CÓDIGO SERIE SUBSERIE DEPENDENCIAS 10 ACTAS FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS - FNG S.A. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -CCD Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento de Servicios 10-05 Actas Asamblea de Accionistas Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 10-10 Acta de Comité Comercial Departamento Comercial 10-15 Actas Comité Coordinación de Control Interno Control Interno 10-20 Actas Comité de adquisición de bienes y servicios Departamento de Contratación 10-25 Actas Comité de Archivo Departamento de Servicios 10-30 Actas Comité de Auditoria Control Interno 10-35 Actas Comité de Conciliación Departamento de Contratación 10-40 Actas Comité de Dirección de Riesgo Departamento de Evaluación de Riesgo 10-45 Actas Comité de Garantías Departamento de Evaluación de Riesgo 10-50 Actas Comité de Presidencia Control Interno 10-55 Actas Comité de Proyectos Planeación y Riesgo 10-57 Actas Comité de Recuperaciones Departamento Jurídico 10-60 Actas Comité de Riesgos de Inversiones Planeación y Riesgo 10-65 Actas Comité Delegatorio de Presidencia Departamento de Operaciones 10-70 Actas Comité Interno de Garantías Departamento de Evaluación de Riesgo 10-75 Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional Departamento de Gestión Humana 10-80 Actas Comité Técnico Delegatario Departamento de Evaluación de Riesgo 10-85 Actas de Arqueo Coordinación Operaciones de Tesorería 10-90 Actas de Comité Saneamiento Contable 10-95 Actas de Reuniones de Funcionarios Departamento de Gestión Humana 10-100 Actas Junta directiva Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 10-105 Actas Reunión Entidades Financieras Departamento Comercial 10-110 Actas de Microfilmación Departamento de Servicios 10-115 Actas de Seguimiento Abogados Departamento Jurídico 10-120 Actas de Seguimiento Procesos Exfuncionarios Departamento Jurídico 10-125 Actas de Comité de Sostenibilidad Contable 10-130 Actas de Comité Técnico Institucional de Desarrollo Administrativo 10-135 Actas Comité de Operación del Sistema de Gestion Integrado MECI- Calidad 10-140 Actas Grupo Interno Antitrámites y Atencion Efectiva al Ciudadano 10-145 Actas de eliminación 10-150 Actas Modelo de Actuacion Comercial MAC Departamento de Comercial 10-155 Actas de Grupos Primarios Todas las áreas 10-160 Actas Comité de Evaluación del Sistema de Gestión Integrado MECI Calidad 10-165 Actas de Microfilmación Departamento de Servicios 20 ACUERDOS Vicepresidencia Juridica y Administrativa 20-05 Acuerdos de Pago Departamento Jurídico 20-10 Acuerdos Junta Directiva Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 30 ADMINISTRACIÓN 30-05 Administración de Bienes en Dación de Pago Departamento de Servicios 30-10 Administración de Bienes Inmuebles Departamento de Servicios 30-15 Administración de cartera circularización y conciliación Departamento de Operaciones 30-20 Administración de cartera programas especiales Departamento de Operaciones 30-25 Administración de hardware y software Departamento de Tecnología 30-30 Administración de vehículos Departamento de Servicios 30-35 Administración de cheques Gerencia de Operaciones y Tesorería 30-40 Administración desarrollo software Departamento de Desarrollo 40 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 40-05 Aportes a EPS, ARP, AFP y Parafiscales 40-10 Aportes Cesantías 50 APORTES DE LEY 60 ATENCIÓN AL CLIENTE Departamento Comercial 60-05 Entidades Financieras Departamento Comercial 60-10 Empresarios Departamento Comercial 60-15 Gremios Departamento Comercial 70 BAJA DE ELEMENTOS 70-05 Baja de Activos Fijos 70-10 Baja de Elementos de Consumo
