CLAVES PARA GESTIONAR EXITOSAMENTE SUS MÚLTIPLES PROYECTOS

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1 CLAVES PARA GESTIONAR EXITOSAMENTE SUS MÚLTIPLES PROYECTOS Gustavo Rivarola, MBA/MS-MIS University of Pittsburgh USA Rivarola &Asoc., Economía y Proyectos (en formación) los pumas 1.mp4

2 Factores de Éxito Visión n Estratégica Enfoque de sistemas Coordinación n y planificación conjunta Definición clara de problemas Visión Misión Objetivos Metas Plan Estratégico Conocer los objetivos de los stakeholders Autoridad y políticas claramente especificadas y comunicadas. Gestión de recursos estratégicos Conocer las restricciones sistema Pensar en términos de FLUJO Incentivos adecuados Compromiso de todos. Identidad y pertenencia.

3 Qúe vemos en muchas organizaciones? Proyectos que se desarrollan simultáneamente, en compartimientos estancos. No se visualiza el cuadro completo. Necesidad de generar más proyectos con los mismos recursos. Presión para terminarlos lo antes posible Competencia por recursos, generando conflictos, que extienden tiempos y costos Demandas cambiantes de clientes externos e internos Falta de normas estandarizadas que permitan comparar datos de distintos proyectos. Falta de claridad acerca de interdependencias entre proyectos pone en riesgo su desempeño (atrasos, mayores costos, mala calidad, sinergias no detectadas, oportunidades perdidas.)

4 Por un proyecto exitoso RESTRICCIÓN TRIPLE TIEMPOS CALIDAD CALIDAD COSTOS QUEDAR BIEN CON TODO EL MUNDO => FRACASO ALCANCE PARADIGMA: MÁS RÁPIDO, MÁS BARATO Y MEJOR!

5 Algunos desafíos a superar TIEMPOS CALIDAD COSTOS TIEMPOS CALIDAD COSTOS Mayor complejidad vs. mayor precisión TIEMPOS CALIDAD COSTOS ALCANCE TIEMPOS CALIDAD COSTOS ALCANCE Coordinación n y control de actividades y recursos ALCANCE ALCANCE Gestión de los stakeholders Gestión de prioridades Identificación de interdependencias entre proyectos. Sinergias Buena comunicación entre proyectos > contexto y lenguaje común. Buenas prácticas de gestión. Visibilidad de todos los proyectos.

6 Pero, la realidad nos indica que Muchos proyectos finalizan tarde y fuera de presupuesto. Las prioridades de los proyectos cambian frecuentemente sin nuestro control. Estamos constantemente peleando por recursos. La información de los proyectos es incompleta o inconsistente (no permite tomar decisiones). Se pierde tiempo en rehacer trabajos proyecto y hay demasiado para hacer El retorno de los proyectos es menor esperado

7 La raíz problema El problema La solución Cada proyecto es tratado como si fuera un planeta solitario Ver el sistema solar Conjunto de proyectos que se administran simultáneamente PORTAFOLIO DE PROYECTOS Los Los proyectos son son medios, no no fines. fines. Lo Lo importante es es el el sistema. Los Los proyectos son son las las tácticas que que concretan la la estrategia de de la la organización

8 Objetivos portafolio ALINEAMIENTO Contribuye al logro de los objetivos estratégicos? BALANCE Está suficientemente diversificado? CREACIÓN DE VALOR Genera un retorno adecuado? Hacer los proyectos correctamente o hacer los proyectos correctos ALINEAMIENTO ESTRATEGICO PORTAFOLIO DE PROYECTOS RENDIMIENTO BALANCE Muchas organizaciones carecen de un proceso formal de gestión de portafolio de proyectos

9 Gestión Portafolio de Proyectos Controlar Controlar y y comunicar comunicar resultados resultados Información Información de de los los proyectos proyectos Organización Estrategia Identificar Identificar Objetivos, Objetivos, Proyectos Proyectos y y Recursos Recursos Recomendaciones Recomendaciones para para generar generar VALOR VALOR Procesos de gestión de proyectos Procesos de Gestión de Portafolio Información Análisis Verificar Verificar Alineamiento Alineamiento Estratégico Estratégico Identificar Identificar recursos recursos estratégicos estratégicos Objetivos Recursos Proyectos Priorizar Priorizar proyectos proyectos portafolio portafolio Evaluar Evaluar Balance Balance Una Una organización organización alcanzará alcanzarámejores resultados resultados con con un un único único portafolio portafolio de de proyectos proyectos y y un un solo solo conjunto conjunto de de prioridades prioridades para para todos todos los los stakeholders stakeholders Fuente: Adaptado de Project Portfolio Management & PMO

