7. Secretaría de Obras y Servicios Públicos. Manual de Políticas y Procedimientos Edición julio 2014

Transcripción

1 7. Secretaría de Obras y Servicios Públicos Edición julio 2014 Superintendencia Mantenimiento Administración Saneamiento y Mobiliario Servicios Generales e Imagen Urbana Normatividad Proyectos Autorización legal Con fundamento en lo dispuesto por los Artículos 115, fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 112 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos; 4, 38 fracciones III y LX, 41 fracción I, 60, 63, 64, de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Sec. de Obras y Servicios Públicos Emitió Oficial Mayor Revisó Presidenta Municipal Aprobó» SOySP.1 Edición 01

2 Contenido General Portada Autorización legal Estructura Procedimientos: Superintendencia Página 5 1Bacheo 2 Obras Civiles 3 Mantenimiento 4 Maquinaria y Camiones Dirección Mantenimiento Página 20 1 Mantenimiento a Escuelas 2 Atención a Contingencias 3 Mantenimiento a Comunidades 4 Reciclado de Butacas de Administración Página 32 1 Gestión de Recursos Materiales 2 Gestión de Parque Vehicular 3 Gestión de Equipo y Mobiliario 4 Solicitud y/o Comprobación de Recursos Financieros 5 Comprobación de Combustible 6 Gestión de Recursos Humanos (Incidencias) 7 Gestión de Recursos Humanos (Personal) 8 Gestión de Recursos Humanos (Vacaciones) 9 Gestión de Recursos Humanos (Cambios de Área Internos) 10 Elaboración de Actas de Hechos de Saneamiento y Mobiliario Página 52 1 Saneamiento 2 Mobiliario Servicios Generales e Imagen Urbana Página 61 1 Panteones 2 Coordinación de Rastro 3 Alumbrado y Coordinación de Imagen Urbana 4 Coordinación de Mantenimiento» SOySP.1 Pág 2 de 93

3 Normatividad Página 77 1 Elaboración del Programa Anual de Obra Pública 2 Elaboración y presentación de Comprobaciones de Obra Pública 3 Atención y Seguimiento a Auditorias Proyectos Página 89 Contenido de cada Procedimiento 1 Propósito 2 Alcance 3 Políticas de operación 4 Indicadores de efectividad 5 Descripción del procedimiento Flujo 6 Documentos de referencia 7 Registros 8 Glosario 9 Control de cambios Anexos: Registros y formatos correspondientes al procedimiento» SOySP.1 Pág 3 de 93

4 Estructura Secretaría de Obras y Servicios Públicos Subsecretaría de Obras Públicas Subsecretario de Servicios Públicos Superintendencia Mantenimiento Preventivo y Correctivo Administración Saneamiento y Mobiliario Servicios Generales e Imagen Urbana Normatividad y Proyectos Jefatura Mantenimiento de Escuelas Jefatura Mantenimiento de Comunidades Saneamiento Mobiliario Panteones Rastro Alumbrado e Imagen Urbana» SOySP.1 Pág 4 de 93

5 Procedimiento Subsecretaría de Obras Públicas Superintendencia 1Bacheo 2 Obras Civiles 3 Mantenimiento 4 Maquinaria y Camiones 1 Propósito Dar atención oportuna a las solicitudes de obra pública de la ciudadanía y de mantenimiento a las dependencias del Municipio previa autorización de la subsecretaria de obras públicas. 2 Alcance El presente procedimiento aplica para todo el territorio del Municipio y sus Dependencias. 3 Políticas de operación 3.1 El presente procedimiento debe ser conocido y aplicado por todos los involucrados. 3.2 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como el puede significar el o la. 3.3 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo para todos los responsables de su aplicación. 3.4 Es responsabilidad del Titular de la dependencia la verificación mensual del presente procedimiento. 3.5 Se da atención con base a la recepción de la solicitud enviada a esta dirección por la Subsecretaria de Obras Públicas y acorde a las prioridades que la misma nos indique 4 Indicadores de efectividad Dar atención a las solicitudes mediante la calendarización previa semanal.» SOySP.1 Pág 5 de 93

6 5 Descripción del procedimiento 5.1 Bacheo Superintendencia Superintendencia Superintendencia La Subsecretaria de Obras Publicas envía la solicitud y autorización para realizar cualquier trabajo de bacheo previa solicitud de la ciudadanía, el cual se realizara mediante una calendarización previa semanal. Se programa la solicitud con base a la prioridad que la Subsecretaria de Obras Publicas nos indique, tomando en cuenta los siguientes punto: a. Si se trata de una vía principal b. Nivel del deterioro c. Personal disponible d. Material necesario e. Accesibilidad a la zona afectada Se pone en contacto con el responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar el día y hora en que se realizara la inspección física en el lugar que fue requerido, con la intención de valorar la gravedad de la situación Superintendencia y Responsables de la Comunidad Se llevara a cabo el recorrido para valorar la situación, cuantificar y cubicar el material necesario, y debe ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio que debe contener por lo menos, nombre de calle, colonia, quien lo solicita, quien lo ejecutara, fotografías previas al trabajo, memoria descriptiva, cantidad, tiempo de entrega y tipo de material a usar. Nota: La Superintendencia No puede hacer ni ejecutar ningún trabajo ni recorrido sin previo conocimiento y autorización de la Subsecretaria de Obras Publicas y en compañía de un Supervisor de Obras Públicas, el cual llevara a cabo la cuantificación y valoración de los trabajos a realizar Superintendencia Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se debe programar con anticipación cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas.» SOySP.1 Pág 6 de 93

