Página: 1 8 TIPO DE PROCESO Estratégico Misional Apoyo X Seguimiento y Control RESPONSABLE Coordinador Grupo Talento Humano OBJETIVO ALCANCE Planear, organizar, ejecutar y controlar las acciones relacionadas con la administración y el sarrollo l Talento Humano al servicio la, en pro l mejoramiento continuo, la satisfacción l personal y el sarrollo institucional, que permita contar con servidores idóneos y competentes, en un ambiente cálido trabajo, para atenr la misión y objetivos la Entidad. Inicia con el análisis y evaluación las necesidas provisión l talento humano y finaliza con la formulación e implementación las acciones correctivas, preventivas y mejora. ENTRADAS SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Gobierno Nacional Comisión Nacional l Servicio Civil DAFP Gobierno Nacional Comisión Nacional l Servicio Civil Departamento Entidad Normatividad Necesidas provisión empleos libre nombramiento y remoción Necesidas provisión empleos carrera administrativa Necesidas provisión empleos carrera mediante nombramiento provisional Necesidas provisión temporal los empleos Novedas administrativas personal. Normatividad Necesidas Capacitación. Necesidas Desarrollo humano y bienestar social. Resultados la evaluación sempeño y valoración competencias. PLANEAR Analizar y evaluar las necesidas provisión la planta y las l Talento humano Definir planes programas y acciones para la administración y sarrollo integral l talento humano. Plan Anual Vacantes. Reglamentación o lineamientos gestión novedas o situaciones administrativas. Cronograma recepción novedas, liquidación y entrega nómina y prestaciones sociales. Anteproyecto Presupuesto con las necesidas l proceso para la Vigencia. Plan Anual Bienestar Social e incentivos Manual l Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema Información y Gestión l Empleo Público Departamento Administrativo la Función Proceso Planeación Estratégica
Página: 2 8 ENTRADAS SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Gobierno Nacional Departamento Nacional Planeación - DNP Direccionamiento Estratégico Planeación Estratégica Gobierno Nacional Comisión Nacional l Servicio Civil Departamento Proceso Gestión l Talento Humano Gobierno Nacional Comisión Nacional l Servicio Civil Departamento Proceso Gestión l Talento Humano Novedas administrativas personal. Acciones Correctivas y Preventivas. Directrices l DNP Plan Nacional Desarrollo Plan Estratégico Sectorial Plan Estratégico Institucional. Anteproyecto presupuesto Normatividad Plan Anual vacantes. Normatividad Reglamentación o lineamientos gestión novedas o situaciones administrativas. Actos administrativos vinculación o svinculación. Formular el plan acción y el plan adquisiciones la correspondiente vigencia, acuerdo con las necesidas l proceso. HACER Gestionar la vinculación y svinculación los servidores públicos. Gestionar las novedas y situaciones administrativas l Talento Humano y elaborar la nómina mensual. Cronograma anual l Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Cronograma Evaluación sempeño y la gestión (Libre nombramiento y Carrera Administrativa). Plan Institucional Capacitación Plan acción Plan adquisiciones Planta personal actualizada mensualmente. Actos administrativos vinculación o svinculación. Actos administrativos novedas y situaciones administrativas. Nómina mensual l personal Liquidada y entregada al Grupo Gestión Financiera y Contable. Proceso Seguimiento y Mejora Proceso Gestión Financiera
Página: 3 8 ENTRADAS SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Cronograma recepción novedas, liquidación y entrega nómina y Gobierno Nacional Departamento Planta personal Todos los servidores la Proceso Gestión l Talento Humano Proceso Gestión l Talento Humano. Proceso Gestión l Talento Humano. prestaciones sociales. Normatividad. Guía e instrumentos para la evaluación Plan selección mediante concurso méritos para proveer cargos carrera administrativa. Plan evaluación l sempeño funcionarios carrera administrativa. Plan evaluación funcionarios en período prueba. Plan Institucional Capacitación. Plan Anual Bienestar Social. Manual l Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo. Cronograma anual l Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Orientar y verificar que se realice la Evaluación l sempeño los funcionarios en período prueba, carrera administrativa y libre nombramiento y remoción. Ejecutar el Plan Institucional Capacitación. Desarrollar el Programa Anual Bienestar Social e incentivos Ejecutar el Sistema Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo Acuerdos Gestión Oficio solicitud registro carrera administrativa ante la Comisión Nacional Servicio Civil. Evaluación l sempeño Evaluación trimestral (por una vez) y anual l sempeño para asignación prima técnica en Hoja Vida respectiva. Listas asistencia Informe Gestión l Plan Institucional Capacitación Lista asistencia Registro fotográfico Informe Gestión l Programa Anual Bienestar Social e incentivos. Listas asistencia Matriz factores Riesgo Planes Emergencia. Programa autocuidado Informe Gestión l Sistema Gestión en Comisión Nacional l Servicio Civil Proceso Gestión l Talento Humano
