. Esta fase, en el contexto de la consultoría en desarrollo, representa el paso final es por ello que es evidente que el avance, aún cuando se tiene parcialmente ciertos componentes del mismo, su avance puede considerarse nulo. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

19 12. Control de la Documentación En la etapa anterior, relacionada con el manual de gestión ambiental, el punto clave planteado radicó en el hecho de que un sistema de gestión funcional requiere el mantenimiento de la información de tal sistema. Utilizando una lógica similar, el punto clave del control de la documentación es que, si se mantiene información documentada sobre el sistema, los documentos que se mantienen deberán ser catalogados como "controlados". Esencialmente, el control de la documentación representa el conjunto de procedimientos mediante los que se asegura que los documentos del SGA se organizan, se actualizan, se mantienen localizables y se "controlan" de manera que su eficacia quede garantizada. En el SGA en desarrollo, deberá distinguirse claramente entre los documentos controlados y los no controlados. Como norma general, se otorgara el estado controlado a los documentos que son esenciales para la implantación y el mantenimiento del SGA y que, periódicamente, puedan necesitar ser recordados, actualizados o sustituidos. Por el contrario, se otorgará el estado de no controlado a los documentos que no vayan o requieran ser actualizados, una vez que se han distribuido. En resumen, los documentos controlados siempre estarán actualizados y los que hayan sido actualizados, serán etiquetados como corresponde. Para asegurar una manipulación apropiada de los documentos controlados, se mantendrá un registro de qué documentos son controlados y dónde están ubicados y, una vez actualizado un documento controlado, las nuevas versiones deben sustituir a todas las copias de la versión anterior de dicho documento. Se dispondrá de un procedimiento con las líneas generales sobre cómo referenciar, autorizar, distribuir, almacenar, recuperar, corregir, redistribuir y sustituir este tipo de documentos. Para evitar la confusión, todos los documentos de este tipo serán referenciados con un número de referencia único Para poder obtener un resultado satisfactorio en la implementación de esta fase en las instituciones involucradas, se han previsto los siguientes aspectos Se dispondrá de un procedimiento que controle todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento del SGA. Se dispondrá de un procedimiento por escrito para preparar, almacenar, expedir, corregir y revisar documentos. Se establecerán los mecanismos que permitan asegurar que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento de su SGA son legibles y están claramente marcados con la fecha en que se prepararon, la fecha en que han de revisarse, el título del documento y la versión del mismo. Los procedimientos de control de la documentación serán diseñados de manera que permitan asegurar que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento del SGA: Están debidamente autorizados por un representante de la alta dirección. Están localizables. Tienen un período de revisión previsto y que se revisarán y actualizarán según esa revisión. Se actualizan y que las versiones actualizadas de los documentos sustituyen las versiones anteriores y obsoletas. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

20 Se actualizan y se distribuyen a todos los que los necesitan y en to dos los lugares donde se guardan. Están claramente marcados como versiones antiguas si se mantienen por razones financieras, legales o de cualquier otra índole. El procedimiento de control de la documentación diferenciará aquellos documentos controlados de los no controlados. Dado que el control de la documentación representa una estrategia o acción orientada a disponer de técnicas apropiadas para el control de documentos, y en virtud de que no está directamente ligada a la conclusión de etapas anteriores, se ha adelantado considerablemente la misma, alcanzándose un 80% de avance. 13. Control de las Operaciones Al igual que el control de la documentación representa el conjunto de pro cedimientos mediante los que se asegura que los documentos de su SGA están "controlados", el control de las operaciones es el conjunto de procedimientos que aseguran que sus operaciones (aspectos) son controlados. Por consiguiente, el control de las operaciones mejora la actuación ambiental controlando los aspectos y minimizando los correspondientes impactos ambientales provocados por tales operaciones. Para el desarrollo de este elemento componente del SGA, es importante citar algunos de los aspectos básicos evidenciados requeridos para alcanzar el éxito en su implementación: Identificación y control físico de todas las actividades, productos y procesos que han estado relacionados con los impactos ambientales significativos identificados en la revisión ambiental inicial. El control de las operaciones incluirá los procedimientos operativos que definen la manera en que la organización llevará a cabo las actividades, las funciones y los procesos (aspectos) que tienen, o podrían tener si no se controlan, impactos ambientales significativos. Se dispondrá de procedimientos operativos para todas las actividades, productos y procesos donde la ausencia de tales instrucciones induciría, o podría inducir, a un impacto ambiental significativo y, por tanto, comprometer su política ambiental. Deberá disponerse o preparar los procedimientos operativos para todo el personal que trabaje en la organización, o en su nombre, si dichas actividades, productos y procesos inducen, o pudieran inducir, a un impacto ambiental significativo. Supervisar, con el objetivo de controlar, todos los impactos ambientales significativos de sus actividades, productos y procesos. Su control de las operaciones incluirá la aprobación (basada en criterios ambientales) de todas las actividades, productos, procesos y adquisiciones planificados. Su control de las operaciones incluirá los criterios de actuación para todas las actividades, productos y procesos que tengan, o puedan tener si no se controlan, un impacto significativo sobre el medio ambiente. Esta fase será completada oportunamente una vez que sean desarrollados los aspectos referidos al programa de gestión ambiental. Actualmente, no se ha avanzado significativamente el proceso de desarrollo de este elemento. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO

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