7 Superintendencia Operador Responsable del Material Superintendencia Se emiten los vales previa autorización de la Subsecretaria de Obras Publicas y cuantificación del material a usar, de emulsión y mezcla asfáltica al operador responsable de traer el material de la planta de asfalto con la que se tenga el convenio en su momento. Nota: Todo vale debe contener por lo menos, los siguientes datos, número de folio, Nombre del proveedor, nombre de la calle donde se realizara el trabajo, colonia, cantidad, metros cúbicos, metros cuadrados, metros lineales o en su caso litros, quien entrega, quien recibe e importe a cubrir por el material suministrado. Acude a la planta de asfaltos a cargar el material, verifica que se le entrega la cantidad correcta de material y entrega la copia de los vales de material a la planta de asfaltos y esta a su vez entrega al operador los vales de entregado. Gira instrucciones a la Brigada de Bacheo del Municipio para que se atienda la vía afectada y verifica que los trabajos se lleven a cabo mediante el siguiente proceso: 1.- Cerrar el paso vehicular. 2.- Delinear el área a subsanar. 3.- Cortar el pavimento en forma rectangular o cuadrada, dependiendo del tamaño del bache; proceso también conocido como Cajear el Bache. 4.- Limpiar el bache con una barrida. 5.-Aplicar el riego de Liga. 6.- Vaciar la mezcla asfáltica en el centro del bache. 7.-Esparcir la mezcla con un rastrillo buscando cubrir toda el área dañada. 8.-Compactar la mezcla. 9.-Limpiar el área reparada. Así mismo seguirá las siguientes recomendaciones: 1.-El bache debe estar totalmente libre de humedad. 2.-Se debe extender el área a subsanar unos 30 cm. más allá del área afectada. 3.-De preferencia se debe cajear el bache con un martillo neumático. 4.-La superficie del área reparada debe tener un desnivel máximo de 6 mm. En comparación con el pavimento existente. 5.-Hay que esperar 2 horas antes de abrir el paso vehicular.» SOySP.1 Pág 7 de 93

8 Brigada de Bacheo del Municipio Auxiliar Administrativo de Superintendencia Superintendencia Realiza los trabajos de bacheo correspondientes en la zona afectada hasta completar lo programado, y de acuerdo al proceso de bacheo antes señalado. Vacía los datos en una bitácora y en un formato de generador de aplicación de emulsión y mezcla asfáltica, previa entrega de la información que realiza el Supervisor de la Subsecretaria Obras Publicas, quien será el encargado de verificar la correcta ejecución de los trabajos. Nota: la bitácora debe contener por lo menos, los siguientes datos: fecha, nombre de la colonia, nombre de la calle, folio y numero de vales que se aplicaron, cantidad de material, quien lo aplico, metros cúbicos, metros cuadrados, metros lineales, litros y espesor del material que se aplicó, fecha de solicitud y fecha de aplicación y terminación de los trabajo y firma del responsable de la aplicación y firma de quien elaboro el reporte y el vaciado a la bitácora. También debe elaborar un reporte semanal previo a la realización de cualquier trabajo y un concentrado mensual de los trabajos ejecutados, estos deben estar firmados por el auxiliar administrativo y su jefe inmediato. Revisa toda la información, así como los trabajos a ejecutarse, valida, da su visto bueno y firma los reportes que turnara semanal y mensualmente a la Subsecretaria de Obras Públicas. 5.2 Obra Civil (solo mano de obra) Superintendencia Recibe la solicitud de atención de la Subsecretaria de Obras Públicas Superintendencia Programa la atención a la solicitud con base en la prioridad indicada por la Subsecretaria de Obras Públicas, y previa programación semanal, tomado en cuenta lo siguiente: a. La viabilidad de la obra b. La funcionalidad de la obra c. Personal disponible d. Que la comunidad cuente con el material necesario para los trabajos e. Accesibilidad a la zona f. Calendarización de la misma» SOySP.1 Pág 8 de 93

9 5.2.3 Superintendencia Se pone en contacto con el responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar el día y hora en que se realizara la inspección física en el lugar que fue requerido, con la intención de valorar la gravedad de la situación Superintendencia y Responsables de la Comunidad Superintendencia Superintendencia Brigada de Obra Civil del Municipio Brigada de Obra Civil del Municipio Auxiliar Administrativo de Superintendencia Se lleva a cabo el recorrido para valorar la situación, cuantificar y cubicar el material necesario, que debe ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio que debe contener por lo menos, nombre de calle, colonia, quien lo solicita, quien lo ejecutara, fotografías previas al trabajo, memoria descriptiva, cantidad, tiempo de entrega y tipo de material a usar Nota: La Superintendencia No puede hacer ni ejecutar ningún trabajo ni recorrido sin previo conocimiento y autorización de la Subsecretaria de Obras Publicas y en compañía de un Supervisor de Obras Públicas, el cual llevara a cabo la cuantificación y valoración de los trabajos a realizar. Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se debe programar con anticipación cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas. Gira instrucciones a la brigada de obra civil del Municipio para la atención de la obra civil. Realiza la obra civil que se solicitó y termina los trabajos según lo programado. Genera el reporte correspondiente en la Bitácora de Obra Civil y entrega al Auxiliar Administrativo de la Superintendencia. Vacía la información de las bitácoras que recibe en un formato electrónico denominado Reporte Semanal y en el formato de Informe de Actividades y envía a la Subsecretaria de Obras Públicas para el informe correspondiente a Presidencia, los informes deben estar firmados por el ejecutor de los trabajos, el auxiliar administrativo, el supervisor de la Subsecretaria de Obras Publicas y el Director de Superintendencia, lo cual avalara que los trabajos se ejecutaron de la manera correcta.» SOySP.1 Pág 9 de 93

