Gestión de la Calidad Informe para la Revisión del Sistema de Gestión de Calidad por la Dirección INTRODUCCIÓN

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1 Fecha de corte de la información: Enero 2017 Enero 2018 Fecha de elaboración del informe: 19 de febrero del 2018 INTRODUCCIÓN La Evaluación del Sistema Integrado de Gestión para la Acreditación hace parte del Mejoramiento continuo de la Universidad. Permite asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y la alineación con las políticas del Plan de Desarrollo Institucional. La evaluación del Sistema Integrado de Gestión para la Acreditación Institucional es en esencia una herramienta para el control de la gestión universitaria. Se basa en información y resultados, para revisar el cumplimiento del plan de desarrollo y sus ejes estratégicos, así como la política y los objetivos de calidad. Los resultados nos permiten identificar oportunidades de mejora, necesidades de recursos y posibles cambios en el SIGA 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SIGA Factores externos e internos Factores Externos Positivos: Factores Externos Negativos: Factores Internos Positivos: Impacto de la universidad en el sector externo por medio de las actividades de interacción social (Oportunidad) Posicionamiento y reconocimiento a nivel nacional de la universidad. Acreditación de alta calidad y Certificación institucional (Oportunidad) Déficit presupuestal en los recursos del Estado frente a las necesidades de la universidad (Riesgo) Amplia oferta académica (Oportunidad) El modelo de gobernanza reflejado en la construcción participativa del plan de desarrollo (Oportunidad) Análisis Fortalecer alianzas con entes gubernamentales Aprovechar al máximo los recursos de regalías Coherencia de la gobernanza universitaria con las políticas de buen gobierno determinadas por el CESU. Revisar la pertinencia de los programas académicos que se ofertan en agraria Adelantar estrategias para poner en práctica la política de créditos académicos que fortalezcan la movilidad estudiantil Recuperar la confianza al interior de la universidad respetando decisiones de las corporaciones y unidades de Gobierno Pacto por la transparencia

2 Factores Internos Negativos 5. LIDERAZGO Política de calidad Sistema de información integral (Riesgo) Aplicación del procedimiento de contratación y vinculación de personal no ágil (Riesgo) Regionalización Buscar estrategias para asegurar la integración de un sistema de información. Aplicación del procedimiento de contratación La Universidad del Cauca como institución de educación superior pública de orden nacional, presta el servicio de formación a través de programas con calidad en armonía con la academia, la investigación, la tecnología y la innovación y con el empoderamiento de la comunidad universitaria. De esta manera, contribuye a la satisfacción de su propósito misional dinamizando el crecimiento y desarrollo de la población comprometida con la paz territorial. 6. PLANIFICACIÓN Cumplimiento de los objetivos de la calidad Objetivos Estrategias Avances Mejorar las condiciones para mantener una cultura de excelencia académica, que permita la acreditación del 50% de los programas acreditables, través del empoderamiento y liderazgo frente a los cambios regionales, nacionales e internacionales Dinamizar la investigación y la innovación en todos los niveles de formación que ayuden al desarrollo institucional y de la comunidad en sus diferentes ámbitos con el incremento del posicionamiento de los grupos de investigación en un 20% bianual, acompañado por la implementación de una estrategia para la gestión del conocimiento con un enfoque de paz territorial. Coadyuvar a la formación, el desarrollo de las capacidades Acreditación institucional Certificación de procesos Sistema de investigación Grupos de investigación Innovación y transferencia Interacción social Agenda cultural y de bienestar A la fecha se encuentran 17 programas acreditados. Entrega primer informe de renovación para la acreditación (Abril de 2018) Armonización del sistema integrado de gestión factores CNA con los requisitos Norma NTC ISO 9001: grupos de investigación activos. En construcción la política de interacción social Formulación de la cátedra Pacífico Cauca Programas de bienestar patrimonio, expresión artística,

