Universidad de Navarra. Introducción a FileMaker Pro. Versión 4.0. cti. Centro de Tecnología Informática

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1 Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro Versión 4.0 cti Centro de Tecnología Informática

2 TABLA DE CONTENIDOS 1. Teoría de base de datos Qué es una base de datos? Tabla o fichero, registro y campo Tipos de campos Tipos de base de datos: planas y relacionales Bases de datos de red Utilidad de una base de datos Introducir datos: las presentaciones Ordenar datos Búsquedas Planificación de la base de datos Iniciar Filemaker La primera vez Crear un archivo Abrir un archivo existente No volver a usar esta ventana Definición de los campos Dar nombre a un campo Escoger un tipo de campo Crear un segundo campo Tipos de campo Modificar un campo existente Modificar el nombre Modificar el tipo de campo Opciones del campo Autointroducción Introducción automática de fecha u hora Número secuencial Datos Campo repetitivo Validación De tipo No vacío Único Lista de valores Rango Estricto Crear un campo de tipo cálculo Crear un campo de tipo sumario Crear un campo de tipo global Modos de trabajo en FileMaker El modo Visualizar El modo Buscar El modo Presentación El modo Vista Previa Creación de una presentación Objetos de una presentación Los campos Etiquetas de texto Líneas, rectángulos y círculos Seleccionar un elemento de una presentación... 34

3 6.3 Cambiar el tamaño de un objeto Partes de la Presentación Paletas de estilos Fondo Borde Botones Cómo crear un botón Acciones más frecuentes: Crear un botón con cualquier objeto Bordes de campo Formatos de campo Estilo Campo estándar Lista desplegable Menú desplegable Casillas de verificación Botones de opción Repeticiones Formato texto Menú Formato Menú Formato Texto La regla de texto Formato número Grafía booleana Grafía decimal Usar notación Separadores Formato fecha Introducción de datos Crear un nuevo registro Formas de introducir datos Demasiados datos Duplicar un registro Eliminar datos Eliminar un registro Eliminar algunos los registros Ordenación de los registros Definición de relaciones Crear una relación Relaciones bidireccionales Editar una relación Comprobar el procedimiento de un campo Los portales Búsquedas Símbolos Realizar nuevas búsquedas Creación de distintas presentaciones Estándar Informe en columnas Columnas extendidas Página única Etiquetas Sobres En blanco... 69

4 11.8 Creación de una carta personalizada Imprimir Configurar impresión Modo vista previa Impresión básica... 72

5 1. TEORÍA DE BASE DE DATOS Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene tener una nociones, aunque sean básicas de teoría de base de datos. 1.1 Qué es una base de datos? Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una clínica de sus pacientes y médicos, una empresa de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: -Introducir datos -Almacenar datos -Recuperar datos y trabajar con ellos ENTRADA DE DATOS ALMACENAMIENTO SALIDA DE DATOS Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 1

6 Tabla o fichero, registro y campo Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas cómo las que se pueden ver, por ejemplo, en un listín telefónico: Listín telefónico Nombre Dirección Teléfono Cabrera Ortíz, Pedro 123 4th St. SW (403) García García, Ana Avda. Arroyos, 54 (814) Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 (606) Registro Tabla En este listín resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre. Aquí se puede ver cómo la información referida a una persona, un dato, aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que se ha desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros Tabla o Fichero. Registro: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, y está compuesto por campos. Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Formada por Formadas por Formados por Base de Datos Tablas Registros Campos Tipos de campos En el listín telefónico se puede ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido, sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan. 1.2 Tipos de base de datos: planas y relacionales Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesiten más de una. 2 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

7 Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Es posible almacenar esta información en una sola tabla?: Hospital Fecha Nombre Dirección Tfno. Diagnóstico Tratamiento Médico Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D Apendicitis Cirugía Dra. Sanz García García, Ana Avda. Arroyos, Gripe Frenadol Dr. Pérez Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, Sarampión Augmentine Dr. Pérez Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D Sinusitis Sinus Dr. Alonso García García, Ana Avda. Arroyos, Sarampión Clamoxil Dra. Sanz Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D Sinusitis Sinus Dr. Pérez Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, Amigdalitis Clamoxil Dr. Alonso Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D Amigdalitis Clamoxil Dra. Sanz Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se usará necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común a ambas: De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 3

8 código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del paciente). A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta capacidad 1. Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker 2, 4D, Butler 1.3 Bases de datos de red El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable. 1 En el caso de las bases de datos bibliográficas la capacidad relacional es totalmente innecesaria. Por ello productos como End-Note o Pro-Cite generan bases de datos planas. 2 En las versiones anteriores a la 3.0 no tenía esta capacidad relacional. 4 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

9 Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia) y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde lugares diferentes. Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto. 1.4 Utilidad de una base de datos Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc. Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos Introducir datos: las presentaciones En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es independiente de la presentación que se le dé. La estructura se define al crear los campos y la presentación cuando se crea un diseño para esa tabla. Una tabla puede tener tantas presentaciones como se desee. El primer diseño de una tabla no tiene por qué ser el definitivo, posteriormente se pueden crear más presentaciones en las cuales no tienen por qué aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 5

10 Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introducción de datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Con una misma tabla se pueden crear siete presentaciones distintas: estándar, informe en columnas, columnas extendidas, página única, etiquetas, sobres, en blanco. Cada tipo de presentación tiene una utilidad distinta que se verá más adelante Ordenar datos A veces la utilidad de una base de datos depende de su orden. Un listín telefónico, para que sea útil debe estar ordenado por el orden alfabético de los nombres. Filemaker permite ordenar los registros de una tabla El orden se establece en función de los registros de un campo o varios campos. Dependiendo del tipo de campo el orden puede ser alfabético, numérico, por fecha u hora y de modo ascendente o descendente. Así, se pueden ordenar los registros de la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se pueden especificar varios criterios de orden al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita Búsquedas En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, se extraían los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) la búsqueda resultaba imposible. Filemaker realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido. Una vez se obtienen los resultados de la primera búsqueda el programa permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos (ordenar, buscar...) pero ejecutados únicamente sobre los registros extraídos. 2. PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS El primer paso en la creación de una base de datos es diseñar su estructura. Al hacer un diseño previo se elimina el inconveniente de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan registros. Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la información que se quiere almacenar y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo independiente) y cuantos campos se necesitarán. Se seguirán los siguientes pasos: 6 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