10 5.3 Mantenimiento (a Dependencias de Municipio) Superintendencia Recibe la solicitud de mantenimiento a realizar en alguna oficina del Municipio (plomería, electricidad, cerrajería, herrería, pintura, tablarroca), con el conocimiento y autorización de la Subsecretaria de Obras Públicas Superintendencia Superintendencia Superintendencia y Responsables de la Oficina Superintendencia Superintendencia Brigada de Mantenimiento del Municipio Programa la atención a la solicitud con base en la prioridad indicada por la Subsecretaria de Obras Públicas, y previa programación semanal tomado en cuenta lo siguiente: a. La viabilidad del servicio de mantenimiento b. La urgencia del trabajo de mantenimiento c. Personal disponible d. Que se cuente con el material necesario para los trabajos e. Disponibilidad de horario de la oficina en cuestión f. Calendarización de los trabajos a ejecutar. Se pone en contacto con el responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar el día y hora en que se realizara la inspección física en el lugar que fue requerido, con la intención de valorar la gravedad de la situación. Lleva a cabo el recorrido para valorar la situación, cuantificar, y cubicar el material necesario, y este debe ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio que debe contener por lo menos, nombre de calle, colonia, quien lo solicita, quien lo ejecutara, fotografías previas al trabajo, memoria descriptiva, cantidad, tiempo de entrega y tipo de material a usar. Nota: La Superintendencia No puede hacer ni ejecutar ningún trabajo ni recorrido sin previo conocimiento y autorización de la Subsecretaria de Obras Publicas y en compañía de un Supervisor de Obras Públicas el cual llevara a cabo la cuantificación y valoración de los trabajos a realizar. Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se debe programar con anticipación cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas. Gira instrucciones a la brigada de mantenimiento del Municipio para la atención del servicio. Realiza los trabajos de mantenimiento en la oficina correspondiente según lo programado.» SOySP.1 Pág 10 de 93

11 5.3.8 Brigada de Mantenimiento del Municipio Genera el reporte correspondiente en la Bitácora de Mantenimiento y entrega al Auxiliar Administrativo de la Superintendencia Auxiliar Administrativo de Superintendencia Vacía la información de las bitácoras que recibe en un formato electrónico denominado Reporte Semanal y en el formato de Informe de Actividades y envía a la Subsecretaria de Obras Públicas para el informe correspondiente a Presidencia, los informes deben estar firmados por el ejecutor de los trabajos, el auxiliar administrativo, el supervisor de la Subsecretaria de Obras Publicas y el Director de Superintendencia, lo cual avalara que los trabajos se ejecutaron de la manera correcta. 5.4 Maquinaria y Camiones Superintendencia Recibe la solicitud de atención para la prestación del servicio de maquinaria y camiones en algún lugar del Municipio, a través y con el conocimiento y autorización previa de la Subsecretaria de Obras Públicas Superintendencia Superintendencia Programa la atención a la solicitud con base en la prioridad indicada por la Subsecretaria de Obras Públicas, y previa programación semanal tomado en cuenta lo siguiente: a. La viabilidad del servicio b. Logística para el servicio c. Personal operador disponible d. Que la zona a trabajar cuente con lo necesario para la prestación de servicio e. Tipo de servicio a realizar (sacar escombro, preparar una vía para el pavimentado o cualquier otro servicio que requiera de maquinaria) f. Accesibilidad a la zona g. Calendarización previa a los trabajos. Se pone en contacto con el responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar el día y hora en que se realizara la inspección física en el lugar que fue requerido, con la intención de valorar la gravedad de la situación.» SOySP.1 Pág 11 de 93

12 Superintendencia y Responsables de la Comunidad Superintendencia Superintendencia Se lleva a cabo el recorrido para valorar la situación, cuantificar, y cubicar el material necesario, y este, debe ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio que debe contener por lo menos, nombre de calle, colonia, quien lo solicita, quien lo ejecutara, fotografías previas al trabajo, memoria descriptiva, cantidad, tiempo de entrega y tipo de material a usar. Nota: La Superintendencia No puede hacer ni ejecutar ningún trabajo ni recorrido sin previo conocimiento y autorización de la Subsecretaria de Obras Publicas y en compañía de un Supervisor de Obras Públicas, el cual llevara a cabo la cuantificación y valoración de los trabajos a realizar. Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se debe programar con anticipación cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas. Gira instrucciones a la brigada de operadores de máquinas y camiones del Municipio para la atención del servicio Brigada de Operadores de Maquinaria y Camiones del Municipio Brigada de Operadores de Maquinaria y Camiones del Municipio Auxiliar Administrativo de Superintendencia Realiza el servicio que se solicitó y termina los trabajos según lo programado. Genera el Reporte de Actividades y entrega al Auxiliar Administrativo de la Superintendencia. Vacía la información de las bitácoras que recibe en un formato electrónico denominado Reporte Semanal y en el formato de Informe de Actividades y envía a la Subsecretaria de Obras Públicas para el informe correspondiente a Presidencia, los informes deben estar firmados por el ejecutor de los trabajos, el auxiliar administrativo, el supervisor de la Subsecretaria de Obras Publicas y el Director de Superintendencia, lo cual avalara que los trabajos se ejecutaron de la manera correcta. Nota: la bitácora debe contener al menos los siguientes datos; número de vale, nombre de la calle, colonia, trabajo a realizar, ejecutor, metros cuadrados, metros cúbicos, metros lineales, número de viajes y firma de los responsables. Fin del procedimiento» SOySP.1 Pág 12 de 93