3 humanas y la construcción de la comunidad mediante el diseño y puesta en marcha de cuatro nuevos programas de intervención desde el sistema de cultura y bienestar. Fortalecer los procesos administrativos a partir de la construcción colectiva de la gobernanza universitaria, permitiendo el equilibrio y la sostenibilidad de la gestión del talento humano, financiero y tecnológico, efectivos para lograr la satisfacción de la comunidad universitaria. Universidad verde Permanencia y Graduación Diversidad Cultural y paz Articulación interna Administración armónica Recursos físicos Gobernanza universitaria participativa Sostenibilidad financiera deporte y recreación, voluntariado SSU, programa de permanencia y graduación, intervención en materia de drogas y otras adiciones, enfermedades de trasmisión, medicinas alternativas, salud mental y comunidades diversas Funcionamiento unidad de permanencia y graduación Catedra de paz Construcción participativa del plan de desarrollo institucional Definición de componentes y correlación con los factores de acreditación Acciones alrededor de la planificación dentro de la organización para garantizar el éxito del SGC: determinar riesgos/oportunidades; plantear objetivos de calidad; y, planeación de cambios. Eficacia de las acciones tomadas sobre los riesgos y oportunidades Evento en que se puede presentar el riesgo Factor externo económico: Déficit presupuestal en los recursos del Estado frente a las necesidades de la universidad. Acciones a tomar Gestionar proyectos de investigación para generar recursos propios para la operación en un 40%. Identificar fuentes de cofinanciación para aumentar cobertura de pregrado y postgrados Acceder a otras fuentes de recursos a partir de la condición de acreditación institucional Eficacia de las acciones Proyectos de investigación en desarrollo (84) Proyectos especiales suscritos con el MEN Estrategias para mantener la acreditación institucional claves para capitalizar recursos del SGR

4 Factor interno tecnología: No contar con información oportuna y veraz. Factor interno comunicación: Falta de apropiación de los medios de comunicación Elaborar y gestionar proyecto de un sistema de información integral de la Universidad Implementar política de comunicaciones. Sistema de información integral - DATA CENTER en funcionamiento Plan de medios Campañas de comunicación. Matriz de comunicación externas e internas Evento en que se puede presentar el riesgo Parte interesada: Estudiantes Necesidad No cumplimiento de las actividades académicas por parte del docente Parte interesada: Estudiantes Necesidad: Deserción de estudiantes Parte interesada: Docentes Necesidad: Falta de formación pedagógica por parte de los docentes. Acciones a tomar Crear control desde la plataforma SIMCA para el seguimiento de los temas y actividades académicas por cada docente Generar programas de intervención a estudiantes para minimizar permanencia y fortalecer graduación Crear estrategias de innovación educativa Eficacia de las acciones Herramienta para el seguimiento del desarrollo de las actividades de clase. Programa de permanencia y graduación con el apoyo de la Vicerrectoría Académica. Diplomado en innovaciones educativas en el contexto de la educación superior. 7. APOYO Adecuación de recursos Gran Meta 2022 Eje Estratégico Objetivo Estratégico Recursos 2018 La Universidad del Mejorar las condiciones para mantener Cauca, como una una cultura de excelencia académica, institución de que permita la acreditación de los $ educación superior de Excelencia programas a través del 610 carácter autónomo, Educativa empoderamiento, el liderazgo y la (Plan de comprometida con la gestión de la de la comunidad inversión) paz, la educación y la universitaria frente a los cambios equidad, será regionales, nacionales e reconocida en el internacionales.

5 ámbito nacional e internacional por una educación pública de calidad reflejada en la implementación de un modelo de gobernanza universitaria, un sistema de calidad integral, académico, Investigativo y de interacción social (innovación y emprendimiento) con pertinencia regional, comprometida con un proyecto cultural de interacción social en los pos-acuerdos y la sostenibilidad económica y financiera. Fortalecimiento de la gestión de la calidad Investigación, innovación e interacción social Formación Integral con cultura y bienestar Fortalecimiento Institucional Armonizar lineamientos, estrategias, políticas en el cumplimiento de la misión institucional de la Universidad del Cauca, integrados en un modelo de fortalecimiento para la acreditación institucional Dinamizar la investigación, la innovación y la interacción social en todos los niveles de formación que ayuden al desarrollo institucional y la comunidad en todos sus ámbitos a través de la implementación de una estrategia para la gestión, transferencia y apropiación del conocimiento con un enfoque de paz territorial. Coadyuvar a la formación, el desarrollo de las capacidades humanas y la construcción de la comunidad a través del diseño y puesta en marcha de estrategias de intervención desde el sistema de cultura y bienestar Fortalecer los procesos administrativos desde la construcción colectiva de la gobernanza universitaria, permitiendo el equilibrio y la sostenibilidad de la gestión del talento humano, financiero y tecnológico efectivos para lograr la satisfacción de la comunidad universitaria 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Desempeño de los procesos Eje temático Procesos que intervienen Acciones realizadas Resultados Eje 1 Modernización administrativa Direccionamiento estratégico, Gestión administrativa y financiera, Gestión de la evaluación, Sistema administrativo de apoyo institucional Sistema de planeación 98,49% Sistema financiero 69,13%