11 1. Se hace una lista de la información que se desea incluir. 2. Se piensa cómo se usará la información. 3. Se divide la información en categorías cómo información sobre pacientes, médicos, datos de las visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categoría de información general es una tabla independiente. Médicos Este archivo almacenará los datos de los médicos. Servirá también para llevar las nóminas de los médicos Pacientes Almacenará los datos de los pacientes Visitas Almacenará los datos de cada visita que un paciente haga al hospital Se decide la información de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla Pacientes debe tener campos que contengan la información personal de un paciente como el nombre, los apellidos, la dirección... LISTA DE CA MPOS QUE N ECESITA RÉ Pacientes Visitas Médicos Apellidos, Nombre Nombre paciente Apellidos, Nombre Dirección Fecha Departamento Teléfono Diagnóstico Di rección DNI Tratamiento Teléfono Fecha de nacimiento Médico Salario Fecha de contrato Dependiendo del tipo de información que vaya a contener la base de datos una tabla no será suficiente. Por ejemplo en la base de datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas. Se debe pensar cuál es la conexión entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital la tabla Pacientes contiene los datos personales de éstos. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 7

12 Cuando un paciente acude a una visita la información sobre ésta se almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya están almacenados en la tabla pacientes, volver a introducirlos en la tabla visitas sería una pérdida de tiempo y además se duplicaría la información. Los datos personales estarían repetidos en Pacientes y en Visitas. Si se crea un nexo de unión entre las tablas Pacientes y Visitas será posible introducir los datos personales de un paciente una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con sólo introducir el código del paciente, aparecerán todos los datos personales de paciente. Sin embargo los datos médicos habrá que introducirlos en cada visita. Para que la relación sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato único sobre cada registro. En la relación entre Visitas y Pacientes el campo que une las tablas es el código de paciente. Este dato es único de cada paciente. En la tabla de pacientes sólo habrá un registro con el código 1, en la tabla visita puede haber mas de un registro de cada paciente. Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y establecer qué se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc. Un diseño cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrará tiempo si se necesita hacer cambios más tarde. Cuando se termina el diseño inicial, se podrá empezar a trabajar con FileMaker. Resulta más conveniente probar la base de datos con información de ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones. 8 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

13 3. INICIAR FILEMAKER 3.1 La primera vez Al iniciar el programa por primera vez se abre automáticamente esta ventana Crear un archivo Para crear un archivo nuevo se debe seleccionar la opción Crear un nuevo archivo vacío. Automáticamente se abrirá esta ventana: En el recuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre del nuevo archivo y pulsar el botón Abrir. Es conveniente saber en qué carpeta se crean los nuevos archivos para su posterior uso. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 9

14 Abrir un archivo existente Si es la primera vez que se usa Filemaker en un ordenador pero se quiere abrir un archivo de ejemplo o un archivo creado en otro ordenador se selecciona Abrir un archivo existente, se abrirá esta ventana: Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacenó, seleccionar el archivo y después abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del archivo o pulsando el botón Abrir No volver a usar esta ventana En la ventana del inicio hay una opción:. Si se selecciona la próxima vez que se abra Filemaker la ventana gris no volverá a aparecer, sólo aparecerá esta ventana, desde la que se puede crear uno nuevo o seleccionar otro existente. Para abrir un archivo existente bastará con escogerlo y pulsar Abrir. Para crear un archivo nuevo se debe escribir el nombre en el recuadro Nombre del archivo y pulsar el botón Abrir. Automáticamente se abrirá este cuadro de diálogo: Si se pulsa Si, el nuevo archivo se creará. El primer paso que da Filemaker es guardar el archivo antes de que éste contenga nada. Filemaker graba de forma automática según se van realizando 10 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

15 cambios en el archivo. El usuario no puede decidir cuando quiere guardar, por eso lo primero que necesita el programa es el nombre del archivo. Cada archivo de Filemaker es una tabla. Las tablas se componen de campos, por lo tanto el siguiente paso será definir los campos del archivo. Tras pulsar Si, Filemaker creará el archivo y abrirá la ventana de definición de campos: 4. DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS Al planificar la base de datos se decidieron los campos que habría en cada tabla y que tipo de información contendrían. 4.1 Dar nombre a un campo El primer paso para crear un campo es darle un nombre. Éste se debe escribir en el recuadro Nombre de campo. Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se piensa utilizar este campo en una fórmula de cálculo, no se pueden utilizar números al principio del nombre del campo ni los siguientes símbolos y palabras en el nombre:,(coma), +, -, *, /, ^, &, =,¹, >, <, (, ), ", :: (indicador relacional). AND, OR, NOT, XOR o el nombre de cualquier función de FileMaker Pro. El nombre de un campo utilizado en una fórmula no debe empezar por un punto (.) o un número. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 11

16 4.2 Escoger un tipo de campo Tras asignarle un nombre al campo se debe escoger el tipo de campo. Esto varía en función de la información que vaya a contener el campo. En el caso del campo Apellidos, Nombre el tipo de información es de texto. Por tanto se señala el botón situado a la izquierda de la palabra Texto. Para terminar de crear el campo se debe pulsar el botón Crear o la tecla Intro. El campo creado aparecerá en la zona superior de la ventana: Dependiendo del tipo de campo que se escoja tras pulsar el botón Crear será necesario especificar más datos o no. Los tipos de campo texto, numérico, fecha, hora y contenedor no necesitan que se especifique nada más. Aunque si se pueden especificar más características del campo pulsando el botón Opciones esto no es imprescindible para la creación del campo. En concreto el campo Apellidos, nombre se va dejar así. Si más adelante se le quiere añadir alguna opción siempre se puede hacer. Si se escoge alguno de estos tipos de campo: cálculo o sumario o global será necesario especificar más datos antes de terminar de crear el campo. Tras al dar al botón Crear se abrirá otra ventana. La creación de este tipo de campos se verá más adelante. 4.3 Crear un segundo campo Para crear otro campo más se escribe el nombre en el recuadro Nombre del campo, se selecciona el tipo de campo y se pulsa Crear. No importa que se escriba sobre el nombre del campo anterior siempre que se pulse Crear. 12 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

17 Por ejemplo, para crear el campo Fecha de nacimiento. Dentro del recuadro Nombre del campo todavía aparece el nombre del campo recién creado, aparece seleccionado. Si se comienza a escribir directamente, el nombre anterior desaparecerá. Tras escribir Fecha de nacimiento, se selecciona el tipo de campo Fecha y se pulsa Crear. El nuevo campo aparecerá en la lista de campos de la zona superior. 4.4 Tipos de campo Cada tipo de campo está pensado para almacenar un tipo de dato y un número determinado de caracteres. Si se sobrepasa el límite de caracteres permitido esos datos no se almacenarán. Texto: permite introducir letras, números y símbolos. Tiene un límite de caracteres. Es el tipo menos restrictivo. Número: almacena información numérica con la que se vaya a operar. Tienen un límite de 255 dígitos. Fecha: almacena fechas. Hora: almacena horas. Contenedor: almacena imágenes, películas o sonidos u objetos OLE. Cálculo: almacena el resultado de una fórmula compuesta de funciones que operan con información de otros campos o constantes. El resultado puede ser texto, un número, una fecha, una hora o un contenedor Sumario: almacena el resultado de una fórmula que calcula valores como subtotales, promedios y totales generales de varios registros. El resultado puede ser un número, una fecha o una hora. Global: Debe utilizarse un solo valor en todos los registros del archivo. El valor puede ser texto, número, fecha, hora o contenedor. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 13

