DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

Transcripción

1 Aplicación : UNO.85C Módulo : Nomina Autoliquidación y Parafiscales (PILA) Analista : Edwin Solorzano Pardo Harvy Gallego Jimenez Oscar Andres Ramos Lopez Descripción De acuerdo a la nueva resolución 2388 y 5858 y al decreto 1990 de 2017, se realizan los ajustes en el Sistema Siesa 8.5, los cuales son necesarios para cumplir con lo que determina la ley. Configuración del sistema. Antes de proceder a explicar los cambios en el software se deben tener en cuenta varios cambios en el manejo de la información para minimizar los errores y garantizar que la información que se está reportando sea la correcta. Uno de los principales cambios consiste en reportar discriminadamente todas las novedades de TNL en el plano, lo cual afecta a todas las administradoras de autoliquidación y parafiscales, por lo que debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones: Incluir los conceptos de tiempo no laborado que están en la agrupación de la autoliquidación, en la agrupación de parafiscales y viceversa, en ambas agrupaciones dichos conceptos de TNL deben ir Sumando. Desaparece el parámetro de nómina autoliquidación descuenta seguridad social en vacaciones / permisos remunerados. De ahora en adelante, todas las novedades de vacaciones, licencias remuneradas y/o permisos remunerados, se calculará sobre el IBC correspondiente al mes anterior. Según la norma no puede ser con lo devengado en el mes, de acuerdo al siguiente artículo: Esta solicitud se realiza con base al art 70 del decreto 806 de 1998 y el cual está siendo auditado por la UGPP. Artículo 70. Cotización durante la incapacidad laboral, la licencia de maternidad, vacaciones y permisos remunerados. Para efectos de liquidar los aportes correspondientes al período durante el cual se reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como Ingreso Base de Cotización, el valor de la incapacidad o de la licencia de maternidad según sea el caso, manteniéndose la misma proporción en la cotización que le corresponde al empleador y al trabajador. 1

2 Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de la respectivas vacaciones o permisos. La Entidad Promotora descontará del valor de la incapacidad, el monto correspondiente a la cotización del trabajador asalariado o independiente según sea el caso. En ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente, salvo las excepciones legales. Para las nóminas semanales y bisemanales, se sugiere manejar en la autoliquidación base de cotización 3 (Sueldo + Novedades); y en parafiscales, 2 (Sueldo + Novedades). Esto a razón de que una nómina semanal corresponde a 28 o 35 días y la bisemanal de 28 o 42 días, lo cual no encaja en la PILA en donde se deben de reportar meses de 30 días. Las vacaciones disfrutadas en aportes parafiscales se deben reportar con el valor pagado del mes y no lo provisionado en la consolidación. En consecuencia, el parámetro de nómina parafiscales y pila Acumula Vacaciones en aportes parafiscales se eliminará, sobre todo por si se presenta revisión de la UGPP ya que esta entidad verificara sobre el valor pagado por dicho concepto de vacación. No deben haber documentos pendientes de procesar como liquidaciones de nómina, liquidaciones de vacaciones, liquidaciones de contratos de trabajo o pago de novedades y/o ingresos de empleados como también se deben revisar los tnl s (tiempos no laborados) pendientes de amortizar después de haber liquidado la nómina. Si se corre el proceso unificado de PILA, faltando alguno de estos documentos, estos quedaran por fuera de la información que se reporta en el mes. De ahora en adelante solo tendremos la generación unificada de PILA, la cual calculara los aportes de autoliquidación y parafiscales tal y como lo dice su nombre de manera unificada. Las fechas enviadas en las líneas de TNL s deben corresponder al periodo que se está reportando en PILA. En el caso de las nóminas semanales esto casi no se cumple, pero deben hacerlo, de igual manera el sistema Siesa 8.5 va a permitir cambiar las fechas de los TNL S amortizados, en caso de que deban volver a correr el Proceso Unificado Generación, los cambios que hayan hecho por Actualiza Planilla Integrada se pierden, por lo que les recomendamos que las modificaciones de fechas sean lo último que tengan hacer de manera previa a la generación del archivo plano de PILA. 2

3 Los aprendices del Sena no deben tener tiempos no laborados reportados en la PILA. Los aprendices del Sena deben estar en la misma caja de compensación que la de los empleados. Cuando el empleado tiene 30 días de novedad SLN y no existe línea de devengo y se pagan valores adicionales como comisiones u horas extras se deben de reportar por una planilla adicional de corrección en el mes que se causa la novedad. EL IBC para la PILA se redondeará a miles de acuerdo a las reglas contenidas en el decreto 1406 de 1999 hasta el 5 de marzo del 2017, a partir del 6 de marzo del 2017 se aplicará redondeo al siguiente entero de acuerdo al decreto 1990 del Al igual que el enunciado anterior en el caso de los aportes se aplicará redondeo a cienes hasta el 5 marzo, a partir del 6 de marzo aplicará el redondeo al cien por superior. Pasos a tener en cuenta: 1.Tenemos que tener las ultimas mejoras y estar en el último reléase oficial de siesa , para dar el manejo a la nueva estructura se debe tener los siguiente nuevos archivos NMPGTER3, NMPGTER4 y NMALA397 los cuales son creados por el proceso de reléase PRE1506F, estos archivos se obtienen por medio de las mejoras. 3