6 control y mejoramiento continuo. Manejo y articulación talento humano Adecuación ciudadela universitaria 99,44% 73% Manejo integrado del riesgo 91,68% Flexibilidad curricular 95% Eje 2 Formación académica renovación curricular Direccionamiento estratégico, Gestión académica Subprocesos y procedimientos para la administración del proceso de formación Articulación programas académicos Gestión de proyectos para el proceso formación 90.83% 86,56 Consolidar estructura de posgrados 82,72 Desempeño de los procesos Eje temático Procesos que intervienen Acciones realizadas Resultados Eje 3 Fortalecimiento sistema de investigación Direccionamiento estratégico, Gestión de la investigación, innovación e interacción social Incrementar producción de grupos y unidades de investigación Armonizar la normatividad institucional al sistema de investigación Fortalecer el talento humano del sistema de investigación 56,67% Sistematización y visibilización del sistema de investigación Eje 4 Sistema de cultura y bienestar Direccionamiento estratégico, Gestión de cultura y bienestar Reformar el sistema de cultura y bienestar universitario Institucionalizar el proceso de comunicación 92,75% Patrimonio cultural y expresiones artísticas

7 Universidad del Cauca una organización saludable 90,85% Editorial Universidad del Cauca Desempeño de los procesos Eje temático Procesos que intervienen Acciones realizadas Resultados Eje 5 Compromiso regional Eje 6 Fortalecimiento a la internacionalización Direccionamiento estratégico, Gestión académica, Gestión de investigación, innovación e interacción social, Gestión administrativa y financiera Direccionamiento estratégico, Gestión de la investigación, innovación e interacción social Programas de regionalización, planes de regionalización Gestión de recursos para la regionalización Apoyo académico y administrativo para la regionalización 96,17% 98,62% Educación integral en la región 95,49% Política para la internacionalización Internacionalización en la Universidad del Cauca RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Evaluación y las calificaciones: Proceso continuo y permanente que se desarrolla a través de un período académico y que busca, mediante la observación, la confrontación y el análisis de los diversos factores que intervienen en el proceso de enseñanza y aprendizaje, verificar los logros alcanzados por el estudiante en relación con los objetivos propuestos para cada asignatura. La evaluación académica podrá efectuarse mediante la utilización de diferentes instrumentos y procesos tales como pruebas orales o escritas, trabajos personales o de grupo, investigaciones, ejercicios prácticos de taller, de laboratorio o de campo, etc., que constituyen los exámenes La Universidad establece los siguientes tipos de exámenes: de admisión, parciales, sustentación, finales, habilitación, validación, supletorios, de clasificación y preparatorios. La calificación de cualquier examen será de cero punto cero (0.0) a cinco punto cero (5.0) en unidades y décimas. La nota aprobatoria debe ser igual o superior a 3.0, para la obtención del grado se deben cumplir tres requisitos: visto y aprobado el plan de estudios completos, presentar prueba de suficiencia en idioma extranjero, presentado y aprobado el trabajo de grado

8 y estar a paz y salvo por todo concepto, regido por el acuerdo 002 de 1988 Reglamento estudiantil. Resultados de seguimiento y medición

9 RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Trazabilidad de las mediciones Detalle del equipo Autoclave Esfigmomanómetros Pesas de piso Incubadora Centrifugas Balanzas analíticas Ultrasonido Variable medible Temperatura/ C Presión/mmHg Peso kg/g Temperatura/ C Velocidad/rpm Peso kg/g, Frecuencia Mhz a) La Universidad realiza la calibración de instrumentos y equipos mediante la utilización de patrones trazables a otros de mayor precisión, nacionales o internacionales. b) También emprende actividades de mantenimiento y corrección necesarias como resultado del proceso de calibración, para lo cual evidencia registro de los resultados. Nota: En proceso de acreditación metrología RESULTADOS DE AUDITORÍAS Las auditorías internas al sistema de gestión se realizaron en febrero 19, 20 y 21 de Objetivo: Evaluar la conformidad del SIGA. Criterios: Norma NTC ISO 9001:2015, PEI, PEP, Ley 30 de 1992, Caracterizaciones del procesos y documentación del sistema.

