Transcripción

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2 DEPARTAMENTO DE GESTIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA Gestión Administrativa: Realizar los contratos administrativos de cesión de uso, de alquileres y prestación de servicios. Preparación de reuniones del Consejo Rector. orden del día e informes técnicos para el Consejo Rector. Contratación administrativa: Estudio de las necesidades, elaboración de Pliegos Administrativos para formalizar contratos de inversiones, gastos corrientes y empresas de Servicios. Preparación de los informes jurídicos para su tramitación al órgano de contratación y técnicos de valoración de las ofertas de concursos públicos. Tramitación y preparación de las mesas de contratación. Impuestos: Elaboración, control y supervisión de modelos de impuestos nacionales y extranjeros y trámite. Gestión de subvenciones y convenios entre las entidades: Búsqueda, preparación, trámite y justificación de subvenciones Gestión de ventas: Preparación de las órdenes de taquilla (precios de las localidades, horario ). Difundir la información relativa al espectáculo para taquilla y conserjería a partir de los acuerdos adoptados en las reuniones del Consejo Rector. Elaborar informes, estadísticas y balances. Gestión Personal: Canalizar las necesidades de personal: fórmulas de selección y cálculo de costes. Informar y elevar propuesta al órgano correspondiente. Coordinar y realizar la tramitación de los expedientes al órgano correspondiente. Tramitar la retención de créditos a la Intervención del Ayuntamiento, realizando los cálculos e informes correspondientes. Gestionar la administración Laboral: Elaboración de contratos, trámites ante los organismos oficiales, cálculo de las retenciones, confección de las nóminas, seguros sociales, finiquitos, trámites de accidente a la Mutua y ante los organismos oficiales, trámite y seguimiento de los procesos de enfermedad de los empleados. Controlar el cumplimiento de los cuadrantes horarios y autorización de sus desviaciones. Canalizar las peticiones de días de asuntos propios y permisos varios. Tramitar solicitudes, reclamaciones y demás asuntos de índole laboral. Resolución de incidencias y reclamaciones laborales. Elaboración y seguimiento de planes de empleo. Elaboración y seguimiento de convocatorias, ofertas de empleo y OEP anuales.

3 Gestión Económica: Custodia de la recaudación Coordinar y supervisar la actividad económica, Liquidar con proveedores, taquilla y con los representantes legales de los espectáculos Elaboración de los presupuestos y memoria así como de los estudios económicos. Contabilidad presupuestaria. Elaboración, Control y supervisión. Generación y tramitación de documentos de gastos, ingresos y extrapresupuestarios. Elaboración, recopilación y supervisión junto al Servicio de Intervención de la información relativa a la Cuenta General Elaboración de inventario de bienes Análisis de datos y elaboración de las modificaciones de créditos: informes y contabilización Gestión de la Tesorería de la Entidad. Elaboración del plan mensual de tesorería. Estudio de recursos financieros propios y ajenos. Comunicación a la Depositaria del Ayuntamiento de las necesidades de transferencias del presupuesto ordinario y de transferencias de capital. Recepción control y comprobación de las facturas de los distintos departamentos del teatro. Gestión del Presupuesto asignado. Relaciones Exteriores: Relación directa con empresas de bienes y servicios. Organismos públicos. Comprobación y ejecución de transacciones económicas. control y supervisión de derechos y obligaciones. Realización de informes económicos, memorias, formularios, a requerimiento de la Dirección-Gerencia o de organismos oficiales.

4 DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRODUCCIÓN Gestión de programación propia de espectáculos y actividades: Recibir y estudiar la viabilidad de las ofertas. Proponer la programación a la Dirección-Gerencia. Acordar las cláusulas de contratos artísticos y definir los contenidos de los mismos. Coordinación de los distintos responsables e implicados para garantizar el cumplimiento de plazos contractuales. Atención de representantes artísticos. Elaborar dossieres informativos de todas las propuestas (datos artísticos, técnicos y económicos). Elaborar fichas informe del espectáculo para tramitar administrativamente su aprobación por el Consejo Rector. Gestión de programación ajena: Estudiar la viabilidad de solicitudes de cesión de uso. Proponer fecha de programación al Director-Gerente. Trasladar información a Administración para trámite de aprobación por el Consejo Rector y formalización de contrato administrativo. Seguimiento y atención personal del desarrollo de las actividades programadas. Elaboración de la memoria de actividades. Gestión de la Producción Propia: Elaboración del proyecto (recabar información de artistas y negociar con los agentes implicados). Realizar la selección de Director de escena, artistas (casting). Estudio del presupuesto asignado para producción de programas. Elaboración del proyecto (bajo criterio del Director-Gerente). Recabar información de los demás encargados para la elaboración de la propuesta del presupuesto. Seguimiento y atención personal del desarrollo de las actividades programadas. Aprobación de la memoria de actividades. Elaborar el Plan de trabajo y Ensayos. Elaboración de las fichas informe de cada espectáculo y el presupuesto estimado de la producción, para tramitar administrativamente su aprobación por el Consejo Rector. Coordinar las acciones del proceso de producción con el Jefe Técnico y Adjunto a gerencia. Coordinar y atender las incidencias que puedan producirse en el desarrollo de los ensayos.