80 CAJA MENOR 90 CERTIFICADOS 90-05 Certificados de Participación Accionaria 90-10 Certificados de Créditos 90-15 Certificados de Retención en la fuente 100 CIRCULARES Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento Comercial, Vicepresidencia 100-05 Circulares Informativas Jurídica y Administrativa Departamento Comercial, Vicepresidencia 100-10 Circulares Normativas Jurídica y Administrativa 110 COMISIONES 110-05 Comisiones de Servicio 110-10 Devolución de Comisiones Departamento de Operaciones 110-15 Facturación de Comisión de Garantías Departamento de Operaciones 110-20 Pago de Comisiones Departamento de Operaciones 110-30 Cuentas por cobrar y provisiones Departamento de Operaciones 110-35 Comercialización Departamento de Operaciones 120 COMPROBANTES 120-05 Comprobantes Contables FNG Departamento Contabilidad 120-10 Comprobantes Contables Mandatos Departamento Contabilidad 120-15 Comprobantes de Egresos FNG Coordinación Operaciones de Tesorería 120-20 Comprobantes de Egresos Mandatos Coordinación Operaciones de Tesorería 120-25 Comprobantes de Ingresos Coordinación Operaciones de Tesorería 130 COMUNICACIONES OFICIALES Presidencia Vicepresidencia Juridica y Administrativa 140 CONCEPTOS 140-05 Conceptos Jurídicos Externos Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 140-10 Conceptos Jurídicos Internos Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 150 CONCILIACIONES 150-05 Aclaraciones Partidas Conciliatorias Coordinación Operaciones de Tesorería, 150-10 Conciliaciones Bancarias 150-15 Conciliación Fondos Valores Coordinación Operaciones de Tesorería 150-20 Conciliación de Información de Procesos Departamento de Operaciones 150-25 Conciliación Cartera Programas Especiales Departamento de Operaciones CONSECUTIVO COMUNICACIONES 160 OFICIALES 160-05 Consecutivo de Comunicaciones oficiales Enviadas 170 CONTRATOS 170-05 Contratos de Arrendamiento Departamento de Contratación 170-10 Contratos de Comodato Departamento de Contratación 170-15 Contratos de Compraventa Departamento de Contratación 170-20 Contratos de Consultoría Departamento de Contratación 170-25 Contratación privada invitación privada Departamento Jurídico 170-30 Contratos de Derecho Público Departamento de Contratación 170-35 Contratos Giro Ordinario del Negocio Departamento Jurídico 170-40 Contratos de Obra Departamento de Contratación 170-45 Contratos de Prestación de Servicios Departamento de Contratación 170-50 Contratos de Suministros Departamento de Contratación 170-55 Contratos de Mandato Departamento de Jurídico 170-60 Oferta Mercantil de Compra 170-65 Oferta Mercantil de Servicios 170-70 Convenios Interadministrativos 170-75 Contratos Marco 170-80 Contratos de Vinculación y Protocolo 170-85 Contratos de Gestion de terceros 170-90 Contratos de Agencia Comercial Vicepresidente Comercial 170-95 Oferta Mercantil Bienes y/o Servicios Departamento de Servicios 170-100 Contratación Directa Derecho Privado Departamento Jurídico 170-105 Contratación Privada Invitación Pública Departamento Jurídico 170-110 Contratación Simple Departamento de Servicios 180 CONVENIOS 190 CRÉDITOS 190-05 Creditos exfuncionarios Departamento Jurídico 200 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 205 DEMANDAS Departamento Jurídico 210 DERECHOS DE PETICIÓN 220 DIVULGACIÓN 230 ENAJENACIÓN ACTIVOS IMPRODUCTIVOS Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 240 ESTADOS FINANCIEROS 240-05 Estados financieros de Mandatos 240-10 Estados financieros del FNG 250 ESTATUTOS FNG Vicepresidencia Jurídica y Administrativa