13 Flujo 5.1 Bacheo Superintendencia Responsables de la Comunidad Operador Responsable del Material Brigada de Bacheo del Municipio Auxiliar Administrativo de Superintendencia Inicio La Subsecretaría de Obras Publicas envía la solicitud y autorización para realizar trabajo de bacheo previa solicitud de la ciudadanía y realiza mediante calendarización semanal Se programa la solicitud con base a la prioridad que la Subsecretaria de Obras Publicas indique, considerando: a. Si se trata de una vía principal, b. Nivel del deterioro, c. Personal disponible, d. Material necesario, e. Accesibilidad a la zona afectada Contacta al responsable que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Particip. Ciudadana), para informar el día y hora en que se realizara la inspección física en el lugar que fue requerido para valorar la gravedad de la situación Llevara a cabo el recorrido para valorar la situación, cuantificar y cubicar el material necesario, y debe ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio. 1» SOySP.1 Pág 13 de 93

14 Superintendencia Responsables de la Comunidad Operador Responsable del Material Brigada de Bacheo del Municipio Auxiliar Administrativo de Superintendencia Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se programa cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas Se emiten los vales previa autorización de la Subsecretaria de Obras Publicas y cuantificación del material a usar, de emulsión y mezcla asfáltica al operador responsable de traer el material de la planta de asfalto con la que se tenga el convenio en su momento Acude a la planta de asfaltos a cargar el material y entrega la copia de los vales de material a la planta de asfaltos y esta a su vez entrega al operador los vales de entregado Gira instrucciones a la Brigada de Bacheo del Municipio para que se atienda la vía afectada y verifica que los trabajos se lleven a cabo Revisará la información y los trabajos a ejecutarse, valida, da Vo.Bo. y firma reportes que turnara semanal y mensualmente a la Subsecretaria de Obras Públicas Realiza los trabajos de bacheo en la zona afectada hasta completar lo programado, y de acuerdo al proceso de bacheo antes señalado Vacía los datos en la bitácora y en el formato de generador de aplicación de emulsión y mezcla asfáltica, previa entrega de la información que realiza el Supervisor de la Subsecretaria Obras Publicas, quien es el encargado de verificar la correcta ejecución de los trabajos. Fin» SOySP.1 Pág 14 de 93

15 Flujo 5.2 Obra Civil (solo mano de obra) Superintendencia Responsables de la Comunidad Brigada de Obra Civil del Municipio Inicio Recibe la solicitud de atención de la Subsecretaria de Obras Públicas Programa la atención a la solicitud con base en la prioridad indicada por la Subsecretaria de Obras Públicas, y previa programación semanal, tomado en cuenta: La viabilidad de la obra, La funcionalidad de la obra, Personal disponible, Que la comunidad cuente con el material necesario para los trabajos, Accesibilidad a la zona, Calendarización de la misma Se pone en contacto con el responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar el día y hora en que se realizara la inspección física en el lugar requerido para valorar la gravedad de la situación Se lleva a cabo el recorrido para valorar la situación, cuantificar y cubicar el material necesario que deberá ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio que contenga nombre de calle, colonia, quien lo solicita, quien lo ejecutara, fotografías previas al trabajo, memoria descriptiva, cantidad, tiempo de entrega y tipo de material a usar Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se deberá programar cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas Realiza la obra civil que se solicitó y termina los trabajos según lo programado Gira instrucciones a la brigada de obra civil para la atención de la obra civil Vacía la información de las bitácoras en el Reporte Semanal y en el Informe de Actividades y envía a la Subsecretaria de Obras Públicas para el informe correspondiente a Presidencia Genera el reporte correspondiente en la Bitácora de Obra Civil y entrega al Auxiliar Administrativo de la Superintendencia. Fin» SOySP.1 Pág 15 de 93

16 Flujo 5.3 Mantenimiento (a Dependencias de Municipio) Superintendencia Responsables de la Oficina Brigada de Mantenimiento del Municipio Inicio Recibe la solicitud de mantenimiento a realizar en alguna oficina del Municipio (plomería, electricidad, cerrajería, herrería, pintura, tablarroca), con la autorización de la Subsecretaria de Obras Públicas Atiende la solicitud por prioridad indicada por la Subsecretaria de Obras Públicas y programación semanal, tomado en cuenta: la viabilidad del servicio, la urgencia del trabajo de mantenimiento, personal disponible, el material necesario para los trabajos, la disponibilidad de horario de la oficina en cuestión, la calendarización de los trabajos a ejecutar Se pone en contacto con el responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar día y hora para la inspección física en el lugar para valoración Realiza el recorrido para valorar la situación, cuantificar y cubicar el material necesario, el cual deberá ser solicitado a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio Programa cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas Gira instrucciones a la brigada de mantenimiento para la atención del servicio Realiza los trabajos de mantto. en la oficina correspondiente según lo programado Auxiliar vacía la información de las bitácoras en el Reporte Semanal y en el Informe de Actividades y envía a la Subsecretaria de Obras Públicas para el informe correspondiente a Presidencia, debidamente firmados por los responsables Genera el reporte en la Bitácora de Mantenimiento y entrega al Auxiliar Admvo. de la Superintendencia. Fin» SOySP.1 Pág 16 de 93

