Firma: Firma: Firma: 26-05-2014
PÁGINA 2 DE 19 INDICE 1. Objetivo 4 2. Alcance 4 3. Definiciones 4 4. Referencias. 5 5. Procedimiento. 6 5.1 Fiscalizador de Flota 6 5.1.1 Solicitud y presentación de antecedentes.. 7 5.1.1.1 Evaluación de Antecedentes 8 5.1.2 Evaluación Psicotécnica 9 5.1.3 Capacitación y evaluación práctica. 10 5.1.4 Autorización de incorporación y creación en sistema intranet 11 5.2 Jefe Control Flota. 11 5.2.1 Estado de postulaciones 11 5.2.2 Autorización de incorporación y creación en sistema Intranet... 11 5.3 Sub Gerente de. 12 5.3.1 Control del proceso. 12 6 Personal con acceso a visualización o copia. 13 7 Control de cambios. 14 8. Diagrama de flujo. 14 8.1 Evaluación de conductor. 14 9. Anexos. 15 9.1 Solicitud de antecedentes para optar a conductor Transvip 15 9.2 Acta recepción de antecedentes para postular a Conductor 16
PÁGINA 3 DE 19 9.3 Hoja control de archivo 17 9.4 Autorización de contratación de Titulares 18 9.5 Control mensual Sub Gerente de.. 19
PÁGINA 4 DE 19 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para evaluar la aceptación o no de nuevos conductores a la flota Transvip, sean estos Titulares o conductores sub-contratados por éstos. 2. ALCANCE: El proceso comprende desde la presentación de un postulante a conductor o titular al registro del conductor en el módulo de flota y autorización para la contratación de titulares. 3. DEFINICIONES: Conductor: Persona contratado por Transvip o por Titulares, para cumplir la función de conducir un vehículo de transporte de pasajeros, de acuerdo a los requerimientos indicados por Transvip. Titulares: Proveedor de servicios de transporte de pasajeros, contratado por Transvip para cumplir con los servicios ofrecidos por este último. Los Titulares deberán ser conductores de sus propios vehículos y podrán sub-contratar un conductor para los periodos de reemplazos o para cumplir turnos distintos a la conducción del titular. Evaluación psicotécnica: Instrumento de evaluación para identificar aptitudes de una persona. En específico, en Transvip, la prueba psicotécnica tiene la finalidad de identificar las aptitudes exigidas por el ministerio de transporte para la conducción de vehículos de transporte de pasajeros; además de considerar aptitudes de atención al cliente, como primer filtro en la incorporación de conductores a la flota Transvip. Fizcalizador de flota: Funcionario: Encargado de asegurar que los conductores se encuentren con documentación al día; además de revisar el adecuado estado físico de los vehículos de la flota. Para este procedimiento, se incluye la revisión de documentación de incorporación de conductores y la coordinación con los distintos involucrados en el proceso, tales como Escuela de Conductores, conductores para inducción, Jefatura de flota y Sub Gerencias de. Escuela de Conductores: Proveedor de servicio, encargado de evaluar las capacidades conductivas y de atención al cliente, de acuerdo a los parámetros exigidos por Transvip.
PÁGINA 5 DE 19 4. REFERENCIAS Procedimiento PC-028 Contratación de Titulares
PÁGINA 6 DE 19 5. PROCEDIMIENTO Los conductores de la flota Transvip podrán ser Titulares o personas sub-contratadas por estos últimos en instancias específicas, tales como vacaciones, quienes deberán ser aprobados por el área de Control Flota. Una persona que postule a ser Titular deberá cumplir con todo el proceso de evaluación; en caso de no calificar para trabajar en la flota Transvip, no podrá optar a la compra de vehículos para su incorporación a la Flota. Está estrictamente prohibido autorizar la venta de vehículos a Titulares que no hayan aprobado la evaluación de conductores, a menos que exista autorización formal del Gerente General de Transvip. El área de flota deberá disponer de un documento de solicitud de antecedentes (ver anexo 1), el cual será entregado a quienes deseen postular a Titular o requieran ser aprobados como conductores sub-contratados por algún Titular. Gran parte del proceso de evaluación de conductores es realizado por el fiscalizador de flota, no obstante, podrá ser reemplazado por autorización del Jefe de Control Flota en momentos que el fiscalizador no pueda efectuar esta labor. 5.1. Fiscalizador de Flota Deberá coordinar el proceso de evaluación de nuevos Titulares y Conductores, solicitando y evaluando antecedentes, coordinando la realización de pruebas psicotécnicas y capacitaciones prácticas. Deberá comunicar el estado de las postulaciones al Jefe de Control Flota y Sub Gerente de ; en caso de existir solicitudes o evaluaciones realizadas por otros colaboradores autorizados por el Jefe de Control Flota, deberá obtener el resultado de estas gestiones para actualizar sus archivos de control e informar respecto a la totalidad de los casos.
