Código Actividad Qué Cuándo Cómo 7,1 Recibir solicitud de bienes o servicios Solicitudes de bienes o servicios Cliente entrega la solicitud 7,2 Revisar solicitud de bienes o servicios La solicitud debe estar llena correctamente con sus respectivas proformas y codificación, estar firmada por el funcionario autorizado a retirar el vale y la persona responsable Se recibe la solicitud 7,3 Verificar que no hay existencia en el Centro de Almacenamiento y Distribución (CAD) Se verifica que el producto no se encuentra en el inventario del CAD La solicitud está completa y firmada. 7,4 Verificar vales El autorizado no debe tener ningún vale pendiente de liquidar, si tuviera alguno se devuelve al veneficiario. Cuando se verifica que no hay existencias del bien solicitado en el CAD 7,5 Verificar contenido presupuestario Es requisito que exista contenido presupuestario. Se recibe la solicitud 7,6 Devolver al cliente la solicitud y se le indica las razones Solicitud sin tramitar En caso que no cumple con los requisitos de las actividades 7.2, 7.3, 7.4 y 7.5. 7,7 Rebajar reserva presupuestaria El monto correspondiente de la reserva de presupuesto en el sistema se rebaja La solicitud cumple con los requisitos 7,8 Confeccionar pedido de compra Pedido de compra con los datos asignados en la Solcitud de Pedido a nombre del proveedor escogido (original y dos copias) Se rebaja la reserva presupuestaria
7,9 Autorizar el vale Se verifica que los siguientes datos estén correctos: partida, el proveedor, y el monto por el que está hecha la exoneración. La solicitud y el pedido de compra están correctos 7,10 Enviar el vale a la Dirección Financiera para su autorización Vale El vale es autorizado Físicamente Código Actividad Qué Cuándo Cómo 7,11 Recibir el Vale autorizado por la Dirección Financiera Vale emitido y aprobado para su respectiva entrega de dinero. (Incluye pedido de compra, solicitud de pedido y factura proforma) El vale está registrado Físicamente 7,12 Entregar dinero, pedido de compra (original y una copia) y la proforma del proveedor seleccionado al cliente El cliente debe firmar el documento como recibido y anotar el número de cédula - El vale está disponible en la Tesorería - Cliente solicita el dinero 7,13 Guardar el vale Mantiene el documento pendiente de liquidar en custodia Se hace efectiva la entrega del dinero Físicamente 7,14 Realizar compra Debe hacer efectiva la compra en un tiempo máximo de 2 días Se le entregó el dinero al cliente Personalmente 7,15 Recibir liquidación de vale El cliente entrega la liquidación junto con las facturas originales (debidamente canceladas, selladas y firmadas y # de cédula del interesado y Director) y la copia del pedido de compra con el recibido conforme del proveedor en la Plataforma de Cliente realiza compra
7,16 Revisar liquidación de vale Revisión de las operaciones aritméticas y el cumplimiento de los requisitos de la factura; en caso de estar incorrecto se le devuelve al beneficiario para su corrección Se recibe la liquidación de vale 7,17 Confeccionar boleta de liquidación En caso de tener que hacer devolución, el funcionario deberá corregir el monto en el Sistema de Reservas aumentando el monto disponible Se aprueba la liquidación de vale 7,17 Entregar boleta de liquidación Se entrega la boleta al cliente para que realice devolución en Tesorería y presente la Boleta junto con el recibo de devolución para la respectiva liquidación en le Plataforma de Se confecciona la boleta de liquidación
Con qué Responsable NA - Formulario Solicitud de Pedido de Compra (Anexo 1. MS-AC-CC-P-F-01) - Guía para la confección de la solicitud de pedido de compra (Anexo 2. MS-AC-CC-P-G-01) - Hoja de Revisión de Solicitud de Pedido de Compra (Anexo 3. MS-AC-CC-P-F-02) Sistema Integrado de Proveeduría (SIMPRO) Sistema Integrado de Proveeduría (SIMPRO) Hoja de Excel: RESERVAS VALES PLATADORMA - Hoja de Revisión de Solicitud de Pedido de Compra (Anexo 3. MS-AC-CC-P-F-02) Hoja de Excel: RESERVAS VALES PLATADORMA - Sistema de Información - Guía para la confección del Pedido de Compra (Anexo 4. MS-AC-CC-P-G-02) - Formulario de Pedido de Compra (Anexo 5. MS- AC-CC-P-F-03)
Director(a) de Atención al Cliente, Jefatura de la Unidad de Plataforma de u otro funcionario autorizado Con qué Responsable Tesorería Tesorería Beneficiario/Cliente - Boleta de Liquidación de Caja Chica (Anexo 6. MS- AC-CC-P-F-04)
- Boleta de Liquidación de Caja Chica (Anexo 6. MS- AC-CC-P-F-04) - Boleta de Liquidación de Caja Chica (Anexo 6. MS- AC-CC-P-F-04)