17 Flujo 5.4 Maquinaria y Camiones Superintendencia Responsables de la Comunidad Brigada de Operadores de Maquinaria y Camiones del Municipio Inicio Recibe la solicitud de atención para la prestación del servicio de maquinaria y camiones en algún lugar del Municipio, a través y con el conocimiento y autorización de la Subsecretaria de Obras Públicas Atiende la solicitud con la prioridad indicada por la Subsecretaria de Obras Públicas y la programación semanal, considerando: La viabilidad del servicio, logística para el servicio, personal operador disponible, que la zona a trabajar cuente con lo necesario para la prestación de servicio, tipo de servicio a realizar (sacar escombro, preparar una vía para el pavimentado o cualquier otro servicio que requiera de maquinaria), accesibilidad a la zona, calendarización previa a los trabajos Contacta al responsable de la comunidad que recibirá el servicio (Ayudantía Municipal y/o Presidencia de Consejo de Participación Ciudadana), para informar día y hora en que se realizara la inspección física, para valorar la gravedad de la situación Hacen el recorrido para valorar la situación, cuantificar y cubicar el material necesario, para solicitarlo a la Subsecretaria de Obras Públicas, mediante oficio que deberá contener por lo menos, nombre de calle, colonia, quien lo solicita, quien lo ejecutara, fotografías previas al trabajo, memoria descriptiva, cantidad, tiempo de entrega y tipo de material a usar Una vez realizada la inspección física y valorada la situación, se programa cada solicitud hecha por la Subsecretaria de Obras Públicas. 1» SOySP.1 Pág 17 de 93

18 Flujo 5.4 Maquinaria y Camiones Superintendencia Responsables de la Comunidad Brigada de Operadores de Maquinaria y Camiones del Municipio Gira instrucciones a la brigada de operadores de máquinas y camiones del Municipio para la atención del servicio Realiza el servicio que se solicitó y termina los trabajos según lo programado El Auxiliar Admvo. vacía la información de las bitácoras que recibe en el Reporte Semanal y en el Informe de Actividades y envía a la Subsecretaria de Obras Públicas para el informe a Presidencia, los informes deberán estar firmados por el ejecutor de los trabajos, el auxiliar administrativo, el supervisor de la Subsecretaria de Obras Publicas y el Director de Superintendencia, lo cual avalara que los trabajos se ejecutaron de la manera correcta Genera el Reporte de Actividades y entrega al Auxiliar Administrativo de la Superintendencia. Fin 6 Documentos de referencia 6.1 Ley Orgánica Municipal 6.2 Bando de Policía y Gobierno del Municipio de Jiutepec, Morelos 6.3 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas 6.4 Reglamentación Interna Aplicable 6.5 IWA-4 Quality Management Systems Guidelines for the aplication of ISO 9001:2008 in local government. 6.6 Organización de las Naciones Unidas Agenda 21. Visión del futuro para mejorar la calidad de vida de la población. 6.7 Enfoque basado en equidad de género MEG:2012:INMUJERES, México.» SOySP.1 Pág 18 de 93

19 7 Registros 7.1 Formato Electrónico Reporte Semanal 7.2 Formato Reporte de Actividades 7.3 Bitácora de Obra Civil 7.4 Bitácora de Mantenimiento 7.5 Generador de Aplicación de Asfalto y Emulsión Asfáltica 7.6 Informe de Actividades 7.7 Bitácora de mantenimiento de parque vehicular 8 Glosario No Aplica 9 Control de cambios Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación» SOySP.1 Pág 19 de 93

20 Procedimiento Subsecretaría de Obras Públicas Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, Mantenimiento a Escuelas, Mantenimiento a Comunidades 1 Mantenimiento a Escuelas 2 Atención a Contingencias 3 Mantenimiento a Comunidades 4 Reciclado de Butacas 1 Propósito Dar mantenimiento preventivo y correctivo a las escuelas de nivel de educación inicial, nivel básico, medio básico y medio superior del Municipio con la intención de mejorar las condiciones de los planteles en beneficio del alumnado. 2 Alcance Aplica para todas las escuelas del Municipio y las actividades respectivas realizadas en los planteles. 3 Políticas de operación 3.1 El presente procedimiento debe ser conocido y aplicado por todos los involucrados. 3.2 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como el puede significar el o la. 3.3 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo para todos los responsables de su aplicación. 3.4 Es responsabilidad del Titular de la dependencia la verificación mensual del presente procedimiento. 3.5 Hacer el primer contacto con los planteles que solicitan el servicio en un máximo de 24 horas a partir de la fecha de recepción del oficio por parte de la Subsecretaria de Obras Públicas, para dar seguimiento a la solicitud.» SOySP.1 Pág 20 de 93

21 4 Indicadores de efectividad Atender el 100% de las solicitudes recibidas. 5 Descripción del procedimiento 5.1 Mantenimiento a Escuelas Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Recibe la solicitud de mantenimiento a una escuela suscrita por la l plantel, a través de la Subsecretaria de Obras Públicas. Revisa la solicitud y verifica la fecha de recepción del documento en esta dirección y programa la visita al plantel dentro de las siguientes 24 horas en el archivo electrónico denominado Programación de Escuelas y avisa vía telefónica a la dirección del plantel de su visita. Asiste a la escuela a la que se le va a dar mantenimiento para verificar el servicio que se va a realizar, programar tiempos de trabajo y el personal que se va a requerir para tal efecto, así como informar a las autoridades del plantel, el material con que deberán contar para dar el mantenimiento proyectado Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Planifica la logística del servicio de mantenimiento con base en lo siguiente: Necesidades de la escuela y especificaciones del servicio Material con que se cuenta Tiempo proyectado para finalizar el trabajo Personal disponible Condiciones físicas del plantel» SOySP.1 Pág 21 de 93