10 Alcance: Cubre los procesos de Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica (Programas de pregrado), Gestión de la Investigación, Innovación e Interacción Social, Gestión de Cultura y Bienestar, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión de la Evaluación, Control y Mejoramiento Continuo. Fortalezas: La participación activa del equipo de gestores por facultad y vicerrectorías, al igual que los auditores internos para atender el seguimiento y la evaluación de los procesos. La armonización de los factores de acreditación institucional y de programas requeridos por el CNA y los requisitos del modelo ISO 9001:2015 Compromiso del grupo del directivo en la gestión de los procesos de la Universidad, permitiendo alineación con el plan de desarrollo y la gobernanza institucional. El direccionamiento del plan de desarrollo actual en coherencia con la propuesta rectoral frente a los ejes estratégicos definidos. El direccionamiento del proceso de Investigación, Innovación e Interacción Social desde la Vicerrectoría, muestra conocimiento y orden en su manejo y profesionalismo de las personas que intervienen en su gestión. La condiciones para fortalecer los grupos de semilleros. Estrategias definidas para el seguimiento y medición del estado de avance de los grupos de investigación. Mejoramiento en la documentación trabajada en los proceso, permitiendo su trazabilidad y control. La definición del plan de medios y la comunicación organizacional, permite mejorar los procesos de comunicación institucional. Priorización de procesos para la programación de las auditorías. Proceso Direccionamiento Estratégico: Gestión Académica: Oportunidad de Mejora Implementar la cultura de planeación a través de cada gestor con base en el modelo de gobernanza con la participación activa de las unidades académicas. Seguimiento en Consejos Académico del estudio permanente en las facultades de la armonización del sistema integrado de gestión para la acreditación. Reforzar el trabajo de salidas no conformes y no conformidades en la División de Admisión Registro y Control Académico Establecer indicador para realizar seguimiento de incremento en % de egresados registrados en la base de datos por periodo y programa.

11 Gestión de la investigación, innovación e interacción social: Gestión de Cultura y Bienestar: Gestión Administrativa y Financiera: Gestión de la Evaluación, Control y Mejoramiento continua: Aprobar e implementar la política de interacción social, de tal forma que permita visibilizar en tiempo en el tema social. Asegurar la implementación y seguimiento a las actividades de permanencia y graduación de los estudiantes. Continuar con la revisión de la estructura de los procesos administrativos con el fin de reducir trámites innecesarios. Trabajar la gestión del conocimiento en los diferentes procesos de la institución, con el fin de preservar los conocimientos específicos con relación a las actividades propias que se desarrollan en la Universidad. Fortalecer el plan de capacitación institucional. Implementar acciones para eliminar las causas de las no conformidades. DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES 4,3 4,4 4,3 4,3 4,2 4,2 4,1 4,1 4,0 Elemento ofertado 4,1 Servicio al cliente 4,2 Calidad del producto o servicio Servicio postventa 4,1 4,1 Tiempo de entrega Metodología El desempeño de los proveedores se hace cada semestre junio y diciembre. Los proveedores trabajados en enero a junio de 2017 corresponden a 32, para el periodo julio a diciembre de 2017 fueron 37, para un total de proveedores de 69. Los criterios mejor calificados corresponde a Elemento ofertado 4.3 y Calidad del producto o servicio 4.2.

12 RESULTADOS DE AUDITORÍAS Las auditorías internas al sistema de gestión se realizaron en febrero 19, 20 y 21 de Objetivo: Evaluar la conformidad del SIGA. Criterios: Norma NTC ISO 9001:2015, PEI, PEP, Ley 30 de 1992, Caracterizaciones del procesos y documentación del sistema. Alcance: Cubre los procesos de Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica (Programas de pregrado), Gestión de la Investigación, Innovación e Interacción Social, Gestión de Cultura y Bienestar, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión de la Evaluación, Control y Mejoramiento Continuo. Fortalezas: La participación activa del equipo de gestores por facultad y vicerrectorías, al igual que los auditores internos para atender el seguimiento y la evaluación de los procesos. La armonización de los factores de acreditación institucional y de programas requeridos por el CNA y los requisitos del modelo ISO 9001:2015 Compromiso del grupo del directivo en la gestión de los procesos de la Universidad, permitiendo alineación con el plan de desarrollo y la gobernanza institucional. El direccionamiento del plan de desarrollo actual en coherencia con la propuesta rectoral frente a los ejes estratégicos definidos. El direccionamiento del proceso de Investigación, Innovación e Interacción Social desde la Vicerrectoría, muestra conocimiento y orden en su manejo y profesionalismo de las personas que intervienen en su gestión. La condiciones para fortalecer los grupos de semilleros. Estrategias definidas para el seguimiento y medición del estado de avance de los grupos de investigación. Mejoramiento en la documentación trabajada en los proceso, permitiendo su trazabilidad y control. La definición del plan de medios y la comunicación organizacional, permite mejorar los procesos de comunicación institucional. Priorización de procesos para la programación de las auditorías. Proceso Direccionamiento Estratégico: Gestión Académica: Oportunidad de Mejora Implementar la cultura de planeación a través de cada gestor con base en el modelo de gobernanza con la participación activa de las unidades académicas. Seguimiento en Consejos Académico del estudio permanente en las facultades de la armonización del sistema integrado de gestión para la acreditación. Reforzar el trabajo de salidas no conformes y no