PÁGINA 7 DE 19 5.1.1. Solicitud y presentación de antecedentes Cuando una persona consulte por los requisitos para ser incorporado como Titular y/o Conductor, entregue el documento Solicitud de antecedentes. Si la Compañía se encuentra en un proceso de incorporación masiva de nuevos Titulares y/o Conductores, el postulante tendrá un máximo de una semana corrida para presentarlos Los antecedentes a requerir son: - Fotocopia de la licencia de conducir clase A, con al menos 2 años de antigüedad. o A2 nueva, artículo 19.495 o A1 antigua, artículo 18.290 - Hoja de vida de conductor - Certificado de antecedentes para fines especiales. - Currículum Vitae - Fotocopia de cédula de identidad. La recepción de antecedentes se formalizará a través de la entrega de un Acta de recepción de antecedentes (ver anexo 2), quedando copias para ambas partes. Si no se presentan todos los documentos, el postulante tendrá por una sola vez un plazo de presentación adicional, de acuerdo al antecedente faltante, siendo este plazo como máximo una semana. Deberá resumir los antecedentes del postulante en un archivo que sirva de control y comparación de las distintas personas optando a la evaluación. La documentación y el acta de recepción deberán ser archivadas en carpetas distintas por cada postulante; deberá agregar una Hoja de control de archivo (ver anexo 3) en cada carpeta.
PÁGINA 8 DE 19 5.1.1.1. Evaluación de Antecedentes Con el legajo completo de antecedentes, confirme el cumplimiento de los criterios internos para la aprobación y continuación del proceso de evaluación de conductores. Licencia de conducir: Deberá asegurar que el conductor tiene licencia clase A desde a lo menos 2 años a la fecha de evaluación. Si el periodo es menor, deberá rechazar al postulante. Como excepción, si el plazo es cercano a los 2 años, como máximo 1 año 9 meses, deberá pedir autorización por correo electrónico al Jefe de Control Flota para aprobar al candidato, quien deberá contestar por igual medio; esta autorización deberá quedar archivada en la carpeta del conductor. Hoja de vida del conductor: Se debe observar la recurrencia de infracciones para evaluar las características del conductor. Este certificado presenta la historia total de los últimos 5 años. Certificado de antecedentes especiales: No deberán existir juicios pendientes o casos en que el conductor haya resultado culpable. Curriculum Vitae: Este documento deberá señalar la experiencia del postulante, la que para aprobar no deberá ser menor a 2 años (coincidente con la licencia de conducir) en trabajos relacionados al rubro de Transvip y donde se pueda obtener información de su desempeño; además permite confirmar sus antecedentes personales tales como dirección y teléfonos. Fotocopia de cédula de identidad: Con esta copia, se confirmará el rut de todos los anteriores documentos Cumplidos los requisitos para cada antecedente, podrá aprobar al postulante, procediendo a coordinar la evaluación psicotécnica; en caso contrario rechace al candidato y devuelva la documentación de acuerdo al acta de recepción de antecedentes. Cada viernes comunique al Sub Gerente de y Jefe de Control flota, vía correo electrónico, el estado de las postulaciones en evaluación de antecedentes, enviado el archivo de control.
PÁGINA 9 DE 19 Queda estrictamente prohibido aprobar postulaciones que no cumplan con la totalidad de los antecedentes requeridos y que estos no cumplan con las características exigidas por Transvip. 5.1.2. Evaluación psicotécnica La evaluación psicotécnica es realizada por una escuela de conductores certificada, quien emite un informe señalando la aprobación o rechazo del evaluado de acuerdo a los parámetros entregados por Transvip. Coordine con el postulante, la fecha en que se realizará la evaluación psicotécnica e indique dónde será tomado el examen. Si el postulante no se presenta evalúe la situación y sólo por una vez podrá coordinar una nueva fecha; si vuelve a faltar a la cita, rechace al aspirante y devuelva los documentos antes recibidos de acuerdo al Acta de recepción de antecedentes. Reciba de la escuela de conductores el informe con el resultado de la evaluación; si el postulante aprobó coordine el proceso de capacitación práctica, de lo contrario rechace la postulación y devuelva la documentación recibida de acuerdo al documento Acta de recepción de antecedentes. Si se rechazó al postulante por condiciones que pueden ser remediadas en el corto plazo, tales como falta de lentes apropiados, indíquelo al postulante para que remedie la situación. Una vez que el aspirante señale haber corregido las observaciones, vuelva a coordinar una evaluación con la escuela de conductores; de mantener los problemas rechace al postulante y devuelva la documentación recibida de acuerdo al documento Acta de recepción de antecedentes. El o los informes emitidos por la escuela de conductores deben ser archivados en la carpeta del postulante. Cada viernes comunique al Sub Gerente de y Jefe de Control flota, vía correo electrónico, el estado de las postulaciones en evaluación psicotécnica, enviado un archivo de control.