Página: 4 8 ENTRADAS SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Seguridad y Salud en el Proceso Gestión l Talento Humano Departamento Direccionamiento Estratégico Seguimiento y Mejora Gestión tecnologías la Información Gestión l Talento Humano Gestión l Talento Humano Administradora Riesgos Laborales Seguimiento y Mejora Acuerdo Gestión Evaluaciones l sempeño Actos Administrativos novedas y situaciones administrativas Actos administrativos vinculación o svinculación. Programa actualización y mantenimiento l SIGEP Diagnóstico necesidas actualización o modificación l Manual Funciones y competencias laborales. Mapa Riesgos Matriz Aspectos e Impactos Ambientales Normograma-Matriz Requisitos Legales Inventario Activos Información Informe Gestión l Sistema Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Informe Gestión l Plan Anual Bienestar Social. Informe Gestión l Plan Institucional Capacitación Mantener actualizada la hoja vida los servidores públicos, el sistema información l personal, orientar y verificar la actualización l SIGEP por cada servidor público. Actualizar o modificar el manual funciones y competencias laborales Aplicar los controles y actividas finidas en los programas gestión ambiental, SST, seguridad la información y mapa riesgos. VERIFICAR Realizar seguimiento, monitoreo y análisis l sarrollo, ejecución y cumplimiento las políticas, planes, programas y acciones sarrolladas en la administración l Talento Humano. Trabajo Hoja Vida actualizada Reporte mensual actualización información l personal. Registro aprobación en el aplicativo SIGEP por cada hoja vida Manual funciones y competencias laborales actualizado. Prácticas y controles aplicados e informes seguimiento en los instrumentos respectivos Informes ejecución los planes. Proceso Gestión Documental Departamento. Direccionamiento Estratégico Seguimiento y Mejora Evaluación inpendiente.
Página: 5 8 ENTRADAS SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Indicadores sempeño Planeación Estratégica Gestión l Talento Humano Entes externos control Seguimiento y Mejora Evaluación Inpendiente l proceso Informes Gestión Plan acción Soportes Ejecución los Planes Informes Gestión Informes auditorias Autoevaluar la gestión l proceso a través l seguimiento a indicadores ACTUAR Formular e implementar las acciones correctivas, preventivas y mejora Resultados l seguimiento los indicadores Planes mejoramiento Direccionamiento Estratégico Seguimiento y Mejora Evaluación inpendiente Entes externos control Direccionamiento estratégico Seguimiento y Mejora Evaluación Inpendiente NTCGP 1000:2009 REQUISITOS DE LAS NORMAS 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestión documental 4.2.1 generalidas 4.2.3 Control documentos 4.2.4 Control registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.5.3 comunicación interna 7.4 adquisición bienes y servicios 7.4.1. Proceso adquisición bienes y servicios 7.4.2. Información para la adquisición bienes y servicios 7.4.3. Verificación los productos y/o servicios adquiridos 8. Medición, análisis y mejora 8.1 generalidas 8.2.3 Seguimiento y medición los procesos 8.4 Análisis datos 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva. DOCUMENTACION RELACIONADA Procedimientos: Afiliación AFP Afiliación ARL Afiliación CCF Afiliación Cesantías FNA Afiliación EPS Asignación Prima Técnica Gestión Bienestar Social e incentivos Intificación Peligros, valoración riesgos y terminación controles Evaluación l sempeño Exámenes médicos ocupacionales Inspecciones Seguridad Reporte e Investigación accintes trabajo POLITICAS DE OPERACIÓN Política Atención a Víctimas Política Planeación y Control Política Adquisición Bienes y Servicios Política Desconcentración Política Comunicación Política Manejo Información Política Bienestar Laboral Política Gestión Integral Riesgos Política Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente. Política No fumadores y No Consumo Alcohol y Drogas. Política l Sistema Integral Gestión.