13 conformidades en la División de Admisión Registro y Control Académico Establecer indicador para realizar seguimiento de incremento en % de egresados registrados en la base de datos por periodo y programa. Gestión de la investigación, innovación e interacción social: Gestión de Cultura y Bienestar: Gestión Administrativa y Financiera: Gestión de la Evaluación, Control y Mejoramiento continua: Aprobar e implementar la política de interacción social, de tal forma que permita visibilizar en tiempo en el tema social. Asegurar la implementación y seguimiento a las actividades de permanencia y graduación de los estudiantes. Continuar con la revisión de la estructura de los procesos administrativos con el fin de reducir trámites innecesarios. Trabajar la gestión del conocimiento en los diferentes procesos de la institución, con el fin de preservar los conocimientos específicos con relación a las actividades propias que se desarrollan en la Universidad. Fortalecer el plan de capacitación institucional. Implementar acciones para eliminar las causas de las no conformidades. INFORMACIÓN DE ENTRADA a) Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas; b) Cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema Integrado de Gestión para la Acreditación Institucional; c) Información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema Integrado de Gestión para la Acreditación Institucional, incluida las tendencias relativas a; Satisfacción de la comunidad Universitaria y la retroalimentación de la misma. Grado en que se han logrado los objetivos de la calidad Desempeño de los procesos y conformidad de la prestación del servicio No conformidades y acciones correctivas Resultados de seguimiento y medición Resultados de las auditorías Desempeño de los proveedores externos d) Adecuación de los recursos; e) Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades; f) Oportunidades de mejora; SALIDAS DE LA REVISIÓN

14 a) Las oportunidades de mejora; b) Cualquier necesidad de cambio en el Sistema Integrado de Gestión para la Acreditación Institucional c) Las necesidades de recursos. ESTADO DE LAS ACCIONES DE LAS REVISIONES POR LA DIRECCIÓN PREVIAS RECOMENDACIÓN 2016 Cambio de administración universitaria: Ajuste del marco normativo interno: Visión incluyente hacia el crecimiento y desarrollo para satisfacer las expectativas de las partes interesadas: Sostenimiento de la estructura administrativa hacia el mejoramiento del sistema integrado: Mantener las estrategias de comunicación: TEMAS DESARROLLADOS 2017 Elección del nuevo rector con su propuesta rectoral Hacia una Universidad comprometida con la paz territorial para el periodo Resolución 104 de febrero 8 de 2018: Adopción del modelo de operación por procesos. Acuerdo Superior de directrices del Sistema Integrado de Gestión para la Acreditación Institucional, política y objetivos de calidad. Identificación de las partes interesadas (Comunidad Universitaria, en la definición de necesidades y expectativas, con el fin de proporcionar servicios que satisfagan sus requisitos). Resolución 537, mayo 23 de 2017, por el cual se nombra al Doctor Miguel Hugo Corchuelo Mora, como Director del Centro de Gestión de la Calidad y Acreditación Institucional. Resolución 1132, Octubre 5 de 2017, Por el cual se conforman los comités de acreditación por facultades. Definición de los ejes de las comunicaciones: Comunicación informativa, Comunicación organizacional, imagen institucional.

15 10. MEJORA CONFORMIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Revisión, verificación y validación programas académicos NO CONFORMIDADES SOBRE EL SERVICIO Análisis: Las no conformidades relacionadas con la Gestión Académica más representativas se presentan en la División Admisión, Registro y Control Académico y el Sistema Integrado de Matrícula y Control Académico, relacionadas con situaciones de estudiantes.

16 ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS Acciones Correctivas Total Gestión de control y mejoramiento continuo Gestión administrativa y financiera Gestión de cultura y bienestar 1 2 Gestión de la investigación, innovación e interacción social 1 2 Gestión académica Direccionamiento estratégico Cerrada Abierta Acciones Correctivas

17 Análisis En el año 2017 se identificaron 29 acciones correctivas, a través de los diferentes procesos que componen el Sistema de Gestión y Acreditación Institucional, se evidencia un cumplimiento de los 79,31% trabajadas y cerradas. CONCLUSIONES DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN El Sistema de Integrado de Gestión y Acreditación Institucional es: Conveniente para la Universidad, se ajusta al plan de desarrollo institucional y su gestión académica. Adecuado puesto que cumple los requisitos de la Norma Internacional NTC ISO 9001:2015 y está implementada apropiadamente. Eficaz ya que logran los resultados previstos en su política, objetivos, procesos, servicios, proyectos y planes.