22 5.1.5 Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades El día de la realización del servicio de mantenimiento, se presenta junto con el personal asignado para iniciar los trabajos, presenta al personal con las autoridades del plantel y deja las instrucciones que se deberán seguir para el trabajo de mantenimiento. Así mismo informa a las autoridades de la escuela de las indicaciones que el personal del Municipio ha recibido: a. No interactuar, de ninguna manera, con los alumnos b. Solicitar material necesario a través de la Dir. de Mantenimiento del Municipio y/o Mantenimiento de Escuela, ya que estos son los enlaces entre los trabajadores y la autoridades del plantel c. No solicitar alimentos al plantel, ya que estos son responsabilidad del personal asignado d. En caso de algún incidente relacionado con los alumnos, informarán de inmediato a las autoridades del plantel e. Apegarse estrictamente al plan de trabajo f. No hablar con palabras altisonantes g. No fumar h. Acordonar la zona de trabajo Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Solicita a la dirección de la escuela las facilidades necesarias para el personal asignado: a. Lugar donde guardar la herramienta b. Un baño específico para el personal del Municipio, en su defecto, vigilancia permanente en los baños de los alumnos Personal del Municipio Asignado Inicia los trabajos de mantenimiento al plantel apegado al programa planificado Mantenimiento a Escuelas Supervisa de manera diaria los avances de los trabajos de mantenimiento realizados en todas las escuelas en las se esté prestando el servicio. Llena los reportes diarios de trabajo y levanta el registro fotográfico del antes, durante y después para contar con las evidencias necesarias.» SOySP.1 Pág 22 de 93

23 5.1.9 Mantenimiento a Escuelas Entrega los reportes de trabajo de manera diaria y los registros fotográfico de manera semanal a la Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, Mantenimiento a Escuelas, Mantenimiento a Comunidades para el expediente del plantel Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Los informes semanales y mensuales son dirigidos a la Subsecretaría de Obras Públicas. Los informes trimestrales y semestrales son dirigidos a la Subsecretaría de Obras Públicas. En caso de agotarse el recurso para el mantenimiento de la escuela, se reprograma para continuar los trabajos, solicita la Carta de Agradecimiento con los avances a la dirección del plantel, para respaldar la siguiente solicitud Auxiliar de Mantenimiento a Escuelas Compila todos los documentos generados por los trabajos de mantenimiento de la escuela y conforma el expediente por cada plantel atendido Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades l Plantel Atendido Elabora la ficha informativa de cada trabajo de mantenimiento realizado en cada plantel para el conocimiento de la Subsecretaria de Obras Públicas. Una vez concluidos los trabajos de mantenimiento, emiten la Carta de Agradecimiento, la cual se anexa al expediente específico de la escuela. Nota: todo expediente técnico, reporte y bitácora deberá contener mínimo los siguientes requisitos; fecha, nombre de la escuela, trabajo realizado, número de personal utilizado, días de ejecución y firma de conformidad de la dirección del plantel.» SOySP.1 Pág 23 de 93

24 5.2 Atención a Contingencias Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades y/o Jefatura de Mantenimiento a escuelas Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades y/o Jefatura de Mantenimiento a escuelas Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Recibe vía telefónica el reporte de una contingencia en algún plantel del Municipio de Jiutepec (fuga de agua severa, corto circuito, baño tapado, entre otras). De manera inmediata se Informara a la Subsecretaria de Obras Publicas la contingencia a ser atendida y se acude al plantel para llevar a cabo la reparación necesaria. Registran el acto en el reporte diario de trabajo y levantan el registro fotográfico del antes, durante y después. Una vez resuelto el problema, se solicita a la dirección del plantel emita el oficio de petición donde aclare que se trató de una contingencia que requería atención inmediata y así mismo la carta de agradecimiento para darle formalidad al asunto Auxiliar de Mantenimiento a Escuelas Una vez concluidos los trabajos de mantenimiento, emiten la Carta de Agradecimiento, la cual se anexa al expediente específico de la escuela. Nota: todo expediente técnico, reporte y bitácora deberá contener mínimo los siguientes requisitos; fecha, nombre de la escuela, trabajo realizado, número de personal utilizado, días de ejecución y firma de conformidad de la dirección del plantel.» SOySP.1 Pág 24 de 93

25 5.3 Reciclado de Butacas Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades y/o Jefatura de Mantenimiento a escuelas y/o Auxiliar de Mantenimiento a Escuelas Identifican las butacas que son susceptibles a reciclar, en los planteles a los que se les da mantenimiento., e informa a la Subsecretaria de Obras Públicas Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Solicita mediante oficio a la dirección de la escuela, la donación de las butacas para su reciclaje, y a su vez, emite la Carta de Agradecimiento por la donación recibida Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Dir. de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades y/o Jefatura de Mantenimiento a escuelas y/o Auxiliar de Mantenimiento a Escuelas l Plantel Atendido Auxiliar de Mantenimiento a Escuelas Recibe las butacas en donación y las canaliza al taller para su rehabilitación y en su caso modificación (butacas para zurdos). Informa a la Subsecretaria de Obras Publicas de Jiutepec para que se canalicen las butacas a los planteles que previamente ya han hecho solicitud de donación. Hacen entrega de las butacas recicladas al plantel que hizo la petición Emite la Carta de Agradecimiento por la donación recibida. Anexa la documentación correspondiente al expediente individual de la escuela referida, e informa semanal y mensualmente a la Subsecretaria de Obras Publicas. Fin del procedimiento» SOySP.1 Pág 25 de 93