18 4.5 Modificar un campo existente Tras crear un campo siempre existe la posibilidad de modificarlo, se puede cambiar el nombre, el tipo de campo que va a contener, o las opciones. Para modificar un campo primero es necesario seleccionarlo en la lista de campos. Se realizan los cambios necesarios y se pulsa Guardar Modificar el nombre Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro Nombre del campo. Las modificaciones se realizan en Nombre del campo. Se pulsa Guardar. De esta forma no se crea un nuevo campo, sino que se modifica el existente Modificar el tipo de campo Para modificar el tipo de campo se debe seleccionar el campo, seleccionar otro tipo de campo y pulsar Guardar. Este cambio puede borrar datos almacenados. Por ejemplo si se cambia un campo de tipo texto con 5000 caracteres por uno numérico con 255, se pierden 4745 caracteres. El programa se lo indicará con un mensaje: Si todavía no se han introducido datos importantes, o estos no rebasan los 255 caracteres no habrá ningún problema en modificar el tipo de campo. Por esto es conveniente hacer pruebas antes de introducir los datos definitivos en la base de datos. 14 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

19 4.6 Opciones del campo Tras crear los campos siempre se pueden especificar algunas características más concretas que el tipo de dato que van a contener. Estas características varían con el tipo de campo. Al crear un campo de tipo cálculo o sumario o global se abrirá automáticamente la ventana de opciones, en ella se termina de definir el campo. Si no se completa esta ventana el campo no se creará. Sin embargo al crear un campo de tipo texto o numérico o de fecha o de hora o contenedor no se abrirá automáticamente la ventana de opciones. El campo se creará sin más, si se quieren añadir opciones habrá que pulsar el botón Opciones. Estas opciones sirven para mejorar la velocidad, precisión y consistencia de la entrada de datos. Se pueden establecer al definir el campo o en cualquier momento posterior. El cuadro de diálogo Opciones de entrada tiene dos pestañas cada una de ellas trata sobre un tipo diferente de opciones: las de validación y las de autointroducción. Estas opciones permiten introducir de forma automática datos en ese campo o verificar que el campo cumple una serie de condiciones. Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de Definición de campos pulsando el botón Opciones. Si el campo es de tipo cálculo, sumario o global se cambiará la definición del campo. Sin embargo en el resto de tipos de campos lo que se modifica son características de validación y de autointroducción, no la definición del campo en sí Autointroducción En el siguiente cuadro se encuentran las opciones de introducción automática de valores en un campo: CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 15

20 Introducción automática de fecha u hora Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el se activa esta opción. El programa puede introducir datos de fecha u hora forma automática. Para elegir el tipo de dato se pulsa sobre la flecha que hay a la derecha de Fecha de creación. Los datos de fecha y hora se introducirán según el calendario del ordenador. Los de autor según las propiedades del archivo. En el caso de la tabla visitas se puede elegir fecha de creación para el campo Fecha de la visita, para no tener que teclear la fecha del día cada vez que haya una visita. Así la fecha será siempre correcta Número secuencial Para activar esta opción es necesario hacer un clic en el recuadro que hay a la izquierda de Número secuencial. Entonces se activarán las casillas de siguiente valor e incremento. Esta herramienta introduce un número distinto en cada registro, va aumentando con el incremento que se le indique. En siguiente valor se le indica el número por el que debe empezar. Si ya hay registros estos no tendrán el número secuencial. Éste sólo aparecerá en los nuevos registros. En incremento se señala la diferencia que debe haber entre el número de un registro y el del siguiente. Se puede aumentar de uno en uno en de x en x. Al introducir un valor único en cada campo sirve como contador. 16 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

21 Datos Introduce un valor fijo en todos los campos. El límite son 255 caracteres. El valor que se quiera repetir se debe escribir en el recuadro que hay a la derecha de Datos Campo repetitivo Seleccionando esta opción se pueden introducir dos valores distintos en un único campo. Si una persona tiene dos números de teléfono y se quieren introducir los dos en el campo teléfono esto será posible si el campo está repetido dos veces. Al definir las repeticiones se activa la posibilidad de repetir un campo, pero esto no será visible si no se cambia el formato de ese campo cuando se diseñe la presentación Validación Las opciones de validación comprueban si los datos que se introducen son correctos. En las relaciones entre tablas es necesario que algunos datos estén escritos con exactitud De tipo Comprueba que los datos que se introducen tienen el formato indicado en el tipo de campo; de número, de fecha o de hora. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 17

22 Para activar esta opción hay que seleccionar la casilla que hay a la izquierda de De tipo. Por defecto aparece seleccionado el tipo de campo sobre el que se esté actuando, si es sobre una fecha aparecerá seleccionado Fecha, si es sobre un campo numérico aparecerá seleccionado Numérico. Si esta opción está activada en ese campo no se podrá introducir otro dato que no sea numérico Éste se seleccionará cuando el campo sea numérico, si el campo es de tipo texto no tiene sentido seleccionarlo. Pulsando la flecha de la derecha de Numérico se puede elegir que compruebe el formato de un número, una fecha o una hora No vacío No permite que ese campo se quede vacío. De esa forma, nunca faltará ningún dato. Para relacionar tablas los campos que permiten la relación no pueden tener ningún registro en blanco Único Impide que el valor de un campo se repita. Cuando se introduce un dato como el DNI que es único, es conveniente activar esta opción. De esta forma si por error se introducen dos DNI iguales el programa dará un mensaje de error. Para relacionar tablas es necesario que el campo que permite la relación no tenga dos registros iguales Lista de valores Las listas de valores permite elegir el dato a introducir en un campo, en lugar de teclearlo. De esa forma el dato no se escribirá incorrectamente. Para definir una lista hay que presionar en la flecha del recuadro y elegir Definir lista de valores. 18 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