4 Adicional a esto el cliente debió haber corrido el proceso PRE1506D el cual se encarga de grabar el IBC del mes anterior para los tiempos no laborados, fundamental para el proceso de Pila el cual calcula el IBC siempre con el sueldo, por eso se debe re ejecutar el proceso para que calcule el IBC mes anterior para los TNLS que lo manejen. En nómina - Procesos encontramos las opciones para la generación de la PILA, como podemos apreciar desaparece las generaciones individuales de autoliquidación y parafiscales, todos los reportes se han reemplazado por un Excel que contiene todos los campos que intervienen en la PILA para auditar la información. Los programas que tienen el indicador en verde fueron tocados para el nuevo manejo y cabe aclarar que los programas URNM7061 y URNM7111 estan vigentes y son llamados en el proceso con un orden logico. 4

5 2. Proceso de Unificado Generación Este proceso se encarga de realizar la desconexión de registros y generar la información a la autoliquidación NMALA197 con su auxiliar NMALA397 y los de parafiscales NMPGTER1, NMPGTER2 y sus auxiliares NMPGTER3 y MNPGTER4 este proceso debe ser generado primero si queremos que las opciones de aquí en adelante nos funcionen de manera correcta, también se han incluido algunos filtros para no tener que hacer el proceso desde cero si hay correcciones a un solo empleado o por los demás filtros. Generacion Planilla Integrada Aquí podemos ver las opciones de generacion para el archivo plano a presentar ante el operador. 5

6 Actualiza Planilla Integrada La modificacion de la Pila a su vez se toma como la consulta para la informacion de todos los sistemas, por lo que estan conectados ahora por las segundas lineas, NO se pueden crear segundas lineas, unicamente se pueden generar lineas sin TNL lo que llamamos lineas de devengo. 6

7 Si tenemos línea de devengo y TNL, vemos como nos dice que si tiene dos líneas y si damos enter nos pregunta que queremos consultar si el Aporte del devengo o líneas adicionales de TNL s. La consulta sobre el devengo no tiene modificaciones en su presentacion por lo que no la veremos en detalle si no que vemos las lineas de los TNL s, al pasar a las lineas de devengo vemos que tipo de TNL es, el numero de dias, fecha inicial, fecha final el documento de TNL y el concepto que se esta valorizando. Nota: el concepto que aparece en la parte inferior debe estar en ambas agrupaciones (Sumando), tanto en la de parafiscales como en la de autoliquidacion porque si no es asi va a dar dias diferentes entre los sistemas. 7

8 Al dar nuevamente enter, veremos lo mismo que si fuera la linea de devengo pero con los valores que corresponden al TNL y con sus respectivas novedades dependiendo del tipo de TNL. Según la nueva norma los TNL deben estar dentro de la fecha de generacion por lo que el sistema esta tomando las fechas de amortizacion, sin embargo en nominas semanales y bisemanales esta tomando en algunos casos TNLs que se amortizan entre periodos para eso hemos permitido cambiar las fechas con las siguientes condiciones: Debe pertenecer al mismo periodo de la autoliquidación No puede ser ni inferior ni superior a los días que amortizaron. Esto solo afecta a la PILA, el TNL sigue conservando sus fechas de amortización si se reprocesa el trabajo se pierde por eso se recomienda hacer este cambio al final después de tener arreglados el resto de inconsistencias. 8

9 Podemos modificar las fechas con las reglas que expusimos en la parte superior pulsando F3 Aquí podemos apreciar las fechas ya modificadas para que no generen problemas en el operador. 9

10 La modificación está restringida para los registros de segunda línea y en las líneas del devengo solo unos pocos campos se pueden modificar ya que están muy relacionados con los valores de los TNL y puede dar información no consistente ante el operador esto se presenta porque el amortizador no le importa que las fechas se crucen para eso se hizo una mejora en el amortizador de tiempos URNM3092 pero no aplica para todos los casos por lo que se tomó la decisión de dejar modificar las fechas de la pila para que puedan generar el plano desde el sistema. Listado - Auditoria PILA Este listado fue completamente re diseñado y ahora es un Excel que contiene una estructura muy similar a la del archivo de la PILA, aquí se contienen todos los campos que intervienen en el plano, ya en el Excel la herramienta les va a permitir filtrar por entidad o tercero o cualquiera de los filtros que la hoja de cálculo les permita realizar. 10

11 11

12 12

13 Programas modificados URNM2C71 URNM2C72 URNM3092.V88 URNM URNM UN991P01 URNM8031.V60 URNM8032.V50 URNM8033.V63 URNM7208.V30 URNM7209.V02 URNM1P20 URNN7210.V02 URNM7204.V77 URNM7207.V40 DEPARTAMENTO DE Programas nuevos URNN3C06 Procesos PRE1506D PRE1506F Cambios en archivos de Configuración Archivo de Configuración UNPROG.CNF UNMENU.CNF UNFMTO.CNF UNERROR.CNF Aplica (S/N) S S N N 13