26 Flujo 5.1 Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Personal del Municipio Asignado l Plantel Atendido Inicio Recibe la solicitud de mantenimiento a una escuela suscrita por la l plantel, a través de la Subsecretaria de Obras Públicas Revisa la solicitud y verifica la fecha de recepción del documento y programa la visita al plantel dentro de las siguientes 24 horas en el archivo electrónico denominado Programación de Escuelas y avisa vía telefónica a la dirección del plantel de su visita Asiste a la escuela que va a dar mantenimiento para verificar el servicio a realizar, programar tiempos de trabajo y el personal a requerir, así como informar a las autoridades del plantel, el material con que deberán contar para dar el mantenimiento proyectado Planifica la logística del servicio de mantenimiento con base en: Necesidades de la escuela y especificaciones del servicio, Material con que se cuenta, Tiempo proyectado para finalizar el trabajo, Personal disponible, Condiciones físicas del plantel El día del mantenimiento se presenta junto con el personal asignado para iniciar los trabajos, presenta al personal con las autoridades del plantel y deja las instrucciones que se deberán seguir para el trabajo de mantenimiento. Informa a las autoridades de la escuela de las indicaciones que el personal del Municipio ha recibido: No interactuar, de ninguna manera, con los alumnos, Solicitar material necesario a través de la Mantenimiento del Municipio y/o Mantenimiento de Escuela, ya que estos son los enlaces entre los trabajadores y la autoridades del plantel, No solicitar alimentos al plantel, ya que estos son responsabilidad del personal asignado, En caso de algún incidente relacionado con los alumnos, informarán de inmediato a las autoridades del plantel, Apegarse estrictamente al plan de trabajo, No hablar con palabras altisonantes, No fumar, Acordonar la zona de trabajo Solicita a la dirección de la escuela las facilidades necesarias para el personal asignado: Lugar donde guardar la herramienta, Un baño específico para el personal del Municipio, en su defecto, vigilancia permanente en los baños de los alumnos Inicia trabajos de mantenimiento al plantel apegado al programa planificado. 1» SOySP.1 Pág 26 de 93

27 Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Personal del Municipio Asignado l Plantel Atendido Supervisa diario los avances de los trabajos de mantto. realizados en todas las escuelas en las se esté prestando el servicio. Llena los reportes diarios de trabajo y levanta el registro fotográfico del antes, durante y después para contar con las evidencias necesarias Entrega los reportes de trabajo diariamente y los registros fotográfico de manera semanal a la Mantto. Preventivo y Correctivo, Mantenimiento a Escuelas, Mantenimiento a Comunidades para el expediente del plantel Los informes semanales y mensuales son dirigidos a la Subsecretaría de Obras Públicas. Los informes trimestrales y semestrales son dirigidos a la Subsecretaría de Obras Públicas En caso de agotarse el recurso para el mantenimiento de la escuela, se reprograma para continuar los trabajos, solicita la Carta de Agradecimiento con los avances a la dirección del plantel, para respaldar la siguiente solicitud Compila todos los documentos generados y conforma el expediente por cada plantel atendido. 2» SOySP.1 Pág 27 de 93

28 Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Personal del Municipio Asignado l Plantel Atendido Elabora la ficha informativa de cada trabajo de mantenimiento realizado en cada plantel para el conocimiento de la Subsecretaria de Obras Públicas Una vez concluidos los trabajos de mantenimiento, emiten la Carta de Agradecimiento, la cual se anexa al expediente de la escuela. Fin» SOySP.1 Pág 28 de 93

29 Flujo 5.2 Atención a Contingencias Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades Auxiliar de Mantenimiento a Escuelas Inicio Recibe vía telefónica el reporte de una contingencia en algún plantel del Municipio de Jiutepec (fuga de agua severa, corto circuito, baño tapado, entre otras) De manera inmediata se Informara a la Subsecretaria de Obras Publicas la contingencia a ser atendida y se acude al plantel para llevar a cabo la reparación necesaria Registran el acto en el reporte diario de trabajo y levantan el registro fotográfico del antes, durante y después Una vez resuelto el problema, se solicita a la dirección del plantel emita el oficio de petición donde aclare que se trató de una contingencia que requería atención inmediata y así mismo la carta de agradecimiento para darle formalidad al asunto Concluidos los trabajos de mantenimiento, emiten la Carta de Agradecimiento, la cual se anexa al expediente específico de la escuela. Fin» SOySP.1 Pág 29 de 93

30 Flujo 5.3 Reciclado de Butacas Mantenimiento Preventivo y Correctivo Mantenimiento a Escuelas Mantenimiento a Comunidades l Plantel Atendido Inicio Identifican las butacas a reciclar, en los planteles a los que se les da mantenimiento., e informa a la Subsecretaria de Obras Públicas Solicita mediante oficio a la dirección de la escuela, la donación de las butacas para su reciclaje, y a su vez, emite la Carta de Agradecimiento por la donación recibida Recibe las butacas en donación y las canaliza al taller para su rehabilitación y en su caso modificación (butacas para zurdos) Informa a la Subsecretaria de Obras Publicas para canalizar las butacas a los planteles que previamente ya han hecho solicitud de donación Hacen entrega de las butacas recicladas al plantel que hizo la petición Emite Carta de Agradecimiento por la donación recibida Anexa la documentación correspondiente al expediente individual de la escuela referida, e informa semanal y mensualmente a la Subsecretaria de Obras Publicas. Fin» SOySP.1 Pág 30 de 93

31 6 Documentos de referencia 6.1 Ley Orgánica Municipal 6.2 Bando de Policía y Gobierno del Municipio de Jiutepec, Morelos 6.4 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas 6.4 Reglamentación Interna Aplicable 6.5 IWA-4 Quality Management Systems Guidelines for the aplication of ISO 9001:2008 in local government. 6.6 Organización de las Naciones Unidas Agenda 21. Visión del futuro para mejorar la calidad de vida de la población. 6.7 Enfoque basado en equidad de género MEG:2012:INMUJERES, México. 7 Registros 7.1 Solicitud de Mantenimiento del Plantel 7.2 Archivo electrónico Programación de Escuelas 7.3 Reporte Diario de Actividades 7.4 Registro Fotográfico 7.5 Carta de Agradecimiento 7.6 Ficha Informativa para la Subsecretaria de Obras Publicas 7.7 Expediente Individual por Plantel 8 Glosario No Aplica 9 Control de cambios Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación» SOySP.1 Pág 31 de 93

