INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 1 7 1. ESPECIFICCIONES GENERLES OBJETIVO: Establecer la información los medios comunicación requeridos para asegurar una interacción acuada entre los s. LCNCE: plica a todos los s l, en relación con los comunicados que se generen s la Institución hacia los diferentes estamentos. RESPONSBLE:, coordinadores docentes. PRTICIPNTES: Todo el 2. CONDICIONES GENERLES Con el fin afianzar la comunicación fortalecer la interacción entre los estamentos la Institución, se hace uso los siguientes medios comunicación: 2.1. BOLETÍN CLIDD Y OTROS INFORMCIÒN: Se toma como herramienta para informar los avances l., éste se elabora semestralmente, se imprime se divulga a la comunidad por diferentes medios: En cuanto a padres familia se da a conocer por medio asamblea general, a los docentes directivos a través reunión a los estudiantes en trabajo clase hecho por los docentes en la hora que se stine para ello. De igual manera, se publica en cartelera. Las publicaciones generadas s la Gestión Información Mejoras son archivadas en medio electrónico en el dropbox en documentos publicados/ 1 Gestión Información Mejoras / 1 / Publicaciones generadas s 1 físicamente en el folr l. 2.2. BUZÓN SUGERENCIS, QUEJS Y RECONOCIMIENTOS: Cada sección cuenta con un buzón sugerencias, quejas reconocimientos que se encuentra ubicado en lugar visible. El formato 1-FR04 Sugerencias, quejas reconocimientos, está al lado l buzón para ser diligenciado por quien lo requiera. El buzón cada sección es abierto cada cinco días hábiles en la se por la persona encargada la Gestión Información Mejoras. Las S.Q.R. encontradas en èl, son reportadas en el 1-FR07 Tráfico S.Q.R. entregadas al lír Información Mejoras para su respectiva canalización. El lír l que recibe la S.Q.R., be diligenciar los hallazgos en 1-FR03 Reporte seguimiento NC, CPM SQR, haciendo el correspondiente hasta su respectivo cierre, en caso tal que la S.Q.R. encontrada en el buzón, reporte una queja, be llamarse al usuario en un lapso cinco días hábiles, informándole que se está estudiando su queja. La eficacia la acción tomada es verificada por el lír Información Mejoras. Los registros 1-FR04 Sugerencias, quejas reconocimientos, spués que el lír responsable hacer el seguimiento cierre haa diligenciado la parte posterior éste, son archivados en el folr S.Q.R que reposa en los archivos secretaría. (Ver anexo 1) 2.3. CORREO ELECTRÓNICO: más l formato 1-FR04 Sugerencias, quejas reconocimientos, se cuenta con el correo : informacionmejoras@gmail.com, el cual es administrado por la gestión Información Mejoras es revisado semanalmente. En caso tal que a éste lleguen S.Q.R. los usuarios, el lír Información Mejoras, be registrar éstas en el 1-FR04 Sugerencias, quejas reconocimientos canalizarlo a la gestión que le corresponda hacer su seguimiento cierre, jando constancia en 1-FR07 Tráfico S.Q.R. Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia
INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 2 7 2.4. CIRCUR SEMNL: Se genera semanalmente s la rectoría, inclue la programación semanal las actividas a realizar en cada una las secciones a nivel institucional. Se envía por e-mail a los docentes directivos docentes. 2.5. CRTELER CLIDD: En cada sección se cuenta con un espacio para la cartelera, en la cual se informan los avances l. 2.6. COMUNICDO GENERL: En este se incluen todos los comunicados: circulares, resolución rectoral, cronogramas, entre otros, que son generados s la Institución. 2.7. REUNIONES Y SMBLES: directivos docentes, reunión con padres l informe la quinta semana, asamblea padres, reuniones entrega informes académicos. 2.8. COMUNICDOS EXTERNOS: Los comunicados generados s estamentos gubernamentales no gubernamentales, que una u otra forma aplican en la Institución, se encuentran en la carpeta Externos en el archivo secretaría. Todo documento externo se encuentra registrado en el listado maestro documentos la gestión que lo utiliza. 2.5. RUT UBICCIÓN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Los documentos generados en cada una las gestiones, se encuentran en el dropbox en la carpeta documentos aprobados, los registros en uso en la carpeta registros activos, los registros fuera uso en registros inactivos los obsoletos en la carpeta documentos obsoletos. Los documentos publicados en cada gestión se encuentran en la carpeta documentos publicados en PDF. En la caracterización l cada gestión en el numeral 5 rchivo registros, se encuentra la ruta electrónica completa para la ubicación cada uno éstos. Igualmente allí se especifica, si los registros se manejan físicos /o electrónicos. Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia
INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 3 7 3. CONTENIDO SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN Enfoque s l Sistema Gestión la Calidad planificación l Política /o QUIÉN LE todos los s l Todo el la Institución Educativa Rafael García Herreros. l inicio l ó cuando ESTRTEGIS Y Cartelera ctas Mapa s interna Medio electrónico Primer divulgación. Cartelera Inducción la empresa. haa modificaciones. ctas. Medios impresos. interna por la red. Objetivos institucionales Definición las necesidas los clientes internos cada. /o Lír cada Personal la los diferentes s Reunión s S G C haa modificaciones se tecte la necesidad. ctas. Medios impresos. ctas.. Evaluación seguimiento la Satisfacción l cliente. Intificación requisitos Reglamentarios, legales normalización... Proceso información mejoras... los diferentes s. Personal la Después cada evaluación satisfacción. por quejas, sugerencias reconocimientos. haa modificaciones. ctas.. ctas. específicos. Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia
INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 4 7 SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE Responsabilidad. autoridad con el. Personal la Sistema Gestión Calidad. Compromiso frente al Sistema Gestión Calidad Manual Calidad Procedimientos requeridos por la norma NTC - ISO 9001:2008 Procedimientos, Instructivos formatos específicos los s referencia. Líres s... Calidad. Calidad Lír Líres s Líres s Personal la Líres s involucrado todos los s l los s involucrados todos los s l Inducción Difusión l. se tecte la necesidad. l. Inducción se tecte la necesidad. haa terminado la documentación todos los s /o cuando haa una modificación en algún. se documente, cuando se comience a implementar o cuando haa una modificación. ESTRTEGIS Y Organigrama. interna por la red. Manual Calidad ctas ctas interna por la red Divulgaciones verbales ctas interna por la red Divulgaciones verbales ctas interna por la red Información resultados la revisión por la dirección Líres Después avaluado Informe revisión por la dirección Indicadores a utilizar Líres todos los se está Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia
INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 5 7 SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE reporte s l implementando. haa alguna modificación. ESTRTEGIS Y Comité Programas actividas Líres s Personal la Institución Iniciando año o semestre o Comité l SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE ESTRTEGIS Y Determinación las necesidas expectativas Clientes Dar a conocer los servicios productos la Modificaciones a los requisitos establecidos en el servicio o producto lír Proceso Lír Gestión dmisiones Matriculas. Líres todo el Empleados en general partes interesadas Clientes personas interesadas intifique nuevas necesidas expectativas se se genera el cambio Charlas informativas Medios publicitarios escritos orales Visitas a otras o otras instituciones Página web Escrito en los documentos establecidos. informativas ctas Circulares Cartelera Vía Mail SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE ESTRTEGIS Y Planeación actividas Calidad Personal la Iniciando año Periodos mensuales Comités ctas l No conformidas en el servicio o producto Todo el Calidad Lires Terminación cada periodo o Comités Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia
INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 6 7 SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE ESTRTEGIS Y Procesos año o cuando. Verbalmente Seguimiento a resultados los s Lír cada Calidad Comité En las reuniones comité cuando la alta dirección lo solicite Informe Gestión Comité SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE ESTRTEGIS Y Distribución cambio en documentos Lír cada Calidad Lír cada generen documentos cambios se Comité l SPECTO COMUNICR Necesidas, formación clima organizacional Planes mejoramiento competencia COMUNICCIÓN Lír cada Lír Recurso Humano Necesidas mantenimiento Lír cada QUIÉN LE Calidad Lír gestión recursos Lír cada Lír gestión recursos se genere la necesidad Después evaluación sempeño competencias por se genere la necesidad ESTRTEGIS Y Comité l Verbalmente Verbalmente Líres l Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia
INSTITUCIÓN EDUCTIV ESPERNZ MTRIZ COMUNICCIÓN INTERN Y EXTERN CÓDIGO:1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGIN 7 7 SPECTO COMUNICR COMUNICCIÓN QUIÉN LE ESTRTEGIS Y Necesidas compra Líres s. se genere la necesidad Comité l 4. CONTROL MODIFICCIONES DOCUMENTOS VERSION: SCRIPCION MODIFICCIÒN Todo documento impreso no será controlado por la Institución be ser verificada su vigencia