PÁGINA 10 DE 19 5.1.3. Capacitación y evaluación práctica Coordine en conjunto con un Jefe de turno de Control de Flota la capacitación de los postulantes que aprobaron la evaluación psicotécnica, asignándolos a conductores experimentados de la flota. Señale al conductor que instruirá y al postulante, los conocimientos prácticos mínimos a cumplir para que el proceso de capacitación sea lo más efectivo posible; algunos de los requisitos a considerar son: - Conocimiento de comunas y calles. - Sectores o lugares turísticos de la ciudad. - Principales Hoteles de la ciudad. - Áreas de recogidas y zarpes de principales convenios. - Sentido de ubicación geográfica de acuerdo a referencias cardinales. El periodo de capacitación deberá ser como mínimo una semana corrida. Realizada la capacitación, tome una prueba teórica al postulante, la cual deberá ser realizada en oficinas del área de Control Flota, manteniendo el cuidado de que esta sea respondida exclusivamente por el postulante con tiempo suficiente. Concluido el tiempo para responder la prueba, corrija y evalúe los resultados. Si el postulante aprobó indíqueselo. Si el postulante no aprobó, evalúe la realización de una segunda capacitación, luego de la cual si no aprueba una segunda prueba rechace la postulación y devuelva la documentación de acuerdo al acta recepción de antecedentes. Cada prueba realizada a un mismo postulante deberá ser distinta. La o las pruebas deberán ser archivadas en la carpeta del postulante.
PÁGINA 11 DE 19 5.1.4. Autorización de incorporación y creación en sistema intranet Comunique al Sub Gerente de y Jefe de Control Flota, mediante correo electrónico, el resultado final de la evaluación de Titulares y Conductores. Si el postulante es un titular, indíquele que una vez contratado, deberá asistir al área de bienestar de Titulares, para solicitar su uniforme. Si el postulante es un conductor, indíquele que el Titular para el cual trabajará deberá entregarle un uniforme, el cual es tramitado por el área de bienestar de Titulares. 5.2. Jefe Control de Flota Deberá elaborar un documento en el cual se señalen los principales aspectos a considerar en el proceso de capacitación. Deberá diseñar al menos 3 formatos de prueba que permitan confirmar el requerimiento mínimo de conocimientos para la adecuada operación en Flota. 5.2.1. Estado de postulaciones Cada viernes reciba del Fiscalizador de Flota el estado de las postulaciones a Titular o conductor de flota; de acuerdo a la necesidad existente, evalúe acelerar el proceso. 5.2.2. Autorización de incorporación y creación en sistema Intranet Reciba del Fiscalizador de Flota el informe de Titulares y conductores que aprobaron la evaluación; confirme el cumplimiento del proceso mediante la revisión de la carpeta del conductor. Si no existen observaciones, firme la hoja de control de la carpeta del conductor
PÁGINA 12 DE 19 Emita el documento Autorización de contratación de Titulares (ver anexo 4), registrando su firma y timbre. Indique a un colaborador del área que acompañe al nuevo Titular al área de Administración para continuar con el proceso de Contratación de Titulares y que entregue la carpeta del conductor al Administrativo de Contratos Titulares, quien deberá firmar en su presencia la recepción de la carpeta. Una vez confirmado los antecedentes por parte del área de Administración, recibirá de vuelta la carpeta del conductor, firme y timbre su recepción, y archívela. Luego de contratado el Titular, recibirá la autorización de entrega de vehículo; actualice el mantenedor del Módulo Tráfico con los antecedentes del Titular o Conductor. 5.3. Sub Gerente de 5.3.1. Control del proceso Mensualmente verifique el cumplimiento del procedimiento normado, tomando una muestra aleatoria de al menos 10 carpetas de conductores y verifique la mantención de los documentos exigidos, cumplimiento de criterios de aceptación y firmas de control del Jefe Control de Flota. Evidencie este control en un archivo de revisión, el cual podrá ser solicitado para confirmar el cumplimiento del control.
PÁGINA 13 DE 19 6. PERSONAL CON ACCESO A VISUALIZACIÓN O COPIA Acceso General. 7. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de cambio Cambio realizado Responsable Edición Inicial Sub Gerente de Auditoría interna
PÁGINA 14 DE 19 8. Diagrama de flujo 8.1. Evaluación de conductores
PÁGINA 15 DE 19 9. Anexos 9.1. Solicitud de antecedentes para optar a conductor Transvip
PÁGINA 16 DE 19 9.2. Acta recepción de antecedentes para postular a conductor
PÁGINA 17 DE 19 9.3. Hoja control de archivo
PÁGINA 18 DE 19 9.4. Autorización de contratación de Titulares
PÁGINA 19 DE 19 9.5 Control mensual Sub Gerente de