23 A continuación se abrirá la ventana Definir listas de valores con todos sus campos en blanco. A esta ventana también se puede acceder desde el menú Definir Listas de valores. El primer paso para crear una lista es darle un nombre en el recuadro Nombre de la lista... Tras escribir el nombre se pulsa el botón Crear. El nombre que se le haya dado aparecerá en el recuadro superior izquierdo. Los terminos de los que se va a componer la lista se escriben en el recuadro inferior derecho, tras seleccionar Usar valores personalizados. Cada valor de la lista se separa pulsando la tecla intro. Cuando ya se hayan introducido todos los valores se pulsa el botón Guardar. De esa forma se vuelve a grabar la lista CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 19

24 pero con los datos que contiene. Se puede salir de esta ventana pulsando Conforme, o bien crear otra lista de valores escribiendo un nuevo nombre en Nombre de la lista de valores y pulsando Crear. La lista de valores ya está creada, para que sea visible en la presentación es necesario especificar el formato de ese campo Rango Si está activado comprueba que los valores introducidos en el campo estén comprendidos entre dos valores concretos. Esta norma de validación se puede utilizar únicamente con campos de tipo número, fecha u hora. Los dos valores que definen el rango se escriben en las dos casillas Estricto Normalmente FileMaker advierte al usuario que se está rompiendo una norma de validación pero, aún así, le permite hacerlo. Si esta opción se activa el programa no le permitirá pasar al siguiente registro hasta que haya cumplido todas las validaciones sobre ese campo. Cuando se están haciendo pruebas es conveniente desactivarlo. 4.7 Crear un campo de tipo cálculo El contenido de un campo de tipo cálculo es el resultado de una fórmula especificada. Esta fórmula la pueden componer los datos de otros campos pero del registro actual, o bien constantes numéricas. Las opciones de entrada de los campos calculados son la definición del cálculo que debe realizar ese campo. La fórmula del campo calculado se escribe al crear el campo. Tras pulsar el botón Crear se abre esta ventana: Campos Operadores Funciones Cuadro fórmula de Resultado El nombre del campo seguido de un signo igual aparece sobre el cuadro de fórmula. 20 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

25 La fórmula se puede escribir directamente en el cuadro de fórmula o bien ir seleccionando los elementos que la van a componer de la parte superior. Por ejemplo el campo Edad. El contenido de este campo será el resultado de esta fórmula: (Today- Fecha de nacimiento) / 365 A continuación se va a escribir la fórmula paso a paso: La primera parte de la fórmula está entre paréntesis, por lo tanto se puede escribir el paréntesis con el teclado o bien hacer doble clic en los paréntesis que están en los operadores. Al hacer doble clic los paréntesis aparecen en el recuadro de la fórmula. A continuación se debe colocar el cursor dentro del paréntesis para empezar a escribir dentro. Today es una función, por tanto se debe elegir de la lista de funciones. Para que aparezca en el recuadro de fórmula se debe hacer un doble clic sobre ella. Si se conoce bien la nomenclatura exacta se puede escribir directamente en el recuadro fórmula. Para listar las funciones por categoría, se elige la categoría del menú desplegable Vista. El resultado en el recuadro de fórmula será este: CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 21

26 A continuación se le debe restar el campo Fecha de nacimiento. Para restar primero se debe seleccionar el operador de resta y hacer un clic sobre él. el resultado será El campo con el que se va a operar puede ser del archivo actual, es decir la tabla en la que se esté trabajando o de un archivo con el que se mantenga una relación. El campo se escoge de la lista de campos de la zona superior izquierda. el aspecto de la fórmula será Para terminar la fórmula se debe dividir el resultado del paréntesis entre una constante numérica que se introduce aquí. 365, no el contenido de un campo. El operador de división se elige de los operadores, pero el número se escribe con el teclado. Tras terminar de escribir la fórmula es muy importante señalar cómo se debe mostrar el resultado. Los resultados obtenidos pueden ser números, fechas, horas o texto. 22 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

27 Si se quiere modificar una fórmula de un campo de cálculo se debe seleccionar el campo dentro de la ventana de Definir campos y pulsar el botón Opciones. Se abrirá la ventana de Especificar cálculo de nuevo. Si el resultado del campo es un número para modificar su formato se debe hacer desde el menú Formato Número. 4.8 Crear un campo de tipo sumario El campo de tipo sumario obtiene un resultado usando valores de más de un registro de un mismo campo de la base de datos. Tras seleccionar el tipo de campo Sumario al pulsar Crear se abrirá esta ventana: En este cuadro de diálogo se debe seleccionar la operación a realizar con los datos contenidos por el mismo campo en diferentes registros y también se debe señalar el campo con el que se va a operar. En la tabla Visitas hay un campo sumario (Total por paciente) que calcula el número de visitas que ha realizado cada paciente. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 23

28 Las operaciones que se pueden realizar con un campo de tipo sumario son: Total: calcula el total de valores de los registros del campo. Media: calcula la media de los valores de los registros del campo. Recuento: cuenta el número de registros que contiene un valor del campo. Máximo: busca el número mayor o la fecha u hora más antigua del campo. Mínimo: busca el numero menor o la fecha u hora más reciente del campo. Desviación estándar: calcula la desviación estándar de la media del total de todos los valores del campo en el grupo hallado. Fracción del total: calcula la relación entre el valor del campo y el total de todos sus valores. Los campos calculados permiten calcular información procedente de campos que están en un mismo registro, y de este modo producen un resultado diferente para cada registro. Sin embargo los campos de tipo sumario calculan o resumen información procedente de los registros de un campo. Al igual que el campo calculado para modificar la operación que realiza el campo sumario se debe seleccionar el campo desde la ventana de definición de campos y pulsar el botón Opciones. Aparecerá la ventana de opciones del campo tipo sumario. 4.9 Crear un campo de tipo global Un campo global contiene un solo valor utilizado para todos los registros del archivo. Sirve como un valor fijo a utilizar en los cálculos de todos los registros de un archivo. Tras pulsar el botón Crear se abrirá la ventana de opciones del campo global: En esta ventana se debe escoger el tipo de dato que va a contener el campo; número, texto, fecha o contenedor. 24 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

29 También se puede escoger el número de repeticiones que tendrá el campo. El texto o el número que contendrán todos los registros se debe escribir en el primer registro. Sólo se tendrá que introducir una vez en el primer registro, en los demás aparecerá de forma automática. Si se modifica el dato en cualquiera de ellos se modificará en todos. 5. MODOS DE TRABAJO EN FILEMAKER 4.0 En Filemaker se puede trabajar en cuatro modos diferentes: Visualizar, Buscar, Presentación y Vista Previa. En cada modo hay diferentes opciones de menú, y cada modo tienen una finalidad muy concreta. Por eso se debe elegir un modo después de decidir lo que se quiere hacer. Función específica de cada modo: Visualizar: introducir y se visualizar los registros Buscar: localizar rápidamente un registro. Presentación: cambiar la forma en que se ve la información. Vista Previa: ver cómo se vería la página al imprimirla. Se puede pasar de un modo a otro a través del menú Modo o mediante la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana del documento. Si se está trabajando con una base de datos y no se localiza el comando que se necesita, puede que no se esté trabajando en el modo adecuado. Los cuatro modos tienen un elemento en común: la barra de estado: Cambiar de presentaciones Libro Disminuir zoom Aumentar zoom Ocultar o mostrar la barra de estado Sólo varían de función dependiendo del modo el libro y las palabras que aparezcan debajo. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 25