32 Procedimiento Administración 1 Gestión de Recursos Materiales 2 Gestión de Parque Vehicular 3 Gestión de Equipo y Mobiliario 4 Solicitud y/o Comprobación de Recursos Financieros 5 Comprobación de Combustible 6 Gestión de Recursos Humanos (Incidencias) 7 Gestión de Recursos Humanos (Personal) 8 Gestión de Recursos Humanos (Vacaciones) 9 Gestión de Recursos Humanos (Cambios de Área Internos) 10 Elaboración de Actas de Hechos 1 Propósito Llevar un control oportuno en la administración de todos los recursos implementados en la Secretaría de Obras y Servicios Públicos, así como gestionar todos los trámites relacionados con el desarrollo del trabajo en esta Dependencia de acuerdo a las necesidades de la Secretaría de Obras y Servicios Públicos. 2 Alcance Aplica para todas las áreas de la Administración de la Secretaría de Obras y Servicios Públicos. 3 Políticas de operación 3.1 El presente procedimiento debe ser conocido y aplicado por todos los involucrados. 3.2 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como el puede significar el o la. 3.3 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo para todos los responsables de su aplicación. 3.4 Es responsabilidad del Titular de la dependencia la verificación mensual del presente procedimiento.» SOySP.1 Pág 32 de 93

33 3.5 Estricto apego a la normatividad vigente aplicable en la materia, y solo con la autorización y conocimiento de la Secretaría de Obras y Servicios Públicos. 4 Indicadores de efectividad Gestionar el 100% de los trámites que la Administración recibe, ya sea para recursos materiales, recursos financieros y recursos humanos. 5 Descripción del procedimiento 5.1 Gestión de Recursos Materiales, solo con la autorización previa de la Secretaría de Obras y Servicios Públicos Secretaría de Obras y Servicios Públicos Administración Dirección General de Compras Dirección General de Compras Hace solicitud de material a la Administración, esta solicitud puede ser para: a. Papelería y consumibles b. Herramienta c. Material de Construcción d. Material de pavimentado (mezcla asfáltica y emulsión asfáltica) e. Equipo de Cómputo f. Mobiliario Genera una requisición a la Dirección General de Compras para la adquisición del material requerido. Realiza los trámites correspondientes para la adquisición del material requerido por la Secretaría de Obras y Servicios Públicos del Municipio, apegado a la normatividad aplicable en la materia. Una vez adquirido el material solicitado, informa a la Administración de la Secretaría de Obras y Servicios Públicos, que puede recoger el material o le indica de las especificaciones de la entrega.» SOySP.1 Pág 33 de 93

34 Administración Administración Con base en las características del material solicitado por la Secretaría de Obras y Servicios Públicos del Municipio, recoge el material o se canaliza al responsable del área correspondiente. Archiva en el expediente correspondiente los documentos generados en el trámite de solicitud de material por la Secretaría de Obras y Servicios Públicos para su referencia. 5.2 Gestión de Parque Vehicular Secretaría de Obras y Servicios Públicos Administración Dirección General de Patrimonio y Parque Vehicular Dirección General de Patrimonio y Parque Vehicular Hace solicitud de revisión y/o reparación a la Administración Genera una requisición a la Dirección General de Patrimonio Municipal y Parque Vehicular para su revisión y/o reparación. Realiza los trámites correspondientes para la revisión y/o reparación. Una vez concluida la revisión y/o reparación, se entrega la unidad a la Secretaría de Obras y Servicios Públicos. 5.3 Gestión de Equipo y Mobiliario Secretaría de Obras y Servicios Públicos Administración Hace solicitud de revisión y/o reparación a la Administración, esta solicitud puede ser para: a. Bajas de bienes muebles e inmuebles b. Reparación de bienes muebles e inmuebles Realiza el trámite para baja y/o reparación al Área Correspondiente de la Oficialía Mayor del H. ayuntamiento de Jiutepec.» SOySP.1 Pág 34 de 93

35 5.4 Comprobación de Recursos Financieros Secretaría de Obras y Servicios Públicos y/o Áreas Correspondientes Compilan las facturas originales de los gastos erogados por la Secretaría de Obras y Servicios Públicos y/o sus distintas áreas y las turna a la Administración para la comprobación correspondiente ante la Presupuesto de la Tesorería Municipal. Dichas facturas deben estar revisadas, validadas y autorizadas por la Secretaría de Obras y Servicios Públicos y por la Administración con las firmas correspondientes de sus titulares Administración Administración Administración y Secretaría de Obras y Servicios Públicos Presupuesto de la Tesorería Relaciona las facturas en el sistema automatizado de Armonización Contable y las carga al área correspondiente que haya hecho el gasto, y descarga del presupuesto asignado a cada departamento según su caso. Genera la solicitud de cheque y/o transferencia para comprobar el gasto correspondiente: a. Reembolso de recursos en caso de tratarse de un fondo revolvente b. Un gasto a comprobar Genera la solicitud de cheque y/o transferencia para solicitar o comprobar el recurso correspondiente: a. Apertura de fondo revolvente b. Reposición de fondo revolvente c. Solicitudes de pago d. Gastos a comprobar e. Comprobación de gastos f. Póliza de pago parcial Revisan, verifican, validan y firman de autorización todas las solicitudes cheque y/o transferencia y se turna a la Presupuesto de la Tesorería Municipal para su trámite correspondiente. Verifica y valida todas las solicitudes y en su caso aprueba las comprobaciones de gasto de la Secretaría de Obras y Servicios» SOySP.1 Pág 35 de 93