Página: 6 8 ISO 9001:2008 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestión documental 4.2.1 generalidas 4.2.3 Control documentos 4.2.4 Control registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.5.3 comunicación interna 7.4 compras 7.4.1. Proceso compras 7.4.2. Información las compras 7.4.3. Verificación los productos comprados 8. Medición, análisis y mejora 8.1 generalidas 8.2.3 Seguimiento y medición los procesos 8.4 Análisis datos 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva MECI 2014 1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 1.1.2 Desarrollo l Talento Humano 1.2.1 Planes, programas y proyectos 1.2.3 Estructura Organizacional 1.3 Componente Administración l Riesgo 2.1.1 Autoevaluación l Control y Gestión 2.1.3 Plan Mejoramiento 3. Eje transversal: Información y Comunicación NTC ISO 14001 4.1 Requisitos generales 4.3.1 Aspectos ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos 4.3.3 Objetivos, metas y programas Producción Nómina Trámite comisiones Trámite autorizaciones splazamiento Solicitud comisión servicios al exterior Trámite incapacidas y licencias maternidad y paternidad Permisos y Licencias Para el retiro l servicio Para el trámite vinculación funcionarios Formulación l plan institucional capacitación Monitoreo y medición l sempeño SST Estudio flexibilización horario Manuales y Documentos: Metodología intificación peligros y valoración riesgos y terminación controles Metodología para la investigación accintes laborales Reglamento higiene y seguridad industrial Manual l sistema integrado gestión Programa orn y aseo Programa PARE Planes emergencia
Página: 7 8 4.4.3 Comunicación 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva NTC OHSAS 18001 4.1 Requisitos generales 4.3.1 Intificación peligros, valoración riesgos y terminación los controles 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.3 Objetivos y programas (s) 4.4.3.1 Comunicación 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias 4.5.3. Investigación Incintes, No conformidas y acciones correctivas y preventivas NTC-ISO/IEC 27001 5. Lirazgo 6. Planificación 6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidas 7.1 Recursos 7.2 Competencias 7.3 Toma conciencia 7.4 Comunicación 7.5 Información Documentada 8.1 Planificación y control operacional 8.2 Valoración riesgos la Seguridad la Información 8.3 Tratamiento riesgos la Seguridad la Información 9.3. Revisión por la Dirección 10. Mejora 10.1 No Conformidas y Acciones Correctivas 10.2 Mejora Continua REQUISITOS LEGALES GESTIÓN DEL RIESGO INDICADORES Ver Normograma Ver Mapa Riesgos Ver Tablero Control Institucional RECURSOS Humanos Tecnológicos Infraestructura
Página: 8 8 Administrador Público, Administrador Empresas, Ingeniero Industrial, Abogado, Psicólogo Organizacional, Trabajo Social, Fisioterapeuta, Médico, Economista, Contador Público; con conocimientos en carrera administrativa, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, situaciones administrativas, área estímulos e incentivos, comisiones, sarrollo personal. Tecnólogo o Técnico Profesional en Áreas Administrativas o l recho, gestión la información, con conocimientos en carrera administrativa, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, situaciones administrativas, área estímulos e incentivos, comisiones, sarrollo personal. Auxiliar Administrativo con conocimientos en Áreas Administrativas. Aplicativo para nómina Aplicativo para comisiones y viáticos Base Datos Personal Planta SIGEP (Aplicativo l Departamento Administrativo la Función uso obligatorio por parte las entidas públicas) Puestos Trabajo. Equipos computación, impresora, fax, scanner, extensiones telefónicas. Archivador seguridad para Hojas Vida. Archivador documentos.
Página: 9 8 ANEXOS Anexo 1 Control cambios Versión Ítem l cambio Cambio realizado Motivo l cambio Fecha l cambio Se modifica el alcance, las actividas y productos 2 teniendo en cuenta el ciclo PHVA. Se modifica la versión l MECI 2005 al 2013. Alcance, actividas, salidas, Se incluyen los nuevos Mejora continua l proceso documentación relacionada procedimientos en los y actualización normativa 27/05/2014 documentos relacionados. Se incluye las políticas Seguridad y Salud en el Trabajo y la política No fumadores y No consumo alcohol y drogas. 3 Documentación Relacionada Se incluye el procedimiento Monitoreo y medición l sempeño SST Se ajusta el nombre l procedimiento Formulación y ejecución l Plan Capacitación Requisito en la implementación l sistema gestión seguridad y salud en el trabajo. 16/09/2015 4 5 Documentos relacionados y requisitos la norma Requisitos las normas Políticas Operación Se ajustó nombre los procedimientos relacionados, se incluye los programas orn y aseo y PARE y se actualiza el MECI 2014 Se incluyeron los requisitos que aplican a este proceso correspondiente a la norma ISO 9001:2008. Mejora continua l proceso y actualización normativa El alcance l manual l Sistema Integrado gestión contempla también contempla esta norma, por lo 13/10/2015 05/11/2015
Página: 10 8 Adicionalmente se incluyeron las más políticas operación. tanto hace parte los requisitos. Así mismo, las actualizo las políticas.