10 Gestión de Prioridades Priorizar es ordenar inteligentemente en función de los objetivos Beneficios> Clarifica decisiones, reduce reduce conflictos y acelera acelera el el flujo flujo de de proyectos Sistema de priorización efectivo: Simple y generalmente aceptado Importancia Project Charter. Conocer el GRAN OBJETIVO Prioridad Urgencia Importancia Percepción de riesgo Influencia Valor estratégico Contribución a los objetivos Si no existe un sistema claro y consensuado de priorización, cada director de proyecto buscará gestionar eficientemente su proyecto, compitiendo por recursos, aumentando el nivel de conflicto y frenando el flujo de proyectos.

11 Mejorando el flujo de proyectos BUEN FLUJO DE PROYECTOS Visión de conjunto Coordinación de recursos Priorización simple y aceptado Conocimiento de las restricciones No multitarea. Moo de corredor de relevos. Proyectos que son aceptados en función de la capacidad sistema Compromiso de la gerencia FLUJO POBRE DE PROYECTOS Cada uno mira su parcela. Alto nivel de conflicto por recursos Sistema de priorización ineficiente y sin consenso. Planificación irreal Malas prácticas: multitarea, síndrome estudiante, ley de Parkinson Proyectos que son insertados a presión en el sistema Gerencia no comprometida En una organización exitosa los proyectos fluyen

12 Qué determina la magnitud portafolio? Cada empresa tiene algunos pocos recursos que determinan la cantidad de proyectos que puede completar eficientemente. Canal de Panamá ACTIVAR los proyectos de acuerdo a la capacidad de los recursos estratégicos. Prioridades Exige cambio cultural que emane de arriba hacia abajo. Cómo entran los proyectos al sistema? Push System vs. Pull System

13 Quién coordina el esfuerzo? PMO Gerencia de Proyectos Centraliza y coordina la gestión de múltiples proyectos a fin de facilitar el logro de los objetivos estratégicos de la empresa. Monitorea los proyectos en cartera y analiza su desempeño. Administra prioridades y ranking de proyectos. Balancea el portafolio, evaluando nuevas oportunidades. Provee información portafolio y realiza recomendaciones. Administra conflictos entre proyectos. Identifica riesgos y restricciones de recursos. Administra recursos comunes. Recursos estratégicos. Coordina la implementación de estándares, procedimientos y buenas prácticas en la gestión. Autoriza la activación/desactivación de proyectos Comunica decisiones que afectan al conjunto. Fuente: PMBoK

14 Gestión de la Información de los proyectos Comité de Proyectos Ejecutivo Portafolio adecuado a los objetivos de la organización Proyecto adecuado a los objetivos de la organización Gerente de Portafolio PMO Sponsor Proyecto Reportes: Individuales Consolidados Por excepción Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Miembro Miembro Equipo Equipo Miembro Miembro Equipo Equipo Miembro Miembro Equipo Equipo Miembro Miembro Equipo Equipo

15 Un ejemplo Portafolio de Proyectos Microsoft EPM Fuente:

16 Beneficios de la gestión portafolio de proyectos Creación de valor Alineamiento de los proyectos con los objetivos corporativos. Balance Visibilidad Coordinación de recursos entre proyectos Implementación de Estándares Resolución de conflictos a nivel ejecutivo Anticipación de problemas. Riesgos Oportunidades de aceleración Cancelación de proyectos inapropiados Flexibilidad Implementación de estándares (T, C, A) 2.4% Cancelación a tiempo de proyectos (ident. Riesgos/restricc.) 7.8% Mejor seguimiento de proyectos/asign. de recursos 5% Mayor productividad 2.5% Fuente: Project Portfolio Management & PMO, Kendall/Rollins

17 Muchas Gracias Rivarola & Asociados, Economia y Proyectos

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