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2 de 18 CONTENIDO pág. CARACTERIZACION DEL PROCESO 3 1.1. Nombre del proceso 3 1.2. Nivel del proceso 3 1.3. Normatividad: 3 2. OBJETIVO 3 3. ALCANCE 4 3.1. Desde 4 3.2. Hasta 4 4. CARGO RESPONSABLE 4 4.1. Responsable 4 4.2. Participantes 4 5. DIAGRAMA DE BLOQUE 5 6. PRODUCTO 5 6.1. INTERACCIONES 6 6.2. Criterios de calidad del producto/servicio 8 6.3. Control del Producto No Conforme 8 7. RECURSOS 8 7.1. Recursos Monetarios 8 7.2. Recursos Físicos 8 7.3. Recursos Humanos 8 8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL 8 9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 11 10. PARAMETROS DE CONTROL DE S 17 11. DEFINICIONES 19 11.1. Crédito 19 11.2. Convenio 19 11.3. Proyecto 19 11.4. Presupuesto 19 11.5. Ajustes 19 11.6. Centro de Costos 20 11.7. Factura 20
3 de 18 CARACTERIZACION DEL PROCESO 1.1. Nombre del proceso Gestión Financiera. 1.2. Nivel del proceso Apoyo 1.3. Normatividad: TIPO DE NORMA REGLAMENT O INTERNO DE TRABAJO CÓDIGO CONTABLE ESTATUTO TRIBUTARIO NÚMERO NTC ISO 9001 2008 FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 1998 1993 DENOMINACIÓ N DE LA NORMA REGLAMENTO LABORAL ESTATUTO GENERAL DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA Norma Técnica Colombiana ARTÍCULO DECRETO 2649 ARTICULO 772, 773 5.1,6.1,7.5.1,8.3. 8.4 8.5,4.2.3, 4.2.4 APLICACIÓN ESPECÍFICA 2. OBJETIVO Gestionar, Administrar y controlar eficientemente los recursos necesarios a fin de proveer a las diferentes unidades con el objetivo de lograr las metas institucionales.
4 de 18 3. ALCANCE 3.1. Desde Gestión de los recursos 3.2. Hasta La utilización de los recursos 4. CARGO RESPONSABLE 4.1. Responsable Vicerrector Administrativo y Financiero 4.2. Participantes Contadora, tesorera, Auxiliar de Cartera, Secretaria
5 de 18 5. DIAGRAMA DE BLOQUE ELABORAR APROBAR EL EJECUTAR EL RECEPCIONAR FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO. REALIZAR FACTURACIÓN Y GESTIONAR CARTERA REALIZAR LOS S CONTABLES EFECTUAR PAGOS ELABORAR INFORME RETROALIMENTA R EL SISTEMA 6. PRODUCTO Ejecución Presupuestal (ingresos y pagos) y Estados Financieros
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Vicerrector administrativo y financiero PROCESO GESTION FINANCIERA 6 de 18 6.1. INTERACCIONES PROCESO, SUBPROCESO Y/O PROVEEDOR EMISOR Admisiones y Registro Gestión del Talento Humano Planeación Estratégica Administración y mejoramiento del SGC ENTRADA RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO Coordinadora de admisiones Coordinadora de Personal y Sicóloga Coordinación de planeación Directora de Calidad y Control Interno Consignacione s de formularios y certificados, habilitaciones, validaciones, supletorios Reportes de Nomina, Reportes de liquidación de prestaciones sociales, Plan de formación y capacitación Políticas y Directrices para elaborar el Plan Estratégico de la Unidad Informe de Evaluación de Control Interno Informe consolidado de auditoría de calidad, informe PROCES O PROCESO Y/O SUBPROCESO RECEPTOR Admisiones y Registro Gestión del Talento Humano Planeación Estratégica Evaluación de Control Interno SALIDA INFORMACIÓN Informe consolidado de los ingresos Aprobacione s Plan Estratégico de Unidad Evaluación de la gestión CMI Acciones propuestas eficaces frente a las no conformidades Plan de RESPONSABL E MEDIO Escrito Escrito Escrito Escrito