30 5.1 El modo Visualizar Se utiliza para introducir datos y visualizar registros ya introducidos. Desde este modo no se puede modificar el diseño de la presentación, ni mover ningún elemento. Para introducir datos primero es necesario crear un nuevo registro Modo Nuevo Registro. Para pasar de un registro a otro se utiliza el Libro. El libro muestra en todo momento el número de registro que se está visualizando. Número total de registros ya introducidos. Registro que se está visualizando Debajo del libro y de la palabra registros se indica si los registros se han ordenado o no. Antes de ordenarlos siempre aparecerá la palabra Desordenados, pero después aparecerá Clasificados. Registro anterior Registro siguiente Pulsando la hoja superior del libro se pasa al registro anterior, pulsando la hoja inferior se pasa al registro siguiente. Moviendo la pequeña señal que hay a la derecha del libro se avanza de un registro a otro de una forma más rápida. 26 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

31 5.2 El modo Buscar Este modo se utiliza para localizar un registro o un grupo de registros. Se indica qué registro se quiere encontrar rellenando una solicitud de búsqueda (un registro en blanco en el que se escribe lo que se desea ver). El botón Número de Presentación sigue teniendo la misma utilidad, pasar de una presentación a otra. Aparecerán los distintos diseños con los campos en blanco para introducir los criterios de búsqueda. El libro sirve para pasar de una petición a otra. Se pueden ver todas las peticiones realizadas anteriormente. permite invertir una petición de búsqueda, se pide la búsqueda de todos los registros excepto aquellos que satisfagan la petición en curso. El menú desplegable Símbolos, permite especificar más criterios para la búsqueda pormenorizada, se verá más detalladamente en el apartado Búsquedas. Una vez se han rellenado los criterios de búsqueda con los símbolos necesarios para ordenar la búsqueda se debe pulsar el botón Filemaker mostrará sólo aquellos registros que cumplan las criterios especificados. Los demás registros no estarán visibles pero siguen estando en la base de datos. Los registros hallados se mostrarán en el modo visualizar pero indicando que son los registros hallados. Tras una búsqueda sólo dejará visualizar los registros hallados, en este caso 15. Para poder visualizar todos los registros 32 se tendrá que seleccionar el menú Selec Buscar Todos. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 27

32 5.3 El modo Presentación Una presentación controla cómo se muestra e imprime la información. El modo Presentación se usa para cambiar la forma en que se ve la información en la pantalla o al imprimir y para diseñar informes y etiquetas. En este modo se diseña la apariencia gráfica de una presentación o de varias. Se pueden crear distintas presentaciones de aspectos muy distintos, con distintos campos, se pueden diseñar fichas, cartas, etiquetas... Desde cualquier modo de trabajo se puede cambiar de presentación utilizando el botón Nº de Presentación. Pulsando sobre la flecha se despliegan las presentaciones existentes. La forma en que aparece la información en los restantes modos de trabajo depende de la presentación que se tenga seleccionada en cada momento. Desde el Modo Presentación se puede cambiar de presentación a través del botón Nº Presentación o pulsando sobre las páginas del libro. Presentación anterior Nº total de presentaciones Siguiente Nº de la presentación actual 28 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

33 La pantalla que aparece es como un pupitre de delineación, en el que se diseña el aspecto que tendrá la pantalla en los otros tres modos. En este modo se ve la posición de los campos, pero no los datos que contienen. En lugar de ello, el programa trata a los campos, textos y gráficos de la presentación como si fuesen objetos gráficos. De esta forma, se puede seleccionar cualquiera de ellos para cambiar su formato o su ubicación en la pantalla, como en un programa de dibujo. Al seleccionar un elemento aparecen un cuadrado pequeño en cada esquina. En el apartado Creación de una presentación se verá más detalladamente cómo se modifican los objetos. 5.4 El modo Vista Previa Sirve para visualizar una presentación concreta tal y como aparecería si se imprimiera en papel. Es especialmente útil para visualizar etiquetas postales e informes de sumario. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 29

34 El menú Nº de presentación que se encuentra encima del libro permite seleccionar la presentación de la que se quiera una vista previa. El libro sirve para pasar de una página de impresión a otra. Si cada registro ocupa una página la hoja superior servirá para ir a la página anterior, que sólo tendrá un registro, y la hoja inferior servirá para ir al registro siguiente que sólo tiene un registro. Pagina de impresión Nº total de páginas que se imprimirán Página siguiente de impresión Nº página actual Si se ha usado el libro para ir a la última página del informe, el número total de páginas del informe aparece en el área de estado; si no, se ve en su lugar un signo de interrogación. 30 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

35 6. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN Una vez que se ha diseñado la estructura de la base de datos y antes de introducir registros en ella conviene preparar una presentación para facilitar la introducción de datos. Filemaker crea automáticamente una presentación estándar que incluye todos los campos que se acaban de definir. Este es el aspecto que presenta al terminar de crear los campos. Para mejorar el diseño de la presentación se debe cambiar al Modo Presentación. Dentro de este modo ya será posible seleccionar cada uno de los elementos de la presentación. 6.1 Objetos de una presentación Los objetos de una presentación se crean y se modifican con las herramientas de la barra de estado. Herramientas para crear nuevos objetos Color y trama del relleno de un objeto Campo Partes de la presentación Color y trama del borde de un objeto CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 31

36 Los campos Generalmente tras crear los campos la presentación sólo tiene campos. En el modo Presentación en lugar de datos aparecen los nombres de los campos a los que corresponde. Las etiquetas de cada campo son objetos de texto que se pueden modificar. Es muy importante distinguir en un campo qué es el campo y qué la etiqueta. Etiqueta: indica qué es lo que se debe escribir dentro del campo, aparece generalmente a la izquierda del campo. Sólo es texto. Campo: es el recuadro, dentro de cada campo se introduce un dato. Etiqueta Campo El campo siempre viene acompañado por la etiqueta pero son dos objetos individuales. La etiqueta es sólo texto y el campo es el contenedor de los datos. Aunque desaparezca la etiqueta el campo sigue funcionando perfectamente, pero si desaparece el campo y sólo queda la etiqueta no se podrán introducir datos en el campo. Si desaparece algún campo de la presentación no quiere decir que el campo haya sido borrado de la base de datos. Para que vuelva a ser visible en la presentación se debe utilizar la herramienta campo. Se debe pulsar el botón Campo y sin soltar arrastrar el cuadrado hasta el sitio donde se quiera situar el campo. Tras soltar el botón del ratón se abrirá una ventana para seleccionar qué campo se desea recuperar. Se puede recuperar también la etiqueta según se seleccione o no la opción Crear etiqueta de campo. 32 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