5 Definir los contenidos de los contratos, Gestión de viajes y alojamientos del personal que realiza la producción. Gestión de producción de programas: Festival de la guitarra: Elaboración, coordinación y seguimiento del proyecto completo: Presupuesto, actividades formativas, programa de espectáculos, actividades paralelas, certámenes y concursos, jurado, premios, estadísticas, memoria. Concurso Nacional de Arte Flamenco: Elaboración, coordinación y seguimiento del proyecto completo: Presupuesto, fases del concurso, programa de espectáculos, jurado, premios, estadísticas y memoria. Temporada Lírica: Elaboración, coordinación y seguimiento de la temporada anual completa.

6 Gestión de la imagen del Gran Teatro: Coordinar, organizar e implantar el sistema de identidad corporativa y manual de imagen de la prensa. Coordinar, las acciones de comunicación externa e interna. Definir los contenidos de los contratos de colaboradores. Proponer y coordinar el contenido de las publicaciones de la fundación: Págs. Web, programas de mano, folletos informativos, revista el paraiso, otras publicaciones. Coordinar y supervisar el archivo de imagen. Participar en la toma de decisiones relacionazdas con el diseño del escenario en determinados actos. Medida de la satisfaccion del usuario. Gestión de Reclamaciones. Supervisar y coordinar las acciones protocolarias desarrolladas. Publicidad: Gestión del presupuesto de publicidad. Planificación anual de las acciones publicitarias. Coordinar el diseño de cartelería, material promocional y folletos informativos de los espectáculos. Canalizar las relaciones del teatro con las agencias de publicidad y departamentos comerciales de los medios de comunicación. Coordinar con la agencia contratada la inserción de anuncios en medios de comunicación. Definir los contenidos de los contratos de imprenta. Supervisar los trabajos de imprenta. Participación en la elaboración de la memoria final de actividad. Búsqueda de patrocinadores. Prensa: DEPARTAMENTO DE IMAGEN, PUBLICIDAD Y PRENSA Difusión de las actividades del G.T: Diseño de iniciativas de difución: ruedas de prensa, notas de prensa, entrevistas (s/ tipo de espectáculos y artistas y necesidades del G.T.). Convocar y supervisar ruedas de prensa. Elaboración de notas de prensa sobre espectáculos. Gestión de entrevistas con artistas. Preparación del material informativo para su envío a los críticos y medios. Elaboración de avances de programación. Gestiónd e apariciones en medios. Participar y proponer iniciativas de promoción.

7 Atención a los medios de comunicación. Facilitar y supervisar el acceso de medios de comunicación al G.T. y Teatro de la Axerquía. Mantener contacto y relación fluida con los medios de comunicación. Presencia en los espectáculos que requieren atención especial. Elaboraciónde dossieres de Prensa. Selección de noticias de Prensa sobre temas generales o específicos. Coordinación de la Revista el Paraiso. Búsqueda de colaboradores y encargo de artículos. Realización de artículos. Enviar a los medios de comunicación el material informativo de cada espectáculo, así como la programación mensual (por y mensajería). Organización y actualización de archivos de espectáculos, publicaciones, programas de mano y de material informativo escrito y gráfico. Supervisar y realizar el cómputo de apariciones de noticias relacionadas con las actividades del G.T.

