PÁGINA: 1 DE 7 COBRO DE REVISÓ GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y CARRERA ADMINISTRATIVA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
PÁGINA: 2 DE 7 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es describir las actividades para la realización de los cobros por concepto de cuotas partes es a las entidades concurrentes nacionales, departamentales y municipales que tienen a cargo el reconocimiento y pago directo de la pensión. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con Revisar cada una de las carpetas de los pensionados activos y finaliza con Actualizar archivos de años anteriores de las entidades concurrentes para organización del área de cobro de cuotas partes. Aplica al proceso de talento humano de la Gobernación del Meta 3. DEFINICIONES CUOTA PARTE: La cuota parte, es el mecanismo de soporte financiero de la pensión que permite el recobro que tienen que efectuar las Cajas, Fondos de Previsión Social o la entidad reconocedora de una prestación, con cargo a las entidades en las cuales el trabajador cotizó o prestó sus servicios, de conformidad con lo señalado en los Decretos 2921 de 1948, 1848 de 1969, en las Leyes 33 de 1985 y 71 de 1988, La ley 1066 de 2006, circular conjunta del Ministerio de Hacienda y Ministerio de protección social 069 del 4 noviembre del 2008 FONDOS TERRITORIAL DE PENSIONES DEL DEPARTAMENTO DEL META: Sera una cuenta especial de Inversión formados por el patrimonio generado por los aportes obligatorios de los funcionarios de una entidad. Estas entidades están encargadas de administrar los aportes destinados a cubrir los pagos de pensiones. Las pensiones han sido, tradicionalmente, un pago a un empleado jubilado o inválido o al cónyuge y descendiente de un empleado fallecido (hijo menor de edad o discapacitado). PENSIÓN: Es un derecho adquirido que brinda el estado a una persona, unos ingresos fijos de por vida; El término se suele utilizar para describir las mesadas que una persona recibe tras cumplir un tiempo establecido por ley o por casos especiales igualmente establecidos en la legislación colombiana. 4. RESPONSABLE Asesor Oficina de
PÁGINA: 3 DE 7 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Revisar cada una de las carpetas de los pensionados activos, para establecer cuales tienen cuotas partes por cobrar. Establecer las cuotas partes por cobrar 2 Generar e Imprimir listado general que contiene el nombre de los pensionados, el porcentaje de la cuota parte y las entidades concurrentes. Generar e Imprimir listado de pensionados Listado de pensionados 3 Realizar la liquidación por cada una de las entidades mediante archivo de excel, de acuerdo al porcentaje de la cuota parte por cobrar, de manera individual por cada pensionado e Imprimir. Liquidar la cuota parte por cobrar Archivo de Excel de liquidación 4 / asesor Oficina de Pasivos Prestacionales Elaborar Cuenta de Cobro y hacer firmar del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales para enviar a las respectivas entidades, mediante el formato F-TH-32 Cuenta de cobro. Elaborar Cuenta de Cobro Cuenta de Cobro F-TH-32 5 Buscar en el archivo físico y en la página de la Registraduria Nacional cada una de las supervivencias actualizadas de los pensionados que se relacionan en la cuenta de cobro. Buscar supervivencias actualizadas Supervivencias actualizadas 6 Anexar la certificación del banco donde indique el número de cuenta. Anexar certificado de Cuenta Bancaria Solicitud de numero de cuenta
PÁGINA: 4 DE 7 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 7 8 Solicitar certificado de la Tesorería Departamental que manifieste que los jubilados relacionados en la cuenta de cobro o a los sustitutos se les paga en la actualidad; o en su defecto, solicitar los valores cancelados desde la fecha de jubilación hasta las fecha del fallecimiento del jubilado. Elaborar oficio y enviar a la entidad con los siguientes soportes: La liquidación y cuenta de cobro, Certificado de Cuenta Bancaria, el RUT y la certificación de Tesorería. En caso de fallecimiento de alguno de los pensionados remitir el registro de defunción, la resolución de pensión de sobreviviente y copia del documento de identificación de la persona quien lo sustituye. La cuenta de cobro se envía teniendo en cuenta el formato F-TH-31 Oficio de cobro persuasivo Solicitar certificado de la Tesorería Departamental Enviar oficio con soportes para el cobro de cuota parte Solicitud de certificado Supervivencia. Cuenta de cobro Oficio de cobro persuasivo F-TH-31 9 Auxiliar Administrativo Ingresar a la base de datos el valor cancelado. Si la entidad realiza el respectivo pago. Registrar en base valor cancelado Base de Datos 10 / especializado de la Secretaria Jurídica En caso de que la entidad concurrente objete la cuenta de cobro, recibir el oficio y dar respuesta, previa revisión del profesional especializado de la Secretaria Jurídica. Recibir oficio y dar respuesta Oficio
PÁGINA: 5 DE 7 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 11 / especializado de la Secretaria Jurídica Elaborar y proyectar para firma del Director de Pasivos Prestacionales, la resolución constituyendo el deudor a la entidad concurrente (Titulo ejecutivo) Elaborar y proyectar resolución Resolución 12 Una vez ejecutoriada y si persiste el no pago, enviar este título valor a la unidad de ingresos para el cobro coactivo Enviar título valor Titulo valor 13 Elaborar y proyectar oficio remisorio, para hacer firmar del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales, y posteriormente remitir a la Gerencia de Contaduría con copia del valor cancelado por concepto de cuota parte, para que se realice el respectivo tramite. Elaborar y proyectar oficio para enviar copia de valor cancelado Oficio Remisorio 14 Archivar informe y documentación soporte. Archivar informe Informe 15 Actualizar archivos de años anteriores de las entidades concurrentes para organización del área de cobro de cuotas partes Actualizar archivos FIN
PÁGINA: 6 DE 7 6. REGISTROS Registro Resolución de otorgamiento de pensión. Informe y documentación soporte Oficio de cobro persuasivo F-TH-31 Cuenta de Cobro F-TH-32 Certificado de Liquidación Responsable Auxiliar Administrativo Dirección de Auxiliar Administrativo Oficina de Oficina de oficina de Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación de de de de de Disposición Final 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Proceso 03 15/04/2010 04 3/08/2011 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010. En el procedimiento número 5.2 Cobro de cuotas partes es se agregaron los 3 formatos codificados: Oficio de cobro persuasivo. F- TH-31 Cuenta de Cobro F-TH-32 Certificado de Liquidación F-TH- 33.
PÁGINA: 7 DE 7 05 15/11/2012 Se realiza revisión y ajuste del procedimiento 5.1 y se agrega la actividad No 5, con respecto al procedimiento 5.2 se incluye la actividad No 12. 06 06/08/2013 Se realiza revisión y ajuste en la parte de los responsables de acuerdo al decreto 0460 de 2012 Estructura Organizacional. NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.