7 de 18 PROCESO, SUBPROCESO Y/O PROVEEDOR EMISOR Bienestar y Proyección Social Comunicacione s Correspondencia y Archivo Proveedores Gestión de Recursos Físicos ENTRADA RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO Coordinadora de Bienestar y Proyección Social Coordinadora de Comunicacion es Coordinadora de Recursos Físicos Proveedor Coordinadora de Recursos Físicos de auditoría de calidad Documentos vigentes del sistema de Gestión de la Calidad Programa de Bienestar y Proyección Social Programació n de publicidad, eventos y publicacione s Correspondenci a y documentos Cotizaciones, facturas novedades de inventarios de bienes muebles y presupuesto de compras Magnétic o ò impreso PROCES O PROCESO Y/O SUBPROCESO RECEPTOR Bienestar Institucional y Proyección Social Comunicacion es Archivo y Correspondencia Recursos físicos Gestión de Recursos Físicos SALIDA INFORMACIÓN mejoramiento y avances del plan de mejoramiento Solicitudes de ajuste documental Aprobación Aprobacione s Correspondenci a y documentos Cotizaciones, facturas recibidas Aprobación de las compras RESPONSABL E MEDIO Escrito Escrito Escrito Escrito Escrito o magnétic o
8 de 18 6.2. Criterios de calidad del producto/servicio Buena presentación, Información clara y precisa, Oportunidad en la entrega. Estados financieros 6.3. Control del Producto No Conforme Se aplica según subproceso para control del producto o servicio no conforme. 7. RECURSOS 7.1. Recursos Monetarios Presupuesto definido anualmente. 7.2. Recursos Físicos Papelería, equipos de oficina, útiles de oficina, instalaciones, sistema de comunicación, equipos de cómputo, internet, redes. 7.3. Recursos Humanos Vicerrector Administrativo y Financiero, contadora, tesorera y auxiliar de cartera y secretaria. 8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Ver anexo)
11 de 18 9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE CÓDIGO H ELABORAR RECTOR, VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANICERO, CONTADORA, COORDINADORA DE RECURSOS FÍSICOS 1. CONSULTAR EL HISTÓRICO COMO REFERENTE 2. ELABORAR EL PROYECTO DEL 3. PRESENTAR EL AL COMITÉ FINANICERO PARA ANALISIS Y AJUSTES NECESARIOS. 4. ENVIAR AL CONSEJO SUPERIOR EL PARA SU CONOCIMIENTO Y ANALISIS. PROYECTO DE PRESUPUE STO 1. CITAR AL CONSEJO SUPERIOR H TRAMITAR LA APROBACIÓN DEL RECTOR 2. PRESENTAR AL CONSEJO SUPERIOR EL PROYECTADOPARA SU APROBACIÓN. V/A APROBAR EL CONSEJO SUPERIOR 1. ANALIZAR EL PROYECTADO 2. PLANTEAR POSIBLES RECOMENDACIONES 3. SOLICITAR AJUSTES EN CASO DE SER NECESARIO 4. APROBAR PREUPUESTO 5. EMITIR ACTA DE APROBACIÓN. ACTA DE APROBACI ÓN R.S.C.