37 Etiquetas de texto Además de las etiquetas que aparecen al lado de cada campo, se pueden añadir más etiquetas de texto con una finalidad decorativa o informativa. Para crear una etiqueta de texto se selecciona la herramienta de la barra de estado. El cursor del ratón cambiará de forma:. Al hacer clic aparecerá un pequeño recuadro con el cursor parpadeando dentro en el que se puede escribir el texto. al teclear, el texto aparecerá dentro del recuadro Líneas, rectángulos y círculos Estos cuatro elementos son puramente decorativos. Todos ellos se crean con las herramientas de la barra de estado. Para crear cualquiera de ellos primero hay que hacer un clic sobre la herramienta correspondiente. Al situar el cursor en el área de trabajo el aspecto será este:. Para crear cualquiera de estos elementos primero se debe hacer un clic y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastrar hasta que el objeto tenga el tamaño deseado: El objeto se puede deformar en función de la dirección que se tome al crear el objeto: CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 33

38 6.2 Seleccionar un elemento de una presentación Para seleccionar un objeto de la presentación se debe tener seleccionada la herramienta herramienta se suele seleccionar de forma automática tras utilizar cualquier otra.. Esta Un objeto se selecciona haciendo un clic sobre él; si se trata de un cuadrado será necesario pinchar sobre uno de sus lados, si es un círculo sobre la línea, si es texto sobre el texto. Aunque se haga clic dentro del objeto si este está vacío no se seleccionará. Se tiene la certeza de que está seleccionado porque en sus cuatro esquinas aparece un cuadradito pequeño. Haciendo clic sobre cada objeto se selecciona de uno en uno. Para seleccionar más de un objeto a la vez se pueden seguir dos procedimientos. 1. Haciendo un cuadrado con la herramienta de selección que englobe todos los objetos a seleccionar. Al terminar de crear el cuadrado todos los objetos que estén íntegramente dentro estarán seleccionados. 2. Otra forma de seleccionar varios objetos es con la herramienta de selección se selecciona un objeto, se pulsa la tecla Shift o Mayúsculas (Debajo del Bloq Mayús), sin soltar esta tecla se va haciendo clic sobre cada objeto a seleccionar. Manteniendo Shift pulsado. Cuando se quiera deseleccionar un objeto se debe hacer lo mismo con la tecla Shift pulsada volver a hacer clic sobre el objeto a deseleccionar. Manteniendo Shift pulsado. Una vez se ha seleccionado un objeto se puede mover de sitio o cambiar su tamaño. Para mover de sitio hay que hacer clic sobre el objeto y sin soltar el ratón mover el objeto a una nueva posición. 34 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

39 6.3 Cambiar el tamaño de un objeto Para modificar el tamaño de un objeto primero se debe seleccionar. Para modificar el tamaño se debe pinchar sobre uno de los cuadrados de las esquinas y arrastrar sin soltar el ratón. Dependiendo de la dirección que se tome al arrastrar la esquina se puede modificar el tamaño de forma proporcional o deformar el objeto. 6.4 Partes de la Presentación Las presentaciones de Filemaker se dividen en partes que organizan o resumen la información de la base de datos. Las partes de una presentación también determinan dónde se imprimirá la información. Cada parte va indicada por un rótulo y separada por una línea discontinua. En un documento normal, suelen aparecer únicamente estas tres partes: Cabecera: muestra elementos en la parte superior de cada página Cuerpo: muestra elementos individualmente para cada registro Pie: se muestra elementos en la parte inferior de cada página (nº de página...) CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 35

40 Pero se pueden añadir más partes o modificar estas existentes. Para cambiar o añadir se selecciona el menú Modo Configuración Partes. Se abrirá esta ventana: Para cambiar se selecciona la parte a cambiar y se pulsa el botón Cambiar. Para crear se pulsa simplemente Crear. Desde cualquiera de los dos se abrirá esta ventana: Estas son todas las partes que se pueden crear y su función: Cabecera de título: aparece en la parte superior de la primera página, sustituye a la cabecera normal. Cabecera: aparece en la parte superior de cada página, útil para incluir cabeceras de columnas, títulos y otra información. Sumario general principal: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al comienzo del informe. Cuerpo: muestra todo lo que se necesita ver de cada registro, campo, texto, líneas y gráficos. Subsumario: muestra un resumen de la información de cada grupo de registros si están ordenados por el campo de separación. Subsumario general final: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al final del informe. 36 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

41 Pie: aparece en la parte inferior de cada página, útil para incluir números de páginas, fechas u otra información. Pie de título: aparece en la parte inferior de la primera página y sustituye al pie normal. Otra forma de añadir una nueva parte a la presentación es con la herramienta Parte se debe pinchar sobre ella y sin soltar el botón arrastrar hacia la zona de trabajo. Al soltar el botón aparecerá la ventana de definición de partes. Una parte se puede modificar haciendo doble clic sobre ella, se abrirá la ventana de definición de partes. 6.5 Paletas de estilos Las paletas de estilos son varias paletas que definen el estilo de un borde o un fondo de un objeto Fondo Este icono siempre se refiere al fondo de un objeto. Los dos aspectos que se pueden modificar de un fondo son el color y la trama. Paleta de colores Paleta de tramas Muestra Para aplicar un color de fondo a un rectángulo o a cualquier objeto primero es necesario seleccionar el objeto. Pulsando sobre el botón de paleta de colore se ésta desplegará: Para seleccionar un color se hace clic sobre él. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 37

42 Para aplicar una trama se debe seleccionar el botón de paleta de tramas: La trama no sólo son dibujos, es muy importante para que si se ha seleccionado un color éste sea visible. Además de las tramas con dibujos hay una trama transparente y otra opaca. Trama transparente, aunque a esta trama se le aplique un color nunca se podrá ver, ya que su trama es transparente, siempre dejará ver lo que tenga debajo. Trama opaca, ocultará todo lo que tenga debajo y siempre se le podrá aplicar un color. En la muestra inferior se irá viendo el resultado de los cambios realizados Borde Este icono siempre se refiere a los bordes de un objeto. Para modificar el borde de un campo primero se le debe asignar un borde. Esto se verá en el apartado Bordes del campo. En un borde se puede modificar el color, la trama y también el grosor. Paleta de grosores La paleta de colores y la de tramas para los bordes funcionan igual que las paletas para el fondo de un objeto. La paleta de grosores permite modificar el ancho del borde. Al pulsar sobre el botón de paleta de grosores se despliegan los ejemplos de grosores que se pueden elegir: Si se escoge Inapreciable el borde no se verá y en el caso de los botones de opción, estos no serán visibles aunque la trama sea opaca. 38 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