260 ESTUDIOS 260-05 Estudio de Conveniencia Departamento de Tecnología 260-10 Estudio de Garantías Individuales Departamento de Evaluación de Riesgo 260-15 Estudio de Productos de Portafolio 260-20 Estudio de VMD (empresarial, vis, institucional, educativo) Departamento de Evaluación de Riesgo 260-25 Estudios Financieros 270 EVENTOS 280 FONDOS REGIONALES 280-05 Comercialización Departamento de Operaciones 280-10 Comisiones por Recuperacion de Cartera Departamento de Operaciones 290 HISTORIAS LABORALES 300 HISTORIAS MEDICO LABORAL 310 INFORMES Gerencia de Planeacion y Riesgo Subgerencia de Planeacion y Calidad Presidencia Vicepresidencia Financiera 310-05 Informes de Auditoria Control Interno 310-07 Informes de Cumplimiento Departamento Jurídico 310-10 Informes de Gestión Control Interno, Dpto. Comercial, Dpto. Evaluación de Riesgo, Dpto. de Gestión Humana, Dpto. de Operaciones, Dpto. Financiero, Dpto. Jurídico, Gerencia de Operaciones y Tecnología, Planeación y Riesgo, Presidencia, Vic. Comercial y Mercadeo, Vic. Jurídica 310-15 Informes de Riesgos Gerencia de Operaciones y Tecnología 310-20 Informes Entes de Control Coord. Operaciones de Tesorería, Dpto. de Contabilidad, Dpto. de Contratación, Dpto. de Gestión Humana, Dpto. Jurídico, Gerencia de Operaciones y Tecnología, Planeación y Riesgos, Presidencia, Vic. Financiera, Vic. Jurídica y Administrativa, Vic. Comercia 310-25 Informes Financieros 310-30 Informes Fondos Regionales Vicepresidencia Comercial y Mercadeo 310-35 Informes de Movilización Departamento Comercial 310-40 Informes Estadísticos Departamento Comercial 310-45 Informes de vigilancia Judicial Departamento Jurídico 310-50 Informes Intermediario Financiero con Mandato Departamento Jurídico 310-55 Informes de Cumplimiento Control Interno 310-60 Informes de Gestion MARC 310-65 Informe Diario de Caja y Bancos Subdireccion de Operaciones de Tesoreria 310-75 Informes SARO Subgerencia de Planeacion y Calidad 320 INSTRUMENTOS DE CONTROL 330 INVENTARIOS 330-05 Inventario de Activos Fijos 330-10 Inventario único Documental 340 INVESTIGACIONES DE MERCADO 350 LIBROS DE CONTABILIDAD 360 LICENCIAS 360-05 Licencia de Software 370 LICITACIONES 380 LIQUIDACIÓN DE VACACIONES 390 MANUALES 390-05 Manuales de Políticas informáticas Gerencia de Operaciones y Tecnología 390-15 Manuales de Instalación Departamento de Tecnología 390-20 Manuales de Procesos y procedimientos Planeación y Riesgo 390-25 Manuales de Usuarios Departamento de Tecnología 390-30 Manual del Sistema de Gestión Integrado MECIi-calidad Subdirección Planeación y Calidad 390-35 Manual Sistema de Administración de Riesgo Operativo Subdirección Planeación y Calidad 400 MAPAS 400-05 Mapa de riesgos Subdirección Planeación y Calidad 400-10 Mapa de procesos Subdirección Planeación y Calidad
410 MATERIAL PROMOCIONAL 420 MOVIMIENTOS 420-05 Movimientos de Almacen 420-10 Movimiento Diario (Portafolio) Coordinación Operaciones de Tesorería 420-15 Movimiento Diario de Caja y Bancos Coordinación Operaciones de Tesorería 430 NOMINA 440 NOTAS DE CONTABILIDAD 440-05 Notas Debito Coordinación Operaciones de Tesorería 440-10 Notas crédito Coordinación Operaciones de Tesorería 450 ORDENES 450-05 Ordenes de compra 450-10 Orrdenes de Prestación de Servicios 460 PAPELES DE TRABAJO 470 PARTICIPACIÓN ACCIONARÍA Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 470-05 Participacion del FNG en Sociedades Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 470-10 Participacion en el FNG Vicepresidencia Jurídica y Administrativa 480 PASANTIAS 490 PLANES Gerencia de Planeacion y Riesgo 490-05 Plan Anual de Compras 490-10 Plan de Acción Gerencia de Planeación y Riesgos, Control Interno 490-15 Plan de Capacitación 490-20 Plan de Contingencia Departamento de Tecnología 490-25 Plan de Desarrollo Humano 490-30 Plan de Emergencia 490-35 Plan de Mejoramiento Control Interno 490-40 Plan de Mercadeo Coordinación de Mercadeo 490-45 Plan Estratégico Planeación y Riesgo 490-50 Plan de Comunicaciones 490-55 Plan Integral de Motivación Departamento de Gestión Humana 490-60 Plan de Bienestar Departamento de Gestión Humana 490-65 Plan