12 de 18 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE CÓDIGO H EJECUTAR Y HACER SEGUIMIENTO AL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR 1. RECIBIR ACTA DE APROBACION DEL. 2. VERIFICAR GASTOS DE LAS UNIDADES. 3. SE APRUEBAN LOS GASTOS SEGÚN LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS 4. SE MONITOREA MENSUALMENTE LA EJECUCION DEL 5. VERIFICAR QUE LA SITUACIÓN DE LOS RECURSOS REFLEJE LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECAUDOS Y GARANTICEN EL FUNCIONAMIENTO DE LA INSTITUCIÓN. 6 AJUSTAR EL CUANDO SEA NECESARIO 1. RECIBIR Y REVISAR FACTURAS, CUENTAS DE COBRO, NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES. 2. VERIFICAR QUE TODAS LAS FACTURAS, CUENTAS DE COBRO, TENGAN EL VISTO BUENO DE LA RESPECTIVA UNIDAD. CUENTAS POR PAGAR H RECEPCIONAR FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO VICERRECTOR ADMINISTATIVO Y FINANCIERO 3. AUTORIZAR LA FACTURA O CUENTA DE COBRO PARA LA PROGRAMACIÓN DEL PAGO. 4. DETERMINAR LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS, TENIENDO EN CUENTA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS MENSUALES Y EL VENCIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LEY, PROVEEDORES CON DESCUENTOS POR PRONTO PAGO. 6. REGISTRAR LOS COMPROBANTES EN LA BASE DE DATOS Y ELABORAR RELACIÓN PARA REMITIR A LA UNIDAD FINANCIERA RELACIÓN DE PAGOS
13 de 18 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA 1. REALIZAR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA EN EL NUEVO APLICATIVO CON TRES COPIAS. TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE PAGO QUE VA A REALIZAR EL ESTUDIANTE, COMO SON: CONVENIOS, DESCUENTOS, CRÉDITO Y EFECTIVO. NOMBRE CÓDIGO H REALIZAR FACTURACIÓN Y COORDINADORA DE CARTERA 2. ENTREGAR LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA AL ESTUDIANTE Y DARLE LAS INDICACIONES RESPECTIVAS PARA QUE REALICE EL PAGO 3. PRESENTAR AL ESTUDIANTE CUANDO REQUIERE DE UN CRÉDITO LAS OPCIONES CON LAS CUALES SE TIENE CONVENIO, COMO SON COOPERATIVA COMUNA E ICETEX. ORDEN DE MATRÍCULA RCS 4. REVISAR AL ESTUDIANTE LOS DESPRENDIBLES DE LA LIQUIDACIÓN CON EL SELLO DEL BANCO, Y VERIFICAR EL PAGO CON LO FACTURADO EN EL NUEVO APLICATIVO. 5. FIRMAR LAS DOS COPIAS, AUTORIZANDO LA MATRICULA 1. COSULTAR MENSUALMENTE LA CARTERA DE LOS ESTUDIANTES. 2. REALIZAR LLAMADAS T ELÉFONICAS A LOS ESTUDIANTES QUE TIENEN CRÉDITO CON LA INSTITUCIÓN, HACER SEGUIMIENTO AL PAGO, SI ESTE NO SE REALIZA, LLAMAR AL CODEUDOR. H GESTIONAR CARTERA COORDINADOR DE CARTERA 3. REGISTRAR LOS COMPROMISOS CON EL DEUDOR. 4. ENVÍAR CARTA DE COBRO AL ESTUDIANTE, EN CASO DE QUE EL INCUMPLIMIENTO PERSISTA, Y HACER EL BLOQUEO COMERCIAL CON PROCRÉDITO A TRAVÉS DE LA PÁGINA DE FENALCO ANTIOQUIA Y EN ÚLTIMA INSTANCIA, SE LLEVA A COBRO JURÍDICO CON FENALCOBRA. CUENTAS POR PAGAR
14 de 18 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE CÓDIGO H REALIZAR LOS S CONTABLES CONTADORA 1. RECIBIR LOS DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y REVISAR QUE LAS DEDUCCIONES DE LEY ESTÉN ACORDES A LO ESTIPULADO, QUE LAS FACTURAS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR LA LEGISLACIÓN TRIBUTARIA Y QUE ESTE BIEN DILIGENCIADO. 2. CLASIFICAR LA INFORMACIÓN PARA REALIZAR LAS CAUSACIONES CONTABLES Y DEVOLVER PARA ACLARAR LAS INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS. DOCUMENT OS CONTABLES 3. REALIZAR CUENTA DE COBRO A LOS TERCEROS QUE TIENEN COMPROMISOS PENDIENTES CON LA INSTITUCIÓN Y DE IGUAL MANERA A LAS ENTIDADES CON LAS CUALES SE TIENE CONVENIO. 1 ELABORAR COMPROBANTE DE PAGO 2 ANUNCIAR LOS PAGOS H EFECTUAR PAGOS ASISTENTE CONTABLE 3 HACER FIRMAR COMPROBANTE DE PAGO Y ENTREGAR CHEQUE. 4. ENTREGAR CERTIFICADOS A PROVEEDORES DE RETEFUENTE, AL INICIO DE LA VIGENCIA A LOS TÉRMINOS DE LEY. 5. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