43 6.6 Botones Los botones son objetos de una presentación en los que tras hace clic se ejecuta una acción. Las acciones que puede realizar un botón pueden ser: ir al registro siguiente, al anterior, crear un nuevo registro, imprimir el registro actual Cómo crear un botón Los botones se crean con la herramienta. Tras hacer un clic sobre ella se debe dibujar un rectángulo con la forma que se quiera que tenga el botón. Al terminar de dar forma al rectángulo y soltar el botón del ratón se abrirá esta ventana: Dentro de esta ventana se debe escoger la acción que se realizará al pulsar sobre el botón. Tras escoger una acción se debe pulsar el botón Aceptar. A continuación se deberá escribir el texto dentro del ratón. Tras escribir el texto se pincha con el ratón fuera del botón. Para modificar la posición se selecciona y se arrastra, para modificar el tamaño del botón se arrastra desde alguna de las esquinas. Para modificar la acción que realice el botón se debe hacer un doble clic sobre él. Se abrirá la ventana de Especificar Acción. El botón nunca estará activo en el modo Presentación, sólo en el modo Visualizar. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 39

44 Acciones más frecuentes: Ir al registro: siguiente, anterior, primero, último. Estas opciones se encuentran dentro del grupo de acciones de Navegación Ir al registro...: Crear un nuevo registro: para crear un registro con sólo pulsar un botón. Está dentro del grupo Registros Nuevo Registro/petición. Ordenar los registros: abrirá la ventana de ordenar registros, está dentro del grupo Ordenar/Buscar/Imprimir Ordenar. Imprimir: abrirá automáticamente la ventana de impresión, está dentro del grupo Ordenar/Buscar/Imprimir Imprimir. Cambiar de presentación: cuando se tiene más de una presentación. Está dentro del grupo Navegación Ir a la presentación Crear un botón con cualquier objeto También se puede transformar cualquier objeto gráfico o de texto de la presentación, en un botón. Para hacer esto primero se debe seleccionar el objeto. A continuación se selecciona el menú Formato Botón. Se abrirá la ventana de definición de acción. Una vez convertido en botón, se podrá copiar y pegar en otras presentaciones: funcionará exactamente igual que lo hacía en la presentación en la que fue creado. 40 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

45 Empleando botones, es posible hacer que FileMaker resulte aún más sencillo e intuitivo de utilizar. Por ejemplo, en lugar de enseñar a un nuevo usuario el comando Nuevo registro, se podrá añadir con el botón Crear registro nuevo en la presentación. 6.7 Bordes de campo Al crear un campo éste se crea por defecto sin bordes, aunque en el modo Presentación se vea siempre con bordes. Por ejemplo este es un campo sin bordes: este es el mismo campo visto en el modo Visualizar no el borde. visto en el modo Presentación, y, se ve el dato que contiene pero El modo en el que realmente es útil el borde es en el modo Visualizar porque dentro del campo es donde se introducirán los datos. Si no tiene borde o con un fondo de color a veces es difícil localizar un campo. Para dar borde a un campo primero es necesario seleccionarlo. Se pueden seleccionar todos los campos a la vez para dar bordes más rápidamente. A continuación se selecciona el menú Formato Bordes de campo. Se abrirá la siguiente ventana: En la zona izquierda se van señalando las partes a las que se les puede aplicar un borde y en la zona derecha se pueden ir observando los resultados. Además de los bordes externos se puede añadir la Línea base del texto: CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 41

46 Y cuando el campo está repetido una línea de separación entre las repeticiones; Entre valores repetidos: Desde esta ventana también se puede modificar el diseño de los bordes, de la línea base y del fondo o relleno. Las paletas disponibles en esta ventana funcionan exactamente igual que las de la barra de estado. En el menú desplegable se debe seleccionar el elemento al cual se le quiere modificar el diseño. 6.8 Formatos de campo El aspecto de un campo se puede modificar, puede ser simplemente un rectángulo, o una lista, unos botones o un campo repetido, una lista desplegable, un menú desplegable... Para modificar el formato de un campo se debe seleccionar la opción Formato Formato de campo...se abrirá la ventana de atributos del campo: Las opciones disponibles en este cuadro de diálogo dependen de si se han usado o no opciones de entrada especiales al definir el campo. Es imposible dar formato de repetición de un campo si no se ha señalado la repetición en la ventana de definir campos. 42 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

47 Estilo Campo estándar Es el formato que por defecto tiene un campo tras ser creado; un rectángulo en el que se pueden escribir los datos. También se le puede añadir una barra de desplazamiento vertical seleccionando esta opción Lista desplegable Se trata de un campo en el cual no se tienen que teclear los datos para introducirlos, sino que al pinchar sobre él se despliega una lista de valores de los cuales se escoge uno. Para que un campo tenga este formato primero se debe seleccionar el campo al que se le quiera dar formato de lista desplegable. Se selecciona el menú Formato Formato de campo, de la ventana que se abra se selecciona la opción Lista desplegable del menú. Al seleccionar esta opción se activan los menús necesarios para crearla. A continuación se deben señalar los datos que irán dentro de la lista. Estos datos se llaman lista de valores, se pueden definir desde tres sitios: 1. En la ventana de definición de los campos el botón Opciones. 2. En el menú Archivo Definir Listas de valores 3. Desde la ventana de Formato de campo, al pulsar en la flecha del menú derecho se despliega este menú. Para crear una nueva lista se selecciona Definir lista de valores. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 43

48 A continuación se abrirá la ventana de definir listas de valores: Para crear una lista de valores nueva primero se debe escribir el nombre que le va a dar a esta lista, no tiene que coincidir con el nombre del campo, se le puede dar cualquier nombre que luego permita reconocer fácilmente los datos que contiene. El nombre se debe escribir en el recuadro a la derecha de Nombre de la lista de valores y se debe pulsar Crear. Una vez se ha activado el recuadro Usar valores personalizados, se van escribiendo los datos de la lista, para separarlos se pulsa la tecla Intro. 44 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