8 DEPARTAMENTO TÉCNICO Gestión Técnica de los espectáculos en general: Solicitud de presupuestos para cubrir posibles necesidades técnicas no disponibles. Ejecutar las Fichas Técnicas de los espectáculos coordinándolas junto con el departamento de programación de acuerdo con los responsables técnicos de las Compañías Artísticas. Montaje y desmontaje de la dotación técnica de los espectáculos: maquinaria, programación y grabación. Información al la Dirección del desarrollo y montaje de las fichas técnicas. Organización los turnos de trabajo del personal del Departamento Técnico, cuidando de que se cumplan según las previsiones establecidas. Dirigir y supervisar los trabajos técnicos antes de los espectáculos. Coordinar los equipos de trabajo de las compañías y del propio teatro para el montaje y desarrollo de los espectáculos. Ejecución técnica de todo lo relacionado con tramoya, luces, decorados y demás enseres. Gestión técnica de los espectáculos de producción propia: Preparar y coordinar los proyectos técnicos de los espectáculos de producción propia. Dirigir el montaje técnico de los espectáculos de producción propia. Mantenimiento Escenario: Organizar y coordinar el mantenimiento de las instalaciones técnicas y del material relacionado con sus funciones. Mantenimiento de la Infraestructura: Canalizar y coordinar las necesidades de mantenimiento / reparación de la infraestructura del I.M.A.E. Gran Teatro de Córdoba. Canalizar y coordinar las necesidades de mantenimiento / reparación de la red informática y los programas de gestión. Velar por el mantenimiento de la imagen del edificio. Gestionar el Plan de Seguridad y Prevención del edificio Contratación y la realización de los trabajos relacionados con el mantenimiento del edificio realizado por empresas externas. Otros:

9 Informar de las peticiones de vacaciones y permisos cursadas por el personal a su cargo al Departamento de Administración. Definir los contenidos de los contratos de colaboradores relacionados. Gestión de Presupuesto asignado.

10 DEPARTAMENTO SALA Y PROTOCOLO Gestión del Protocolo Atención de artistas y compañías. Gestión del presupuesto de atenciones protocolarias. Mantener actualizada la base de datos de protocolo. Mantener actualizada la base de datos de empresas de servicios relacionados: hoteles, restaurantes, agencias de viajes. Gestionar acuerdos de colaboración con las empresas de servicios. Gestionar viajes, atención y estancia de los artistas y compañías. Recibir, disponer y atender a los invitados de protocolo, prensa, personalidades, representantes de distintas entidades con tratamiento especial o personalizado. Recogida y Atención de reclamaciones. Emisión de cartas de respuesta Garantizar el cumplimiento de todas las cláusulas del contrato relacionadas con las atenciones protocolarias. Emisión de informe de desviaciones del presupuesto de atenciones protocolarias. Relaciones Externas: Apoyo en la búsqueda de patrocinadores al Departamento de comunicación. Captación público: centros de mayores, institutos, centros cívicos. Guía de visitas al Gran Teatro. Gestión de la Sala : Coordinar junto con el Responsable de Escenario la apertura de puertas y el comienzo del espectáculo. Revisar Sala previo al comienzo del espectáculo (colocación de sillas, numeración, limpieza y disponibilidad de aseos, disposición de programas de mano, organización del personal de sala). Coordinar el trabajo del personal de sala para garantizar la atención del público. Atención de Imprevistos. Recogida y Atención de reclamaciones. Supervisión del uniforme del personal de sala. Atención y ubicación de los medios de comunicación. (permitir acceso durante los 5 primeros minutos del espectáculo para la toma de imágenes). Revisión de sala una vez finalizado el espectáculo. Cierre del Teatro una vez finalizado el posible desmontaje del espectáculo. Recibir, disponer y atender a los invitados de protocolo, prensa, personalidades, representantes de distintas entidades con tratamiento especial o personalizado.

11 Definición de funciones DEPARTAMENTO y tareas básicas DE SERVICIOS: LIMPIEZA Coordinación Limpieza edificios: Planificación de los lugares, estancias y periocidad de limpieza según los usos. Temporización mensual en el caso de recintos de uso estable. Temporización por programas en Certámenes, Festivales y eventos. Documentos de referencia: Programación aprobada y cuadrante horario de personal. Gestión de las necesidades de limpieza extraordinarias durante el Festival de la Guitarra, Concurso Nacional de Arte Flamenco y Concurso de Carnaval. Trámite pedidos productos de limpieza: Canalización de las necesidades de compra de productos de limpieza. Documento de referencia Nota de pedido. Tareas encomendadas desde la dirección o superior directo según necesidad. Funciones y tareas básicas: Limpieza y dotación de oficinas. Limpieza y dotación de zona de público Limpieza y dotación de camerinos. Limpieza de escenario bajo la supervisión de un superior del Departamento Técnico. Elaboración de la Nota de pedido y trámite al Encargado General. Otras tareas encomendadas desde la dirección o Encargado General.