15 de 18 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA V ELABORAR INFORME VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR 1 PREPARAR Y PRESENTAR MENSUALMENTE UN INFORME SOBRE LA SITUACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS, DETERMINANDO EL EXCEDENTE O DÉFICIT DEL PERÍODO. 2.ELABORAR ANUALMENTE INFORME DE RECURSOS DONDE SE REFLEJE CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS, RECURSOS NO EJECUTADOS Y SALDOS DEL PERIODO. NOMBRE CÓDIGO 1. VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA LÓGICA Y SECUENCIAL.. 2. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD MEMORAND O O CORREO ELECTRÓNI CO V EVALUAR LA GESTIÓN DEL PROCESO VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR 3. VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NUMERAL 1.6.1 Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD. 4. SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA VERIFICACIÓN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN. 5. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME, EN CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME. ACCIÓN DE MEJORA
16 de 18 PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE CÓDIGO 1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. MEMORAND O O CORREO ELECTRÓNI CO H RETROALIMENTAR EL SISTEMA VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR 2. DOCUMENTAR E IMPLEMENTAR LAS ACCIONES COREECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA PERTINENTES SEGÚN EL SUBPROCESO ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIVA O PREVENTIVA ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIV A O PREVENTIV A
17 de 18 10. PARAMETROS DE CONTROL DE S NOMBRE IDENTIFICACIÓN 1 2 3 4 5 CÓDIGO RESPONSABLE DE ARCHIVAR MEDIO ACCESO /UBICACIÓN CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL ORDEN DE MATRÍCULA ADMISIONES Y HOJA DE VIDA ESTUDIANTE ADMISIONES Y INDEFINIADMENTE DE LLAMADAS R.S.C CARTERA CARPETA CARTERA UN AÑO RECICLAJE DOCUMENTOS CONTABLES APROBADO ACTA DEL CONSEJO SUPERIOR CUENTAS POR PAGAR RELACIÓN DE PAGOS CMI PE-F2 R.S.C CONTABILIDAD CARPETA CONTABILIDAD INDEFINIDOS R.S.C R.S.C R.S.C R.S.C VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA SECRETARIA GENERAL CARPETA CARPETA ARCHIVO DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECRETARÍA GENERAL CONTABILIDAD CARPETA ARCHIVO DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD CARPETA COORDINADORA DE PLANEACIÓN CARPETA DOS AÑOS INDEFINIDAMENTE DOS AÑOS
19 de 18 11. DEFINICIONES 11.1. Crédito Es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo determinado. 11.2. Convenio Un convenio es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua. 11.3. Proyecto Es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos. 11.4. Presupuesto Plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. 11.5. Ajustes Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
20 de 18 11.6. Centro de Costos Son las áreas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos (material, mano de obra, etc.). En los centros de costos no se toman decisiones sobre ventas o cantidad de activos. El informe mediante el cual se evalúan los centros de costos es el Informe de costos. 11.7. Factura Es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.