49 Cuando se haya terminado de introducir los valores de la lista se pulsa el botón Guardar y después el de Conforme. Se volverá a la ventana de Formato de campo: Ya está seleccionada una lista desplegable usando los valores de la lista comunidades. Queda una última opción: señalar Incluir elemento Editar, esta opción se puede señalar si interesa que con el uso de la base de datos se puedan modificar algunos datos o no. Para terminar se debe pulsar Aceptar. El funcionamiento de la lista desplegable sólo será visible desde el modo Visualizar. Desde el modo Presentación no se notará ninguna diferencia en el aspecto de ese campo Menú desplegable Este formato es muy parecido al de la lista desplegable. Consiste en seleccionar un elemento de una lista de valores. Se diferencia de la lista desplegable en que el menú no tiene barra de desplazamiento por lo tanto ocupará más o menos dependiendo del número de valores que tenga. Por otro lado el menú es gris y está en relieve. El modo de creación es el mismo; se debe seleccionar el campo y después seleccionar el menú Formato Formato de campo. Se abrirá la ventana de formato de campo, aquí se debe seleccionar menú desplegable: La lista de valores se puede crear si no existe o seleccionar una existente de la lista del menú. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 45

50 Además de los valores de la lista se pueden añadir dos opciones más: El elemento Otro: permite añadir nuevos valores desde el modo presentación Editar: permite modificar los valores del menú desde el modo presentación sin necesidad de ir de nuevo a la ventana listas de valores Casillas de verificación Se trata de unas casillas cuadradas a señalar, se pueden señalar todas las opciones. Para dar este formato a un campo se debe señalar el campo y seleccionar el menú Formato Formato de campo. En la ventana Formato de campo se deben seleccionar las opciones de esta forma: Los valores de cada casilla se determinan en la lista de valores, que ya se ha visto cómo se crea. Tras cambiar el formato del campo esto es visible desde el modo presentación, de hecho habrá que aumentar el tamaño del campo para que todas las casillas sean visibles Botones de opción Estos botones son muy similares a las casillas de verificación, la única diferencia es que los botones sólo permiten seleccionar una opción y las casillas permiten seleccionar todas. El modo de creación es el mismo. 46 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

51 Repeticiones Desde la ventana Formato de campo sólo se está dando a un campo ya creado. Para poder aplicar un formato de repetición de un campo primero es necesario que esto se indicara en su creación. Si esto no se hizo en la creación del campo se puede hacer todavía. Se debe volver a la ventana de definición de campos con el menú Archivo Definir Campos. En esta ventana se debe pulsar el botón Opciones y en la parte inferior se debe señalar el número de repeticiones que se quiere que tenga este campo. Una vez que están definidas las repeticiones de un campo entonces se le puede aplicar el formato de repetición desde la ventana Formato de campo. Se pueden mostrar todas las repeticiones creadas o sólo algunas. También se puede dar una orientación vertical u horizontal a los campos repetidos. 6.9 Formato texto Todos los campos y objetos de texto de una presentación pueden recibir formato individualmente. Se puede modificar el texto de tres formas: Menú Formato Dentro del menú Formato con cualquiera de los siguientes comandos: Tipo de letra, Cuerpo (Tamaño), Estilo, Alinear texto, Interlineado y Color del texto. Para aplicar formato a un objeto de texto primero es necesario seleccionarlo. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 47

52 Menú Formato Texto... Desde esta ventana se puede modificar el formato del texto. Los atributos que se pueden aplicar al texto son los mismo que los del menú Formato. Según se van aplicando las diferentes opciones se ve el resultado en el recuadro: Ejemplo. Con el botón Párrafo se accede a otra ventana para la modificación de las características del párrafo. Se puede modificar la alineación del párrafo, la sangría y el interlineado. Una vez seleccionados los atributos del párrafo se hace clic en el botón Aceptar y se repite la operación con la ventana de Atributos del texto La regla de texto. Desplegando la regla de texto todas las opciones referentes al texto resultan más fáciles de seleccionar. Para desplegar la regla se selecciona el menú Mostrar Regla de texto. En la regla no se encuentran todos los atributos que se pueden aplicar pero si los más utilizados. 48 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

53 6.10 Formato número El formato de los datos contenidos en los campos de tipo numérico se puede modificar para mejorar la presentación. Un campo de tipo numérico pueden tener más o menos decimales, un texto añadido... Para poder modificar el formato de número se debe seleccionar un campo de tipo numérico o de cálculo, si se selecciona cualquier otro tipo de campo no se podrá seleccionar el menú Formato Número. Al seleccionar el menú Formato Número aparecerá la siguiente ventana: Por defecto siempre estará seleccionada la opción Conservar la grafía de la hora introducida, esto quiere decir que quedará el formato que se le dio al introducir los datos. Si el campo es el resultado de una fórmula el formato será con todos los decimales necesarios para mostrar el resultado exacto. Según se van seleccionando opciones se ven los resultados en el recuadro inferior Ejemplo. Pulsando el botón Atributos del texto se volverá al cuadro de diálogo Atributos por defecto del texto Grafía booleana Se utiliza para introducir datos de Sí o No. Para acortar el tiempo de introducción de datos en lugar de un Sí se introduce un 1 y en lugar de No se escribe 0. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 49

54 Grafía decimal El programa por defecto muestra dos decimales de cualquier número, si esto se quiere modificar se debe seleccionar la opción Emplear la grafía decimal, señalar Números de decimales y si se quiere que no aparezca ningún decimal se escribe en el recuadro 0. Si se quiere que aparezcan decimales se debe poner el número de decimales que se quieran: Usar notación Para introducir el término Pta., o cualquier otro que haga referencia a un valor monetario se selecciona Emplear la grafía decimal Usar notación Moneda (detrás) o (delante). Se seguirá el mismo para que FileMaker incluya automáticamente el término propio del porcentaje. También se puede personalizar el texto que se quiera que aparezca detrás del número: Por ejemplo se puede escribir años: Separadores Se puede seleccionar si el separador decimal será un punto o una coma. También se puede especificar que haya un separador de miles señalando Usar separador de miles. 50 Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra CTI

55 6.11 Formato fecha El comando Formato Fecha permite modificar el formato de un campo tipo fecha. Tras seleccionar esta opción aparecerá esta ventana: Se puede conservar el formato de fecha que aplica por defecto el programa seleccionando Conservar la grafía de la fecha introducida. Si se selecciona Grafiar así se pueden escoger varios formatos de fecha distintos. También se puede aplicar un formato de fecha personalizado; se selecciona Personalizado y se elige el estilo en los distintos menús desplegables. La opción Caracteres delante permite introducir caracteres delante del número de días y de meses. El cuadro Ejemplo mostrará el tipo de fecha que se ha creado. CTI Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro 51