Claridad en la gestión de proyectos

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1 Claridad en la gestión de proyectos PPM y el valor al negocio noviembre 2011

2 Introducción PPM Manager Management Project Negocio Portfolio Program PMO PM Valor al Negocio

3 El Negocio Negocio Un negocio consiste en una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer bienes o servicios a otras personas u organizaciones

4 El Negocio, crecimiento y proyectos Project La diversificación La transformación Las redes La etapa avanzada La madurez La imaginación El comienzo Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto

5 Negocios, proyectos y el project manager Aparece el PM (Project Manager) PM 31.00% 8.10% 16.00% 13.10% 9.70% 9.90% 53.00% Finalizan OK Fallan 12.40% Requerimientos incompletos Falta de involucramiento del usuario Falta de recursos Expectativas no realistas Falta de apoyo de la gerencia Alcance Costo Tiempo 10.60% Fuente: Standish Group Survey. Universo Chaos Report 2009

6 El project manager y sus características Preparación Profesional Experiencia Cualidades intangibles Capacidades y skills que complementen su experiencia y conocimiento Honestidad e integridad Alcance Participación, perseverancia y compromiso Disciplina para planificar, gestionar y ejecutar. Costo Tiempo

7 La administración de los proyectos Management La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y experiencia a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Conocimientos Habilidades Experiencia Herramientas Técnicas

8 Pero los problemas siguen

9 Cómo nace una PMO No podemos seguir fallando Pérdidas de recursos financieros Se requiere de manera drástica mejorar el desempeño de los proyectos La oficina de proyectos PMO es la estrategia. PMO 9

10 Cómo nace una PMO Definiendo una PMO Qué tipo de proyectos estarán en el alcance de la PMO Quiénes serán los clientes y usuarios de la PMO Qué servicios necesitan los clientes y usuarios de la PMO Cómo entregar los servicios y generar satisfacción a clientes y usuarios PMO 10

11 La metodología de la PMO. Es importante? PMO Por qué una PMO es exitosa Por qué fracasan algunas PMOs La creación de la PMO debe ser un proyecto. La PMO en ejecución debe ser un proyecto de mejora continua 11

12 Entonces Tenemos negocio, proyectos, nuestros project manager, management de proyectos y PMO Conocimientos Habilidades PMO Experiencia Herramientas Técnicas Management Project 12

13 Qué falta Por qué ejecutamos proyectos Para qué ejecutamos proyectos Los proyectos que ejecutaré o que estoy ejecutando dan valor al negocio? Cómo saber si los proyectos son los correctos. Cómo saber si los proyectos están dando valor al negocio 13

14 Qué es lo que quiere la Organización Los objetivos estratégicos Maximizar el valor de las acciones Crecimiento sostenido Incrementar la rentabilidad Fidelización de clientes Mejoras en la calidad de los procesos Motivación e Incentivos a los RRHH

15 Los objetivos estratégicos Entonces los proyectos que ejecutamos o que vamos a ejecutar deben de estar alineados a los objetivos estratégicos de la organización. Es decir, debemos saber cómo y cuánto aportan los proyectos al logro de los objetivos estratégicos. El proyecto del viaje a la Luna.

16 Portafolios de Proyectos Proceso administrativo Permite a la organización ver información acerca de todos sus proyectos y programas Priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc. Los objetivos de un portafolio pueden ser: PPM identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos objetivos de negocios. Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio Desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección de proyectos como un todo. Portfolio Program 16

17 Qué es la P en PPM Estratégico Alcance del Trabajo Táctico Área Gestión de Portafolios Definición del alcance Optimizar inversiones, beneficios, riesgos Seguimiento activo del rendimiento Adaptación al cambio de ambiente de negocio Gestión de Programas Planeamiento integral Gestión de cambios y riesgo Coordinación de entregas de proyectos Medición de resultados Colaboración Business Gestión de Proyectos Iniciación Entregables Presupuesto Alcance Cronograma Riesgos Recursos Métricas Alcance de Iniciativas Negocio Fuente: Gartner Empresa

18 Ecosistema de PPM TI Marketing Servicios Nuevos Productos PPM Finanzas R&D HHRR

19 PPM y PMO Hacer las cosas correctas Hacer las cosas en forma correcta Asegurar el alineamiento estratégico y maximizar el valor de todo el portafolio de inversiones PPM Optimizar la utilización de personas, presupuestos y activos PMO

20 Y el valor al negocio? La gestión operativa de proyectos por si sola no añade valor al negocio Es necesario definir indicadores de proyectos asociados a los objetivos estratégicos Estos indicadores deben ser «medibles» Valor al Negocio Teniendo control sobre los indicadores podemos hacer gestión sobre ellos desde los proyectos y desde los portafolios. Si hacemos gestión de indicadores podemos optimizar los procesos y los indicadores. 20

21 Y el valor al negocio? Valor al Negocio 21

22 Y el valor al negocio Lo que no se mide no se controla. Lo que no se controla no se gestiona. Lo que no se gestiona no se optimiza Valor al Negocio Al aplicar PPM estamos fijando una manera efectiva de medir 22

23 Entonces... Valor al Negocio PPM Portfolio Program PMO Management PM Project Negocio

24 Qué es CA Clarity PPM

25 CA Clarity PPM Planificación de la capacidad Planificación Financiera Toma de Decisiones Planificación alineada con el negocio Gestión del Portafolio Iniciativas Gestión de Proyectos y Programas CA CLARITY PPM Plantillas Gestión de Recursos Gestionar con rapidez y eficacia Optimizar con agilidad Flujos de Trabajos Automatizado Hojas de Tiempo Gestión de Riesgos y Cambios Colaboración Inteligencia de Negocios Aceleradores de Mejores Practicas

26 CA Clarity PPM es una solución completa de PPM Mejorar el alineamiento estratégico con el negocio Ejecutar los proyectos correctos Proveer visibilidad total Incrementar la productividad de los recursos Planificar y ejecutar proyectos con agilidad y efectividad Optimizar los procesos de gestión PPM 26

27 Por qué nuestros clientes eligen Clarity Mejor conjunto de funcionalidad para el usuario final > Integración de portafolio, ideas, productos, pipeline, proyectos y recursos > Valor extendido (Innovación, ITG, Agile, CAPA) > Integración con MS SharePoint, ERP, CRM y otras aplicaciones de procesos de negocio > Aceleradores - PMO - PMBOK PRINCE2 Configurable no customizable > 100% web altamente configurable > Aplicación basada en perfiles > Fácil personalización, ideal para usuarios no técnicos > Los procesos configurados no cambian para nuevas versiones > Flexibilidad en los perfiles de seguridad Tecnología > Altamente escalable > Oracle o SQL Server > Solaris, HP-UX, AIX, Windows, Linux, > Tomcat, WebSphere o WebLogic > 100% J2EE > XML Open Gateway > Conectores de integración > Multi Leguaje- soportado en 15 idiomas Reconocido Líder > Reconocido líder en PPM > Rápida adopción de clientes > Más de usuarios > Mas de 1000 clientes en el mundo > Mas de 60 clientes en Latinoamérica > Cualquier industria, cualquier geografía 27

28 gracias

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