Su función: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

Transcripción

1 Agencias y Sucursales: Agencia: Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento tipíco de expansión. Una agencia es una entididad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Diferencia entre agencia y agente: La diferencia básica entre agencias y agentes es que aquellas cuentan con un local físico con instalaciones para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras que los agentes son personas físicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un local. Características de una agencia o de un agente: Ventajas : Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. Cobran comisión por las mercancías vendidas. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. Poca inversión en infrastructura. La comisión es un costo variable de ventas. Rápido crecimiento. Menores costos laborales. Desventajas: Elevado porcentaje de pago de comisiones. Pérdida de control. No existe contacto directo con el cliente. Mayor cartera incobrable. Poca fidelidad de los agentes. Contabilidad de la casa matriz. La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. 1

2 Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes, gastos de ventas de agentes y ventas de agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sudcuenta por cada agente. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analínco o el de inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz. Si la mercancía que se envía al agente ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos originados por el envío deben considerarse como gastos de ventas. Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión debe ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Es poco común que las empresas utilicen sistemas mauales para realizar la contabilidad, la selección de un adecuado programa de cómputo es primordial para un eficiente desempeño de los sistemas de infórmación contable y administrativo. Sucursales: El establecimieno de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes. La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas. Características para la apertura de una sucursal: Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. Efectúa su propia facturación. Por su naturaleza,tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la cas matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. Aspectos financieros: Generan costos variables en menor proporción que los agentes, lo caual se debe a que no pagan comisiones por ventas. Los costos fijos son más elevados por la inversión en infraestructura. Debido a que el total de la inversión es aportada por la casa matriz, los costos fijos con que opera son más elevados, lo que ocasiona un mayor apalancamiento operativo que gener un mayor potencial de riesgo a bajos volúmenes de venta. A volúmenes altos el rendimiento se incrementa rápidamente. La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y más firme. Debido al monto de la inversión requerida, la empresa tendrá más activos y, según el financiamiento de los mismos, pondrá presentar mayor firmeza financiera. 2

3 Control de puntos de venta. El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios, por lo que es más fácil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfacción de los mismos. Debido a los menores costos fiijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea más elevado que cuando se vende a través de agentes. Sin embargo,el margen de rendimiento sobe la inversión puede no ser tan elevado debido a la mayor inversión en activos fijos. Las sucursales pueden ser: Locales Foráneas Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultadad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido aque envita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. Es posible que la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local como táctica para reducir costos administrativos. En ocasiones y principalmente motivado por el tamaño que pueden llegar a alcanzar las sucursales locales, la casa matriz puede decidir descentralizar el control administrativo de las sucursales mediante la delegación de algunas funciones administrativas en cada una de ellas. De esta manera, el funcionamiento de las sucursales puede ser mucho más ágil y responder a las oportunidades ya los retos del entorno en el que efectúa su actividad. En el caso de la administración de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema contable y administrativo directamente los aspectos de operación y financieros de cada sucursal, por lo menos debe controlar los siguientes elementos: Mercancías en existencia. Utilidades o pérdidas generadas. Otros elementos que considere necesarios. Para llevar este control, la casa matriz puede establecer cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. En la mayoría de los casos, la existencia de mercancías debe ser evaluada al costo más los gastos incurridos para el traslado de las mismas sucursal, ya que desde el punto de vista, la sucursal equivale a un almacén e3 la casa matriz. Sucursales Foráneas: 3

4 Las sucursales foráneas se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursals funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia. Este tipo de sucursales requiere de un fondo de efectivo para su operació, realizan un control propio de us cartera y en ocasiones hacen sus propias compras en los casos que resulta más práctico hacerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. Debido a la distancia, resulta más difícil la centralización diaria de la información contable, una solución es comunicarse a través de una red de computadoras enlazadas por módem, otra, utilizar el envío periódico de la información a través de un servicio de mensajería. Cuando las operaciones de la sucursal son demasiado voluminosas,este envío diario de información no resulta práctico. Es este caso lo más conveniente es que la sucursal posea su propia contabilidad, y envíe cada cierto tiempo su información contable a la casa matriz. El cátalogo de cuentas que utilice la sucursal para el registro de sus operaciones debe ser el mismo que el de la casa matriz ya que, las balanzas de movimientos deben sumarse cada cierto tiempo y la uniformidad de las cuentas que se manejan simplifica este procedimiento. Para el control de las operaciones en este tipo de sucursales se manejan las cuentas siguientes: En la casa matriz: Sucursal cuenta de inversión: Se utiliza par aregistrar el importe de los bienes que se envian a la sucursal para su constitución, así como los gastos incurridos para iniciar sus operaciones. El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversión realizada en las sucursales y como un parametro para medir le rendimiento de cada una de ellas en función de la inversión realizada. Sucural cuenta corriente: Después de la creación de la sucursal, es normal que ocurran transaciones que representen cuentas corrientes entre la casa matriz y la sucursal. La característica de estas transacciones es que no representan inversiones en la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma. En la sucursal: Matriz cuenta de inversión: Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para contabilizar las inversiones que efectúa en las sucursales. Es el equivalente al capital con que opera ésta, por los que su naturalesza es acreedores. Matriz cuenta corriente: Es la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. Su naturaleza puede ser deudora o acredora, pero siempre de igual saldo y diferente signo que la casa matriz. Diferencias entre Agencia y Sucursal: Agencias Tienen un surtido de muestras para que las vean losclientes, pero no mantien existencias para hacer las 4

5 entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y ésta la que los sirve. Los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, ésta efectúa los cobros. El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo. Sucursales: Mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. Los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; ésta efectúa los cobros. Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. Una agencia ejerce las mismas funciones, pero más o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican neceariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación. Cuentas de las agencias: Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anota el dinero recibido de la cas matriz para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El registo de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo, se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con los justificantes como evidencia de la índole a corrección de los desembolsos efectuados, y la copia quda en poder de la agencia. Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar la utilidades netas. Cuentas de las sucursales: Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cuál se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se envía a la misma. Cuando las mercancías se facturan a la sucursal al precio de venta, los procedimientos de contabilización son los mismos, sin embargo en vez de rebajar el inventario de la sucursal el precio de costo mediante un porcentaje que se basa en un tipo uniforme de recargo, deben aplicarse diferentes recargos departamentales para ese cálculo, o hacer un cálculo individual para cada partida del inventario de la sucursal. El activo fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros de la casa central. 5

6 Algunos de los gastos aplicables a las operaicones de la sucursal pueden aparecer en los libros de la casa central en lugar de aparecer en los de aquélla. Después de contabilizar las utilidades tal como las expone la sucursal, la casa matris debe hacer los asientos en sus libros cargando a Utilidad o Pérdida Neta de la sucursal y acreditanto Gastos por Derpresiación. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE SANTIAGO (UTESA) Recinto Santo Domingo MATERIA : CONTABILIDAD V SECCION : CON TEMA : LAS AGENCIAS Y SUCURSALES SANTO DOMINGO, D. N. 02 de Diciembre de