de Salud Ocupacional Departamento de Gestión Humana 500 PÓLIZAS 510 PRESTACIONES SOCIALES 520 PRESUPUESTO 520-05 Anteproyecto de Presupuesto 520-10 Ejecución Presupuestal 520-15 Presupuesto Aprobado 530 PROGRAMAS 530-05 Programa de Capacitación Departamento de Tecnología, Departamento de Operaciones 530-10 Programa de Competencias 530-15 Programa de Gestión Documental 530-20 Programa de Transferencia de Archivo 530-25 Programa de Salud Ocupacional 530-30 Programas Especiales Departamento Comercial y Mercadeo 530-35 Programas Especiales 530-40 Programas de Auditoria SCI 530-45 Programas de Auditoria MECI Calidad 540 PROYECTOS 540-05 Proyecto de Inversión Gerencia de Operaciones y Tecnología 550 PUBLICACIONES 560 RECEPCION, CLASIFICACION, ASIGNACION Y TRAMITE DE PQRS 560-05 Petición 560-10 Queja 560-15 Reclamo 560-20 Sugerencia 570 REAFINANCIAMIENTO 580 RECLAMACIÓN DE GARANTÍAS 580-05 Liiquidacion y Recuperacion de Cartera Departamento de Operaciones 580-10 Devoluciones Departamento de Operaciones 580-15 Reclamadas Canceladas por Extemporaneidad Departamento de Operaciones 580-20 Liquidación de Garantía Empresarial Sin Recuperación Departamento de Operaciones 580-25 Devolucion de documentos por Desistimento de Pagos Departamento de Operaciones 580-30 Pago de Garantías Con Recuperación 580-35 Pago de Garantías Sin Recuperación 580-30 Castigos de Cartera Soporte Jurdíco 590 ACUERDOS DE PAGO Soporte Jurdíco 600 REGISTROS DE GARANTÍAS 610 REPORTES A LA UIAF Vicepresidencia Juridica y Administrativa 620 RESOLUCIONES Presidencia 630 MANDATOS
640 TÍTULOS VALORES 650 POSESIONES Vicepresidencia Juridica y Administrativa 660 TUTELAS 670 IMAGEN INSTITUCIONAL 680 PROCESOS CONCURSALES 680-05 LEY 550 DE 1999 - Acuerdos de Reestructuración Departamento Jurídico 680-10 LEY 222 DE 1995 - Liquidación Obligatoria Departamento Jurídico 680-15 LEY 116 DE 2006 - Acuerdos de Reorganización Departamento Jurídico 680-20 LEY 116 DE 2006 - Liquidación Judicial Departamento Jurídico 690 CREACION DE TERCEROS 700 CUPOS CONTRAPARTE 710 PAGO LEY 14 PAGOS REGIONALES Departamento Comercial 720 MODELO DE ACTUACION COMERCIAL 730 ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS 730-05 Reserva de Cupo Departamento de Operaciones 730-10 Registro Departamento de Operaciones 730-15 Actualización de Cartera Masiva Departamento de Operaciones 730-20 Recaudo VIS Departamento de Operaciones 730-25 Novedades Departamento de Operaciones 730-30 Circularizacion Departamento de Operaciones 740 CIRCULARIZACION 750 HOJAS DE VIDA EQUIPOS 760 ACCIONES DE MEJORAMIENTO Subdirección de Planeacion y Calidad 760-05 Acciones Correctivas 760-10 Acciones Preventivas 760-15 Notas de Mejora 770 INDICADORES DE GESTION 780 LISTADOS MAESTROS 790 MEMORIALES DE SUBROGACION Soporte jurídico 800 INVESTIGACION Y DESARROLLO DE PRODUCTOS 810 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 810-05 Acuerdos de Nivel de Servicios 810-10 Servicio Universal 820 PROCESOS DE SELECCIÓN NO APROBADOS 830 COMUNICACIONES 830-05 Ccomunicaciones Externas 840 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO OPERATIVO 850 PROCESOS DISCIPLINARIOS 860 EXCEDENTES A INTERMEDIARIOS FINANCIEROS SOPORTE JURÍDICO 870 VENTAS DE CARTERA SOPORTE JURÍDICO 880 GESTION DE CUENTAS Subdireccion de Operaciones de Tesorería 880-05 Gestión de Cuentas Bancarias 880-10 Gestión de Cuentas Carteras Colectivas 890 RIESGOS DE PORTAFOLIO 890-05 Cierre Diario de Riesgo de Portafolio 890-10 Riesgo de Liquidez de Portafolio 890-15 Limite de Clasificación de Inversiones 900 MODELOS TECNICOS 910 AUDITORIAS 910-05 Auditorias de Gestión Pruebas Cumplimiento 910-10 Auditorias de Gestión Pruebas Sustanciales 910-15 Auditorias de Gestión Pruebas Sistemas 910-20 Auditorias de Calidad Subdirección de Planeación de Calidad