PROCEDIMIENTO DE ASEGURAMIENTO DE AUTOMÓVILES, HOGAR Y. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN HUMANOS 1
INDICE PÁGINAS I INTRODUCCIÓN 3 II OBJETIVO 4 III ALCANCE 4 IV REFERENCIAS NORMATIVAS 4 V POLÍTICAS PROCEDIMENTALES.. 5 VI NORMAS PROCEDIMENTALES. 5 VII DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. 6 VIII DIAGRAMA DE FLUJO. 7-8 IX AUTORIZACIONES 9 2
INTRODUCCIÓN En el presente procedimiento, se describen los trámites que se deben realizar en el Departamento de Prestaciones, para el aseguramiento de los automóviles, hogar y contenidos, patrimonio de los servidores públicos de esta Comisión, a fin de que dichos bienes particulares (automóviles y hogar), queden protegidos, además con la facilidad de cubrir las primas correspondientes en forma fraccionada, vía nómina a través del descuento quincenal. 3
OBJETIVO. Ofrecer a los servidores públicos de la Comisión, la protección de su patrimonio, mediante la posibilidad de asegurar sus bienes particulares (automóviles y hogar) con los mejores costos y coberturas en primas y la facilidad del pago vía nómina. ALCANCE. Las áreas involucradas en este procedimiento son: Dirección General de Administración de la CNSF. Dirección de Administración de Recursos Humanos de la CNSF. Departamento de Nóminas de la CNSF. Departamento de Prestaciones de la CNSF. REFERENCIAS NORMATIVAS. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 5-II-1917 y sus Reformas. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B) del Articulo 123 Constitucional. Titulo Primero, Artículo 1º. Titulo Segundo, Capítulo III, Articulo 38, Fracción III y Capitulo IV, Artículo 43, Fracción VI. D.O.F. 28-XII-1963 y sus Reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Articulo 19. D.O.F. 29-XII- 1976 y sus Reformas Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D.O.F. 13-03-2002. Reglamento Interior de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. D.O.F. 04-12-2003 y sus Reformas. Manual de Organización de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, D.O.F. 15-02-2002 y sus modificaciones. 4
POLÍTICAS PROCEDIMENTALES. 1. La contratación y renovación de la póliza de los seguros particulares de hogar y autos quedará sujeta a las mejores condiciones que oferten las compañías de seguros de primer nivel a través de un estudio comparativo de propuestas, que se revisan con el apoyo del área técnica de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. 2. Las primas de seguro (automóviles y hogar) se diferirán en descuentos quincenales aplicables vía nómina, previo consentimiento del servidor público asegurado y se cubrirán a la Aseguradora en forma fraccionada o bien como pago directo o de contado, cuando así lo designe el asegurado. NORMAS PROCEDIMENTALES. 1. Para el trámite de movimientos de altas, modificaciones o cancelaciones de los seguros de hogar y automóviles del personal, será necesario el consentimiento por escrito del servidor público a través del formato existente para tal fin. 2. El servidor público podrá asegurar hasta cuatro automóviles y hogar, siempre y cuando su capacidad de descuento lo permita. 5
RESPONSABLE Departamento de Prestaciones. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. ACTIVIDAD DESCRIPCION Nº 1 Orienta a los servidores públicos sobre los procedimientos para el aseguramiento de sus bienes. 2 Recibe formato-solicitud y revisa la información contenida y documentación soporte. 3 Elabora los movimientos de alta, baja o modificación de los seguros. 4 Envía a la Aseguradora la documentación soporte, para la generación del movimiento y emisión de la póliza. 5 Entrega los documentos o comprobantes respectivos al servidor público. 6 Recibe de la aseguradora, los movimientos reportados a través de un diskette o mediante enlace por correo electrónico, corroborando las primas a descontar vía nómina. 7 Concilia contra los documentos emitidos por la Aseguradora. 8 Actualiza la base de datos para operar los descuentos quincenales a través de nómina. 9 Genera cifra control que entrega al Departamento de Nóminas. 10 Regresa al Departamento de Prestaciones el Reporte de Descuentos aplicados. 11 Elabora nota de instrucción para la emisión del cheque correspondiente. 12 Entrega el cheque correspondiente a la Aseguradora. 13 Comprueba contablemente con la hoja de liquidación de primas, la emisión del cheque correspondiente. 6
DIAGRAMA DE FLUJO. 1 DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES INICIO 1 ORIENTA A SERVIDORES PUBLICOS SOBRE PROCEDIMIENTOS PARA ASEGURAMIENTO DE BIENES 2 RECIBE FORMATO SOLICITUD Y REVISA INFORMACION CONTENIDA Y DOCUMENTACION SOPORTE FORMATO SOLICITUD Y DOCUMENTACION SOPORTE 3 ELABORA MOVIMIENTOS DE ALTA, BAJA O MODIFICACION DE SEGUROS 4 ENVIA LA ASEGURADORA LA DOCUMENTACION SOPORTE, CONTRA RECIBO DOCUMENTACION SOPORTE 5 ENTREGA LOS DOCUMENTOS O COMPROBANTES AL SERVIDOR PUBLICO DOCUMENTOS O COMPROBANTES 2 7
DIAGRAMA DE FLUJO. DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES 2 6 RECIBE DE ASEGURADORA DISKETTE CON IMPORTES DE PRIMAS A DESCONTAR VIA NOMINA 7 CONCILIA CONTRA DOCUMENTOS EMITIDOS POR ASEGURADORA DOCUMENTOS DE ASEGURADORA ACTUALIZA BASE DE DATOS PARA OPERAR DESCUENTOS QUINCENALES A TRAVES DE NOMINA 8 BASE DE DATOS 9 GENERA CIFRA CONTROL QUE ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE NOMINA 3 8
AUTORIZACIONES Leído que fue el presente Acuerdo por las partes que en el intervienen y enteradas por su contenido, lo firman por duplicado, en la Ciudad de México, Distrito Federal, al día 4 de junio de 2004. LIC. ISAÍAS CORRO ORTIZ Director General de Administración LIC. RENE A. CHAVARRIA GARCIA Director de Administración de Recursos Humanos. 9